PROCEDIMIENTO P-GC.

01-04

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DATOS

CONTROL DE
DOCUMENTOS Y
DATOS
EDICIÓN MOTIVO DEL CAMBIO FECHA
00 Edición inicial

01 En base a acción correctiva de Auditoría Interna 01/2006 26/01/2007

02 Nueva codificación y revisión por integración SySO 04/11/2008

03 Se define: la entrega digital de los documentos y la codificación de Manuales y planes de Gestión. 02/12/2009

04 Mejora, aclaración y adaptación de procedimiento. 27/10/2011

1. OBJETIVO.-

1.1. Define el sistema de aprobación, emisión y control de los documentos, los datos y sus modificaciones, utilizados en el
Sistema de Gestión Integrado de Metal-Mec, así como el control de los documentos externos definidos en el alcance.

2. ALCANCE.-

2.1. Este procedimiento afecta a toda la organización de Metal-Mec, para el control de los documentos del Sistema de
Gestión: Manuales, Procedimientos, Instructivos, Formatos, etc.; y el control de los documentos externos: Normas, códigos,
reglamentos de referencia, etc.

PREPARADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Nombre: David Quintanilla Niko´s Alegría David Quintanilla
Cargo: Enc. Gestión de Calidad Rep. Comité de Calidad Enc. Gestión de Calidad
Fecha: 27/02/102/201109
Firma: VºBº VºBº VºBº

Este procedimiento solo tiene vigencia si tiene el sello de copia controlada o está ubicado en la carpeta SGI del servidor.
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3. DEFINICIONES Y DOCUMENTOS APLICABLES.-

A) DEFINICIONES

3.1. SGI → Sistema de Gestión Integrado (SGI): Sistema de gestión Fformado por los requisitos de las normas ISO
9001 y OHSAS 18001.
3.2. SySODocumento externo: Documento generado y modificado por entidades externas a la empresa, pero que es
requerido en los procesos. Ej.: normas, especificaciones técnicas, leyes, decretos, entre otros.Seguridad y Salud
Ocupacional.

B) DOCUMENTOS ASOCIADOS

3.3. P-GC.02: Procedimiento “Control de Registros”

3.4. F-GC.01: “Lista de referencia de los procedimientos e instructivos del SGC”
3.5. F-GC.03: “Lista de referencia de los formatos”
3.6. F-GC.05 ““Lista de distribución de documentos””
3.7. F-GC.09: “Lista de referencia de documentos de consulta”
3.8. F-GC.22: “Plan de Calidad Global”

4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

4.1. Descripción del Diagrama d01:

4.1.1.1. (1) La necesidad de preparar, modificar o revisar un documento puede generarse por una “Acción Correctiva,
Preventiva o de Mejora”, para cualquiera de los casos el Gerente de Área debe autorizarlo.
4.1.1.2. La redacción, revisión y aprobación de documentos es realizada de acuerdo a la siguiente matriz:
Documento
Manual de Procedimientos Procedimientos
Instructivos Formatos
Gestión de Gestión Específicos
Actividad
Encargado del. SGISGI Encargado: .: Proceso / Subproceso
(2) Redacción Gerente General / Enc. Sistema de Enc. Proceso / Subproceso
Gestión Enc. Proceso / Subproceso
Encargado: SGIEnc. SGI / Proceso relacionado
Representante de.l Comité de Calidad
(3) Revisión Rep. Comité de Calidad
Enc. SGI
Enc. SGI / Rep. Comité de Calidad
Gerente General / Encargado de. Proceso
(4) Aprobación Gerente General Encargado del Enc. Proceso
SGIEnc. SGI Enc. de Proceso
Tabla 1. Matriz de Responsabilidades para la generación de documentos del Sistema de CalidadSGI

Notas:
Este documento sirve como modelo de los procedimientos, para los instructivos de trabajo se puede obviar la caratula y
pueden ser diagramas de flujo.
La redacción y revisión de los documentos no debe ser realizada por la misma persona, es permitido que la redacción y
aprobación si la realice el mismo individuo.
4.1.1.3. (5) EUna vez aprobado el documento, el Enc. del Sistema de Gestión sella el ejemplar “original” como
superado y lo guarda en el lugar destinado para este fin (carpeta de documentos superados).
4.1.1.4. (6) Seguidamente se debe actualizar alguno de los siguientes listados aplicables al tipo de documento:
 F-GC.01 “Listado de control de Manuales, Procedimientos e Instructivos”
 F-GC.03 “Lista de control de Formatos del Sistema de Gestión”
 F-GC.09 “Lista de control de Documentos de referencia”
Cuando se generan nuevos Manuales de Gestión o procedimientos también se debe actualizar el F-GC.22 “Plan de
Calidad Global”.
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DATOS
4.1.1.5. (7) Para la distribución de copias se puede realizar en forma electrónica (normalmente para el personal
administrativo), o por medios físicos (papel) para personal que no cuente con un ordenador, en cualquiera de los casos
las entregas pueden ser de acuerdo al siguiente diagrama:
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DATOS
Formatted: Font: Bold
DOCUMENTO

CONTROLADO NO CONTROLADO
•Se intercambia la versión superada por la vigente •Entregado a organizaciones externas
en los archivos originales del SGI y se difunde la (proveedores, clientes, etc.)
nueva versión del documento en cuestión:

Copias digitales: Copias físicas: Copias digitales o físicas:

•Escanear firmas. •Sacar copias del documento original •No requieren registro de distribución.
•Convertir a formato PDF. firmado. •No requiere difusión de nueva versión.
•Colocar en el carpeta específica del •Sellar como copia controlada.
directorio “Vigentes SGI” del servidor. •Se registra la entrega en la “Lista de
•Informar a los afectados sobre la nueva distribución de documentos” F-GC.05.
versión (email, comunicación interna, etc.)
Notas:
•Copias en otras rutas u ordenadores
dejan de ser vigentes.
•Si se imprimen dejan de ser vigentes.

Formatted: Font: Bold

DOCUMENTO

CONTROLADO NO CONTROLADO
•Se intercambia la versión superada por la •Entregado a organizaciones externas
vigente todos los involucrados. (proveedores, clientes, etc.)

Copias digitales: Copias físicas: Copias digitales o físicas:

•Escanear firmas. •Copiar del original firmado. •No requiere ningún registro.
•Convertir a formato PDF. •Sellar como copia controlada. •No requiere actualización
•Colocar en la carpeta específica del •Se registra la entrega en la “Lista automática.
servidor. de distribución de documentos”
•Informar a los afectados sobre la nueva F-GC.05.
versión (email, comunicación interna, etc.)
•Nota:
•Copias en otras ubicaciones dejan de ser vigentes.
•Si se imprimen dejan de ser vigentes.
4.1.2. Control de cambios:
Para el control de cambios de documentos del Sistema de Gestión se seguirán los siguientes criterios:
Manuales de Gestión, Procedimientos, Instructivos en general, planes:
 Identificando el texto modificado mediante con una línea vertical al borde izquierdo del párrafo , tabla o gráficodel
mismo,
 Describiendo el motivo del cambio en la tabla asignada a este fin en la caratula del documento (excluye instructivos)
,
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DATOS
 Accediendo al documento electrónico para más detalle de los cambios mediante el panel de revisiones del programa
Word,
 Revisando el documento impreso original superado para realizar las comparaciones necesarias.
Instructivos tipo diagrama de flujo u otros documentos similares:
Debido a la claridad y simpleza que requieren y tienen estos documentos por ser entregados al personal de obra, los
cambios deben identificarse por comparación directa con la versión superada.
4.1.3. Codificación de Documentos:
La codificación de los documentos antes mencionados se realiza de la siguiente manera:
EjemploCodifica
Tipo de Codificación Codificación Codificación Nivel de
ción
documento descriptiva por proceso correlativa Revisión
Ejemplo
M-AA.XX-RR “M”: indica que “AA”: código del proceso “.XX”: dígitos que indican
Manual de
M-GC.01-01 es Manual de (ver mapa de procesos de el correlativo del mismo
Gestión
M-GS.02-00 Gestión Manual de Calidad) proceso.
P-AA.XX-RR “AA”: código del proceso “.XX”: valores correlativos
“P-“: indica que
Procedimiento P-GC.02-01 (ver mapa de procesos de del Procedimiento del
es Procedimiento
P-PM.01-03 Manual de Calidad) mismo proceso.
I-AA.XX.YY-RR “AA”: y “.XX”: derivados del “-RR”:
“I-“: indica que es “YY”: valores correlativos
Instructivo I-GC.02.01-00 Procedimiento al que número de
Instructivo del Instructivo de Trabajo
I-PM.01.02-01 pertenece el instructivo revisión
PL-AA.XX-RR “AA”: código del proceso “.XX”: dígitos que indican
“PL-“: indica que
Plan de gestión I-GC.02.01-00 (ver mapa de procesos de el correlativo del mismo
es Plan
I-PM.01.02-01 Manual de Calidad) proceso.
F-AA.XX-RR “.XX”: dígitos que indican
“F-“: Indica que
Formato F-GC.08-04 “AA”: código del proceso el correlativo del mismo
es Formato
F-PM.02-00 proceso.

4.1.4. Control de documentos externos (Normas, leyes, códigos, etc.)

4.1.4.1. Una vez hecha la gestión para adquirir o actualizar un Documento de origen externo, el mismo debe ser
entregado al Encargado de Gestión para su difusión y/o actualización a los interesados.
4.1.4.2. (5) Ídem a 4.1.1.3
4.1.4.3. (6) Ídem a 4.1.1.4
4.1.4.4. (7) Si hay copias entregadas se procede como en 4.1.1.5 a), si se debe mantener solo el documento original,
este se supera (sello) y reemplaza por la versión vigente.
4.1.5. Actualización de documentos externos
Nota: La actualización de los Documentos Externos y Requisitos Legales se hace a través de medios como:
4.1.5.1. Consulta de las páginas Web de las entidades que emiten normatividad asociada al proceso.
4.1.5.2. Suscripciones o convenios con dichas entidades para que sean informadas las actualizaciones de la
normatividad.
4.1.5.3. Empleo de herramientas de búsqueda ofrecidas por la Web.
4.1.4.5.4.1.5.4. Visitas a entidades que emiten o distribuyen los documentosPara mantener actualizadas las normas
u otros documentos necesarios, los responsables deben realizar revisiones periódicas en los sitios emisores de los
mismos.: Ministerio de Trabajo, Gobernación, etc.
 P-GC.01 "CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y DATOS" Entrada: Solicitud de Documentación o modificación
d01: "Proceso de Control de Documentos del SGC" Salida: Entrega de copias aprobadas
Alcance: Manuales del Sistema de Gestión, Procedimientos, instructivos, formatos Fecha: 02/12/2009

NECESIDAD DE
DOCUMENTO / CAMBIO

GERENTE DE APRUEBA
AREA NECESIDAD
1

RESPONSABLE DE
REDACTA Corregir
REDACCIÓN

4.2. Diagrama d01: “Control de los Documentos”

2

RESPONSABLE DE
¿REVISIÓN OK?
REVISIÓN
3
DATOS

RESPONSABLE DE
APRUEBA
APROBACIÓN
4 Documentos externos
PROCEDIMIENTO

ARCHIVA
ENC. GESTION DE ACTUALIZA EMITE COPIAS
ORIGINAL
CALIDAD LISTADOS CONTROLADAS
SUPERADO
5 6 7
CONTROL DE DOCUMENTOS Y

ACTIVIDADES Control de Sella el doc. Elimina copias

PARALELAS cambios superado superadas

F-GC.01, F-GC.03 y F-GC.05 Registro

MEDIO (FORMATOS)
F-GC.09 de distribución
P-GC.01-04

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