MS PROJECT

I. FUNDAMENTOS
¿QUÉ ES MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL?

Microsoft Office Project es el programa de administración de proyectos que ayuda a

las organizaciones a alinear iniciativas de empresa, proyectos y recursos para
obtener mejores resultados empresariales. Si usa sus flexibles capacidades de
utilización de informes y de análisis, puede tener la certeza de que tendrá información
procesable para ayudarle a optimizar recursos, priorizar tareas y alinear proyectos de
todos los objetivos empresariales globales.

MODULO II:
¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Un proyecto es una actividad planificada a priori orientada a la consecución de unos

Ms. Project
objetivos de manera eficiente.
 MS Project 2016

Cada proyecto se compone de una serie de tareas interrelacionadas, con una fecha
de inicio y una duración, que determinaremos basándonos en la experiencia o en
técnicas de estimación. Para llevar a cabo estas tareas les asignaremos recursos
(personas, materiales, instalaciones etc.) que tendrán una disponibilidad y un coste.
Una vez realizada la planificación temporal, Ms Project nos ayudará en el seguimiento
diario:

 Revisando si se cumplen las fechas de finalización de tareas.

 Vigilando si son necesarios más recursos para el cumplimiento de plazos.
Controlando si se mantienen los costes durante el proyecto.

En un proyecto deberemos controlar distintas variables como la duración, los

recursos necesarios para llevarlo a cabo y su coste. Por ejemplo si planificamos un

proyecto para el desarrollo de una aplicación, este tendrá una fecha de entrega y un

presupuesto que deberemos respetar.

Gracias a la planificación y posterior seguimiento del proyecto podemos evitar

incumplir plazos o desviaciones del presupuesto inicial. La falta de planificación suele

ser causa de retrasos, aumento de costes y baja calidad en muchos proyectos.

Ventajas:

 Planificar conlleva beneficios.

 Existen herramientas y metodologías para administrar adecuadamente los
costes y nuestro tiempo.
 Las habilidades para gestionar proyectos se pueden desarrollar.
 El tiempo es un recurso democrático, todos tenemos el mismo.
 Si realizamos un seguimiento del desarrollo de nuestros proyectos,
podemos aprender de nuestros errores.

Para llevar a cabo esta gestión, Ms Project combina varias técnicas para estimar la
duración de un proyecto, el diagrama de Gantt, el diagrama de PERT (Programme
Evaluation and Review Technique) también conocido como diagrama de red, está
basado en cálculos estadísticos y el Método de la ruta o camino crítico CPM.

Las fases en la gestión de proyectos

Las fases claves en la gestión de proyectos son:

1. La definición de la finalidad del proyecto, establece el ámbito y objetivos
del mismo. Suelen realizarse entrevistas con el cliente para definir necesidades
y objetivos a alcanzar. En esta fase aún no se tienen cuentan factores como
la duración del proyecto, costes etc. sólo se trata de definir el problema y las
posibles soluciones.

2. Estudiar la viabilidad del proyecto, para ver si es realizable. Hay que

considerar las posibles estrategias de solución, analizar riesgos y si la ejecución
del proyecto es rentable.

3. Estimar el tiempo, coste y esfuerzo requeridos. Podemos estimar

basándonos en nuestra experiencia, aunque existen técnicas y métodos de
estimación, como el método o las técnicas de descomposición.

4. Planificación temporal, para asegurarnos que podemos cumplir los objetivos

y plazos fijados. Plasmaremos en MS Project las fases y tareas del proyecto, con
sus duraciones, relaciones, recursos y costes basándonos en las estimaciones.
Esta planificación nos servirá de guía para iniciar el proyecto.

5. Cuando comienza la ejecución del proyecto entramos en la fase

de seguimiento y adaptación a los cambios.

Ciclo de vida de un proyecto:

II. COMENZANDO A TRABAJAR CON PROJECT

 Interfaz.

a) Una vez que tenga instalado el Project, ingrese al Project y para crear un
proyecto se debe acceder al Project, seleccionar el menú de la parte superior
izquierda denominado “Archivo” y en las opciones de la parte izquierda
seleccionar “Nuevo” y dentro de este la opción “Proyecto en blanco”.

b) Una vez ingresado al MS Project podemos observar el menú tarea, la cual se

encuentra bajo él la barra de herramientas con las opciones que normalmente
se utilizan más, a continuación está el área de trabajo donde se crean y
modifican las tareas o actividades de un proyecto con sus atributos; y, por último
 en la parte inferior está la barra de estado, que es donde se informa el estado de
alguna actividad.

 Opciones de un Proyecto

a) Antes de comenzar a utilizar Project Professional es necesario personalizar la

aplicación, de este modo se establece una base de trabajo para los futuros
proyectos. Para la configuración debe dirigirse a Herramientas > Opciones,
tal como lo muestra.
b) Una vez realizado estos pasos visualizará un cuadro, que permitirá
personalizar aspectos que tiene que ver con el manejo de las actividades
como por ejemplo, el horario laboral, los costos, la moneda, etc., tal como se
puede apreciar
 Crear un Proyecto

a) En la pestaña Proyecto, haga click en Información del proyecto.

b) Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo, escriba o

seleccione la fecha en la que desea que comience el proyecto en el cuadro
Fecha de comienzo.
c) Para programar un proyecto desde la fecha de fin, haga click en Fecha de fin
de proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, escriba o
seleccione la fecha en la que desea que finalice el proyecto en el cuadro
Fecha de fin.

 Definir el Calendario del Proyecto

En la pestaña proyecto seleccione el botón cambiar tiempo de trabajo.
Se abrirá la siguiente ventana.

Ventana Cambiar Calendario Laboral, desde donde se puede definir los días
hábiles, festivos, excepciones y jornadas de trabajo para el proyecto o para
cada uno de los recursos

NOTA: Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario

establecido en su Organización, puede solicitar su creación al Administrador
Funcional de Microsoft Office Project Server.

 Escala de tiempo en Project

Una escala de tiempo puede serle muy útil cuando necesite mostrar un
panorama general de un proyecto. Es una instantánea de aspecto
profesional de las tareas clave y los hitos que resulta perfecta para
cualquier reunión de estado: simplemente inclúyala en una diapositiva de
PowerPoint o un documento de Word, imprímala o envíela por correo a
su jefe.

SUGERENCIA: La mayoría de las veces, la escala de tiempo está

activada de forma predeterminada. Aparece encima de la vista actual.

1. Haga clic en Vista y luego seleccione Escala de tiempo.

2. Haga clic con el botón secundario en una tarea y luego haga clic
en Agregar a escala de tiempo. Repita este procedimiento para cada
tarea o hito que desee agregar.

Novedades de Project 2016: varias escalas de tiempo

Si usa Project 2016, puede crear una segunda barra de escala de tiempo
para mostrar varias escalas de tiempo y, a continuación, puede cambiar
las fechas inicial y final de cada línea de tiempo.

Para agregar otra barra de escala de tiempo

1. Haga clic en la vista escala de tiempo y, a continuación, haga clic

en formato > Barra de escala de tiempo.

2. Haga clic en una escala de tiempo y elija el Intervalo de fechas, elija

Inicio personalizada y fechas de finalización.
Reorganizar las tareas, cambiar colores y más

Puede usar la escala de tiempo como-es, o puede reorganizar las tareas

como desee, agregar texto e incluso cambiar los colores para que
destaquen.

Antes:

Después de:

Haga clic en cualquier lugar de la escala de tiempo y, a continuación,

haga clic en formato para ver todas las opciones para realizar la escala
de tiempo se ven mejor.
Organizar tareas

1. Haga clic en una tarea de la escala de tiempo.

2. Haga clic en Formato > Mostrar como llamada. Ahora la tarea
señala a la escala de tiempo desde arriba o desde abajo.
3. Arrastre la tarea hasta la posición que desee.
4. Haga clic en una llamada y luego en Mostrar como barra para
volver a convertirla en una barra.

Agregar filas

Arrastre tareas hacia arriba o hacia abajo en la escala de tiempo para

mostrarlas en filas distintas. Si está trabajando con varias escalas de
tiempo en Project 2016, puede arrastrar tareas entre escalas de tiempo,
también.

Cambiar el color

Haga clic en la tarea que desee cambiar en la escala de tiempo. Para

elegir varias tareas al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla Ctrl y
haga clic en cada una de ellas.

1. Haga clic en Color de fondo (la latita de pintura) y elija el color que
desee.
 2. Use las otras opciones del grupo Fuente para cambiar el aspecto de
la tarea. Funciona igual que en los demás programas de Office.

Cambiar el formato de fecha

Haga clic en cualquier lugar de la escala de tiempo,

en Formato > Formato de fecha y elija el formato que desee. Esta lista
también permite eliminar totalmente las fechas en la escala de tiempo.

SUGERENCIA: Cuando pegue una escala de tiempo en Word,

PowerPoint, Outlook, Excel o Visio, tendrá aún más opciones de formato
avanzadas. Puede agregarle reflejos, efectos 3D, degradados, etc.
 Compartir la escala de tiempo

1. Haga clic en cualquier lugar de la escala de tiempo.

2. Haga clic en Formato > Copiar escala de tiempo y elija un tamaño:

o Para correo electrónico. Pequeña. Perfecta para un mensaje de

Outlook.
o Para presentación. Mediana. Diseñada para las diapositivas de
PowerPoint.
o Tamaño completo. Grande. Del mismo tamaño en el que aparece
en el proyecto.
3. Puede pegar la escala de tiempo en cualquier programa que permita
mostrar gráficos.

Imprimir la escala de tiempo

1. Arrastre la línea situada debajo de la escala de tiempo a la parte

inferior de la pantalla.
2. Haga clic en Archivo > Imprimir.

Para volver a la vista en dos paneles, haga clic en Vista y

seleccione Escala de tiempo.

 Calendario Base.

El campo Calendario base indica qué calendario es el calendario base de

un calendario de recursos. La lista enumera los tres calendarios
integrados, así como cualquier calendario base que haya creado en el
cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral. Los calendarios integrados
son:

 24 horas: El calendario de 24 horas refleja una programación con

trabajo constante, como un proceso mecánico.
  Turno de noche: El calendario de turno de noche refleja una
programación por turnos del lunes por la noche al sábado por la
mañana, de 11 de la noche a 8 de la mañana, con una hora de
descanso.
 Estándar (el predeterminado): El calendario estándar es el
calendario predeterminado del proyecto y funciona como base de
los calendarios de recursos. Este calendario refleja la
programación de trabajo tradicional: de lunes a viernes, de 8 de la
mañana a 5 de la tarde, con una hora de descanso.

Asignar un Calendario Base para el Proyecto

a) En la pestaña Proyecto haga clic en Información del proyecto.
b) En cuadro Calendario elija un calendario de la lista.
c) Haga clic en Aceptar.

Recomendaciones Agregue el campo Calendario base a una hoja de

recursos cuando desee mostrar, filtrar o asignar el nombre del calendario
base que se está utilizando para determinar la disponibilidad general del
recurso y la capacidad para trabajar.

Ejemplo Supongamos que además de utilizar el calendario Estándar

para los recursos que trabajan 40 horas a la semana, de lunes a viernes,
desde las 8:00 de la mañana hasta las 5:00 de la tarde, ha establecido
también un calendario Mañanas para algunos recursos a tiempo parcial
que trabajan 20 horas por semana, de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. La
programación de Juan se ha basado en el calendario Mañanas del año
pasado, pero Juan acaba de pasar a ser un empleado a tiempo completo.
 Agregue el campo Calendario base a la vista Hoja de recursos y cambie
el campo de "Mañanas" a "Estándar".

Notas También puede establecer el calendario base de un recurso en

el cuadro de diálogo Información del recurso. El calendario base
predeterminado es el calendario Estándar.

NOTA: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este

artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención
humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los
hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del
contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de
Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción
automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o
gramática.

 Calendario Nuevo.

En el proyecto se supone que la mayoría de las personas trabajan una

semana estándar, de lunes a viernes, de las 8 de la mañana a las 5 de la
tarde. Pero no es obligatorio respetar esta programación. Si desea que el
equipo trabaje los sábados o de noche, no hay ningún problema. Basta
con cambiar el calendario laboral en el calendario del proyecto.

1. Haga clic en Proyecto > Cambiar calendario laboral.

2. En la lista Para calendario, elija el tipo de calendario que desea
modificar.
Si cambia el calendario para todos los miembros del proyecto,
elija (Calendario de proyecto estándar).

3. Haga clic en la pestaña Semanas laborales y

seleccione Predeterminado.

NOTA: Puede crear un conjunto temporal de días laborables con tiempos

de trabajo distintos de la programación habitual, por ejemplo, si solo
necesita que el equipo trabaje los sábados de verano. Escriba un nombre
nuevo, use las columnas Iniciar y Finalizar para indicar la duración de la
programación de trabajo temporal y luego haga clic en Detalles para
definir el tiempo exacto de trabajo del día.
4. Haga clic en Detalles.
5. Seleccione sábado.
Puede seleccionar cualquier día, desde luego. También puede
seleccionar varios días manteniendo presionada la tecla Ctrl
mientras selecciona otro día.

6. Decida si el día es laborable o no haciendo clic en uno de los tres

botones situados a la derecha del cuadro de diálogo.
7. Establezca las horas de trabajo del día y haga clic en Aceptar.
 Tareas

Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que son

los paquetes de trabajo que constituyen la programación. Una tarea debe
representar una cantidad de trabajo significativa con una fecha de entrega
definida pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta para permitir el
seguimiento regular de su progreso y la identificación temprana de los
problemas.

Algunas recomendaciones en la creación de tareas, son:

a) Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee.

Deben desglosarse de forma más detallada en las áreas que presenten mayor
riesgo.

b) Asegurarse de que los criterios de conclusión de las tareas estén claramente

definidos.

c) Definir las tareas que son cortas en comparación con la duración total del
proyecto. Las tareas más cortas permiten estimar el tiempo y los recursos más
fácilmente.

d) Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formación.

Clases de Tareas

Microsoft Office Project Professional tiene varias clases de tareas:

a) Tareas de Resumen: las tareas de resumen tienen como funcionalidad que

agrupa tareas, hitos u otras tareas de resumen. Son conocidas también como
paquetes de trabajo, grandes entregables, fases o sub-fases. Este tipo de
tareas tiene como características principales:
  Duración total: la duración total se calcula con base a la diferencia entre
el comienzo más temprano y el fin más tardío de las actividades que
contiene.
 Trabajo total: es la sumatoria de todos los trabajos calculados de las
tareas que contiene.
 Costo total: es la sumatoria de todos los costos de las tareas que contiene
más el costo propio directo que pueda tener la tarea de resumen. Por
buenas prácticas se recomienda que las tareas de resumen se escriban
en sustantivo para una fácil identificación en la estructuración del
cronograma de actividades.

b) Tareas de último nivel normales: Son todas las tareas que pueden
realizarse en un proyecto, y que no hacen parte de la ruta crítica, es decir,
que tiene algún tiempo de holgura que les permite retrasarse sin que se
retrase el proyecto. Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura,
la tarea se convierte en tarea crítica. Además con las tareas llamadas a
realizar y ejecutar el proyecto. Reciben el nombre de último nivel debido a que
después de ellas no se desprende ninguna actividad adicional. Deben tener
al menos un recurso tipo trabajo asignado para que la misma pueda tener un
responsable que deba responder por la misma. Por buenas prácticas se
recomienda que las tareas de último nivel se escriban en verbo en infinitivo
para una fácil identificación en la estructuración del cronograma de
actividades y porque con esta estructura se denota la acción que se debe
realizar en la actividad.

c) Tareas de último nivel críticas: Las tareas críticas son aquellas que deben
ser completadas según la programación para que el proyecto finalice a
tiempo. Si una tarea crítica se retrasa, también se retrasa la finalización del
proyecto. El conjunto de tareas críticas se conoce como Ruta Crítica. Si es
importante que el proyecto termine según la programación, ponga atención a
las tareas de la ruta crítica y a los recursos asignados a ellas. Estos elementos
determinan si el proyecto terminará a tiempo. Tiene las mismas
características de las tareas de último nivel normales.

d) Tareas Hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto,

tal como un entregable o un punto de decisión y que se utiliza para controlar
el progreso del proyecto. Toda tarea con una duración cero se muestra
automáticamente como hito. Los hitos pueden marcar el inicio o el final de una
 actividad o una serie de actividades. Por buenas prácticas se recomienda que
los hitos se escriban en pasado participio para una fácil identificación en la
estructuración del cronograma de actividades.

 Lista de tareas
Abrir una lista de tareas en Project

Mientras que hay proyectos simples que pueden diseñarse con una lista de
tareas, otros requieren una planeación más detallada. Puede abrir la lista de
tareas en Microsoft Project Professional o Microsoft Project para Office 365,
si dispone de alguno de dichos productos.

Para abrir una lista de tareas en Project, haga clic en Tareas de la

navegación rápida para ver la página de Tareas. En la pestaña Lista, en el
grupo Conectar y exportar, haga clic en Abrir en Project.

Agregar tareas

1. Haga clic en Ver > Diagrama de Gantt.

2. Escriba un nombre en el primer campo de Nombre de tarea vacío en la
parte inferior de la lista de tareas y presione ENTRAR.

 Tareas inactivas.

Al desactivar una tarea, permanece en el plan del proyecto, pero no afecta

a la disponibilidad de recursos, el proyecto programar o cómo se programan
otras tareas.

Esta función está disponible únicamente en Project Professional.

 1. Haga clic en Vista, en el grupo Vistas de tareas y en Diagrama de
Gantt.

2. En la tabla, seleccione la cantidad de tareas que desea desactivar.

3. Haga clic en Tarea, en el grupo Programación y en Desactivar.

La tarea inactiva permanece en la lista de tareas pero el texto se

muestra atenuado y con una línea que lo atraviesa.

Para volver a activar la tarea, seleccione la tarea inactiva y, a continuación,

haga clic en Desactivar.

Tareas desactivadas frente a completadas

La desactivación no es una buena manera de archivar las tareas

completadas ya que podría tener efectos inesperados en el resto de la
programación.

En vez de ello, marque las tareas como completadas. Seleccione la tarea

y haga clic en Tarea. En el grupo Programación, haga clic en 100%.
 Tareas de resumen descendentes.

En el método descendente de programación de trabajo del proyecto se

invierte la forma normal de planear: primero se identifican las fases
principales y, a continuación, se desglosan las fases en tareas individuales.
En Project puede utilizar tareas y subtareas de resumen para fases y
tareas individuales.

NOTA: En Project, cuando las tareas de resumen se programan

manualmente, no automáticamente resumir duraciones de sus subtareas.

Paso 1: Crear una fase

La tarea de resumen incluye una estimación de cuánto tiempo durará la

fase. No necesita conocer los detalles de las subtareas en este punto.

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. Agregar una nueva tarea. Será la tarea de resumen de esta fase.

3. Siga uno de estos procedimientos:
o Especifique una duración en el campo Duración.
o Especifique una fecha de inicio o de finalización si no sabe
exactamente cuánto durará.

NOTA: Necesitará Project 2010 o posterior para agregar la duración, hora

de inicio y hora de finalización a las tareas de resumen.
Paso 2: Agregar tareas a la fase

1. Agregue tareas bajo la tarea de resumen creada.

2. Seleccione todas las tareas bajo la tarea de resumen.

3. Haga clic en Tarea > Sangría para aplicarles sangría.

Cuando se crea una tarea de resumen descendente, las subtareas no se

incluyen en la tarea de resumen. La barra de Gantt de la tarea de resumen
está dividida: la barra inferior representa la duración total de las subtareas.

Paso 3: Ajustar la programación descendente

Arrastre y coloque subtareas (cambiando su duración) hasta que coincidan

con el presupuesto o la programación original de la fase.

Tenga en cuenta que, al cambiar la duración, la calidad y el coste del

proyecto también se ven afectados.

Sugerencias de planeación descendente

Objetivo Cómo alcanzarlo

Programar por fecha de Especifique una fecha de inicio o una de finalización para la
inicio o de finalización tarea de resumen, pero no ambas. Project alinea las
subtareas con la fecha de inicio o de finalización de la tarea
de resumen.
 Mover una subtarea Una barra roja situada bajo la tarea de resumen le informa de
que se quedó fuera de que hay alguna subtarea que se quedó fuera de la fecha de
la tarea de resumen inicio o de finalización de la tarea de resumen. Arrastre la
tarea hacia la tarea de resumen para solventar el problema.

Ajustar la tarea de Si las tareas exceden el presupuesto original de la tarea de

resumen resumen, arrastre el borde derecho de la barra de resumen.

Aumentar el Si está usando la tarea de resumen para establecer un

presupuesto presupuesto sencillo para una fase, puede usar el mouse
para mover la fecha de inicio o la duración.

Otro problema de Project subraya con color rojo todas las tareas que tienen
programación problemas de programación. Desplace el puntero sobre
cualquier tarea subrayada para obtener más información
sobre el problema de programación.

Ajustar el color de las En el diagrama de Gantt, haga clic en Formato y elija un

barras estilo en el grupo Estilo de diagrama de Gantt.

 Tareas de marcador de posición

Las tareas de marcador de posición son tarea programada manualmente
que no tiene suficiente información para ser programadas. Cuando
introduce una tarea programada manualmente sin una fecha de comienzo
o finalización válida y sin una duración válida, Microsoft Project indica que
el modo de la tarea se establece en Marcador de posición.

Tipo de datos tarea programada manualmente campo Sí/No

Tipo de entrada tarea programada manualmente campo Sí/No campo

calculado

Cómo se calcula Si no hay suficiente información en al menos dos de

los campos de comienzo, finalización o duración para la tarea programada
manualmente, Project establece el modo de tarea en Marcador de
posición.

Recomendaciones Con las tareas programadas manualmente, puede

introducir tareas aun si no tiene información suficiente acerca de las fechas
de comienzo o finalización o de la duración de la tarea. La introducción de
las tareas de marcador de posición de esta manera resulta de utilidad
cuando sabe que existe una tarea y desea agregarla al proyecto, pero aún
no tiene los detalles de la programación.

Agregue el campo Marcador de posición a una hoja de tareas, como por

ejemplo la vista del Diagrama de Gantt, cuando desee ver cuál de las
tareas programadas manualmente no tiene información suficiente de
programación, es decir, no tiene fecha de comienzo, fecha de finalización
o duración. Ordene, agrupe o filtre por el campo para ver todas las tareas
de marcador de posición juntas.

También puede examinar detenidamente, ordenar, agrupar o filtrar por

Marcador de posición en el campo Modo de tarea que se muestra en todas
las hojas de tareas de manera predeterminada.

Ejemplo En su plan de Project, tiene algunas tareas programadas

manualmente para las cuales está esperando que los accionistas
proporcionen la información sobre fechas y los recursos asignados la
información de duración. Ha especificado "PD (Por determinar)" en esos
campos. Debido a que la información de programación no está completa,
Project ha designado estas tareas como marcadores de posición. Desea
ver todas las tareas de marcador de posición para poder hacer un
seguimiento de la información necesaria. Agrega el campo Marcador de
posición a la parte de la tabla de la vista del Diagrama de Gantt y luego
ordena por el campo Marcador de posición para ver todas las tareas con
el valor "Sí" juntas.

Observaciones Project muestra el icono Marcador de posición en el

campo Modo de tarea para cualquier tarea de marcador de posición. Si
bien el campo Modo de tarea muestra el icono Marcador de posición, no
se puede seleccionar Marcador de posición como un modo de tarea porque
Project lo hace automáticamente para cualquier tarea programada
manualmente sin información de programación suficiente. Cuando una
tarea de marcador de posición incluye una fecha de comienzo y una de
finalización reconocible, la parte del gráfico del Diagrama de Gantt muestra
una marca final en la fecha que se asemeja a un sujeta libros.

Cuando una tarea de marcador de posición incluye solamente una

duración, la vista del Diagrama de Gantt muestra una barra de Gantt de
 marcador de posición de un color más claro que parte de la fecha de
comienzo de la tarea de resumen más cercana a la tarea. Cuando dos de
los tres campos incluyen datos validados, Project cambia la tarea de una
tarea de marcador de posición a una tarea programada manualmente.

 Organizar las tareas en un esquema.

En Project, una tarea con sangría se convierte en las subtareas de la tarea

anterior, que se convierte en una tarea de resumen. Una tarea de resumen se
compone de subtareas y muestra la información combinada.

Para crear una tarea de resumen o de una de las subtareas, aplicar sangría a
una tarea debajo de otro. En la vista diagrama de Gantt, seleccione la tarea que
desea convertir en una de las subtareas, haga clic en tarea > sangría.

La tarea seleccionada es ahora una subtareas y la tarea anterior, que no se

muestra con sangría, ahora es una tarea de resumen.

SUGERENCIA: Haga clic en Anular sangría para volver a mover la tarea al

nivel de la tarea anterior.
Mostrar u ocultar subtareas

Para mostrar u ocultar todas las subtareas de todas las tareas de resumen de
Project 2010, 2013 y 2016, en la ficha Ver, haga clic en esquema en la sección
de datos y, a continuación, haga clic en Todas las subtareas para mostrar todas
las subtareas o haga clic en una de las opciones de nivel inferior para mostrar
todas las subtareas hasta ese nivel.

Para mostrar u ocultar todas las subtareas de todas las tareas de resumen de
Project 2007, haga clic en Mostrar y, a continuación, haga clic en Todas las
subtareas.

Para mostrar y ocultar todas las subtareas de una única tarea de resumen,
simple, haga clic en el botón Expandir o Contraer a la izquierda del nombre de
tarea de resumen para mostrarlas u ocultarlas respectivamente.

SUGERENCIA: Números de esquema pueden ser útiles para ver la organización

de las tareas de un vistazo.
Ordenar tareas, recursos o fechas

Por lo general, cuando administre las tareas preferirá visualizarlas en orden

cronológico. Sin embargo, según vaya creciendo el proyecto, quizás encuentre
útil ver una lista alfabética para asegurarse de que el plan incluye todos los pasos
necesarios.

1. Vaya al diagrama de Gantt.

2. Haga clic en la flecha situada a la derecha del encabezado de
columna Nombre de tarea.
3. Haga clic en Ordenar de A a Z.

Ese es un modo rápido (aunque no el más impecable) de

ordenar cualquier columna, no solo Nombre de tarea.

Deshaga la operación. Project ofrece distintas opciones para restaurar el

criterio de ordenación (esquema) original:

 Presione Ctrl+Z para deshacer la última acción y mantenga presionadas

ambas teclas para deshacer una serie de acciones.
 Agregar la columna y, a continuación, ordénela numéricamente.

Otros métodos de ordenación

 Ordenar varias columnas al mismo tiempo

El cuadro de diálogo Ordenar le ayudará a ordenar varias columnas al

mismo tiempo y, en caso de error, le permitirá volver a la estructura original
del proyecto.
 1. Haga clic en Vista > Ordenar > Ordenar por.

2. En el cuadro Ordenar por, elija Nombre.

3. Seleccione Ascendente (si esta opción no está seleccionada).
4. Seleccione Conservar la estructura del esquema para garantizar
que posteriormente podrá restaurar el proyecto a su forma original.
5. Haga clic en Ordenar.

Project ordena las tareas de resumen en primer lugar y, a continuación,

ordena las subtarea en cada tarea de resumen.

Deshaga la operación. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic

en Restablecer y en Ordenar.

 Ordenar tareas por fecha

1. Vaya al diagrama de Gantt.

 2. Haga clic en la flecha situada a la derecha del encabezado de
columna Inicio o Fin.
3. Haga clic en Ordenar de más antigua a más reciente o Ordenar de
más reciente a más antigua.

Deshaga la operación. Presione Mayús+F3 para restablecer el orden al

orden de Id. O al criterio de ordenación original.

 Ordenar tareas por recursos

Compruebe quién está asignado a cada tarea según la programación, sin

salir del diagrama de Gantt.

1. Vaya al diagrama de Gantt.

2. Haga clic en la flecha situada a la derecha del encabezado de
columna Nombre de tarea.
3. Haga clic en Agrupar por > Recurso.
 Deshaga la operación. Haga clic en la flecha situada a la derecha del
encabezado Nombre de tarea y haga clic en Sin agrupar.

Como ya habrá comprobado, este menú contiene numerosos mecanismos para

agrupar la información del proyecto.

 Duración de las tareas

Puede modificar la duración de una tarea en cualquier momento para reflejar

la cantidad real de tiempo que requiere.

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. En la columna Duración de la tarea, escriba la duración en minutos (m),
horas (h), días (d), semanas (s) o meses (me).
3. Si la nueva duración es una estimación, escriba un signo de interrogación
(?) a continuación.
4. Presione Entrar.

Si va a cambiar una duración con las columnas Inicio y Fin, debe proceder
con cuidado, especialmente si se trata de tareas vinculadas o programadas
automáticamente. Puede ocurrir que los cambios que especifique entren en
conflicto con las dependencias o restricciones de tareas de las que Project
realiza un seguimiento. Y, en consecuencia, es posible que una programación
construida con el mayor de los cuidados no sirva para nada.

NOTA: Si se cambian las unidades, Project no las convierte. Por ejemplo, si

la duración es 1 día y desea expresar dicha duración en horas, primero debe
calcular la cantidad de horas de trabajo en un día y luego escribir el nuevo
valor en horas.

Cambiar las unidades predeterminadas

1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic
en Programación en el panel izquierdo.
3. En el cuadro Mostrar duración en, seleccione una unidad de duración.
Permitir mejores estimaciones

Es posible que algunos proyectos no usen duraciones estimadas para las

tareas programadas automáticamente. Si su proyecto no usa duraciones
estimadas y se escribe un signo de interrogación en la columna Duración de
una tarea, el valor no se considera una estimación. Para permitir las
duraciones estimadas de tareas en su proyecto, realice lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic
en Programación en el panel izquierdo.
3. Active la casilla Muestra las tareas programadas que tengan
duraciones estimadas.
Realizar mejores estimaciones

Tener en cuenta la experiencia pasada

Para aumentar la precisión de las estimaciones de duración de la tarea, use

su propia experiencia y la de otros usuarios que trabajaron en proyectos y
tareas similares. Realice preguntas como las siguientes:

 ¿Cuánto duró la tarea?

 ¿Qué desafíos enfrentó?
 ¿Qué cambiaría si tuviera que hacerlo nuevamente?

Escriba las diferencias entre la tarea nueva y las tareas anteriores, y téngalas
en cuenta al estimar la duración de la tarea.

Comprender el presente: Quién y qué

Incluya las siguientes consideraciones al estimar las duraciones de tareas:

 Las duraciones pueden variar según la experiencia de la persona que

realiza la tarea. Una persona con mucha experiencia puede realizar
ciertas tareas más rápidamente que una persona con menos experiencia
 Revise las estimaciones cuando se inicia la tarea. En ese momento sabrá
más acerca de las tareas.
 Use PERT

También puede derivar las estimaciones comparando duraciones duración

ponderada, duración pesimista y duración esperada. Esto suele mencionarse
como análisis PERT.

 Dependencia de tareas.
´

Para establecer la interrelación entre las Tareas de un proyecto y lograr

configurar las duraciones de las tareas Resumen, así como la del Proyecto,
debemos fijar la Dependencia entre tareas y subtareas de dicho Proyecto.

La Dependencia entre tareas es necesaria porque no todas las tareas en un

proyecto podrán ejecutarse simultáneamente; inevitablemente existirán
tareas cuyo comienzo depende de que otras hayan finalizado o ya estén en
ejecución. Para poder definir la Dependencia entre tareas es necesario
conocer los conceptos presentados en las siguientes figuras:

Tareas Predecesoras y Tareas Sucesoras:

Posposición:

Eventualmente, una vez culminada la tarea predecesora, será necesario

esperar antes de iniciar la tarea sucesora. En estos casos recurriremos a
utilizar la Dependencia entre tareas del tipo Posposición:
Superposición:

Cuando la tarea sucesora puede iniciarse antes de que la predecesora

haya finalizado, estableceremos una Superposición entre Tareas:

Crear dependencias (vínculos) dentro de los proyectos

Puede vincular tareas dentro del mismo proyecto mediante la vista de

diagrama de Gantt, la vista de diagrama de red o la vista de calendario.

Cuando vincula tareas en Project, el tipo de vínculo predeterminado es el tipo

fin a comienzo. Sin embargo, un vínculo de tipo fin a comienzo no funciona
en todas las situaciones. Project proporciona tipos adicionales de vínculos de
tareas para poder modelar el proyecto de forma más realista.
 Tipo de
Ejemplo Descripción
vínculo
La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta
que se haya completado la tarea de la que depende
Fin a
(A).Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Preparar
comienzo
cimientos" y "Verter cemento", la tarea "Verter
(FC)
cemento" no puede comenzar hasta que se haya
completado la tarea "Preparar cimientos".
La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta
que comience la tarea de la que depende (A). La
tarea dependiente puede comenzar en cualquier
momento después de comenzar la tarea para la que
Comienzo a
depende. El tipo de vínculo CC no requiere que
comienzo
ambas tareas comiencen simultáneamente. Por
(CC)
ejemplo, si tiene dos tareas, "Verter cemento" y
"Nivelar cemento", la tarea "Nivelar cemento" no
puede comenzar hasta que comience la tarea "Verter
cemento".
La tarea dependiente (B) no se puede completar
hasta que se haya completado la tarea de la que
depende (A). La tarea dependiente se puede
completar en cualquier momento después de
completarse la tarea para la que depende. El tipo de
Fin a fin (FF) vínculo FF no requiere que ambas tareas se
completen simultáneamente. Por ejemplo, si tiene
dos tareas, "Agregar cableado" e "Inspeccionar
instalación eléctrica", la tarea "Inspeccionar
instalación eléctrica" no puede completarse hasta
que se complete la tarea "Agregar cableado".
La tarea dependiente (B) no se puede completar
hasta que comience la tarea de la que depende (A).
La tarea dependiente se puede completar en
cualquier momento después de que comience la
tarea para la que depende. El tipo de vínculo CF no
Comienzo a
requiere que la finalización de la tarea dependiente
fin (CF)
sea simultánea al comienzo de la tarea en la que
depende. Por ejemplo, los cuchillos de tejado
necesarios para el proyecto de construcción se
construyen fuera de obra. Dos de las tareas de su
proyecto son "Entrega de cuchillos" y "Montar
 tejado". La tarea "Montar tejado" no se puede
completar hasta que comience la tarea "Entrega de
cuchillos".

 Hitos

Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un

proyecto y se usa para realizar el seguimiento del progreso del proyecto.
Todas las tareas que tengan una duración cero se muestran automáticamente
como un hito. También puede marcar como hitos otras tareas de cualquier
duración.
Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas. Por
ejemplo, una de las tareas del proyecto requiere una aplicación que otra
empresa está desarrollando. Puede crear un hito con duración cero en el
proyecto para representar la finalización de esa aplicación.

Agregar un hito

Antes de su proyecto obtiene sucesiva, que probablemente desea marcar sus

objetivos principales con hitos. La forma más rápida de crear un hito es
agregar una tarea sin duración a su plan de proyecto.

1. Haga clic en Vista, en el grupo Vistas de tareas y en Diagrama de Gantt.

2. Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o seleccione una tarea
que desee convertir en un hito.
3. Escriba 0 en el campo Duración y, a continuación, presione Entrar.
El símbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.

Agregar un hito con una duración

A veces un hito lleva tiempo. Por ejemplo, el proceso de aprobación al final

de una fase puede tardar una semana, de modo que ese hito debería tener
lugar con el tiempo como una tarea normal.

1. Haga clic en la pestaña Vista y, a continuación, en el grupo Vistas de

tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o seleccione una tarea
que desee convertir en un hito.
3. Seleccione el hito y, a continuación, haga clic en Tarea. En el grupo
Propiedades, haga clic en Información de tarea.

4. Haga clic en la pestaña Opciones avanzadas y, a continuación,

especifique la duración del hito en el cuadro Duración.
5. Active la casilla Marcar la tarea como hito y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
 En el Diagrama de Gantt, el símbolo del hito aparece en el último día de la
tarea. No aparece como una barra, aunque tenga duración.

Agregar un hito externo

A veces puede que necesite un hito para realizar un seguimiento de una tarea
que se encuentra fuera del ámbito de su proyecto.

 Si el hito depende de un proyecto que se encuentra fuera de su

control, como el software que desarrolla otra empresa, cree un hito con
los pasos de la sección anterior. Tendrá que estar pendiente de la tarea
externa y actualizarla manualmente.
 Si el hito forma parte de un proyecto de su organización, puede
realizar un seguimiento del mismo con un vínculo entre proyectos.

 Programación manual.

El campo de tareas modo indica si una tarea programada manualmente o

automáticamente, que le ofrece la opción de decidir cuánto control que desee
sobre la programación de tareas en un proyecto. De forma predeterminada,
las tareas se establecen programado como manualmente, con una fecha de
comienzo, la fecha de finalización y la duración que defina. Microsoft Project
nunca cambiará las fechas de una tarea programada manualmente, pero es
posible que vea advertencias si hay posibles problemas con los valores
especificados. Puede cambiar una tarea para programar automáticamente, lo
que hace que Project programe la tarea según las dependencias,
restricciones, calendarios y otros factores.

Recomendaciones: Puede programar manual o automáticamente todas las

tareas en el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, durante la fase de
propuesta, es probable que desee programar todas las tareas del proyecto de
forma manual y luego cambiar a la programación automática una vez que la
propuesta haya sido aceptada y el proyecto esté a punto de comenzar.
Algunos conjuntos de tareas pueden ser programados manualmente mientras
que todas las demás tareas se programan automáticamente.

De manera predeterminada, el campo Modo de tarea está incluido junto al

campo Nombre de tarea en todas las vistas de hojas basadas en tareas,
incluida la del Diagrama de Gantt. Se muestra un icono que indica si la tarea
es un marcador de posición, una tarea programada manualmente o una tarea
programada automáticamente.

Para cambiar el modo de tarea, haga clic en el campo. En la lista que aparece,
haga clic en Programada manualmente o en Programada
automáticamente. También puede seleccionar tareas específicas y luego, en
la ficha Tarea, en el grupo Programación, haga clic en Programar
manualmente o en Programación automática.

Ejemplo Configurar un plan de proyecto preliminar que aún está en la fase

de propuesta. Tiene una idea vaga de fechas principales hito, pero no todos
los detalles. Crear tareas e hitos con el modo de tarea programada
manualmente. Se acepta la propuesta y las fechas de entrega y elementos de
trabajo se convierten en definido cada vez. Continúe en programación manual
de las tareas y fechas. A medida que determinadas fases bien definidas,
decide cambiar las tareas en las fases al modo de tareas programadas
automáticamente. Al permitir que Project controlar las complejidades de la
programación, puede Centrar la atención en las fases que están aún en
desarrollo.

Observaciones Si bien el modo de tarea predeterminado es Programada

manualmente, éste se puede cambiar para todas las tareas nuevas. En la
ficha Tarea, en el grupo Programación, haga clic en Modo de tarea y luego
haga clic en Programación automática. Todas las tareas nuevas
especificadas en este proyecto tendrán un modo de tarea predeterminado
de Programada automáticamente.

Conocer las diferencias entre la tarea programada manualmente y la tarea

programada automáticamente es clave para comprender cómo Project
programa su proyecto.
Por lo general, las tareas programadas manualmente le permiten controlar la
programación. Cuando agrega una tarea a su programación, la tarea
permanece en su sitio. Ahora bien, esa no tiene por qué ser la mejor manera
de diseñar una programación, sobre todo si aumenta la complejidad del
proyecto; en ese caso, es posible que le interese utilizar tareas programadas
automáticamente para sacar partido del potente motor de programación de
Project.

Observe la siguiente imagen. En ella se muestran los dos tipos diferentes de

tareas: las dos primeras son tareas programadas manualmente; las dos
últimas, automáticas.

Tenga en cuenta que, en las tareas programadas manualmente, la duración

es un valor de texto al igual que un número. Dado que la duración puede ser
un valor de texto, Project no habrá establecido automáticamente una fecha de
comienzo y la barra de Gantt solo se mostrará parcialmente para reflejar la
falta de certeza sobre la programación de la tarea en ese momento.

En las tareas programadas automáticamente, la duración es un valor

numérico con una unidad de hora adjunta (por ejemplo, “12h” para una
duración de 12 horas). Por definición, Project calcula automáticamente las
tareas programadas automáticamente con duraciones válidas, fechas de
comienzo y fechas de finalización (y, por tanto, las barras).

En ocasiones, resulta complicado trabajar con los datos que facilite para las
tareas programadas manualmente. Para trazar barras en una tarea
programada manualmente, Project solo necesita tres valores de tiempo:
duración, fecha de comienzo y fecha de finalización. Si establece dos de estos
valores para una tarea programada manualmente, Project calculará
automáticamente el tercer valor y la tarea permanecerá como programada
manualmente. Por todo ello, es conveniente que preste atención a este tipo
de comportamiento “imprevisible” de Project.

NOTA: De manera predeterminado, las tareas se configuran como

programadas manualmente. Los administradores que estén acostumbrados a
la programación automática en versiones anteriores de Project pueden
desactivar la función de programación manual para tareas específicas o para
todo el proyecto. Algunos proyectos, sobre todo los más complicados, pueden
requerir que el potente motor de programación de Project haga la
programación por usted. Para modificar todas las tareas y configurarlas como
programadas automáticamente, haga clic en Tareas nuevas: programadas
automáticamente en la parte inferior de la ventana de la aplicación de Project.

Tareas programadas manualmente

Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier punto de su

programación y Project no la moverá. Esta nueva característica le ofrece una
mayor flexibilidad y control sobre la planeación y administración de la
programación.

¿Por qué preocuparse por esto? Bien, ocurre que, en muchas ocasiones, la
programación de un proyecto es muy informal. El proyecto comienza como
una simple lista de fechas de correos electrónicos, reuniones con partes
interesadas o una conversación en un pasillo. Suele ocurrir que los
administradores de proyectos no tienen información completa sobre los
elementos de un trabajo. Por ejemplo, puede que sepan cuándo debe
comenzar una tarea pero no conozcan su duración hasta que reciban una
estimación de los miembros del equipo. Además, puede que solo sepan
cuánto durará una tarea, pero no sepan si puede comenzarse hasta que
reciban la aprobación del administrador de recursos.

A continuación puede ver una serie de cosas que debe tener en cuenta en
relación con las tareas programadas manualmente.

 Nunca trabajará a ciegas. Las tareas programadas manualmente tienen

sus propios indicadores y barras de tareas para ayudarle a distinguirlas
de las tareas "clásicas" (las programadas automáticamente).
  Todo vale. Cuando una tarea está en modo de programación manual, las
columnas Comienzo, Fin y Duración pueden estar en blanco o incluir
valores de texto además de fechas reconocibles.
 Cambiar de modo de programación Puede cambiar la programación de
una tarea de automática a manual y viceversa. Eso sí, tenga cuidado. Al
cambiar una tarea de programación manual a programación automática,
Project tendrá que tomar algunas decisiones. Si la duración de una tarea
era "Una quincena", Project establecerá normalmente una duración
estimada de "1 día?" si la tarea se configura como programada
automáticamente. No cabe esperar que Project sepa que una quincena
dura dos semanas.
 Controle los atrasos Si hace falta retrasar una tarea programada
manualmente debido a un atraso, las tareas sucesoras no se desplazarán
automáticamente. Los administradores de Project pueden optar por
mantener las fechas originales (si los recursos pueden continuar el
trabajo según lo previsto) o por retrasar las tareas sucesoras (si hay
dependencias inalterables).
 Impacto condicionado por el esfuerzo Las tareas programadas
manualmente no pueden configurarse como condicionadas por el
esfuerzo. La duración de una tarea programada manualmente no
cambiará al quitar recursos o asignar recursos adicionales. Encontrará
más información en secciones posteriores de este artículo.

En la siguiente tabla se muestra cómo se definen los atributos de Project y

cómo se utilizan en las tareas programadas manualmente y en las tareas
programadas automáticamente.

Elemento Programación manual Programación automática

Puede ser información
numérica, de fecha o de texto,
como "14d" o "quincena". Si el Solo pueden utilizarse números y
Duración valor no está en un formato de unidades que representen períodos
duración reconocible, Project de tiempo, como "14d" o "2 meses".
no lo utilizará para programar
el proyecto.
 Solo pueden utilizarse
números y unidades que Solo pueden utilizarse números y
Trabajo representen períodos de unidades que representen períodos
tiempo, como "14d" o "2 de tiempo, como "14d" o "2 meses".
meses".
Puede asignarse a tareas. Utilizado
por Project para ayudar a
Puede asignarse a tareas. determinar la mejor programación.
Project no utiliza los Cambiará la duración de las tareas
Recursos
calendarios de recursos para si estas están configuradas como
programar tareas. condicionadas por el esfuerzo, a
diferenciad e las tareas
programadas manualmente.
Puede ser información
numérica, de fecha o de texto,
Solo puede utilizarse la información
como "30 ene" o
de fecha. Ahora bien, puede utilizar
Fecha de "Próximamente". Si el valor no
valores como “hoy” o “mañana”, que
comienzo está en un formato de tiempo
Project reserva para tareas
reconocible, Project no lo
programadas automáticamente.
utilizará para programar el
proyecto.
Puede ser información de Solo puede utilizarse la información
fecha o de texto, como "30 de fecha. Ahora bien, puede utilizar
Fecha de
ene" o "Próximamente". valores como “hoy” o “mañana”, que
finalización
Project no la utilizará para Project reserva para tareas
programar el proyecto. programadas automáticamente.
Utilizado por Project para ayudar a
Restricciones Omitido por Project.
determinar la mejor programación.
Puede utilizarse, pero no
cambiará la programación de
la tarea. Ahora bien, los
Dependencias Puede utilizarse y cambiará la
vínculos entre tareas
(vínculos) programación de la tarea.
reprogramarán una tarea
cuando se apliquen por
primera vez.
Calendarios de Omitido por Project. Utilizado por Project para ayudar a
proyectos y determinar la mejor programación.
recursos

Tareas programadas automáticamente

Las tareas programadas automáticamente son la forma clásica en que Project

programa las tareas. La programación automática es una forma altamente
estructurada y sistemática de administrar programaciones de proyectos. A
partir de la información especificada por los usuarios (duración de tareas,
trabajo planeado, número de recursos, restricciones de fechas), Project
calcula una programación óptima con las fechas más tempranas y más tardías
para las tareas.

Project programa un proyecto a partir de la información que especifique sobre

los siguientes aspectos:

 El proyecto en su conjunto.
 Los elementos de trabajo individuales (más conocidos como "tareas")
necesarios para completar el proyecto.
 En caso necesario, los recursos que se requieren para completar esas
tareas.

Si, tras crear la programación, cambia cualquier aspecto de su proyecto,

podrá actualizar las tareas o recursos y Project ajustará la programación por
usted.

En cada tarea podrá especificar una de las siguientes características o todas

ellas:

 Duraciones
 dependencias de tareas
 Restricciones

Utilizando esta información, Project calcula la fecha de inicio y la fecha de

finalización de cada tarea.

Puede incluir recursos en su proyecto y luego asignarlos a tareas para indicar

qué recurso es responsable de completar cada asignación. Esto no solo le
ayudará a planificar las necesidades de personal del proyecto, sino también
a calcular el número de equipos necesarios o la cantidad de material que se
consumirá. Si incluye recursos, las programaciones de tareas se afinarán a
partir de la siguiente información sobre recursos:

 Trabajo
 unidades
 Periodos laborables y periodos no laborables incluidos en los
calendarios

La programación puede verse afectada por otros elementos, como plazo y

tiempo de retardo en el caso de los vínculos, tipos de tareas, disponibilidad
de recursos y recurso esencial. De ahí la importancia de entender los efectos
de estos elementos para mantener y ajustar su programación según sea
necesario.

NOTA: Project calcula la duración de las tareas programadas

automáticamente a partir de las definiciones de unidades de duración. Para
ello, haga clic en Archivo, Opciones y Programación. Al igual que en un
calendario normal por meses, el año comienza en enero y cada semana
empieza el domingo o el lunes. De manera predeterminada, cuando Project
calcula las unidades de duración, un día equivale a 8 horas, una semana
equivale a 40 horas y un mes equivale a 20 días de trabajo. Si especifica
fechas de comienzo y finalización para las tareas pero no horas de comienzo
y finalización, Project utilizará las 8:00 A.M. como hora de comienzo
predeterminada y las 5:00 P.M. como hora de finalización predeterminada.

Cambiar los modos de programación de las tareas

Puede cambiar la programación de una tarea de automática a manual y

viceversa. Para ello, haga clic en Archivo, Opciones y Programación. Al
cambiar modos de tarea, tenga en cuenta lo siguiente.

 Cuando una tarea se cambia a programación automática, se aplicarán los

valores predeterminados de fecha y duración de Project. Por ejemplo, si
una tarea programada manualmente tiene especificada una duración de
"Un par de semanas", al cambiar a programación automática Project
cambiará al valor predeterminado de "1 día?". Si se ha especificado
 manualmente la fecha de comienzo "mañana", al cambiar a programación
automática dicha fecha se cambiará a la fecha de comienzo del proyecto.
 Una tarea que se cambia a programación manual conservará su duración
y sus fechas. Ahora bien, una vez que la tarea se configura como
programada manualmente, la duración y las fechas podrán tener
cualquier valor de número, texto o fecha.

 Línea de base

Una línea de base es un grupo de aproximadamente 20 puntos de referencia

principales (en cinco categorías: previsiones de fechas de inicio, fechas de
finalización, duración, trabajo y costos) que puede definir para registrar el plan
de proyecto original una vez finalizado y depurado. Conforme avanza el
proyecto, puede definir otras líneas de base (hasta un total de 11 para cada
proyecto) para medir los cambios realizados en el plan. Por ejemplo, si el
proyecto tiene varias fases, puede guardar una línea de base distinta al final de
cada fase para comparar los valores previstos con los datos reales. Como la
línea de base proporciona los puntos de referencia con los que se compara el
avance real del proyecto, ésta debe incluir los cálculos más optimistas para la
duración de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los costos y otras
variables del proyecto que desee supervisar. La línea de base puede
representar también una obligación contractual del proyecto.

Definir y guardar una línea base

Cuando su jefe le pregunta cómo hace en comparación con el plan original del
proyecto, lo último que desea decir es "No sé." Puede evitar que alcance
estableciendo y guardar una línea base como una instantánea de la
programación original antes de su proyecto obtiene sucesiva.

1. Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea base.

2. Seleccione la línea base que desea definir.

SUGERENCIA: Puede establecer hasta 11 líneas de base en un solo proyecto.

Haga lo siguiente para obtener instantáneas frecuentes de dónde hacer nada
más.

1. Haga clic en Proyecto completo.

No necesita realizar ningún paso especial para guardar la línea base.

Cuando guarde su proyecto, la línea base se guardará con él.

Sugerencia de administración de proyectos Si los datos actuales nunca

se parecen a sincronizar con las líneas de base, tendrá que eche un vistazo
disco duro de su plan original. Que haya modificado el ámbito del proyecto, por
ejemplo, o es posible que tenga más recursos de lo que piensa en primer lugar.
Póngase en contacto con su proyecto partes interesadas y considere la
posibilidad de establecer una nueva línea de base mediante el procedimiento
anterior.

Obtenga más información acerca de cómo supervisar el progreso de su

programa, ya sea usted principiante o experto.
 Actualizar una línea de base

Si agrega una tarea a su proyecto después de que se haya establecido una

línea base, podrá agregar la nueva tarea a esta línea base.

1. Seleccione la nueva tarea que desea agregar a la línea base.

Si contiene subtareas, asegúrese de seleccionarlas también.
2. Haga clic en Proyecto > Establecer línea base > Establecer línea
base y seleccione la línea base que desea actualizar.

3. En el cuadro de diálogo Establecer línea base, seleccione la línea base

que desea actualizar.
4. En Para, haga clic en Tareas seleccionadas.
5. Para agregar subtareas, haga clic en una de las siguientes opciones
de Resumir líneas base para especificar cómo desea agregar las
subtareas a las tareas de resumen correspondientes.

 Para todas las tareas de resumen Se resumen los datos de línea

base actualizada de las nuevas tareas para todas las tareas de resumen
asociadas, no solo para las más próximas.
 De subtareas a tareas de resumen seleccionadas Solo se
actualizan los datos de línea base para las tareas de resumen
seleccionadas. Por lo general, elegirá esta opción para que solo reflejen
los nuevos datos resumidos las tareas de resumen más próximas.

 Guardar y abrir proyecto

Guardar un proyecto

Puede guardar un plan de proyecto en varios formatos de archivo, incluidas

las versiones anteriores de Microsoft Project, libros de Microsoft Excel y
plantilla que puede usar en proyectos futuros.

Si usa Project Professional 2010, también puede guardar su proyecto para

uso compartido antes de publicarlo.

El proceso para guardar un proyecto es diferente para los usuarios de Project

Professional 2010 y de Project Professional 2010 que están conectados a
Project Server. Ambos procesos han sido documentados en esta sección.

Guardar un proyecto con Project Standard 2010

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

2. Si es la primera vez que guarda el proyecto, escriba su nombre en el
cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

NOTA: Si va a guardar un archivo con varios proyectos, se le podría solicitar

un nombre de proyecto.

Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente.

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Enviar y guardar.
3. Debajo de Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como
archivo.
4. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos
de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea guardar.

Hay dos métodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.

 Haga doble clic en el tipo de archivo que desea guardar.

 Haga un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a
continuación, haga clic en.
 5. Escriba un nombre para el archivo.
6. Haga clic en Guardar.

Puede guardar el proyecto en cualquiera de los siguientes formatos:

 Project 2007
 Project 2000 - 2003
 Formato de documento portátil (PDF)
 Especificación de papel XML (XPS)
 Libro de Excel
 Texto delimitado por tabulaciones
 Delimitado por comas (CSV)
 XML

Guardar un proyecto con Project Professional 2010

En Project Professional 2010, dispone de las siguientes opciones para

guardar su proyecto:

 Guardar el proyecto en Project Server

Guardar un proyecto no es igual que proteger un proyecto o publicarlo.

Cuando se guarda un proyecto en Project Server, éste aún está
desprotegido para el usuario y nadie más puede editarlo. Cierre el
proyecto para protegerlo en Project Server. Para que el proyecto esté
disponible para los integrantes del equipo, debe publicarlo.

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic

en Guardar.
2. Si es la primera vez que guarda el proyecto, en el cuadro de
diálogo Guardar en Project Server, escriba el nombre del proyecto
en el cuadro Nombre.
 3. Para establecer un campo personalizado de empresa en el proyecto,
haga clic en el campo Valor del campo personalizado y, a
continuación, seleccione el valor. Debe especificar los datos de los
campos personalizados obligatorios, que se indican con un asterisco
(*) después del nombre del campo.
4. Haga clic en Guardar.
5. Si es necesario, puede comprobar si el proyecto está o no protegido
en Project Server. Para ello, haga clic en la pestaña Archivo y, a
continuación, en Abrir. Compruebe el estado del proyecto en el
cuadro de diálogo Abrir.
6. Para proteger el proyecto en Project Server, haga clic en la
pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Si cierra la ventana del proyecto o intenta salir de Project sin guardar el

último cambio, aparece el cuadro de diálogo Cerrar.

1. En la sección Guardar cambios, siga uno de estos procedimientos:

 Haga clic en Guardar para guardar los cambios realizados en el

proyecto.
 Haga clic en Descartar cambios para cerrar el proyecto sin
guardar los cambios.

2. En la sección Proteger, siga uno de estos procedimientos:

 Haga clic en Proteger para volver a proteger el proyecto en

Project Server.
 Haga clic en Mantener proyecto desprotegido para mantener el
proyecto desprotegido para el usuario, lo que evita que otras
personas realicen cambios.

Si desea que los cambios sean visibles para los usuarios de Project Web
Access, debe publicar el plan del proyecto.

 Guardar el proyecto localmente

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic

en Guardar como.
 2. En el cuadro de diálogo Guardar en Project Server, haga clic
en Guardar como archivo.
3. En el cuadro de diálogo Guardar como archivo realice una de las
siguientes operaciones:

 Para guardar todos los elementos de la plantilla de la información

global de la empresa, excepto los campos personalizados, haga
clic en Todos los elementos globales y campos
personalizados de la empresa.
 Para guardar solo los elementos de la plantilla de la información
global de la empresa usada en el proyecto, haga clic Sólo los
elementos globales y campos personalizados de la empresa
cargados actualmente.

4. Seleccione una ubicación para guardar el archivo y, a continuación,

haga clic en Guardar.

Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente.

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Enviar y guardar.
3. Debajo de Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como
archivo.
4. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros
tipos de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea guardar.

Hay dos métodos para guardar el archivo de proyecto en otro

formato.

 Haga doble clic en el tipo de archivo que desea guardar.

 Haga un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a
continuación, haga clic en.
 5. Escriba un nombre para el archivo.
6. Haga clic en Guardar.

Puede guardar el proyecto en cualquiera de los siguientes formatos:

 Project 2007
 Project 2000 - 2003
 Formato de documento portátil (PDF)
 Especificación de papel XML (XPS)
 Libro de Excel
 Texto delimitado por tabulaciones
 Delimitado por comas (CSV)
 XML

Guardar un proyecto como plantilla

Para volver a utilizar un proyecto existente como base de un nuevo proyecto,

puede guardarlo como plantilla.

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar

como.
2. Usuarios de Project Professional: Si el proyecto que desea guardar
como plantilla está guardado en Project Server, haga lo siguiente:
a. En el cuadro de diálogo Guardar en Project Server, haga clic
en Guardar como archivo.
b. En el cuadro de diálogo Guardar como archivo, haga clic en Sólo
los elementos globales y campos personalizados de la empresa
cargados actualmente para guardar únicamente aquellos
elementos de la plantilla de la información global de la empresa que
se usan en este proyecto.
3. Seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla.
4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.
5. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantillas
(*.mpt) o Plantillas Microsoft Project 2007 (*.mpt).
6. Haga clic en Guardar.
7. Active las casillas de verificación de los datos que desea quitar del archivo
de proyecto y, a continuación, haga clic en Guardar.
NOTA: Puede quitar los datos de línea base, real, tasa de pago, información
de costo fijo y estado de publicación de tareas.

Guardar un proyecto para uso compartido

NOTA: Necesita Project Professional 2010 para guardar un proyecto para uso
compartido.

Si debe compartir el plan de proyecto con alguien que no tenga Project Server,
puede guardar el plan de proyecto localmente, enviarlo para revisión y,
posteriormente, volver a protegerlo en Project Server.

IMPORTANTE: La persona con la que va a compartir el proyecto debe tener

instalado Project 2010

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar

como.
2. En el cuadro de diálogo Guardar en Project Server, haga clic
en Guardar como archivo.
3. En el cuadro de diálogo Guardar como archivo realice una de las
siguientes operaciones:

 Para guardar todos los elementos de la plantilla de la información

global de la empresa, haga clic en Todos los elementos globales y
campos personalizados de la empresa.
 Para guardar solo los elementos de la plantilla de la información
global de la empresa usada en el proyecto, haga clic Sólo los
elementos globales y campos personalizados de la empresa
cargados actualmente.

4. Haga clic en Guardar.

5. Seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar el proyecto.
6. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto
compartido.

SUGERENCIA: Agregue la palabra compartido al final del nombre del

archivo de proyecto para indicar que es un proyecto de uso compartido.
 7. Envíe el archivo guardado a otra persona para que realice los cambios
directamente en el plan del proyecto.

NOTA: Mientras el proyecto se comparte, no puede abrir el archivo para su

modificación desde Project Server.

Microsoft Project 2013 puede abrir y guardar archivos en los siguientes

formatos de archivo. Algunos formatos permiten guardar toda la información del
proyecto y algunos formatos le permiten guardar únicamente los datos
contenidos en los campos de proyecto.

Formato de
Descripción
archivo
Plan del proyecto
Formato de archivo estándar de un proyecto, que usa la extensión .mpp.
(MPP)
Project 2010 y Project 2013 usan el mismo formato de archivo. Un
Archivo de Project
proyecto creado en Project 2013 puede abrirse en Project 2010 sin
2010
guardar el proyecto en un formato diferente.
Archivo de
Project 2013 admite abrir y guardar archivos en el formato de archivo que
Microsoft Project
usa Project 2007.
2007
Archivo de
Project 2013 admite abrir y guardar archivos en el formato de archivo que
Microsoft Project
usan Project 2000-2002 y Project 2003.
2000-2003
Archivo de
Project 2013 no puede abrir ni guardar archivos en el formato de archivo
Microsoft Project
de Project 98.
98
Este es un archivo de plantilla en el que puede guardar la información
Plantilla de reutilizable. Este formato usa la extensión .mpt. El archivo global
Microsoft Project (Global.mpt) es un archivo de plantilla maestro que contiene información
(MPT) de formato para todos los proyectos pero no puede almacenar tareas,
recursos o asignaciones.
Microsoft Project Project 2013 no puede abrir ni guardar archivos en el formato de archivo
Exchange (MPX) MPX.
Formatos que usa el programa de hojas de cálculo Microsoft Excel. Este
Microsoft Excel formato usa las extensiones .xls, .xlsx y .xslb. Project 2013 no puede abrir
(formatos .xls, ni guardar datos en las hojas de cálculo de Excel con la extensión .xlsm.
.xlsx, .xlsb y .xlsm) Puede exportar datos de campo a estos formatos, pero no puede exportar
un proyecto completo.
Base de datos de
Microsoft Project Project 2013 no puede abrir ni guardar archivos en el formato MPD.
(MPD)
Base de datos de
Project 2013 no puede abrir ni guardar proyectos almacenados en
Microsoft Access
archivos MDB.
(MDB)
Conectividad
Project 2013 no puede abrir ni guardar proyectos almacenados en
abierta de base de
archivos ODBC.
datos (ODBC)
El formato de solo texto o ASCII es un formato de texto genérico que usan
los procesadores de texto y otros programas. Este formato usa la
Formato solo texto
extensión .txt y está delimitado por tabuladores. Puede exportar datos de
o ASCII
campo desde una sola tabla de Project a este formato, pero no puede
abrir ni exportar un proyecto completo.
 El formato de valores separados por comas (CSV) es un formato de texto
genérico que usan los procesadores de texto y otros programas. Este
Valores separados formato usa la extensión .csv y está delimitado por comas; los valores
por comas (CSV) están separados por el separador de listas del sistema. Puede exportar
datos de campo desde una sola tabla de Project a este formato, pero no
puede abrir ni exportar un proyecto completo.
El Lenguaje de marcado extensible (XML) es un formato que se usa para
Lenguaje de entregar datos estructurados y enriquecidos de una forma estándar y
marcado coherente. Este formato usa la extensión .xml. Puede exportar e importar
extensible (XML) datos del proyecto con este formato. El formato XML puede usarse para
intercambiar datos del proyecto entre Project y otros programas.
XML Paper XPS es un formato de archivo electrónico que preserva el formato del
Specification (XPS) documento y permite compartir archivos.
PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que conserva el
Portable Document
formato del documento. Project 2013 puede guardar en el formato PDF,
Format (PDF)
pero no puede abrir archivos PDF.

Abrir un archivo de proyecto

La apertura de un proyecto desde el equipo es casi igual que la apertura de

un archivo en cualquier programa de Office:

1. Haga clic en Archivo > Abrir.

2. Haga clic en Equipo y, en la derecha, elija una carpeta reciente, o bien
haga clic en Buscar.
3. Haga clic en el proyecto que desee y luego en Abrir.

Abrir un proyecto desde un origen diferente o desde Project Web App es algo
distinto, como se describe a continuación.

Abrir diferentes tipos de proyectos

En el cuadro de diálogo Abrir, realice una de las siguientes acciones:

 Para abrir el proyecto como de solo lectura o como una copia,

haga clic en la flecha del botón Abrir y, a continuación, haga clic en
la opción correspondiente.

 Para abrir un proyecto de una base de datos de Project, haga

clic en Bases de datos de Project en la lista de la derecha del
cuadro Nombre de archivo y luego haga clic en Abrir.
  Para abrir un proyecto creado en otro programa, haga clic en el
formato de archivo que desea en la lista situada a la derecha del
cuadro Tipo de archivo y, a continuación, haga doble clic en el
nombre de archivo en la lista de carpetas.

Abrir un proyecto desde Project Web App

Si dispone de Project Professional, puede abrir un proyecto desde Project

Web App.

1. Iniciar sesión en Project Web App.

2. Haga clic en Archivo > Abrir.
3. En la sección Project Web App, haga clic en la cuenta que está usando
y luego en Buscar.

1. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en una de las siguientes acciones:

 Para abrir un proyecto desde la memoria caché local, haga doble clic en
el nombre del proyecto.
 Para abrir un proyecto desde el servidor, haga doble clic en Mostrar la
lista de todos los proyectos y luego haga doble clic en el nombre del
proyecto.

2. Para abrir una versión de solo lectura del proyecto (por ejemplo, si ya está
desprotegido), seleccione Solo lectura en la sección Modo.
3. Para abrir una copia de la versión publicada del proyecto,
seleccione Publicado en la sección Almacén.
 Cuando se abre un proyecto desde Project Web App, se desprotege para
impedir que otro usuario realice cambios en el archivo mientras trabaja en él.

Si recibe un mensaje de error, puede que la memoria caché esté casi llena.
Trate de borrarla o aumentar su límite de tamaño para solventar el problema.

III. EDICIÓN

 Copiar, mover y borrar tareas

Copiar una tarea o un recurso

Aunque puede copiar o mover una tarea o Recursos en cualquier momento, es

preferible hacerlo antes de establecer las dependencias de tareas. De forma
predeterminada, cuando se copia o mueve una tarea o un recurso, Project vuelve
a establecer las dependencias entre tareas.

1. En el campo Id., seleccione la tarea o recurso que desea copiar o mover:

 Para seleccionar una fila, haga clic en el número de identificador de la

tarea o del recurso de la fila.
 Para seleccionar un grupo de filas adyacentes, mantenga presionada la
tecla MAYÚS y haga clic en el primero y en el último número de
identificador del grupo.
 Para seleccionar varias filas no adyacentes, mantenga presionada la
tecla CTRL y después haga clic en los números de identificador.
 2. Para mover la tarea o el recurso, haga clic en Cortar tarea o Cortar recurso.

Para copiar la tarea o el recurso, haga clic en Copiar tarea o Copiar recurso.

3. En el campo Id., seleccione las filas en las que desee pegar la selección.
4. Haga clic en Pegar.

Si hay información en la fila de destino, las nuevas filas se insertarán sobre la

fila de destino.

NOTA:

 Al copiar una tarea dentro del mismo proyecto, se vuelven a generar los
número de Id. de la tarea. Si desea mover una tarea dentro de un proyecto,
arrastre y coloque la tarea en la lista de tareas para mantener los números
de Id. únicos de la tarea.
 Project copia o mueve la siguiente información asociada a la tarea o al
recurso: nota, objeto incrustado o vinculado y subtarea, si la selección es
una tarea de resumen.
 Puede configurar Project de modo que no restablezca las dependencias
entre tareas al mover una tarea o un recurso. En el menú Herramientas,
haga clic en Opciones, elija la ficha Programación y, a continuación,
desactive la casilla de verificación Vincular automáticamente las tareas
insertadas o desplazadas.
Copiar datos específicos en varias celdas

Si ha especificado información acerca de una tarea o recurso y desea duplicar la

información para otras tareas o recursos, puede copiar fácilmente la información
en todos los campos seleccionados a la vez. Por ejemplo, si administra un gran
fondo de recursos para un proyecto, y varios recursos usan la misma tasa de pago,
puede especificar la tasa de pago para un recurso y, a continuación, copiarla en
todos los recursos restantes al mismo tiempo.

1. Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el campo asociado con la

tarea o recurso individual que desea copiar y, a continuación, haga clic en los
campos que desea rellenar o pegar.
2. En el menú Edición, elija Rellenar y, a continuación, haga clic en la dirección
que desee.

 Si hace clic en Hacia abajo, el valor del primer campo en el que ha hecho
clic se copiará en cada campo seleccionado.
 Si hace clic en Hacia arriba, el valor del último campo en el que ha hecho
clic se copiará en cada campo seleccionado.
 Si hace clic en Derecha, el valor del primer campo en el que ha hecho
clic se copiará en cada campo seleccionado a la derecha del primer valor.
Si ha seleccionado los campos situados a la izquierda del primer valor, el
valor no se copiará en ninguna celda.
 Si hace clic en Izquierda, el valor del primer campo en el que ha hecho
clic se copiará en cada campo seleccionado a la izquierda del primer
valor. Si ha seleccionado los campos situados a la derecha del primer
valor, el valor no se copiará en ninguna celda.

También puede copiar la información y repetir patrones mediante el controlador

de relleno. Seleccione la información que desea copiar. Haga clic en el controlador
de relleno situado en la esquina inferior derecha de la información seleccionada y,
a continuación, arrástrelo para incluir los campos en donde desea repetir la
selección.
NOTA:

 La información que rellena o pega debe ser del mismo tipo que el campo en
donde realiza la acción de pegado. Por ejemplo, puede pegar nombres en un
campo de texto y los costos en un campo de moneda.
 Puede rellenar o pegar sólo aquellos campos que aceptar campo especificado
o valor predeterminado. No puede rellenar campos con información que
contiene valores campo calculado, como un campo de varianza.
 En el menú Edición, en Rellenar, están disponibles las opciones Hacia la
derecha y Hacia la izquierda únicamente en la porción de la fase temporal
de las vistas Uso de recursos y Uso de tareas.
 En las vistas Uso de recursos y Uso de tareas, sólo puede copiar filas del
mismo tipo usando el controlador de relleno.
 Tenga cuidado cuando pegue fechas en campos de programación,
como Comienzo, Fin, Comienzo real o Fin real. Es posible que establezca
una restricción no deseada en su programación.

Copiar un elemento entre distintos proyectos

Puede copiar elementos de proyecto (como campo, grupo, calendario, barra de

herramientas, asignar, formulario, tabla, filtro, ver, informe y módulo) entre el
archivo global y el archivo de proyecto activo, o entre dos archivos de proyecto.

SUGERENCIA: Si tiene un elemento en un proyecto que cree que se puede

aplicar a otros proyectos nuevos, puede copiar el elemento en el archivo global
para que esté disponible en cualquier nuevo proyecto creado en su equipo. No
puede copiar elementos en la plantilla de la información global de la empresa.

1. Abra el archivo que contiene el elemento y, a continuación, abra los archivos

en los que desea copiar el elemento.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Organizador.

Si desea cambiar la plantilla de información global de la empresa, tiene que

abrirla antes de poder cambiar los elementos con el Organizador.

3. Haga clic en la ficha del tipo de elemento que desea copiar.

4. Seleccione el archivo que contiene el elemento que desea copiar en la
lista disponible en situada a la izquierda del cuadro de diálogo Organizador.
 5. Seleccione el archivo al que desea copiar el elemento en la lista disponible
en situada a la derecha del cuadro de diálogo Organizador.
6. Haga clic en el nombre del elemento que desea copiar en el cuadro de lista
situado a la izquierda del cuadro de diálogo Organizador.
7. Haga clic en Copiar.

Borrar una tarea

En ocasiones, ocurre que la gente entra y sale de los proyectos (o de la empresa),

o se incluyen en los proyectos personas que nunca existieron (por ejemplo, porque
escribimos mal un nombre). En estos casos, es posible que se necesite eliminar
un recurso.

1. Haga clic en Ver > Vistas de recursos > Hoja de recursos.

2. Haga clic con el botón secundario en el nombre del recurso y presione la tecla
Supr.

Problemas al intentar eliminar recursos

Problema Explicación
Los valores
reales del Cuando quita un recurso de un proyecto, Project elimina los valores de
trabajo se han trabajo reales asociados a las tareas que trabajó el recurso.
eliminado
Al quitar recursos de una tarea, Project puede cambiar las duraciones de la
tarea como trabajo restante es redistribuir los recursos en la tarea. Si no
No se puede desea que cambien las duraciones, desactive la programación condicionada
cambiar la por el esfuerzo de la tarea. En el diagrama de Gantt, haga doble clic en la
duración tarea, haga clic en la ficha Opciones avanzadas y
seleccione Condicionada por el esfuerzo (solo las tareas programadas
automáticamente).
 Cuando se quita un recurso de una tarea, Project elimina todos los costos
reales asociados al recurso. Para mantener los costos reales de la tarea,
Los costos establezca en cero el valor del trabajo restante del recurso antes de quitar el
pueden cambiar recurso. En la vista Uso de recursos, haga doble clic en el nombre del recurso
y luego, en el cuadro de diálogo Información de la asignación, coloque el valor
de Trabajo restante en cero.
Eliminar recursos de empresa del mismo modo que eliminar recursos no sea
de empresa. Sin embargo, cuando se elimina un recurso de empresa de su
Eliminar un proyecto, el recurso aún se mantiene en Project Web App. Si necesita
recurso de eliminar el recurso de empresa de Project Web App (lo que elimina el recurso
empresa de todos los proyectos de empresa), haga clic en recurso > Grupo de
recursos > Grupo de recursos de empresa. Seleccione el recurso y, a
continuación, haga clic en Quitar.

 Formularios de tareas:

Agregar nuevas tareas

Con Project, puede agregar tareas a una programación para dividir el trabajo en
porciones manejables.

Para crear rápidamente una tarea, vaya al diagrama de Gantt, seleccione un

campo Nombre de tarea vacío de la parte inferior de la lista de tareas y, finalmente,
presione Entrar.

SUGERENCIA: Si una tarea se repite conforme a una programación periódica,

solo debe crearla una vez.

Insertar una tarea entre otras tareas existentes

1. Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la nueva tarea.

2. Haga clic en Tarea > Tarea.
 3. Escriba el nombre de la tarea en la fila insertada.

La numeración de los id de tarea se modifica automáticamente, pero la tarea

insertada no se vincula automáticamente a las tareas vecinas. Puede configurar
Project para que vincule automáticamente las tareas insertadas a las tareas
vecinas.

Agregar una tarea a un diagrama de red

1. Haga clic en Vista > Diagrama de red.

2. Haga clic en Tarea > Tarea.

3. En el nuevo cuadro de tarea escriba el nombre de la tarea.

Agregar varias tareas de una vez

El formulario de tareas puede ayudarle a agregar varias tareas a la vez, sobre todo
si las tareas tienen las asignaciones de recursos y dependencias de tareas.

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

 2. Haga clic en Vista y active la casilla Detalles.

La ventana se divide y muestra el diagrama de Gantt en la parte superior y el

formulario de tareas en la parte inferior.

3. En el diagrama de Gantt (parte superior), haga clic en la primera fila vacía al

final de la lista de tareas.
4. En el formulario de tareas (parte inferior), escriba la información relativa a la
nueva tarea:

 En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la tarea nueva.

 En el cuadro Duración, agregue la duración de la tarea.
 Si desea que la duración de la tarea permanezca fija incluso si se
cambian las asignaciones de recursos, active la casilla Condicionada
por el esfuerzo.
 Agregue detalles sobre la tarea (como los recursos asignados y la tarea
predecesora) en las columnas del formulario.

5. Haga clic en Aceptar para guardar la nueva tarea y, a continuación, haga

clic en Siguiente para pasar a la siguiente fila en el diagrama de Gantt.

Crear una tarea repetitiva

Si tiene una tarea que se repite cada par de días o cada mes, en realidad toda
programación que sea regular, Project puede ayudarlo a crearla como tarea
repetitiva, para que solo tenga que configurarla una sola vez.
NOTA: Si tiene una tarea repetitiva que no se ejecuta de forma regular, deberá
crear una tarea diferente para cada caso.

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. Seleccione la fila que está debajo de donde desea que aparezca la tarea
repetitiva.
3. Haga clic en la pestaña Tarea, luego en la parte inferior del botón Tarea y
por último en Tarea repetitiva.

4. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea repetitiva.

5. En el cuadro Duración, agregue la duración de la ejecución de cada tarea.
6. En la sección Frecuencia, haga clic en Diariamente, Semanalmente,
Mensualmente o Anualmente.

Puede precisar cuántas veces se repetirá la tarea en el área situada a la

derecha de estas opciones. Por ejemplo, puede crear una tarea que se repita
todos los martes y jueves, o una tarea que se repita cada tres semanas.

7. En el cuadro Iniciar, escriba una fecha de inicio y después decida cuándo

finalizará la tarea repetitiva:

 Seleccione Finalizar después de y luego escriba la cantidad de

repeticiones de la tarea.
 Seleccione Finalizar el y luego escriba la fecha en la que desea que
finalice la tarea repetitiva.

8. Elija un elemento de la lista Calendario, pero solo si desea que la tarea

repetitiva tenga un calendario diferente del calendario del resto del proyecto.
 Por ejemplo, la tarea repetitiva puede llevarse a cabo en el turno de noche,
mientras el resto del proyecto se realizará en horario comercial.

9. Active La programación omite los calendarios de recursos si desea que

Project programe la tarea repetitiva incluso aunque no se ejecute cuando
haya recursos disponibles para trabajar en ella.

 Vinculación

Vincular tareas de un proyecto

Puede vincular dos tareas cualesquiera de un proyecto para mostrar la relación

existente entre ellas (lo que también se denomina una dependencia de tareas).
Las dependencias controlan la programación del proyecto: una vez vinculadas las
tareas, todos los cambios que realice en la tarea predecesora se aplicarán también
a la sucesora y, de haberla, a la siguiente, y así sucesivamente.

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en las dos tareas que desee
vincular (en la columna Nombre de tarea).
3. Haga clic en Tarea > Vincular tareas.

Para quitar un vínculo, seleccione las dos tareas vinculadas y haga clic
en Tarea > Desvincular tareas.
De forma predeterminada, Project crea un vínculo sencillo de tareas de fin a
comienzo, lo que significa que es necesario finalizar la primera tarea (la
predecesor) para iniciar la segunda (la sucesor).

Project admite cuatro tipos de vínculos de tareas. Para cambiar el tipo de vínculo,
vea Cambiar un vínculo de tareas.

 Cambiar un vínculo de tarea

Al vincular dos tareas, Project crea una dependencia fin a comienzo entre
ellas de forma predeterminada, no se puede iniciar la segunda tarea hasta
que finalice la primera tarea. Pero no es su única opción. Project
admite cuatro tipos de dependencias entre tareas, que cubrir la mayoría de
los proyectos o relaciones predecesora y sucesora. Aquí le mostramos cómo
cambiar un tipo de vínculo:

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. Haga doble clic en la línea de vínculo entre las dos tareas.

NOTA: Si el vínculo es para una tarea externa, Project abre el archivo que
lo incluye.

1. Elija un tipo de dependencia en la lista Tipo.

2. Para deshacerse del vínculo por completo, elija (Ninguno) en la
lista Tipo.
 Sugerencia de administración de proyectos Al cambiar un vínculo de
tarea no se modifica el lugar donde se encuentran las tareas en la jerarquía
(esquema). Para cambiar la jerarquía, aplique o anule sangría a las tareas
para crear subtareas y tareas de resumen.

 Otras maneras de cambiar vínculos

- Cambiar varios vínculos de tareas

Algunas tareas tienen varias dependencias. Por ejemplo, es posible que

no pueda iniciar una tarea sucesora hasta que han terminado de dos o
más tareas predecesor. Puede cambiar o eliminar cualquiera de los
vínculos en el cuadro de diálogo Información de la tarea:

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. Haga doble clic en el campo Nombre de tarea para la tarea que
desea cambiar.
3. Haga clic en la pestaña Predecesoras.

1. Para cambiar un vínculo, elija un tipo de vínculo en la

columna Tipo para dicho vínculo.
2. Para eliminar un vínculo, elija (Ninguno) en la columna Tipo.
3. Para agregar un vínculo, haga clic en el campo Nombre de tarea de
la primera fila en blanco y elija en la lista de tareas.
- Ocultar vínculos de tareas

Varias tareas con múltiples dependencias pueden hacer que su Diagrama

de Gantt se parezca menos una programación y más un enredo. Puede
limpiar su vista ocultando las líneas de vínculo.

NOTA: Este truco no elimina las dependencias entre sus tareas. Solo
oculta las líneas de la vista.

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en Formato > Diseño.
3. En la sección Vínculos, haga clic en la opción de la izquierda (la que
no tiene líneas de vínculo) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

- Dependencias de tareas frente a restricciones de tareas

Es fácil confundir las dependencias de taras (vínculos que muestran una

relación entre tareas) con restricciones de tareas (restricciones sobre
cuándo se puede iniciar o finalizar una tarea).
Insertar una tarea entre tareas vinculadas

Puede configurar Project de modo que cuando se inserte una nueva tarea entre
tareas vinculadas, la nueva tarea se vincula automáticamente a las tareas vecinas.

1. Haga clic en Archivo > Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic
en Programación y desplácese hasta la sección Opciones de
programación de este proyecto.
3. Active la casilla Vincular automáticamente las tareas insertadas o
desplazadas.
4. Inserte la nueva tarea.

Vincular tareas en un diagrama de red

1. Haga clic en Vista > Diagrama de red.

2. Sitúe el puntero en el centro del cuadro de la tarea predecesora.

3. Arrastre la línea hasta el cuadro de la tarea sucesora.
Vincular tareas en un calendario

1. Haga clic en Vista > Calendario.

2. Apunte a la barra de calendario de la tarea predecesora.

3. Arrastre la línea hasta la barra de calendario de la tarea sucesora.

Vincular tareas programadas manualmente

Cuando vincula una tarea programada manualmente a otra tarea, Project asigna
a la primera tarea una ubicación relativa respecto a la segunda.

Puede configurar Project de modo que una tarea programada manualmente no se

mueva cuando la vincule a otra tarea:

1. Haga clic en Archivo > Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic
en Programación y desplácese hasta la sección Opciones de
programación de este proyecto.
3. Desactive la casilla Actualizar tareas programadas manualmente al editar
vínculos.

Otras maneras de vincular tareas

 Si algunas de las tareas dependen de que otro proyecto finalice

correctamente, considere la posibilidad de configurar un proyecto maestro.
 Para destacar cómo una sola tarea se relaciona con otras tareas, use rutas
de tareas.
 Caja de información:

Elegir el informe adecuado en Project 2013

Project incluye nuevos informes y paneles que puede usar para comprobar el
estado general de sus proyectos o para ver si determinadas partes del proyecto
están conformes a la programación. Encontrará estos nuevos informes y paneles
en la pestaña Informe.

Vea las tablas siguientes para obtener información acerca de los informes
predefinidos.

Informes del panel

Para ver todos los informes del panel, haga clic en Informe > Paneles.

Este informe : Muestra :

Muestra el trabajo realizado, las tareas completadas y el trabajo que queda por
Evolución
hacer. Para obtener más información acerca de este informe.
Este informe muestra el estado actual de costes de su proyecto y de las tareas
Información
de nivel superior. Además, muestra los costes planeados, restantes, reales,
general de
acumulados y de línea de base, así como el porcentaje de finalización. De este
costos
modo, podrá determinar si su proyecto se ajustará al presupuesto.
Información
Muestra el porcentaje de finalización del proyecto, los próximos hitos y las tareas
general del
cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido (tareas retrasadas).
proyecto
Muestra el trabajo realizado en la semana actual, el estado de las demás tareas
Próximas tareas
vencidas y las tareas que comienzan la semana próxima.
Información Muestra una evolución del trabajo del proyecto, así como estadísticas de trabajo
general del de todas las tareas de nivel superior para que sepa cuál es porcentaje de
trabajo finalización y que tareas están aún pendientes de realizar.
Informe de recursos

Para ver todos los informes de recursos, haga clic en Informe > Recursos.

Este informe : Muestra :

Muestra el estado de trabajo de todos los recursos sobre asignados con

Recursos sobre
información acerca del trabajo real y restante. Gracias a este informe, podrá
asignados
intentar resolver estas sobreasignaciones en la Vista de planeador de equipo.

Muestra el estado de todas las personas (recursos de trabajo) que están

Visión general
trabajando en su proyecto para que sepa qué trabajo falta por completar y qué
de los recursos
tareas están pendientes de realizar.

Informes de costos

Para ver todos los informes de costos, haga clic en Informe > Costos.

Este informe : Muestra :

Muestra los costos y los costos acumulados por trimestre de todas las tareas
Flujo de caja de nivel superior. Use la opción Lista de campos para mostrar otros costos
u otros periodos de tiempo.
Muestra la variación de costos de todas las tareas de nivel superior y
Sobrecostos recursos de trabajo e indica en qué punto superan los costes reales a los
costos de línea de base.
 Muestra el valor acumulado, la variación y los índices de rendimiento durante
Informe de valor un tiempo. Asimismo, compara los costos y las programaciones con una
acumulado línea de base con el fin de determinar si el proyecto cumplirá la fecha
prevista.
Muestra el estado del costo de los recursos de trabajo (personal y material).
Visión general de
Asimismo, muestra los detalles de costos en una tabla y datos de distribución
costo de recursos
de costos en un gráfico.
Información general Muestra el estado del costo de las tareas de nivel superior. Asimismo,
de costos de la muestra los detalles de costos en una tabla y datos de distribución de costos
tarea en un gráfico.

Informes de progreso

Para ver todos los informes de progreso, haga clic en Informe > En curso.

Este
Muestra
informe :
Este informe muestra todas las tareas con programación ajustada que figuran
Tareas
como críticas en la ruta crítica de su proyecto, lo que indica que cualquier retraso
críticas
en estas tareas provocará retrasos en la programación.

Tareas Muestra las tareas que han comenzado o finalizado con posterioridad a las fechas
retrasadas de inicio y finalización programadas y que cuyo progreso no es el planeado.

Informe de Muestra todas las tareas del proyecto que tienen hitos. Este informe muestra qué
hito tareas tienen retrasos, qué tareas han vencido o las que se han completado.

Muestra todas las tareas del proyecto que están tardando más de lo esperado en
Tareas
completarse y cuya fecha de finalización es posterior a la fecha de finalización de
pospuestas
línea de base.
Elegir una plantilla de informe para crear informes propios

En caso de que los informes predefinidos no se ajusten a sus necesidades, puede

usar una de las siguientes nuevas plantillas de informes para crear sus propios
informes de proyectos.

Para ver todas las plantillas de informes, haga clic en Informe > Nuevo informe.

Esta plantilla
Muestra
de informe

Lienzo en blanco. Utilice la pestaña Herramientas de informe | Diseño para

En blanco
agregar gráficos, tablas, texto e imágenes.

Muestra un gráfico de los datos de su proyecto que incluye el trabajo real, el

trabajo restante y el trabajo predeterminado. Use la Lista de campos para
Gráfico
seleccionar distintos campos para compararlos en el gráfico. Use los botones
situados junto al gráfico para personalizarlo.

Tabla de los datos del proyecto que muestra los campos Nombre, Inicio, Fin y
% completado. Use la Lista de campos para seleccionar distintos campos para
Tabla mostrarlos en la tabla. En el cuadro Nivel de esquema, elija el número de
niveles de esquema que desea mostrar en la tabla. Use las pestañas
Herramientas de tabla para personalizar la tabla.

Dos gráficos en paralelo que muestran los mismos datos del proyecto. En uno
Comparación de los gráficos, use la Lista de campos para elegir los campos que desea que
se muestren en paralelo para compararlos con los campos del otro gráfico.

SUGERENCIA: Los informes que cree se mostrarán en la lista de informes

personalizados. Para usarlos, haga clic en Informe >Personalizado.
Ver informes visuales de forma instantánea en Excel o Visio

En Project 2013, también puede ver datos específicos de proyectos en un informe

visual en Excel o Visio, siempre que tenga estos programas instalados. Para ello,
haga clic en Informe > Informes visuales, seleccione un informe de Excel o Visio
para sus datos de proyecto y haga clic en Ver. Excel creará un archivo de cubo de
procesamiento analítico en línea (OLAP) local y mostrará los datos en un gráfico
dinámico de Excel o en un diagrama dinámico de Visio.

En el cuadro de diálogo Informes visuales, podrá elegir una de las siguientes

plantillas de informes.

Plantillas de informes de Excel Plantillas de informes de Visio

 Informe de costo previsto  Informe de línea de base (sistema métrico o

 Informe de trabajo previsto
 Informe de costo presupuestado
 Informe de trabajo presupuestado
 Informe de flujo de efectivo
 Informe de valor acumulado a lo largo del
tiempo
 Informe de resumen de costo del recurso
 Informe de trabajo restante del recurso
 Informe de disponibilidad de trabajo del
recurso
 Informe de resumen de trabajo del recurso
Imperial)
 Informe de flujo de efectivo (sistema métrico
o Imperial)
 Informe de estado de tareas críticas (sistema
métrico o Imperial)
 Informe de disponibilidad de los recursos
(sistema métrico o Imperial)
 Informe de estado de los recursos (sistema
métrico o Imperial)
 Informe de estado de la tarea (sistema
métrico o Imperial)
 Empleo de las tablas

Para crear una tabla nueva

1. En el menú Ver, seleccione Tabla:<Nombre de la tabla> y, a continuación,
seleccione Más tablas.
2. En el cuadro de diálogo Más tablas, haga clic en Nueva.
3. En el cuadro de diálogo Definición de tabla en '<nombre>', en el
cuadro Nombre, escriba un nombre para la nueva tabla.
4. Haga clic en la columna Nombre de campo para seleccionar los campos que
deben mostrarse en la tabla.
5. Para cada campo deseado, seleccione un nombre de campo en la lista
desplegable de la columna Nombre de campo.
6. Para cada campo, especifique los valores de configuración adicionales que
sean necesarios:
a. En la columna Alinear datos, especifique cómo deben alinearse los datos
cuando se muestren.
b. En la columna Ancho, especifique el ancho de la columna.
c. En la columna Título, escriba un nombre para el encabezado de columna
si desea que sea diferente del nombre de campo.
d. En la columna Alinear título, especifique cómo debe alinearse el título.
e. En la columna Ajustar encabezado, especifique si el encabezado de
columna puede ajustarse a varias líneas, o si debe truncarse al superar
el ancho de columna.
7. Después de definir la tabla, haga clic en Aceptar. A continuación, haga clic
en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Más tablas.
También puede copiar las tablas. Copiar las tablas resulta muy útil para comenzar
a trabajar en una definición de tabla existente, como Seguimiento de Team Explorer.
Después, puede agregar, quitar o modificar los campos para definir una nueva tabla.

Para copiar una tabla

1. En el menú Ver, seleccione Tabla:<Nombre de la tabla> y, a continuación,
seleccione Más tablas.
2. En el cuadro de diálogo Más tablas, seleccione la tabla que desee copiar y
haga clic en Copiar.
3. En el cuadro de diálogo Definición de tabla en '<nombre>', en el
cuadro Nombre, escriba un nombre para la nueva tabla.
 4. Complete el resto del cuadro de diálogo tal y como sea preciso y haga clic
en Aceptar.

IV. RECURSOS

 Declaración en hoja de recursos

Crear un grupo de recursos

NOTA: Si usa Project Professional 2013 y los recursos están en un grupo de

recursos empresariales de la organización, no necesita crear otro grupo de
recursos.

1. Abra Project 2013, haga clic en Proyecto en blanco > Recurso.

2. Haga clic en la flecha junto a Organizador de equipo y haga clic en Hoja
de recursos.
3. Haga clic en Agregar recursos e importe la información de los recursos
existentes.

Para especificar la información de nuevos usuarios, haga clic en Recurso de

trabajo y agregue el Nombre de recurso y los detalles.

Después de crear un grupo de recursos compartidos, la información para cada

proyecto compartido procede de este grupo de recursos, y toda la información
como asignaciones, costos y disponibilidad se encuentran en esta ubicación
central.

Usar el grupo de recursos

1. Abra el proyecto del grupo de recursos.

2. Abra el proyecto que compartirá recursos del grupo y haga clic
en Recurso >Grupo de recursos > Compartir recursos.

1. Haga clic en Utilizar recursos y, en el cuadro De, haga clic en el proyecto

del grupo de recursos que abrió en el paso 1.

1. Haga clic en El grupo de recursos tiene prioridad si desea que la

información del grupo de recursos sobrescriba cualquier información
conflictiva de su proyecto (compartidor).

O bien:

Haga clic en El proyecto compartidor tiene prioridad si desea que la información

del proyecto sobrescriba cualquier información conflictiva del grupo de recursos.
 1. Haga clic en Aceptar.

Ahora puede usar los recursos para su proyecto. Los recursos que haya en su
proyecto se agregan automáticamente al grupo.

1. Para ver la lista de recursos compartidos, haga clic en Tarea> Diagrama

de Gantt > Hoja de recursos.

Trabajar con la información de uso de los recursos

Puede ver y actualizar el archivo del grupo de recursos desde su archivo de

proyecto (archivo que comparte) actual. Se recomienda actualizar y ver
periódicamente los recursos para obtener información reciente sobre las
asignaciones y cómo afectan a sus proyectos.

NOTA: Para modificar directamente un archivo de grupo de recursos, necesita

acceso de lectura y escritura a dicho archivo. De lo contrario, solo puede ver el
uso de los recursos y realizar cambios en los recursos de su proyecto.

1. Abra su archivo que comparte de proyecto.

2. En el cuadro que aparece, haga clic en Abrir el grupo de recursos para ver
las asignaciones contenidas en todos los archivos que comparten. El grupo
de recursos se abre en modo de solo lectura.
 3. Para ver las asignaciones entre los proyectos que comparten el grupo de
recursos, haga clic en Tarea> Diagrama de Gantt > Uso de recursos.

SUGERENCIA: Los nombres de recurso que aparecen en rojo indican una

sobreasignación del mismo.

Puede actualizar con nuevos recursos, actualizar el total programado y la

información de trabajo.

1. Después de realizar las actualizaciones, haga clic en Recurso > Grupo de

recursos > Actualizar grupo de recursos.
SUGERENCIA: Si Actualizar grupo de recursos no está disponible para su
proyecto, quizás haya abierto el archivo de grupo de recursos en modo de lectura
y escritura. Ciérrelo y vuelva a abrirlo en modo de solo lectura.

 Asignación.

Asignar personas para que trabajen en tareas

Normalmente, una vez que las tareas se introducen en una

programación, se asignan a personas para que trabajen en ellas.
Después de todo, los proyectos no se realizan por ellos mismos.

1. En el diagrama de Gantt, vaya a la columna Nombres de los

recursos.
2. Haga clic en la flecha y elija las personas que trabajarán en la tarea.

3. Si no ve el nombre de la persona que desea asignar, escriba un

nombre nuevo.

Si no ve nombres en la lista, no se habrá agregado a nadie al proyecto

todavía. Escriba un nombre nuevo en la columna o bien, agregue
recursos a su proyecto antes de asignarlos para trabajar en tareas.

Para agregar recursos como equipo y materiales, vea Agregar y asignar

recursos materiales a tareas.

En Project Professional 2016, algunos recursos pueden requerir la

aprobación de un administrador de recursos. Si está conectado a Project
Online, es posible que algunos recursos que requieren que solicitar
compromiso de recurso antes de que el recurso puede usarse en su

proyecto. Project muestra este indicador si debe solicitar un

compromiso. Una contratación es un contrato entre un jefe de proyecto y
un administrador de recursos, para permitir que un recurso específico
trabajar en un proyecto para un período de tiempo, en un determinado
porcentaje del tiempo de ese recurso o para un número determinado de
horas.

Asignar un tiempo parcial de persona a una tarea

Supongamos que desea asignar tiempo parcial de alguien a un proyecto.

Puede establecer cuánto tiempo desea que una persona pase con el
cuadro Asignar recursos.

1. En el diagrama de Gantt, seleccione la tarea.

2. Haga clic en la pestaña Recurso > Asignar recursos.
3. En el cuadro Asignar recursos, elija los recursos que desea asignar
y haga clic en Asignar recursos.
En el ejemplo siguiente, Amy es el recurso. Al introducir 50% en el
cuadro Unidades, se le asigna ahora para trabajar el 50 por ciento en
la tarea “Construir la valla”. Bob también está en la tarea pero dado
que la columna Unidades está en blanco, a Bob se le asigna
automáticamente el 100 por cien a la tarea.
 SUGERENCIA: A veces, al asignar recursos a una tarea, la duración o la
longitud de la tarea puede cambiar de manera inesperada. Si esto ocurre,
active la configuración condicionada por el esfuerzo de la tarea. La
configuración de la tarea o del recurso también podría estar causando
cambios de programación inesperados. Para comprobarlo, mire todos los
factores de programación que pueden afectar a la tarea.

 Disponibilidad

Si lo desea, puede establecer los tiempos de disponibilidad directamente

en el cuadro de diálogo Información del recurso y, al mismo tiempo,
derivar el calendario de la persona para que la organización sepa que no
estará activa durante un determinado período de tiempo.

1. Haga clic en Vista > Vistas de recursos > Hoja de recursos.

2. Haga clic con el botón secundario en el nombre del recurso y haga
clic en Información.
3. Haga clic en la pestaña General.
4. En el campo Disponible desde, escriba la fecha de comienzo del
recurso en el proyecto.
5. En el campo Disponible hasta, escriba la fecha de finalización del
recurso.
6. En el campo Unidades, escriba la capacidad máxima de
disponibilidad del recurso respecto al período de tiempo
especificado.
 Los siguientes datos sobre la columna Unidades pueden resultarle muy
interesantes.

 Puede establecer la capacidad máxima como porcentaje (50%,

100% o 300%, por ejemplo) o como decimal (0,5, 1 o 3, por
ejemplo).
 Para establecer la disponibilidad de un recurso a tiempo parcial,
establezca un porcentaje inferior a 100. Por ejemplo, si el recurso
estará trabajando a media jornada durante el período de tiempo
establecido, escriba 50%.
 Si desea establecer las unidades para un grupo de recursos,
asegúrese de que el porcentaje representa a todos los miembros
del grupo. Por ejemplo, si el grupo está compuesto por tres
personas a tiempo completo, escriba 300%.

Sugerencia Cómo probarlo

Si desea ajustar la Use los perfiles de trabajo para que Project ajuste automáticamente el
disponibilidad con trabajo de una persona en una tarea determinada con un patrón. Por
mayor precisión, use ejemplo, si desea que Project tenga en cuenta el tiempo de
los perfiles de trabajo. inicialización en una tarea, puede aplicar un patrón “decreciente” al
trabajo de una persona en dicha tarea. De hacerlo así, Project
agregará más trabajo al comienzo de la asignación de tareas que al
final.
Sugerencia Cómo probarlo

La mejor manera de comprobar cómo funciona es probarlo, así que

aplique un perfil de trabajo a una asignación. Para ello, cambie a la
vista Uso de tareas. Haga doble clic en el nombre del recurso y haga
clic en Perfil de trabajo.

Nota Solo podrá cambiar la distribución del trabajo con este proceso
en las tareas programadas automáticamente.

Método abreviado para Puede escribir una fecha en el campo Disponible hasta en cualquier
definir fechas de vista con una tabla sin escribir una fecha en la columna Disponible
disponibilidad desde.

 Ajustes a duraciones

Cambiar el tipo de tarea que usa Project para calcular la duración

de la tarea

Project usa uno de los tres tipos de tareas para calcular la duración de
tareas y posteriormente sus fechas de finalización (o fecha de finalización
de sus fechas de comienzo si ha programado el proyecto desde el
proyecto en lugar de la fecha de comienzo).

Descripción general de los tipos de tareas

Los tres tipos de tareas usados en Project son unidades fijas, trabajo fijo
y duración fija. De manera predeterminada, Project usa las unidades fijas.

Cuando se modifica uno de los tres elementos, los tipos de tareas afectan
a la programación de la forma siguiente.

Si revisa las Si revisa la Si revisa el

En una
unidades duración trabajo
Tarea de La duración se El trabajo se La duración se
unidades fijas vuelve a calcular. vuelve a calcular. vuelve a calcular.
Tarea de La duración se Las unidades se La duración se
trabajo fijo vuelve a calcular.vuelven a vuelve a calcular.
calcular.
Tarea de El trabajo se El trabajo se Las unidades se
duración fija vuelve a calcular. vuelve a calcular. vuelven a
calcular.
Ejemplos de cómo los tipos de tareas cambian los valores numéricos

Supongamos que tiene una tarea de unidades fijas con una unidad de
recurso a tiempo completo disponible durante 8 horas al día. Usted crea
la tarea con una duración de 10 días y 80 horas de trabajo.

 Si dispone de otro recurso a tiempo completo que puede ayudar en

la tarea, Project vuelve a calcular la duración de la tarea. Ésta ahora
tiene dos unidades asignadas, de 5 días de duración y 80 horas de
trabajo.
 Si averigua que dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de
10, Project vuelve a recalcular el trabajo de la tarea, que tiene ahora
una duración de 8 días, con 64 horas de trabajo y 1 unidad de
recurso.
 Si resulta que la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project
vuelve a calcular la duración de la tarea. Ésta ahora tiene 100 horas
de trabajo, con una duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso.

Supongamos ahora que la misma tarea es ahora una tarea de trabajo fijo.
Esto significa que la tarea sólo puede realizarse en la cantidad de trabajo
que haya especificado, ni más ni menos. En este ejemplo, la tarea
dispone de 1 recurso a tiempo completo para 8 horas al día, cuya
duración es de 10 días y 80 horas de trabajo.

 Si averigua que otro recurso a tiempo completo puede ayudar en la

tarea, Project vuelve a calcular su duración. Ahora la tarea tiene 2
unidades asignadas, dura 5 días y 80 horas de trabajo.
 Si resulta que dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de 10,
Project vuelve a calcular las unidades de recurso de la tarea. Para
finalizar la tarea en 80 horas y 8 días, hay que asignar 1,25 unidades
de recurso. La unidad de recurso actualmente asignada a la tarea se
asigna al 125%. Debe asignar otro recurso para asumir la asignación
adicional del 25%.
 Si resulta que la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project
vuelve a calcular la duración de la tarea. Ésta ahora tiene 100 horas
de trabajo, con una duración de 12,5 días y 1 unidad de recurso.
Finalmente, supongamos que la misma tarea es una tarea de duración
fija. Esto significa que la tarea debe finalizarse en la duración que se haya
especificado. De nuevo, en este ejemplo, la tarea dispone de 1 recurso a
tiempo completo durante 8 horas al día, tiene una duración de 10 días
con 80 horas de trabajo.

 Si resulta que dispone de otro recurso para ayudar en la tarea,

Project vuelve a calcular el trabajo asignado a cada recurso. Cuando
sólo había 1 recurso asignado a la tarea, dicho recurso contaba con
80 horas para terminar el trabajo. Al asignar otro recurso a la tarea,
cada recurso necesitará 40 horas para finalizar la tarea, en los
mismos 10 días, para un total de 80 horas de trabajo. Al agregar otra
unidad de recurso, también revisa la asignación de ambas unidades
al 50% cada una, de tal forma que ahora están disponibles para
trabajar al 50% en otras tareas.
 Si averigua que dispone de 8 días para finalizar la tarea en lugar de
10, Project vuelve a recalcular el trabajo de la tarea, que tiene ahora
una duración de 8 días, con 64 horas de trabajo y 1 unidad de
recurso.
 Si resulta que la tarea durará 20 horas de trabajo adicional, Project
vuelve a calcular las unidades de recurso de la tarea, de tal forma
que el trabajo adicional se lleve a cabo en los 10 días asignados. La
tarea ahora tiene 100 horas de trabajo, con una duración de 10 días
y 1,25 unidades de recurso. La unidad de recurso actualmente
asignada a la tarea se asigna al 125%. Necesita por tanto asignar
otro recurso para que se ocupe de la asignación adicional del 25%.

NOTA: Como las asignaciones de recursos de costo no tienen valores

para el trabajo o unidades, estos valores no se volverán a calcular cuando
se modifica la fecha de comienzo o la fecha de fin. Además, las fechas
no se vuelven a calcular nunca para una asignación de recursos de costo,
porque no puede modificar el trabajo ni las unidades.

Quitar de las tareas la programación condicionada por el esfuerzo

Para todas las tareas, tras asignar un recurso, la tarea se programará

según la fórmula duración = trabajo / unidades. Cualquier tarea, puede
elegir qué parte de la ecuación que calcula Project estableciendo el tipo
de tarea. Al asignar o quitar personas de una tarea, Project prolonga o
acortará la duración de la tarea en función del número de recursos
asignados a ella, pero Project no cambia el trabajo total de la tarea. Esto
se denomina programación condicionada por el esfuerzo y es el valor
predeterminado que usa Project cuando se asignan recursos a tareas.

Aunque la programación condicionada por el esfuerzo puede funcionar

en la mayoría de los escenarios, a veces se desea cambiar este
comportamiento para reflejar con más exactitud lo que ocurre en una
tarea particular cuando se agregan o se quitan recursos. Por ejemplo,
puede ver el aumento de trabajo total cuando agrega más personas a una
tarea determinada.

NOTA: No se puede quitar la programación condicionada por el esfuerzo

de las tareas de trabajo fijo. Las tareas de trabajo fijo no tienen valores
de trabajo flexibles y, por tanto, están siempre condicionadas por el
esfuerzo.

1. En el menú Ver, haga clic en Gráfico de Gantt.

2. Haga clic en la fila de la tarea en la que no desea utilizar la
programación condicionada por el esfuerzo.

Para cambiar hasta 10 tareas a la vez, mantenga presionada la tecla

CTRL y haga clic en la fila de cada tarea. Si las tareas están situadas
consecutivamente en la cuadrícula, haga clic en la primera tarea,
presione la tecla MAYÚS y haga clic en la última tarea para seleccionar
todo el bloque de tareas.

3. Haga clic en Información de la tarea y, a continuación, haga clic

en la ficha Opciones avanzadas.
4. Desactive la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo.

Cuando trabaje con la programación condicionada por el esfuerzo, tenga

presente las siguientes consideraciones:

 Los cálculos condicionados por el esfuerzo se aplican sólo después

de que los primeros recursos se hayan asignados inicialmente a la
tarea. Una vez asignados los primeros recursos, el valor del trabajo
 no cambia cuando se asignan nuevos recursos o se quitan de la
misma tarea.
 Si el tipo de tarea asignada es Unidades fijas, la asignación de
recursos adicionales acorta la duración de la tarea.
 Si el tipo de tarea asignada es Duración fija, la asignación de
recursos adicionales disminuye los valores de la unidad individual
para los recursos.
 Si el tipo de tarea asignada es Trabajo fijo, la asignación de recursos
adicionales acorta la duración de la tarea.
 Las tareas de resumen y los proyectos insertados no se pueden
establecer en Condicionada por el esfuerzo.
 Visualización y ajuste de recursos asignados

 Vista de uso de recursos

Revisar las cargas de trabajo de recursos mediante la vista Uso de

recursos

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2. Revise los nombres de recurso y sus tareas asignadas en la parte de
tabla de la vista Uso de recursos.
3. Revise la parte de escala temporal de la vista para ver cómo está
asignado el trabajo en el período de tiempo seleccionado.

En muchas vistas de recursos, incluida la vista Uso de recursos, los recursos

sobre asignados se muestran en rojo. Se produce una sobreasignación
cuando se excede la capacidad máxima de un recurso en cualquier período
de tiempo. En las hojas de recursos, el campo Indicadores de recursos sobre
asignados también incluye el indicadores de redistribución de recursos,
que indica que el recurso está redistribuir. Compruebe el indicador y revise
las asignaciones de tareas para evaluar si la sobreasignación es aceptable.

Por ejemplo, suponga que dos tareas tienen una duración de cuatro horas y
que ambas empiezan y terminan al mismo tiempo. Si asigna ambas tareas a
Enrique, éste está técnicamente sobre asignado, ya que durante el intervalo
de cuatro horas de las dos tareas, Enrique trabaja al 200 por ciento. No
obstante, si la redistribución se realiza diariamente, Enrique no necesita una
redistribución, ya que durante todo el día no excede su capacidad total de
trabajo de ocho horas.
 NOTA: Junto a las asignaciones de recursos para tareas en el proyecto
abierto actualmente, la vista Uso de recursos también muestra asignaciones
de recursos de resumen. Las asignaciones de recursos de resumen indican
la cantidad de trabajo total que un recurso tiene asignado en todos los demás
proyectos. Las asignaciones de recursos de resumen sólo se muestran si está
conectado a Microsoft Office Project Server y tiene abierto un proyecto de
empresa. Si no desea que las filas de asignación de resumen afecten a los
totales mostrados en la vista Uso de recursos, puede seleccionar las filas de
asignación de resumen y presionar SUPRIMIR.

También puede mostrar y modificar la vista Uso de recursos para ver todas
las asignaciones de recursos y sus porcentajes de asignación de trabajo en
un parte de horas. Esta vista muestra todas las asignaciones por recursos y
muestra cómo se han asignado estos recursos a las tareas asignadas en el
tiempo.

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

2. En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle.
3. En la lista Campos disponibles, haga clic en Asignación porcentual y, a
continuación, haga clic en Mostrar.
4. Revise la parte de escala temporal de la vista. En la fila % asig. que
acaba de agregar, puede ver el porcentaje del período laborable
disponible total del recurso que está asignado a asignaciones durante
el período de tiempo seleccionado. Además, la parte de escala temporal
de la vista muestra el trabajo sobreasignado del recurso y su porcentaje
de asignación en rojo, lo que hace posible detectar cuándo exactamente
se han sobreasignado los recursos.

SUGERENCIA: Puede acercar el período de tiempo mostrado en la escala

temporal (por ejemplo, puede cambiar la vista de días a horas) haciendo clic

en Acercar .

En la imagen vemos que Pedro, el recurso que está en rojo (sobreasignado),

trabaja, no sólo más horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada
dos tareas en los mismos días. Podemos resolver la sobreasignación colocando
horas extras, cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y
poniendo un recurso que esté disponible, etc.
  Vista de gráfico de recursos

Las vistas de gráficos proporcionan una imagen de la programación y del

progreso del proyecto.

 Organizador del equipo

 Sobreasignaciones

La sobreasignación de recursos se produce cuando un recurso tiene

asignadas más tareas de las que puede llevar a cabo dentro de su periodo
laborable, tanto, días que le correspondan trabajar como el horario que tenga
asignado.
Cuando esto sucede, Project nos avisa colocándonos una advertencia en la
columna Indicadores o en la Hoja de recursos aparecerá el/los recursos
sobreasignados en color rojo.
Como jefe de proyecto, uno de los aspectos más importantes de su función
es la supervisión de las asignaciones de cada uno de los recursos, para que
pueda equilibrar de forma eficaz sus cargas de trabajo. Es posible que
algunos recursos se encuentren sobreasignados mientras que otros pueden
estar infraasignados. Puede revisar la eficacia con la que se están usando los
recursos en el proyecto y si necesita realizar algún ajuste viendo sus cargas
de trabajo y disponibilidad en Microsoft Office Project.
Como resolver las sobreasignaciones.
• La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cual
está asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las
sobreasignaciones.
• También en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar
nuestros recursos con el fin de no sobreasignarlos.
• También Project nos ofrece una función para redistribuir los recursos
ajustando a gusto ciertos parámetros.

Vista Uso de recursos.

En la imagen vemos que Pedro, el recurso que está en rojo (sobreasignado),

trabaja, no sólo más horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada
dos tareas en los mismos días. Podemos resolver la sobreasignación
colocando horas extras, cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a
Pedro y poniendo un recurso que esté disponible, etc.

Filtrar antes de asignar.

Mediante el cuadro Asignar recursos podemos, antes de asignarlos, filtrar

aquellos que estén disponibles para la tarea que tengamos seleccionada.
Para ello:
1. Desplegar Opciones de lista de recursos del cuadro de diálogo Asignar
recurso.

2. En Filtrar por: podemos elegir entre varias opciones de filtro, tener en

cuenta que no estamos eliminando recursos de la lista, sino que estamos
eligiendo que recursos ver según el criterio elegido.
3. Si tildamos la opción Disponible para trabajar e ingresamos las horas, nos
mostrará los recursos que estarán disponibles para la tarea seleccionada.
Nota: Podemos aplicar un filtro y restringirlo todavía más tildando esta
opción, por lo cual tener cuidado en el momento de filtrar. En caso de no
aplicar un filtro y sí marcar esta opción procurar destildar Filtrar por:
4. El botón Más filtros nos abre un cuadro de diálogo con más criterios de
filtrado, el botón Nuevo de este cuadro de diálogo nos permite, mediante
instrucciones lógicas, crear nuestros propios filtros.

Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando y dividiendo

tareas, según los criterios que establezcamos en este cuadro de diálogo.

Redistribuir recursos.

Project nos ofrece una herramienta para la redistribución de recursos.

Para activarla debemos ir a Herramientas → Redistribuir recursos…
 Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando y dividiendo
tareas, según los criterios que establezcamos en este cuadro de diálogo.

 Consultar nombres de tareas y recursos

Al mostrar los nombres de las tareas junto a las barras correspondientes del
diagrama de Gantt, el conjunto puede resultar más atractivo y fácil de leer,
sobre todo si quiere que se vea solo la barra lateral del diagrama en una
reunión o un informe.

Pero no tiene por qué conformarse con eso. Puede agregar prácticamente
cualquier información sobre el proyecto junto a las barras de Gantt, como por
ejemplo nombres de personas, costos o duraciones de tareas. Y puede
agregar texto donde desee, ya sea arriba, abajo o incluso dentro de las barras.

En este ejemplo, pueden verse los pasos necesarios para agregar nombres
de tareas a la derecha de las barras de Gantt.
1. En la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Formato > Estilos de barra.

SUGERENCIA: Si tiene prisa, haga clic con el botón secundario dentro

de la parte de gráfico de la vista de diagrama de Gantt y luego haga clic
en Estilos de barra.

2. En el cuadro de diálogo Estilos de barra, haga clic en la pestaña Texto.

3. En la fila con la etiqueta Derecha, haga clic en el campo “Nombre”.

Sugerencia de administración de proyectos: Para mejorar la

claridad y el atractivo visual de las barras de Gantt y no acumular
demasiado contenido, agregue nombres de tareas solo a las tareas de
resumen.
 Ahora que ha empezado a dejar volar su creatividad, le explicamos
otras cosas que puede hacer para mejorar el aspecto de las barras de
Gantt.

Para Cómo probarlo

Haga doble clic en una sola barra. En del cuadro, haga
clic en la pestaña Texto de la barra y luego elija el tipo
de texto que desee ver cerca de las barras de Gantt.
Agregar texto a barras
concretas
Asegúrese de hacer doble clic en las barras y no en el
espacio que las rodea. De lo contrario, no aparecerá el
cuadro de diálogo.
Agregar texto Para agregar texto exclusivo que no sea un campo de
personalizado a las proyecto, escriba un campo de texto personalizado,
barras como Texto1, Texto2 o Texto3.

V. RUTA CRÍTICA

 Conceptualización

La ruta crítica consiste en grupo de tareas o un incluso una sola que deben
completarse para que un proyecto finalice a tiempo.

Las tareas críticas no se pueden retrasar sin que se altere la fecha de fin de
proyecto, sin embargo existen proyectos donde es común que las tareas tengan
un margen de demora y se pueden retrasar la fecha sin afectar el proyecto.

En Project una tarea se considera crítica cuando cumple una de las condiciones
siguientes:

 No tiene margen de demora.

 Se establece que la tarea comience o que no finalice después de una
fecha determinada.
 Las delimitaciones son de fecha Debe comenzar el (DCE) o Debe
finalizar el (DFE).
 Está delimitada Lo más tarde posible (LMTP) en un proyecto a partir de
una fecha de comienzo.
 Está delimitada Lo antes posible (LAP) en un proyecto a partir de una
fecha de fin.
 Tiene una fecha de fin que es igual o posterior a su fecha límite.
 Tareas críticas (campos)

Los campos Tareas críticas indican si una tarea o la tarea de una asignación
poseen un margen de retraso en la programación o si se encuentra en la ruta
crítica. El campo Tareas críticas contiene el valor Sí cuando la tarea es crítica y
No cuando la tarea no es crítica.

Existen dos categorías de campos Tareas críticas.

Tipo de dato Sí/No

Tareas críticas (campo de tareas)

Tipo de entrada Calculado

Cómo se calcula Puede escribir un valor en el cuadro Las tareas son críticas
si la demora es menor o igual a en la ficha Cálculo del cuadro de
diálogo Opciones. El valor predeterminado de esta opción es 0 días. Si el valor
del campo Margen de demora total de una tarea es menor o igual que el valor
especificado, el campo Tareas críticas de la tarea se establece en Sí. Si el valor
del campo Margen de demora total es mayor que el valor especificado, el campo
Tareas críticas se establece en No.

Recomendaciones Agregue el campo Tareas críticas a una hoja de tareas

cuando desee ver las tareas que son críticas y no se pueden retrasar sin que
también se retrase el resto de la programación. También puede aplicar filtros a
este campo para ver todas las tareas críticas de la programación.

Ejemplo Supongamos que está preparando una reunión para comprobar el

estado del proyecto y desea revisar las tareas futuras que son críticas. Aplique
el filtro al campo Tareas críticas para ver únicamente dichas tareas.

Notas Puede calcular varias rutas críticas. Si activa la casilla de

verificación Calcular varias rutas críticas en la ficha Cálculo del cuadro de
diálogo Opciones, cada conjunto independiente de tareas del proyecto se
considera un miniproyecto para el cálculo de las tareas críticas y las fechas
límite.
 Tareas críticas (campo de asignación)

Tipo de entrada Calculado

Cómo se calcula Si la tarea de esta asignación es crítica, este campo se

establece con el valor Sí. De manera predeterminada, la tarea es crítica si el
margen de demora es cero. Esto significa que si la tarea se retrasa, las tareas
sucesoras y la fecha de finalización del proyecto se retrasarán también.

Recomendaciones Agregue el campo Tareas críticas a la vista Uso de tareas

o Uso de recursos si desea ver, ordenar, filtrar o agrupar las asignaciones por
tareas críticas en el proyecto. Este procedimiento es especialmente útil si ajusta
asignaciones y desea asegurarse de que los ajustes que realiza no afectan a la
programación de tareas críticas.

Ejemplo Está realizando ajustes de trabajo en asignaciones concretas para

resolver sobreasignaciones de recursos, pero desea asegurarse de que los
cambios no van a afectar a la fecha de fin del proyecto. Agregue el campo Tareas
críticas a la vista Uso de recursos para saber qué asignaciones tienen menor
flexibilidad de programación.

 Ajuste de la ruta

Mostrar la ruta crítica de su proyecto

Todas las tareas son importantes, pero solo algunas de ellas son críticas. La ruta
crítica es una cadena de tareas vinculadas que afectan directamente a la fecha
de finalización del proyecto. Si una tarea de la ruta crítica está retrasada, se
retrasa todo el proyecto.

1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. Haga clic en Formato y seleccione la casilla de verificación Tareas
críticas.
Ahora, las tareas de la ruta crítica tienen barras de Gantt rojas.

Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas

Puede ver la ruta crítica en cualquier vista de tareas resaltándola.

1. Haga clic en la pestaña Vista y seleccione una vista del grupo Vistas de
tareas.
2. En la pestaña Vista, seleccione Crítico en la lista Resaltar.
La ruta crítica se muestra en amarillo.
3. Para ver solo las tareas de la ruta crítica, haga clic en la flecha Filtrar y
seleccione Crítico.

SUGERENCIA: En un diagrama de red, las tareas de la ruta crítica se muestran

automáticamente en rojo. No es necesario resaltarlas.

Ver la ruta crítica en un proyecto principal

Al administrar un proyecto principal, todos los subproyectos pueden estar en la

ruta crítica. Puede ver si es verdadero si indica a Project que trate a los
subproyectos como si fueran tareas de resumen.
 1. Haga clic en Archivo > Opciones.
2. Haga clic en Programar y desplácese hasta el área Opciones de cálculo
para este proyecto.
3. Asegúrese de activar la casilla Calcular los proyectos insertados como
tareas de resumen.

SUGERENCIA: Esta configuración no afecta a otros proyectos. Es decir, solo se

aplica al proyecto principal en el que está trabajando.

Cambiar las tareas que se muestran en la ruta crítica

Normalmente, las tareas críticas no tienen margen de demora. Aun así, puede
indicar a Project que incluya las tareas con uno o varios días de demora en la
ruta crítica, de modo que pueda ver con tiempo los problemas potenciales que
puedan producirse.

1. Haga clic en Archivo > Opciones.

2. Haga clic en Avanzado y desplácese hasta el área Opciones de cálculo
para este proyecto.
3. Agregue un número al cuadro Las tareas son críticas si la demora es
inferior o igual a.

VI. VISTAS

 Vistas disponibles

Los gráficos Gantt proporcionan una vista del progreso del proyecto. Pero puede
obtener información crítica sobre todas las áreas de la programación en las vistas
de Project. Elegir la vista adecuada de la programación es el primer paso para
mantener en proyecto conforme a la programación.
Paso 1: Encontrar la vista adecuada

Lo primero es lo primero: debe encontrar la vista adecuada

para cada propósito. Por ejemplo, es mejor ver la información
Elegir la vista
del equipo en la vista del planificador de equipo o la vista de
adecuada
uso de recursos, y no en el gráfico Gantt donde se muestra
la información de las tareas.
Ver el progreso de la
La manera más simple de visualizar el progreso es ver cómo
programación en el
las barras Gantt cambian a medida que avanza el trabajo.
gráfico de Gantt
Una escala de tiempo permite informar sobre la "gran
Visualizar las imagen". Proporciona una instantánea de las tareas y los
actividades del hitos clave para las reuniones sobre el estado. Basta con
proyecto en una incluirla en una diapositiva de PowerPoint, imprimirla o
escala de tiempo enviarla por correo electrónico a su jefe para un informe
instantáneo.
Cuando los proyectos se vuelven más complejos, un
diagrama de red de las relaciones entre tareas permite
Visualizar el trabajo
ordenar todas las partes interconectadas de una
en un diagrama de
programación. Los diagramas de red muestran una vista
red
clásica de la información del proyecto con cuadros y líneas
interconectados.
El valor acumulado es una potente característica de Project
para realizar seguimientos y presupuestos, y no es
Visualizar informes especialmente complicada. El valor acumulado permite
de estado de valor responder preguntas como "Teniendo en cuenta la cantidad
acumulado de trabajo realizado hasta el momento en este proyecto,
¿cuánto dinero se supone que tendríamos que haber
gastado?" o "¿Vamos a finalizar a tiempo?".
Visualizar la Cree y personalice informes gráficos llamativos sobre
información del cualquier información del proyecto que desee. Y si el aspecto
proyecto en un del informe no le convence, se puede personalizar en unos
informe atractivo segundos.

Con un proyecto complejo, el lado de las barras del gráfico

Resaltar los vínculos
Gantt puede empezar a parecer abarrotado con barras de
a las tareas
múltiples colores y líneas de vínculos que se dirigen a todas
 partes. Para ordenarlo visualmente, puede mostrar una ruta
de tarea que resalte los predecesores y sucesores de una
única tarea.

Imprima las vistas de Project desde la impresora de escritorio

Imprimir una vista o en un trazador gigante para colgar la impresión en el pasillo
o en una mesa de dibujo.

Paso 2: Ajusta la vista

Agregue columnas a una vista del proyecto para ver

Agregar una columna a más información sobre una tarea. También puede
una vista ocultar una columna para proteger información
confidencial.
Puede ajustar la escala de tiempo para mostrar
unidades de tiempo mayores o menores, desde horas
Cambiar la escala de hasta años. Por ejemplo, es posible que desee mostrar
tiempo en una vista el tiempo en años fiscales en lugar de años naturales, o
quizás desee mostrar las barras de Gantt por meses y
no días.
Si hay demasiadas tareas en el proyecto para
visualizarlas claramente, intente agrupar las tareas por
Agrupar tareas o
categorías. La agrupación ofrece muchas opciones de
recursos
ordenación, como la prioridad, el tipo de restricción o el
estado de finalización.
A veces, ver dos vistas es mejor que una sola. Por
ejemplo, con el gráfico Gantt en una vista superior,
puede desplazarse abajo para ver los detalles de una
Dividir una vista tarea específica mediante una vista inferior. Los
administradores de proyectos con experiencia aprenden
a usar las vistas divididas para agilizar el trabajo diario
de administración de proyectos.
La mayoría del tiempo se visualiza las tareas por orden
Ordenar la información
cronológico. Pero a medida que el proyecto crece,
del proyecto por tarea,
puede resultar útil organizar las tareas alfabéticamente
recurso o fecha
por estado o recurso.
 No siempre tiene que ver la información del proyecto en
Filtrar la vista el formato cronológico habitual. Puede repartirla cómo
desee.
Aplicar sangría a las
Aplique o anule la sangría de las tareas para mostrar la
tareas para crear
jerarquía o cómo las tareas se relacionan en fases y
subtareas y tareas de
subfases.
resumen
Compartir las No querrá que se echen a perder sus vistas
personalizaciones en personalizadas. Compártalas con otras personas o
proyectos futuros. guárdelas como plantillas para proyectos futuros.

Paso 3: Usar otro programa para per los datos del proyecto

Si desea sincronizar sus proyectos con una lista de tareas de

SharePoint, sin usar Project Server, ahora tiene la oportunidad
Visualizar la
de hacerlo. Project Professional puede ayudarle a configurar
información del
una lista de tareas de SharePoint que se sincronice con su
proyecto en un sitio
proyecto. Los miembros del equipo podrán ver la
de SharePoint
programación y actualizar su trabajo en SharePoint, y usted
verá los cambios en el proyecto.
Al convertir el plan de proyecto a un documento PDF o XPS,
Visualizar un
puede compartirlo con cualquier persona que tenga un equipo,
proyecto en PDF
incluso si no tiene Project instalado.
Si ha iniciado un proyecto complejo en Excel o una base de
datos y le preocupa que pueda haber algún problema con los
Importar datos de
datos al mover el proyecto a Microsoft Project, use un asistente
Excel a Project
para la importación. Resulta útil para importar los proyectos
más complicados.
Guardar un
Project permite exportar información del proyecto a Excel,
proyecto en otro
Visio, PDF y algunos otros formatos comunes.
formato
 Personalización de vistas.

Dividir una vista

Dividir una vista para ver los dos tipos de información del proyecto: dos vistas:
en la pantalla al mismo tiempo. Por ejemplo, puede desglosar los detalles sobre
una tarea específica sin perder el panorama general que se muestra en el
gráfico de Gantt.

1. Haga clic en Vista y active la casilla Detalles. Al lado de la misma,

seleccione la vista que desee para la mitad inferior de la pantalla.
2. Seleccione una tarea o un recurso en la vista superior.
3. Aparecerán más detalles sobre la tarea en la vista inferior.
4. Para quitar la división, haga doble clic en el borde situado entre las partes
superior e inferior de la vista.

Sugerencia de administración de proyectos La vista superior es siempre

la vista activa, que controla lo que aparece en la vista inferior. Esta última suele
mostrar detalles sobre las tareas, los recursos o las asignaciones que se
seleccionan en la vista superior.

Agregar un informe a una vista en dos paneles

Los informes le permiten ver más información sobre el proyecto en una vista en
dos paneles.

Por ejemplo, puede incluir un informe que muestre el porcentaje completo de

cada una de las tareas de resumen en la vista superior. Después agregue el
diagrama de Gantt a la vista inferior para dar soluciones al proyecto.

1. Crear y personalizar un informe. Puede cambiar los colores y agregar

gráficos, tablas, vínculos y efectos visuales.
2. Haga clic en Vista y active la casilla Detalles.
3. Al lado de la misma, seleccione la vista que desee para la mitad inferior de
la pantalla.

Cambiar la vista superior o la inferior

1. Haga clic en cualquier punto de la vista superior o inferior.

 2. Haga clic en Vista y seleccione una vista distinta en Vistas de tareas o bien
un grupo en Vistas de recursos.

Crear un filtro personalizado

Con Project, puede filtrar la vista para ver solo las tareas, los hitos y otra
información crítica que es la más importante. Si no puede encontrar un filtro
que funcione para usted, pruebe a diseñar el suyo propio.

1. En la pestaña Ver, en el grupo Datos, haga clic en la flecha que se

encuentra junto a Filtro y luego haga clic en Más filtros.

2. Haga clic en tarea o recurso (dependiendo del tipo de filtro que desea
crear) y, a continuación, haga clic en nuevo.
3. Escriba un nombre para el nuevo filtro. Seleccione Mostrar en el menú si
desea incluir este filtro en la lista del grupo Datos.
4. En la columna Y/o, elija Y para mostrar los resultados que cumplen más
de uno de los criterios del filtro. Elija O para mostrar filas que cumplan
uno o el otro.

5. En la columna Nombre de campo, elija el campo que desea filtrar.

6. En la columna Prueba, decida cómo desea que coincida lo que eligió en
la columna Nombre de campo con la columna Valor(es) del siguiente
paso.
7. En la columna Valor(es), elija el valor que desee o escriba uno nuevo.

Si decide No es igual o es igual a en la columna prueba, puede escribir

un carácter comodín en la columna de valores (en lugar de elegir una
opción de la lista). Por ejemplo, escriba un signo de interrogación (?)
encontrará caracteres únicos. Escribir un asterisco (*) encuentra
cualquier número de caracteres. Si usa caracteres comodín, asegúrese
de que la elección de la columna Nombre de campo contiene texto (por
ejemplo, nombre), en lugar de números (como duración).

8. Para agregar otra fila a su filtro (y elegir otro nombre de campo para
filtrar), haga clic en Insertar fila. Puede agrupar filas agregando una fila
en blanco. Agregue Y u O en la fila en blanco para filtrar un grupo contra
otro.
9. Cuando haya finalizado, haga clic en Guardar.
 SUGERENCIA: Para quitar rápidamente todos los filtros, use la tecla F3. Tenga
en cuenta que los filtros de tareas solo funcionan con vistas de tareas y, a
continuación, filtros de recursos solo funcionan con vistas de recursos.

 Vistas para control de proyectos.

Ordenar tareas, recursos o fechas

Por lo general, cuando administre las tareas preferirá visualizarlas en orden

cronológico. Sin embargo, según vaya creciendo el proyecto, quizás encuentre
útil ver una lista alfabética para asegurarse de que el plan incluye todos los pasos
necesarios.

1. Vaya al diagrama de Gantt.

2. Haga clic en la flecha situada a la derecha del encabezado de columna
Nombre de tarea.
3. Haga clic en Ordenar de A a Z.

Ese es un modo rápido (aunque no el más impecable) de ordenar cualquier

columna, no solo Nombre de tarea.

Deshaga la operación. Project ofrece distintas opciones para restaurar el

criterio de ordenación (esquema) original:

 Presione Ctrl+Z para deshacer la última acción y mantenga presionadas

ambas teclas para deshacer una serie de acciones.
 Agregar la columna y, a continuación, ordénela numéricamente.
Ordenar varias columnas al mismo tiempo

El cuadro de diálogo Ordenar le ayudará a ordenar varias columnas al mismo

tiempo y, en caso de error, le permitirá volver a la estructura original del proyecto.

1. Haga clic en Vista > Ordenar > Ordenar por.

2. En el cuadro Ordenar por, elija Nombre.

3. Seleccione Ascendente (si esta opción no está seleccionada).
4. Seleccione Conservar la estructura del esquema para garantizar que
posteriormente podrá restaurar el proyecto a su forma original.
5. Haga clic en Ordenar.

Project ordena las tareas de resumen en primer lugar y, a continuación, ordena

la s subtarea en cada tarea de resumen.

Deshaga la operación. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en

Restablecer y en Ordenar.
Ordenar tareas por fecha

1. Vaya al diagrama de Gantt.

2. Haga clic en la flecha situada a la derecha del encabezado de columna Inicio
o Fin.
3. Haga clic en Ordenar de más antigua a más reciente u Ordenar de más
reciente a más antigua.

Deshaga la operación. Presione Mayús+F3 para restablecer el orden al orden

de Id. O al criterio de ordenación original.

Ordenar tareas por recursos

Compruebe quién está asignado a cada tarea según la programación, sin salir
del diagrama de Gantt.

1. Vaya al diagrama de Gantt.

2. Haga clic en la flecha situada a la derecha del encabezado de columna
Nombre de tarea.
3. Haga clic en Agrupar por > Recurso.
Deshaga la operación. Haga clic en la flecha situada a la derecha del
encabezado Nombre de tarea y haga clic en Sin agrupar.

Como ya habrá comprobado, este menú contiene numerosos mecanismos para

agrupar la información del proyecto. Para más información sobre estas
posibilidades, vea cómo agrupar recursos o tareas.

Ocultar o mostrar una columna en una vista del proyecto

Proyecto tiene una amplia gama de columnas de campo que puede agregar a la
vista. Para ayudar a concentrarse en detalles específicos para administrar el
proyecto, también puede ocultar las columnas que se muestran. Ocultar una
columna no elimina los datos de su proyecto; solo se quita la columna de la vista
hasta que lo necesite. A diferencia de Excel, Project no contiene el comando
Mostrar: para mostrar una columna, necesita insertar de nuevo.

Le mostramos cómo ocultar una columna:

1. Mostrar una vista de hoja, como el gráfico de Gantt.

2. Haga clic en el encabezado de la columna que desee ocultar y haga clic en
Ocultar columna.
SUGERENCIA: Si oculta una columna por error, rápidamente puede obtener

presionando Deshacer

Insertar una columna para mostrarla

1. Haga clic en el encabezado de la columna a la derecha de donde desee

insertar la columna oculta.
2. Haga clic en Insertar columna.

3. Seleccione la columna que desea mostrar nuevamente.

Mostrar Agregar nueva columna

Si ha ocultado accidentalmente la columna Agregar nueva columna y se da

cuenta antes de guardar y cerrar el proyecto, haga clic en Deshacer para

recuperarlo.

También puede restaurar la columna similar a esta:

1. Haga clic en Ver > tablas > más tablas.

2. En el cuadro de diálogo Más tablas, seleccione la vista a la que desea

agregar la columna y haga clic en Editar.
 3. En el cuadro de diálogo Definición de tabla, active la casilla de la interfaz
'Agregar nueva columna' de presentación.

 Vistas para presentación de proyectos.

Seleccionar la vista adecuada para su programación de proyecto

Seleccione la vista correcta para ver información en barras de diagramas de

Gantt, en un calendario, en una escala de tiempo o en tablas de tipo hoja de
cálculo.
Sugerencia de administración de proyectos Si ha asignado recursos a tareas
dentro de su programación de proyectos, procure familiarizarse con la vista
Organizador de equipo. En ella podrá asignar tareas diferentes, ver quién tiene
demasiado trabajo asignado y muchas otras tareas de administración de
proyectos. ¡Todo ello en una misma vista!

1. Haga clic en la pestaña Vista.

2. En el grupo Vistas de tareas o el grupo Vistas de recursos, haga clic en
la vista que desea usar.

3. Si no puede ver la vista que desea, en el grupo Vistas de tareas, haga

clic en Diagrama de Gantt y, a continuación, haga clic en Más vistas. En
el cuadro de diálogo Más vistas, haga clic en la vista que desea usar en
la lista Vistas y, luego, haga clic en Aplicar.

Una vez que haya empezado a trabajar con Project, no tardará en dar rienda
suelta a su creatividad y empezará a pensar en cómo personalizar una vista de
manera rápida y eficaz.

1. Cambie a la vista con la que desee empezar.

2. Haga clic en la pestaña Formato.
3. Seleccione las opciones de formato que desea usar.
Por ejemplo, seleccione un estilo para el texto en el lado izquierdo de la
vista haciendo clic en estilos de texto. Puede cambiar el estilo de cualquier
tipo de texto, incluidas las tareas críticas, tareas hito, tareas modificadas,
texto de barras y así sucesivamente.
 HoverSugerencia sobre una de las opciones de formato para leer una
sugerencia de cómo y por qué debería Seleccione esta opción.

Obtiene un poco complicado en este momento. No todas las vistas tienen

las mismas opciones de formato. Por ejemplo, si el gráfico de Gantt que se
muestra actualmente, a continuación, verá una lista de estilos para el
gráfico de Gantt en la ficha formato, pero no verá estos mismos estilos para
las otras vistas.

4. Haga clic en Estilos de texto para aplicar un estilo a un texto específico de

una vista.

Copiar cambios a una vista para usar en proyectos futuros

Use el Organizador para copiar una vista modificada en otros proyectos o en la

plantilla global para todos los proyectos futuros.

Haga clic en Archivo > Organizador.

 Compara proyectos

Comparar dos versiones de un proyecto

Puede utilizar la utilidad Comparar versiones de un proyecto para revisar las

diferencias entre la versión actual y una versión anterior del mismo proyecto en
un informe detallado. También puede utilizar esta herramienta para comparar la
versión actual con una versión posterior del mismo proyecto.

1. En la barra de herramientas Comparar versiones de un proyecto, haga clic

en Comparar proyectos.
2. Elija las versiones del proyecto que desea comparar, haga clic en las
versiones que desee comparar en los cuadros Versión 1 del proyecto (más
antigua) y Versión 2 del proyecto (más reciente), respectivamente.

Para localizar las versiones del proyecto, haga clic en Examinar. Si utiliza
Microsoft Office Project Professional, deberá iniciar una sesión en
Microsoft Office Project Server para abrir los proyectos que estén
almacenados en el servidor. Sólo puede comparar versiones de proyectos
para las que disponga de permisos de acceso.

3. En Elija las tablas que desee utilizar en la comparación, haga clic en las
tablas que contengan los datos que desee comparar en las listas Tabla de
tareas y Tabla de recursos.

Si no desea comparar tareas ni recursos, haga clic en Ninguno.

4. Haga clic en Aceptar.

Exclusivamente con fines de comparación y creación de informes, se crea

un proyecto temporal donde se muestran las tareas y los recursos de
ambas versiones.

5. Para conservar el informe y consultarlo más adelante, haga clic

en Guardar en el menú Archivo.
 NOTA:

- El informe de comparación muestra indicadores y códigos de colores que

proporcionan gran variedad de información sobre las tareas y los recursos.
Para ver una leyenda y obtener ayuda sobre los símbolos utilizados, haga
clic en Más información en la barra de herramientas.
- Un informe de comparación se parece a una programación de proyecto,
pero no lo es. Aunque pueda resultar similar a una consolidación de las
dos versiones analizadas, en realidad sólo contiene las diferencias entre
ellas.
- Los botones Examinar del cuadro de diálogo Comparar versiones de un
proyecto no se pueden utilizar para comparar versiones de un proyecto que
se haya abierto en Windows Internet Explorer o que esté incrustado como
objeto OLE en otro documento.
- La utilidad Comparar versiones de un proyecto no compara las
asignaciones. Compara únicamente las tareas y los recursos.

 Vista preliminar

En la ficha Imprimir, aparecen automáticamente las propiedades de la impresora

predeterminada en la primera sección, y la vista previa de su archivo aparece
automáticamente en la segunda sección.

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir.

SUGERENCIA: Para volver al archivo y realizar cambios antes de

imprimirlo, haga clic en la pestaña archivo.

2. Cuando las propiedades de la impresora y el archivo aparecen de la

manera que quiere, haga clic en Imprimir.

NOTA: Para cambiar las propiedades para su impresora, en el nombre de

la impresora, haga clic en Propiedades de impresora.
 Imprimir

Imprimir una vista o informe

Una vista impresa es mucho más que una forma atractiva de presentar
información del proyecto. En algunos casos, puede ser la forma más eficaz. Con
Project 2010, puede imprimir vista que presentan la información exacta que
desea compartir.

Imprimir una vista

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas o Vistas de recursos, haga

clic en la vista que desee imprimir.
2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Imprimir.
3. Para revisar la vista o para realizar ajustes antes de imprimir, vea el lado
derecho de la página.

SUGERENCIA: Para ver el tamaño real de la vista tal como se imprimirá,

haga clic en cualquier parte del área de la vista previa de impresión.

4. Haga clic en Imprimir para imprimir la vista.

SUGERENCIA: Si una vista predefinida no satisface exactamente sus

necesidades, puede aplicar tabla o filtro diferentes, o bien cambiar la forma
en que las tarea, los recursos o las asignación están grupo u ordenación.

Optimizar una vista para imprimirla

Para que la impresión sea lo más eficiente posible, puede especificar las
opciones que desee. Por ejemplo, puede imprimir un intervalo de páginas
(definido por números de página o fechas), suprimir páginas en blanco e imprimir
varias copias.

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas o Vistas de recursos, haga

clic en la vista que desee imprimir.

SUGERENCIA: Para imprimir una vista de resumen o de alto nivel del

proyecto, primero filtre la vista mostrando las tareas de resumen o un nivel
de esquema específico. También puede seleccionar la vista de escala de
 tiempo para obtener una vista atractiva para imprimir de forma rápida y
sencilla.

2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Imprimir.

3. En la parte superior de la página, especifique el número de copias que
desea imprimir.

SUGERENCIA: Especifique más opciones de configuración para la

impresora al hacer clic en Propiedades de impresora. Normalmente, puede
cambiar el tipo de papel, el color y otras configuraciones comunes de
impresora, pero el tipo de configuración variará según el tipo de impresora
que esté usando.

4. Debajo de Configuración, especifique qué parte del proyecto desea

imprimir.

Puede especificar cualquier nivel de detalle que desee, desde fechas

específicas hasta todo el proyecto.

También puede especificar si el proyecto debería imprimirse con una

orientación horizontal o una orientación vertical.

5. Haga clic en Imprimir.

NOTA: Si la información de la última página (o de la última columna de las

páginas) finaliza a 7 cm o menos del borde izquierdo de la página, la escala
temporal de la vista se reduce para ajustarse a la página anterior (o columna
anterior de las páginas). Si la información está a más de 7,5 cm desde el borde
izquierdo de la página, la vista aumenta para llenar la página actual (o columna
actual de las páginas).

Agregar un encabezado, un pie de página o una leyenda a una vista

Los procedimientos siguientes se aplican en todos los casos,

independientemente de si está modificando un encabezado, un pie de página o
una leyenda.

1. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Imprimir y, a continuación,

en Configurar página.
 2. En la ficha Encabezado, Pie de página o Leyenda, haga clic en la
pestaña Izquierda, Centro o Derecha.
3. En el cuadro de texto, escriba o pegue el texto, agregue la información del
documento o proyecto, o inserte o pegue un gráfico.

SUGERENCIA: Puede crear encabezados, pies de página y leyendas de varias

líneas. Al final de la primera línea de texto o información, presione la tecla
ENTRAR. Para agregar líneas después de una imagen, haga clic en ella, coloque
el cursor después de la imagen y, a continuación, presione la tecla ENTRAR. Los
encabezados pueden tener hasta cinco líneas de información. Los pies de página
y las leyendas pueden tener hasta tres líneas.

- Para agregar números de página al encabezado, pie de página o

leyenda, haga clic en Insertar números de página o en ambas.

- Para agregar la fecha u hora actual al encabezado, pie de página o

leyenda, haga clic en Insertar fecha actual o en ambas.

- Para agregar el nombre del archivo al encabezado, pie de página o

leyenda, haga clic en Insertar nombre de archivo .

- Para agregar un gráfico al encabezado, pie de página o leyenda, haga

clic en Insertar imagen .

- Para dar formato a la información preestablecida, seleccione el símbolo
de "y" comercial (&) o el texto al que desee dar formato. Haga clic

en Formato de la fuente del texto y seleccione las opciones de

formato que desee aplicar al encabezado, pie de página o leyenda.
- Para agregar información específica del proyecto, haga clic en la
información que desee en los cuadros General y Campos del proyecto y,
a continuación, haga clic en Agregar para cada entrada.

SUGERENCIA: Puede usar el menú contextual para mover texto, información o

una imagen de una ficha a otra. Seleccione el texto, información o imagen que
desee mover, haga clic con el botón secundario y después haga clic en Cortar o
en Copiar. Coloque el cursor en la pestaña que desee, haga clic con el botón
secundario y después haga clic en Pegar.

NOTAS:
  El encabezado y el pie de página que establezca aparecerán en cada
página. No se puede especificar que aparezcan de forma diferente en la
primera página con respecto a las páginas siguientes, que aparezcan de
forma diferente en las páginas pares e impares o que aparezcan de forma
diferente en cada página.
 Puede cambiar el tamaño de un gráfico después de agregarlo a un
encabezado, pie de página o leyenda seleccionando el gráfico y arrastrando
el borde. Para mover el gráfico, selecciónelo y arrástrelo a otra ubicación.
No se puede recortar un gráfico.
 Puede personalizar los campos y las barras que aparecen en la leyenda
usando el cuadro de diálogo Estilos de barra. Con la vista Gráfico de
recursos o Diagrama de Gantt, haga clic en Estilos de barra en el
grupo Estilos de barra. En la columna Nombre del cuadro de diálogo Estilos
de barra, escriba un asterisco (*) antes del nombre del campo que no desea
que aparezca en la leyenda impresa.

Imprimir un informe básico

Este artículo no trata sobre cómo imprimir informes visuales en Project 2010.
Dado que los informes visuales se crean en Excel 2010 y en Visio 2010, use
esos programas para imprimir informes visuales.

1. Haga clic en el grupo Proyecto.

2. En el grupo Informes, haga clic en Informes.

3. En el cuadro de diálogo Informes, haga clic en un informe y, a

continuación, en Seleccionar.
4. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccione el tipo de informe y vuelva
a hacer clic en Seleccionar. El informe aparecerá en el modo Vista previa
de impresión.
5. Haga clic en Imprimir.