DOCUMNETCION MERCANITIL

En la actualidad, prácticamente cualquier tipo de negocio de tipo mercantil exige la existencia

de un sustento a través de documentos que se encuentren firmados por parte de sujetos
cualificados de la Compañía, los cuales servirán como respaldo para otros de diversa índole
emitidos o recibidos en el marco de transacciones económicas y financieras.

CONCEPTO

Se considera Documento Mercantil aquél título, efecto, recibo, factura, nota de débito y
crédito, albaranes, etc., el cual sirva para legitimar el ejercicio de las transacciones, así como
poder documentar las operaciones de tipo mercantil en los justificantes de la contabilidad

IMPORTANCIA

Su uso en las transacciones es vital, pues actúa como elemento probatorio de la conformidad
de las partes que intervienen, brinda más seguridades que acuerdos de palabra y garantiza que
se cumpla lo establecido en el lugar, modo y fecha pactados, reduciendo así en gran parte las
posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados.

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales

de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los
distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de
simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen
elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un
envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como
pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y
número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo
establecido.

CLASIFICACION

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción

comercial se puede utilizar para:

 Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

 Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo
un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para
decidir un fallo.

Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

 Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a

través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
 Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para
los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el
punto de vista legal.
La letra de cambio

Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual

una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que
exprese. Documento mercantil mediante el cual una persona (el librador) concede un crédito a
otra (el librado) comprometiéndose esta última a pagar el importe señalado a la fecha
de vencimiento acordada. Como documento mercantil es un instrumento negociable
cuya propiedad puede transferirse, de forma que el librador puede diferir del tenedor de la
letra. Asimismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad financiera al descuento,
es decir, la entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra antes de la fecha de
vencimiento y se encarga de cobrársela al librado llegada la fecha del vencimiento.
 Artículo 119.- Contenido de la Letra de Cambio

119.1 La Letra de Cambio debe contener:

a) La denominación de Letra de Cambio;

b) La indicación del lugar y fecha de giro;
c) La orden incondicional de pagar una cantidad determinada de dinero o una cantidad
determinable de éste, conforme a los sistemas de actualización o reajuste de capital
legalmente admitidos;
d) El nombre y el número del documento oficial de identidad de la persona a cuyo cargo
se gira;
e) El nombre de la persona a quien o a la orden de quien debe hacerse el pago;
f) El nombre, el número del documento oficial de identidad y la firma de la persona que
gira la Letra de Cambio;
g) La indicación del vencimiento; y
h) La indicación del lugar de pago y/o, en los casos previstos por el Artículo 53, la forma
como ha de efectuarse éste.

119.2 Los requisitos señalados en el párrafo anterior podrán constar en el orden, lugar,
forma, modo y/o recuadros especiales que libremente determine el girador o, en su caso, los
obligados que intervengan.

Pagare

El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de
dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas
que acuerdan efectuar el pago.
Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento
público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.

Con este documento una persona establece formalmente que promete el pago de una deuda
determinada en una fecha posterior, que será acordada entre las partes y figurará en el
documento.

Al igual que los cheques, los pagarés pueden ser “al portador” o “endosables” y pueden ser
emitidos por empresas, por el Estado o por particulares.

Artículo 158.- Contenido del Pagaré

158.1 El Pagaré debe contener:

a) La denominación de Pagaré;
b) La indicación del lugar y fecha de su emisión;
c) La promesa incondicional de pagar una cantidad determinada de dinero o una cantidad
determinable de éste, conforme a los sistemas de actualización o reajuste de capital
legalmente admitidos;
d) El nombre de la persona a quien o a la orden de quien debe hacerse el pago;
e) La indicación de su vencimiento único o de los vencimientos parciales en los casos
señalados en el siguiente párrafo;
f) La indicación del lugar de pago y/o, en los casos previstos por el Artículo 53, la forma
como ha de efectuarse éste;
g) El nombre, el número del documento oficial de identidad y la firma del emitente, quien
tiene la calidad de obligado principal.

158.2 El pago de la cantidad indicada en el inciso c) anterior podrá señalarse ya sea como
pago único, o en armadas o cuotas

DIFERENCIA ENTRE LETRA DE CAMBIO Y PAGARÉ

Entre la letra de cambio y el pagaré, son muy pocas las diferencias que entre ellas existen, ya
que incluso según la legislación venezolana, el art. 487 del Código de Comercio, establece que
las mismas disposiciones para las letras de cambio son aplicables al pagaré; sin embargo,
hemos encontrado dos diferencias, a saber:
LETRA DE CAMBIO PAGARE

Es un documento. Es una promesa de pago hecha por escrito.

Es un documento legal que se lleva a cabo Es un documento legal entre comerciantes y

entre comerciantes. una entidad bancaria o compañía de
financiamiento.

Cheque

Por medio de un cheque el librador autoriza a otra persona a extraer dinero de una cuenta
bancaria.

La función del cheque es ordenar a la institución financiera que pague (con el dinero de la
cuenta del emisor) una determinada suma de dinero expresada en el documento..

Artículo 174.- Contenido del Cheque

El Cheque debe contener:

a) El número o código de identificación que le corresponde;

b) La indicación del lugar y de la fecha de su emisión;
c) La orden pura y simple de pagar una cantidad determinada de dinero, expresada ya sea
en números, o en letras, o de ambas formas;
d) El nombre del beneficiario o de la persona a cuya orden se emite, o la indicación que se
hace al portador;
e) El nombre y domicilio del banco a cuyo cargo se emite el Cheque;
f) La indicación del lugar de pago;
g) El nombre y firma del emitente, quien tiene la calidad de obligado principal.

Artículo 175.- Lugar de pago como requisito no esencial

Artículo 176.- Beneficiario del Cheque

176.1 El Cheque sólo puede ser girado:

a) En favor de persona determinada, con la cláusula "a la orden" o sin ella;

b) En favor de persona determinada, con la cláusula “no a la orden", "intransferible", "no
negociable" u otra equivalente; y
c) Al portador.

TIPOS DE CHEQUES

 Cheque cruzado: El cruzamiento se efectúa mediante dos líneas paralelas trazadas en

el anverso del título. Puede ser general o especial. Es general si no contiene entre las
dos líneas designación alguna, o constare sólo la mención "banco", o una
denominación equivalente. Es especial si entre las líneas se escribe el nombre de un
banco determinado.
Si entre las dos líneas paralelas se consigna la cláusula "no negociable" u otra
equivalente y no se señala mención alguna a "banco" o denominación equivalente a
éste, se considerará como Cheque intransferible.
 Cheque para abono en cuenta: El emitente, así como el tenedor de un Cheque, pueden
prohibir su pago en efectivo y por caja, insertando en el título la cláusula "para abono
en cuenta" u otra equivalente. La tajadura de esta cláusula anula sus efectos
cambiarios.
El banco girado debe atender el pago sólo mediante el abono del importe del Cheque
en la cuenta señalada y de la que además sea titular o cotitular el último tenedor. Este
abono equivale al pago.
 Cheque intransferible: El Cheque emitido con la cláusula "intransferible", "no
negociable", "no a la orden" u otra equivalente, sólo debe ser pagado a la persona en
cuyo favor se emitió; o, a pedido de ella, puede ser acreditado en cuenta corriente u
otra cuenta de la que sea su titular, admitiéndose el endoso sólo a favor de bancos y
únicamente para el efecto de su cobro.
 Cheque Certificado: Los bancos pueden certificar, a petición del girador o de cualquier
tenedor, la existencia de fondos disponibles con referencia a un Cheque, siempre que
no se haya extinguido el plazo para su presentación al pago, cargando al mismo
tiempo en la respectiva cuenta corriente girada la suma necesaria para su pago. Esta
suma, en tanto no sea acreditada a la cuenta cargada conforme al Artículo 192, tendrá
la calidad legal de patrimonio de afectación y estará destinada exclusivamente al pago
del Cheque Certificado, debiendo excluirse de la masa concursada del emitente; así
como separarse de la masa del banco girado en los casos de procesos de insolvencia o
de liquidación de éste que fuesen declarados antes del pago del Cheque.
 Cheque de Gerencia: Las empresas del Sistema Financiero Nacional autorizadas al
efecto pueden emitir Cheques de Gerencia a cargo de ellas mismas, pagaderos en
cualquiera de sus oficinas del país. Con expresa indicación de ello en el mismo título,
estos Cheques podrán ser emitidos también para ser pagados en sus oficinas del
exterior.
 Cheque Giro: las empresas del Sistema Financiero Nacional autorizadas a realizar
transferencias de fondos y/o emitir giros, pueden emitir Cheques a su propio cargo,
con la cláusula "Cheque Giro" o "Giro Bancario" en lugar destacado del título. Estos
cheques tendrán las siguientes características:
a) Serán emitidos sólo a la orden de determinada persona;
b) No son transferibles, sin que para ello se requiera de cláusula especial; y
c) Son pagaderos sólo en las plazas u oficinas propias de la empresa emisora y/o en la
de sus corresponsales, señalada al efecto en el mismo título, ubicada en plaza
distinta a la de su emisión.
 Cheque de Viajero El Cheque de Viajero, o de turismo, puede ser emitido por una
empresa del Sistema Financiero Nacional autorizada al efecto, a su propio cargo, para
ser pagado por ella o por los corresponsales que consigne en el título, en el país o en el
extranjero.
El Cheque de Viajero deberá ser expedido en papel de seguridad y llevar impresos el
número y serie que le corresponda, el domicilio de la empresa emisora y el valor
monetario representado por el título.
 Cheque de Pago Diferido: El Cheque de Pago Diferido es una orden de pago, emitido a
cargo de un banco, bajo condición para su pago de que transcurra el plazo señalado en
el mismo título, el que no podrá ser mayor a 30 (treinta) días desde su emisión, fecha
en la que el emitente debe tener fondos suficientes conforme a lo señalado en el
Artículo 173. Todo plazo mayor se reduce a éste.
OTRA CLASIFICACION

 Documentos exigidos legalmente por la SUNAT

 Documentos empleados legalmente por todo el sistema comercial- financiero

Documentos exigidos legalmente por la SUNAT:

Comprobantes de pago:
Se consideran comprobantes de pago a los documentos que acreditan a transferencia
de bienes, prestación de servicios, loa más usuales son:
 La factura : se emitirán y entregarán al adquiriente o usuario que posea número de
RUC,
 Boleta de compra y venta: Todos aquellos que vendan bienes o presten servicios a
consumidores finales.
 Recibo por honorarios: Pueden ser utilizados a fin de sustentar gasto o costo para
efecto tributario siempre que cumplan con los requisitos establecidos en el
Reglamento de Comprobantes de Pago.
 Liquidación de compra: permiten ejercer el derecho al crédito fiscal siempre que el
IGV sea retenido y pagado por el comprador (PDT - 617 - Otras retenciones) quien
actúa como agente de retención.
 Tickets: Sólo pueden ser emitidos en moneda nacional.
 Guías de remisión: La guía de remisión y documentos que sustentan el traslado de
bienes deberán ser emitidos en forma previa al traslado de los bienes.
Siempre que reúnan todos los requisitos y las características mínimas establecidas por
el reglamento y hayan sido impresos por empresas graficas que se encuentran insertos
en el registro de imprentas de la SUNAT.
Por consiguiente se encuentran obligaos a emitir comprobantes de pago; quienes
realicen transferencias de bienes a título gratuito u oneroso, quienes adquieran bienes
de personas naturales productoras de productos primarios siempre que esta persona
no otorgue el derecho a usar un bien.
“Las operaciones en la contabilidad requieren de un sustento y la única manera es a
través de la documentación apropiada es por ello que las empresas en su ciclo
económico (compra, transforma, vende, cobra, paga) requieren de documentación que
debe estar debidamente elaborada y con los requisitos que las leyes establecen (…)”.
(CERVATEC., 2005, p.13)
Reglamento de los comprobantes de pago:
1. La segunda copia de las facturas se entregará conjuntamente con el original al adquirente o
usuario, quien deberá mantenerla en un archivo clasificado por proveedor y ordenado
cronológicamente; salvo en los casos de operaciones de exportación en los cuales la segunda
copia será entregada a la Superintendencia Nacional de Aduanas (ADUANAS).
2. La segunda copia de los recibos por honorarios se entregará conjuntamente con el original al
usuario, quien deberá mantenerla en un archivo clasificado por proveedor y ordenado
cronológicamente, únicamente si requiere sustentar gasto o costo para efecto tributario.

3. La segunda copia de las liquidaciones de compra permanecerá en poder del

comprador, quien deberá mantenerla en un archivo clasificado por proveedor y
ordenado cronológicamente.
4. Tratándose de tickets se deberá efectuar una liquidación de las operaciones
efectuadas por cada una de las máquinas al cierre del día, detallando el número del
ticket emitido, el importe de la venta, cesión en uso o servicio prestado, el monto
del Impuesto y el número de RUC del adquirente o usuario.
5. La segunda copia de las notas de crédito y notas de débito se entregará
conjuntamente con el original al adquirente o usuario, quien deberá mantenerla en un
archivo clasificado por proveedor y ordenado cronológicamente.
6. No será necesario mantener los archivos clasificados y ordenados de la manera
mencionada en el presente artículo, cuando el contribuyente tenga sistema de
cómputo que le permita ubicar y proporcionar las copias de la SUNAT que le sean
solicitadas por la Administración Tributaria, clasificadas por proveedor y ordenadas
cronológicamente en un plazo no mayor de 48 horas.
7. La emisión de documentos en más copias que las exigidas en el presente
reglamento, podrá realizarse sin necesidad de utilizar papel carbón, carbonado.
Las copias no tendrán necesariamente la numeración impresa, debiendo llevar la
leyenda "COPIA NO VALIDA PARA EFECTO TRIBUTARIO" impresa por imprenta,
colocada diagonal u horizontalmente en caracteres destacados, salvo en los casos de
facturas por operaciones de exportación.
8. Las copias de los comprobantes de pago, notas de crédito y notas de débito
correspondientes a la SUNAT, serán entregadas a ésta cuando lo solicite, la que dejará
constancia de tal hecho.
Los sujetos obligados a emitir documentos solicitarán la autorización de impresión y/o
importación presentando el Formulario Nº 816 - "Autorización de impresión a través
de SUNAT Operaciones en Línea", en dos (2) ejemplares debidamente llenados y
firmados por el contribuyente o su representante legal acreditado en el RUC, en las
imprentas inscritas en el Registro de Imprentas.
En dicho formulario se especificará la cantidad total de documentos cuya autorización
se solicita, por cada tipo de documento.
De presentar la solicitud a través de un tercero autorizado, éste deberá exhibir el
original de su documento de identidad vigente y entregar una copia del mismo, así
como presentar una copia del documento de identidad vigente del contribuyente o su
representante legal acreditado en el RUC.
Documentos empleados legalmente por todo sistema comercial financiero:

Letra de cambio: Es un titulo de valor de crédito, en el que se determina la orden de

pago de una cantidad de dinero en la fecha establecida; también es considerado como
un documento circulante ya que puede tener una serie continuada de endosos.
Las personas que intervienen son:
El aceptante: es aquella persona encargada de firmar la letra por el montó de la deuda.
El girador: Es aquella persona que extiende la letra.
El beneficiario o tenedor: ES la persona que encargada de cobrar el monto de la deuda.
El aval: Es aquella persona que garantiza al aceptante.
Nota de crédito: Es aquel documento emitido por las empresas vendedoras para que
puedan indicarle al titular que tiene beneficios como: descuentos, bonificaciones,
devoluciones, anulaciones y entre otros.
En el supuesto que los descuentos o bonificaciones solo podrán modificar
comprobantes de pago que den derecho a crédito fiscal o crédito deducible o
sustenten costo o gasto; y tratándose de consumidores finales el descuentos o
bonificaciones que se les pudiera otorgar deberá constatar en el mismo comprobante
de pago.
Empresas que emiten documentos de crédito:

El cheque:

El cheque es un documento que satisface las necesidades múltiples, económicas. Es

considerado como un titulo valor que representa un medio de pago hacia uno mismo o
también hacia terceras personas.
Lo que deberá contener el cheque es: la denominación de ‘cheque’ puesta en el texto
como un titulo, el mandato puro y simple de pagar con una suma determinada de
dinero, el nombre del que debe pagar, también se pone el lugar de pago, la fecha y
por consecuente el lugar de emisión del cheque con la firma del que lo solicita, al que
se le denomina librador. El librador podrá solicitar al banco que le preste su
conformidad, para que pueda acreditar la autenticidad de este y la existencia de
fondos suficientes. El pago de los cheques siempre debe ser garantizado por un
aval, ya sea en su totalidad del pago o solo por un importe.
Hay dos tipos cheque: el cheque viajero, que es un cheque especial y el cheque
certificado, que sirve para constar que el librador tenga fondos suficientes.
‘‘Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta (…) El cheque
deberá contener: la denominación de cheque insertada en el texto mismo del título, el
mandato puro y simple de pagar (…) El librador o tenedor de un cheque podrá solicitar
al canco librado que preste su conformidad al mismo, con lo cual se acredita la
autenticidad de este y la existencia de fondos suficientes en la cuenta del librador. (…)
’’ (Alirio., Capponi., et ál, 2012, p.1)
Warrant:

El warrant se usa como una herramienta de garantía para poder respaldar un crédito,
cuando se otorga como garantía, se puede acreditas la posesión a favor del acreedor,
realizando una ficción jurídica a favor de este en el sentido como si estuviese en su
poder la mercadería, este documento de crédito solo puede ser utilizado por la
empresas autorizadas por la Superintendencia de Banca y Seguros.
La mayoría de las empresas mantienen y sostienen la posición de la Ley General del
Sistema Concursal (Ley n° 27809) de tal modo que señalan que la Ley del Sistema
Concursal considera a los bienes afectados a warrants como parte de la masa
concursal hasta cuando el titular del warrant sea una entidad del sistema financiero
por lo tanto dichos bienes no serán ejecutados cuando son de propiedad de una
empresa.

En conclusión los documentos mercantiles son una constancia escrita que da fe de la

transacción comercial también son considerados importantes en nuestra sociedad ya
que brinda más seguridad en los acuerdos comerciales por medio de los comprobantes
de pago y su reglamento