TALLER No 1 – SEGUNDO CORTE

AUDITORÍA, CONTROL Y PAPELES DE TRABAJO

FRANKLIN
CAMILA
KATERINE
LINA MARCELA RUIZ CIFUENTES
XX XX

FUNDACION UNIVERSITARIA DE POPAYAN

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONOMICAS Y
ADMINISTRATIVAS
AUDITORIA I
POPAYAN- CAUCA
2019
 TALLER No 1 – SEGUNDO CORTE
AUDITORÍA, CONTROL Y PAPELES DE TRABAJO

FABIAN

FUNDACION UNIVERSITARIA DE POPAYAN

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONOMICAS Y
ADMINISTRATIVAS
AUDITORIA I
POPAYAN- CAUCA
2019
AUDITORÍA, CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR

AUDITORÍA Y CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR:

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa a través de letras,
pagarés u otros documentos por cobrar provenientes de una venta de un bien o servicio que
presta la empresa a crédito, donde deben registrarse de manera adecuada todos los
movimientos referentes a esta cuenta, donde el propósito es que se convierta en dinero y haga
parte del activo, es ahí la importancia de esta cuenta.

Es esencial para el auditor, estudiar y evaluar el control interno de la empresa, el auditor debe
evaluar el potencial del fraude y considerar el posible riesgo.

1. EXISTE UNA VIGILANCIA CONSTANTE Y EFECTIVA EN LAS CUENTAS

POR COBRAR:

En primera instancia es recomendable iniciar con la elaboración de una relación con los datos
de cada uno de los clientes de la empresa, para así poder llevar un mejor control y verificar
la existencia de los documentos por cobrar, asegurar así mismo que estén firmados y resolver
cualquier regularidad, además de eso conocer las políticas que tiene la empresa con respecto
a las cuentas por cobrar. Por consiguiente, se debe evaluar el riesgo de control para el ciclo
de ventas y cobranzas que puedan afectar el estado de situación financiera.

La empresa debe contar con un personal en el departamento de cobranza, una persona que
coordine el cronograma para el cobro de cartera donde aparezcan relacionados el cliente y
las fechas para el vencimiento de su cobro y un auxiliar que revise diariamente el cronograma
elaborado por el coordinador, para así seguir el paso a paso del respectivo cobro de cartera a
aquellos clientes que han incumplido con lo establecido en la venta.

2. SE CONCILIAN PERIÓDICAMENTE EN LAS CUENTAS POR COBRAR:

Como auditor se debe analizar muy bien el registro de esta partida y conciliar su saldo con la
cuenta mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y
Cuentas por cobrar a empresas relacionadas, para esclarecer un posible error.

Se deben conciliar los asientos de las cuentas por cobrar con un asiento auxiliar donde se
lleva un paso a paso, en primer lugar, se calcula el saldo de todas las cuentas por cobrar en
el libro auxiliar, luego se suma los saldos de cada cuenta auxiliar, se debe comparar este total
con el saldo del libro general, de tal manera que se encuentra las diferencias en los totales y
se los corrige.
3. PARA EL CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR:

Es necesario que la empresa se esté actualizando con tecnología, ya que es una gran
herramienta que facilita un poco la vida.

Para el control de auditoría se debe verificar si la empresa cuenta con un programa de

cómputo adecuado (software) para el control colectivo de las cuentas, en este caso para las
cuentas por cobrar, y así poder Identificar los riesgos del negocio del cliente que afectan la
cuentas por cobrar. Por lo cual, muchas empresas asumen el costo de un software que ayuda
al control de esta cuenta, obteniendo un manejo más adecuado para las cuentas por cobrar.

4. LOS INFORMES DE CUENTAS POR COBRAR RELACIONADAS CON LA

ANTIGÜEDAD DE SALDOS:

Los informes de cuentas por cobrar se deben realizar periódicamente, para poder llevar un
mejor control y deben ser realizados por la persona encargada o asignada, según lo
establecido en la empresa, así mismo deben ser revisados por algún funcionario autorizado
tomando decisiones por lo menos mensualmente con las cuentas de saldos anteriores, debido
a que en la realización de una auditoría los auditores a menudo se preocupan en especial por
tres aspectos de los controles internos: los controles que impiden o detectan los desfalcos, los
controles sobre el cierre y los controles relacionados con la estimación de cuentas
incobrables, como la aprobación de las ventas a crédito antes del embarque.

Por lo que el auditor debe relacionar el riesgo de control para los objetivos de auditoría
relacionados con las operaciones, relacionados con el saldo al decidir el riesgo planeado de
detección y la evidencia planeada para las pruebas a los detalles de los saldos tanto anteriores
como el actual y ver si los saldos se encuentran de manera adecuada.

5. SE TIENEN CON RELACIÓN A LAS CUENTAS POR COBRAR

Para la empresa es importante tener y conocer algunos datos de sus clientes, por ejemplo, se
puede obtener mayor información de los clientes por la cercanía que se tiene con ellos, caso
contrario en las grandes corporaciones. Por ejemplo, se obtiene datos de la dirección de su
establecimiento, sus edades, cuales son los ingresos que poseen, cuáles son sus preferencias
con respecto a los productos de la empresa diferentes a los de la competencia, como ven
nuestros clientes a la competencia, que tan leales son, cuáles son sus patrones de consumo y
productos que consumen con mayor frecuencia, si son sensibles a las variaciones de precio
en los productos de la empresa que se está realizando la auditoría. Además, se debe obtener
para toda empresa datos como las referencias comerciales entre otras.
6. SE REALIZA UNA CONFIRMACIÓN PERIÓDICA

El auditor debe decidir el tipo de confirmación va a utilizar, debe tener en cuenta la

oportunidad de los procedimientos, tamaño de la muestra y las partidas individuales a
seleccionar. Se debe realizar la confirmación periódica por escrito mediante el envío de los
estados de los saldos por cobrar. Se utilizan dos tipos comunes de confirmaciones para
confirmar las cuentas por cobrar: positivas y negativas. Una confirmación positiva es una
comunicación dirigida al deudor solicitando al destinatario que confirme directamente si el
saldo declarado en la solicitud de confirmaciones correcto o incorrecto. Una confirmación
negativa también va dirigida al deudor, pero solicita una respuesta sólo cuando el deudor no
está de acuerdo con la cantidad declarada.

7. SE INVESTIGAN POR UNA PERSONA DISTINTA A LA ENCARGADA DEL

AUXILIAR DE CUENTAS POR COBRAR O DE LAS COBRANZAS.

Para la supervisión de las cuentas por cobrar, lo debe hacer una persona diferente a la
encargada de registrar estas cuentas, es conveniente ya que si lo hace una persona diferente
podría encontrar posibles errores y desfalcos en estas cuentas y reportar las diferencias
encontradas en la cuenta de los clientes, cosa que si la supervisión la realiza la misma persona
que registró estas cuentas no asumirá algún posible error.

8. SE OBTIENEN PRUEBAS QUE CONSTITUYAN SOPORTE EN LAS CUENTAS

POR COBRAR

Es necesario que, al momento de una venta o la prestación de un servicio, se generan los

recibos o las facturas de que la mercancía ha sido entregada a los clientes, así mismo tener
el recibo original y la copia de este, para tener de soporte y como evidencia de que la
mercancía fue entregada y recibida y está en manos del cliente, se deben haber causado estos
soportes para llevar un buen control y manejo de las cuentas por cobrar, a la vez de que se
está teniendo control sobre las salidas de mercancías y obteniendo pruebas de ello, para evitar
riesgos como pérdidas para la entidad por falta de control de este hecho. Además, en una
auditoría se requiere los comprobantes, como una factura que demuestre la veracidad del
hecho.

Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los
documentos que respalden los documentos por cobrar.

9. ES ADECUADA LA CUSTODIA FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR

Para la contabilidad de los clientes, existe un servicio que es dar un valor agregado, que
consiste en la contabilización diaria de transacciones realizadas por los clientes, que le
permite al inversionista contar con la información contable diaria por medio de un balance
general y estados de resultados para que ellos puedan tomar sus propias decisiones.
Es adecuada la custodia física de los documentos por cobrar ya que consiste en el cuidado y
conservación de los valores físicos, donde se resguardan los valores del cliente como por
ejemplo el cobro de intereses, de dividendos y la acreditación del efectivo correspondiente al
vencimiento de los valores, entre otras posibilidades.

Pero no es conveniente que la custodia física de estos documentos por cobrar se los deje al
cuidado a personas no autorizadas, que sean diferentes al cajero o al contador, ya que pueden
hacer alguna alteración en la información obtenida que puede afectar las cuentas por cobrar.

10. SE PRACTICAN ARQUEOS EN LAS CUENTAS POR COBRAR

Es importante que el arqueo de caja en las cuentas por cobrar se haga con periodicidad de
cada mes, además debe haber una cuenta de provisión de cartera.

Es oportuno para el auditor, llegar sin previo aviso para hacer una revisión detallada de cómo
se está manejando el arqueo en las cuentas por cobrar, verificar si se están cumpliendo o no
con el funcionamiento de esta tarea según lo haya establecido la empresa, así mismo verificar
la existencia de los saldos hasta la fecha. Igualmente, con este arqueo se puede observar que
los documentos por cobrar (facturas selladas, contra recibos, órdenes de venta, etc.) el
proceso de la cobranza es realizable. El área que se encarga de tener en custodia los
documentos por cobrar y de su control es el área de tesorería o de cuentas por cobrar. El área
de tesorería al recibir los pagos de los clientes aplica contra cada una de las facturas los pagos,
estos pueden ser por la totalidad de la factura o pagos parciales a cuenta del total de la factura.

11. PARA EL PERSONAL QUE MANEJA LA COBRANZA

Con respecto a las funciones delegadas al personal que maneja la cobranza, cabe recalcar que
es un papel muy importante y con bastante responsabilidad por parte de estos funcionarios,
ya que la empresa deberá elegir muy bien al personal que este calificado para que cumpla
esta labor, con un perfil indicado y con las características que ameritan para esta tarea, que
le permitan realizar la gestión de una manera adecuada sin que la misma afecte a la imagen
de la empresa aplicando estrategias y métodos de cobranzas determinados para lograr
resultados efectivos. Ya que en la forma que realice la gestión, se van a obtener buenos
resultados para la empresa, el saber dar buen trato a los clientes, saber controlar las fechas de
cobranza, que no se genere presión sobre el cobro hacia el cliente, ya que lo más
recomendable es que se efectué la gestión de cobranza unos días antes del vencimiento, La
gestión de cobranzas genera ventas, por lo tanto, todo tipo de gestión que se establezca debe
ser manteniendo la posibilidad de conservar una relación permanente con el cliente, para
futuras operaciones.

Por otra parte, para el personal que maneja la cobranza debe existir un afianzamiento para
con los clientes, es decir debe haber una garantía en las cuentas por cobrar.
12. SE CUENTA CON PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE
ESTIMACIONES EN LAS CUENTAS POR COBRAR.

Los auditores a menudo realizan en control interno en las empresas, es necesario para conocer
la estructura y funcionamiento de estas, entre estos controles están: los controles que impiden
o detectan los desfalcos, los controles sobre el cierre y los controles relacionados con la
estimación de cuentas incobrables, como la aprobación de las ventas a crédito antes del
embarque. El auditor debe relacionar el riesgo de control para los objetivos de auditoría,
relacionados con los saldos de las cuentas por cobrar que son difíciles o dudosas cuentas a
recuperar. Por lo que la entidad deberá haber creado una provisión para esas cuentas por
cobrar.

El método de provisión estima las cuentas por cobrar incobrables al final del periodo
contable. Con base en esta estimación, el gasto de cuentas incobrables se registra mediante
un asiento de ajuste.

13. LAS CANCELACIONES POR CUENTAS INCOBRABLES.

Cuando la empresa realiza ventas a crédito, con el objetivo de aumentar las ventas
principalmente, debido a estos eventos es cómo surge lo que son las cuentas por cobrar, la
empresa debe estar consciente de que algunos de los clientes no van a pagar. Por este hecho
es adecuado prever contingencias, es decir algo que es posible que ocurra, aunque no se tenga
certeza al respecto, para que cuando surja una cuenta posiblemente no recuperable, ya
tengamos una provisión que hará menos dolorosa la pérdida.

Si al final definitivamente ya no se recupera, se irá como un gasto.

Las cancelaciones de las cuentas incobrables de la empresa, serán aprobadas por el

funcionario autorizado para ello en la empresa. Bajo el método de cancelación directa, el
gasto de cuentas incobrables no se registra hasta que se determina que la cuenta del cliente
no tiene valor. En ese momento se cancela la cuenta por cobrar del cliente.

14. SE TIENE ALGÚN CONTROL ADICIONAL EN LAS CUENTAS POR COBRAR.

La empresa deberá manejar un control para esas cuentas incobrables de tal forma que una
cuenta por cobrar que se ha cancelado puede cobrarse después. En tales casos, la cuenta se
restablece mediante un asiento que revierte el asiento de cancelación. Después el efectivo
recibido como pago se registra como recibo de una cuenta pendiente.

Así mismo se debe verificar el control dependiendo de las políticas de la empresa, de acuerdo
a las fechas que se han establecido para la cobranza de los clientes, se debe verificar que se
cumpla de acuerdo a lo establecido.
15. SE CONTINÚA LAS GESTIONES DE COBRO

Después de que las cuentas incobrables son canceladas en contabilidad y se haya hecho el
respectivo registró cancelada como un gasto general u operacional, contra una cuenta
incobrable. Se pretende que la empresa elimine la cuenta por cobrar específica y un importe
igual de la cuenta de provisión que afecta el estado de situación financiera, en caso de que el
cliente no pague a la empresa.

Y quedarán saldadas estas cuentas, para que al iniciar otro periodo se realice nuevamente la
provisión y se siga haciendo las gestiones de cobro.

16. SE TIENE AUTORIZACIÓN A ALGUNOS FUNCIONARIOS

La empresa encarga algunos funcionarios los cuales estarán autorizados, para que puedan
otorgar a los clientes garantías, prenda o ceder los derechos que velan o protegen las cuentas
por cobrar, según las políticas que tenga la empresa para llevar el control y aseguren las
cuentas de los clientes, así mismo con una cuenta de provisiones y contingencias.

17. EN EL CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR CUANDO HAY ENVÍOS

DE MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN

Para esto las empresas manejan sus propias políticas bajo las cuales se someten, las
mercancías entregadas en consignación no dejan de ser un activo de la empresa, puesto que
aún no se ha realizado venta alguna, no se ha transferido el dominio. Las mercancías solo se
descargan del activo una vez el dominio jurídico haya sido transferido, y esto solo sucede al
momento de realizar la venta.

Siendo así, las mercancías entregadas en consignación deben ser contabilizadas en una cuenta
de orden, que según el Plan único de cuentas para comerciantes colombianos.

18. LAS PERSONAS QUE MANEJAN LOS CRÉDITOS Y LAS COBRANZAS

Estas personas autorizadas por la empresa, no deben ser las mismas que contabilizan,
facturan, pagan la nómina y cuentas diversas o manejan algún fondo de caja puesto que
podría existir riesgo de un mal manejo o fraude por parte de estos funcionarios, siempre la
empresa debe asignar un rol diferente para cada funcionario, para evitarse algún problema
con estos.

19. EL PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE FACTURAS PARA SU COBRO

INCLUYE

La empresa al dejar el soporte o factura original, la persona que se encuentre autorizada y

facultada realice el proceso de firma del pagare o algún documento de cobro válido con el
cual llegado el caso se pueda ejercer la cobranza sin contratiempos, por si ocurre la necesidad
de ejercer actos legales para su posterior cobro, según el tipo de contrato ya sea legal o
implícito.

20. LOS ANTICIPOS DE CLIENTES SE CONTROLAN

Dichos anticipos recibidos de clientes se registran como ingresos diferidos, siempre y cuando
las obligaciones relacionadas a este ingreso no hayan sido cumplidas. En tal caso, esto supone
para la empresa el reconocimiento inicial de un activo y un pasivo por el valor recibido. El
anticipo no es más que el dinero que se recibe en el momento actual a cuenta de una futura
venta o prestación de servicios y que lógicamente, se descontará del precio final en el
momento en que se produzca la venta o el servicio.

La empresa deberá registrar por separado y para darle un mejor trato a los anticipos su saldo
no permanece más de un mes antes de realizarse la venta o la prestación del servicio.

21. SE LLEVA UN CONTROL DE COBRANZA DIRIGIDO

La empresa deberá tener un registro contable por cada cliente que presente una cuenta por
cobrar, además se debe llevar control sobre las cobranzas por el personal autorizado y
facultado que desarrolló esta función. Los controles internos sobre los recibos de ventas y
efectivo y las cuentas por cobrar relacionadas son al menos razonablemente efectivos para la
mayoría de las compañías debido a que la administración está interesada en mantener
registros precisos como un medio para tener buenas relaciones con los clientes. También se
debe tener los registros auxiliares del departamento de crédito y cobranza que es el ente de
control en las cuentas por cobrar de la empresa.

22. SE ELABORAN RECIBOS DE CAJA PRENUMERADOS O POR EL SISTEMA

Es de suma importancia que se elaboren los recibos de caja pre numerados o bien sea por el
sistema, para llevar un mejor control de los movimientos o transacciones que se lleven a
cabo, por cada vez que se efectúe una cobranza o venta al contado entregando el recibo
original al cliente, y conservando una copia con su firma de conformidad, para obtener un
soporte en caso de que se presente algún inconveniente, bien sea por no haber hecho un
registro contable, se obtiene la copia de recibo como evidencia para esclarecer cualquier
suceso, estos recibos de caja deben estar bajo custodia para evitar mal manejo por terceros.
23. LAS CUENTAS POR COBRAR CON ANTIGÜEDAD MAYOR A LA
ESTABLECIDA COMO POLÍTICA DE LA EMPRESA SE ENVÍAN CON
ABOGADO PARA SU COBRO JURÍDICO.

Es importante para las empresas que manejan ventas a crédito, analizar sus cuentas por
cobrar como las políticas de control interno para el cobro de las mismas, ya que se debe
estudiar y evaluar el riesgo de control para cada una de las clases de operaciones en el ciclo
de las ventas y cobranzas, por lo que esta delegación la podrá llevar a cabo el administrador,
donde la asamblea general de propietarios determinara que el incumplimiento de pagos o
aportes de las cuotas fijadas se recibirán por medio de un apoderado judicial, este deberá
tomar las medidas que considere necesarias además de recordar y solicitar al deudor el pago
oportuno de sus cuotas, si dicha gestión no tiene éxito se deberá solicitar los servicios de un
abogado para realizar el cobro jurídico

24. EXISTE UN CONTROL PARA ASEGURARSE QUE LOS COBROS HECHOS

POR LOS VENDEDORES EXTERNOS SON ENVIADOS A LA COMPAÑÍA DE
INMEDIATO O QUE SE DEPOSITAN DE ALGÚN MODO TAMBIÉN INMEDIATO
DONDE QUIERA QUE ESTÉN.

Se realiza un seguimiento y evaluación del equipo de ventas en donde la tecnología hoy en

día nos permite la actualización de los datos e información, donde se demuestran los soportes
necesarios de los clientes, mercado y logística, que llevan a cabo un control y un orden de las
visitas realizadas por el vendedor según la ruta, por medio de fichas técnicas que analizan los
datos, frecuencia de visitas, formatos de pago y plazos, volumen de pedidos, rotación de
pedidos, etc., de igual forma la empresa debe manejar un control interno para los cobros que
estos realizan en donde se reflejen las entradas de efectivo, por ello la auditoría realiza una
matriz de riesgo que evalúe los objetivos relacionados con las operaciones de las entradas de
efectivo a través de fondos recibidos realmente por la compañía, el registro diario, la
precisión, clasificación, momento oportuno, asientos y resumen de las cuentas por cobrar,
además, del control interno de la empresa que verifica la conciliación independientemente de
la cuenta bancaria por el contador, lista preliminar de las entradas de efectivo, los cheques
endosados restrictivamente, los totales de lote de entradas comparados con los informes de
la computadora, procedimientos de registros diarios, archivo maestro de cuentas por cobrar
con el mayor general mensual etc.

25. LOS COBRADORES FIRMAN UNA RELACIÓN DE CUENTAS QUE SE LE

ENTREGA PARA LA COBRANZA.

Para lograr que el control de los Pagos sea eficaz, donde los importes obtenidos mediante la
Cobranza deben depositarse íntegramente en un banco, y los Pagos deben realizarse mediante
la emisión de cheques contra esos saldos bancarios, no debe retirarse el dinero directamente
de Cobranzas antes de depositarse. En el caso de que se necesite un pago en efectivo, debe
recurrirse al Fondo Fijo, y si este es insuficiente, se debe retirar en dinero necesario del banco,
por medio de un cheque. Pero entre las normas de control interno aplicables a los pagos, se
destacan dichos cheques que a su vez implica otras normas de control interno, tales como la
cantidad de firmas que debe llevar el cheque, la forma en la que debe ser emitido, las
precauciones a tener cuando se lo libre, etc.

26. LIQUIDAN Y DEPOSITAN DIARIAMENTE LOS COBRADORES LOS

VALORES RECAUDADOS CON BASE A LA "RELACIÓN DE COBRANZA" QUE
SE LES ENTREGA.

Esta norma procura que cuando se realice una Cobranza fuera de la empresa, los fondos
obtenidos lleguen cuanto antes a la Tesorería de la empresa o al Banco. Esto implica que si
la Cobranza es por cobradores, la rendición debe ser diaria. En el caso de que los cobradores
se trasladen al interior se requiere que diariamente realicen depósitos o transferencias desde
los bancos del interior. Concentrando los fondos cobrados lo antes posible, se controlan las
disponibilidades que pertenecen a la empresa, además de permitir que se utilicen
transitoriamente estos valores con fines ajenos a los de la explotación.

27. LOS DOCUMENTOS O CUENTAS POR COBRAR QUE SON CANCELADOS

SON REVISADOS POR ALGÚN FUNCIONARIO AUTORIZADO PARA
HACERLO.

Los recibos deberán ser firmados por la persona que efectuó el cobro. Para cerrar el control,
los formularios deben ser custodiados por un funcionario responsable (Jefe de Cobranzas) y
entregados a quienes los van a utilizar, bajo recibo firmado y cuando demuestren que se está
por terminar el talonario que tienen en uso y en el momento de recibirse los valores no se
emite un recibo que ampare el Ingreso. Por tal razón es conveniente que los valores no lleguen
directamente a Caja sin ningún tipo de comprobante. Resulta conveniente que la
correspondencia sea abierta directamente por Secretaría y que allí se confeccione una planilla
con el detalle de los valores recibidos.

29. SE TIENE ALGUNA POLÍTICA ESPECIAL SOBRE DOCUMENTOS

NEGOCIADOS.

En muchas ocasiones la empresa realiza operaciones de inversión y no toma las medidas

pertinentes para salvaguardar estos recursos, por lo que el análisis que realiza el auditor de
los controles efectuados dentro de la empresa deben ofrecer información sobre todas las
inversiones y su inclusión en los saldos de las cuentas correspondientes y los valores en los
Estados Financieros son correctos y están debidamente revelados
30. LOS PRÉSTAMOS A FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS SE AUTORIZAN POR
PERSONA RESPONSABLE O LA GERENCIA Y TIENE ALGÚN TOPE SOBRE SU
SUELDO.

Se debe verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las

cuentas de disponible. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los
empleados, además Las normas básicas de control interno a tener presente en la liquidación
y Pago de sueldos y jornales, requieren que exista una separación de funciones entre quien
controla la asistencia, quien prepara la liquidación de los haberes y quien efectúa el Pago. Es
conveniente como medida de control, si se lleva un sistema de costos, que se verifique el
total de horas trabajadas, con la imputación que haya efectuado el sector de Costos para las
distintas órdenes de producción.

En el caso que la liquidación incluya horas suplementarias, la autorización de las mismas

debe ser efectuada por los funcionarios con atribuciones para aprobar la realización de horas
extras, es decir son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por
concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después
de su salario.

31. LOS PRÉSTAMOS DADOS A LOS EMPLEADOS SE DESCUENTAN DE

NÓMINA REGULARMENTE.

El dinero a retirar del banco para efectuar el Pago debe ser el necesario para abonar los
importes líquidos de la nómina. El cheque para la extracción de fondos debe ser firmado por
los funcionarios autorizados ante el banco y la firma se colocará, previa presentación de los
comprobantes básicos que respaldan el Pago a efectuar, El pago al trabajador se hará, previa
firma en el correspondiente recibo.
AUDITORIA DE INVENTARIOS Y COSTO DE VENTAS

INVENTARIOS
1.ESTÁ AUTORIZADO EL MÉTODO DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS
SELECCIONADO POR LA EMPRESA?
En términos generales, por su importancia, la autorización de los métodos de valuación de
los inventarios y del costo de venta a cifras históricas y actualizadas, deberá ser otorgada por
la dirección de la empresa.

Es de importancia que la empresa cuente con un método de valuación de inventarios sea la

UEPS, PEPS o el PONDERADO, permitiendo llevar un control adecuado de los inventarios
que rotan dentro de la empresa. además proporciona información útil e importante para la
toma de decisiones por parte del área administrativa como contable.
Al contar con un método de valuación PEPS, la empresa está gestionando de manera correcta
sus inventarios. En el momento de disminuir el volumen de inventario la empresa de la misma
manera disminuirá sus costos por concepto de almacenamiento (seguro, iluminación,
protección y limpieza).
2.HAY EN EL MANEJO DE LOS INVENTARIOS UNA SEGREGACIÓN
ADECUADA DE LAS FUNCIONES DE AUTORIZACIÓN, CUSTODIA Y REGISTRO.
Es conveniente delegar diferentes personas para autorizar, resguardar y registrar la mercancía
con la que haga uso la empresa evitando de esta manera que un departamento o una persona
controle todas las fases de una transacción o controle los registros contables relativos a sus
propias funciones, sacando beneficios personales.
3.ES OPORTUNO EL REGISTRO DE LA ADQUISICIÓN DE INVENTARIOS Y EL
PASIVO CORRESPONDIENTE.
Es pertinente hacer el registro oportuno de las inversiones por parte de la empresa para
adquirir inventarios, incluyendo en su caso, el pago anticipado de los proveedores y aquellos
que están en tránsito, tienen como objeto asegurar que se están registrando en su totalidad
dichas inversiones y obligaciones dentro del periodo contable.

4.ES OPORTUNO EL REGISTRO DE TODOS LAS ENTRADAS DE PRODUCTOS

Y, EN SU CASO, SU FACTURACIÓN INCLUYENDO LA CONTABILIZACIÓN DEL
CORRESPONDIENTE COSTO DE VENTAS.
El establecimiento de normas pre numeradas facilita el control y la capacitación oportuna en
registros contables de los embarques y, en su caso, el registro de la factura y del costo de
ventas, asegurando así la corrección de los créditos al rubro de inventarios por estos
conceptos .
5.DE LAS DEVOLUCIONES SE TIENE CONTROL
Se deberá tener controles para el manejo de las devoluciones, permitiendo asegurar que las
mismas sean devueltas a los proveedores, por lo que deberán estar autorizadas, valuadas y
oportunamente registradas dentro del periodo al que correspondan.

6.CADA CUÁNTO TIEMPO CONVIENE PRACTICAR INVENTARIOS FÍSICOS?

CADA SEMESTRE Y AL FINAL DEL AÑO.
La empresa deberá contar con una planeación pertinente de la toma periódica de los
inventarios físicos, así como de su recopilación, evaluación y comparación con registros
contables, con el objetivo de hacer los ajustes oportunos de las diferencias resultantes durante
el periodo.

7. EN RELACIÓN CON LOS INVENTARIOS HAY PROCEDIMIENTOS

ADECUADOS PARA EL REGISTRO DE ACUMULACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL
COSTO.
El área contable de La empresa debe captar información correcta y oportuna sobre la
acumulación de los elementos del costo de adquisición y en su caso, de los productos, con el
fin de para asegurar adecuadamente la valuación de los inventarios y la determinación del
costo de ventas del ejercicio en el periodo contable, así mismo tener actualizado lo
anteriormente mencionado.

8.PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS Y ANTICIPOS A PROVEEDORES SE

CUENTA CON REGISTROS ADECUADOS.
Por control se debe tener registros auxiliares de las existencias en tránsito de mercancías, en
los almacenes de la empresa, en consignación o en poder de terceros, así como de los
anticipos otorgados a los proveedores, permitiendo tener controles además de los recuentos
físicos. Ayudan a determinar la existencia y adecuada valuación de los inventarios.
9. Es adecuado el registro y control de las existencias De propiedad de terceros en
almacenes de la empresa.
Cuándo existan mercancías en propiedad de terceros en consignación o en custodia, se
requiere de controles físicos, documentales y además tener registros que oportunamente
oportunamente sus entradas y salidas de los almacenes, con el propósito de distinguirlas de
las propias.

10. En relación con los inventarios. Se practica una comparación periódica, de la suma de
los registros auxiliares con el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.
Es pertinente con el propósito de asegurar la corrección de la cifra total de inventarios, es
necesario verificar periódicamente la igualdad entre el saldo de la cuenta de mayor y la suma
de registros auxiliares para poder hacer los ajustes necesarios de las diferencias sea el caso,
con previa la correspondiente autorización.

11. Con relación a los inventarios físicos ...Se realiza una comprobación de los mismos por
personal interno o independiente
Es conveniente que personal distinto de quien autoriza, custodia, registra y tenga acceso a los
almacenes lleve a cabo comprobaciones de que los inventarios físicos han sido efectuados
adecuadamente desde su planeación hasta el ajuste en registros contables. De esta forma
asegurar que la información dada por parte del personal interno sea correcta.

12. Con relación a la pérdida de valor de inventarios Existen procedimientos para

determinarlas y el registro de las estimaciones correspondientes.
En el caso de que se puedan presentar pérdidas de valor de los inventarios durante el proceso
de las operaciones de la empresa deberán existir existir procedimientos permanentes
establecidos que permitan identificar las existencias con estos problemas.

13. Con relación a la protección de los Inventarios Hay una adecuada protección, mediante
la contratación de seguros y fianzas.
Es de necesidad contar con un plan de seguros y de fianzas para la protección de inventarios
en cuanto al personal asignado para el resguardo y cuidado de estos, siendo una medida
complementaria al control interno de la empresa.
14. En relación con los inventarios...Se tiene sistemas de información sobre cifras
actualizadas.
Es necesaria la existencia de sistemas de información porque:
nos permiten asegurar que los inventarios estén actualizados,
los costos de ventas

b) Con respecto a los costos de reposición, debe existir expediente de cotizaciones

actualizadas y un archivo de compras donde se puedan localizar los precios recientes,
estudios de costo de reposición.
c) Incluyendo la integración de elementos por elementos del costo.
d) En los casos en que se apliquen índices generales o específicos de precios, la empresa
deberá mantener expedientes en los cuales se documenten los análisis por antigüedad,
cálculos y los índices utilizados, así como la evidencia de que estos se han obtenido de un
fuente apropiada.
 e) En relación al costo de ventas deben existir elementos objetivos y verificables que
permitan determinar los costos actualizados al momento de su venta.
f) Separación de funciones en cuanto a la preparación, supervisión y aprobación de la
información actualizada.
g) Verificación del adecuado y oportuno registro de las cifras actualizadas en los libros de
contabilidad

15. De los inventarios Existe una custodia física adecuada, de los inventarios.
Por control debe existir custodia física y además restringir el acceso a zonas tanto de
almacenaje, producción y embarques, con el propósito de establecer e identificar,
claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo físico de estos bienes.

AUDITORÍA Y CONTROL DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO(ACTIVOS

FIJOS)

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

1. Existe una política definida sobre la autorización en relación con AF Para adquirir
2. Existe una política definida en relación con AF Sobre la autorización en relación con el
método de valuación, así como para distinguir las adiciones capitalizables de las erogaciones,
que deben considerarse como gastos de mantenimiento y reparación.
3. Debe haber una segregación adecuada de las funciones en relación con los AF… De
adquisición, custodia y registro.
4. Las personas que tienen a su cuidado el activo fijo, están obligadas...A reportar
cualquier cambio en ventas, traspasos, bajas, obsolescencia, excedentes, movimientos, así
como las condiciones físicas de los activos al departamento de contabilidad.
Es necesario hacer el reporte por parte de las personas encargadas de salvaguardar el activo
al área contable, con el fin de hacer la depreciación, deterioro o baja del activo si es necesario.
5. Los registros de los activos contienen la suficiente documentación y detalle
Diferenciados por empresa que pueden ser * Fecha original * Fecha y valor de la adquisición,
Importe de la depreciación mensual y anual, contable y fiscal.
Es pertinente que toda actividad u operación en torno a los AF realizada por la empresa
cuenten con un registro donde se indique la fecha en que se realizó la operación y el detalle
según el contexto.
6. Se efectúa una revisión periódica en relación con los AF De las construcciones e
instalaciones en procesos para registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas.
Se deberá realizar una revisión periódica de las instalaciones y construcciones que se
encuentran en proceso, con el fin de registrar aquellas que ya han sido terminadas para
colocarlas a funcionar o venderlas. Sin embargo si se da por terminada una obra antes de
hacer la revisión periódica se deberá informar a la administración y según hacer los
respectivos ajustes en cuanto al activo por el área contable.
7. Se manejan registros adecuados para el control en relación con los AF De anticipos a
proveedores o constructores.
Se debe llevar un control de los anticipos realizados a los proveedores y constructores
reflejando en los libros auxiliares correspondientes los valores entregados por la entidad para
la obtención de bienes, servicios, mercancías, y de esta forma tener controles en cuanto a los
saldos pendientes por pagar por parte de la empresa.
8. Se hace periódicamente un inventario físico de AF De los bienes y se compara con los
registros respectivos, identificación, condición y localización.
Debe contar con una planeación pertinente al momento de realizar el inventario periódico
físico de los activos fijos , así como de la condición en la que se encuentran cada uno de ellos
y el lugar, con el objetivo de hacer los ajustes pertinentes de las posibles diferencias
generadas durante el periodo por deterioro, depreciación, baja del activo. etc.

9. Se llevan registros del activo totalmente depreciado y que está en uso Inclusive para
aquellos que han sido dados de baja en los libros.
Es pertinente llevar registros contables en cuanto al desgaste y pérdida del valor que sufrió
el bien por el uso del mismo con el paso del tiempo y la baja baja del activo procedente del
patrimonio por concepto de venta y la no obtención de beneficios del mismo a futuro, además
aquel bien que se encuentra aún otorgando beneficios a la empresa por su uso, siendo
necesario llevar los registros y de acuerdo a eso realizar los ajuste contables pertinentes en el
área contable en cuanto a las depreciaciones y bajas que se generaron en un periodo.
10. Se llevan registros auxiliares del activo fijo Por grupos homogéneos, en atención a su
naturaleza y tasa de depreciación.

11. Los registros del activo fijo Se comparan con el registro contable periódicamente.
Se debe reconocer y causar el hecho en la contabilidad realizado por la empresa, de esta
forma auxiliar tributario, destinado al control tributario. En él se registran anualmente toda
la información, proveniente de la entrada y salida de los activos fijos, así como la
depreciación respectiva.comparar aquellos registros realizados por concepto de activo fijo
con la información registrada en el periodo
de esta forma
12. Se tiene información de los AF Sistematizada sobre cifras actualizadas.
13. El activo fijo Está debidamente asegurado.
14. Se revisan en relación con AF Periódicamente las pólizas de seguros.
15. Los recuentos físicos de AF Se hacen bajo la supervisión de empleados que no son los
responsables del cuidado y control de los AF.
16. Las diferencias de importancia encontradas en los AF Entre los recuentos físicos y
los libros de contabilidad se han informado a la gerencia.
17. Se registran mensualmente en relación con los AF Los cargos a resultados por las
depreciaciones.
18. Se controla en la contabilidad de los AF...Si existen edificios desocupados, o algún
sobrante de equipo encontrados en el inventario.
19. Hay una política definida acerca de la capitalización… En lo relacionado con las
adquisiciones de activo fijo de poca importancia
AUDITORÍA Y CONTROL DE INTANGIBLES
1. EN RELACIÓN CON LOS INTANGIBLES LA GERENCIA AUTORIZA TODAS
LAS EROGACIONES POR ESTE CONCEPTO.

Lo cual significa o quiere decir el reconocimiento de todos los gastos y costos de producción,
según como estos correspondan, uno de los ejemplos se puede dar en la etapa pre operativa
donde se incurren costos de investigación y desarrollo bajo un determinado tiempo

2. EN RELACIÓN CON LOS INTANGIBLES SE TIENE UNA POLÍTICA

DEFINIDA DE CAPITALIZACIÓN.

El reconocimiento de los activos intangibles dentro de las políticas de la empresa expresa

que dicho activo puede generar beneficios económicos a futuros, en donde se podrá explotar
o capitalizar los derechos de un servicio o recursos derivados de este. Un activo intangible
puede generar beneficios económicos a futuro por los siguientes conceptos:

 ingresos procedentes de la venta de bienes o servicios en los cuales se usa el activo

intangible.
 puede generar rendimientos diferentes de los derivados del uso del activo por parte
de la entidad.
 le permite, a la entidad, disminuir sus costos o gastos de producción o de prestación
de servicios,
 permitir a la entidad, mejorar la prestación de los servicios.

3. EN RELACIÓN CON LOS INTANGIBLES LOS REGISTROS PERMITEN

IDENTIFICAR EL ORIGEN DE LAS EROGACIONES Y LAS BASES PARA SU
APLICACIÓN A RESULTADOS.

Permite verificar y evidenciar en los libros el registro adecuado de acuerdo a los diferentes
conceptos de costos y gastos incurridos durante el periodo en el que se ve afectado el valor
del activo intangible

4. EN LOS INTANGIBLES HAY PROCEDIMIENTOS ADECUADOS PARA EL

REGISTRO Y ACUMULACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO.

Dentro de los activos intangibles el costo se adquiere de forma separa, ya que estará
conformado por el precio de la adquisición, los aranceles de importación e impuestos no
recuperables que recaigan sobre la adquisición, además de cualquier otro costo que se le
atribuya para su uso previo, también cualquier descuento o rebaja del precio se reconocerá
como un valor menor del activo intangible afectando la base de amortización, por lo que al
activo intangible se le atribuye cualquier desembolso para la preparación del activo, por lo
demás los activos intangibles adquiridos mediante permuta se medirán por su valor en el
mercado y en caso de que este valor falte, se realizará por el valor de los activos entregados
o el valor en libros de los activos entregados.
Se deducirán los costos disponibles reconocidos como pasivos al valor del mercado, también
incluyen entre otros, costos de carácter legal, timbres y otros impuestos de la transacción
similares, los costos de desmontaje o desplazamiento del activo, así como todos los demás
costos incrementales para dejar el activo en condiciones para la venta.

5. EN RELACIÓN CON LOS INTANGIBLES SE CUENTA CON SISTEMAS DE

INFORMACIÓN SOBRE CIFRAS ACTUALIZADAS.

Se han realizado varias propuestas para la valorización de los activos intangibles, a través de
un sistema de índices y del cambio que se encuentra dentro de las empresas y su economía,
también por medio de estrategias que evalúan la evolución empresarial del contexto mundial;
una forma de valorizar los activos intangibles es mediante indicadores e índices que
demuestran la importancia que tiene el personal, por sus conocimientos, habilidades,
capacidades, por su innovación en cuanto tecnologías, métodos y procesos que ayudan al a
mantener el desarrollo y éxito de la empresa, al igual que los componentes relacionados con
el mercado que proporcionan ventaja frente a la competencia, ya que se caracterizan por sus
clientes, marca, nombre de la empresa, distribución, cartera entre otros.

6. EN RELACIÓN CON LOS INTANGIBLES ES ADECUADA LA SALVAGUARDA

FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN QUE SOPORTE DICHOS ACTIVOS.

Los activos intangibles tienen como objetivo el control y registro de dichos bienes, en donde
se hace necesario tener toda la documentación y soportes para llevar una contabilidad
organizada, por lo que se debe tener toda la recepción y validación de dichos documentos a
la hora de ser desarrollado o formado por la entidad, como también el supervisor del contrato
será el responsable de comparar y elaborar la conciliación de contabilidad junto con el
almacén mensual y herramientas tecnológicas con las que disponga, dentro de los soportes
de los activos se encuentran: Comprobante de ingreso de bienes al almacén, Facturas o
documentos equivalentes, Formato certificación pago, contratos, prestación de servicios y
programas diferentes a honorarios y viáticos etc.

7. EN RELACIÓN CON LOS INTANGIBLES SE PRACTICA UNA REVISIÓN

PERIÓDICA DE LA VIGENCIA DE LOS BENEFICIOS FUTUROS.

La periodicidad contable para los activos intangibles en cuanto a su vigencia se deberá

Realizar en el tercer trimestre de cada periodo contable, en caso de que exista indicios de
deterioro de dicho activo intangible se deberá estimar el valor de servicio recuperable del
activo para la comprobación del deterioro, en caso contrario, la entidad no estará obligada a
realizar una estimación formal del valor del servicio recuperable.
8. EN RELACIÓN CON LOS INTANGIBLES SE TIENE CONTROL ADECUADO
DE LO DEVENGADO Y DE LO PENDIENTE DE DEVENGAR MENSUALMENTE
A RESULTADOS.

Esto quiere decir si la entidad de forma mensual realiza los análisis adecuados de los
resultados obtenidos en el desarrollo de todas las actividades provenientes de la explotación
de un activo intangible, como también si se tiene en cuenta o se registran los futuros ingresos
provenientes del desarrollo que dicha actividad pueda lograr, con el fin de que esta no incurra
en futuras perdidas como en costos y gastos innecesarios que de una u otra manera se podrán
evitar, además de poder tomar decisiones pertinentes para la misma.
AUDITORÍA Y CONTROL DE PASIVOS
1. CON RELACIÓN A LOS PASIVOS, LA EMPRESA CUENTA CON LA
SEGREGACIÓN ADECUADA DE LAS FUNCIONES DE AUTORIZACIÓN,
COMPRA, RECEPCIÓN, ENAJENACIÓN, VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS,
REGISTRO Y PAGO.

Se deben de cumplir los objetivos relativos a la autorización, procesamiento y clasificación

de transacciones, verificación y evaluación, para ello se deben considerar varios aspectos en
la revisión de la auditoria como control interno de la empresa.

 Segregación de funciones, recepción, pago, enajenación, verificación, registro y

pago.
 Autorización a diferentes niveles para contraer pasivos y garantizarlos.
 Uso y control de efectivo de órdenes de compra y notas de recepción renumeradas.
 Revisión de facturas, precios y cálculos contra órdenes de compra y notas.
 Determinación del monto de los pasivos por impuestos.

2. PARA CONTRAER PASIVOS Y GARANTIZARLOS EN LA EMPRESA. OPERA

LA AUTORIZACIÓN A DIFERENTES NIVELES.

Dentro de la evaluación de los criterios de control interno vemos evidenciado la autorización

en diferentes niveles para contraer un pasivo, ya que de esta forma el auditor podrá determinar
la amplitud de los procesos en la auditoría y su búsqueda de evidencias durante el curso de
la misma, estos procedimientos pueden describirse en la constitución de la empresa o
reglamentos de la empresa, estas deben estar documentadas apropiadamente con sus
respectivos requisitos legales del control interno.

3. CON RELACIÓN A LOS PASIVOS LA EMPRESA TIENE UN USO Y CONTROL

EFECTIVO DE ÓRDENES DE COMPRA Y NOTAS DE RECEPCIÓN
RENUMERADAS PARA TODO GASTO Y COMPRA.

Se debe llevar un control de las órdenes de compra, los productos entrantes y facturas con
los proveedores, por lo que se tendrá que empezar con una solicitud de presupuesto a los
proveedores, una vez allá aceptado confirmar la entrada mediante las órdenes de compra se
genera la confirmación del envió entrantes a los almacenes y se recibe una factura del
proveedor, verificando con anterioridad los productos recibidos para mayor precisión como
lo son los precios, condición de pago, descuentos, etc.; junto a toda la información soporte
de la misma; luego la contabilización se verá revisada y aprobada por el jefe de contabilidad,
haciendo las debidas conciliaciones periódicas y seguimiento sobre pagos vencidos antes de
autorizar los pagos.
4. PARA CONTROL DE PASIVOS CON PROVEEDORES SE REVISAN LAS
FACTURAS, PRECIOS, CÁLCULOS Y COTEJO CONTRA LAS ÓRDENES DE
COMPRA Y NOTAS DE RECEPCIÓN

Se debe realizar un control de facturación para las posibles fallas con el proveedor, ya que
pueden tener errores en sus cantidades o por otras razones, donde el proveedor cobra a sus
clientes erróneamente los servicios solicitados, también como la facturación antes de recibir
el producto, o el proveedor no factura los productos adquiridos de último momento, por lo
que se recomienda la comprobación de la factura y verificación en la orden de compra, siendo
esta precisa y entendida por lo recibido y pedido; si no se allá compra, la relación de la factura
del proveedor

5. SE VERIFICA EL CÁLCULO DE LOS PASIVOS POR CONCEPTO DE

IMPUESTOS.

En Colombia se establecen impuestos de nivel nacional como regional en donde aplican para
personas tanto jurídicas como naturales dentro de ellos encontramos los principales
impuestos con su respectiva tarifa a aplicar:

 Renta y Ganancia Ocasional: Impuesto de renta: 33%1 para 2019, Ganancia

Ocasional: 10%
 Impuesto al Valor Agregado (IVA): Tres tarifas según el bien o servicio: 0%, 5% y
19%
 Impuesto al consumo: 4%, 8% y 16%
 Impuesto a las Transacciones Financieras: 0,4% por operación
 Impuesto de Industria y Comercio: Entre 0,2% y 1,4% de los ingresos de la
compañía.
 Impuesto Predial: Entre 0,3% a 3,3%.

6. EN LOS PASIVOS NO HAY AJUSTES FRECUENTES IMPORTANTES.

Los ajustes se hacen en el balance para que aparezcan los registros a la fecha de terceros a
los que aún no ha pagado la empresa, por conceptos tales como: intereses por pagar donde
refleja la irregularidad de ciertas cuentas vencidas y no pagadas con los acreedores y que
darán lugar en la cuenta de gastos, también los gastos pendientes de pago que serán cargados
en una cuenta igual, ya que afectan los resultados del ejercicio y los ajustes de pasivos
diferidos de rentas e intereses cobrados por anticipado

7. LA PROVISIÓN DE INTERESES ES REVISADA FRECUENTEMENTE.

El auditor debe revisar las pólizas de control interno analizando el tipo de riesgo que afecte
el sector, políticas y prácticas contables frente a la relación con las provisiones, antecedentes
históricos y contingencias, además comprobará la cobertura de seguros existentes, garantías,
contratos pendientes al cierre del ejercicio, pensiones etc.
8. LA SUFICIENCIA DE PASIVOS PROVISIONADOS ES LA ADECUADA Y SE
AJUSTA CONSTANTEMENTE.

Las contingencias pueden ser probables y eventualmente remotas, donde su información

indica que es posible que ocurran los eventos futuros o pueden ser contingencia remotas que
son poco posibles que ocurran, por lo que estas deben ser calificadas y cuantificadas con un
ajuste al menos al cierre de cada periodo cuando sea el caso, con fundamento en el concepto
de los expertos

9. EL CÁLCULO Y EL PAGO DE LOS IMPUESTOS POR PAGAR SE REVISA

CADA MES.

Al mes una empresa debe presentar la declaración de IVA en donde se recomienda tener un
mejor manejo de los impuestos, para ello cada vez que se cobre una factura, es apropiado
separar lo referente al IVA y pagar con el dinero restante los servicios o deudas con
acreedores, ya que solo se gastara lo que se tiene demostrado con un saldo a favor en el IVA
en el mejor de los casos, también se podrá consultar con el contador todo aquello que sea
deducible por la actividad económica y Se pedirá factura sobre cualquier producto o servicio
del negocio ya que dará un gasto comprobado que afecta el IVA.
AUDITORÍA Y CONTROL DE CAPITAL O PATRIMONIO
1. SE TIENE EL LIBRO DE REGISTRO DE LOS ACCIONISTAS PARA QUE
INDIQUE LA EMISION DE TITULOS QUE AMPAREN A LOS ACCIONISTAS.

Es obligación de las sociedades por acciones llevar un libro de registro de accionistas,

debidamente inscrito en el registro mercantil y registrado en la cámara y comercio , como
también es de gran importancia tener el libro de registro de los accionistas actualizado
mediante anotaciones a que haya lugar, se debe registrar el movimiento que se presente
respecto a las acciones de que es titular cada accionista, por ello es importante determinar el
número y fecha de las acciones suscritas, el monto pagado, los valores pendientes de
cancelación y fechas de pago

2. ES ADECUADA LA CUSTODIA DE TITULOS DE ACCIONES NO SUSCRITAS

Y SE ARQUEAN PERIODICAMENTE.

Es conveniente que se haga periódicamente arqueo de las acciones no suscritas con el fin de
proteger y llevar un recuento de las acciones y verificar si sea llevado un adecuado manejo
ya que están reflejan una parte de capital social de la empresa.

3. PARA EL PAGO DE DIVIDENDOS O PARTICIPACIONES SE TIENE

AUTORIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS ADECUADOS.

Para hacer su respectivo pago es necesario que haya autorización para que esto se lleva de la
manera más adecuada, generalmente los procedimientos son establecido por la Junta de
Accionistas, donde se determinará si se pagarán o no, la cantidad de dividendos, la fecha, y
la modalidad de pago.

4. SE INFORMA OPORTUNAMENTE AL DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD DE LAS DECISIONES DE LA ASAMBLEA O JUNTA DE
SOCIOS, QUE AFECTAN LAS CUENTAS DEL PATRIMONIO.

Es de vital importancia que se comunique si hay cambios en las cuentas del patrimonio o de
alguna decisión tomada por la junta o la asamblea para así poder modificar dicha cuenta, ya
que esta puede afectar la función de la organización.

5. HAY UNA COMPARACIÓN DE LOS REGISTROS AUXILIARES DEL

PATRIMONIO CONTRA EL SALDO DE LA CUENTA DE MAYOR
CORRESPONDIENTE.

Se debe ver los saldos de cuenta mayor sean los que se están registrados en los libros
auxiliares del patrimonio
6. LAS CIFRAS ACTUALIZADAS DEL PATRIMONIO SE CONTROLA CON
REGISTROS SISTEMATIZADOS.

El software con el que cuente la empresa debe contener todos los registros de las cuentas del
patrimonio, si hay modificaciones en los libros, también se deben subir al sistema los cambios
que se efectúen.

7. SE HACEN PRÉSTAMOS A LOS ACCIONISTAS CUANDO LOS AUTORIZA LA

JUNTA DIRECTIVA.

Solo si la junta directiva aprueba y autoriza préstamos a los socios se deben realizar de lo
contrario no se debe autorizar dicho préstamo.

8. SE APRUEBA PAGO DE DIVIDENDOS POR VOTACIÓN EN LA ASAMBLEA

GENERAL.

En la asamblea general se realiza la votación para la aprobación de pago de dividendos, si en

la asamblea no se aprueba no se realiza el pago de estos.

9. SE HA CAPITALIZADO LA CUENTA DE REVALORIZACIONES.

La cuenta de revalorización puedo capitalizarla efectuando las escrituras respectivas y

registrando en cámara de comercio. También puedo disminuir capital (no para distribuir) si
no para enjugar pérdidas y mejorar la presentación de los estados financieros.

10. SE TIENE LA RESERVA LEGAL CALCULADA DENTRO DE LOS MARCOS

LEGALES.

La reserva legal parte del beneficio obtenido por la empresa con la finalidad de aumentar el
patrimonio de la misma, en este caso, por la existencia de normativa legal. Sus principales
finalidades son la autofinanciación y la cobertura de posibles pérdidas. Cada año se debe
destinar el 10% de las utilidades líquidas para la reserva legal, hasta que se cumpla con el
tope del 50% exigido por la ley.

11. LA ASAMBLEA GENERAL HA CREADO RESERVAS ESTATUTARIAS.

Estas reservas se deben constituir y deben estar establecidos en los estatutos de la sociedad
en cada ejercicio económico. Estas reservas son las utilidades que no se distribuyen al cierre
del ejercicio ya sea por disposiciones legales, por el estatuto o por la propia voluntad de los
socios.
12. EL PATRIMONIO CONTABLE ES DIFERENTE AL FISCAL.

El patrimonio fiscal es el patrimonio que se determina según las normas fiscales, tributarias,
normas que en muchos casos difieren de las contables, sobre las cuales se elaboran los estados
financieros y se determina el patrimonio contable. El patrimonio líquido fiscal, es pues, la
diferencia que resulta de restar los pasivos fiscales a los activos fiscales, los cuales,
insistimos, difieren bastante de los contables.

El patrimonio fiscal, para nada tiene en cuenta el capital social y demás cuentas del
patrimonio. El patrimonio fiscal se determina exclusivamente con el valor patrimonial de los
activos y pasivos considerados como procedentes por la ley tributaria.

13. LOS ACCIONISTAS HAN APROBADO LOS ESTADOS FINANCIEROS EN

ASAMBLEA GENERAL.

Los accionistas o socios en la asamblea general aprueban los estados financieros dando visto
bueno de cómo está marchando la empresa

14. SE PUBLICAN LOS ESTADOS FINANCIEROS APROBADOS EN ASAMBLEA

GENERAL.

Aprobados los Estados Financieros por parte de la Asamblea General de Accionistas o Junta
de Socios, dichos Estados Financieros deben ser divulgados públicamente para el
conocimiento de terceros, a través de la publicidad que da el registro de dichos Estados
Financieros en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio del domicilio de la empresa.
AUDITORIA Y CONTROL DE INGRESOS
1. TIENE LA EMPRESA AUTORIZACIÓN DE PRECIOS DE VENTA Y ADEMÁS
CONDICIONES DE CRÉDITO, DESCUENTOS Y DEVOLUCIONES, LISTAS DE
PRECIOS.

La empresa debe establecer sus precios de venta, definir en las políticas de la organización
como van hacer las condiciones para las ventas a crédito, si se hacen descuentos de cuánto
va hacer su porcentaje, como también en caso de devoluciones de mercancía establecer el
tiempo máximo en que se podrían recibir.

2. PARA LA ENTREGA DE MATERIAL Y DESPACHO SE UTILIZAN FORMAS

PRENUMERADAS.

Se debe establecer los formatos específicos prenumerados y tener un orden consecutivo,

como facturas, planillas, talonarios y demás documentos elaborados por la empresa para la
utilización de en cuanto a estas operaciones.

3. LA FACTURACIÓN LA ELABORA UNA SOLA PERSONA Y LA REVISA OTRA

DISTINTA VERIFICANDO PRECIOS, OPERACIONES ARITMÉTICAS,
ESPECIFICACIONES, PEDIDOS, CODIFICACIONES, ENVÍO DE PEDIDO, ETC.

Quien factura debe ser una persona distinta a quien la revisa es decir la persona que hace la
factura de venta o pedido es distinta a la que entrega y revisa que lo que se facturó este bien,
porque si lo hace la una misma persona podría estar facturando con errores así como por
ejemplo cobrando de más, algún error en la cantidad de pedidos, envío de pedidos mal
elaborados.

4. EN LA GENERACIÓN DE INGRESOS SE TIENE UNA SEPARACIÓN

DEFINIDA ENTRE LAS LABORES DEL CAJERO, ALMACENISTA,
FACTURACIÓN Y EMPLEADOS DE DESPACHO.

Es necesario que se tengan bien defina las funciones de cada empleado, es decir para que se
contrató a dicha persona, como el cajero, el de área de facturación, almacenista, y quien
despacha debe ocuparse exclusivamente para lo que se lo contrato; esto con el fin de evitar
inconvenientes como perdida de material, descuadre en caja o cualquier error en venta y
entrega de material.

5. EN LA FACTURA SE ANOTA EL NÚMERO O CLAVE DEL VENDEDOR COMO

CONTROL DE PAGO DE COMISIONES, PRECIOS, Y DESCUENTOS.

En la elaboración de factura se debe especificar muy bien que vendedor hizo dicha venta,
para así poder pagar su bonificación o comisión por ventas y así no haya ningún
inconveniente con ninguno de los empleados.
6. SON LAS ORDENES DE SALIDAS DE ALMACÉN PRENUMERADAS Y
ADEMÁS CONTROLADA DE TAL MANERA QUE SE ASEGURE QUE TODAS
SEAN FACTURADAS.

Se debe llevar un registro de todo el material que salga del almacén respectivamente
numeradas con sus códigos para así verificar y tener control de la mercancía con la que
contamos en nuestro inventario.

7. LOS DATOS DE LAS ÓRDENES DE SALIDA DE ALMACÉN SON REVISADAS

POR OTRO EMPLEADO DIFERENTE AL DEL ALMACÉN O POR UN
EMPLEADO DE EMBARQUE, DEJANDO EVIDENCIAS.

Dichas salidas de mercancía deben ser revisadas por un empleado diferente para evitar que
falte mercancía en nuestro inventario, como también se debe dejar registros de la mercancía
que sale, es decir anotaciones del material o producto que sale, cantidad, fecha entre otras
observaciones.

8. SE ESPECIFICAN GARANTIAS EN FACTURAS O POR CONTRATOS.

Cada factura elaborada debe especificar las garantías que se tienen de la venta realizada,
como en el caso de devoluciones que tiempo estipula para poder hacer dicha devolución, o
si una vez despachado el producto no se hacen devoluciones ni reembolsos.

9. LAS NOTAS DE CRÉDITO SON AUTORIZADAS EXPRESAMENTE POR LA

GERENCIA O FUNCIONARIOS RESPONSABLES.

La nota crédito solo debe ser realizada por el gerente o por un empleado responsable de
autorizarlas la información contenida en una nota de crédito debe ser la misma que contiene
una factura, incluyendo, además, el motivo por el que se está emitiendo la nota de crédito,
como por ejemplo Corregir errores de la factura original, diferencias en precios entre importe
cobrado y facturado, devoluciones del cliente por mercancía dañada, anulaciones o
bonificaciones, proporcionar algún descuento al cliente, el cual no se especificó en la primera
factura.

10. SE LE PIDE AL CLIENTE EL RÉGIMEN SIMPLIFICADO ANTES DE

EFECTUAR LA VENTA COPIA DE SU RUT Y NIT.

Pues esté será de gran utilidad tanto para soportar costos y deducciones, como para reportar
información exógena de forma correcta.
11. LA MERCANCÍA DEVUELTA POR LOS CLIENTES ES RECIBIDA POR EL
DEPARTAMENTO RESPECTIVO Y LAS NOTAS DE CREDITO CORRESPONDIENTE
ESTÁN AMPARADAS POR UNA NOTA DE ENTRADA AL ALMACEN.

Solo debe recibir mercancía devuelta el departamento encargado que en su efecto es el

departamento de ventas y debe hacerse registro de la entrada de esta mercancía y su nota de
crédito correspondiente,

12. EL DEPARTAMENTO DE FACTURACION O QUIEN FACTURE ENVIA

DIRECTAMENTE COPIAS DE LA FACTURA AL DEPARTAMENTO DE
COBRANZA.

En el caso de ventas realizadas a crédito, la persona que realice dicha factura debe dar copia
al departamento de cobranza para que se tenga registro de la deuda y proceda hacer su
respectivo cobro en la fecha que sea su vencimiento o según este la política de cartera.

13. SE COTEJAN NUMERICAMENTE LAS FACTURAS POR UNA PERSONA

QUE NO SEA DEL AREA DE FACTURACION, O QUE NO SEA LA MISMA
PERSONA QUE FACTURA.

Deben ser revisadas y comparadas las facturas por una persona distinta a la que las realiza la
venta, de no ser así podrían haber inconsistencias con las facturas como por ejemplo que no
aparezca una factura y darla por revisada, es ahí donde encontraríamos un hallazgo por falta
de soporte de venta.

14. SE REQUIERE EN LA EMPRESA CONTROL ESPECIAL PARA LOS

SIGUIENTES TIPOS DE VENTA

VENTAS EN EFCTIVO, VENTAS A EMPLEADOS, VENTAS DE DESPERDICIOS,

ENVASES, VENTAS DE ACTIVO FIJO.

Deben ser controladas las diferentes ventas que se hacen y verificar que se están llevando de
manera adecuada.

En cuanto a las ventas en efectivo mirar que se entregue factura y se registre el ingreso de
efectivo, en las ventas a empleados las ventas no deben tener un registro diferente a las ventas
normales o descuentos por ser empleado, en las ventas de desperdicios se debe especificar si
llevan descuento o no.

15. SE HACEN VENTAS AL PÚBLICO EN GENERAL.

No se tiene ningún tipo de restricción en cuanto a la venta de mercancía, al menos que la
empresa destine sus ventas a vender al por mayor, y no pueda vender a personas que compren
al detal.

16. PARA LAS VENTAS DE MOSTRADOR SE CUENTA CON MÁQUINA

REGISTRADORA.

Las ventas de mostrador son las que el empleado genera ingresos directamente a la tienda.
Son los principales responsables de ayudar a los clientes a encontrar lo que necesitan, estas
ventas por lo general son entidades minoristas por tanto para registrar sus ingresos se hacen
por medio de máquina registradora.

17. EN LAS VENTAS DE MOSTRADOR NO SE PUEDEN OTORGAR

DESCUENTOS POSTERIORES A LA VENTA.

En este tipo de ventas no se debe hacer ningún tipo de descuento después de realizada la
venta

18. SE ELABORA REPORTE DIARIO DE VENTAS QUE SIRVA COMO

INFORME A LA GERENCIA Y COMO DOCUMENTO DE REGISTRO CONTABLE.

Es conveniente que se tenga registros diarios de los ingresos que se obtienen, para poder dar
un informe al área de gerencia para llevar un control de lo que se recauda este con el fin de
que el gerente con los informes que reciba tome las decisiones pertinentes de cómo está
funcionando la empresa.

19. SE CONTABILIZAN LOS INGRESOS. DIARIAMENTE.

Todos ingresos deben ser registrados diariamente y con sus debidos soportes para así poder
llevar un control en los registros para no tener inconvenientes a la hora de realizar la
supervisión en la cuenta de ingresos.

20. TIENE LA EMPRESA INGRESOS POR OTROS CONCEPTOS DISTINTOS A

LA OPERACIÓN.
Es posible que la empresa tenga otras fuentes de ingresos como por ejemplo ingreso por
arrendamientos, ingresos por servicios prestados entre otras.

21. SE CERCIORA LA EMPRESA DE QUE LAS OPERACIONES DE VENTAS SE

REGISTREN EN EL PERIODO CORRESPONDIENTE.

Se debe tener un control en cuanto al registro de ventas, estas se deben contabilizar en el

momento que se realiza la operación, esto para evitar pérdida de los soportes como son las
facturas, también evitaríamos descuadre en nuestra contabilidad.

22. DE LOS DOCUMENTOS UTILIZADOS EN LAS OPERACIONES DE VENTA

SE LLEVA CONSECUTIVO BIEN ORDENADO DE FACTURAS, NOTAS DE
CRÉDITO, PEDIDOS, REMISIONES U ÓRDENES DE DESPACHO.

Por control deben estar prenumerados y llevar un orden consecutivo de facturas de venta,
pedidos, notas crédito, remisiones u orden de despacho, es de suma importancia que los
soportes estén clasificados según su código o concepto.

23. LOS DOCUMENTOS TALES COMO FACTURAS, NOTAS DE CRÉDITO,

PEDIDOS, REMISIONES U ÓRDENES DE DESPACHO SON AUTORIZADOS
EXPRESAMENTE POR PERSONA DISTINTA A LA QUE LO ELABORA

Los documentos comerciales o mercantiles son un apoyo de información en donde deben ser
elaborados con claridad en escritura donde sea redactado con sencillez para la fácil
comprensión de lectura e interpretación, debe tener una numeración, copias, escritura de
cantidades, subrayado, espacios en blanco, y las rectificaciones que no se podrán corregir
borrando sino que se anulara y se elaborará nuevamente, cabe resaltar que la elaboración de
este tipo de documentos es distinto de la autorización ya que son documentos que otorga una
persona a otros derechos, permisos o facultades para que realicen acciones.

24. EL DINERO DE LAS VENTAS DE CONTADO SE ENVÍA AL

DEPARTAMENTO CORRESPONDIENTE PARA QUE SEA DEPOSITADO AL DÍA
SIGUIENTE JUNTO CON LOS COBROS DEL DÍA, Y SE VERIFICA QUE ESTO
SE HAYA HECHO EFECTIVAMENTE.

Inicia Cuando un cliente compra bienes o servicios y termina la empresa recibe el pago
completo por la compra, además estas se podrán evidenciar y verificar de acuerdo a la
circulación de cuentas por cobrar y circulación de saldos. También de acuerdo a pruebas de
cumplimientos y verificación de documentos soporte, las cuentas comunes que influyen con
el ciclo de ventas y cobros como, ventas, entradas de efectivo, devoluciones y descuentos
sobre ventas, eliminación de cuentas incobrables y gastos por deudas incobrables, para las
pruebas de venta se verifica la orden del cliente, autorización de salida, facturación,
constancia en el mayor de ventas, registro en diario, pago en efectivo o a crédito y
comprobación de cuentas por cobrar.
25. SE CONTROLA ADECUADAMENTE EL ACCESO AL EFECTIVO, SIN
PERMITIR QUE SE UTILICEN LAS VENTAS DEL DÍA PARA HACER PAGOS.

Las empresas deben tener un buen control de su efectivo y flujos de dinero, ya que, si la
empresa no tiene una buena administración de sus recursos financieros esta podrá verse
alcanzada de algunos pagos en el mes, además, un buen control de los flujos de dinero permite
financiar la operación, invertir para mantener el crecimiento de la empresa, pagar los pasivos
a la fecha de vencimiento, y retribuir a los dueños sus rendimientos debidamente
satisfactorios, por ello es necesario conocer cómo se está administrando el efectivo, es decir,
verificando, como se está generando, cuál es su destino, sus objetivos, el seguimiento de los
objetivos pactados para poder solucionar las falencias de la organización etc por ello es
trascendental tener un control y seguimiento de los ingresos con los que cuenta la empresa,
para evitar el derroche de dinero con el que la empresa cuenta, esto no quiere decir que sus
recursos no puedan ser utilizados, ya que se hace necesario el pago de las transacciones y
obligaciones. Pero si se debe tener en cuenta las prioridades de la empresa para llevar dicho
control.

26. LOS REGISTROS CONTABLES DE VENTAS SE HACEN BUSCANDO QUE

PERMITAN DETERMINAR BASES DE IMPUESTOS.

Al facturar las ventas nos permiten tener un soporte detallado de los ingresos de la empresa
por lo que representa el control de las ventas. Se podrá tener una buena toma de decisiones
ya sea en un momento de crisis o por intereses de inversión, permitiendo así conocer el
comportamiento de los clientes para la elaboración de estrategias de mercado, además de
aumentar la productividad en determinado tiempo, generando ingresos y satisfacción al
cliente, también el registro de ventas nos permite beneficios tributarios al tener un
conocimientos de que vendo y como lo vendo, para poder generar una liquidación de
impuestos más eficiente, con menor esfuerzo y presentación de declaraciones con fechas
exactas, ya que la mayoría de empresas tienen un descontrol y desorden en sus registros de
ventas que no permiten realizar el pago de sus impuestos en el momento oportuno, es por eso
que se deben registrar de forma correctas las ventas en una empresa

27. POR LOS INTERESES COBRADOS A CLIENTES MOROSOS… SE PREPARA

NOTA DE CARGO AUTORIZADA CON EL IVA SEPARADO Y HACIENDO
REFERENCIA A LA FACTURA QUE LOS ORIGINA.

Las empresas efectúan ventas tanto de contado como a crédito, por lo que en su contabilidad
dichas ventas a crédito se verán reflejadas en sus cuentas por cobrar, en donde se demuestra
la factura con su debido monto como el IVA generado por dicha venta, sin embargo estas
cuentas no son recaudas de forma oportuna, por lo que las normas disponen que se puede
entrar a liquidar y generar intereses de mora sobre las cuentas por cobrar que se hayan
vencido, en este caso los intereses de mora sobre estas cuentas serian también intereses
gravados con el IVA, además, los ingresos que se originan por la financiación de la venta
también hace parte de la base gravable que origina este impuesto.
28. LAS POLÍTICAS DE VENTAS…

• LAS ELABORA POR ESCRITO LA GERENCIA O SON AUTORIZADAS

EXPRESAMENTE POR EL DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN.

Dentro de las empresas encontramos la gerencia general, como también la gerencia dirigida
por cada una de sus áreas, en este caso se allá relación con la gerencia de ventas, ya que esta
tiene como responsabilidades preparar los planes y presupuestos de venta, metas, objetivos,
pronósticos, tamaño y estructura de las mismas, mientras que el departamento de planeación
de la empresa representa el apoyo de las áreas de la empresa conforme la organización,
coordinación y evaluación de las tareas a realizar por la programación de gestión, para tener
la información necesaria a la hora de tomar decisiones que ayuden al logro de los objetivos
de la empresa

• SE VERIFICAN PERIÓDICAMENTE SU CUMPLIMIENTO.

Los objetivos de la empresa se definen bajo logros, que llevan al cumplimiento de las
políticas de la empresa en lo que se refiere a las ventas, las diferentes actividades o etapas
que pueden ser evaluadas bajo estrategias cuantitativas como medibles y para ello se debe
realizar la estimación adecuada de las previsiones generales de las ventas en función de
diversos factores como:

Tiempo: plan a corto, medio o largo plazo.

Datos: subjetivos (opiniones o intuiciones), estadísticos (datos de la empresa) o económicos

(datos del mercado).

Objetivos: de gestión (funcionamiento de la empresa), de tendencia (resultados a medio

plazo) o estructurales (grandes cambios en la estructura de la empresa para objetivos a largo
plazo).

Producto: nuevo o preexistente.

Amplitud: centrado en un producto, una categoría de producto o más categorías.

AUDITORÍA DE GASTOS
AUDITORIA DE GASTOS
 La auditoría y el control de los gastos corresponden al seguimiento del cumplimiento de un
presupuesto, o bien de un proceso acertado de mejorar la rentabilidad de una empresa de
cualquier tamaño.

1. PARA CLASIFICAR ADECUADAMENTE LOS GASTOS:

Con base en el estado de situación financiera de la empresa, como auditor se debe analizar,
examinar y establecer si las cuentas de gastos son adecuadas, reflejadas asimismo en el estado
de resultados para ver si son cuentas razonables, asimismo, poder determinar alguna
inconsistencia o errores contables sobre las cuentas de gastos.

De igual forma la empresa debe contar con un catálogo de cuentas de gastos para analizar y
verificar que los registros contables sean adecuados, para clasificar adecuadamente los gastos
corrientes y de capital, de conformidad con normativa contable vigente. cada empresa crea
su propio catálogo de cuentas donde debe ser bastante detallado para comprender mejor las
operaciones, lo cual facilita al auditor para encontrar alguna inconsistencia.

2. SE REALIZA UNA REVISIÓN SISTEMÁTICA DE LAS OPERACIONES QUE

AFECTEN LAS CUENTAS DE GASTOS:

Como auditores se debe hacer una revisión detallada sobre los registros y movimientos que
han afectado las cuentas de gastos, Determinar las partidas que por su monto o relevancia sea
necesario verificar la documentación comprobatoria de las mismas.

Estudiar la revisión sistemática entre las cuentas que afectan los gastos tales como los
egresos, cuentas por pagar, nominas, inventarios, entre otras y comprobar las pruebas de
cumplimiento, es decir si se está haciendo el respectivo registro adecuadamente, que se
encuentren registrados todos los gastos que corresponden al periodo revisado.

3. SE COMPARAN FRECUENTEMENTE CON LOS GASTOS REALES

Con el propósito de evaluar la materialidad de los gastos con relación en los estados
financieros e identificar cambios significativos, o transacciones no usuales, el auditor deberá
comparar las cifras de los diferentes renglones del periodo presente o actual contra
presupuestos y las cifras del año anterior.

Este análisis referido habitualmente como análisis de varianza, una función principal en la
contabilidad de gestión, a diferencia de la contabilidad fra. la contabilidad de gestión enfoca
en producir información futura, tal como desarrollar presupuestos y medir rendimientos, para
utilización interna y privada de los gerentes.

4. SE VERIFICA QUE LOS GASTOS

Los gastos que se hayan presentado en la empresa deberán reunir los requisitos fiscales. Esos
gastos fiscales son las cantidades que dejará de recaudar la administración pública por la
concesión de ventajas fiscales a ciertos contribuyentes o determinados sectores económicos.
Además, consisten en el no ingreso o en el ingreso negativo para la Administración. Por otra
parte, para el contribuyente supondrán un beneficio. Lo que el sector público pretende con
estas medidas es la redistribución de los recursos entre los contribuyentes y los distintos
sectores económicos.

5. SOBRE TODOS LOS COMPROBANTES DE GASTOS

De acuerdo a la política establecida por la empresa, debe existir una división de funciones
para su autorización, su pago y su registro para los comprobantes de gastos.

Ya que el comprobante de gastos es un documento de contabilidad que certifica o deja

constancia de la realización de un gasto. Es este caso por parte de una persona en nombre de
una institución.

6. PARA LAS REQUISICIONES DE GASTOS

En la entidad nos referimos en términos específicos a los documentos que se numeran

consecutivamente para fines de registro y control de cada una de las operaciones de la
empresa.

Por otra parte, también podemos referirnos a ellos como los documentos que nos permitirán
hacer seguimiento a los flujos de cada área de una empresa, así como de los dineros que se
ingresan y los gastos que se generan en cada etapa del proceso operacional.

7. POR POLÍTICA TODOS LOS GASTOS

La empresa por sus políticas establecidas, registrará una provisión que es una cuenta de
pasivo que consiste en establecer y "guardar” una cantidad de recursos como gastos para estar
preparados por si realmente se produjese el pago de una obligación que la empresa ya ha
contraído con anterioridad.

8. EN LA EMPRESA SE TIENEN GASTOS

Se debe verificar o comprobar si la empresa aparte de los gastos ordinarios, tiene gastos
extraordinarios, sin confundirlos. Los gastos extraordinarios son determinados gastos de la
actividad empresarial que no derivan de la actividad normal u ordinaria de la empresa. Los
cuales pueden ser Los gastos médicos que no cubre la Seguridad Social, como pueden ser
ortodoncia, fármacos, compra productos ortopédicos, gafas, etc.

9. SE CUENTA CON CONTRATOS PARA LOS GASTOS

Para la empresa pueden surgir contratos de gastos como por ejemplo el arrendamiento o
alquiler de un inmueble, donde es importante dejar cerrado las responsabilidades de los
gastos del bien alquilado.

También pueden surgir contratos de honorarios bien sea por la prestación de un servicio en
un tiempo establecido bajo contrato, además de comisiones. un contrato de outsourcing que
es la acción de recurrir a una agencia exterior para operar una función que anteriormente se
realizaba dentro de una compañía. El objetivo principal de la empresa es reducir los gastos
directos, basados en una subcontratación o tercerización de servicios que no afectan la
actividad principal de la empresa.

10. SE VERIFICA QUE SE EFECTÚE LAS RETENCIONES EN LA FUENTE DE

GASTOS

La compañía deberá aplicar la retención en la fuente a los gastos que lo ameriten según lo
establecido por la ley. Por ejemplo, causar la retención en la fuente con su debido registro y
comprobante de pago para los gastos como honorarios, comisiones, arrendamientos,
outsourcing aplicándoles su debido porcentaje de retención en la fuente para cada una de
ellas.

11. SE ASEGURA QUE LOS COMPROBANTES QUE SE PAGUEN POR

ADQUISICIONES DE BIENES O SERVICIOS QUE CONSTITUYAN GASTOS

La empresa deberá obtener los soportes o comprobantes de pago por la compra de bienes o
servicios que para la empresa representen gastos y estos deben estar firmados por quien los
solicite, es decir la empresa, ya que con estos comprobantes se puede anexarlos al estado de
resultados, ya que sin los soportes o comprobantes debidos legalmente no se pueden deducir,
además se debe anexar una requisición autorizada.

12. SE PIDE A LOS PROVEEDORES QUE SE LES COMPRA POR PRIMERA VEZ

Para la empresa es necesario, solicitar información del proveedor al cual se le va a comprar

por primera vez, tal como una copia de la identificación fiscal, con el fin de evitar las compras
a proveedores ficticios o insolventes, además de eso, se deberá expedir comprobantes con
requisitos fiscales, para que todo vaya de acuerdo a la normatividad legal.

13. SE TIENE UN CONTROL ESTRICTO DE LOS GASTOS NO DEDUCIBLES

La entidad contará con personal idóneo, los cuales harán el debido control de los gastos no
deducibles y para la identificación de los mismos. Ya que los gastos no deducibles son
aquellos que no están directamente relacionados con la actividad económica de la empresa,
y que por lo tanto no se pueden deducir a la hora de pagar impuestos.

14. PARA EL CONTROL DEL PAGO DE LOS GASTOS

La empresa deberá tener un control de gastos como estrategia financiera, para lograr mayores
beneficios y evitar algunos gastos innecesarios, que la empresa no requiera, de igual manera
se debe presentar un informe detallado donde se especifique todos los gastos en los que ha
incurrido la empresa. Habrá gastos que se produzcan de manera periódica y otros de manera
puntual, es decir ahí mismo. Se debe tener la capacidad para diferenciarlos, para esto, habrá
que llevar un seguimiento de los gastos con el fin de periodificar aquellos gastos que no sean
constantes, para así anticipar independientemente de cuando se genere el pago.

Se recibe para revisión de los gastos y se da un recibo con día preestablecido para la entrega
del cheque

AUDITORÍA Y CONTROL DE NÓMINA

NOMINA
2. EL SUELDO ES ESTIPULADO DE ACUERDO AL PERFIL DESEADO DEL
PUESTO Y EXISTE UNA PERSONA PARA AUTORIZAR LA CONTRATACIÓN.
Los sueldos fluctúan de acuerdo a la política de salarios que la empresa haya implementado
en su manual, la cual debe ser clara y pertinente para la sociedad, así mismo está estipulada
la persona que se encarga de autorizar la contratación.

En cuanto a los salarios hay cargos que requieren menos responsabilidades y hacen funciones
menos relevantes que otros pero que su remuneración es menor respecto a otros de menor
perfil, abarcando el nivel de educación, experiencia en el campo a desempeñar, entre otros
factores.

Lo más recomendable por control se debe estipular la separación de tareas para evitar el pago
a empleados ficticios y el departamento de recursos humanos que es el encargado de autorizar
la contratación y despido de personal debería ser independiente de la función de nómina, los
pagos de horas extras deberían ser autorizados por el supervisor del trabajador, para así
conseguir contratación, despidos y pagos de forma adecuada y no tener inconvenientes al ser
la empresa auditada.

3. CUANDO SE EFECTÚA LA CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

INMEDIATAMENTE SE INSCRIBE AL EMPLEADO NUEVO EN EL EPS Y SE
ABRE SU EXPEDIENTE PERSONAL.
la contratación de un nuevo empleado implica realizar todos los procedimientos legales
necesarios para tener una vida laborar en regla en la empresa, entre ellos la afiliación
inmediata a la entidad promotora de salud (EPS) que ese encarga de promover la afiliación
al sistema de seguridad social, procediendo con la integración al expediente personal en el
mismo momento, el cual requiere solicitud de documentos tales como comprobante de
domicilio, constancia del último grado de estudios, copia del RFC, copia de la cartilla del
Servicio Militar Nacional, de identificación oficial, de inscripción en el IMSS (hoja rosa),
referencias personales, cartas de recomendación y examen médico.

Con el objetivo de tener un control en el proceso administrativo a fin de identificar la

información de cada integrante de capital humano de la empresa, el cual es recomendable
que sea actualizado cada que existan cambios en el estatus de contratación y evitar
inconvenientes a la hora de ser auditado, por falta de documentación o salarios injustificables.

4. SE LLEVA EN FORMA SISTEMATIZADA UN CONTROL DE ASISTENCIA

QUE PERMITA VERIFICAR LAS HORAS DE ENTRADA Y SALIDA.
Es necesario tener un buen control sistematizado de asistencia laboral que permita llevar un
registro de entradas y salidas de los empleados, para así comprobar la puntualidad y asistencia
de los trabajadores, monitorizando la productividad empresarial.

Es recomendable tener dicho sistema para tener un eficiente control de horario laboral, tener
mayor seguridad y control de las visitas a la empresa, evitar costes en personal injustificables
y en la nómina poder calcularla de acuerdo a los horarios, teniendo un monitoreo de horas
extras verdaderas y proceder al pago de forma razonable.

5. SE ELABORA UN CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO DE ACUERDO

CON EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.
Es necesario y de carácter obligatorio tener un reglamento interno de trabajo en las empresas
que están catalogadas a obtenerlo, él se encuentra regulado en el Código Sustantivo del
Trabajo en su artículo 104, el cual debe sujetarse tanto al empleador como el trabajador,
definiendo las normas que determinan las condiciones de relación laboral, en el contrato
individual.
Por lo tanto, en cualquier falta que haya en la relación laboral se puede recurrir a dicho
reglamento y aplicar las sanciones o multas que estén estipulados, evitando injusticias
arbitrarias en este tema.

6. EXISTE UN CONTROL EFECTIVO DE NÓMINA PARA QUE AL

ELABORARLA SE DESCUENTEN LOS PRÉSTAMOS Y OTROS CONCEPTOS O
BIEN ANTICIPOS DE SUELDOS.
Es indispensable que cada empresa diseñe su propio formato de nómina de acuerdo a sus
necesidades u características, de la mano con las normas de control interno que representan
la garantía de que los recursos monetarios destinados a las administraciones de personal están
siendo adecuadamente distribuidos, todo debe ser aprobado por personas autorizadas, en las
cuales aparte de los elementos principales de nómina se pueden incorporar las deducciones
que se realizaron, pagos especiales, descuentos, anticipos y demás factores que cambie el
monto a pagar a cada trabajador y que permita llevar un control interno de nómina en la
empresa, impidiendo desvíos monetarios.

7. SE TIENE UN PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN DE LA RETENCIÓN EN

LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE RENTA.
Es de vital importancia verificar que el cliente cumpla con la obligación legal de presentar
los pagos que corresponden a todas las retenciones de nómina como parte de las pruebas
sobre nómina.

Entre ellas partidas como impuestos, el plan de ahorro y otros ahorros para el retiro, las cuotas
sindicales, seguros y ahorro de nómina.
Por otra parte, el auditor verifica los requisitos (fiscales, contratos sindicales y acuerdo a
empleados) del cliente para presentar los pagos y saber si ha pagado la cantidad correcta.

8. SE LLEVAN CONTROLES INDIVIDUALES DE VALORES DEDUCIDOS A LOS

EMPLEADOS PARA EFECTOS DE LA CERTIFICACIÓN O BIEN
DECLARACIÓN DE RENTA ANUAL.
Es importante que la empresa lleve un control individual de valores deducidos a los
empleados para tener claro el monto por el cual van a certificar a sus trabajadores. Por control
interno es necesario que exista dicho mecanismo para determinar los valores
correspondientes a cada empleado, debidamente justificados.

9. LA GERENCIA O RECURSOS HUMANOS AUTORIZAN EL PAGO DE

NÓMINA DESPUÉS DE QUE EL CONTADOR LA REVISÓ.
Es necesario realizar el pago de salarios a los empleados conforme lo establecen las normas
sustanciales y procedimentales del Trabajo, así como proporcionar información
administrativa y contable, tanto para la empresa como para los entes encargados de regular
las relaciones laborales, para así tener claridad de los montos a pagar y soportes claros y
concisos en la entidad.

El proceso comienza cada vez que se inicia un período de pago con el reporte del ingreso de
novedades del personal y termina con el pago del salario al empleado y los pagos a terceros
con base en las deducciones autorizadas.

10. EN CASO DE RETIRO DE PERSONAL SE LE INDEMNIZA DE ACUERDO AL

CÓDIGO LABORAL Y SE CALCULAN LAS RETENCIONES EN LA FUENTE
QUE ESTABLECEN LAS NORMAS TRIBUTARIAS.
La empresa debe indemnizar en caso de retiro a su personal de acuerdo a como lo dispone la
ley, de acuerdo al tipo de indemnización ya sea por despido injustificados, por termina con
del contrato etc. Se aplicará el procedimiento del cálculo que corresponde y así mismo el
cálculo de la retención por ingreso laboral.

Todo debe estar debidamente calculado como lo estipula la norma para evitar problemas en
el momento de ser auditados y encontrar fallas con respeto al pago de indemnización o el
pago a retención en la fuente.

11. CUANDO SE RETIRA EL EMPLEADO ELABORA SU RENUNCIA.

La renuncia se produce cuando el empleado manifiesta por escrito, de forma espontánea e
inequívoca, su decisión de separarse del servicio.

Es recomendable que se haga este procedimiento para la desvinculación total de la empresa

y evitar los flujos de efectivo a favor de un trabajador que ya no pertenece a la empresa.

12. EN EL MES DE DICIEMBRE AL PERSONAL SE LE HACE EL CÁLCULO

ANUAL DEL PORCENTAJE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE APLICABLE POR
EL PROCEDIMIENTO 1 O BIEN EL 2.
Es importante que la empresa este ejecutando adecuadamente la retención por ingresos
laborales a sus empleados anualmente, de acuerdo a lo estipulado en el marco legal tributario,
según sea la cuantía se debe aplicar la tarifa para determinar si se debe pagar o no el impuesto,
por control interno es necesario el cálculo de dicha retención para ser pagado conforme a la
ley, mediante uno de los dos procedimientos que existe, de acuerdo a como se haya estipulado
con el empleado.

13. LOS EMPLEADOS FIRMAN LA NÓMINA.

La firma de la nómina es una forma que tiene el empresario de acreditar que abona el salario
al trabajador, en consecuencia, sólo ha de firmarse si se ha recibido la cantidad indicada en
la misma. En cualquier caso, si la nómina es abonada mediante transferencia bancaria, dicha
transferencia también será una prueba válida a pesar de que no exista la firma del trabajador.

14. POR PAGOS DE SUELDOS SE ELABORAN EGRESOS

El pago de nómina genera egresos en las empresas, los cuales deben ser buen administrados
para evitar erogaciones de dinero innecesarios, que generen costes en la empresa.

15. TIENE LA EMPRESA CON RESPECTO AL PERSONAL UN PLAN DE

SEGUIMIENTO A SU SITUACIÓN SOCIAL.
Es necesario que la empresa cuente con un conjunto de instrumentos e insumos de
información que apoye en la toma de decisiones con respecto a sus empleados en el entorno
social de la empresa, con el objetivo de que todas las actividades impuestas en la empresa
tengan una rendición en conjunto con el ambiente social que lo conforma.

16. SE TIENE REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO COMO LO

ESTABLECEN LAS NORMAS LABORALES.
Es necesario y de carácter obligatorio tener un reglamento interno de trabajo en las empresas
que están catalogadas a obtenerlo, él se encuentra regulado en el Código Sustantivo del
Trabajo en su artículo 104, el cual debe sujetarse tanto al empleador como el trabajador,
definiendo las normas que determinan las condiciones de relación laboral, en el contrato
individual.
Es recomendable que toda empresa obligada a tener un RIT lo tenga implementado, la ley lo
exige, la falta de este puede llevar a la imposición de multa por parte del Ministerio del
Trabajo y, en segundo lugar, despojar al empleador de un instrumento valioso para aplicar el
régimen disciplinario en su empresa.

17. SE TIENE FONDO DE EMPLEADOS Y ESTE CUMPLE CON LOS OBJETIVOS

SOCIALES PREVISTOS.
Es importante que los fondos de empleados cumplan con los adjetivos sociales previstos de
elevar los niveles de calidad de vida de sus miembros mediante el beneficio de ahorro,
propendiendo el bienestar de todos sus asociados.

Los beneficios a empleados deben garantizar la igualdad de los derechos de participación de

los asociados, así mismo garantizar un buen servicio y que destinen sus excedentes a la
prestación de servicios de carácter social y el crecimiento de sus reservas y fondos,
fomentando la solidaridad y los lazos de compañerismo.
18. CON RELACIÓN AL PERSONAL SE TIENE LA POLÍTICA DE OTORGAR
PRÉSTAMOS A DIRECTIVOS Y A EMPLEADOS.
En muchas ocasiones, los trabajadores recurren a sus patronos para recibir apoyo económico
en situaciones de emergencia, lo cual usualmente se traduce en solicitudes de adelanto de
salario.

Es recomendable que las empresas tengan estipulado una política referida a préstamos a
empleados, no todas las empresas cuentan con este tipo de beneficio podríamos decir, para
con sus empleados, en caso que sí, se pueden establecer políticas que definan los casos en
que una empresa o un patrono otorga este tipo de facilidad o beneficio, montos máximos a
considerar, requisitos de elegibilidad, y documentación necesaria que debe firmar el
trabajador. De esta manera, se pueden evitar denuncias de discriminación por trato
diferenciado.
19. CUALQUIER PAGO QUE SE HACE AL PERSONAL PASA POR RECURSOS
HUMANOS.
La administración de los recursos humanos implica coordinar la participación de individuos
para el logro de los objetivos organizacionales. Por lo tanto, por este departamento deben
pasar todos pagos que se hagan al personal, para llevar un control eficaz en la administración
de los recursos humanos y evitar costes donde no son necesarios.

20. SE LLEVA UN CONTROL ESTRICTO DE ASISTENCIA Y LAS FALTAS DE

ASISTENCIAS SOPORTAN EL COMPROBANTE DE PAGO DE SUELDO.
Es recomendable que la empresa tenga un control de asistencia laboral para llevar un registro
de las entradas y salidas de los empleados y comprobar la puntualidad y asistencia de los
trabajadores a su puesto.
Un control estricto de asistencia Puede ayudar a controlar los horarios de los empleados de
una forma más eficiente, Fomentan una mayor seguridad y control de las visitas a la empresa,
Controlar los accesos y la asistencia permite ahorrar costes en personal, calcular la nómina
de los empleados con respecto a los horarios de trabajo, monitorizar las horas extras para
después pagarlas a los empleados y es muy importante a la hora monitorizar la productividad
empresarial para saber si cumplirá sus objetivos, y en caso contrario analizar y mejorar para
conseguirlo.

21. TIENE LA EMPRESA EN EL ÁREA DE PERSONAL RELOJ DE CONTROL DE

ASISTENCIA.
Un reloj de control asistencial es una buena opción para que los empleados miren su entrada a
la empresa. En muchas ocasiones este sistema cuenta también con un lector de huella digital
o con un lector de tarjetas. Este sistema de control de asistencia es de los más extendidos, por
ello es importante que conozcas las ventajas de contar con un reloj de fichajes en tu empresa
y de cierta manera asegurarse que la empresa incurra en costos de personal que lo validen.

22. SE CUENTA CON ALGÚN CONTROL DE EVALUACIÓN DE FUNCIONES DE

PERSONAL PARA EFECTOS DE PROMOCIONES Y/O AUMENTOS DE SUELDO.
Es importante que la empresa cuente con un control de funciones de personal y en él tenga
estipulado una sección para promociones y aumentos de salarios.

El proceso de evaluación de funciones de personal debe tener una buena planificación,

seguidamente un diseño, la implementación y retroalimentación para realizar un buen
proceso de evaluación del desempeño del personal en las organizaciones, estimando el
rendimiento global del empleado.

El Empleado podrá conocer sus puntos fuertes, así como también sus Debilidades y el
Gerente podrá tomar medidas y acciones de acuerdo a los resultados que pueda observar y a
su vez la Organización disminuirá las situaciones erróneas que puedan surgir.

23. HAY EN EL ÁREA DE PERSONAL UNA SEGREGACIÓN ADECUADA DE

FUNCIONES CON RELACIÓN AL REGISTRO DEL TIEMPO, PREPARACIÓN,
APROBACIÓN, PAGO, REVISIÓN Y REGISTRO CONTABLE.
las medidas que adopte la empresa deberán estar encaminadas a lograr una adecuada
separación de funciones y asignación de responsabilidades, de tal forma que se evite que una
sola persona lleve a cabo la autorización, registro y pago de la nómina, así como
autorizaciones de incremento de sueldos y promociones
24. SE TIENE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE NÓMINA QUE PERMITA
CONOCER LAS BASES PARA CALCULAR LAS REMUNERACIONES AL
PERSONAL Y SUS DEDUCCIONES.
Es indispensable que se mantengan registros que permitan corroborar las bases de las
remuneraciones en cuanto a: tiempo extra, autorización de los cambios de salarios, cálculo
de vacaciones etc. Cuando se hacen deducciones para dar cumplimiento a disposiciones
legales o contractuales, es necesario hacer una separación por conceptos, la cual permita
conocer su corrección.

25. DE LA INFORMACIÓN DE LA NÓMINA SE TIENE UNA ADECUADA

PARAMETRIZACIÓN CONTABLE.
Debe existir un sistema que permita una correcta distribución contable de las remuneraciones
al personal, con objeto de reflejar adecuadamente en sus estados financieros, los costos y
gastos de operación, así como las partidas capitalizadas (inventarios o activos fijos)

26. EXISTEN CONTROLES DE PERSONAL EN LOS SISTEMAS

COMPUTARIZADOS Y SOFTWARE ADECUADO.
Si se tienen sistemas computarizados deben existir controles que aseguren que la información
se procese correctamente

27. EN LA SECCIÓN DE NÓMINA SE CALCULAN ADECUADAMENTE LOS

PAGOS PARAFISCALES.
Es importante que los cálculos de los parafiscales se encuentren en regla, donde los Riesgos
Profesionales, el ICBF, el Sena y Caja de Compensación Familiar se encuentren con los
porcentajes que dispone la ley, así mismo el pago se haya destinado y hecho correctamente.

28. EN LA TESORERÍA SE HACEN LOS PAGOS RELACIONADOS

PARAFISCALES UTILIZANDO LA PILA OPORTUNAMENTE.
Es indispensable que se tenga una adecuada Planilla Integrada de Liquidación de Aportes,
formato para registrar el pago de los aportes a pensión, salud, ARP, caja de compensación,
SENA e ICBF, con el cual tesorería pueda realizar un control de pago de los parafiscales y
no tener problemas en cuantías y personal.

29. SI LOS SUELDOS SE PAGAN CON CHEQUE ESTOS NO SON AUTORIZADOS

POR EMPLEADOS RESPONSABLES LAS HORAS EXTRAS U OTRAS
PRESTACIONES ESPECIALES.
Por control es recomendable que los trabajadores encargados de las horas extras y
prestaciones especiales no sean los mismos que elaboren el pago por cheque de los diferentes
trabajadores, con el fin de evitar beneficios en aumento de horas extras injustificable y así
mismo el incremento de la remuneración, por ende es de importancia que los pagos de
sueldos por cheque sean elaborados por otro personal diferente al mencionado evitando
irregularidades de tal tipo.

30. PARA UTILIZAR POR PARTE DE RECURSOS HUMANOS SE TIENE UNA

CUENTA DE BANCO UTILIZADA ÚNICAMENTE PARA EL CUMPLIMIENTO
DE PAGO DEL PERSONAL.
Es importante por control interno que se tenga una cuenta bancaria para cada empleado con
el fin de que la empresa le consigne su salario.

Aparte por control la cuenta bancaria se debe abrir con el banco que la empresa tenga
convenio para llevar una administración de las erogaciones de dinero que se pagan por
concepto de salarios.

31. SE CONCILIA MENSUALMENTE LA CUENTA BANCARIA DE PERSONAL

POR ALGUNA PERSONA QUE NO ESTÉ RELACIONADA CON LA
PREPARACIÓN DE LOS CHEQUES.
por control interno la persona que concilia la cuenta bancaria debe ser diferente a quien
elabora cheques, transacciones, etc. debe ser un personal del departamento contable que es
quien mejor conoce la situación contable de la empresa, por lo que le será mucho más fácil
detectar errores, problemas, despistes, apuntes por pasar, etc.

Puede ser realizada de forma interna o externa, es importante que el resultado de la

conciliación bancaria no se quede simplemente en un cajón. el director del departamento
contable tendrá que aprobar el documento resultante, y en caso que la empresa así lo estipule
o lo crea necesario, el documento puede seguir la cadena de mando y ser presentado a los
cargos superiores.

32. RECIBE LA PERSONA DE RECURSOS HUMANOS... LA INFORMACIÓN DE

ESTADOS DE CUENTA DIARIAMENTE DEL BANCO.
Es importante que la empresa, explícitamente el departamento de recursos humanos tengan
información de la cuenta del banco diariamente, por ende es necesario que pida a los bancos
información de su estado de cuentas, para saber El estado anterior de la cuenta, Los abonos
por depósitos y cobros por su cuenta, Los cargos por cheques pagados y notas de débitos, El
saldo que a favor del depositante aparece en los libros del Banco. Entre otros factores que
pueden incidir financieramente en la empresa, evitando errores financieros.
33. SI LOS SUELDOS SE PAGAN EN EFECTIVO... SE RETIRA CON CHEQUE
DEL BANCO EL MONTO NETO DE LAS NÓMINAS.
La empresa al tener estipulado en sus políticas el pago en efectivo de los salarios a sus
empleados, deberá retirar el monto correspondiente de cada uno de los empleados del banco,
valores que la empresa debe conocer y que deben estar autorizados para evitar desvíos de
algunas cuantías y ser entregados en su totalidad en el pago de salarios.

34. SE TOMAN LAS DEBIDAS PRECAUCIONES PARA PAGOS DEL PERSONAL

DE GUARDAR EL DINERO EN CAJA FUERTE Y PROTEGERLO CONTRA
ROBO DE EMPLEADOS O EXTRAÑOS.
Por seguridad y control los pagos de personal se deben guardar bajo custodia, en una caja
fuerte, en la que pueda ser almacenado el dinero en efectivo, a la cual solo la persona delegada
de estos pagos tenga el acceso a la clave, evitando, pérdida, robo o cualquier tipo de
desviación del dinero.

35. LOS SUELDOS NO RECLAMADOS SE VUELVEN A DEPOSITAR EN EL

BANCO INMEDIATAMENTE.
Por control interno es recomendable que todos los sueldos no reclamados hasta un tiempo
definido sean nuevamente depositados en el banco, para evitar desviación de estos recursos
y tener un control adecuado, en el momento que vaya ser reclamado la empresa emitirá
nuevamente el pago.

36. LOS PAGOS DE SUELDOS NO RECLAMADOS QUE SE HAGAN

POSTERIORMENTE REQUIEREN LA APROBACIÓN DE ALGÚN
FUNCIONARIO QUE NO SEA EL ENCARGADO DE LA PREPARACIÓN DE LA
NÓMINA.

Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora
la nómina o hecho los pagos, y debe enviar una relación de los mismos al departamento de
contabilidad. Así mismo, deben ser depositados en el banco después de un tiempo prudencial,
registrado el correspondiente pasivo por ese concepto Y por control interno debe ser
aprobado por un funcionario diferente al que prepara la nómina.

37. PARA PAGOS DE PERSONAL SE HACEN PROVISIONES DE CESANTÍAS,

PRIMAS, VACACIONES, INTERESES A LAS CESANTÍAS.

Las empresas deben realizar una provisión de las cesantías, primas, vacaciones e intereses de
cesantías para los pago de personal, ya que se debe conservar una cantidad de recursos por
dichas obligación, con el objetivo de guardar esos recursos hasta el momento que se deba
satisfacer la factura, a medida que la empresa crea provisiones el gasto aumenta y por lo tanto
sus beneficios disminuyen; con esto, la entidad se protege y se asegura de poseer los recursos
necesarios en el futuro, las prestaciones sociales son conceptos expresamente considerados
por la ley laboral, y estas se deben provisionar cada vez que se liquida nómina, sea quincenal
o mensual, las cesantías: son necesarias apropiarse mensualmente el 8.33% del salario del
trabajador, la prima de servicios: debe apropiar mensualmente un 8.33% del salario base para
el cálculo de las prestaciones sociales, vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un
4.17% del valor del salario del trabajador por concepto de vacaciones e intereses sobre las
cesantías: corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado a 31 de diciembre, por lo
que se debe apropiar o provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las
cesantías provisionado, según sea el periodo de la liquidación.

38. SE CUMPLE CON EL PAGO OPORTUNO DE LAS LIQUIDACIONES DEL

PERSONAL DESPEDIDO.

Los trabajadores tienen el derecho de recibir una liquidación por su salida de la empresa, sin
importar cuál es la causa de la terminación de su contrato laboral, el pago incluye vacaciones
pendientes, prestaciones sociales, salarios pendientes de pago, comisiones, horas extras,
recargos, auxilio de transporte etc. También la indemnización cuando el despido sea sin justa
causa por la ley, contrato o reglamento de trabajo; el código sustantivo de trabajo no establece
un término específico para realizar el pago de la liquidación, pero existe la posibilidad de
establecer término razonable en donde se recomienda hacerlo después de un mes, ya que esta
podría estar expuesta a pagar indemnización moratoria que equivale a un día de salario por
día de retardo, también se podrá tener en cuenta si la empresa requiere determinadas
actividades administrativas, como paz y salvos de diversas áreas o si es una renuncia
sorpresiva

39. SE PIDE AUTORIZACIÓN A LA OFICINA DE TRABAJO PARA COMPENSAR

EN DINERO LAS VACACIONES.

La compensación de las vacaciones en dinero ocurre cuando el trabajador no las disfruta a

pesar de tener el derecho a ellas, y en lugar decide recibirlas equivalente en dinero, por lo
que desaparece la obligación de tramitar el permiso de compensación de vacaciones ante el
ministerio de trabajo, la regla general como tal es que sus trabajadores disfruten de sus
vacaciones ya que corresponde a las necesidades físicas y de salud del trabajador por lo que
solo de forma excepcional se podrán compensar las vacaciones, en donde el Empleador y
trabajador, podrán acordar por escrito, previa solicitud del trabajador, que se pague en dinero
hasta la mitad de las vacaciones. Por lo que significa que el trabajador deberá disfrutar de sus
vacaciones 6 días hábiles de seguido y cuando el contrato de trabajo se termina sin que el
trabajador haya disfrutado de sus vacaciones, tiene derecho a que se le compensen en dinero
y se liquidan las vacaciones pendientes de disfrute en proporción al tiempo por el cual se
adeudan, ya sea el año completo o unos cuantos meses.