1803

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
CENTRO DE INVESTIGACIONES Y CONSULTORIOS ADMINISTRATIVAS
COORDINACION CONSULTORIO ADMINISTRATIVO

Modalidad de práctica
Título:
PRACTICA EMPRESARIAL FONDO DE PENSIONES DE ANTIOQUIA
AREA DE CONTROL INTERNO

Realizado por:
Yuliet Fernández y Lina Marcela González
Consultorio II

Asesor : Cesar Martínez

Medellín 2005
OBJETIVOS
General:
 Aplicar conocimientos previamente
adquiridos de análisis y revisión de procesos
y procedimientos administrativos, para
verificar que procesos dentro de Pensiones
de Antioquia, no se están realizando de
acuerdo a lo establecido en el Manual de
Procesos y Procedimientos de la Entidad y
con ello plantear sugerencias y
recomendaciones que garanticen la mejora
de dichos procesos.
Específicos:
 Tener un acercamiento con la vida profesional con el
fin de aplicar los conocimientos adquiridos y obtener
experiencia para lograr un buen desempeño laboral.
 Confrontar los conocimientos adquiridos en el curso
sistemas y procedimientos administrativos,
legislación laboral, teoría administrativa, análisis
financiero, entre otros con los verdaderamente
necesarios en la vida laboral.
 Contribuir con nuestros conocimientos al pleno
desarrollo de las actividades desempeñadas por la
oficina de Control Interno.
 Realizar de forma coherente y precisa cada una de
las auditorias planteadas
ALCANCE
Afianzar conocimientos en las áreas de :
 Sistemas y Procedimientos Administrativos
 Auditoria.
 Legislación Laboral.
 Análisis Financiero.
 cumplir con las actividades asignadas dentro
de la práctica las cuales son:
 Evaluación al proceso de auxilio funerario.
 Evaluación al proceso embargos y
deducciones
 Evaluación al sistema de Control Interno
Contable
 Seguimiento y evaluación al plan de Acción
de la Entidad
METODOLOGÍA

A. Realización de las auditorias

 Se observa en el Plan de Acción de la

Entidad la actividad que se debe realizar de
acuerdo al orden de ejecución.
 Lista de chequeo.
 Solicitud de datos históricos
 Determinar tamaño de la muestra
 Análisis pertinente de la información
obtenida, se compara con lo establecido en
el Manual de Procesos y procedimientos.
 Elaboración del informe
 Se elaboran las comunicaciones internas
 Por último se archivan todos los papeles de
trabajo que resultaron de la auditoria.
B. Asesoría:

La metodología de trabajo que se realizará

con el asesor son reuniones presénciales y
virtuales en las cuales se evaluará el
desarrollo de la práctica a demás de el
avance y cumplimiento del Plan de Trabajo.
RESEÑA HISTORICA DE LA
EMPRESA
 Pensiones de Antioquia, establecimiento publico del
orden Departamental, dotado de patrimonio
autónomo, personería jurídica y autonomía
administrativa, es a raíz de la Declaratoria de
solvencia, efectuada a través de l Decreto
departamental numero 2079 de Junio 29 de 1995,
una Administradora de Pensiones, vigilada y
controlada por la Superintendencia Bancaria de
Colombia. Fue creado a través del Decreto
Departamental número 3780 de Diciembre 05 de
1991, posteriormente modificado con las Ordenanzas
6, 013 y 23 de Mayo de 06 de 1994, Agosto 01 de
1997 y Septiembre 01 de 1998 respectivamente y
hoy esta regulada por la Ordenanza 30 de Diciembre
12 de 2003.
RESULTADOS DE LA
PRÁCTICA EMPRESARIAL
1. EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CONTABLE
 El sistema de Control interno:
 conjunto de normas, procedimientos, estructuras, políticas,
definición de funciones y actuaciones al interior de la entidad;
con el fin de proteger y resguardar sus activos, verificar su
exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como
también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las
operaciones para estimular la adhesión a las exigencias
ordenadas por la gerencia.

 Objetivo.
 verificar que los procedimientos contables que se realizan en
cada una de las áreas de Pensiones de Antioquia, estén
dentro de los parámetros establecidos por el Sistema de
Control Interno Contable de la Entidad.
Procesos del Área Financiera

Contabilidad de la Entidad
Elaboración de Estados Financieros
Administración de Títulos Valores
Recaudo de Aportes
Conciliación Bancaria
Cobro de Cuotas Partes Jubilatorias
Fiscalización de los Recaudos
Inventario de Bienes Muebles
Nomina de Pensionados
Cuentas por Pagar
Presupuesto
Compras
 Aspectos Analizados

1. Eficiencia, eficacia y de los controles

2. Integridad, confiabilidad oportunidad y
utilidad social de la información financiera
3. Cumplimiento de las políticas contables y
financieras externas e internas.
4. Diligencia de los responsables del Control
Interno Contable en la adopción de
correctivos sugeridos
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

 Para algunos procesos de la Entidad, el manual de

procesos y procedimientos no se encuentra
debidamente actualizado.
 Faltan unos puntos de control óptimos, se requiere
rediseñarlos para un mayor grado de efectividad.
 El programa NOMICOM requiere ajustes aplicativos
que garanticen la confiabilidad de la información de
pensionados, afiliados, sus hojas de vida y sus
aportes.
 Se debe iniciar el proceso de saneamiento contable
para dar cumplimiento a la normatividad vigente.
 2. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL PLAN DE
ACCIÓN PRIMER TRIMESTRE 2005

El Plan de Acción es el instrumento direccionador de la gestión

empresarial, en el se plasman todas las actividades a realizar en un
determinado periodo, se especifican cada una de las tareas, el tiempo
que se empleara, quien es el responsable y los resultados que se
deben obtener.

 OBJETIVO
 Verificar el cumplimiento de los objetivos y metas propuestos por
cada una de las áreas, en el Plan de Acción de la Entidad, para el
primer trimestre del año 2005

 ALCANCE
 El análisis y la evaluación del Primer trimestre de 2005 al Plan de
Acción de Pensiones de Antioquia, se desarrolló con base en la
metodología Evaluación al Sistema de Control Interno de Pensiones
de Antioquia, elaborada por la Oficina de Control Interno. Se utilizaron
técnicas de auditoria generalmente aceptadas, como también
verificación ocular de documentos y entrevistas con los responsables.
DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN

 TESORERIA
 La programación de las acciones cuenta con los siguientes ítems:
 Nómina de jubilados
 Proceso de Pago a Proveedores
 Nómina de Empleados
 Recaudo y Distribución de Aportes
 Cobro de Cuotas Partes
 Recaudo Abonos del Departamento y del Tecnológico
 Ejecución del Presupuesto Semanal
 Controlar la Ejecución Presupuestal
 Imputación Inmediata del Proceso de Aportes
 Negociar Gerencia Electrónica con Banco de Occidente
 Optimizar el proceso de pago de Mesadas Pensiónales
 Pagar vía electrónica a proveedores
 Reuniones Comité de Tesorería
 Proponer recomposición del Portafolio
DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
 Elaboración nomina de jubilados
 Nomina de Empleados
 Recaudo y distribución de Aportes
 Cobro de Cuotas Partes
 Contabilidad
 Archivo
 Elaboración Tablas de Retención Documental
 Realización de Reconversión del portafolio

OFICINA DE SISTEMAS:
 Historias Laborales
 Reporte Informes Organismos de Control
 Página Web
 Soporte Técnico en el Área de Sistemas
 Sistema RUA
 Informes Contaduría General de la Nación
 Mantenimiento
 Simulacro plan de contingencias ( área sistemas)
 Elaboración de archivos planos para el pago de nómina en los bancos
 Elaboración de archivos planos para el pago de Seguridad Social
DIRECCIÓN JURÍDICA:
 Revisión y reliquidación
 Ajustes al Proceso de Reliquidación
 Pensión de vejez
 Pensión vejez negada
 Solicitud días a deber
 Auxilio Funerario
 Pensión de Invalidez
 Derechos de Petición
 Pensión de Sobreviviente
 Indemnización Sustitutiva Pensión de Vejez
 Recursos de Reposición
 Bonos Pensiónales
 Demandas
 Tutelas
 Envió personas a Junta de Invalidez
OBSERVACIONES

Por medio de la realización de esta evaluación se

encontró que en algunas áreas de la Entidad no
se trabajaba con base en el desarrollo de lo
planteado en el plan de acción, por lo cual se
hicieron las recomendaciones pertinentes a los
funcionarios involucrados. Cabe anotar que a
pesar de encontrarse falencias las áreas han
mejorado notablemente con respecto al año
anterior.
 3. EVALUACIÓN AL PROCESO DE AUXILIO
FUNERARIO
 El auxilio funerario es una cantidad de dinero no superior a 5 salarios
mínimos, que se le reconoce a la persona que compruebe haber
sufragado los gastos de entierro de un pensionado adscrito a la nómina
de Pensiones de Antioquia.
 OBJETIVO:
 Verificar que el procedimiento que desarrolla la Dirección jurídica para
los auxilios Funerarios, se desarrolla con base en la metodología
Evaluación al sistema de control interno, elaborada por la Oficina de
Control Interno.
 Se utilizaron técnicas de auditoria generalmente aceptadas, como
también verificación acular de documentos y entrevistas con los
responsables.
 BASE LEGAL:
 Articulo 51 Ley 100 de 1993
 BENEFICIARIO:
 Persona que compruebe haber sufragado los gastos del fallecido.
DESARROLLO DEL PROCESO:

 Se solicitó a la Dirección Jurídica el listado de las solicitudes de

auxilios funerarios realizados a partir de Mayo 01 de 2005 hasta
la fecha( Abril 13 de 2005).
 Se revisaron cada uno de los expedientes y se confrontaron con
los datos anteriormente suministrados.

OBSERVACIONES:
 Este proceso se esta ejecutando correctamente, se tienen unos
adecuando puntos de control y los auxilios Funerarios se están
pagando dentro del termino.
 Se observa que la dirección Jurídica ha implementado en su
gran mayoría las recomendaciones efectuadas por la Oficina de
Control interno.
4.EVALUACIÓN AL PROCESO DE EMBARGOS Y
DEDUCCIONES A LA NOMINA DE PENSIONADOS
OBJETIVO
 Verificar que el procedimiento que desarrolla la dirección
financiera y tesorería para los embargos y descuentos que se
realizan a las mesadas de los pensionados, cumpla con las
disposiciones legales y administrativas, y que cuente con unos
adecuados puntos de control garantizando la validez y
veracidad en el procedimiento.

ALCANCE
 El análisis y la evaluación del procedimiento de embargos y
descuentos se desarrollan con base en la metodología
evaluación del sistema de control interno, elaborada por la
Oficina de Control Interno.
 Se utilizaron técnicas de auditoria generalmente aceptadas,
como también verificación ocular de documentos y entrevistas
con los responsables

BASE LEGAL
 Decreto 1073 de 2002
DESARROLLO DEL PROCESO

 Se revisó la tercera parte de la nomina de pensionados extraída

de la base de datos de NOMICOM para determinar a quienes
se le realizan deducciones.
 De una muestra aleatoria de 80 pensionados se analizaron 25
historias laborales ya que reciben menos del 50% de su
mesada pensional.
 Se realizó la búsqueda en las carpetas de novedades de los
respectivos documentos que soportan las deducciones
realizadas por las diferentes Entidades para lo cual solo se
tomaron 10 de los casos.
 Se verificó que los valores de los documentos si concordaran
con las con las deducciones mensuales que aparecen
registrados.
OBSERVACIONES

 No se está revisando las libranzas, embargos y

deducciones por parte de la persona responsable.
 Se observó que existen pensionados que están
recibiendo mesadas por debajo de lo establecido en la
Ley.
 No se consulta a los Juzgados, cuando ingresa un
embargo y el pensionado no tiene cupo para hacerle la
respectiva deducción.
 Algunas Entidades no anexan copia o no tienen en los
documentos soportes membreteado la Personería
Jurídica.
RECOMENDACIONES

 Se recomienda anexar en cada expediente de la pensionada copia de

los documentos pertinentes a cada deducción para así ejercer un
control más minucioso y evitar que se hagan descuentos superiores a
los permitidos por la Ley.
 Crear una base de datos de deducciones y descuentos para así
fácilmente verificar el monto que cada pensionado tiene disponible al
momento de llegar una libranza o un embargo.
 Tomar los correctivos necesarios a las personas que están
recibiendo menos del 50% de su mesada pensional.
 Dar a conocer al pensionado cual es el monto que permite la Ley
para hacer deducciones y descuentos de la mesada pensional.
 Cuando ingrese un embargo a un Pensionado, el cual exceda del
tope mínimo permitido, se debe oficiar al Juzgado respectivo para que
redistribuyan los valores a deducir y aclaren a Pensiones de
Antioquia el procedimiento a seguir.
RESULTADOS ACADÉMICOS
 Con respecto a los resultados obtenidos se
puede decir que se adquirieron y se
afianzaron conocimientos los cuales son
fundamentales para el desarrollo de nuestra
profesión haciéndonos más competentes
para el mercado laboral.
 Legislación Laboral
 Auditoria
 Procesos y Procedimientos
 Financiera y Contable
CONCLUSIONES
 Las prácticas académicas son muy importantes para el
desarrollo del perfil de los futuros profesionales, porque
por medio de esta se hace una comparación entre la
teoría que adquirimos en la universidad, con lo que
verdaderamente requieren las empresas. Para nuestro
caso, podemos decir que para realizar las labores
asignadas en el área de Control Interno en Pensiones de
Antioquia, pudimos poner en práctica muchos conceptos,
técnicas y teorías adquiridas en las diferentes materias a
lo largo de nuestra formación académica.

 Cabe destacar que esta modalidad de consultorio es muy

necesario y adecuado para nuestra formación profesional,
ya que esta nos hace adquirir mayor responsabilidad y a
demás es la forma más ideal de confrontar la teoría con la
realidad laboral.
 Para nuestra vida académica, el haber realizado la
práctica en una entidad como Pensiones de Antioquia, fue
una experiencia muy agradable porque tuvimos la
posibilidad de aprender mucho y aportar al mejoramiento
de la empresa con nuestro conocimiento, además
pudimos experimentar un ambiente de trabajo, lo que
nunca podrá ser enseñado en las aulas, sino que solo se
puede aprender por medio de la interacción con los
demás compañeros de trabajo.
 Esta experiencia fue muy importante, porque pudimos
identificar y comparar muchos conceptos aprendidos en la
universidad, a demás adquirimos una mayor
responsabilidad tanto en lo laboral como en lo personal.