ENSAYO CONCEPTOS BASICOS DE LA LEGISLACION

Durante el pasar de los tiempos, en nuestra cultura se han desarrollado muchos

conceptos que tratan de buscar una luz al entendimiento de temas que para algunos
refleja un desconocimiento en la materia. Algunos han elaborado su propias
conclusiones sobre esto y aunque algunas difieren de las otras el tema es
generalizar un concepto que sea integro en todo aspecto. En la parte de legislación
no es ajeno el tema de conceptos e interpretación; ya que cualquier entiende lo que
quiere entender. Sin embargo en la Parte de Archivística que a hoy se ha convertido
en un proceso muy importante en la parte oficial y privada estos conceptos no
pueden hacerse a un lado.

Por ende es importante tener conocimiento de que el Derecho son las normas
establecidas para que toda sociedad cumpla unos deberes y se le reconozcan unos
derechos. Lo importante es que así como en la sociedad se establecen estas reglas
del juego; para la archivística es lo mismo ya que lo que buscas es homogenizar y
normalizar un proceso que debe ser igual para todos con un resultado óptimo. Y
para que el derecho pueda entra a funcionar es necesario que exista algo que lo
soporte y que dicte su peso ante la sociedad o ente caso los entes estatales o
privados para lo que concierne en el tema de la archivística y a esto es lo que
denominamos Ley; que no es más que son las disposiciones dispuestas por
representadas por personas del pueblo y para el mismo pueblo y sancionado por
haga su papel de jefe de estado.

Lo que se busca es que en derecho la ley pueda soportar todo aquellos procesos
y procedimientos para hacer cumplir unas reglas. Como todo en la archivística al
principio nunca fue vista con buenos ojos; ya que el manejo de documentación
significaba un acabose en la parte administrativa, pero a raíz de que el archivo
guarda mucha información valiosa y que servía para tomar decisiones de fondo para
la empresas o para realizar verificar por parte de los entes de control se vio
necesario establecer estas reglas de juego soportadas en una norma superior.

Para ello fue necesario crear un conjunto de normas que pusieran en cintura el
tema de la archivística y fue aquí donde se hizo la Legislación de la Ley 594 DE
2000 Ley General de Archivo de Colombia en donde se estipula que todo ente de
carácter oficial deberá implementar el PGD haciendo de los recursos tecnológicos
o medios que estén a su alcance con el fin de cumplir lo establecido mediante la
legislación de una ley y serie de normas basadas en el derecho. La intención final
es recabar en el cumplimiento de la ley a través de las herramientas proporcionadas
pero a su vez aquel que incumpliere dicha ley sería objeto de multas y sanciones.
Hay que ser claros que esta Ley en inicio es de aplicabilidad a entes oficiales pero
también ser empleada hacia empresas privadas que de alguna manera tengan
alguna relación con la parte estatal. De aquí la importancia que aquellos que están
fuera de la orbe gubernativa y territorial pero que de alguna manera están inmersos
en la relaciones de carácter comercial, jurídico, técnico, tributario y demás aplique
esta ley a sus propios dominios.

Aquí es donde radica la importancia de la tenencia de los archivos en óptimas

condiciones de orden, de almacenamiento, de organización, en total integralidad, y
excelente estado de autenticación y es por la Información que contiene.
Independientemente de su propósito es la posibilidad de adquirir el conocimiento
que se encuentra en los soportes de papel, cd, planos y demás. La información
puede sus usos ya sea para la empresa propia que es dueña para la toma de
decisiones basadas en hechos o situaciones acontecidas o derivadas de la historia
corporativa o para los entes estatales como los de control para la verificación de
temas tributarios, judiciales, comerciales y demás. La fuente de información que
provee un archivo es invaluable, el tema aquí es saber llevar un archivo de acuerdo
a las normas de juegos basadas en derecho la cuales fueron implantadas bajo la
legislación de una ley y un conjunto de normas.

Como se enuncio anteriormente, la información como fuente de conocimiento se

puede hallar en medios o soportes físicos donde el ser humano a través de la
historia los ha empleado para emitir, comunicar, enseñar, información ya sea de
carácter público o privado. En la actualidad existen documentos físicos y
electrónicos; varia es su medio de difusión, su integralidad y forma de archivar. Por
ejemplo los documentos físicos son aquellos que son tangibles que están en papel,
plano o los documentos electrónicas que son intangibles que son los que se
soportan en medios tecnológicos como los correos electrónicos, cd´s, USB, que se
pueden leer a través de un ordenador que contiene un software específicamente
para ello.

La importancia al momento de la reproducción y emisión una vez ya hayan cumplido

su cometido es la manera como deben ser archivados bajo los parámetro
establecidos por ley y de acuerdo a la Ley General de Archivo de Colombia como
constancia de las actuaciones efectuadas por los entes oficiales o privados. Esto es
con el fin de evitar multas, sanciones y a su vez cumplir con lo estipulado. Se
requiere el compromiso de todos aquellos que están inmersos en esta temática ara
hacer de la archivística un campo de mayor proyección a nivel nacional.