LA DOCUMENTACIÓN EN LOS PEDIDOS

Cuando hacemos una compraventa es necesario dejar constancia de la operación en una serie
de documentos que nos servirán para plasmar la voluntad de las partes y los términos del
contrato.

Por otra parte el transporte de las mercancías genera también documentos en los que se refleja
quién lleva los productos, cuando se entregan y si todas las partes están conformes.

Como veremos todos los documentos de este proceso están relacionados desde que el
comprador tiene necesidad de un producto hasta que informamos a Hacienda de la venta.

1. EL PRESUPUESTO.

Un presupuesto es un documento que emite el VENDEDOR para hacerle una oferta

detallada al comprador.
El presupuesto es VINCULANTE para el vendedor, eso quiere decir que los precios, plazos…
que haya puesto en él son OBLIGATORIOS.

¿Qué datos tiene que incluir un presupuesto1? Pues, aunque sea evidente, los vamos a poner:
 Nombre, dirección y NIF de comprador y vendedor
 Fecha de emisión y validez de la oferta
 Descripción y precio de las mercancías
 Forma y plazo de pago
 Lugar de entrega y responsabilidad del pago de los portes (pagados o debidos)
 Pago de envases, embalajes, seguros u otros gastos que pueda haber.

1
No hay ninguna ley que obligue a que los presupuestos tengan unos determinados datos, pero lo
normal es incluir los que ponemos en la lista. Si alguna empresa prefiere hacer los presupuestos de otra
manera no hay ningún problema.
 El comprador puede ACEPTAR o RECHAZAR EL PEDIDO. La aceptación se puede hacer
simplemente firmando el presupuesto o con un correo electrónico diciendo ACEPTADO.

LOS PRESUPUESTOS DE OBRAS O SERVICIOS: Estamos bastante acostumbrados (o al menos

deberíamos estarlo) a que cuando vamos al taller, antes de repararnos el coche nos den una
hoja con lo que nos va costar la reparación y la firmemos, eso es un presupuesto. La diferencia
con los presupuestos que hemos visto más arriba es que es un presupuesto de OBRA O SERVICIO
no de venta de productos.

2. EL PEDIDO:

Un pedido es un documento que emite el COMPRADOR para solicitar al vendedor que le

suministre unas mercancías o le preste un servicio.
El pedido NO OBLIGA AL VENDEDOR HASTA QUE ÉSTE NO LO ACEPTA.

El comprador puede emitir una PROPUESTA DE PEDIDO o una NOTA DE PEDIDO

PROPUESTA DE PEDIDO NOTA DE PEDIDO

El comprador propone unas condiciones al Las condiciones del pedido son las habituales
vendedor que no son las habituales y están claras para las dos partes

Los pedidos se pueden hacer llegar al vendedor de muchas maneras:

Por email o a través de la web de la empresa Por una nota de pedido (documento que tiene el
vendedora vendedor y que el comprador rellena)
Mediante un agente o representante comercial Por correo postal
Por teléfono Por otros medios electrónicos

Es evidente que unas formas de hacer llegar el pedido al vendedor tienen ventajas sobre las
otras, ¿cuál crees que es mejor?

Igual que cuando hablábamos del presupuesto, los pedidos no tienen unos elementos
obligatorios, pero sí que es recomendable incluir todos los que podamos de los siguientes:

En ocasiones, cuando hacemos pedidos, surgen “incidencias”: el proveedor (vendedor) se queda

sin existencias, la producción se retrasa y no se va a poder servir en el plazo acordado, una subida
en los precios de las materias primas hacen que se tenga que incrementar el precio, llegan
informes desfavorables respecto del comprador… En estos casos hay que informar al comprador
lo antes posible.

Ante una incidencia se podrán aceptar las modificaciones o cancelar el pedido.

3. EL ALBARÁN (o nota de entrega)

Es el documento que emite el VENDEDOR cuando las mercancías salen de su almacén y que
acompaña al pedido hasta su entrega, momento en el que es firmado por el comprador.
Sirve para demostrar que el pedido ha sido entregado.

Como los dos documentos anteriores (presupuesto y pedido) el albarán no es un documento

obligatorio, pero tiene una diferencia muy importante, ES EL DOCUMENTO QUE NOS SIRVE
PARA DEMOSTRAR QUE LA MERCANCÍA SE HA ENTREGADO O QUE EL SERVICIO SE HA
PRESTADO.

Cuando la mercancía está lista en el almacén del vendedor y se sube al transporte que lo tiene
que llevar hasta el comprador se imprime el ALBARÁN. Este documento irá con la mercancía
(vamos que lo lleva el camionero en la cabina) y se entrega al comprador cuando llegue al
destino. El comprador lo firma y lo devuelve al vendedor.
(emite 3 copias del

copia 1 (se queda en el

VENDEDOR

archivo del vendedor)

albarán)

El comprador la firma y se la
copia 2 (viaja con la
devuelve al transportista que
mercancía)
la lleva de vuelta al vendedor

El comprador se la queda en
copia 3 (viaja con la
su archivo, la comparará con
mercancía)
la factura que le llegue

Los albaranes pueden ser VALORADOS (es decir, con los precios de los productos o servicios) o
SIN VALORAR.

4. LA COMPROBACIÓN DE LAS MERCANCÍAS:

Cuando la mercancía llega a las instalaciones del comprador éste tiene la obligación de
COMPROBAR QUE LA MERCANCÍA QUE HA LLEGADO COINCIDE CON LA QUE SE PIDIÓ, QUE ES
LA QUE PONE EN EL ALBARÁN, incluidas la fecha de entrega y EL BUEN ESTADO DE LA
MERCANCÍA.

Si todo está bien el destinatario pondrá su firma, si, por el contrario hay algún “problema” el
destinatario podrá hacerlo constar en observaciones.

Las siguientes son algunas de las observaciones más habituales:

 INCIDENCIA CONSECUENCIA
RETRASO EN LA El comprador puede negarse a aceptar la mercancía y anular el
ENTREGA contrato o aceptar la entrega fuera de plazo
ENTREGA DE - Si la cantidad es distinta de la acordada el comprador puede
CANTIDAD DISTINTA negarse a aceptar la ENTREGA PARCIAL, pero si la acepta tendrá que
A LA PEDIDA O DE pagar esa parte de la mercancía entregada.
CALIDAD DIFERENTE - Si la calidad de la mercancía no es la que se acordó el comprador
puede rechazar la entrega
VICIOS EN LA - Si son evidentes se podrán devolver inmediatamente. Si la
MERCANCÍA mercancía esta embalada habrá hasta 4 días para revisarla desde la
entrega.
- En caso de vicios ocultos el plazo de devolución es de 30 días desde
la entrega
EL COMPRADOR El vendedor podrá bien aceptar que el comprador no se haga cargo
RECHAZA LA de la mercancía y quedarse con ella (para vendérsela a otro) o exigir
MERCANCÍA que el comprador la pague (y se quede con ella)