SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

ANEXO 3

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

FICHA 1696349

FECHA: 23 de noviembre de 2019

PROYECTO FORMATIVO
Elaboración de un Plan Integrado de Conservación para Archivo de Gestión y Archivo Central.
FASE DEL PROYECTO ACTIVIDAD DEL PROYECTO
Capacitar y entrenar al personal de la
Ejecución Organización de acuerdo al Plan de Acción
establecido.
COMPETENCIA RESULTADOS DE APRENDIZAJE
Organizar fondos acumulados de acuerdo Recopilar la información requerida para planear
con normatividad vigente y con políticas de la organización del fondo acumulado, de
institucionales. acuerdo con las normas establecidas y las
políticas documentales de la Organización.

INSTRUMENTO PARA REALIZAR EL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

I. OBJETIVO

Reconocer uno de los instrumentos de recolección de información, establecidos por el

Archivo General de la Nación para la elaboración del Diagnóstico Integral de Archivos que
permitan la intervención de fondos documentales acumulados.

II. MATERIALES

En los equipos de trabajo por empresas simuladas, deben contar con los siguientes
materiales:

 Anexo impreso.
 Plantilla Modelo de Diagnóstico Integral de Archivos.
 Presentación Fondos Acumulados.
 Equipos de cómputo de acuerdo con la disponibilidad.

III. ACTIVIDADES

Para las siguientes actividades se recomienda que se realice por los grupos de trabajo
conformados por empresas simuladas, empleando la estrategia de trabajo en equipo.

Wilson Andrés Astaíza Ruiz Fecha:

Instructor Gestión Documental 22 de noviembre de 2019
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ANEXO 3

1. En los grupos de trabajo por empresas simuladas se les asigna las hoja una parte del
modelo de Diagnóstico Integral de Archivos del AGN, de acuerdo al siguiente cuadro.

GRUPO ASPECTO O ÍTEM OBSERVACIONES

Glosario: Revisar si es necesario reducir o

incluir más términos técnicos.
Glosario

Identificación: Observar si es necesario

Magic Cloud Events
modificar los campos de esta hoja y luego
diligenciarla con la información de la
Identificación
entidad en dónde se aplicará este
instrumento.

Equipo de Trabajo: Definir el equipo de

Equipo de Trabajo
trabajo que realizará el diagnóstico y
diligenciar esta hoja.
Entrevista Gestión Documental: Revisar
todas las preguntas de esta hoja o
Entrevista Gestión
formulario, mirar si son necesarias
Documental
aplicarlas todas y diligenciar algunos
campos con base en las orientaciones del
instructor.
Aroma entre Líneas

Aspectos Administrativos: Observar todo

el formulario y revisar si es necesario
Aspectos
realizar ajustes a este formulario. Por otra
Administrativos
parte, diligenciar las preguntas con base
en información de fuentes secundarias.
Aspectos de la Función Archivística:
Revisar todo el formulario, realizar ajustes
Creaciones y Detalles Aspectos de la Función
si es necesario y diligenciar algunas
“Destellos de Amor” Archivística
preguntas con base en fuentes
secundarias.
Aspectos de Conservación: Revisar todo
el formulario, mirar si es necesario
hacerle ajustes.

Aspectos de Por otra parte, el instructor se trasladará

Light World
Conservación con el grupo al depósito dónde se
encuentra el archivo histórico del SENA y
desde una de las ventanas, observarán
las condiciones de conservación de los
archivos en este depósito y se

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ANEXO 3

responderán algunas de las preguntas del

formulario con base en esta primera
observación directa.
Medición Fondo Acumulado: Revisar la
tabla para la recopilación de información
relacionada con la medición del fondo
acumulado del SENA, revisar si es
necesario hacerle ajustes y proceder a
diligenciar con la información obtenida de
fuentes secundarias.

Medición Fondo Así mismo como el grupo anterior, este

Yogurzap
Acumulado equipo de trabajo se dirigirá con el
instructor al depósito del Archivo Histórico
del SENA y desde el exterior del mismo,
se observará el deposito con el fin de
diligenciar algunos campos de esta tabla.

También se establecerá para la medición,

qué herramientas, equipos o instrumentos
se requerirán para tomar las medidas.
Diagnóstico de Conservación: Con el
acompañamiento del instructor, se
Diagnóstico de revisará este instrumento con el fin de
Shampoo Crin
Conservación reconocer cada ítem o columna y de esta
manera, una vez se tenga acceso al
depósito, aplicar este instrumento.

2. Cada grupo con base el aspecto o ítem estipulado y con algunos datos diligenciados,
prepara una presentación haciendo uso de cualquier medio o ayuda visual (prezi,
PowerPoint, CmapTools, carteles, videos, entre otras), mediante socializa en plenaria
el ítem con la información diligenciada o por diligenciar.

Para cada presentación, se sugiere:

- No leer de manera constante durante la presentación.
- Apropiarse del tema a presentar.
- Todos los integrantes de cada grupo, deben estar en disposición de socializar.

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ANEXO 3

IV. EVIDENCIAS

 De producto:
La presentación del aspecto o ítem establecido para cada grupo, la cual contendrá, de
acuerdo a la técnica de visualización seleccionada, los siguientes aspectos:
 Una portada.
 El contenido o tabla de contenido.
 Una introducción.
 El contenido o desarrollo del ítem o aspecto asignado.
 Unas conclusiones.
 Referencias bibliográficas con normas APA.

 De desempeño: Socialización en plenaria y apropiación de los temas señalados.

Plazo para la publicación de la evidencia en la Blackboard: Se publicará esta

evidencia de manera individual por la Blackboard, por la ruta que el instructor informe y
cuya fecha límite será acordado entre el grupo y el instructor.
Tiempo estimado: Cuatro (4) horas y treinta (30) minutos.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Acuerdo 002 de 2004 (Consejo Directivo del Archivo General de la Nación). Por el cual se
establecen los lineamientos para la organización de fondos acumulados. Enero 23 de
2004. Bogotá, D.C.

Archivo General de la Nación (2003). Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos.

Bogotá, D.C.: Archivo General de la Nación de Colombia.

Archivo General de la Nación (2018). Modelo de Diagnóstico Integral de Archivo. Bogotá,

D.C.: Archivo General de la Nación de Colombia.

Norma Técnica Colombia 5029 (2001). NTC 5029. Medición de Archivos. ICONTEC.
Bogotá, D.C. Colombia.

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