OBJETIVO: DEPURACION DE INFORMACION A MIGRAR A PROYECTA

1. Revision Reporte GAB-001 del 08.11.19

2. Codigo Proyecta en Cero - Se crea Proyecto? - reparacion de puntos

3. Codigos proyecta creados - no se han corregido e incorporado a la plantilla Unica

4. Seguimiento cierre de Cambios solcitados en reunion del 7 de Noviembre con Pensemos

5. Plan Proyecta ratificacion

6. Salida el 19 de Noviembre - COMUNICADO

7. Citar Reunion 20.11.2019

8.
9.

ACTORES CLAVE

Taller del Cronograma

Tiempos de gestion planeacion precontractual
Historico de tiempos de Abastecimiento
Reporte alertas de proceso ABA vs Linea base del Proyecto
Elaboracion de los metodos y planes de ABA?? Que es - quien es el responsable de elaborarlo?
- salida metodos y planes del Proyecto.
ANS Proceso de Ingenieria

OPORTUNIDAD DE MEJORA

Listado oficial de Requeimeintos y Anexos x categoria

Definir ANS proceso clave del mapa de proceso

FORMATOS CLAVE DEL PROCESO

Formato EDP-F-083

Solciitud codigo de Catalogo (formato)

Codigos de catalogo (SAP)
Aprobacion Tecnica ODS
Aprobacion Tecnica Compra
Potenciales Proveedores
Codigo Controlado
Codigo Controlado PAI
Codigo GAP
 FECHA RESPONSABLE

Email y reunion con planeadores jueves J.Trujillo - Planeadores GAP

14 Noviembre
Se realizo seguimiento el 13.11.2019
los cambios status (1 cerrado, 2
pendientes)

Milena Gerencia de servicios a

realizar BORRADOR Texto Proyectos

RESPONSABLE

Profesional de Control
Llevar KPI
Solicitar Reporte

Ingenieria definir ANS y cronorgrama de avance como input planeadores

ENTREGABLE

Crear Base de Datos

Mapa de Proceso - ANS

RESPONSABLE

Planeador - SRM
Profesional de catalogo
Construcción
Ingenieria
Vendor List
Buzon de C&C
Lider de Proyecto
Plan de compras y contratación
 Roles asociados
Planeación Gestión de
estratégica Aprovisionamiento Contratos

Orden de Reunión
Distribuir de
Atención a la definición compra orden
internacional arranque
oportuna del PAI, su
calidad y su oficialización
con abastecimiento

Profesional de logística Atención al crono

de seguimiento a
internacional o Orden de compra y el acue
Profesional de Logística compra el proveedor, has
de Abastecimiento nacional se esta impleme
Atención en la catalogación Atención a la
estandarizada de los definición de la
materiales y/o equipos.. estrategia de compra
hoy no se tiene estadanrizada
y eso dificulta la identificación
a su futuro

Profesional de Logística
de Distribución de Atención en la precisión de las
Abastecimiento. especificaciones de compra, su
calidad y congelamiento, clave la
participación de operaciones desde
las etapas tempranas para responder
a las necesidades reales del usuario
 a las necesidades reales del usuario

Jefe de departamentos de
Logística e inventarios

Atención: a la entrega de las

solicitudes a abastecimiento de
acuerdo al PAI establecido.

Funcionario autorizado
de compras y
contratación

Profesional de logística
inversa

Calidad - VIP
Administrador de
Bodegas - Área Operativa

Gerente y/o
Vicepresidente del
negocio
Líder del proyecto - VIP
Presidente /Junta
directiva
 PROCESO DE ABASTECIMIENTO

Logística de Gesti

Logística de Entrada

Gestionar Gestionar las Confirmar

Asegurar Evaluar Verificar entrega en
actividades no Asegurar consolidación información
cumplimiento de inspección términos de carga
de la orden conformidades de carga de
(si aplica) (si aplica) Asegurar negociación aduanera
requerimiento (internacional) embarque
para manejo
de cargas (para
equipos
especiales)
Confirmar entrega
de su carga y su
n al cronograma Atención al cierre documentación
imiento a la oportuno de las no (solamente centro
y el acuerdo con conformidades de bodega y centro
edor, hasta ahora de acopio)
mplementando

Verificar
información de
transporte nacional
(solo si va a centro
de acopio).
 Inspeccionar
material
(si aplica)

Atención a la
oportunidad y
aseguramiento de la
inspección en sitio
Atención a la
oportunidad y
aseguramiento de la
inspección en sitio

Atención a la aprobación
del presupuesto para la
inspección
Gestión e Inventarios

Administración de Bienes

Realizar Gestionar
gestión transporte
aduanera nacional Asegurar cierre de
la operación
logística (incluye
gestión de
discrepancias si
aplica)

Atención al reporte
y cierre de las
discrepancias en la
compra.
Recibir y chequear Verificar Registrar Identificar y
ingreso en asignar Ubicar
el bien cumplimiento de material
especificaciones el sistema ubicación
 EDP

enes
Ubicar Realizar
material preservación

Atención en definir el
procedimiento que debe realizar el
Programa de proyecto para asegurar el despacho
preservación de los materiales hacia el sitio de
ejecución.

Necesidad de
Atención al aseguramiento utilizar
de los planes y materiales en
el proyecto Solicitud de retiro de material de
presupuestos de la bodega hacia el proyecto
preservación desde la firmada por el líder (material
planeación, en muchos comprado) (*)
casos no se tiene porque se
considera que se van a usar
de forma inmediata
Solicitud
de
traslado
¿ El material se SI
compro por la
planeación y
esta reservado
en la bodega?

¿El material SI
esta
disponible
NO en alguna
Revisar bodega?
disponibilidad de
materiales Solicitud de Proceso de
existentes en compra aprovisionamiento
bodegas
NO

Atención a como contar con una base de

Atención a como contar con una base de
datos confiable para identificar los
materiales y/o equipos disponibles en
Ecopetrol , hoy no se tiene con la calidad
que se requiere.
 Logística de distribución

Confirmar
Analizar la Analizar Analizar disponibilidad
forma de información Solicitar Validar Verificar
precosteo a necesidades y de recursos Notificar Notificar al
atender el de la carga informació disponibilida programar (de logística o servicio al usuario y /o
transporte origen- operador n de tarifas d de recursos
logístico despachos negocio, operador al destino
interno destino según caso) final

Atención al aseguramiento de las tarifas

Atención al aseguramiento de las tarifas
de transporte, se tienen casos en que el
proyecto debe gestionarlo porque el
costo ofrecido en abastecimiento es
superior al costo del material al
transportar
 EDP

Cierre del
despacho
Verificar
tificar al aseguramiento
ario y /o de la cargay/o Transportar
estino servicio el material
l
Atención en la definición de la forma como se deben
manejar los materiales en el proyecto durante y luego de la
ejecución, con foco en:
* Los sobrantes que por costo no se regresan físicamente a
la bodega y están a cargo del líder del proyecto
* En los tiempos disponibles para establecer el plan de
disposición final y garantizar su posterior ejecución.
 Atención en la definición de la forma como se deben
manejar los materiales en el proyecto durante y luego de la
ejecución, con foco en:
* Los sobrantes que por costo no se regresan físicamente a
la bodega y están a cargo del líder del proyecto
* En los tiempos disponibles para establecer el plan de
disposición final y garantizar su posterior ejecución.

Almacenamiento en sitio Construcción del

de los materiales para su proyecto, uso de
utilización en el proyecto materiales y/o equipos

Balance de materiales
e identificación de
materiales no
requeridos para operar

Definición de
requerimientos de
disposición de
materiales

Traslado de
Traslado de materiales a
materiales a la bodega
la bodega WM (En el
WM (En el sistema) no
sistema) y en en físico
físico
 PROCESO DE ABASTECIMIENTO

Logística de Gestión e Inventario

Logística inversa (Planeación)

Definir Definir
principios estrategia de
rectores de disposición
disposición

Identificar Analizar el
Categorizar bienes no características de las mercado
requeridos y residuos categorías

Recibir y
consolidar
información de Elaborar Gestionar Definir
bienes no plan de el plan de precio
requeridos para disposición disposición base
operar y residuos NO

NO SI
 Gestionar
documentos para la
disposición

NO

NO

Aprobado el Aprobación Aprobado

Aprobación del precio
del plan de plan de el precio?
disposición? base Requiere
disposición cupo de
venta
SI
SI

Aprobación
del cupo de
venta
NTO

tarios EDP

Logística Inversa Ejecución

 Aprobar
contrato de
ventas

Autorizar el Cerrar
Alistar contrato de
Validar contrato de retiro por
información venta venta
venta o
vehículo
comercial
Ejecutar el Cerrar
vehículo vehículo
Generar Realizar comercial comercial
estrategias de segunda
disposición subasta
Fin

Atención a que la estrategia

definida se cumpla al 100%
Atención a que la estrategia
definida se cumpla al 100%

Solicitud de
Dar de baja disposición
Fin

Atención a que por la presión del tiempo para

disponer y cerrar el proyecto sea necesario dar
de baja a materiales o equipos valiosos para
poder cerrar el proyecto.
EDP
Cierre del proyecto
y entrega a
operaciones