Qué es una Tabla de Retención Documental

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad o en cada
fase de archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión
documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital
de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

¿Quiénes tienen que hacerlas?

Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y
adoptar las respectivas tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencía, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

* Establecimientos Públicos

* Empresas Social del Estado

* Industriales y comerciales del Estado

* Empresas de Economía Mixta.

* Entidades descentralizadas indirectas

* Unidades administrativas especiales

E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales

como:
* Comunas

* Corregimiento
* Senado de la República

* Cámara de Representantes

* Asambleas Departamentales

* Concejos municipales.

Los Organismos de Control:

* Personería

* Contraloría

* Procuraduría

* Veedurías

Los Órganos de administración de Justicia:

* Cortes

* Consejo de la Adjuticatura

* Fiscalía

* Juzgados

Las T.R.D. se basan en:

La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar las series y subseries.

Los períodos de retención en cada fase de archivo.

La presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización.

VENTAJAS
-Facilitan el manejo de la información.

-Racionalizan la producción documental

-Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente

-Facilitan el control y acceso a los documentos.

-Garantizan conservación de documentos históricos.

-Regulan transferencias primarias y secundarias

-Racionalizan procesos administrativos

-Archivísticamente facilitan todos los procesos

IMPORTANCIA:
-Permiten manejo integral de documentos.

-Facilitan la organización documental.

-Ayudan a controlar la producción y trámite.

-Identifican y reflejan las funciones de cada institución o entidad.

-Integran procesos archivísticos con lógica.

-Identifican documentos eliminables.

Administración:
-Facilita el manejo de la información

-Contribuye a la racionalización en la producción documental.

-Permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

-Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella
estipulados.

-Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

-Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

-Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

Archivística:
-Permite el manejo integral de los documentos.

-Facilita la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.

-Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

-Identifican y reflejan las funciones institucionales.

-Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los docts.

-Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su
carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
¿Cómo se hacen?
El Archivo General de la Nación a definido 5 etapas así

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada

3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

4. Aplicación

5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.