COMPETENCIA LABORALES ASISTENTE ADMINISTRATIVO

COMPETENCIAS DE FORMACION

Estructurado por las siguientes competencias que le ayudaran a

desenvolverse mejor en el campo laboral:

SERVICIO AL CLIENTE.
Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las
políticas de la organización.
• Atender personalmente a los clientes de acuerdo con las políticas de la
organización.
• Ofrecer a los clientes atención, utilizando la tecnología y normas de
cortesía.

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES.

Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,
siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
• Redactar los documentos de acuerdo con las normas técnicas.
• Digitar los documentos de acuerdo con su tipo y normas establecidas.
• Transcribir los documentos de acuerdo con las normas vigentes.
ARCHIVO
Tarea técnica de clasificar, ordenar y organizar los diversos tipos
documentales.
• Desarrollar la capacidad de eficiencia, calidad y sigilo profesional en el
ordenamiento de los diferentes documentos.
• Comprender el funcionamiento de la unidad de correspondencia, el
recibo y despacho de los documentos a las áreas correspondientes.
• Ética profesional en el manejo de la información.
• Embalaje de correspondencia.

EJECUCIÓN DE PROGRAMAS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento
organizacional que se deriven de la función administrativa.
 • Desarrollar los programas de la Unidad Administrativa, siguiendo los
lineamientos establecidos por la organización
• Ejecutar las actividades que se deriven de la función de la Unidad
Administrativa, de acuerdo con el manual de procedimientos.

APOYO A LA COORDINACIÓN DE TALENTO HUMANO.

Coordinar las actividades del Talento Humano asignado, teniendo en
cuenta las funciones de la Unidad Administrativa.
 Delegar Las actividades de acuerdo con las prioridades
 Verificar las actividades delegadas al personal de la Unidad
Administrativa, de acuerdo con las normas de la organización.
CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES EN LA EMPRESA.
Llevar contabilizaciones basadas en las diferentes normas y reglamentos
contables.

COORDINACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES.

Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo

en cuenta el objeto social de la empresa.
• Coordinar la planeación de eventos, teniendo en cuenta el proceso
administrativo y las políticas de la organización.
• Proponer el protocolo de acuerdo con el tipo de evento.
• Divulgar eventos, teniendo en cuenta el plan general.

SALUD OCUPACIONAL

Protege y mejora la salud física, mental, social y espiritual en su puesto de

trabajo, repercutiendo positivamente en la empresa.
Descripción
Los auxiliares administrativos ayudan a mantener el correcto y eficaz funcionamiento de las oficinas.
Realizan una gran variedad de funciones administrativas como la actualización, registro y
almacenamiento de información; fotocopiado; archivado; tratamiento de textos; atención telefónica y
gestión del correo postal y electrónico.
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Actividades laborales
Los auxiliares administrativos trabajan en despachos y oficinas, contribuyendo al buen funcionamiento
de los sistemas administrativos y de información de la empresa. Generalmente trabajan bajo la
supervisión del administrativo o de un superior jerárquico.

Entre sus funciones concretas destacan:

 El apoyo administrativo, llevando a cabo tareas como el envío de correos electrónicos,

fotocopiado, archivado, atención al teléfono, registro de los mensajes y gestión de los artículos
de papelería y otros materiales. También suelen realizar sustituciones en recepción o en la
centralita telefónica.

 Recogida de la correspondencia y entrega al correspondiente departamento o miembro del

personal. También pueden gestionar el correo saliente y prepararlo para su envío.

 Control y actualización de registros. Actualmente, la mayoría de las empresas utilizan bases de

datos informatizadas para desarrollar esta función, aunque puede ser necesario el registro de
información cumplimentando formularios o escribiendo notas.
  Gestión de los sistemas de archivado. Se aseguran de que los documentos importantes estén
debidamente registrados y almacenados. Posteriormente, pueden encontrar la información a
petición de otros miembros del personal.

 Administración de los datos del personal, como las fichas de horas trabajadas, las ausencias del
personal, contribuciones de jubilación, reclamaciones de reembolso por gastos y derechos a
vacaciones.

 Contabilidad. Algunos profesionales tienen responsabilidad en los aspectos financieros de la

administración de la oficina, como la preparación de facturas y el cálculo del coste de los
pedidos de los clientes. Pueden encargarse de calcular los salarios sobre la base de las hojas de
asistencia de los empleados, la deducción de impuestos, el seguro de enfermedad y las
cotizaciones a la seguridad social.

 Tratamiento de textos. Se encargan de transcribir textos a partir de un borrador o de voz

grabada (transcripción de audio).

Perfil profesional
Para ser auxiliar administrativo, se necesita:

 Tener nociones de cálculo básico y facilidad para las matemáticas.

 Tener conocimientos de las principales herramientas ofimáticas (procesador de texto, hoja de
cálculo, bases de datos, etc.)
 Ser organizado, metódico y cuidadoso en su trabajo.
 Tener capacidad de síntesis.
 Saber trabajar en equipo.
 Ser capaz de manejar los recursos habituales en una oficina, como los ordenadores o las
fotocopiadoras.
 Tener habilidades comunicativas orales y escritas.
 Saber mostrar por teléfono una actitud profesional, educada y amable.

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Competencias

 Aptitudes para gestionar el tiempo.

 Aptitudes para llevar registros.
 Aptitudes para trabajar con equipos de la oficina.
 Aptitudes para transcribir audio.
 Bien organizado.
 Buen trato por teléfono.
 Bueno en gramática, puntuación y ortografía.
 Capacidad para priorizar tareas.
 Capacidad para trabajar en equipo.
 Capaz de mantener información confidencial.
 Capaz de prestar atención al detalle.
 Capaz de tomar la iniciativa.
 Capaz de trabajar con vencimientos.
 Cuidadoso.
 Destrezas en informática.
 Educado.
 Habilidad en mecanografía.
 Habilidad para escribir en inglés.
 Habilidad para los números.
 Habilidades comunicativas.
 Metódico.
 Preciso.