Políticas Negocio Guía

Políticas de Negocio
Objetivo del Manual
Objetivo General
Conocer cuáles son las características esenciales para elaborar una política y a la
vez obtener la capacidad de elaborar un manual de políticas completo.
Objetivos Específicos
2.1 Llevar un control de cada una de las actividades desarrolladas por la

empresa.
2.2 Exponer en cada política los puntos importantes que nos ayuden a tomar
las mejores decisiones dentro de la empresa.
2.3 Dejar establecido los lineamientos que ayudaran a quienes ocupen

determinado puesto, aprender y desarrollar unánimemente las funciones que
se deben realizar en el mismo.
1
Reseña de Grupo Unicomer
¿Quiénes somos?, Grupo Unicomer fue fundado el año 2000 al adquirir

operaciones de venta al por menor en Centroamérica de la multinacional
Holandesa CETECO. Grupo Unicomer es una empresa privada de propiedad de
conjunto por Grupo Siman y “El puerto de Liverpool SAB de C.V.”, ambos líderes
en el mercado por menor.
Grupo Unicomer está formado por varias cadenas de tienda que ofrecen al
consumidor una amplia selección de productos electrónicos, electrodomésticos y
muebles, además de opciones de financiamiento para sus compras.
Entre las empresas que forman parte del grupo están las cadenas de
electrodomésticos y muebles La curacao de Centroamérica y República
dominicana, Almacenes Tropigas y la franquicia de Radioshack, Sony Center en
Nicaragua, Unicomer en los Estados Unidos y LuckyDollor en el Caribe de habla
inglesa, Artefacta en Ecuador y Gollo tiendas en Costa Rica en 18 de los 19
países que opera, Grupo Unicomer es el operador de tiendas con mayor
participación en el mercado.
Dentro de sus valores corporativos más arraigados están el trabajar bajo estrictas
normas de ética empresarial y apoyar fuertemente la educación y el deporte en los
sectores más necesitados de los países en que se opera, como parte del
programa de responsabilidad social empresarial (RSE).
Nuestra Misión
Ser el líder centroamericano y del Caribe en la comercialización de

electrodomésticos sirviendo las necesidades de los hogares de la región con los
productos y servicios innovadores, con la dedicación y esmero que nuestros
clientes merecen, fomentando un ambiente profesional para los colaboradores,
logrando la rentabilidad y el crecimiento sostenible necesario para cumplir las
expectativas de los accionistas.
2
Nuestra Visión
Ser una empresa que a través del liderazgo y de un proceso de mejora continua,
crezca en su mercado contribuyendo al desarrollo de la región y a la calidad de
vida de las familias centroamericanas y del Caribe.
Nuestros valores
 Integridad
En mi familia, la integridad es la base de las relaciones con los clientes,

proveedores y accionistas, socios, competidores, comunidades y con cada uno de
nosotros en toda actividad.
 Lealtad
En mi familia, nos permiten actuar de manera comprometida y transparente en

todos los aspectos de nuestro trabajo y nuestra vida.
Trabajo en equipo
En mi familia, estamos comprometidos a ayudarnos entre nosotros y a sentir

responsabilidad colectiva por cumplir nuestra misión, trabajamos abiertamente,
apoyándonos en equipo con metas comunes, siendo cada responsable en sus
acciones.
 Responsabilidad
Nos adherimos a un sentido de responsabilidad que impacte con nuestra actividad

en la protección del medio ambiente y en el bienestar de clientes, empleados,
comunidades, parte interesadas, fomentando el crecimiento y desarrollo de la
comunidad.
 Liderazgo
En mi familia, tenemos la habilidad de dirigir y desarrollar equipo de trabajo,

guiándonos acorde a la visión y visión de la compañía.
3
 Servicio al cliente
Respondemos a las necesidades de nuestros clientes, ofreciéndoles los mejores

productos y servicios, y nos esforzamos por mejorar el nivel del servicio al cliente
cada día
4
Nuestros Clientes:
Los clientes de Unicomer son personas naturales y jurídicas, ya que es un negocio

que se dedica a la venta de artículos al por menor, para el cual cuentan con los
diferentes segmentos de mercado orientado a diferente tipo de cliente, hay
localidades que venden productos exclusivos para el tipo de cliente que esta
asignada.
Nuestros proveedores
 SONY  GRUPO MABE

 LG  INDURAMA
 MASESA  SAMSUNG
 DIDA  GRS
 SINAI  DIESA
 ENCINA  RADIOSHACK
 REMINTONG  MAXELL
 BLACKANDDEKERS  TRANCEND
 GRUPO DIVECO  APPLE
 MOBILIA  ULTRA DIGITAL
 FOAM  ADOLFO DOMINGUEZ
 MARTERTECH  THALIA
 FRIGIDAIRE  JONSSON AND JONSSON
 WILLPOOR  GUESS
 PANASONIC  TIMEX
 MADINSA  NEW YORK
 BODY ESCULTURE  HELLO KYTY
 ELECTROLUX  TATTOO
5
MANUAL DE
POLITICAS
Y
PROCDMT
6
Estructura Departamental
Gerente General
Servicio al
Operaciones Administracion RecursosHumanos cliente y Creditos y Cobros
Mecadeo
Proyecto y
Comercial Control Interno
Sistemas Mantenimiento
Nomenclatura de los departamentos
Depto. Nomenclatura
POLITICAS DE COMPRAS.
POLITICA DE CENTRO DE DISRIBUCION
POLITICAS DE CONTROL INTERNO
DEPARTAMENTO DE INVENTARIO (STOCK)
POLITICA DE CONTABILIDAD
POLITICA DE TESORERIA.
POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS
SERVICIO AL CLIENTE
POLITICAS DE CREDITOS
POLITICAS DE VENTA VTA
POLITICA DE SISTEMAS STM
POLITICA DE MANTENIMIENTO MAT
POLÍTICAS DE COMPRAS.
1. COMPRAS DE MERCADERÍA COM-001

2. COMPRA DE MERCADERÍA A PROVEEDORES COM-002
3. COMPRA DE MERCADERÍA AL CRÉDITO COM-004
4. RECEPCIÓN DE LA MERCADERÍA DE PROVEEDOR COM-005
CÓDIGO: COM-001
COMPRAS DE VERSIÓN: HN 25-MAR-2015

MERCADERÍA PÁG. 1/1
 Propósito: Definir el procedimiento que deben seguir al momento de

realizar una compra de mercadería a los proveedores nacionales o
extranjeros, para evitar desabastecimientos de productos.
 Alcance: A todo el personal que interviene en el proceso de compras de la
empresa.
 Responsable de la revisión: Gerente de Operaciones
 Documentos aplicables: Control de inventario, Pronóstico de ventas,
Requisición de Compra.
 Política:
Para realizar compra de mercadería se debe cumplir con lo siguiente:
1. El jefe de Bodega deberá revisar periódicamente el sistema de inventario y

detectar los productos que tienen bajos niveles de existencia y que dentro
de poco se necesitará efectuar una compra de dichos productos.
2. Seguidamente notificará al Gerente de Ventas las necesidades de compra
de mercadería y el revisa los pronósticos de ventas de los siguientes tres
meses para saber la cantidad de inventario que se deberá comprar.
3. Luego enviaran una requisición de compra con el detalle de los productos,
con el UPC, la marca, modelo y la cantidad requerida al Jefe de compra
firmada y autorizada por el Gerente de venta y el Gerente de operaciones.
4. Por último el jefe de compras es el responsable de realizar el proceso de
compras de dichos productos.
 Conceptos:
Requisición de compra: documento que sirve para transmitir las necesidades

de productos o servicios, con las especificaciones requeridas al departamento
encargado de suministrar.
Procedimiento de Compra de Mercadería:

1. 1: Jefe de Bodega:
1.1. Revisa periódicamente el inventario.
1.2. Detecta los productos que tienen baja existencia de inventario.
1.3. Notificar al Gerente de Ventas las necesidades de compra.
2. 1: Jefe de Compras:
2.1. Realizar el proceso de compra de dicho productos.
Revisó:
Elaboró: Gerente de Operaciones Aprobó:
Organización y Métodos Gerente de Control Gerente General.
Interno
CODIGO: COM-002
COMPRA DE VERSION: HN 25-MAR-2015
MERCADERÍA A
PROVEEDORES PAG. 1/1
 Propósito: Definir los lineamientos y el proceso a seguir al momento de

realizar compras de mercadería a proveedores nacionales y extranjeros.
 Alcance: A todo el departamento de bodega ventas.
 Responsable de la revisión: Jefe de Compras
 Documentos aplicables: Cotizaciones, Orden de Compra, Comprobante
de entrega.
 Política:
Para realizar la compra a proveedores se debe:
1. El jefe de compras es el responsable de realizar el proceso de compras una
vez se tenga la requisición de compra autorizada por el Gerente de
operaciones y el Gerente de Ventas.
2. Se debe contactar a los proveedores que vendan los productos con las
especificaciones deseadas y pedirles una cotización. Si hay más de un
proveedor que vende los mismos productos se deben de pedir la cotización
de todos los proveedores existentes.
3. Al recibir las cotizaciones se revisa si son los productos con las
especificaciones requeridas y se elige el proveedor que tiene los precios
más bajos y los plazos de pago más extensos.
4. Se emite la orden de compra al proveedor elegido y se envía a Gerencia
General junto con las cotizaciones recibidas.
 Concepto:
Cotización: Documento o información que el departamento de compras usa en
una negociación para comparar precios de productos o servicios.
Procedimiento de Compra de Mercadería a Proveedores:
1. Jefe de compras:
1.1. Realiza el proceso de compra cuando ya tiene la requisición de compra.
1.2. Contacta a los proveedores de la empresa para pedirles cotización.
1.3. Revisar las cotizaciones de los productos solicitados.
1.4. Elegir al proveedor con los precios más bajos y los plazos de pago más
extensos.
1.5. Emitir la orden de compra al proveedor elegido.
1.6. Enviar a la Gerencia General la orden de pedido con las cotizaciones
adjuntas.
2. Gerente General:
2.1. recibe la orden de compra junto con las cotizaciones.
Revisó:
Elaboró: Aprobó:
Gerente de operaciones
Organización y Métodos Gerente General
Gerente de Control Interno
CÓDIGO: COM-004
VERSIÓN: HN 25-MAR-2015
COMPRA DE
MERCADERÍA AL PÁG. 1/1
CRÉDITO
 Propósito: Establecer los parámetros designados cuando se realiza una

compra de mercadería al crédito manteniendo un servicio eficiente de los
proveedores.
 Alcance: A todo el personal de bodega y ventas.
 Responsable de la revisión: Jefe de Compras
 Política:
1. Cuando las compras reflejadas en las cotizaciones excedan de un monto de
L. cien mil la compra realizará al crédito.
2. También se realizará las compras al crédito cuando el proveedor ofrezca un
plazo de pago libre de intereses.
3. Se debe pagar a los proveedores justo en la fecha estipulada de pago. Se
debe procurar a toda costa pagar antes de la fecha acordada para evitar
recargos y mantener un buen record con nuestros proveedores.
4. Se recomienda pagar antes de la fecha estipulada cuando los proveedores
ofrecen un buen descuento por pronto pago.
 Concepto:
Compras al crédito: sistema de pago mediante el cual se adquiere un bien, con
el compromiso de un pago a futuro en un determinado lapso de tiempo.
Compromiso de pago: tipo de carta que se redacta para hacer constar un
compromiso verbal de pago de una deuda.
Procedimiento de Compra de Mercadería al Crédito.
1. Jefe de Compras:
1.1. Realizará compras al crédito cuando excedan de L. 100,000.00.
1.2. Realizará compras al crédito cuando el proveedor ofrezca un plazo de
pago sin intereses.
2. Gerencia General:
2.1. Pagar al proveedor antes de la fecha de vencimiento de pago.
2.2. Pagar antes de la fecha estipulada si el proveedor brinda un descuento por
pronto pago.
Elaboró: Revisó:
Organización y Métodos Gerente de operaciones Aprobó:
Jefe de compras Gerente de control interno
CÓDIGO: COM-005
RECEPCIÓN DE
LA MERCADERÍA VERSIÓN: HN 25-MAR-
DE PROVEEDOR 2015
PÁG. 1/1
 Propósito: Establecer el procedimiento a seguir para ingresar de la manera

adecuada la nueva mercadería a la empresa.
 Alcance: A todos los productos que ingresen a la bodega.
 Responsable de la revisión: Jefe de Bodega
 Política:
Para mantener un ambiente de control en la recepción de la mercadería

se debe:
1. Cuando los proveedores llevan directamente la mercadería comprada a la
empresa se debe revisar con la factura que los productos sean según las
especificaciones correctas, en la cantidad requerida y en buenas
condiciones.
2. Se codifica la nueva mercadería con número de UPC.
3. Luego se ingresa al sistema las Órdenes de compra de la nueva
mercadería que pasa a formar parte del inventario de la empresa.
4. . Posteriormente se distribuye la mercadería para las diferentes bodegas.
 Concepto:
Inventario: es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero
antes de venderlos, en un periodo económico determinado.
Talonario de Ingreso: formulario donde se registra toda la nueva mercadería que
se ha comprado destinada para la venta.
Procedimiento de Recepción de la Mercadería del Proveedor:
1. Jefe de Bodega:
1.1. Recibe la mercadería en la empresa.
1.2. Revisar las facturas que los productos sean correctos.
1.3. Codificar la nueva mercadería.
1.4. Ingresar al sistema la nueva mercadería que ha ingresado a la empresa.
1.5. Distribuir la mercadería a las diferentes bodegas.
Elaboró: Revisó:
Aprobó:
Organización y métodos Gerente de Operaciones
Gerente General
Jefe de Bodega Gerente de Control Interno
POLÍTICA DE CENTRO DE DISTRIBUCIÓN
1. PRODUCTOS EN OBSOLESCENCIA CDD-002
CODIGO: CDD-002
VERSIÓN: HN 25-MAR-2015
PRODUCTOS EN
OBSOLESCENCIA PÁG. 1/1
 Propósito: Establecer las directrices a seguir cuando se encuentra

inventario obsoleto de baja rotación en bodega, reemplazando los
productos obsoletos.
 Alcance: Personal de Bodega, Gerente de operaciones y Compras
 Responsable de la revisión: Gerente de Ventas
 Documentos aplicables: Reporte de obsolescencia de inventario,
 Política:
1. El jefe de bodega debe revisar la rotación del inventario y detectar cuáles
son los productos de muy baja rotación, que tienen más de un año de
permanecer en inventario y que no se vende.
2. Se debe pasar un reporte de los inventarios de baja rotación, con el código,

descripción y cantidad existente al Gerente de Ventas.
3. El Gerente de Ventas debe revisar el reporte, calcular un buen descuento

de los productos y pasar dicho reporte de inventario en obsolescencia al
área de compras para que creen los autorizados para la venta en tienda.
 Concepto:
Inventario en Obsolescencia: mercadería de una empresa que tiene muy baja
rotación de inventario por la escasa venta que tiene el producto.
Procedimiento de Productos en Obsolescencia:
1. Jefe de Bodega
1.1. revisa la rotación de inventario.
1.2. Detecta cuales son los productos de muy baja rotación.
2. Gerente de Ventas
2.1. recibe un reporte de los inventarios de baja rotación.
2.2. revisa el reporte de baja rotación.
2.3. calcula el descuento de los productos en obsolescencia y los pasa al área
de venta.
Revisó:
Elaboró: Aprobó:
Gerente de Ventas
Organización y métodos Gerente General
POLITICAS DE CONTROL INTERNO

1. POLITICA DE MANEJO DE EFECTIVO CI-003
2. POLITICA RECLAMO AL SEG. POR SINIESTROS CI-004
3. POLITICA PARA CERTIFICACION DE TIENDA CI.005
4. POLITICA PARA MONITOREO DE TIENDA CI-006
CODIGO: CI-003
POLITICA DE MANEJO
DE EFECTIVO VERSION: HN 25-MAR-2015
PAG. 1/1
 Propósito: Establecer las directrices del manejo adecuado del efectivo en

tienda para evitar anomalías en la ejecución del proceso de caja.
 Alcance: A todos los cajeros y jefes de tienda.
 Responsable de la revisión: Asistente de control Interno.
 Revisión: una vez al año
 Política:
1) Se deben registrar en el sistema todas y cada una de las transacciones
realizadas en tienda, indicando correctamente la forma de pago recibida
2) Todo retiro o egreso de efectivo en caja debe estar previamente autorizado por
la Gerencia general o gerencia administrativa presentándose por escrito y en el
reporte de caja correspondiente.
3) No se debe otorgar cambio en efectivo por pago con tarjeta de crédito y
cheques.
4) El cierre de la caja debe estar supervisada por el jefe de tienda.
5) El Jefe de tienda debe hacer arqueos de caja sorpresa a los cajeros dejando
como evidencia los formatos de control interno.
6) Se deben realizar dos depósitos bancarios, uno con lo recaudado en horas de
la mañana y el otro con lo recauda en las horas de la tarde del día anterior.
 Concepto:
Arqueos: Revisión de todas las transacciones que se han realizado en caja
durante el día.
 Documentos aplicables: Formatos de control Interno.

Procedimiento:
1. Cajera
1.1. Registra en el sistema todas y cada una de las transacciones realizadas
en tienda.
1.2. Al cierre de operaciones del día identifica todas las formas de pago.
1.3. Notifica al jefe de tienda para cerrar la caja.
2. Jefe de tienda
2.1. Recibe notificación de la cajera.
2.2. Supervisa que la cajera realice el cierre.
2.3. En el cierre de caja existen diferencia? si es si procedimiento de cobro de
diferencias de efectivo. si es no continúa con el proceso.
2.4. Imprime los reportes de caja y procede a revisar cada una de las
transacciones ejecutadas.
2.5. Existen cuentas mal utilizas o no autorizadas? si es si notifica por correo al
área de ingresos y hace llamado de atención a la cajera.
2.6. Si es no firma y sella y envía los reportes al área de ingresos .
3. Área de ingreso.
3.1. Reciben la documentación.
3.2. Revisa que todas las transacciones cuenten con la documentación soporte
autorizado.
3.3. Todas las transacciones cuentan con la documentación ?. si es si fin del
proceso.
3.4. Si es no, notifica al jefe de tienda del documento que hace falta.
3.5. Recibe documento faltante y archiva.
3.6. Fin del proceso
Elaboró: Revisó: Aprobó:

Organización y métodos Gerente de Cadena Gerente General
CODIGO: CI-004
POLITICA PARA
RECLAMO AL SEGURO VERSION: HN 25-MAR-2015
POR SINIESTROS PAG. 1/1
 Propósito: Establecer las directrices para realizar reclamo de la pérdida

económica a la aseguradora por siniestros que se presenten en la empresa a
fin de recuperar la perdida para que la empresa no se vea afectada.
 Alcance: Control Interno, Departamento de ventas, Tesorería, seguridad y

sistemas.
 Responsable de la revisión: Supervisor de control Interno
 Revisión: una vez al año
 Política:
Para que un siniestro proceda a reclamo de a la aseguradora se debe cumplir con
lo siguiente:
1) La pérdida en efectivo debe ser mayor a $1000.
2) La pérdida en mercadería debe ser mayor a $2500.
3) El departamento de control interno debe realizar la evaluación en la
localidad y presentar informe de la pérdida económica.
4) El departamento de sistemas debe presentar los videos de la cama de
seguridad.
5) El departamento de seguridad debe presentar informe de los reportes de la
policía y agencia de seguridad.
6) El departamento de Tesorería debe hacer la recepción de toda la
información y presentarla a la aseguradora.
 Concepto:
Siniestros: robo, asalto, incendio inundación etc.
 Documentos aplicables: Pantallas del sistema del precio de costo de los

artículos.
Procedimiento
1. Jefe de tienda
1.1. Jefe de tienda notifica los siniestros a las áreas de; control Interno,
tesorería, sistemas y seguridad.
1.2. Notifica por teléfono a la policía.
1.3. Interpone la denuncia en DGIC.
2. Sistemas.
2.1. Recibe notificación.

2.2. Se traslada a la localidad para ver el video de las cámaras de seguridad.
2.3. Entrega video al área de seguridad
3. Seguridad.
3.1. Recibe Notificación.
3.2. se traslada a la localidad.
3.3. Recibe video de sistema.
3.4. Realizan la investigación de los sucesos.
3.5. Presenta el informe al área tesorería.
4. Control Interno.
4.1. Recibe notificación.
4.2. Se traslada a la localidad y Prepara los formatos de control interno y
tomas físicas de inventario.
4.3. Realiza evaluación de inventario y efectivo.
4.4. Determina la pérdida económica.
4.5. La pérdida de efectivo es mayor $1000 y en inventario mayor a $2500? si
es no responde el correo de notificación informando que el siniestro no
procede para reclamar a la aseguradora.
4.6. Si es si presenta informe a tesorería.
5. Tesorería
5.1. Recibe los informes con la documentación correspondiente.
5.2. Envía documentos físicos a la aseguradora.
5.3. Fin del proceso.

Organización y métodos Gerente de Control Interno Gerente General
CODIGO: CI-005
POLITICA PARA
CERTIFICACION DE VERSION: HN 25-MAR-2015
TIENDA PAG. 1/1
 Propósito: Establecer los lineamientos para desarrollar un ambiente de control

en el manejo de inventario en tienda, logrando minimizar el volumen de
diferencias y que las mismas sean aclaradas en el menor tiempo posible.
 Alcance: Todo el personal de la tienda.
 Responsable de la revisión: Jefe de Control Interno
 Revisión: una vez al año.
 Política:
1) El periodo de la certificación tendrá una duración de dos semanas y
media hábiles.
2) Los primeros dos días serán para evaluación del personal de la tienda,
revisión de las transacciones del mes en curso, evaluación de la guía de
efectivo y guía de administración de inventario.
3) Los siguientes 3 días serán para reforzar con capacitación el resultado
de la evaluación y poner en práctica con el personal de la tienda lo
aprendido en capacitación.
4) En la siguiente semana se realizara evaluación de del 100% del
inventario en tienda y se capacitara el proceso de aclaración.
5) En los últimos dos días el asistente de control interno realizara el
informe para que reportara a la gerencia.
 Concepto:
Certificación: asegurar que la tienda conoce todas las políticas y procedimiento
para el manejo de efectivo y administración de inventario en tienda.
 Documentos aplicables: Examen de evaluación, Guía de Inventario, Guía de

efectivo.
Procedimiento:
1. Jefe de control Interno
1.1. Prepara plan de trabajo mensual para el asistente de CI.
1.2. Envía plan de trabajo al supervisor de control Interno.
2. Supervisor de control Interno
2.1. Recibe plan de trabajo.
2.2. Realiza publicación del plan de trabajo al asistente.
2.3. Informa al supervisor de cadena la o las tiendas que están en el plan de

trabajo para ser certificada.
2.4. Revisa la documentación de la certificación
2.5. Presenta informe al supervisor de cadena
3. Asistente de control Interno
3.1. Recibe el plan de trabajo.
3.2. Prepara la documentación necesaria en la certificación
3.3. Se traslada a la localidad para realizar las actividades de la certificación.
3.4. Presenta informe de finalización al supervisor de control interno.
4. Supervisor de control Interno
4.1. Recibe notificación
4.2. Informa al personal de tienda.
4.3. Recibe el informe y da seguimiento al resultado.

Organización y métodos Gerente de ventas Gerente General
CODIGO: CI-006
POLITICA PARA
MONITOREO DE VERSION: HN 25-MAR-2015
TIENDA PAG. 1/1
 Propósito: Establecer las directrices para el seguimiento de las tienda

certificadas, asegurando así que las tiendas cumplan con la certificacion.

 Alcance: Todo personal de tienda, supervisor de cadena.
 Revisión: cada año.
 Responsable de la revisión: Supervisor de control Interno.
 Revisión: una vez al año.
 Documentos aplicables: Transferencia posteada.
 Política:
1) Se debe realizar una visita por mes a cada localidad.
2) El Jefe de control interno realizara un plan mensual para los asistentes, el
cual el supervisor debe revisar que se cumpla a cabalidad.
3) En la revisión por monitoreo el asistente de control interno debe:
 Realizar la guía de evaluación de inventario, donde evaluara, que
todas y cada una de las transacciones cuentan con su respectiva
documentación, además realizara un inventario Selectivo del 20%
del inventario en tienda.
 Realizara una revisión de todos los fondos de efectivos asignados a
la tienda, dejando evidencia en los formatos de arqueos
establecidos.
 Al final del día debe reportar los hallazgos encontrado al supervisor
de control interno.
 Concepto:
Inventario en mal estado: mercadería que tiene la empresa que por diferentes
motivos está dañada o en mal estado y que no está en condiciones para la venta.
Procedimiento:

Organización y métodos Gerente de Ventas. Gerente General
POLITICA DE CONTABILIDAD
1. ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS FINANC COT 001
2. POLITICAS DE PLANILLAS PARA PAGOS DE EMPLEADOS COT 002
CODIGO: COT-001
ELABORACION Y VERSION: HN 25-MAR-15
PRESENTACION DE
ESTADOS FINANCIEROS. PAG. 1/2
Propósito: Establecer los lineamientos necesarios para la elaboración de cada

uno de los estados financieros que detallan los ingresos y egresos, y así llevar un
mejor control de los mismos.
Alcance: Todos los estados financieros.
Responsable de la revisión: Contador General.
Documentos: Informes presentados, departamentos involucrados, estados de
cuenta de banco, entre otros.
Política:
1. El Contador General debe iniciar la elaboración de los Estados Financieros
a partir de los primeros 5 días laborables del mes. Y tiene que terminarlos
cada 10 de cada mes, con la excepción de que si la fecha cae en un día
que no se trabaja, se posterga al día mas cercano de labores.
2. Cuando ya estén terminados, estos deben ser presentados a la Gerencia
General para revisión y firma. El Gerente debe de verificar los resultados
con ayuda de los jefes de departamentos que brindaron la información con
un previo aviso de reunión.
3. Discutidos los resultados se archivan, para la evaluación en actividades de
inversión o cualquier otra que ayude a obtener mejores resultados en
periodos posteriores.
Conceptos.
Estados Financieros: informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la
situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una
fecha o periodo determinado.
Día laborable: todos aquellos días que no son festivos o feriados, en otras
palabras los días en que la empresa trabaja normalmente.
Procedimiento para la elaboración y presentación de presupuesto

1. Jefes de departamentos
1.1 Presenta la información de su área.
2. Contador General
2.1 Revisa la información adquirida.
2.2 Elabora estados financieros.
2.3 Envía el reporte a la Gerencia General.
3. Gerente General
1. Revisa el presupuesto.
2. Toma la decisión de aprobar o no el informe.
3. En caso de no aprobar es regresado al Contador General.
4. Firma el presupuesto si le parece positivo.
5. Verifica los resultados con los jefes de departamento.

Sub. Contador Contador General Gerente General
POLITICAS DE CODIGO: COT-002

PLANILLAS PARA VERSION: HN 07-MAR-15
PAGOS DE
EMPLEADOS PAG.1 /1
Propósito: Establecer los parámetros para efectuar el pago de salarios a los

empleados, con el fin de lograr un mejor orden en las planillas.
Alcance: Todas las planillas.
Responsable de la revisión: Contador General

Revisión de la política: Una vez al año.
Documentos aplicables: Planillas, deducciones, débitos, partidas etc.
Política:
1. Las planillas deben ser elaboradas por el Gerente de Recursos Humanos.
2. Luego de pasar el proceso de elaboración de planillas estas pasaran al
departamento de Contabilidad.
3. Para que estas sean cargadas por medio de la entidad bancaria a las
cuentas de planilla de cada colaborador de la empresa.
Conceptos:
Pagos de planilla: es el pago de la nómina la cual deberá de ser elaborada por el
departamento de RRHH y pagado en el departamento contable.
Procedimiento para pagos de planillas

1. Gerente de Recursos Humanos
1. Elabora planillas.
2. Envía las planillas al Departamento de Contabilidad.
2. Jefe de Contabilidad
1. Revisa las planillas recibidas
2. Carga al banco el pago de empleados.
3. Empleado
3.1 Realiza el cobro en la entidad bancaria.

Jefe de contabilidad Contador General Gerencia General
POLITICA DE TESORERIA
1. POLITICAS DE PAGO A PROVEEDOR TES-001
2. POLITICA DE CONTROL DE CHEQUES TES-002
CODIGO: TES-001
VERSION:HN07-MAR-15
POLITICAS DE
PAGO A PAG.1/1
PROVEEDOR
Propósito: Establecer los lineamientos necesarios para poder efectuar los pagos
a todos nuestros proveedores, con el fin de llevar el control de los mismos para
una mejor función de la contabilidad.
Alcance: Todos los pagos a nuestros proveedores.
Responsable de su revisión: Jefe de tesorería
Política.
1. El Asistente de tesorería será el encargado de efectuar los pagos. Los
cheques serán elaborados los días jueves de cada semana por el asistente
de tesorería.
2. Los cheques de pago se entregarán solo los días viernes de cada semana
de 10:00 am a 5:00 pm.
3. Todo cheque deberá contar con las firmas del Gerente General y del
Gerente financiero. Los proveedores deben ser notificados de que su
cheque ya está listo, un día antes, esto lo hará el asistente de Tesorería.
Concepto:
Proveedor: es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a
una comunidad.
Procedimiento de pago a proveedores

1. Asistente de tesorería
1. Elabora los cheques.
2. Presenta al Gerente General y Gerente Financiero el cheque.
3. Notifica a los proveedores de su pago.
2. Gerente financiero
2.1 Recibe y firma el cheque.
3. Gerente General
3.1 Recibe y firma el cheque
4. Proveedores
4.1 Recibe notificación de pago.

Jefe de Tesorería Contador General Gerente General
CODIGO: TES-002
VERSION: HN 07-MAR-15
POLITICA DE CONTROL
DE CHEQUES PAG.1/1
Propósito: Establecer los parámetros para la regulación de las emisiones de

cheques para los empleados y proveedores, con el fin de llevar un control, pago y
cancelación de cheques.
Alcance: Todos los cheques que la compañía emita.

Documentos aplicables:
Formato de Conciliación, estado de cuentas bancarias y catálogo de cuentas.
Política:
1. El Asistente de tesorería será el encargado de efectuar los pagos.
2. Para proteger los ingresos de la empresa se requieren dos firmas que
puedan dar autenticidad para todos los cheques de la compañía.
3. Las firmas autorizadas para la chequera General de la empresa estará a
cargo de la Gerencia financiera y Gerente General.
Conceptos:
Cheque: El título de crédito expedido por el organismo a cargo de una institución
bancaria con la cual se tiene celebrado un contrato, y que contiene la orden
incondicional de pagar una suma de dinero a la vista, para abono en cuenta del
beneficiario.
Procedimiento de control de cheques
1. Asistente de tesorería
1. Efectúa los pagos.
2. Brinda los cheques al Gerente General y Gerente Financiero.
2. Gerente Financiero
2.1 Recibe y firma los cheques.
3. Gerente General
1.1 Recibe y firma los cheques.

Jefe de tesorería Contador General Gerencia General
POLITICA DE FINANZAS
1. POLITICA DE CIERRE DE CUENTAS BANCARIAS FZ-001

2. POLITICA DE FONDO DE CAJA CHICA FZ-002
CODIGO: FZ-001
POLITICA DE CIERRE
DE CUENTAS PAG.1/2
BANCARIAS
Propósito: Establecer las directrices para la cancelación de las cuentas que ya la

empresa no necesita, con el fin de llevar un orden en cuanto a cuentas
innecesaria.
Alcance: A todas las cuentas bancarias de Unicomer.
Documentos aplicables: Formato de Conciliación, estado de cuentas bancarias y
catálogo de cuentas.
Política:
1. Al momento de cerrar una cuenta bancaria el Jefe de tesorería debe acudir
personalmente a la sucursal bancaria o mediante una carta certificada.
2. El saca el dinero de la cuenta y firma la cancelación.
3. El Jefe de tesorería está obligado a pedir una certificación de la cancelación
de la cuenta.
Conceptos:
Cuentas bancarias: Cualquier persona física o jurídica (empresa) puede solicitar
la apertura de una cuenta
Procedimiento de cierre de cuentas bancarias
1. Jefe de tesorería
1. Acude a la sucursal bancaria.
2. Retira el dinero de la cuenta.
3. Firma la cancelación de la cuenta.
4. Pide certificación de la cuenta cancelada.
2. Sucursal bancaria
2.1 Brinda la certificación

Jefe de Tesorería Contador General Gerente General
CODIGO: FZ-002
POLITICA DE
FONDO DE CAJA PAG.1/2
CHICA
Propósito: Establecer los lineamientos para mantener control de todos los pagos
menores operativos diarios de la empresa, con el fin de que se hagan únicamente
con los fondos.
Alcance: Todos los gastos operativos menores de L. 500.00
Documentos aplicables: Facturas, recibos y formato general de reembolso de
caja chica.
Política:
1. Todos nuestros gastos menores de L.500 deberán de pagarse con fondos
de caja chica, la cual tendrá un fondo máximo de L. 10000 en cada uno de
nuestras sucursales.
2. El asistente de contabilidad es el responsable de su custodio, los jefes de
departamentos son los autorizados para solicitar los pagos de caja chica.
3. Realizar la Liquidación de Gastos de Caja Chica cuando se haya
consumido un máximo del 30% del fondo fijo, elaborando así la respectiva
Solicitud de Reembolso detallando los Gastos y enviando las Facturas y
Recibos conforme los requisitos de Ley. Todo gasto será autorizado por el
Jefe de contabilidad.
Conceptos:
Caja chica: es una pequeña cantidad de dinero que se maneja en efectivo en una
empresa para cubrir sus gastos menores.
Procedimiento de fondo de caja chica

1. Jefes de Departamento
1.1 Solicita por medio de un vale un gasto menor.

1. Toma la decisión si es autorizado el gasto.
2. Firma el vale si es autorizado el gasto.
3. Asistente de Contabilidad
1. Entrega el vale.
2. Revisa si hay fondos para decidir si hay que hacer un reembolso.
3. Elabora la liquidación de caja chica.
1. Revisa liquidación.
2. Verifica que los datos estén correctos. Si no se lo regresa al
asistente para corregirlo.
3. Autoriza el reembolso, si los datos son correctos.

Jefe de tesorería Egresos / Contador General Gerencia General
POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS
1. RECLUTAMIENTO RH 001
2. SELECCION DE PERSONAL RH 002
3. CONTRATACION DE PERSONAL RH 003
4. INDUCCION DE PERSONAL RH 005
5. CAPACITACION DE PERSONAL RH 006
6. DESPIDO DE PERSONAL RH 013
CODIGO RH 001
RECLUTAMIENTO FEBRERO 2015
PAG. 1/1
 Propósito: Hacer una recopilación de hojas de vida, para facilitar el

proceso de información para los posibles candidatos.
 Alcance: A toda la población productiva mayor de 18 años, que cuente con

la capacidad y habilidad requerida y que deseen ser parte del equipo
laboral de la empresa.
 Responsable de Revisión: Jefe de Recursos Humanos
 Revisión: Esta política será revisada cuando menos una vez al año de la
fecha de emisión o cuando ocurran cambios en la organización.
 Documentos Aplicables: Formato de Requerimiento de Personal, Hoja de

Vida, Solicitud de Empleo.
Política:
1. Cuando en UNICOMER sea necesaria la contratación de personal, ya sea para

cubrir una plaza vacante o para cubrir una plaza nueva, se entregara el
requerimiento de personal debidamente autorizado por la Gerencia Generala
departamento de Recursos Humanos.
2. No se aceptaran como candidatos a personas que tengan un familiar laborando

para UNICOMER.
3. UNICOMER dará prioridad a la promoción de personal interno para aquellas

plazas que puedan significar una motivación al personal y cuando el candidato
cuente con la capacidad y/o experiencia necesaria para desempeñar las funciones
que el puesto requiere.
Procedimiento
1. Jefe del departamento

1.1. Llena y envía la requisición de personal
2. Jefe de Recursos Humanos

2.1. Revisa la requisición del personal solicitado por el departamento
2.2. Verifica si la requisición es para una nueva plaza o sustitución de la

misma
2.3. Envia al Gerente si la requisición es por una nueva plaza
3. Gerente General
3.1. Revisa si la requisición es para una nueva plaza
3.2. Aprueba o desaprueba ,si no la aprueba finaliza el proceso
3.3. Notifica al jefe de Recursos Humanos la aprobación de crear una

nueva plaza

4.1. Inicia reclutamiento interno ,ya sea por una nueva plaza o sustitución
de una ya existente
4.2. Se pregunta si hay candidatos internos
4.3. nicia reclutamiento externo en caso de no haber candidatos interno
4.4. Prepara entrevistas a los candidatos para luego iniciar el proceso de

selección
Elaboró:
Revisó: Aprobó:
Jefe de compensaciones y J Jefe de recursos humanos Gerente de recursos humanos
beneficios
CODIGO RH 002
SELECCION DE FEBRERO 2015

PERSONAL
PAG. 1/1
 Propósito: Realizar una adecuada selección, para asegurar el personal

más capacitado que requiere la empresa.
 Alcance: A todos los candidatos que hayan aplicado a ocupar una plaza
disponible dentro de la empresa.
 Responsable de Revisión: Jefe de Recursos Humanos.
 Revisión: Una vez al año
 Documentos Aplicables:
Solicitud de empleo con los datos completos del candidato.
Formato de entrevista escrita.
Formato de verificación de referencias.
Formato con la verificación de pruebas y competencias requeridas.
Política:
1. Se seleccionaran 5 hojas de vida entre los candidatos que reúnan todo el perfil
requerido para el puesto.
2. A estos candidatos se aplicara la prueba de conocimientos sobre el puesto, y

pruebas psicométricas para los puestos que sean necesarios.
3. Seleccionar los tres candidatos que mejor calificados estén para desempeñar el
puesto.
Procedimiento.

1.1. Cita al candidato para realizar pruebas sicosometricas
1.2. Aplica pruebas al candidato
1.3. Se asegura que el candidato pase la prueba

1.4. Descarta y continúa con otro candidato
1.5. Confirma al jefe del departamento interesado, en caso de haber

aprobado las pruebas

2.1. Realiza entrevista al candidato
2.2. Toma la decisión de aprobar o no al candidato .En caso de no

aprobar comunica al jefe de Recursos Humanos.
2.3. Da el visto bueno del candidato para su contratación.

3.1. Inicia proceso de contratación.
Elaboró: Jefe de compensaciones Revisó: Aprobó:

y beneficios Jefe de recursos humanos Gerente General
CODIGO RH 003
CONTRATACION DE FEBRERO 2015

PERSONAL
PAG. 1/1
 Propósito: Realizar la contratación del personal mejor calificado para

cubrir la vacante de forma segura y eficaz.
 Alcance: Personal que entra a formar parte del equipo laboral de la

empresa.
 Responsable de Revisión: Jefe de Recursos Humanos.
 Documentos Aplicables: Formato de Contrato Individual de Trabajo.
Política:
1. Ningún empleado comenzara una relación laboral con la empresa, sin haber
leído, entendido y firmado su respectivo Contrato Individual de Trabajo.
2. Todo empleado que comienza una relación laboral con la empresa, debe ser
incluido en el sistema de planillas, verificar su número de cuenta bancario y ser
reportado a las planillas del IHSS y el RAP.
3. Ningún empleado comenzara a realizar labores dentro de la empresa, sin

antes ser presentado a las personas con las que mantendrá relaciones inter-
laborales, ni señalado el área o lugar donde desempeñara sus funciones.
Procedimiento de Contratación de personal

1.1. Se hace la pregunta si el candidato es actualmente empleado de la
empresa Establece cita con el candidato en caso de que no sea empleado
de la empres
1.2. Notifica ascenso o traslado en caso de que el candidato ya sea

empleado de la empresa.
1.3. 1.4 Inicia el periodo de prueba y luego finaliza el procedimiento

2. Candidato
2.1. Firma contrato en caso de no ser empleado de la empresa
2.2. Inicia periodo de prueba.
2.3. Jefe de Recursos Humanos
2.4. Procede al registro del nuevo empleado en el IHSS y el RAP-

FOSOVI
2.5. Hace el trámite de apertura de cuenta de ahorro del nuevo empleado.
Elaboró: Jefe de compensaciones Revisó: Aprobó:

y beneficios Jefe de recursos humanos Gerente General
CODIGO RH 005
INDUCCION DE FEBRERO 2015

PERSONAL
PAG. 1/1
 Propósito: Dar los lineamientos a todo el personal de nuevo ingreso con el

objetivo de que el empleado se familiarice con la empresa, departamento
específico y puesto de trabajo.
 Alcance: Empleados de nuevo ingreso a la empresa, empleados que estén

en el proceso de un cambio de puesto o traslado de departamento.
 Responsable de la Revisión: Jefe de Recursos Humanos.
 Documentos Aplicables: Programa de Inducción.
Política:
1. UNICOMER deberá asegurar que todo el personal de nuevo ingreso

reciba una formal inducción a la compañía, el departamento y su puesto
de trabajo.
2. Los jefes de cada Departamento y los empleados son responsables del

cumplimiento de esta política.
3. Si el empleado de nuevo ingreso reside fuera de la ciudad de San Pedro

Sula o en otro país, es obligación de la empresa cubrir con la gestión de
gastos que se incurran en el cumplimiento del programa de inducción.
Procedimiento de inducción
1. Jefe de recursos humanos

1.1. Brinda la inducción al empleado de nuevo ingreso
2. Empleado
2.1. Recibe la inducción general de la empresa
3. Jefe Inmediato
3.1. Presenta el nuevo empleado al personal del departamento
3.2. Brinda la inducción del departamento y del puesto a desempeñar
4. Empleado
4.1. Inicia periodo de prueba
Elaboró: Jefe de Revisó: Aprobó:

compensaciones y beneficios Jefe de recursos humanos Gerente
General
CODIGO RH 006
CAPACITACION DE FEBRERO 2015

PERSONAL
PAG. 1/2
 Propósito: Establecer lineamientos para la administración de la empresa y

capacitar de forma competitiva nuestro personal para un desempeño
seguro y eficiente.
 Alcance: A todo el personal de UNICOMER.
 Responsable de la Revisión: Jefe de Recursos Humanos
 Documentos Aplicables: Programa de Capacitación.
Política:
1. Para comenzar el proceso de capacitación, se deberá identificar y presentar

una necesidad de aprendizaje de una herramienta en el puesto de trabajo.
2. Las capacitaciones deben ser diseñadas con el objetivo de que el personal

aproveche las oportunidades de mejora en el desarrollo de las funciones del
puesto de trabajo.
3. UNICOMER será responsable de todos los gastos incurridos en el procedo

del programa de capacitación del personal.
Procedimiento
1. Jefe del Departamento
1.1. Determina la necesidad de capacitación, según resultados de

evaluación del desempeño o el ingreso de un nuevo producto.
1.2. Presenta solicitud al Jefe de Recursos Humanos
1.3. Notifica al empleado la capacitación

2.1. Determina si autoriza o no la capacitación ,si deciden rechazar la

solicitud queda finalizado el proceso.
2.2. Firma solicitud cuando es aceptada
2.3. Se programa la capacitación en base a lo solicitado
2.4. Notifica al solicitante el programa de capacitación
Elaboró: Jefe de Revisó: Aprobó:

compensaciones y beneficios Jefe de recursos humanos Gerente General
CODIGO RH 013
DESPIDO DE FEBRERO 2015

PERSONAL
PAG. 1/1
 Propósito: Dar los lineamientos a seguir al momento de realizar un despido

para cumplir con el reglamento establecido.
 Alcance: todo el personal
 Revisión: 1 año
 Responsable: Jefe de Recursos Humanos
 Documentos Aplicables: Carta de Despido
Política:
1. Para realizar un despido con responsabilidad de la empresa debe estar

debidamente documentado con las acciones disciplinarias según indica el
reglamento interno, ejecutadas por el Jefe inmediato.
2. En caso que el despido sea sin responsabilidad de la empresa debe quedar
evidenciado y el empleado debe estar consciente de la falta cometida,
3. Los despidos inmediatos deber estar firmado por el gerente general o
Recursos Humanos.
 Concepto: Despedido: Terminación de una relación laborar unilateralmente

por parte de la empresa o patrón.

Jefe de compensaciones y
Beneficios Jefe de recursos humanos Gerente de recursos
POLITICAS DE VENTA Y SERVICIO AL CLIENTE

1. SERVICIO AL CLIENTE SAC-001
2. TIPO DE VENTA VTA-001
3. POLITICA DE VENTA VTA-002
4. PROMOCION DEL PRODUCTO VTA-003
5. POLITICA DE RECLAMOS DE CLIENTES VTA-004
6. REGLAMENTO AL PERSONAL DE VENTA VTA-005
7. VENTAS AL CONTADO VTA-006
8. COTIZACION DE PRODUCTO VTA-007
9. DESCUENTO SOBRE VENTA VTA-008
10. DEVOLUCION DE
PRODUCTO VTA-009
CODIGO: SAC-001
SERVICIO AL CLIENTE
VERSION: 07-MAR-15
PAG. 1/1
 Propósito: Indicar la manera correcta de atender a nuestros clientes, para que

su experiencia sea la mejor.
 Alcance: A todos nuestros clientes.
 Responsable de la revisión:Jefe de servicio al cliente.
 Revisión de la política: una vez al año.
 Documentos aplicables: Reporte de quejas y sugerencias de los clientes.
Políticas:
1. Todo el personal de la empresa debe estar en la disposición para atender

amablemente a todos los clientes.
2. El cliente debe de ser recibido atendido y despedido con sonrisa natural.
3. Es responsabilidad de todos los empleados preguntar a los clientes si ya

fueron atendidos.
4. Todos los clientes deben de ser tratados con respeto, sin hacer ningún tipo de
discriminación por edad, sexo o posición social.
5. Los vendedores deben conocer todos los productos y manejar a cabalidad

todos los sistemas de inventario y ventas.
6. Deben asistir a todas las capacitaciones y seminarios programados por la

empresa en función de mejorar sus habilidades de ventas y servicio al cliente.
7. Se deben atender los reclamos de los clientes y tratar de solventarle lo antes
posible el inconveniente.
8. En la sala de ventas se tendrá un buzón de quejas y sugerencias, para que los
clientes puedan expresar sus quejas y las oportunidades de mejora.
9. Es responsabilidad del Gerente de venta de cada cadena programar la
actividad de cliente oculto para la evaluación de estos numerales.
 Concepto:
Servicio al cliente: es la gestión que realiza cada persona que trabaja en una
empresa y que tiene la oportunidad de estar en contacto con los clientes y generar
en ellos algún nivel de satisfacción.
Lista de Distribución: Personal de venta, Gerencia General
Excepciones: N/A

Jefe de SAC Gerente de SAC Gerente General.
CODIGO: VTA-001
TIPO DE VENTA
PAG. 1/1
 Propósito: Proporcionar las formas en las cuales realizamos la venta en

nuestras empresas ya sea al crédito o al contado para que nuestros clientes
conozcan todos los servicios que brindamos.
 Responsable de la revisión: Asistente de Gerencia de ventas
 Documentos aplicables: Solicitud de Crédito y Facturas.
 Políticas:
1. La empresa ofrecerá a sus clientes dos formas de venta:

 Ventas al contado
 Ventas al crédito.
2. Todas las ventas al crédito o al contado se realizaran por:
 Venta directa en piso de ventas
3. Los vendedores se encargaran de asesorar a los clientes para que conozcan
los métodos de compra, plazos, políticas, beneficios, productos, etc.
4. En caso de que sean ventas al crédito, el vendedor debe ayudar al cliente
solicitante a realizar todo el procedimiento de la solicitud de dicho crédito.
Conceptos:
Ventas al contado: Sistema de pago en efectivo, tarjeta o extra financiamientos

en el momento en que se realiza la compra.
Ventas al crédito: Tipo de operación en el que el pago se realiza en el marco del

mediano o largo plazo, luego de la adquisición del bien o servicio.

Asistente de Gerencia de VTAS Gerente de VTAS Gerente General
CODIGO: VTA-002
POLITICA DE VENTA
PAG. 1/1
 Propósito: Dar a conocer a nuestros clientes como se llevan a cabo nuestras

ventas al contado y al crédito del producto solicitado.
 Alcance: A nuestros clientes.
 Responsable de la revisión:Asistente de Gerencia de ventas.
 Documentos aplicables: facturas.
 Política:
1. El personal de ventas y administrador de créditos serán el encargado de

efectuar y agilizar el proceso de la venta, ya sea al crédito o al contado.
2. El cliente indica el producto que le interesa, se revisa en sistema si hay en

inventario, se realiza la cotización en el sistema y posteriormente se pasa a
caja.
3. Si el cliente no posee vehículo la empresa por medio de su Centro de

distribución se encargara de llevarle el producto a la casa en 24 horas. Si está
dentro del casco urbano; de lo contrario el cliente paga el envío.

CODIGO: VTA-003
PROMOCION DEL
PRODUCTO VERSION: HN 07-MAR-15
PAG. 1/1
 Propósito: Establecer los parámetros de las ocasiones donde se pondrán en

promoción los productos de la empresa.
 Responsable de la revisión: Asistente de Gerencia de ventas.
 Documentos aplicables: reporte de productos en obsolescencia, lista de

productos en descuento, factura.
 Política:
1. El Gerente de Ventas junto al Gerente de compras deberá calcular y autorizar

un descuento para aquellos productos seleccionados que están en
obsolescencia o que tienen baja rotación. Dicho descuento debe ser autorizado
por el Gerente General.
2. Se activaran promociones en temporadas bajas del año donde se prevé que
las ventas van a disminuir.
3. Los productos que están en promoción deben estar exhibidos en el piso de
ventas y también en carpa de ser necesario.
4. Los vendedores se encargaran de promocionar los productos que tienen
descuentos y tratar de vender los productos en obsolescencia.
5. Los descuentos se verán reflejados en las facturas a la hora de la venta.
Conceptos:
Descuentos: práctica de ventas consistente en una reducción de los precios

normales de un producto o servicio.

CODIGO: VTA-004
POLITICA DE RECLAMOS
DE CLIENTES VERSION: HN 07-MAR-15
PAG. 1/1
 Propósito: Dar a conocer nuestro sistema en cuanto al manejo de toda queja

o reclamo, así como el tratamiento eficaz de las mismas.
 Alcance: Vendedores y Servicio al Cliente
 Responsable de la revisión: Jefe de Servicio al cliente
 Revisión de la política: una vez al año
 Documentos aplicables: Formato de reclamos.
 Política:
1. Todo reclamo del cliente será tomado por un vendedor, el cual deberá darle
seguimiento haciendo la gestión correspondiente para solucionarle el problema
al cliente.
2. En caso de necesitar la ayuda de otros departamentos se debe llenar un
formato con la descripción de la queja del cliente.
3. La queja del cliente debe ser solventada lo antes posible y se le debe dar una
respuesta inmediata de cómo se le solucionara el problema.
4. Se puede considerar como reclamo, productos en mal estado, entregas
retrasadas de producto, producto con las especificaciones incorrectas, mala
atención del personal de la empresa, daños en el producto durante el traslado,
etc.
 Conceptos:
Reclamo: oponerse a algo de palabra o por escrito, expresando una queja o

disconformidad con un servicio prestado o un producto vendido.

Jefe de servicio al cliente Gerente de SAC Gerente General
CODIGO: VTA-005
REGLAMENTO AL
PERSONAL DE VENTA VERSION: HN 07-MAR-15
PAG. 1/1
 Propósito: Establecer los lineamientos adecuados para que el personal de

ventas pueda realizar correctamente el proceso de ventas y para que pueda
brindar una excelente atención a los clientes.
 Alcance: Personal del departamento de Ventas.
 Responsable de la Revisión: Asistencia de Gerencia de ventas

 Documentos aplicables: Reportes de ventas y evaluación del desempeño.
 Política:
1. Los vendedores deben portar siempre su uniforme correctamente, de acuerdo
al día asignado y dar una buena imagen de la empresa.
2. El personal de ventas debe mantener permanente orden en los productos
exhibidos y aseo en el piso de ventas, a manera que todo se mire organizado y
aseado.
3. El personal de ventas es el responsable de colocar el producto en el piso de
ventas y en la carpa donde están los productos en promoción.
4. Nunca se debe dejar solo el piso de ventas, se deben hacer turnos
organizados por el Gerente de Ventas para asignar la hora de almuerzo o para
cualquier evento extracurricular.
5. Se debe asignar por turnos un vendedor que atienda la venta de productos en
carpa.
6. El Gerente de ventas deberá hacer una supervisión mensual del desempeño
de su personal de ventas para detectar necesidades de capacitación, puntos
de mejora y para felicitar a los vendedores de alto desempeño.
Conceptos:
Piso de ventas: áreas donde se exhibe el producto que está destinado para las
ventas.

Asistente de Gerencia de Gerente de VTAS Gerente General
VTAS
CODIGO: VTA-006
VENTAS AL CONTADO
PAG. 1/1
 Propósito: Establecer las instrucciones que deben seguirse para la facturación

de los envíos de tal manera que se cumplan, y teniendo en cuenta las
diferentes formas de pago.
 Alcance: Facturación de ventas al contado.
 Responsable de la revisión: Asistente de Gerencia de VTAS
 Revisión de la política: una vez al año
 Documentos aplicables: Factura
 Política:
1. Es deber del cliente revisar su mercadería al momento de ser entregada para
comprobar el buen estado de la misma.
2. La factura de contado debe llevar el sello de cancelado en una parte visible de
la factura una vez realizado el pago total y efectivo de la misma.
3. Se debe explicar al cliente que solo se aceptan devoluciones de los productos
por irregularidades dentro de los 30 días. Posterior a este tiempo se debe
realizar una revisión técnica del artículo.
 Concepto:
Venta al contado: Es toda venta que se paga en efectivo

CODIGO: VTA-007
COTIZACION DE
PAG. 1/1
 Propósito: Proporcionar a nuestros clientes actuales y potenciales sobre los

precios de nuestros servicios con el fin de poder realizar la venta.
 Alcance: Todas las cotizaciones.
 Responsable de la revisión: Supervisor de ventas.
 Documentos aplicables: Formato de Cotización.
 Política:
1. Las cotizaciones pueden ser solicitadas por empresas o personas particulares.
2. El jefe de tienda será la persona encargada de presentar cotizaciones.
3. Toda cotización será entregada inmediatamente el cliente se presente al piso de

venta.
4. La cotización deberá hacerse en el sistema establecido por la empresa.
5. La entrega de la cotización se hará vía correo o de forma personal por parte del
jefe de tienda.
Concepto:
Cotización: Es un documento o información que el departamento de ventas usa

en una negociación.

Supervisor de VTAS Gerente de VTAS Gerente General
CODIGO: VTA-008
DESCUENTO SOBRE VENTA
PAG. 1/1
 Propósito: Definir al personal de ventas las circunstancias y escenarios

autorizados para poder otorgar a los clientes descuentos especiales sobre
venta con el fin de generar un mayor volumen y un compromiso al cliente con

la empresa.
 Alcance: producto aplicable para descuento.
 Responsable de la revisión: Asistente de Gerencia de ventas.
 Documentos aplicables: Factura con descuento aplicado.
 Políticas:
1. Los descuentos especiales serán negociados por el departamento de ventas

bajo una negociación autorizada por el supervisor de cadena.
2. Los porcentajes autorizados que se podrán dar como descuento oscilaran
entre 5 % al 10%.
3. El departamento de Mercadeo creara los autorizadores de descuento y se los
distribuirá al supervisor de ventas.
4. El supervisor de cadena deberá verificar que el monto de la venta debe ser
mayor a L.20, 000.
 Conceptos:
Los descuentos sobre compras: son reducciones de costos, es decir, lo

contrario a la idea de muchos contadores de clasificarlos como productos
financieros.

CODIGO: VTA-009
DEVOLUCION DE
PAG. 1/1
 Propósito: Establecer las directrices para el manejo de los casos de los

productos devuelto.
 Alcance: Todo producto devuelto por el cliente.
 Responsable de la Revisión: Asistente de Gerencia de ventas
 Documentos aplicables: Factura.
 Política:
1. Si se devuelve un producto se realizara un análisis del motivo de la devolución,
la empresa autoriza los siguiente motivos:
 El cliente desiste del producto por inconformidad.
 Por desperfecto del producto.
 Por sugerencia de cambio de garantía de fábrica y garantía adicional.
 Y por incapacidad de pago del cliente.
2. El tiempo para reportar un defecto en su producto es un máximo de 30 días
hábiles después de su entrega.
3. Se reconocerá el 100% de valor cancelado antes de los 90 días, después de
este tiempo se retendrá el impuesto.
Concepto: Devolución de Producto: Reingreso de bienes al almacén por

insatisfacción del cliente por el mismo.

POLITICAS DE CREDITOS
1. SOLICITUD DE CREDITO CDT-001
2. POLITICA DE EVALUACION DE CREDITO CDT-002
3. APROBACION DE CREDITO CDT-003
4. PLAZO DE CREDITO CDT-004
5. POLITICA DE EVALUACION DE CREDITO CDT-005
6. APROBACION DE VENTAS AL CREDITO CDT-006
7.
CODIGO: CDT-001
SOLICITUD DE CREDITO
VERSION: 07-MAR-15
PAG. 1/1
Propósito: Asegurar que los contratos de crédito llenen los requisitos establecidos
para la aprobación de apertura de crédito.
Alcance: a nuevos clientes que soliciten compras al crédito.
Responsables de la Revisión: Jefe de créditos
Revisión de la política: una vez al año
 Comprobante de ingresos
 Croquis.
 Solicitud de crédito.
 Recibo de pago público.
Políticas:
1. Todas las solicitudes de créditos. Deberá llegar al departamento de crédito

para ser evaluada por el analista de crédito, y dar su aprobación.
2. Se aprobara crédito a todos los clientes que cumplen con los requisitos
requeridos.
3. Se aprobara el crédito nada más a los clientes que se encuentren en
categoría, a b y c.
4. La aprobación de crédito se realizara en un plazo no mayor de 24 horas.
Concepto: Analista de Crédito: Persona que realiza una revisión e investigación

exhaustiva del cliente.

Jefe de Crédito Gerente de Crédito Gerente General
CODIGO: CDT-002
POLITICA DE EVALUACION
DE CREDITO VERSION: 07-MAR-15
PAG. 1/1
Propósito: Establecer y evaluar el historial crediticio de cada cliente con

condiciones de crédito el cual nos permitirá definir en qué categoría se encuentra.
Alcance: Clientes con condición de crédito.
Responsable de la revisión: Jefe de Crédito
Revisión: Una vez al año
Documentos: Hoja de evaluación de créditos
Política:
1. No se permitirá que un cliente goce del beneficio del crédito si no completa los
documentos correspondientes.
2. Se hará una revisión de documentos cada seis meses para la verificación

selectiva de los datos actualizados.
3. Existirán 4 categorías crediticias para los clientes de créditos que se describen

a continuación:
 categoría “a”: serán clientes con categoría “a” todos los aquellos que nunca
hayan caído en morosidad con sus cuentas de crédito con la empresa.
 categoría “b”: serán clientes con categoría “b” todos los aquellos cuando
hayan caído en morosidad en rango de 1 a 15 días después de la fecha de
pago máxima estipulada por la empresa.
 categoría “c”: serán clientes con categoría “c” todos aquellos que hayan
caído en morosidad en el rango de 16 a 30 días o haya caído en morosidad
más de tres veces en el rango de 1 a 15 días después de la fecha de pago
estipulada por la empresa.
 categoría “d”: serán cliente con categoría “d” todos aquellos que hayan
caído en morosidad en el rango de 31-60 días o más de tres veces en el
rango de 16 a 30 días después de la fecha de pago estipulada por la
empresa.
Concepto:
Historial de crédito: información estadística del manejo de crédito de cada cliente

lo cual definirá la categoría crediticia del mismo generando con esto los beneficios
o las restricciones que tendrá en un determinado tiempo.

CODIGO: CDT-003
APROBACION DE CREDITO
VERSION: 07-MAR-15
PAG. 1/1
Propósito: Ayudar a fijar un límite de crédito que pueda permitir a la empresa

otorgar un máximo de crédito a los clientes según su historial de capacidad de
pago.
Alcance: Nuestros clientes
Responsable de la revisión: Jefe de crédito
Revisión de la política: una vez al año.
Documentos aplicables: Referencia bancaria.
Políticas:
1. El ingreso mínimo para poder aplicar al crédito es de 8,000.

2. El crédito aplicarían personas mayores de 21 años,
3. La cantidad de créditos que el cliente tendrá con la empresa dependerá de
la calificación de pago del cliente.
4. Si la calificación del cliente es calificación cero, se usara el crédito exprés,
el cual no necesitara aprobación del analista del crédito si no del Jefe de
tienda.
5. Dependerá la calificación del cliente para que el analista evalué si es
necesario que el cliente pague prima o no.
Concepto:
Crédito Exprés: Otorgamiento de crédito a clientes Elites.
Excepciones: N/A

CODIGO: CDT-004
PLAZO DE CREDITO
VERSION: 07-MAR-15
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Propósito: Que todo los clientes actuales y potenciales tenga la facilidad de

realizar sus respectivos pagos.
Alcance: Plazo de crédito.
Responsable de la revisión: Gerente de ventas
Revisión de la política: una vez al año
Documentos aplicables: Recibo
Política:
1. Los plazos de crédito serán de 6,9 12, 18, 24 y 36 meses para pagar.
2. Si la cuota del crédito del cliente se vence en la fecha establecida esta tendrá
un recargo del 4.75% sobre el valor en mora, y no podrá solicitar otro crédito
mientras no tenga la cuenta al día. y se realizara el cobro a domicilio.
3.Las cuotas mensuales serán cancelada en la caja y en cualquier moneda

nacional vigente en el país y en cualquier forma de pago.
4.Por cada pago de cuota del crédito por parte del cliente se emitirá un recibo de
abono del cual quedara copia a la empresa.
Concepto:
Plazo de crédito: Es el plazo que se le otorga a los clientes para dicho pago.

CODIGO: CDT-005
POLITICA DE EVALUACION
DE CREDITO VERSION: 07-MAR-15
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Propósito: Establecer y evaluar el historial crediticio de cada cliente con

condiciones de crédito el cual nos permitirá definir en qué categoría se encuentra.
Alcance: Clientes con condición de crédito.
Responsable de la revisión: Jefe de Crédito
Documentos: Hoja de evaluación de créditos
Política:
1. No se permitirá que un cliente goce del beneficio del crédito si no completa los
documentos correspondientes.
2. Se hará una revisión de documentos cada seis meses para la verificación

selectiva de los datos actualizados.
3. Existirán 4 categorías crediticias para los clientes de créditos que se describen

a continuación:
 categoría “a”: serán clientes con categoría “a” todos los aquellos que nunca
hayan caído en morosidad con sus cuentas de crédito con la empresa.
 categoría “b”: serán clientes con categoría “b” todos los aquellos cuando
hayan caído en morosidad en rango de 1 a 15 días después de la fecha de
pago máxima estipulada por la empresa.
 categoría “c”: serán clientes con categoría “c” todos aquellos que hayan
caído en morosidad en el rango de 16 a 30 días o haya caído en morosidad
más de tres veces en el rango de 1 a 15 días después de la fecha de pago
estipulada por la empresa.
 categoría “d”: serán cliente con categoría “d” todos aquellos que hayan
caído en morosidad en el rango de 31-60 días o más de tres veces en el
rango de 16 a 30 días después de la fecha de pago estipulada por la
empresa.
Concepto:
Historial de crédito: información estadística del manejo de crédito de cada cliente
lo cual definirá la categoría crediticia del mismo generando con esto los beneficios
o las restricciones que tendrá en un determinado tiempo.

CODIGO: CDT-006
APROBACION DE VENTAS VERSION: 07-MAR-15
AL CREDITO
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Propósito: Facilitar crédito a los clientes de la empresa, con el objetivo de apoyar

las Ventas de productos y garantizar una correcta administración en la cartera de
cuentas por cobrar.
Alcance: Transacciones de ventas al crédito.
Responsable de revisión: Jefe de crédito
Documentos de certificación de clientes.
Historial de crédito de clientes.
Política:
1. Para que una venta al crédito a un cliente sea autorizada, este debe estar
debidamente evaluado e identificado.
2. La aprobación del monto de un crédito estará sujeta al perfil crediticio del cliente
y a su comportamiento de pagos.
3. No se aprobaran créditos a clientes que en su historial cuenten con demandas

legales por parte de la empresa.
4. El analista de crédito es el responsable de la autorización de los montos de

crédito a los que un cliente puede aplicar.
5. Todo cliente de ventas al crédito, debe tener asignado su respectivo límite de

crédito.
Concepto: Venta al crédito: Transacción mediante la cual la empresa hace

entrega de un bien o servicio a una persona natural o jurídica bajo el compromiso
de hacer efectivo su pago en una fecha posterior estipulada.

POLITICA DE SISTEMA
1) POLITICA PARA INSTALACION DE EQUIPOS Y REDES STM-002
CODIGO: STM-002
POLITICA PARA
INSTALACION DE EQUIPOS
VERSION: 07-MAR-15
Y REDES
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Propósito: Establecer las directrices para la instalaciones de equipo de cómputo a

nuevas sucursales o eventos especiales asegurando así que las localidades
cuenta con las herramientas principal de trabajo.
Alcance: Personal de sistemas, personal de mantenimiento y proyecto.
Responsable de la revisión: Jefe de sistemas
Documentos: Planos de trabajo.
Política:
1. El Jefe de mantenimiento debe informar al área de sistema los nuevos
proyectos que ya estén aprobados para que estos realicen la requisición
del equipo y redes que necesitara el personal para iniciar operaciones.
2. Los asistentes de STM deben solicitar al departamento de ma los planos

de trabajo para hacer el presupuesto de los equipos y enviarlos a
aprobación.
3. La compra de equipo de cómputo serán autorizada por la Gerencia general.
4. Las instalaciones de los equipos deberán estar listas un día ante de la

apertura de operación.
Concepto:
Planos de trabajo: instrumento que permite hacer un estudio de la realización de
un trabajo
Procedimiento.
1. Jefe de mantenimiento
1.1. Informa al departamento de sistemas los proyectos autorizados
1.2. Proporciona los planos de la localidad en construcción.
2. Asistente de Sistemas
2.1. Recibe notificación
2.2. Realiza presupuesto de los equipos necesarios de acuerdo al plano.
2.3. Envía presupuesto al Gerente se sistemas para su aprobación y compra.
2.4. Recibe el equipo y los materiales a utilizar.
2.5. Se traslada a la localidad a desarrollar las actividades de instalación.
2.6. Informa por correo la finalización de la instalación al área dueña del
proyecto.
3. Gerente de Sistemas
3.1. Recibe presupuesto.
3.2. Evalúa, el presupuesto cumple con todos los requisitos? Si es no corrige el
presupuesto.
3.3. Si es si continua el proceso pasa afirma de la Gerencia General.
3.4. Realiza la compra del equipo y materiales.
4. Gerente general
4.1. Recibe presupuesto del Gerente de sistema
4.2. Toma la decisión de aprobar o no, si la respuesta es no devuelve el
presupuesto.
4.3. Si la respuesta es sí firma el presupuesto y notifica a tesorería.

Jefe de STM Gerente de STM Gerente General
POLITICAS DE MANTENIMIENTO Y PROYECTOS
1) POLITICA PARA LA CONSTRUCCION DE PROYECTOS MAT-001
CODIGO: MAT-001
POLITICA PARA LA
CONSTRUCCION DE VERSION: 07-MAR-15
PROYECTOS
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Propósito: Establecer las directrices para la construcción de proyectos,

asegurando así un mejor control del presupuesto estipulado para estas
actividades.
Alcance: Personal de mantenimiento y proyecto.
Responsable de la revisión: Gerente de Mantenimiento.
Documentos: Planos de trabajo, presupuesto.
Política:
Todo proyecto de construcción debe ser solicitado por el gerente de cada
área, aprobado por la Gerencia general y revisados y ejecutado por el área
de mantenimiento.
Concepto:
Proveedor: empresas que proveerán la materia prima y la mano de obra para la
construcción.
Procedimiento.
1. Gerente de área
1.1. Revisa la construcción de proyectos que hay en el área.
1.2. Realiza la requisición y la envía al jefe de mantenimiento
2. Jefe de mantenimiento
2.1. Recibe la requisición.
2.2. Hay presupuesto para esta construcción? si la respuesta es no Fin del

proceso.
2.3. Si la respuesta es si procede a enviarlo a aprobación con la gerencia.
2.4. Realiza los planos de la construcción.
2.5. Realiza negociación con proveedores.
2.6. Supervisa la construcción.
3. Gerente General
3.1. Firma la requisición
3.2. Notifica a tesorería para el pago a proveedor.
Conclusión
Los manuales administrativos en cualquier organización es una necesidad de que

las políticas sean respetadas, de reducir errores operativos, evitar que los cambios
en el sistema organizacional surja de una decisión rápida reducir el periodo de
capacitación de los empleados, facilitar la inducción de nuevos empleados a los
nuevos puestos. Estas y otras necesidades son suficientes para justificar la
elaboración de los manuales de políticas y procedimientos

Políticas Negocio Guía

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Objetivo del Manual

2.1 Llevar un control de cada una de las actividades desarrolladas por la

2.3 Dejar establecido los lineamientos que ayudaran a quienes ocupen

Reseña de Grupo Unicomer

¿Quiénes somos?, Grupo Unicomer fue fundado el año 2000 al adquirir

Ser el líder centroamericano y del Caribe en la comercialización de

En mi familia, la integridad es la base de las relaciones con los clientes,

En mi familia, nos permiten actuar de manera comprometida y transparente en

En mi familia, estamos comprometidos a ayudarnos entre nosotros y a sentir

Nos adherimos a un sentido de responsabilidad que impacte con nuestra actividad

En mi familia, tenemos la habilidad de dirigir y desarrollar equipo de trabajo,

Respondemos a las necesidades de nuestros clientes, ofreciéndoles los mejores

Los clientes de Unicomer son personas naturales y jurídicas, ya que es un negocio

 SONY  GRUPO MABE

Nomenclatura de los departamentos

1. COMPRAS DE MERCADERÍA COM-001

COMPRAS DE VERSIÓN: HN 25-MAR-2015

 Propósito: Definir el procedimiento que deben seguir al momento de

Para realizar compra de mercadería se debe cumplir con lo siguiente:

1. El jefe de Bodega deberá revisar periódicamente el sistema de inventario y

Requisición de compra: documento que sirve para transmitir las necesidades

Procedimiento de Compra de Mercadería:

 Propósito: Definir los lineamientos y el proceso a seguir al momento de

Procedimiento de Compra de Mercadería a Proveedores:

 Propósito: Establecer los parámetros designados cuando se realiza una

 Propósito: Establecer el procedimiento a seguir para ingresar de la manera

Para mantener un ambiente de control en la recepción de la mercadería

POLÍTICA DE CENTRO DE DISTRIBUCIÓN

1. PRODUCTOS EN OBSOLESCENCIA CDD-002

 Propósito: Establecer las directrices a seguir cuando se encuentra

 Alcance: Personal de Bodega, Gerente de operaciones y Compras

 Responsable de la revisión: Gerente de Ventas

 Documentos aplicables: Reporte de obsolescencia de inventario,

2. Se debe pasar un reporte de los inventarios de baja rotación, con el código,

3. El Gerente de Ventas debe revisar el reporte, calcular un buen descuento

Procedimiento de Productos en Obsolescencia:

POLITICAS DE CONTROL INTERNO

 Propósito: Establecer las directrices del manejo adecuado del efectivo en

 Alcance: A todos los cajeros y jefes de tienda.

 Responsable de la revisión: Asistente de control Interno.

 Revisión: una vez al año

 Documentos aplicables: Formatos de control Interno.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

 Propósito: Establecer las directrices para realizar reclamo de la pérdida

 Alcance: Control Interno, Departamento de ventas, Tesorería, seguridad y

 Responsable de la revisión: Supervisor de control Interno

 Revisión: una vez al año

 Documentos aplicables: Pantallas del sistema del precio de costo de los

2.1. Recibe notificación.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

 Propósito: Establecer los lineamientos para desarrollar un ambiente de control

 Alcance: Todo el personal de la tienda.

 Responsable de la revisión: Jefe de Control Interno

 Revisión: una vez al año.

 Documentos aplicables: Examen de evaluación, Guía de Inventario, Guía de

2.3. Informa al supervisor de cadena la o las tiendas que están en el plan de

Elaboró: Revisó: Aprobó:

 Propósito: Establecer las directrices para el seguimiento de las tienda

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Propósito: Establecer los lineamientos necesarios para la elaboración de cada

Procedimiento para la elaboración y presentación de presupuesto

Elaboró: Revisó: Aprobó: