Actividad sobre el desarrollo y divulgación de un Evento

Teniendo en cuenta el material de apoyo que se cargó sobre este

tema en la plataforma y lo visto en clase con la docente sobre
eventos, realice o desarrolle en forma grupal de 3 personas, las
siguientes preguntas.

Actividad No 1

Consultar conceptos sobre: Concepto sobre Eventos, clasificación,

Agentes que intervienen en un evento.

Consultar conceptos sobre: Divulgación de Eventos, medios de

divulgación, comunicaciones, tarjetas protocolarias, memorias,
información sobre el evento. Normas de seguridad aplicadas a
eventos.

Actividad No 2

1. Identificar los diferentes tipos de eventos y sus etapas.

2. Aplicar las directrices para la organización de eventos en la Unidad

Administrativa.

3. Describir el procedimiento para divulgar un evento.

Actividad No 3

1. Interpretar los conceptos básicos para estructurar un evento.

2. Identificar la información que se genera en una unidad

administrativa y en una operativa.
Actividad No 4

Contesta el siguiente cuestionario:

Alguna vez has celebrado un evento?

1.-Que clase o tipo de eventos realizaste con tus compañeros?

2.-Por qué escogieron dicho evento?

3.-Que clase de agentes intervinieron en el evento que realizaron,

de acuerdo a las diapositivas que leíste en el material de apoyo?

4.-Como se divulga un evento de Aniversario de la Organización

5.-Cuales son los comités que debes crear para desarrollar ese
evento.

Cada pregunta tiene un valor de 20 puntos para un total de 100

puntos

Deben realizar este trabajo de forma digital, con diapositiva,

realizando portada, contraportada y teniendo en cuenta las normas
Icontec para su desarrollo. Una vez realizado debe montarse en la
plataforma con las evidencias de trabajo en grupo.
ACTIVIDAD 1

EVENTO

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una

ceremonia, una competición, una convención, entre otros, y que, ya sea por
las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un
individuo le ponga a una de estas (por ejemplo, el casamiento de una amiga).
CLASIFICACION DE EVENTOS

Intercambio de ideas.
Son aquellos hechos que se celebran con la ocasión de realizar encuentros
entre personalidades de una determinada área y que discurran sus opiniones
y criterios sobre un tema en específico.

Algunos tienden a considerarlos flujo o bien lluvias de idea, con la finalidad

de denotar que se trata de espacios en los cuales las personas desarrollan su
pensamiento sobre un área que es de su competencia, pero a su vez se
retroalimentan de criterios de sus semejantes en el área del conocimiento.

Reuniones que tienen como objetivo la capacitación.

Como es de apreciar, estas tienen por objetivo la congregación de personas
con la finalidad de que las mismas reciban instrucción sobre respectiva materia
con el objetivo de que los conocimientos puedan ser utilizados en su provecho
y en la consolidación de metas.

Las reuniones de capacitación tienen por finalidad servir de instrumentos de

información y formación para que las personas.

Macro reuniones.
Son aquellas que se celebran con ocasión de diversos temas, es decir,
son aquellos hechos en los cuales las personas se concentran con la finalidad
de poder discutir diversos asuntos, soliendo congregar una gran cantidad de
personas que acuden para el discurrimiento de ideas.

Eventos Gastronómicos.
Son aquellos que se celebran con la ocasión de tocar tópicos referentes a la
creación de comidas y el degustamiento de las mismas; en efecto, estos
eventos sirven para el aprovechamiento y el disfrute de platillos de sazón
local o bien de los menús internacional.
La presentación de estos eventos, se pueden hacer bajo la modalidad de
stands en los cuales se puede disfrutar de los más diversos gustos.

Eventos Sociales.
En este caso estamos hablando de las reuniones que tienen por finalidad
celebrar los acontecimientos que marcan la dinámica social, y que se
constituyen en logros dignos de festejar.

Estos eventos suele coincidir con las reglas de los convencionalismos sociales,
de modo tal, que entre estos podemos considerar tanto las bodas, festejos con
ocasión de acontecimientos religiosos, graduaciones y demás.

Eventos Empresariales.
Son aquellos que pertenecen de forma exclusiva al área corporativa, de modo
tal que estos son eventos que suceden con ocasión de la ocurrencia de un
hecho dentro de la corporación que amerita su festejo o bien reconocimiento,
como es el caso de alianzas comerciales.

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO

conformación de comités(principales)
• El coordinador General : ejecutivo responsable de liderar el trabajo en
equipo
Sus funciones son:
1. Intervenir directamente en la conformación de los comités y asesorarlos en
la definición de las actividades propias
2. Orientar a los coordinadores de los diferentes comités en la parte de
administración y ejecución
3. Liderar la labor de coordinación en forma permanente con el comité
organizador
Comité de divulgación promoción y publicidad
Funciones:
Le corresponde divulgar el evento mediante una campaña publicitaria muy
bien planeada, que incluya afiches, circulares plegables, vallas, fotografías,
volantes, avisos de prensa, radio y televisión.
Comité académico (conferencistas)
Funciones:
Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, exponentes,
participantes en mesas redondas y relatores. Por otra parte deberá coordinar
la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las
cuales serán parte de las memorias del evento. Por último, Deberá acordar con
el subcomité de Recepción y alojamiento, los detalles del desplazamiento y
permanencia de los conferencistas.
Comité organizador: está integrado por los coordinadores de cada comité
Funciónes: tiene la responsabilidad de definir y presentar al coordinador del
evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organización y
desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y
evaluación del evento para su visto bueno y toma de decisiones.
Comité de Administración
Funciones: se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos,
financieros y físicos necesarios, facilita los medios económicos, materiales y
controla su adecuada utilización
Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento
Depende directamente del director general
DIVULGACION DE EVENTOS
Consiste en informar a las personas sobre un determinado evento que se va a
llevar a cabo, resaltando la diferencia entre los otros y con la idea principal de
captar su atención.

Uno de los principales objetivos de la divulgación es crear demanda y atraer

un público; identificando una comunidad de personas a las cuales pueda
interesar ese acontecimiento. La publicidad se hace a través de los diferentes
medios de comunicación que transmiten la información a estos individuos o
público objetivo.
MEDIOS DE DIVULGACION MASIVOS Y NO MASIVOS DE UN EVENTO
INTERNET
Es un medio flexible, de bajo costo, capaz de asumir una gran variedad de
formas ya que consisten en medios visuales y en algunos casos con audio.
se refiere al aviso que se pone en un lugar público para difundir información.
DIVULGACION
NO MASIVA
TELEVISION
FOLLETOS
se podría definir como una red global de redes de ordenadores cuya finalidad
es permitir el intercambio libre de información entre todos sus usuarios.
EJEMPLOS
CALENDARIOS
MEDIOS ELECTRICOS DE LOS EVENTOS
EJEMPLOS
DIVULGACION MASIVA
FOLLETOS
CARTEL
PRENSA
Folletos, revistas, pancartas, periódicos, carteles, catálogos
CORREO ELECTRONICO

COMUNICASIONES

La comunicación (del latín communicatio, -ōnis.1) es la acción consciente de

intercambiar información entre dos o más participantes con el fin de
transmitir o recibir información con opiniones distintas. Los pasos básicos de
la comunicación son la formación de una intención de comunicar, la
composición del mensaje, la codificación del mensaje, la transmisión de la
señal, la recepción de la señal, la decodificación del mensaje y finalmente, la
interpretación del mensaje por parte de un receptor.
TARJETAS PROTOCOLARIAS

Proyectan no solo la imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y

aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de
bienes y servicios. La redacción y presentación de las tarjetas
protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que busca

MEMORIAS

Se denomina memorias a aquel relato que de una forma más o menos fiable
describe los hechos y acontecimientos que el autor ha vivido como
protagonista o testigo.

NORMAS DE SEGURIDAD APLICADAS A LOS EVENTOS

Es ideal y recomendable contar con un servicio de profesionales en seguridad;

ellos manejan de manera versátil la estrategia, logística y cantidad de personal,
adecuándose al tipo de evento y a la población de público que representa
Terroristas:
Un plan de seguridad efectivo no debe enfocarse únicamente a la seguridad
física y control de masas, sino en un buen plan de contingencias y gestión de
prevención, para minimizar cualquier riesgo que se presente antes, durante y
después de la realización del evento
2. Todos al tanto y bien informados
Para hacerlo, se debe analizar objetivamente todas las circunstancias que
rodean al evento:
1. Identificar y valorar una amenaza
3. Control de masas
Anfitrión, organizadores, eventuales miembros del staff, junto al personal de
seguridad privada, y todo el personal involucrado en un evento, deben estar
preparados para situaciones especiales que pudieran surgir, de ahí la
importancia de un grupo profesional y líder en el tema de seguridad, que los
informe y adoctrine en su plan.
El contagio emocional y pánico pueden ser precursores de un desastre
potencial que requiera de medidas extremas de seguridad. Para minimizar la
posibilidad de que estos factores alcancen un grupo, son necesarias medidas
de respuesta inmediata.
Físicas:

 bombas, atentados, etc.

5. Planes de contingencia y evacuación

 sismos, grandes tormentas, inundaciones, entre otras

Cuando se habla de seguridad se abarcan varios aspectos y circunstancias:

Delictivas:
Geográficas:
Hay 5 puntos claves a dominar en la elaboración y control de un plan de
seguridad, para garantizar el éxito en la maniobra.

 Las instalaciones

4. Manejo de contagio emocional y pánico

FONTS
5 claves :
Sanitarias:
Un plan más eficaz para evitar disturbios, es eliminar o minimiza la posibilidad
de que se formen grupos colectivos.
Flujo continuo, separación y dispersión, son clave para un control de masas
exitoso; mantener un movimiento continuo, intencional y controlado sobre las
áreas propensas a tumultos.