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Programa formativo:
Master en Project Management
Bloque:
Integración de procesos
Enviar a: areamanagement@eneb.es
Hace diez años que Antonio fue nombrado director de logística de una
importante empresa dedicada a la venta online de material de oficina. Hasta el
momento, el trabajo en la zona de logística había sido ejecutado de manera
excelente, pero desde hace unos meses se han empezado a detectar algunas
irregularidades que han provocado el malestar de los clientes.
Entre los principales problemas detectados nos encontramos con:
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- Pedidos que llegan al cliente incompletos, hecho que implica que se
deba enviar un segundo paquete con lo que resta del pedido.
- Paquetes mal precintados que a veces se abren durante el trayecto.
- Los productos más frágiles a menudo no se protegen y llegan rotos o
deteriorados al cliente.
- La entrega al cliente se demora algunos días.
- Se ha dado el caso de que algunas direcciones de clientes se han
cruzado, enviando a un cliente el pedido de otro.
A raíz de estos problemas, con las consecuencias que acarrean, Antonio
decide reorganizar el departamento de logística, de modo que te pide ayuda
para diseñar los procesos y tareas que se deben ejecutar durante la recepción,
preparación y envío de pedidos a los clientes.
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SE PIDE
1. Recepción
En esta primera área, el equipo de Antonio recibe un pedido, mediante un
formulario online. Este pedido es procesado, evaluando en primer lugar si todos
los campos de pedido están completos o presentan alguna irregularidad. El
pedido es tramitado, evaluando si hay stock suficiente para procesarlo, y en
caso afirmativo se transfiere al área de preparación del pedido.
En esta primera área, se han detectado posibles puntos que puedan dar lugar a
incidencias posteriores, los cuales representan oportunidades de mejora en el
proyecto de Antonio: (1) Procesado de pedido con información incompleta, que
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de por tanto errores en el envío posterior; (2) Deficiencias en el control de
stock, que den lugar a retrasos en el envío.
Con el objetivo de poder controlar estos puntos, se proponer desarrollar las
siguientes tareas dentro de esta área.
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Los objetivos descritos se ajustan a la metodología SMART, ya que son
específicos, medibles (a través de indicadores), alcanzables y realistas (ya que
el proceso en sí parte de la idea de que estos objetivos deberían cumplirse
siempre) y dispuestos en el tiempo.
2. Preparación de pedidos
En esta segunda área, el equipo de Antonio se encarga de preparar el pedido
en base a las necesidades reportadas por el área de “Recepción”. En primer
lugar, una vez recibido el formulario de pedido interno, el equipo establece la
prioridad de preparación del pedido y las condiciones especiales de
seguimiento, si las hubiera. A continuación, los materiales de almacén son
recogidos de cada una de las sub-areas que dividen el almacén, enviándose a
la zona de packaging.
En función del volumen del pedido, se empaquetará el material. Paralelamente,
y de manera automatizada, se imprimirá la etiqueta y se pegará en el embalaje.
En esta segunda área, se han detectado posibles puntos que puedan dar lugar
a incidencias posteriores, los cuales representan oportunidades de mejora en el
proyecto de Antonio: (1) Falta de stock de material para suministrar; (2) Mal
empaquetamiento de los productos, el cual dé lugar a roturas; (3) Errores en el
contenido de las cajas.
Con el objetivo de poner controlar estos puntos, se proponer desarrollar las
siguientes tareas dentro de esta área.
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rebasa el stock mínimo, por lo que el operario habrá de confirmar que el pedido
se ha tramitado.
A3. Packaging-Encajado
De manera automatizada, se establecerán las medidas del encajado necesario
en función de los materiales solicitados. El operario realizará el encajado,
dejando la caja sin precintar a la espera del control de calidad.
3. Envío de pedidos
En esta última área, el equipo de Antonio se encarga de llevar a cabo el envío
del material procesado en la fase de ”Preparación de Pedidos”. En primer lugar,
una vez recibida la caja ya preparada y precintada, se verificará que la etiqueta
de dirección de envío está correctamente cumplimentada y que el embalaje no
presenta defecto que pudiesen originar la pérdida de la mercancía. A
continuación, se clasificarán los paquetes según sea un envío local, nacional o
internacional.
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Diariamente se enviará a la agencia de transportes la relación de paquetes a
recoger y entregar, recogiendo los albaranes de cada uno de los envíos y
notificando al usuario el envío del paquete.
Se llevará un registro de todas las incidencias achacables a la empresa de
transportes para evaluar anualmente la necesidad o no de cambiar de
proveedor del servicio.
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2. Céntrate en un área concreta (recepción, preparación o envío) y diseña
el diagrama con los procesos y las tareas que conforman dicha área.
Asegúrate de incluir todas las variables y elementos necesarios para construir
correctamente el diagrama. Dichos elementos y variables variarán en función
de la elección que hayas realizado.
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3. En el diagrama, representa los procesos paralelos, así como las
trayectorias alternativas y los puntos de inspección, con el fin de
evitar los problemas presentados en el enunciado.
El proceso paralelo se refiere a aquel proceso ejecutado por otra persona o
cosa que tiene lugar al mismo tiempo que el proceso primario. Este puede
formar parte o no del proceso principal.
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La trayectoria o ruta alternativa como la ruta a través de un diagrama de flujo
compuesta por una o más tareas opcionales y distintas a la trayectoria primaria
obligatoria. Se incluyen además los puntos de inspección, Estos puntos sirven
para detectar los errores antes de que estos puedan llegar a afectar a los
clientes.
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4. En función de los objetivos marcados en la pregunta 1, ¿Qué
indicadores de revisión utilizarías? Y ¿Cómo los utilizarías? Justifica tu
respuesta y expone varios ejemplos de lo qué medirías con los
indicadores seleccionados.
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% envíos reclamación = 2/650x100=0,3%. Se cumple el objetivo este
mes.
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