MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA

“NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION, CONTROL, SEGUIMIENTO, RENOVACION Y DEVOLUCION DE LAS

GARANTIAS (CARTAS FIANZAS), PRESENTADAS A LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA

DIRECTIVA Nº -2015-MPM/GAF

“NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION, CONTROL, SEGUIMIENTO,

RENOVACION Y DEVOLUCION DE LAS GARANTIAS (CARTAS FIANZAS),
PRESENTAS A LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA”

I. OBJETIVO
La presente Directiva tiene por objeto establecer disposiciones que complementen lo dispuesto en la
Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo N° 1017 modificada
mediante Ley 29873 y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N° 184-2Q08.EF,
modificado mediante Decreto Supremo Nº138-2012-EF, y modificatorias, estableciendo el
procedimiento a seguir para la recepción, control, seguimiento, renovación y devolución de las
Garantías que se presenten a la Municipalidad Provincial de Moyobamba.

II. FINALIDAD
Uniformizar criterios y ejercer un control eficiente y eficaz de las Garantías que deberán presentar los
postores y/o contratistas, según corresponda, a favor de la Municipalidad Provincial de Moyobamba en
adelante LA MUNICIPALIDAD.

III. BASE LEGAL

 Ley N° 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control de la Contraloría General de
la República.
 Ley N° 26102 - Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de
la Superintendencia de Banca y Seguros.
 Decreto Legislativo N' 1017 que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante
la Ley.
 Ley 29873, que modifica la Ley de Contrataciones del Estado DL. 1017.
 Decreto Supremo N' 184-2008-EF que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado, en adelante el Reglamento.
 Decreto Supremo N°138-2012-EF Modificación al DS. Nº 184-2008-EF.
 Código Civil.
 Directiva Nº 009-2009-OSCE/CD

IV. ALCANCE
La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio de todas las áreas usuarias, Gerencia de
Administración y Finanzas, el Responsable de Tesorería, y Órgano Encargado de las Contrataciones
de la Municipalidad Provincial de Moyobamba, según corresponda.

V. NORMAS GENERALES
V.1 Según lo dispuesto en el artículo 39" de la Ley, las garantías que deberán otorgar los postores y/o
contratistas, según corresponda, son las de: i) fiel cumplimiento del contrato. ii) por los adelantos;
y, iii) por el monto diferencial de propuesta.
V.2 Las garantías que acepte LA MUNICIPALIDAD deben ser incondicionales, solidarias,
irrevocables, y de realización automática en el país, al solo requerimiento de la
MUNICIPALDAD, bajo responsabilidad de las empresas que las emiten, las mismas que deberán
estar dentro del ámbito de supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros y
Administradoras de Fondo de Pensiones o estar autorizadas para emitir garantías, o estar
consideradas en la última lista de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente
publica el Banco Central de Reserva del Perú.
V.3 En los contratos periódicos de suministro de bienes o de prestación de servicio, así como en los
contratos de ejecución y consultoría de obras que celebren las Entidades con las Micro y
Pequeñas Empresas, éstas últimas podrán otorgar como garantía de fiel cumplimiento el diez
por ciento (10%) del monto total a contratar, porcentaje que será retenido por la Entidad,
conforme a lo dispuesto en el artículo 39° de la Ley. Para estos efectos, la retención de dicho
monto se efectuará durante la primera mitad del número total de pagos a realizarse, de forma
prorrateada, con cargo a ser devuelto a la finalización del mismo.
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V.4 En el caso de los contratos para la ejecución de obras, tal beneficio sólo será procedente cuando:

a. Por el monto, de contrato a suscribirse corresponda a un proceso de selección de adjudicación

de menor cuantía, a una adjudicación directa selectiva o a una adjudicación directa pública.
b. El plazo de ejecución de la obra sea igual o mayor a sesenta (60) días calendario; y

c. El pago a favor del contratista considere, al menos, dos (2) valorizaciones periódicas en
función del avance de la obra.

V.5 Los contratos regulados por la ley incluirán necesariamente y bajo responsabilidad una clausula
referida a la Garantías. Por tanto, la Municipalidad establecerá en el contrato las garantías que
deberán otorgarse para asegurar la buena ejecución y cumplimiento del mismo.
V.6 La Gerencia de Administración y Finanzas a través de la Unidad de Tesorería, será
responsable de la custodia, vigencia y control de las garantías requeridas durante la
vigencia de los contratos suscritos por LA MUNICIPALIDAD.

V.7 Requisitos de las garantías.

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 155º del Reglamento, las garantías que acepten las
entidades conforme al artículo 39° de la Ley sólo podrán ser efectuadas por empresas bajo el
ámbito de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de
Pensiones o que estén consideradas en la lista actualizada de bancos extranjeros de primera
categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú.

Para tal fin, en las bases del proceso de selección, la entidad establece el tipo de garantía que le
otorgara el postor y/o contratista, según corresponda, de conformidad con lo dispuesto por las
normas de contrataciones el Estado.

Alternativamente, en caso de suministro periódico de bienes o de prestación de servicios

de ejecución periódica, así como en los contratos de consultoría y ejecución de obras, las
micro y pequeñas empresas podrán optar que, como garantía de fiel cumplimiento, la Entidad
retenga el diez por ciento (10%) del monto del contrato original, conforme a lo dispuesto en el
artículo 39° de la Ley. Para estos efectos, la retención de dicho monto se efectúa durante la
primera mitad del número total de los pagos a realizarse, de forma prorrateada, con cargo a ser
devuelto a la finalización del mismo.

Las Entidades están obligadas a aceptar las garantías que se hubieren emitido conforme a lo
dispuesto en los párrafos precedentes, bajo responsabilidad.

Aquellas empresas que no cumplan con honrar la garantía otorgada en el plazo establecido en
el artículo 39° de la Ley, serán sancionadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y
Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones.

Las garantías se harán efectivas por el motivo garantizado.

V.8 Tipos de garantías

Por su parte, el artículo 156º del Reglamento señala que en aquellos casos y en las
oportunidades previstas en el Reglamento, el postor o el contratista, según corresponda,
está obligado a presentar las siguientes garantías:

a) Garantía de fiel cumplimiento.

b) Garantía por el monto diferencial de la propuesta.

c) Garantía por adelantos.

V.9 Garantía de fiel cumplimento

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El artículo 158º del Reglamento señala como requisito indispensable para suscribir el contrato.
Que el postor ganador debe entregar a la Entidad la garantía de fiel cumplimiento del mismo.
Esta deberá ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del
contrato original y tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a
cargo del contratista, en el caso de bienes y servicios, o hasta el consentimiento de la
liquidación final, en el caso de ejecución y consultoría de obras.

De manera excepcional, respecto de aquellos contratos que tengan una vigencia superior a un
(1) año, previamente a la suscripción del contrato, las Entidades podrán aceptar que el ganador
de la Buena pro presente la garantía de fiel cumplimiento y de ser el caso, la garantía por el
monto diferencial de l a propuesta, con una vigencia de un (1) año, con el compromiso de
renovar su vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación o exista el
consentimiento de la liquidación del contrato.

V.10 Garantía de fiel cumplimento por prestaciones accesorias

El artículo 1590 del Reglamento dispone que en las contrataciones de bienes, servicios o de
obras Que conllevan a ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento,
reparación o actividades afines, se otorgará una garantía adicional por este concepto, la misma
que se renovará periódicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas,
no pudiendo eximirse su presentación en ningún caso. El OSCE mediante Directiva
establecerá las disposiciones complementarías para la aplicación de esta garantía.

V.11Garantía por el monto diferencias de la propuesta

El artículo 160º del Reglamento dispone que cuando la propuesta económica fuese inferior al
valor referencial en más del diez por ciento (10%) de éste en el proceso de selección
para la contrataci6n de servicios, o en más del veinte por ciento (20".4)de aquél en el proceso de
selección para la adquisici6n o suministro de bienes, para la suscripción del contrato el
postor ganador deberá presentar una garantía adicional por un monto equivalente al veinticinco
por ciento (25%) de la diferencia entre el valor referencial y la propuesta econ6mica. Dicha
garantía deberá tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del
contratista, en el caso de bienes y servicios.

V.12 El artículo 1 6 1 ° del Reglamento señala que no se constituirá garantía de fiel

cumplimiento y garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias en los siguientes
casos:

a) Contratos derivados de procesos de Adjudicación de Menor Cuantía para bienes y servicios,

siempre que no provengan de procesos declarados desiertos. Dicha excepción también será
aplicable en los contratos derivados de procesos de selección según relación de items,
cuando el valor referencial del Item o la sumatoria de los valores referenciales de los Items
adjudicados a un mismo postor no supere el monto establecido para convocar a una
Adjudicación de Menor Cuantía.
b) Contratos de servicios derivados de procesos de Adjudicación Directa Selectiva o de
procesos de selección según relación de Items cuando el valor referencial del ltem o la
sumatoria de los valores referenciales de los Items adjudicados a un mismo postor no
supere el monto establecido para convocar a una Adjudicación Directa Selectiva.
c) Adquisición de bienes inmuebles
d) Contratación ocasional de servicios de transporte cuando la Entidad recibe los boleto
respectivos contra el pago de los pasajes.
e) Contratos de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles.
f) Las contrataciones complementarias celebradas bajo los alcances del articulo 182º
del Reglamento, cuyos montos se encuentren en los supuestos previstos en los numerales 1)
y 2) del presente artículo. La garantía por el monto diferencial de la propuesta no se
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presentará en los casos previstos en los numerales 1, 3, 4, 5 y para la celebración de las

contrataciones complementarias bajo los alcances del artículo 182º en mención.

V.13 Garantía por adelantos

El artículo 162º del Reglamento señala que la Entidad sólo puede entregar los adelantos
previstos en las Bases y solicitados por el contratista, contra la presentación de una garantía
emitida por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia de tres (3) meses, renovable
trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortización total del adelanto
otorgado. La presentación de esta garantía no puede ser exceptuada en ningún caso.

Cuando el plazo de ejecución contractual sea menor a tres (3) meses, las garantías podrán ser
emitidas con una vigencia menor, siempre que cubra la fecha prevista para la amortización total
del adelanto otorgado.

Tratándose de los adelantos de materiales, la garantía se mantendrá vigente hasta la utilización

de los materiales o insumos a satisfacción de la Entidad, pudiendo reducirse de manera
proporcional de acuerdo con el desarrollo respectivo.

V.14 Garantías a cargo de la Entidad

El artículo 163º del Reglamento, señala que en los contratos de arrendamiento de bienes
muebles e inmuebles, la garantía será entregada por la Entidad al arrendador en los términos
previstos en el contrato. Dicha garantía cubrirá las obligaciones derivadas del contrato, con
excepción de la indemnización por lucro cesante y daño emergente.

V.15 Ejecución de garantía

El Artículo 164° del Reglamento, señala que las garantías se ejecutaran a simple requerimiento
de la Entidad en los siguientes supuestos:

a) Cuando el contratista no la hubiere renovado antes de la fecha de su vencimiento. Contra esta

ejecución, el contratista no tiene derecho a interponer reclamo alguno.

Una vez culminado el contrato y siempre que no existan deudas a cargo del contratista, el
monto ejecutado le será devuelto a éste sin dar lugar al pago de intereses. Tratándose de las
garantías por adelantos, no corresponde devolución alguna por entenderse amortizado el
adelanto otorgado

b) La garantía de fiel cumplimiento y la garantía adicional por el monto diferencial de propuesta se

ejecutarán, en su totalidad, sólo cuando la resolución por la cual la Entidad resuelve el
contrato por causa imputable al contratista, haya quedado consentida o cuando por laudo
arbitral consentido y ejecutoriado se declare procedente la decisión de resolver el contrato. El
monto de las garantías corresponderá íntegramente a la Entidad, independientemente de la
cuantificación del daño efectivamente Irrogado.

c) Igualmente. la garantía de fiel cumplimiento y, de ser necesario, la garantía por el monto

diferencial de propuesta, se ejecutarán cuando transcurridos tres (3) días de haber sido
requerido por la Entidad, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo a su cargo
establecido en el acta de conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista,
en el caso de bienes y servicios, o en la liquidación final del contrato debidamente consentida o
ejecutoriada, en el caso de ejecución de obras. Esta ejecución será solicitada por un monto
equivalente al citado saldo a cargo del contratista.
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VI. NORMAS ESPECIFICAS

VI.1 De la Presentación, Custodia, Renovación y Devolución de las Garantías

VI.1.1 Todas las garantías (Cartas Fianzas) deberán ser presentadas a través de Mesa de
Partes de LA MUNICIPALIDAD, con excepción de aquellas que sean exhibidas al
momento de la apertura de sobres en las propuestas económicas de acuerdo a lo
dispuesto en el proceso de selección cuando corresponda, recayendo en el Presidente del
Comité EspeciaI (Permanente o Ad Hoc) o en el Órgano Encargado de las Contrataciones,
según sea el caso, su custodia, revisión de su vigencia y devolución.

VI.1.2 Mesa de Partes recibirá y enviará las garantías originales (Cartas Fianzas) a la
Gerencia de Administración y Finanzas a fin que la Sub Gerencia de Logística realice la
revisión correspondiente de acuerdo a la documentación exigida para la suscripción del
contrato (monto, requisitos y plazo) o adenda en el caso de prestaciones adicionales. La
S u b G e r e n c i a d e L o g í s t i c a deberá coordinar con el responsable de Tesorería
para que este verifique la autenticidad de la garantía.

En el caso de tratarse de una renovación de la garantía, la Gerencia de Administración y

Finanzas, para que a través del responsable de Tesorería se efectué la revisión
(autenticidad), registro y custodia. De existir alguna observación sobre la garantía
presentada, se procederá de inmediato, mediante Oficio, a devolverla al CONTRATISTA.

VI.1.3 La Gerencia u Oficina encargada de la supervisión del contrato (área usuaria),

deberá bajo responsabilidad, comunicar por cualquier medio escrito la necesidad de solicitar
la renovación o la devolución, debiendo adjuntar documentación de sustento respectiva.

VI.2 De la renovación
VI.2.1 En el caso de las garantías de fiel cumplimiento y monto diferencial de la
propuesta. con la debida oportunidad y antes de la fecha de vencimiento de la garantía,
la Unidad de Finanzas a través del responsable de Tesorería solicitará al Contratista la
renovación respectiva (Anexo N° 1). salvo que al momento de la comunicación se
disponga de información por parte de la Gerencia u Oficina supervisora del Contrato (área
usuaria) respecto a la no necesidad de solicitar la renovación, ya que existe la
conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista. en el caso de bienes
y servicios; o. existe el consentimiento de la liquidación final. en el caso de
ejecución y consultoría de obras.

VI.3 Ejecución de garantía

6.3.1 Dentro de los quince (15) días calendarios posteriores al vencimiento de la garantía (Carta
Fianza). La Gerencia de Administración de Finanzas, a través del responsable de
Tesorería, solicitará en forma automática a la entidad emisora la ejecución de la
garantía, utilizando el Formato “Solicitud de Ejecución de Carta Fianza” (Anexo N' 2).
En la misma comunicación se indicará que en el caso de haberse renovado la garantía. Se
deje sin efecto la ejecución de la misma.

VI.4 Aumento o reducción del monto de las garantías

VI.4.1 La Gerencia de Administración y Finanzas aceptara la reducción del monto de las
garantías que garanticen los adelantos por el mismo monto de amortización que está
registrando en las valorizaciones, previa conformidad de la Gerencia u Oficina que supervisa
el contrato (área usuaria). En los casos en que las garantías deban ser reajustadas, la
Gerencia u Oficina que supervisa el contrato (área usuaria) deberá calcular el nuevo importe
e informar a la Gerencia de Administración y Finanzas, antes de su vencimiento en aquellos
contratos regulados por la normativa de contratación pública.
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VI.4.2 En caso de adicionales o reducciones, el contratista aumentara o reducirá en forma

proporcional las garantías (Carta Fianza) que hubiera otorgado, respectivamente, conforme
a lo dispuesto por el tercer párrafo del artículo 174º del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado.

VII. NORMAS COMPLEMENTARIAS

7.1 Las garantías (Cartas Fianzas) presentadas a favor de la MUNICIPALIDAD, deberán

incluir los términos "Incondicional, solidaria, irrevocable, de realización automática y sin
beneficio de excusión al solo requerimiento de la Entidad, bajo responsabilidad u, toda
demora del fiador para honrar la presente garantía devengara un interés a favor de la
Entidad desde la fecha en que se ha exigido su cumplimiento y hasta la fecha efectiva del
pago, incluso por actos y/o omisión del Fiador en la entrega de la garantía al beneficiario,
señalando como prescripción del requerimiento Notarial a los diez (10) años; conforme lo
establece el artículo 2001º numeral 1) del Código Civil o, en su defecto, por la devolución
de la garantía por parte de la Entidad al Emisor.

7.2 Todas las garantías (Cartas Fianzas) deberán contener la opción obligatoria de
requerimiento para su pago en las Oficinas Principales donde se emitieron las cartas
fianzas.

7.3 Las garantías (Cartas Fianzas) deberán identificar claramente como afianzado a la
persona natural o Jurídica señalada en el Contrato suscrito con LA MUNICIPALIDAD.
Adicionalmente, debe constar la referencia del número de contrato, proceso de selección,
denominación del objeto contractual, en el caso de CONSORCIO, deberán enunciarse a
todos los consorciados, entre otros, según corresponda.

7.4 La Gerencia de Administración y Finanzas, a través del responsable de Tesorería, se

encargará de la custodia, vigencia y control de las garantías requeridas durante la
vigencia de los contratos suscritos por LA MUNICIPALIDAD.

7.5 Los procesos de selección convocados dentro del marco de convenio de préstamo
internacional se realizarán conforme a las normas y políticas del organismo internacional
y, supletoriamente, a lo contemplado en esta Directiva.

7.6 En el caso de la ejecución contractual, las garantías (Cartas Fianzas) se mantendrán

vigentes hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista, en
el caso de bienes y servicios, o hasta el consentimiento de la liquidación final, en el caso
de ejecución y consultoría de obras.

7.7 En los casos que una liquidación de contrato sea sometida a un proceso arbitral, respecto
a la carta fianza que avale una garantía, deberá solicitarse opinión a la Oficina de
Asesoría Jurídica para que determine las acciones a seguir.

VIII. RESPONSABILIDAD

8.1 El cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva es de

responsabilidad de todo el personal Responsable de Tesorería, Áreas Usuarias y Órgano
Encargado de las Contrataciones.

8.2 El cumplimiento de la recepción, registro, custodia, renovación, devolución y reportes de

garantías recae en el responsable de Tesorería. El Gerente de Administración y Finanzas
así como como inmediato superior jerárquico será el responsable de velar por el
cumplimiento de la presente Directiva y de su difusión.

IX. ANEXOS:

Los anexos 1 y 2 según modelos adjuntos forman parte de la presente directiva.

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ANEXO 1: Solicitud de Renovación de Carta Fianza

ANEXO 2: Solicitud de Ejecución de Carta Fianza

X. La presente Directiva entrará en vigencia al día siguiente de su aprobación mediante Resolución

Gerencial.
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ANEXO N° 1

OFICIO N° -2015-MPM/GAF

Moyobamba,

Señores,
NOMBRE DEL PROVEEDOR
Dirección
Presente.-

Atención : Nombre del Representante Legal

Referencia : Renovación Carta Fianza

Nº :
Importe :
Vencimiento :

De mi consideración:

Es grato dirigirme a usted con la finalidad de solicitarle disponga lo necesario para la

renovación del documento de la referencia, dicho documento garantiza el fiel
cumplimento y/o adelanto del contrato N° .

Además, recordarle que de acuerdo al artículo N° del Decreto Supremo N° 184-

2008-EF "Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado" señala, que las cartas
fianzas deben estar vigentes hasta la conformidad de la recepción de la prestación o
exista el consentimiento de la liquidación final del contrato.

Sin otro en particular, quedo de usted.

Atentamente,

Gerente de Administración
y Finanzas
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ANEXO2:

CARTA NOTARIAL

CARTA N° -201 5-MPM/GAF

Moyobamba,

Señores.
NOMBRE DEL BANCO
Dirección.
Presente.-

Referencia: Cartas fianzas por ejecutar

N°. :
Importe :
Vencimiento :

De mi especial consideración:

Es grato dirigirme a usted, a fin de solicitarle que de conformidad con el articule 1898
del Código civil vigente, se sirva proceder a la ejecución del documento de la
referencia a favor de la MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA.

Si el pago es vía transferencia bancaria deberán abonarlo en nuestra cuenta corriente

en soles Nº …………………………………..del Banco……………, y si es con cheque debe
girarse a la orden de la MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MOYOBAMBA, además
consignar la frase no negociable.

Asimismo en caso de que el proveedor haya solicitado la renovación de la carta fianza

en mención, sírvanse dejar sin efecto la ejecución de la misma previa notificación de
parte de ustedes a la siguiente dirección
electrónica……………………………………

Sin otro en particular, quedo de usted.

Atentamente,

Gerente de Administración y Finanzas