GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME FINAL “LEY DE

RECONOCIMIENTO” RESOLUCIÓN RECTORAL N° 013

HUGO ALBERTO VIVES SERNA

TIPO DE ANTEPROYECTO

LEY DE RECONOCIMIENTO

FUNDACIÓN DE ESTUDIOS SUPERIORES UNIVERSITARIOS DE URABÁ

I U FESU

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ADMINISTRATIVAS Y

FINANCIERAS

PROFESIONAL EN ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

APARTADÓ

2018
 GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME FINAL “LEY DE

RECONOCIMIENTO” RESOLUCIÓN RECTORAL N° 013

HUGO ALBERTO VIVES SERNA

ASESOR(A)

JESÚS ALBEIRO ROJO LONDOÑO

FUNDACIÓN DE ESTUDIOS SUPERIORES UNIVERSITARIOS DE URABÁ

I U FESU

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ADMINISTRATIVAS Y

FINANCIERAS

PROFESIONAL EN ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

APARTADÓ

2018
 AGRADECIMIENTOS

Quiero agradecer primeramente a Dios por darme las bendiciones necesarias para día a día

sentirme con la capacidad de querer hacer las cosas de la mejor manera.

A mi esposa e hijo que a diario soportan mis ausencias debido a las horas dedicadas a esta

intervención, gracias por su comprensión y apoyo en cada momento de mi formación

académica.

También quiero agradecer al área administrativa de PROFAMILIA Apartado, que en

cabeza de mi jefe, compañera y amiga Darly, quien a través del apoyo brindado han

permitido y colaborado de una manera muy significativa en mi crecimiento profesional.

Por último, quiero darle las gracias a mi asesor, por su visión crítica, por su colaboración no

solo con el estudiante si no con la persona que al fin de cuentas es la que realmente ayudan

a formar.
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 5
1. DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN O EMPRESA. ........................................................... 7
1.1 Antecedentes históricos. ...................................................................................................... 7
1.2 Aspectos teleológicos ........................................................................................................ 10
1.2.1 Misión. ...................................................................................................................... 10
1.2.2 Visión. ....................................................................................................................... 10
1.2.3 Valores institucionales. ............................................................................................. 11
1.3 Estructura organizacional y funcional ............................................................................... 12
1.4 Área problemática ............................................................................................................. 13
2. OBJETIVOS DE LA PRACTICA ................................................................................................ 14
2.1 General. ................................................................................................................................. 14
2.2 Objetivos Específicos. ........................................................................................................... 14
2. JUSTIFICACIÓN...................................................................................................................... 15
3. REFERENTE TEÓRICO Y LEGAL. ....................................................................................... 17
5. INFORME DE LA(S) ACTIVIDAD(ES) DESARROLLADA(S). ............................................. 29
6. CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 36
7. RECOMENDACIONES .............................................................................................................. 38
8. REFERENCIAS. .......................................................................................................................... 40
9. ANEXOS...................................................................................................................................... 41
 INTRODUCCIÓN.

Desde la institución universitaria FESU se le apuesta a la educación integral,

permitiendo que sus estudiantes adquieran unas competencias teórico prácticas, logrando

aportarles a la educación intelectual y personal de cada uno de ellos. Educación que es

transmitida desde tres aspectos esenciales: en el SER, el HACER y el SABER HACER.

El proceso de reconocimiento empresarial es de total importancia para el estudiante,

porque es considerado una fase donde se pueden aplicar los conocimientos previamente

obtenidos durante el periodo universitario, brindándole la oportunidad de adquirir

experiencias para desenvolverse en el mundo laborar y desarrollar habilidades que le brinden

la confianza, disciplina y planificación necesaria para adquirir un mejor desarrollo tanto

profesional como personal.

Es por ello que en este informe sobre el proceso de reconocimiento empresarial, se

van a dar a conocer las funciones realizadas por el estudiante en la clínica Profamilia

Apartadó con el cargo de auxiliar de mantenimiento, apoyando a la parte administrativa en

todas las actividades de gestión referentes al área de mantenimiento, Profamilia se caracteriza

por ser una de las empresas más importantes de Colombia por estar enfocados principalmente

en el sector social, brindado el acompañamiento a los colombianos en temas de planificación

familiar y salud sexual y reproductiva.

El objetivo principal de este reconocimiento es resaltar las funciones que desempeña

el estudiante durante el apoyo realizado al área administrativa desde la experiencia

desempeñada en el cargo a través de todos estos años en la organización, e implementar los

conocimientos adquiridos en la Fundación de Estudios Superiores Universitarios Antonio

Roldán Betancur-FESU en la carrera de profesional en administración y finanzas.

Entre las funciones más destacadas que se realizan en este proceso se encuentran:

Planificar actividades de mantenimiento en toda la clínica Profamilia Apartado, Revisar

actividades descritas en el cronograma del área de mantenimiento general por clínicas a nivel

nacional, Solicitar e intermediar con proveedores los diferentes productos y servicios para

obtener cotizaciones acordes al presupuesto, que se utilizan para las diferentes actividades de

mantenimiento en la clínica Profamilia Apartado, Realizar y coordinar todo tipo de pedidos

en productos como co2 y oxigeno medicinal para la realización de las diferentes cirugías que

se realizan en la clínica Profamilia apartado. Entre otras.

Además, se conocerá un poco sobre la historia de Profamilia, su misión, visión y

objetivos principales de la empresa, como también un poco sobre las dificultades y logros

obtenidos en las labores realizadas.

 1. DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN O EMPRESA.

La Asociación Probienestar de la Familia Colombiana, Profamilia, es una entidad

privada sin ánimo de lucro especializada en salud sexual y reproductiva que ofrece servicios

médicos, educación y venta de productos especializados a la población colombiana.

Profamilia es la institución privada más grande a nivel nacional y la segunda en los

países en vía de desarrollo de este tipo, que ofrece programas y servicios de salud

especializados en salud sexual y reproductiva, incluida la planificación familiar.

Ubicación: Apartado Antioquia, Calle 100 N° 97-10 Barrio chinita

Administrador (a): Darly Neira Rivera

Teléfono: 8280771

NIT: 860013779-5

1.1 Antecedentes históricos.

Fue fundada en 1965 en Bogotá por el médico ginecólogo Fernando Tamayo Ogliastri,

quien es hoy su presidente honorario. Desde 1967, Profamilia forma parte de la Federación

Internacional de Planificación Familiar (IPPF).

pág. 7
  1965

Nace en Bogotá la Asociación Pro Bienestar de la Familia Colombiana, Profamilia, entidad

privada, sin ánimo de lucro. Fundada por el doctor Fernando Tamayo Ogliastri, médico

ginecólogo.

 1967

Profamilia se afilia a la Federación Internacional de Planificación Familiar – IPPF la

asociación más grande de Planificación Familiar en el mundo.

 1971

Se realiza la primera vasectomía en Colombia con la puesta en marcha del programa de

vasectomía y la distribución de anticonceptivos en áreas rurales.

 1973

Se realizan las primeras ligaduras de trompas por laparoscopia en el país: un gran avance

para la salud sexual y reproductiva de las colombianas.

 1990

Se realiza la primera Encuesta Nacional de Demografía y Salud (ENDS) – 1990 máximos

referentes en la actualidad de la situación de salud del país.

 1997

Se lanza al mercado Cyclofem, el anticonceptivo inyectable de Profamilia.

pág. 8
  2001

Profamilia inicia oficialmente la distribución de Postinor 2 como el primer anticonceptivo de

emergencia en Colombia que consolida la promoción y defensa de un derecho de la mujer,

reconociendo su autonomía sexual y reproductiva.

 2003

Profamilia Joven lanza la campaña ¡El Condón Lo Cargo Yo! Para motivar en las

adolescentes el uso y exigencia del condón como un derecho y doble protección.

 2004

Más del 75% de las parejas colombianas practican la Planificación Familiar y

aproximadamente el 25% de éstas lo hacen a través de Profamilia.

 2007

La anticoncepción de emergencia toma más fuerza y Profamilia trae al país Postinor 1, el

anticonceptivo de emergencia que en una sola dosis previene el embarazo después de una

relación sexual sin protección.

 2008

Se realizan más de 15.000 vasectomías en todo el país, lo que logra afianzar la participación

masculina en la planificación familiar.

pág. 9
  2011

Profamilia inicia el programa de Interrupción Voluntaria del Embarazo (IVE) o aborto legal,

en cumplimiento de la sentencia C-355 del 2006 de la Corte Constitucional, que despenalizó

el aborto en tres circunstancias.

 2014

Profamilia realiza la actualización la Política Nacional de Sexualidad, Derechos Sexuales y

Derechos Reproductivos del Ministerio de Salud y Protección Social.

1.2 Aspectos teleológicos

1.2.1 Misión.

Profamilia es una organización privada sin ánimo de lucro que promueve el respeto y

el ejercicio de los derechos sexuales y derechos reproductivos de toda la población

colombiana.

A través de una gestión empresarial exitosa e innovación permanente, Profamilia

garantiza altos niveles de calidad en su operación para contribuir al bienestar y desarrollo de

los colombianos, y ser un referente nacional e internacional.

1.2.2 Visión.

En el 2020 seremos una empresa moderna, innovadora, generadora de conocimiento,

con altos estándares de calidad, reconocida como el referente en sexualidad, derechos

sexuales y derechos reproductivos, creadora de soluciones para el desarrollo del país.

pág. 10
 1.2.3 Valores institucionales.

 SOSTENIBILIDAD FINANCIERA: La sostenibilidad financiera se enfoca en

obtener y gestionar de manera continua y eficiente los recursos que aseguren la

sostenibilidad, la permanencia y el crecimiento de la organización.

 COMUNICACIÓN ASERTIVA: Es la capacidad de transmitir ideas, información

y opiniones de forma clara, veraz y convincente, por escrito y oralmente, escuchando

y siendo receptivo a las propuestas de los demás.

 EXCELENCIA EN EL SERVICIO: Superar las expectativas y necesidades del

cliente externo e interno en términos de atención, calidad, oportunidad y comodidad.

 INNNOVACION: Capacidad de generar propuestas que permitan crear o mejorar

procesos, servicios, productos o procedimientos, con el fin de impactar positivamente

la productividad, competitividad y el relacionamiento de la organización.

 IMPACTO EN LA SOCIEDAD: Es la responsabilidad de generar bienestar y

transformación en la población colombiana por medio de nuestras cinco líneas de

acción: IPS (prestación de servicios de salud), Farma (venta de productos),

investigación, educa e incidencia (en salud sexual y salud reproductiva)

 TRABAJO EN EQUIPO: Capacidad para articular el trabajo con las diferentes

áreas y personas para lograr el objetivo propuesto.

(Profamilia, 2015)

pág. 11
1.3 Estructura organizacional y funcional

Figura 1 Organigrama desglosado Profamilia Apartadó

Fuente: Documento Interno de Profamilia Apartadó

Este esquema organizativo de la clínica Profamilia Apartadó, se desprende del

organigrama que existe a nivel nacional, más exactamente de la Gerencia de Salud – Regional

Antioquia y Santanderes.

En el organigrama de Profamilia Apartadó, se ve claramente como toda la estructura

organizacional se desglosa de una administración la cual es la encargada de dirigir todos los

procesos, donde cada uno de estos empleados tienen autonomía en sus cargos con el fin de

agilizar en la prestación de los servicios y a su vez tienen responsabilidad sobre algunos u

otros más abajo según su orden jerárquico, permitiendo un ambiente laboral adecuado y

respetando siempre los conductos regulares.

pág. 12
1.4 Área problemática

El área administrativa en la clínica Profamilia Apartadó tiene una gran responsabilidad

con los procesos generales e integrales de toda la empresa, además también tiene total

autonomía en las decisiones que deben ser tomadas por su administradora de centro, que en

conjunto con su grupo de colaboradores asumen la tarea día a día de realizar a cabalidad su

actividad misional por el bien de la organización. Esta área es la de mayor trascendencia en

la clínica Profamilia, puesto que es de allí donde se desprenden todas las decisiones con gran

relevancia y que tiene como objetivo principal Coordinar todos los procesos administrativos

de la empresa, asegurando el manejo eficiente de los recursos materiales y humanos con que

cuenta la clínica.

En consecuencia este cargo se desprende del área administrativa y por ende tiene como

función principal apoyar y liderar las actividades específicas en el cronograma de

mantenimiento general de Profamilia a nivel nacional, de modo que la administradora de la

clínica pueda delegar este tipo de actividades en el auxiliar de mantenimiento para agilizar

en los procesos referente a esta área, teniendo en cuenta que el estudiante tien amplia

experiencia adquirida a través de todos estos años desempeñando sus funciones en la

institución, así mismo como la puesta en práctica de los conocimientos obtenidos a lo largo

de la carrera como profesional en administración y finanzas en la institución universitaria

fesu.

pág. 13
 2. OBJETIVOS DE LA PRACTICA

2.1 General.

Apoyar al área administrativa de la clínica Profamilia Apartadó con la planificación,

ejecución y control de las actividades descritas en el cronograma de mantenimiento general

por clínicas a nivel nacional. Con el fin de cumplir las expectativas planteadas por la

dirección general respecto a la ejecución presupuestal a inicio de año en los rubros de

mantenimiento.

2.2 Objetivos Específicos.

 Revisar y coordinar las actividades descritas en el cronograma del área de

mantenimiento general por clínicas a nivel nacional.

 Contribuir con información valiosa e indispensable a la administradora de la clínica

para facilitar la planeación y toma de decisiones de presupuestos futuros con la

dirección general.

 Reportar novedades y sucesos técnicos a través de vía correo electrónico y mesas de

ayuda al área administrativa de la clínica y de soporte técnico a nivel nacional, con el

fin de darle solución y agilizar los procesos intervenidos.

 Solicitar e intermediar con proveedores los diferentes productos y servicios para

obtener cotizaciones acordes al presupuesto, que se utilizan para las diferentes

actividades de mantenimiento en la clínica Profamilia Apartadó.

pág. 14
 2. JUSTIFICACIÓN

Este trabajo de reconocimiento realizado en la clínica Profamilia Apartadó es

sumamente importante, dado que la institución universitaria FESU busca formar

profesionales íntegros e idóneos a las evidentes necesidades laborales de la región de Urabá,

es consiente también de tan importante reto con la región y con su comunidad educativa, por

lo tanto tiene diversas alternativas para trabajo de grado de sus estudiantes, entre ellos se

cuenta con la opción de reconocimiento empresarial, compone una herramienta fundamental

que le permite al estudiante trascender el abordaje de conocimientos teóricos abstractos,

además tener ese contacto con la realidad empresarial y social, que le permiten engrandecer

su formación profesional, considerando que adquiere experiencia en sus diversos campos de

acción.

Teniendo en cuenta que este reconocimiento empresarial es considerado un proceso

que le posibilita al estudiante ubicarse claramente frente a la vida, tanto laboral como

profesional acorde con su formación, desarrollar actitudes, habilidades y destrezas en los

contextos donde le corresponda actuar. A sí mismo, le debe brindar al estudiante mayor

experiencia, seguridad, coherencia y pertinencia de los enfoques teóricos, metodológicos e

investigativos aplicables al objeto de conocimiento específico de estudio y al énfasis en

administración y finanzas.

También es importante tener claro que este es el espacio en el cual el estudiante

desarrolla competencias de trabajo en equipo, adquiere nuevos conocimientos y la madurez

pág. 15
como persona, suficiente para emprender futuros retos laborales, permite adaptarse a nuevas

situaciones y le brinda herramientas para resolver problemas y tomar decisiones.

Vale la pena resaltar que la oportunidad de desarrollar este proceso de reconocimiento

empresarial en la clínica Profamilia Apartadó, es altamente significativo porque le permite

al estudiante aplicar sus conocimientos adquiridos a lo largo de su formación académica y

confrontarlos de una manera positiva con el mundo laboral.

pág. 16
 3. REFERENTE TEÓRICO Y LEGAL.

Como se ha venido plasmando a lo largo de este informe, para la institución

universitaria FESU es de gran importancia apostarle a la educación integral, debido a que

esto permite que sus estudiantes adquieran unas competencias teóricas y prácticas, logrando

aportarles a su educación intelectual y personal de cada uno de ellos. Educación que es

transmitida desde tres aspectos esenciales: en el SER, el HACER y el SABER HACER.

En consecuencia a lo anterior, la oportunidad de desarrollar este proceso de

reconocimiento empresarial en la clínica Profamilia Apartadó, es altamente significativo

porque le permite al estudiante aplicar sus conocimientos adquiridos a lo largo de su

formación académica, confrontarlos de una manera positiva con el mundo laboral y además

durante este proceso, el estudiante está en la capacidad de desarrollar competencias de

trabajo en equipo, adquirir la madurez suficiente como persona, para emprender futuros retos

laborales, permitiéndole adaptarse a nuevas situaciones que le brindan herramientas para

resolver problemas y tomar decisiones.

Definiciones:

Proveedores

Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas

con existencias y bienes, artículos principalmente, los cuales serán transformados para

venderlos posteriormente o que directamente se compran para su venta. Un proveedor

también ofrece servicios profesionales intangibles como horas de consultoría, formación, etc.

pág. 17
 La elección de los proveedores es un aspecto fundamental para el futuro éxito de tu

negocio. Negociar con ellos para alcanzar mejores precios, condiciones de pago,

exclusividades, etc., es siempre una garantía de mejora.

Los proveedores intervienen en cada parte del negocio; asegurar que una empresa

funcione dependerá en gran medida de si contamos con un flujo de bienes y servicios

constante. Para limitar el riesgo financiero, del negocio y el riesgo para la reputación, es

crucial gestionar de manera apropiada a los proveedores. Es recomendable contar con

herramientas que ubiquen la gestión de proveedores como foco, para asegurar que la cadena

de compras fluya tan efectivamente como sea posible.

Las empresas toman en cuenta varios aspectos que para ellas son relevantes para

poder elegir a sus proveedores, como por ejemplo, el hecho de elegir a aquellos que les

suministren los materiales de la mejor calidad posible, pero que a la vez le produzca el menor

coste, y que al mismo tiempo los proveedores les brinden otros tipos de beneficios como

buenas condiciones de pago y financiación.

(CIRCULANTE, 2016)

Para la empresa Profamilia Apartadó es de vital importancia la relación con sus

proveedores, considerando que el estudiante en todo su proceso de reconocimiento una de

las funciones que más realiza, es solicitar e intermediar con proveedores de los diferentes

productos y servicios para obtener cotizaciones acordes al presupuesto, que se utilizan para

las diferentes actividades de mantenimiento en la clínica Profamilia Apartadó.

pág. 18
Cotización

La cotización es un documento contable en donde se detalla el precio de un bien o un

servicio para el proceso de compra o negociación. Dentro de este proceso también se le

conoce como presupuesto, y es cuando un cliente le pide a cierta empresa que le indique el

valor de un pedido de mercancía.

Este documento informativo lo utiliza el área de compras de una empresa para

entablar una negociación, de este modo se dice que su importancia se da a nivel

administrativo, debido a que permite la generación de informes que comparan los productos

cotizados con los facturados.

Si bien se determina como un documento contable, no quiere decir que este sea un

ingreso, es decir no es un registro contable, ya que cuando un cliente solicita una cotización,

este está en el derecho de decidir aceptar, modificar o rechazar, en ningún momento está

obligado a pagar.

Si, por el contrario, el cliente acepta dicha cotización, el empresario entra a pasar esa

cotización a factura, para que el usuario continué con el pago.

Partes de la Cotización:

 El producto, bien o servicio de interés.

 Referencia del producto

 Descripción del producto o del servicio.

pág. 19
  Precio por unidad y por el número deseado.

 Fecha de expedición de la cotización

 Logo, número de identificación y nombre de la empresa.

 Fecha, ciudad y lugar de la sucursal o centro de costes.

 Nombre de la persona a quién va dirigida.

 Notas adicionales (dependiendo).

(Siigo (consejo de redación), 2018)

Este documento es sumamente importante para el estudiante en su proceso de

reconocimiento, debido a que con las cotizaciones de los productos o servicios se inician

todas las negociaciones con los proveedores, permitiéndole a la empresa escoger siempre la

opción que más convenga en términos de presupuesto y calidad, todo esto gracias a las

herramientas que le brinda este documento.

Auxiliar de mantenimiento:

Es la persona encargada de Auxiliar en tareas específicas de conservación y

mantenimiento tanto de la infraestructura de la organización como la de sus equipos,

transportes, mobiliarios y bienes generales de la Institución.

En Profamilia Aparatado este auxiliar, gracias a su experiencia a lo largo de estos

últimos 10 años en la ejecución de sus labores y a la formación recibida en la institución

pág. 20
universitaria FESU, donde cursa decimo semestre de la carrera profesional en administración

y finanzas, le permite desempeñar funciones de carácter administrativas, aportando desde su

conocimiento y su rol como auxiliar de mantenimiento al área administrativa en procesos

relacionados con su área.

Sistema General de Riesgos Laborales:

Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados

a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los

accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que

desarrollan.

Las disposiciones vigentes de salud ocupacional relacionadas con la prevención de

los accidentes de trabajo y enfermedades laborales y el mejoramiento de las condiciones de

trabajo, hacen parte integrante del Sistema General de Riesgos Laborales.

Salud Ocupacional:

Se entenderá en adelante como Seguridad y Salud en el Trabajo, definida como

aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las

condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene

por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el

trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social

de los trabajadores en todas las ocupaciones.

pág. 21
Programa de Salud Ocupacional:

En lo sucesivo se entenderá como el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en

el Trabajo SG-SST. Este Sistema consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas,

basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la

aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar,

reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el

trabajo. (http://www.secretariasenado.gov.co, 2018)

¿Qué es la prevención de riesgos laborales, y qué relación tiene con la higiene y

seguridad en el trabajo?

Se puede decir que la prevención de riesgos laborales es el conjunto de medidas

encaminadas a evitar riesgos en la salud de los trabajadores dentro de su ámbito de actividad

y puesto de trabajo.

En este sentido se trabaja en la prevención de riesgos laborales considerando como

tales todos aquellos que puedan producir un determinado daño en la salud de los trabajadores

de mayor o menor gravedad, sea enfermedad o accidente, y teniendo en cuenta los factores

que pueden influir en unas altas o bajas posibilidades de que esto suceda, en función de las

condiciones específicas de cada trabajo:

 Condiciones ambientales del entorno laborales.

 Condiciones físicas en las que se trabaja.

 Condiciones organizativas de las empresas.

pág. 22
 La prevención e higiene en materia de riesgos laborales se consigue aplicando todas

las medidas previstas para evitar los riesgos en el desempeño laboral.

Para poder establecer la prevención concreta y las medidas de seguridad en el

trabajo y actividad específica, lo primero es estudiar los tres puntos anteriores para identificar

agentes y condiciones potenciales que supongan un riesgo por accidente, enfermedad o

deterioro para la salud de las personas en sus trabajos.

En este sentido se realiza la evaluación de riesgos en cada negocio o instalación

productiva, identificando situaciones anteriores que han generado accidentes, o problemas

de higiene en el trabajo para la salud de los operarios en condiciones similares, y de esta

manera contar con información para adoptar medidas correctoras que eviten que se repitan.

Para entenderlo mejor, podemos poner un ejemplo clásico, como sería trabajar sobre

un andamio sin casco de protección y arneses de seguridad.

En éste caso el empresario debe facilitar la información a sus operarios, y hacer

cumplir las medidas de seguridad laboral, pero los trabajadores deben colaborar y ser

igualmente responsables de su cumplimiento. (phs Serkonten, 2017)

Soportes de Contabilidad

Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de

una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.

pág. 23
 Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en

los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables

deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a

continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden

ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

Los principales soportes de contabilidad son:

 Recibos de Caja

 Recibos de Consignación Bancaria

 Comprobantes de Deposito y retiro de cuentas de ahorro

 Factura de compraventa

 Comprobante de Venta con tarjeta de crédito

 Comprobantes de Egreso (Cheque – Efectivo)

 Letra de Cambio

 Pagaré

 Nota Debito

 Nota Crédito

 Retiro de Caja Menor

 Reembolso de Caja Menor

 Nota de Contabilidad

 Comprobante de Diario de Contabilidad

pág. 24
Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

 Nombre o razón social le la empresa que lo emite.

 Nombre, número y fecha del comprobante.

 Descripción del contenido del documento.

 Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los

comprobantes. (OVERBLOG, 2019)

La empresa Profamilia Apartadó es conscientes de la importancia de los documentos

contables para todos sus procesos administrativos, por tal razón el estudiante tiene muy en

cuenta las características y esta observación en el momento de hacer todo tipo de negociación

con contratistas y proveedores, siendo la factura el documento con el que más se relaciona,

a causa de la ejecución de sus funciones y por la naturaleza de su cargo.

Teniendo en cuenta que en el proceso de reconocimiento empresarial es realizado por

el estudiante en la clínica Profamilia Apartado, una entidad privada sin ánimo de lucro

especializada en salud sexual y reproductiva que ofrece servicios médicos, educación y venta

de productos especializados a la población colombiana. Además, gran parte de las labores se

realizan apoyando al área administrativa en la Revisión y programación de actividades

descritas en el cronograma de mantenimiento general de la clínica. Por tal razón se han

escogido como referentes legales las siguientes políticas y normatividad vigente.

Decreto 1443 de 2014: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Bogotá, agosto 4 de 2014. El Viceministro de Relaciones Laborales e Inspección,

encargado de las funciones del despacho del ministro del Trabajo expidió el pasado 31 de

pág. 25
julio el Decreto 1443 de 2014 el cual dicta disposiciones para la implementación del Sistema

de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Este Decreto tiene como objetivo definir las directrices de obligatorio cumplimiento

para implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST, que

deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de

personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de

economía solidaria y del sector cooperativo, las empresas de servicios temporales y tener

cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los

trabajadores en misión.

De acuerdo al artículo 37 "Transición. Todos los empleadores deberán sustituir el

Programa de Salud Ocupacional por el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo SG-SST para lo cual, a partir de la publicación del presente decreto deberán dar

inicio a las acciones necesarias para ajustarse a lo establecido en esta disposición y tendrán

unos plazos para culminar la totalidad del proceso, contados a partir de la entrada en vigencia

del presente decreto, de la siguiente manera:

a) Dieciocho (18) meses para las empresas con menos de diez (10) trabajadores.

b) Veinticuatro (24) meses para las empresas con diez (10) a doscientos (200) trabajadores.

c) Treinta (30) meses para las empresas de doscientos uno (201) o más trabajadores.

(CCS Consejo colombiano de seguridad, 2014)

pág. 26
RESOLUCIÓN 1409 DE 2012 (REGLAMENTO DE SEGURIDAD PARA

PROTECCIÓN CONTRA CAÍDAS EN TRABAJO EN ALTURAS.)

(julio 2) Diario Oficial No. 48.517 de 9 de agosto de 2012

Ministerio de trabajo

Por la cual se establece el Reglamento de Seguridad para protección contra caídas en

trabajo en alturas. en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial de las conferidas por

los artículos 83de la Ley 9ª de 1979, 348 del Código Sustantivo del Trabajo, y 2o y 6o del

decreto-ley 4108 de 2011 y el Decreto 1562 de 2012 y considerando que el objetivo básico

del Sistema General de Riesgos Laborales es la promoción de la salud ocupacional y la

prevención de los riesgos laborales, para evitar accidentes de trabajo y enfermedades

laborales.

Que conforme a lo previsto en los artículos 348 del Código Sustantivo del

Trabajo; 80, 81y 84 de la Ley 9ª de 1979; 21 del Decreto-ley 1295 de 1994; 26 de la Ley

1562 de 2012, que modificó el literal g) del artículo 21 del Decreto-ley 1295 de 1994; y el 2o

de la Resolución 2400 de 1979 expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, los

empleadores son responsables de la seguridad y salud de sus trabajadores en el trabajo.

Que conforme al Decreto 614 de 1984 es obligación de los empleadores organizar y

garantizar el funcionamiento de un programa de salud ocupacional denominado actualmente

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

pág. 27
 Que conforme a los artículos 48 inciso 5o de la Constitución Política; 9o de la Ley

100 de 1993; 83 del Decreto 1295 de 1994; los aportes al Sistema General de Riesgos

Laborales tienen el carácter de dineros públicos.

Que el trabajo en alturas está considerado como de alto riesgo debido a que, en las

estadísticas nacionales, es una de las primeras causas de accidentalidad y de muerte en el

trabajo.

La información consignada en este referente teórico y legal es de vital importancia

para el estudiante en su proceso de reconocimiento empresarial, teniendo en cuenta que en el

desarrollo de sus actividades diarias tiene relación directa con proveedores y contratistas, los

cuales deben cumplir con todos estos requisitos legales para la prestación de los servicios a

la clínica Profamilia Apartado.

pág. 28
 5. INFORME DE LA(S) ACTIVIDAD(ES) DESARROLLADA(S).

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DIFICULTADES LOGROS

1. Planificar Consiste en planificar y En ocasiones los Se adquirieron

actividades de coordinar con el personal cruces con otras conocimientos

mantenimiento operativo todas las actividades de mayor generales y destrezas

general en toda la actividades pendientes y importancia para la relacionados con la

clínica Profamilia relacionadas con el área de institución como lo planificación,

Apartado mantenimiento general en son las brigadas de asumiendo retos

toda la clínica Profamilia cirugía, dificultaron la importantes en la

Apartadó. planeación de las empresa.

actividades de

mantenimiento.

2. Revisión y Luego que el departamento Al inicio no se tenían Se logra obtener

programación de de servicios administrativos suficientes experiencia y

actividades entrega los cronogramas a proveedores que reconocimiento por la

descritas en el las diferentes clínicas de facilitaran el labor desempeñada,

cronograma del Profamilia a nivel nacional, cumplimiento y permitiendo que la

área de se procede a revisar y desarrollo del infraestructura de la

mantenimiento programar localmente las cronograma en las clínica, sus equipos

general por actividades descritas en fechas pactadas por el biomédicos y equipos

dicho cronograma con el fin departamento de electrónicos

pág. 29
clínicas a nivel de dar cumplimiento a lo servicios permanezcan en

nacional programado inicialmente por administrativos. perfecto estado,

el departamento. aportando a la

sostenibilidad

financiera de la

empresa. cronograma

de mantenimiento

general.

3. Intermediación Solicitar e intermediar con El presupuesto Se logra adquirir

con proveedores proveedores de los diferentes limitado para algunas excelente relación de

de los diferentes productos y servicios para actividades y la falta negociación con los

productos y obtener cotizaciones acordes de proveedores de diferentes proveedores

servicios. para al presupuesto, que se algunos servicios permitiendo el

obtener utilizan para las diferentes dificulta un poco la cumplimiento del

cotizaciones actividades de realización a tiempo cronograma de

acordes al mantenimiento en la clínica del cronograma. mantenimiento general.

presupuesto. Profamilia Apartadó.

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 Consiste en realizar reportes En ocasiones la Se logró aprender el

4. Reportar técnicos referentes a inestabilidad de la manejo de diferentes

novedades a novedades, daños, plataforma de mesas plataformas que

través de vía necesidades o imprevistos de ayuda dificultó la aportan y dinamizan la

correo electrónico que tengan relación con el realización de esta realización del trabajo.

y mesas de ayuda área de mantenimiento de la actividad.

al área clínica Apartado, dichos

administrativa de reportes se hacen a través de

la clínica y de mesas de ayuda (plataforma

soporte técnico a sistematizada) al área de

nivel nacional. mantenimiento regional y

también vía correo a la

administradora de la clínica.

5. proceso de • Revisar y archivar No hubo dificultades Se lograron tener

organización de organizadamente los efectivamente

documentos diferentes informes y organizados y

(Informes y reportes técnicos de archivados los

reportes técnicos) mantenimientos realizados a documentos como las

los diferentes equipos hojas de vida de

biomédicos y aires equipos, reportes

pág. 31
 acondicionados de la clínica técnicos e informes de

Profamilia Apartadó con el mantenimientos para la

fin de tener al día la respectiva presentación

documentación a la mano en a entes pertinentes.

caso de ser solicitada por los

entes encargados de dicha

información (seccional de

salud de Antioquia.)

6. Realizar Consiste en hacer cálculos y En ocasiones se Se logra adquirir

medidas, cálculos medidas para la realización dificultaba debido a destrezas y habilidades

y estimados para de trabajos locativos futuros los presupuestos tan con la realización de

proyección de y a su vez proyectar las limitados en algunos estos cálculos y

necesidades de necesidades de materiales, rubros. medidas gracias a la

materiales de teniendo siempre en cuenta experiencia adquirida

mantenimiento. los presupuestos de estos en el cargo a través de

rubros dispuestos en el los años.

cronograma a nivel nacional.

pág. 32
7. Realizar y Consiste en realizar los No se tiene con El practicante logra

coordinar todo pedidos de compra de exactitud las fechas adquirir buenas

tipo de pedidos en productos como co2 y de cirugía de los relaciones con los

productos como oxigeno medicinal para la próximos meses y los proveedores,

co2 y oxigeno realización de las diferentes pedidos se deben permitiendo generar

medicinal para la cirugías en la clínica hacer muchas veces buen ambiente en las

realización de las Apartadó, estos pedidos se trimestralmente. negociaciones, se logra

diferentes cirugías realizan según la necesidad Razón por la cual se trabajar en equipo con

que se realizan en del servicio, teniendo en dificultaba ser el personal encargado

la clínica cuenta que no incurra en el exactos en el de programar las

Profamilia incremento de los costos de la momento de hacer los futuras cirugías.

Apartadó. clínica. nuevos pedidos.

8. Supervisar, Consiste en supervisar y La dificultad más Se logra tener excelente

recibir obras y recibir todo tipo de obra civil marcada consistió en coordinación con

actividades de o actividad de mantenimiento la programación de las contratistas con el fin de

mantenimiento general realizada a las actividades, debido a entregar

general realizadas instalaciones o algún equipo que no se podía dejar cumplidamente todas

por contratistas a tanto biomédico como de prestar el servicio las actividades

equipos y planta electrónico ejecutado por de la clínica en programadas y permitir

física de contratistas en la clínica algunas áreas, no la excelente prestación

Profamilia Profamilia Apartadó. obstante, siempre se del servicio a los

Apartadó. buscó la manera de no

pág. 33
 perjudicar a ambas clientes de Profamilia

partes y llegar a un Apartadó.

buen acuerdo.

9. Asentar Consiste en que según la Debido a la Se logra comprender la

novedades en las necesidad el practicante acumulación de importancia del registro

hojas de vidas de debe ir dejando por escrito actividades a realizar de las novedades en las

los equipos de la las novedades presentadas a por el practicante se hojas de vida de los

clínica de los equipos y activos fijos restaba importancia a equipos para la

Profamilia de la clínica. novedades esta actividad y se preservación de la vida

Apartado como mantenimientos olvidaba muchas veces útil de los equipos de

correctivos, cambio de de hacer el respectivo Profamilia Apartadó.

repuestos, Mtos preventivos, registro.

entre otras.

10. Realizar rondas El practicante gracias a la La mayoría de los A través de los años en

de revisión del experiencia en su cargo está trabajos realizados a este cargo el

estado del en la capacidad de hacer infraestructura y a practicante logra

mantenimiento en rondas diarias y semanales equipos dependen no adquirir unos

la infraestructura, con el fin de observar el solo de la urgencia o conocimientos amplios

equipos estado de la infraestructura, necesidad del mismo en el momento de

biomédicos y equipos biomédicos y si no que dependen de identificar la

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electrónicos con el electrónicos para a su vez los presupuestos y problemática y se

fin de mejorar las determinar los rubros de adquiere también una

condiciones. requerimientos y permitir mantenimiento para destreza en el manejo

que sean intervenidos y cada área. de los reportes de

mejorar sus condiciones dichas eventualidades,

físicas. creando total confianza

en su jefe inmediato

respecto a la labor

ejecutada.

pág. 35
 6. CONCLUSIONES.

Por todo lo expuesto en este trabajo de grado realizado a través de un proceso de

reconocimiento empresarial, cabe resaltar que es sumamente fundamental porque permite

materializar los conocimientos teóricos adquiridos en la institución universitaria, además lo

vivido en todos los procesos de aprendizaje aportan a la obtención del conocimiento

necesario y experiencia para la vida laboral del practicante en los niveles del ser, del saber y

del saber hacer.

Los actividades desarrolladas permiten al estudiante obtener bases concretas en el

ámbito administrativo, aportando desde la dirección del área de mantenimiento en la clínica

Profamilia Apartadó, por tanto se logra cumplir con el aporte a la empresa de conocimientos

administrativos y financieros, soportados desde el conocimiento y empoderamiento del

presupuesto utilizado para las actividades descritas en el cronograma de mantenimiento,

aprendiendo también del campo laborar y obteniendo nuevas experiencias para el crecimiento

profesional del practicante desde distintos espacios de aplicación.

Por otro lado, se logró adquirir habilidades y destrezas en el manejo de la plataforma

para reportes de necesidades y soportes técnicos tanto al departamento de mantenimiento

regional Antioquia como al departamento de tecnología a nivel nacional, también a la

facilidad para negociar con proveedores y contratistas permitiendo cumplir con los

cronogramas de actividades y aportando con el cumplimiento de los presupuestos asignados

para el área de mantenimiento de la clínica Profamilia Apartadó.

pág. 36
 En términos generales, el conocimiento que el estudiante ha venido adquiriendo en

el proceso de reconocimiento empresarial, es muy significativo, debido a que en la

coordinación de las actividades descritas en el cronograma nacional del área de

mantenimiento y por supuesto en la relación e intermediación directa con los proveedores de

los diferentes servicios y productos, se han venido solicitando cotizaciones acordes al

presupuesto asignado para el desarrollo del mismo, lo que le permiten destacarse en el

cumplimiento de sus funciones aportando con estas labores a la sostenibilidad financiera de

la empresa.

El estudiante en la ejecución de sus funciones diarias, aporta información valiosa y

significativa a la administradora de la clínica, para facilitarle en el momento de reunirse con

sus superiores, una mayor agilidad en la elaboración de los próximos presupuestos, asignados

para toda la operación y ejecución de los cronogramas de mantenimiento del año siguiente

en la clínica Profamilia Apartadó , también con la información suministrada por el estudiante

en su proceso de reconocimiento, le brinda herramientas fundamentales a sus superiores para

aportar en la planeación y la toma de decisiones futuras.

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 7. RECOMENDACIONES

Las empresas en este mundo globalizado cada día están buscando incrementar su

rentabilidad, reducir el gasto y buscar alternativas eficientes frente a los costos

operacionales, por consiguiente el estudiante a través de su proceso de reconocimiento y a lo

largo del cumplimiento de sus funciones, ha evidenciado algunas falencias en este cargo de

auxiliar de mantenimiento en la clínica Profamilia Apartadó, es por esto que en aras de ser

más eficiente y mejorar las condiciones en este proceso se hacen las siguientes

recomendaciones:

 Permitir al estudiante desde su cargo y en este proceso de reconocimiento, participar

más activamente de todas las reuniones donde se discuten la elaboración del

presupuesto asignado para el desarrollo de las actividades del cronograma de

mantenimiento general de la clínica, aprovechando que conoce de primera mano las

necesidades latentes en estas áreas.

 Asignar un presupuesto más amplio en el rubro de pintura de fachadas de toda la

infraestructura y permitir que se desarrolle a cabalidad este presupuesto.

 Incrementar las estrategias para la consecución de proveedores locales que ejecuten

los mantenimientos de mayor relevancia, para garantizar la minimización de los

gastos de la organización, considerando que estos proveedores locales también le

garantizan a la empresa una excelente calidad en sus servicios.

 Permitir mayor autonomía al auxiliar de mantenimiento en la toma de decisiones, con

el fin de agilizar en los procesos del área.

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 Revisar y analizar muy bien el presupuesto de mantenimiento general, teniendo en

cuenta que en municipios como Apartadó, lugar donde está ubicada la clínica, la mano

de obra para algunos trabajos específicos, es mucho más costosa que en otras zonas

del país y por ende hay más dificultades para ejecutar estas actividades debido al

presupuesto tan limitado.

pág. 39
 8. REFERENCIAS.

CCS Consejo colombiano de seguridad. (04 de Agosto de 2014). CCS Consejo colombiano de
seguridad. Obtenido de https://ccs.org.co

CIRCULANTE. (24 de OCTUBRE de 2016). Circulante.com. Obtenido de

http://www.circulante.com/finanzas-corporativas

http://www.secretariasenado.gov.co. (15 de Octubre de 2018). Secretariasenado.gov.co. Obtenido

de http://www.secretariasenado.gov.co

https://www.cancilleria.gov.co. (09 de Agosto de 2012). https://www.cancilleria.gov.co. Obtenido

de
https://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/Normograma/docs/resolucion_mtra_1409
_2012.htm

Ministerio de salud y proteccion social. (30 de Julio de 2014). https://www.minsalud.gov.co.

Obtenido de https://www.minsalud.gov.co

OVERBLOG. (ABRIL de 2019). http://soportes-contables.iue.over-blog.es. Obtenido de

http://soportes-contables.iue.over-blog.es/pages/SOPORTES_DE_CONTABILIDAD-
1310261.html

phs Serkonten. (11 de Diciembre de 2017). phs Serkonten. Obtenido de

https://www.phsserkonten.com

Profamilia. (2014). https://profamilia.org.co. Obtenido de https://profamilia.org.co

Profamilia. (2015). https://profamilia.org.co. Obtenido de https://profamilia.org.co

Siigo (consejo de redación). (25 de ABRIL de 2018). SIIGO. Obtenido de

https://www.siigo.com/blog/contador/que-es-una-cotizacion/

pág. 40
 9. ANEXOS.

Anexo 1: Puesto de trabajo

En el anexo 1. Se evidencia lugar de trabajo donde el estudiante desarrolla gran parte de sus
funciones.

Anexo 2: Reporte (mesa de ayuda)

En el anexo 2. Se muestra reporte técnico realizado por el estudiante en la plataforma mesa de

ayuda.

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Anexo 3: Acta de entrega (recibido a proveedor)

En el anexo 3. Se evidencia el acta de entrega por parte de un proveedor y el estudiante en

las veces de auxiliar de mantenimiento tiene la responsabilidad de revisar y supervisar las
actividades.
Anexo 4: Presupuesto general de mantenimiento 2018, Profamilia Apartadó.

En el anexo 4. Se muestra el presupuesto con sus respectivas variaciones respecto a los dos
últimos años, asignado para las actividades de mantenimiento y electromedicina, lideradas
por el estudiante en su cumplimiento de sus labores.

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Anexo 5: Presupuesto general de mantenimiento 2018, Profamilia Apartadó.

En el anexo 5. Se evidencia el presupuesto con sus respectivos rubros mensuales, asignados

para el año 2018 en la ejecución de las actividades de mantenimiento y electromedicina,

lideradas por el estudiante en su cumplimiento de sus labores.

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Anexo 6: Factura de mto preventivo a aires acondicionados.

En el anexo 6. Se muestra la factura del mantenimiento preventivo a aires acondicionados,

esta es revisada y direccionada por el estudiante en la ejecución de sus funciones.
Anexo 7: Factura servicio de mantenimiento

En el anexo 7. Se evidencia una factura realizada para el cobro de un mto correctivo, esta
es recibida y direccionada por el estudiante en el cumplimiento de sus funciones.

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Anexo 8: Informe de mantenimiento correctivo y preventivo a mobiliarios.

En el anexo 8. Se muestra el informe de mantenimiento correctivo y preventivo al mobiliario

de la clínica, realizado por el estudiante en el cumplimiento de sus funciones y entregado
a la administradora de centro para su revisión y control.

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Anexo 9: cotización de mantenimiento preventivo al sistema hidráulico de Profamilia
Apartadó.

En el anexo 9. Se evidencia una cotización realizada para el mto preventivo del sistema
hidráulico de la clínica, esta es recibida, analizada y aprobada por el estudiante en el
cumplimiento de sus funciones.
Anexo 10: Reporte visita técnica.

En el anexo 10. Se evidencia reporte de visita técnica realizada a equipos del sistema
eléctrico de Profamilia Apartadó, esta es solicitada, analizada y direccionada por el
estudiante en el cumplimiento de sus funciones.

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