What Is Document And Contract

Redlining?

By DocuCollab

© 2018-2019 All Rights Reserved, No part of this document should be modified / used without prior consent.
DocuCollab​ ​- 1604 Spring Hill Road, Suite 216, Tysons, Virginia, 22182, USA
Contact Number:​ +1-571-228-7037 | ​Email:​ sales@docucollab.com
In  the  document  management  and  collaboration process, redlining refers to marking 
text  that  has  been  edited.  Typically,  redlining  is  used  when  two  or  more  people  are 
working  on  a  document  together;  each individual can redline the text that was added 
or  edited.  The  red  lined  text  will  then  appear  in  a  special  color  (or  as  bold)  so  that 
others can see the changes that have been made. 
 
The  traditional  redlining  process  typically  takes  two files as input, compares them to 

find  the  largest  and  nearest  blocks  of  common  text,  and  showing  the  rest  as  either 

added  or  deleted.  The  process  works  best  for  documents  that  are  similar,  for 

instance,  versions  of  the  same  contract  or  offer.  The  output  is  a  third  file,  with  the 

added  and  deleted  text  highlighted  per  user’s  request  in  a  format.  Typically,  the 

added  text  might  be  shown  bold,  double-underline,  surrounded  by  square  brackets; 

deleted text might be shown strike-through, surrounded by curly brackets. 

When is Document and Contract Redlining Required? 

Document  redlining  is  necessary  when  you  are  reviewing  or  negotiating  with 
someone  on  a  document,  or  when  you  are  editing  a  document  with  markup  for  the 
counter  party  to  allow  them  to  see  where  you  have  made  changes.  Other  times, you 
can  use  it  when  reviewing  and  editing  the  writings  of  your  colleagues  to  whom  you 
have  delegated  tasks  such  as  drafting  reports,  meeting  minutes,  project  plans  and 
other  documents  for  review.  By using the redlining and track changes, you can easily 
see the changes and save time by not having to review the entire document again. 
The Challenges With Traditional Ways Of Doing Document Change Tracking: 
 

Difficult  To  Read:  As  the  number  of  changes  in  the  document  grows,  it  becomes 
difficult  to  read  the  document  and  makes  it  harder  to  find  spelling  errors  or spacing 
problems. 
 
Leftover  Document Metadata: Track changes and document comparison often leave 
behind  a  trail  of  metadata  that  could  contain  sensitive  information.  Hence  all 
metadata  must  be  removed  before  sending  the  document  across.  This  requires 
additional steps and slows down the process. 

© 2018-2019 All Rights Reserved, No part of this document should be modified / used without prior consent.
DocuCollab​ ​- 1604 Spring Hill Road, Suite 216, Tysons, Virginia, 22182, USA
Contact Number:​ +1-571-228-7037 | ​Email:​ sales@docucollab.com
 
Forgetting  To  Turn  On  Track  Changes:  People  who  are  unfamiliar  with  the  track 
changes  function  often  forget  to  turn  it  on  and  hence  any  subsequent  changes  will 
not  be  tracked.  This  makes  it  harder  for  the  next stage of review, forcing you to read 
the entire document to see what has changed. 
 
Loss  of  Formatting:  Accepting  changes  can  cause  loss  of  many types of formatting 
and  may  require  significant  effort  to  remediate  these.  Renumbering  the  document 
after  track  changes  are  accepted  can  be  quite  a  difficult  task.  Many  times, 
conversion  from  Word  to  any other systems break any special formatting (footnotes, 
special numbering schemes, etc.) 
 
Desktop  Only:  Redline  does  not  always  appear  on  all  devices.  As  a  result,  you  need 
to  wait  until  you  are  in  front  of  your  computer  to  see  the  documents  and  track 
changes. 
Best Practices for Document Redlining 
 

For  transactional  document  redlining  (read  proposals,  contracts,  agreements),  it  is 

important  to  attempt to build a dialog with your counter party early on in the process. 

Try  to  understand  the  human  element  of  the  document  negotiation  process  and 

determine what personality type you are dealing with. 

You  have  to  understand  that  in  the  end,  it  is  your  job  and  accountability  to  ensure 

that  you  don’t  sign  (or  make  your  executives  sign)  on  the  dotted  line  unless  you  are 

completely  sure  that  the  document  contains  exactly  the  language  you  intended  to 

sign on. 

Set  your  priorities  correctly.  Most  often  we  find  that  the  following  order  of  priorities 

will serve you the best: 

© 2018-2019 All Rights Reserved, No part of this document should be modified / used without prior consent.
DocuCollab​ ​- 1604 Spring Hill Road, Suite 216, Tysons, Virginia, 22182, USA
Contact Number:​ +1-571-228-7037 | ​Email:​ sales@docucollab.com
 

Compliance  first:  Use  the  set  of  processes  and  tools  that  help  you  ensure  that 

documents  meet  compliance  criteria.  Automated  tracking  of  clauses  and  deviation 

from standards is a necessity. 

Confidence:  You  must  be  confident  about  the  full  visibility  and  tractability  of  all  of 

the  changes  that  have  been  made  to  the  document. There should be no unexplained 

variances. 

Courtesy:  Be  courteous  to your counter party by offering them the ability to see a red 

lined  copy,  clean  copy  and  editable  copy,  so  that  they  don’t  have  to  repeat  the 

arduous process of redlining and document comparison. 

If  you  must  use  MS  Word  and  email  or  any  other  software  that  does  not  allow 

multi-party automatic redlining, consider using the following best practices: 

Turn  on  track  changes  but  edit  the  document  without  showing  markups.  This  way 

you can catch spelling or spacing issues and read the document much easier. 

If  you  are  sending  a  document  via  email,  you  want  to  ensure  the  recipient  doesn’t 

turn off track changes. 

© 2018-2019 All Rights Reserved, No part of this document should be modified / used without prior consent.
DocuCollab​ ​- 1604 Spring Hill Road, Suite 216, Tysons, Virginia, 22182, USA
Contact Number:​ +1-571-228-7037 | ​Email:​ sales@docucollab.com
Ensure  that  you  or  someone  on  your  team  scrubs  and  cleans  the  document 

metadata before sending it across to the counterparty. 

Don’t  forget  to  send  the  counterparty  both  a  redline  and  a  clean  editable  version  of 

the revised document. 

Why DocuCollab Is The Best Solution For Document Review And Redlining? 

Top  reasons  why  you  should  consider  using  DocuCollab,  the  ​best  contract 

management software​ for your document review and negotiations: 

1.  ​Redlining  at  any  time  and  on  any  device:  DocuCollab  has  certain  ​contract 

management  software  features  that  allow  you  and  your  counterparty  to  access and 

open  the  document  for  viewing  and  editing  the  documents  with  full  redlining 

capability.  You  don’t  have  to  wait  until  you  get  to  a  computer.  You  can  review  and 

approve documents from any mobile device.  

2.  ​No  need  to  have  three  windows  open:  DocuCollab’s  innovative  approach 

eliminates  the  need  to  have  3 windows open for (1 each for redlined PDF, clean copy 

and editable copy). 

3.  ​Connected  multiparty  real-time  redlining:  There  is  no  need  to  send  documents 

and  wait  for  another  version  to  come  back  from  your  counterparty.  All  edits  from 

internal or external parties can be seen as soon as they are made by any party. 

4.  ​Easy  one-click  toggle  from  “What  happened”  mode  to  “Who  did  what”  mode. 

DocuCollab  offers  the  ability to easily toggle from “Who did what” mode (where each 

© 2018-2019 All Rights Reserved, No part of this document should be modified / used without prior consent.
DocuCollab​ ​- 1604 Spring Hill Road, Suite 216, Tysons, Virginia, 22182, USA
Contact Number:​ +1-571-228-7037 | ​Email:​ sales@docucollab.com
reviewer’s  edits  are  assigned  a  unique  color)  to  “What  happened  in  the  document” 

(where all inserts are assigned a blue color and all deletes are assigned a red color). 

5.  ​One-click  view  into  “Show  me  all  changes  since  …”.  DocuCollab  offers  a 

seamless  view  of  tracking  changes  since  any  of  the  previous  document  milestones, 

thereby eliminating the need to have multiple redlines for future references. 

6.  ​No  need  to  ask  IT  to  install  any  software  on  your  computer.  All  you  need  is  a 

modern  web  browser  and  you have the full redlining and editing capabilities anytime, 

anywhere and on any device. 

7.  ​Get  alerts.  Be  notified  as  soon  as  edits  are  made  in  a  document  by  your 

counterparty and close the negotiation faster. 

8.  ​Support  for  offline  editing  and  redlining.  DocuCollab,  the  ​contract  automation 

software  allows  you  the  flexibility  to  continue  editing  and  redlining  the  document 

even when you are offline. 

9.  ​Integrated  chat.  The  conversation  channel  inside  the  document  allows  you  to 

discuss  changes  and  resolve  issues  without  having  to wait for a phone call. This not 

only  speeds  up  the  negotiation  but  also  provides  powerful  compliance  capability  in 

the event of a future audit. 

10.  ​The  conversation  channels  and  comments thread next to redline edits also offer 

valuable knowledge management capabilities for the organization. 

Source:​ C
​ ontract Management Software - DocuCollab 

© 2018-2019 All Rights Reserved, No part of this document should be modified / used without prior consent.
DocuCollab​ ​- 1604 Spring Hill Road, Suite 216, Tysons, Virginia, 22182, USA
Contact Number:​ +1-571-228-7037 | ​Email:​ sales@docucollab.com