Cedimientos de Retenciones

cedimientos de Retenciones
Registro de retenciones en la fuente
Las siguientes cuentas son utilizadas por los contribuyentes:

1. VENTAS
Si vende mercancías o servicios debe contabilizar el activo

Código Cuenta
135515 Retención en la fuente sobre ventas
135517 IVA retenido sobre ventas
135518 Impuesto ICA retenido sobre ventas
2. COMPRAS
Si compra mercancías o servicios debe contabilizar el pasivo
236540 Retención en la Fuente por Compras
236740 IVA retenido en compras
236840 Impuesto de ICA retenido
Para comprender mejor el ejercicio de la venta de acuerdo con la legislación el
registro de contabilidad anterior por valor de $10.000.000 se disgrega en los
siguientes términos.
Las siguientes mercancías tienen un costo de venta de $8.000.000 y de venta por
valor de $10.000.000 con impuesto al valor agregado del 19%. La retención en la
fuente del IVA es el 15%, la retención a título de impuesto de renta es el 2,5% sobre
compras y retención en la fuente a título de impuesto de industria y comercio del
0.77%, sobre la base de $10.000.000. Se utilizarán los valores de esta factura para
los siguientes ejemplos:
los:
1 Grande contribuyente compra a grande contribuyente

2 Grande contribuyente vende a grande contribuyente
3 Grande contribuyente compra a régimen común
4 Régimen común vende a grande contribuyente
5 Grande contribuyente compra a régimen simplificado
6 Régimen simplificado vende a grande contribuyente
7 Régimen común compra a grande contribuyente
8 Grande contribuyente vende a régimen común
9 Régimen común compra a régimen común
10 Régimen común vende a régimen común
11 Régimen común compra a régimen simplificado
12 Régimen simplificado vende a régimen común
13 Régimen simplificado compra a régimen simplificado
14 Régimen simplificado vende a régimen simplificado
1. Grande contribuyente compra a grande contribuyente

Códigos Cuentas Débitos Créditos
143536 Mercancías no fabricadas por la empresa 10.000.000
240805 Impuesto a las ventas en compras 1.900.000
236540 Retención en la fuente Compras 250.000
220505 Proveedores 11.650.000
Registra la compra mediante factura 8.000 a Éxito S.A.
220505 Proveedores 11.650.000
111005 Moneda nacional 11.650.000
Registra el pago de la factura 8.000 a Éxito S.A. mediante comprobante de pago
220505 Proveedores 11.650.000
Registra la compra mediante factura 8.000 a Éxito S.A.
220505 Proveedores 11.650.000
Registra el pago de la factura 8.000 a Éxito S.A. mediante comprobante de pago
2. Grande contribuyente vende a grande contribuyente

130505 Clientes Nacionales 11.650.000
135515 Retención en la fuente 250.000
413536 Venta de electrodomésticos y muebles 10.000.000
240810 Impuesto sobre las ventas por pagar 1.900.000
Registra la venta de la factura 8.000 a Carrefour S.A.

613536 Costo de ventas 8.000.000
Registra el costo de la mercancías vendida

110505 Caja general 11.650.000
Registra el recaudo a clientes Carrefour S.A.
Se recomienda que la cuenta de inventarios de mercancías no fabricadas por la empresa, lleve el
mismo dígito de la actividad de ventas de comercio al por mayor y por menor que es
413536 Venta de electrodomésticos y muebles para tener coherencias entre las actividades;
además toda venta que se realice debe contabilizarse contra la cuenta cliente para soportar la
realización de la factura y que en el momento de pago, así sea inmediatamente se ha de generar
el recibo de caja que soporta el pago total o parcial.
3. Grande contribuyente compra a régimen común

143536 Inventarios 10.000.000
240805 Impuesto a las ventas 1.900.000
236540 Retención en compras 250.000
236740 IVA retenido en compras 285.000
236840 ICA retenido en compras 77.000
220505 Proveedores nacionales 11.288.000
Registra la compra de la factura 1395 a Muebles Luis XV Ltda.

220505 Proveedores 11.288.000
Registra el pago de la factura 5.000 a Muebles Luis XV Ltda.
Para quien hace las retenciones en la fuente porque compra, constituyen una obligación que
tiene que pagar en el período fiscal siguiente (236540 para retención en la fuente, 236740 para
el IVA retenido, 236840 para el ICA retenido), en la declaración de retención en la fuente del mes
siguiente, y las declaraciones de impuestos a las ventas y de industria y comercio en el bimestre
siguiente.
4. Régimen común vende a grande contribuyente

130505 Clientes nacionales 11.288.000
135517 IVA retenido 285.000
135518 ICA retenido 77.000
Registra la venta de la factura 5.000 a Éxito S.A.

613536 Costo de ventas 8.000.000
Registra el costo de la mercancías vendida

110505 Caja general 11.288.000
Registra la recepción del dinero en venta de la factura 5.000 a Éxito S.A.
Para la persona a la cual se le hace la retención, se constituye en un impuesto pagado por

anticipado, (anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor y maneja la cuenta 135515
para renta, 135517 para el IVA retenido y el 135518 para el ICA retenido entre otras); el valor
retenido en la fuente le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto
de renta y complementario de la siguiente vigencia cuando presente la declaración. El IVA
retenido le sirve para descontarlo del valor a pagar del impuesto a las ventas bimestral.
El ICA retenido le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto
de industria y comercio, tableros y avisos del bimestre o del siguiente año.
5. Grande contribuyente compra a régimen simplificado
236540 Retención en compras 250.000
236840 Impuesto de ICA retenido 77.000
220505 Proveedores 9.673.000
Registra la compra mediante factura 3.000 a Julio Cesar Celis
220505 Proveedores 9.673.000
Registra el pago de la factura 3.000 a Julio Cesar Celis
6. Régimen simplificado vende a grande contribuyente

Registra la venta de la factura 3.000 a Éxito S.A.
El régimen simplificado contabiliza el costo de ventas por $8.000.000 contra los inventarios y
el respectivo recibo de pago del cliente.

110505 Caja general 9.673.000
130505 Clientes 9.673.000
Registra el recaudo de la factura 5.000 a Éxito S.A.
Aunque el régimen simplificado no está obligado a generar factura en sus operaciones de venta
ni a llevar contabilidad, por formalidad y control se debería generar los respectivos soportes
contables y realizar su respectiva contabilización.
7. Régimen común compra a grande contribuyente

220505 Proveedores 11.900.000
Registra la compra mediante factura 8989 a Éxito S.A.

220505 Proveedores 11.900.000
Registra el pago de la factura 3.000 a Éxito S.A.
El Gran contribuyente hace lo propio en su contabilidad y el registro es el mismo que en el punto.
8. Gran contribuyente vende a régimen común

130505 Clientes 11.900.000
413536 Venta de electrodomésticos 10.000.000
240805 Impuesto a las ventas 1.900.000
Registra la venta de la factura 8989 a Repuestos Ltda.
Igualmente el gran contribuyente contabiliza el costo de la mercancía vendida y el recibo de pago
del cliente.
110505 Caja general 11.900.000
130505 Clientes 11.900.000
Registra el recaudo de la factura 8989 a Repuestos Ltda.
9. Régimen común compra a régimen común
220505 Proveedores 11.650.000
Registra la compra mediante factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.

220505 Proveedores 11.650.000
Registra el pago de la factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.
10. Régimen común vende a régimen común

Registra la venta de la factura 3033 a Almacén Campeón Ltda.
El régimen común contabiliza el costo de la mercancía vendida por $8.000.000 y el
correspondiente
recibo de pago del cliente.

110505 Caja general 11.650.000
Registra el recaudo de cartera según factura 3033 a Almacén Campeón Ltda.
11. Régimen común compra a régimen simplificado

220505 Proveedores 9.673.000
Registra la compra mediante documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca

220505 Proveedores 9.673.000
Registra el pago del documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca
12. Régimen simplificado vende a régimen común

135517 Retención ICA 77.000
Registra la venta mediante documento equivalente No. 8.000 a: Tornillos Ltda.
El régimen simplificado contabiliza el costo de la mercancía vendida y el recibo de pago del cliente.
110505 Caja general 9.673.000
Registra el recaudo de la factura 8.000 a Tornillos Ltda.
13. Régimen simplificado compra a régimen simplificado

Por su parte, el contribuyente inscrito en el régimen simplificado no hace retención en la fuente a
título de renta, de IVA ni de ICA y procede con el respectivo registro de la compra de mercancías
no
fabricadas por la empresa.

220505 Proveedores 10.000.000
Registra la compra mediante factura 3648 a Repuestos del Sur Ltda.

220505 Proveedores 10.000.000
Registra el pago de la factura 3033 a Repuestos del Sur Ltda.
En el momento de hacer la venta el régimen simplificado a un gran contribuyente o a uno del

régimen
común, no está obligado a facturar, no genera IVA ni hace retención en la fuente, porque no
llena los requisitos para hacerlo.
Al régimen simplificado le hacen retención en la fuente a título de renta, y de industria y
comercio,
porque independientemente de su naturaleza debe pagar impuestos de renta y complementarios
al
igual que el de industria y comercio, cuantificado en el valor de las retenciones que le hayan
practicado durante el período fiscal las cuales se constituyen en el impuesto que paga por la
vigencia contable.
Por su parte, el Gran contribuyente o Régimen común, hacen el respectivo registro de la

compra de mercancías no fabricadas por la empresa.
14. Régimen simplificado vende a régimen simplificado

130505 Clientes 10.000.000
Registra la venta de la factura 3020 a Maria Ángel Caquimbo
El régimen simplificado contabiliza el costo de venta y el recibo de pago del cliente.

110505 Caja general 10.000.000
130505 Clientes 10.000.000
Registra el pago de la factura 3020 a Maria Ángel Caquimbo
Se disponen todas las transacciones en forma de registro de contabilidad de acuerdo con la
codificación
de todos los soportes de contabilidad, y en la parte baja del registro el concepto general de la
operación
para que se facilite el acceso a programas de contabilidad para manejar los procedimientos en
la computadora.

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Las siguientes cuentas son utilizadas por los contribuyentes:

Si vende mercancías o servicios debe contabilizar el activo

1 Grande contribuyente compra a grande contribuyente

1. Grande contribuyente compra a grande contribuyente

2. Grande contribuyente vende a grande contribuyente

Códigos Cuentas Débitos Créditos

Códigos Cuentas Débitos Créditos

Códigos Cuentas Débitos Créditos

3. Grande contribuyente compra a régimen común

Códigos Cuentas Débitos Créditos

Códigos Cuentas Débitos Créditos

4. Régimen común vende a grande contribuyente

Códigos Cuentas Débitos Créditos

Códigos Cuentas Débitos Créditos

Códigos Cuentas Débitos Créditos

Para la persona a la cual se le hace la retención, se constituye en un impuesto pagado por

Códigos Cuentas Débitos Créditos

Códigos Cuentas Débitos Créditos

7. Régimen común compra a grande contribuyente

Códigos Cuentas Débitos Créditos

8. Gran contribuyente vende a régimen común

Códigos Cuentas Débitos Créditos

Códigos Cuentas Débitos Créditos

10. Régimen común vende a régimen común

Códigos Cuentas Débitos Créditos

Códigos Cuentas Débitos Créditos

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12. Régimen simplificado vende a régimen común

Códigos Cuentas Débitos Créditos

13. Régimen simplificado compra a régimen simplificado

Códigos Cuentas Débitos Créditos

Códigos Cuentas Débitos Créditos

En el momento de hacer la venta el régimen simplificado a un gran contribuyente o a uno del

Por su parte, el Gran contribuyente o Régimen común, hacen el respectivo registro de la

14. Régimen simplificado vende a régimen simplificado

Códigos Cuentas Débitos Créditos

El régimen simplificado contabiliza el costo de venta y el recibo de pago del cliente.

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