Código: TCM-PR-01

INSTRUCCIÓN DE TRABAJO PARA DAR DE Revisión: 00

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Objetivo:
Establece lineamientos y controles administrativos que permitan optimizar la
disponibilidad, el uso, conservación, el control físico-valorado del activo fijo y la
minimización de los costos de sus operaciones de los bienes de uso en las
entidades públicas, en base a la disposiciones legales, técnicas y contables, que
permita generar información confiable para toma de decisiones respecto a futuras
adquisiciones, mantenimiento, reparaciones, disposición o baja y asi alcanzar un
manejo eficiente de los activos.
Alcance:
Permite configurar (flexiblemente) las terminales para una exhaustiva toma de
inventario.

DESCRIPCIÓN:
ACTIVO FIJO: Es un bien que la empresa adquiere, con la finalidad de darle uso
dentro de las instalaciones.
Se ocupa
 Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destinó y asignar la
responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada.
 Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de
depreciación, al estar depurados individualmente, se pueden asignar a cada
producto o servicio.
 Mejorar la negociación de sus primas de riesgo con compañías aseguradoras, al
conocer el estado real actual de los Activos Fijos.
 Conocer perfectamente la necesidad de inversión que se necesita en Activos
fijos, para iniciar o continuar una operación sin problemas.
 Conocer el capital invertido real para futuras inversiones o decisiones.

Una vez asignado el código a las mercancías, el área contable le comunica al

departamento de compras por medio de un correo electrónico los códigos asignados
a las mercancías.
En cuanto se realice la factura que se adquirieron los equipos, se le da de alta al
sistema (PROCESO X) y automáticamente se capitaliza.
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A.F. MANUAL

El área de almacén procede a darle entrada a las mercancías en el sistema,

asignándole un código para venta. (PROCESO X).

Una vez que las mercancías se requieran para flota (renta), almacén, realiza la
salida de mercancía de almacén y le comunica al encargado de logística, que le
asignara un código únicamente para dicho proceso (PROCESO X)

El departamento de logística le comunica al área de contabilidad a través de un

correo que el proceso fue realizado, para proceder a la asignación de un código de
artículo como un ACTIVO FIJO.

*Para este procedimiento ocuparíamos la información de la carpeta *Logística de

activos fijo TCM, seleccionamos el –Documento de altas de activos fijos,

En donde por orden aparecen las carpetas de los movimientos que se han
realizado.

Para este ejemplo ocuparíamos los documentos de EM_61 y 62

En este documento aparece el código que se le asignó a la mercancía para su

renta, que será utilizado para el proceso de altas para un A.F.

El primer paso es la salida de mercancía que el encargado de almacén realiza, en

donde el número de artículo es únicamente para su venta.
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Una vez que se requiera una mercancía para flota, almacén procede a darle salida
a la mercancía y el área de logística procede a la asignación de código exclusivo
para renta, (proceso ya antes mencionado).

NOTA: Los equipos de almacén que están compuestas de dos o tres piezas se les
asigna un número de código diferente.

CAPITALIZACION

En cuanto que el departamento de almacén realiza la salida de mercancía,

nuevamente le comunica por correo electrónico al area de contabilidad que el
proceso fue realizado.
Nuevamente en area de contabilidad se basa en el documento de la salida de
mercancia que se le dio en almacen para rastrear el monto con la que se esta
saliendo de almacén.

RESERVA

Una factura de resera es cuando la factura de compra ya se tiene pero la mercancía

aun no llega.

Cuando el encargado del departamento de ventas realiza la factura de la compra,

se le hace llegar por medio de un correo al departamento de administración en
donde especifica el listado de las mercancías que se va a adquirir.
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