UNIVERSIDAD DE MARGARITA

ALMA MATER DEL CARIBE

DECANATO: ESTUDIOS GENERALES

CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y METODOS

La Metodología de Organización y Métodos administrativos

Realizado Por:

- Moises Zerpa, CI: 24.105.423

El valle del espirito santo 27 de mayo del 2019

 Introducción

Dentro de una empresa o entidad donde se realizan actividades de cualquier tipo, se pueden
presentar inconvenientes que, si no son corregidos a tiempo, pueden traer graves problemas
para la organización. Para poder solventar estas fallas es necesario realizar una investigación
a fondo de la empresa siguiendo una serie de reglas, métodos y fases para recolectar
información del problema y corregirlo a tiempo. Una vez identificado el problema se deben
proponer alternativas, métodos y sistemas para corregir el problema de raíz y que la empresa
emprenda sus actividades sin ningún inconveniente. En el siguiente trabajo explicaremos en
que consiste una investigación administrativa, pasando por sus fases y explicando los pasos
a seguir luego de identificar el problema, como las propuestas de mejora y nuevos sistemas
y corregimiento de sistemas ya implementados en la organización. Por otra parte, se tocarán
temas como la recopilación y análisis de datos, formulación de recomendaciones, diagramas
de procedimientos, distribución de trabajo y organigramas. Estos temas son de gran
importancia para el rendimiento eficiente de una organización o empresa, ya que nos dan las
herramientas necesarias para corregir los problemas que surgen diariamente y conseguir ese
máximo de eficiencia reduciendo los costos.
 Unidad 2: La Metodología

2.1 Proceso de investigación administrativa

Investigación administrativa
Es una revisión sistemática y de evaluación de una organización, que se lleva a cabo para
determinar si esta se encuentra operando eficientemente. Se realizan constantes búsquedas
para encontrar problemas relativos a la eficiencia dentro de la empresa. La auditoría
administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su
estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las
instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de
operación y el ahorro en los costos. Esta investigación se lleva a cabo por el administrador y
otros profesionales capacitados, incluyendo al contador y otros especialistas. El resultado de
la auditoría administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la
empresa o parte de ella.
Fases del proceso de investigación administrativa
 Recolección de información: la investigación está basada en diversos instrumentos
que permiten la recopilación de información en diferentes áreas involucradas en el
problema.
o Observación
o Encuesta
o Prueba diagnóstica
o Entrevista
 Instrumentos de recolección de datos: es cualquier recurso de que pueda valerse el
investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información. De este
modo el instrumento sintetiza en si toda la labor previa de la investigación, resume
los aportes del marco teórico al seleccionar datos que corresponden a los indicadores.
 Análisis: Este consiste en la realización de las operaciones a las que el investigador
someterá los datos con la finalidad de alcanzar los objetivos del estudio. La
recolección de datos y ciertos análisis preliminares pueden revelar problemas y
dificultades que desactualizarán la planificación inicial del análisis de los datos.

Existen dos técnicas para analizar datos:

o Técnicas cualitativas: los datos son presentados de manera verbal o gráfica, al
igual que los textos de entrevistas, las notas, los documentos.
No existen reglas formales para la realización de análisis cualitativos. Sin
embargo, estos estudios suelen realizarse en las siguientes cuatro etapas:
1. Preparación y descripción del material bruto
2. Reducción de los datos
3. Elección y aplicación de los métodos de análisis
 4. Análisis transversal de los casos estudiados (si hubiera más de uno)
o Técnicas cuantitativas: los datos se presentan en forma numérica, son los más
conocidos. En muchos casos, cuando se requieren técnicas estadísticas muy
complejas es conveniente solicitar el apoyo de especialistas.

 Diagnóstico: luego de identificar, describir y delimitar el problema u objeto de

estudio, se realiza el diagnóstico de la situación que prevalece respecto del problema.
El diagnostico consiste en la identificación y explicación de las variables directas e
indirectas inmersas en el problema, mas sus antecedentes y los efectos que se
producen en el medio ambiente del problema.
Si hablamos de diagnóstico organizacional no es más que un análisis procesal donde
se examinan todas las áreas de una empresa en particular para estudiarlas con
profundidad. De esta manera, se pueden resolver situaciones que ponen en peligro el
buen funcionamiento de la misma.
Primeramente, se deben de encontrar el lugar donde se encuentran los defectos en el
que incurre la empresa, en el desarrollo del proceso productivo donde se fabrican los
productos o servicios, donde exista objetividad de los resultados obtenidos, esto con
la finalidad de contar con la información necesaria, para hacer un análisis del
comportamiento de la eficacia del proceso, y poder así, hacer las propuestas de
mejoras que se necesitan.

 Propuestas de mejoras: una vez realizados los análisis anteriores y el diagnostico de

los problemas que se hayan analizado con los datos recolectados, se debe de crear un
plan con una serie de acciones a tomar para corregir las fallas en la organización o
donde se haya llevado a cabo la investigación.

 Implantación del sistema: Una vez validada toda la información y de haber fallas
con el sistema actual luego de haber realizado el estudio en la empresa, es necesario
trabajar en el nuevo sistema que va a servir para el controlar la actividad, su
evaluación y la toma de decisiones sobre su funcionamiento, en el caso de querer
implementar un nuevo sistema y desechar el que siga la empresa hasta el momento.
En definitiva, este proceso radica en construir un sistema de información que sea
capaz de canalizar todas las operaciones que realiza la empresa de acuerdo con un
proceso lógico y un modelo que nos permita obtener la máxima información necesaria
con el mínimo costo posible.
Esta implantación del sistema debe seguir los siguientes pasos:

1. Análisis de la empresa y su entorno: el primer paso a la hora de implantar un

sistema es el análisis de la empresa o sistema a controlar objeto del trabajo.
 2. Análisis de operaciones: analizadas las empresas y su entorno, la parte
fundamental y más laboriosa de cara a nuestro objetivo, es el análisis de todas
las operaciones que realiza o va a realizar la organización.
3. Análisis de la información que se desea obtener: como último paso previo a
la implantación de un Sistema Informativo Contable, se precisa conocer qué
información de salida es la que quiere obtener del Sistema, es decir, cual es
el producto final a obtener; ya que en función de lo que queramos obtener
asís deberá ser el sistema.

2.2 Situación actual:

a) Recopilación de datos

Está dirigida hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente
sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de
la realidad, incurriendo en interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento
inoperantes.

Aspectos a considerar
 Requisitos básicos de los datos
 Actitud del equipo responsable de recopilar
 Técnicas de recopilación de datos
o Investigación documental: La técnica documental es la que se encarga
de la recopilación de información el cual se ve reflejado
mediante gráficos formales e informales. Para ello se va a contar
con fuentes documentales entre estas tenemos
 Bibliográficas: impresa y manuscritas
 Iconográficas: proyectables y no proyectables.
 Magnéticas: equipo de cómputo y CD-ROM

o Encuesta: esta se realiza por medio de una entrevista o cuestionario es

una de las técnicas más frecuentes para realizar una investigación exacta
ya que nos deja una opinión directa del sujeto además no necesita de
personal experimentado como la entrevista.es de más fácil manejo.
o Observación Directa: consiste en observar a las personas cuando
efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene
amplia aceptación científica. Los sociólogos, psicólogos e ingenieros
industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las
personas en sus actividades de grupo y como miembros de la
organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al
analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo
hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por
qué se hace.
o Entrevista: Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma
verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responden
pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales
del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o
aquellos que proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación
propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o
en grupos. Dentro de una organización, la entrevista es la técnica más
significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos.
En otras palabras, la entrevista es un intercambio de información que se
efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la
organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y
la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del
usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la
entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una
corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en
transcurso del estudio.

o Cuestionario: Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil

para la entrevista; sin embargo, existen ciertas características que
pueden ser apropiadas en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al
igual que las entrevistas, deben diseñarse cuidadosamente para una
máxima efectividad. Para los analistas los cuestionarios pueden ser la
 única forma posible de relacionarse con un gran número de personas
para conocer varios aspectos del sistema.
 Integración de información
o Resguardo
o Clasificación
o Antecedentes
o Situación actual
b) Análisis de Datos

Consiste en el sometimiento a un proceso de análisis o examen crítico que permita

precisar las causas del estudio y ponderar las opciones de acción para su efectiva
atención.

 Naturaleza y propósito del análisis

 Procedimiento

– Conocer el hecho o situación que se analiza

– Describir el hecho o situación

– Descomponerlo

– Examinarlo críticamente

– Ordenar cada elemento

– Definir las relaciones que operan entre los elementos

– Identificar y explicar su comportamiento

 Enfoque para analizar datos

– ¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace?

– ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?

– ¿Con que se hace? ¿Cuándo se hace?

 Técnicas e instrumentos de Análisis

 Formulación del Diagnóstico
 c) Formulación de Recomendaciones

Consiste en elaborar propuestas de acción concretas, evaluar sus ventajas y

desventajas, y presentarlas a manera de propuestas o recomendaciones.

Pasos

 Consideraciones Previas

 Preparación de recomendaciones

 Tipos de Recomendaciones

 Elaboración del Informe

 Presentación de resultados del estudio

2.3 El diagrama

Es la representación gráfica que permite esquematizar la información relativa a una serie de

datos o relaciones que tienen los elementos de un conjunto, sistema o empresa, con el fin de
facilitar la comprensión de la información que se deseen dar a conocer. En otras palabras, es
un modelo gráfico que representa en forma esquematizada y simplificada alguna relación o
fenómeno administrativo de organización o procedimientos, entre otros.

a) Diagrama de procedimientos

Denominado también Diagrama de flujo o flujograma, el diagrama de procedimientos es una

representación gráfica de las distintas operaciones de las que se compone un procedimiento
o parte de él, clasificándolas según la naturaleza de cada una y estableciendo la secuencia
cronológica de las mismas. En otras palabras, expresa secuencialmente las acciones rutinarias
de un proceso, de forma tal que se comprenda fácilmente.

Se basa en el empleo de símbolos que representan las etapas o pasos de un proceso y que se
conectan por medio de flechas para representar la secuencia lógica de operaciones específicas
y la interacción o relación entre los encargados de llevarlas a cabo. Ayuda a comprender el
trabajo como proceso y a identificar en qué parte del proceso está el problema. Esto permite
analizar los procedimientos y aportar ideas para su cambio o mejora.

b) Diagrama de Distribución de Trabajo

Es una técnica que permite analizar un proceso. El proceso comprende las tareas o labores,
las cuales son asignadas a los cargos involucrados en el proceso y que hacen parte de una
unidad o departamento, ya sea administrativa, comercial u operativa. Los cargos son
desarrollados por empleados, funcionarios o trabajadores según correspondan

c) Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización,

que incluye las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen,
hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme
y sintética de la estructura formal de una organización:

– Desempeña un papel informativo.

– Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre
ellos.
– En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo
es la estructura total de la empresa.
– Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:
– Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
– Debe contener únicamente los elementos indispensables.

2.4 Situación propuesta

a) Flujo de Trabajo

Es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se

estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se
 sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace
seguimiento al cumplimiento de las tareas.

Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades

o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado
de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para
gestionarlo

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

 Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo

repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo
de cada uno de ellos en sí mismo.
 Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio
conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos.
No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto
de vista global del resultado final.
 Actividades de coordinación.
b) El Equipo
Conjunto de personas que poseen destrezas y conocimientos específicos, que se
comprometen y colocan sus competencias en función del cumplimiento de una meta
común. Su variedad es muy amplia abarca desde la ayuda mutua de dos personas, un
circulo de calidad, hasta un comité de alta dirección.
c) El informe

El informe administrativo es un documento escrito que describe o da a conocer el

estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo, ya sea
este en el ámbito empresarial o gubernamental.

Un informe administrativo puede ser realizado por algunos funcionarios o jefes de

área de una empresa, el cual va dirigido a los superiores ya sean gubernamentales,
ejecutivos, directivos de empresas, etc.
d) Adiestramiento del personal

La capacitación debe cumplir con los objetivos y los principios personales,

profesionales y laborales ya que formaran parte del desarrollo que conlleva a la
empresa tener claro y presente como parte de su estilo de vida

Los beneficios que tiene una organización con la capacitación que se le da los
trabajadores es que mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles, y por lo
consecuente eleva la moral de la fuerza de trabajo, y al mismo tiempo estimulando a
cada uno a colaborar mejorando la relación de jefes y subordinados.

El adiestramiento es un auxiliar para la comprensión y adopción de políticas. Y con

ayuda de esto agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas, promueve el
desarrollo con vistas a la promoción.

Un punto más a favor de la capacitación es que contribuye al desarrollo de líderes y

dirigentes e incrementa la productividad y calidad del trabajo, Ayuda a mantener
bajos los costos.

e) Evaluación, seguimiento y actualización

Aquí es donde se evalúan la reacción, el aprendizaje de cada capacidad y el
comportamiento. Por otra parte, el seguimiento se llevará dentro de la empresa donde
se determina la mejoría en su desempeño laboral. Por último, de deben realizar
actualizaciones dentro de la empresa aplicando las mejoras sugeridas en el
seguimiento del desempeño laboral.
 Conclusión

Para finalizar, se puede decir que, a la hora de presentarse un problema o inconveniente

dentro de una empresa u organización, es necesario realizar una buena investigación
administrativa, por medio de los procedimientos y técnicas que fueron planteadas a lo largo
de este trabajo, de esta manera si el problema no ha avanzado por un largo periodo de tiempo,
se puede corregir rápidamente y seguir el funcionamiento óptimo de la empresa. Además,
con el estudio de los diferentes diagramas y su implementación en la estructura organizativa,
se pueden crear bases sólidas dentro de la organización para alcanzar los niveles deseados de
manera eficiente. Por otra parte, realizando un estudio continuo de la situación actual de la
organización y llevando a cabo las técnicas explicadas nos facilitaran el cumplimiento de los
objetivos deseados en la situación propuesta, por lo tanto se conseguirá la resolución de
problemas y la efectividad deseada por la empresa.
 Bibliografía
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