Revisa los siguientes Casos:

• En la secretaria de movilidad de una alcaldía, se presentó un colapso a la hora de recibir el

impuesto de rodamiento, esto debido a que el sistema de información RUNT al realizar la
migración de la información de los automotores presento una falla donde cierto automotor de una
región no concuerda con la información de los propietarios de éstos.

• Una organización dedicada a prestar servicios de comunicación celular, presento incidentes

que llevaron a la pérdida de información de su bodega de datos, paralizando las operaciones de
toma de decisión en áreas de misión crítica para la organización.

Al leer los casos expuestos, asumiendo el rol de experto encargado de analizar las situaciones
presentadas, de qué forma respondería los siguientes interrogantes:

1. ¿Cómo explica que se presenten estos casos?

Estos casos son frecuentes teniendo en cuenta que las migraciones son complejas, además
entender qué datos se está migrando, de qué tipo son, cuál es su origen y qué formato adquirirán
en destino, una vez completado el traslado.

2. ¿Qué se podría hacer con el fin de evitar este tipo de situaciones?

Mejores prácticas, Adquirir una visión global: antes de migrar los datos al nuevo destino es
importante ganar en comprensión del mapeo y entender cómo se correlacionan los servidores con
el almacenamiento para poder volver a crear esas asignaciones en el nuevo entorno y prevenir
problemas relacionados con el reinicio tras la migración.

Tomar medidas: recopilar métricas para tener claras cuáles serán las necesidades de ancho de
banda de la red es una tarea que debe programarse de forma previa al data migration. Tomar
medidas facilitará la labor de calcular cuánto ancho de banda debe ser asignado a la migración y
cuándo estará disponible.

Reducir la presión sobre el proyecto: aunque es posible llevar a cabo una migración de datos sin
causar interrupciones o provocar la inactividad de determinadas aplicaciones, no suele ser lo
habitual. Para minimizar riesgos es conveniente planear la iniciativa durante un periodo de
inactividad, lejos de las horas de producción habituales. De esta forma, además de rebajar la
tensión asociada a la aparición de latencias, se aumentan las posibilidades de lograr una mayor
consistencia en los datos.

Mantenerse alerta en cuestiones de seguridad de la información: una migración de datos es un

momento de vulnerabilidad que debe mantenerse bajo control. Permisos, aplicaciones, diferentes
sistemas, distintos proveedores y configuraciones de seguridad diversas forman un cóctel que
puede terminar facilitando la aparición de una brecha de seguridad. Para evitarla hace falta ser
cauteloso y elaborar una hoja de ruta previa que ayude a garantizar la protección de los datos en
todo momento.

Prestar atención al software: los detalles son importantes y eso queda patente, por ejemplo, en
algo tan simple como los diferentes niveles de parche que pueden estar aplicados al software en
los entornos de origen y destino. Pasar por alto esa circunstancia podría acarrear fallos en el
servidor al completar el proyecto. Lo mismo sucedería en los casos en que hubiese sido necesario
desinstalar el software antiguo y sustituirlo por el del nuevo proveedor, como ocurre en la
migración de datos entre matrices de almacenamiento; porque este procedimiento podría causar
inestabilidad si la desinstalación no se completa debidamente y alguno de los componentes
antiguos entrase en conflicto con otras aplicaciones.

Minimizar la incertidumbre: a pesar de que la incertidumbre es un factor inevitablemente

asociado a cualquier tipo de proyecto, su presencia se reduce de forma considerable cuando
aumenta el conocimiento sobre la iniciativa. Tomarse el tiempo necesario para informarse acerca
de lo que implica la migración de datos y la forma en que se abordará el proceso es la manera más
efectiva de reducir riesgos que pueden comprometer el tiempo de actividad de la aplicación, la
fiabilidad o la seguridad.

3. ¿Qué efectos tienen este tipo de situaciones en una empresa?

Pérdida de tiempo: cuando la búsqueda de un documento toma más de 2 minutos es de entrada

una pérdida importante para la organización tanto en tiempo como en costos. Según un estudio,
el 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar documentos para poder realizar sus
actividades diarias.

Documentos duplicados y problemas con las versiones: encontrar documentos duplicados en

diferentes formatos o el mismo formato con distintas versiones es una de las consecuencias que
ocasionan descontrol y desorden dentro de una compañía. El 50% de los documentos que archivan
las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

Alto consumo de papel: todas las compañías en su labor diaria generan información que en la gran
mayoría de ocasiones es guardada en papel. A medida que las organizaciones crecen, el volumen
de papeles también lo hace, ocupando grandes espacios, perdiendo el control de la información y
acumulando papel innecesario.

Mal servicio al cliente: dentro de las consecuencias que quizás más afectan a una organización
está el mal servicio a los clientes. El tener grandes cantidades de documentos y los trámites que
conlleva cada uno hace que más de una persona esté involucrada en el proceso, retrasando
tiempos de respuesta, desconocimiento de su ubicación y demoras en la respuesta.

Sanciones legales: por ley todas las empresas colombianas que estén reguladas por la
Superintendencia de La Economía Solidaria y la Superintendencia de Industria y Comercio, deben
cumplir con la Ley 594 de 2000, la cual establece las directrices en materia de gestión documental
y organización de archivos. Las compañías que no cumplan con esta resolución deben pagar altas
sumas de dinero.
Altos costos: las empresas que no llevan un control de sus archivos gastan alrededor del 10% de
sus ingresos en administrar, producir y distribuir su documentación.

4. Podría Usted determinar las acciones a tomar para solucionar de manera eficaz y eficiente
los problemas presentados. ¿Cuánto tiempo sería necesario para poner en marchar la
operación normal?

En la actualidad tenemos información suficiente para tomar soluciones eficientes, el tiempo lo

determina la incidencia que lleva al problema como puede ser de inmediato por un error conocido
como puede llevar más tiempo de lo esperado.