SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Gestión documental en el entorno laboral

Presentado por: Yorbi Torres Gámez
C.C. 1.066.181.563

“Paralelo Clases de Documentos”

CLASE DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es un medio de comunicación
de la información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo
configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e
información que conllevan y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese
conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos
clases de documentos.

DOCUMENTI DE ARCHIVO DOCUMENTO

ELECTRONICO
Documento Electrónico: toda
la información generada,
enviada, recibida,
Documento de Archivo:
almacenada o acumulada
determinado por el lugar donde
por medio electrónico.
se encuentran toda la
también se encuentran
DEFINICION información producida o recibida
documentos electrónicos de
por una entidad pública o
archivo que cumplen su
privada, en razón de sus
acción durante todo el ciclo
actividades o funciones.
vital documental, como son
los archivos: de gestión,
central e histórico.
Tienen el mismo objetivo, el cual es mantener la información
organizada y protegida, a fin de que sea fácil su localización en
SIMILITUDES el momento de que sea requerida la información.
Se debe disponer de los elementos necesarios de equipo ,
espacio y personal para el desarrollo de la función archivística.
El registro esta acogido en un
Recoge información en un
medio, cuya información se hace
medio cuyos símbolos solo
accesible a través de símbolos
pueden ser leídos por un
implícitos en el. ordenador
DIFERENCIAS
Su contenido puede ser
El contenido es inseparable de separado de su soporte
su medio o soporte. original, para ser transferido
a otros.

Su valor probatorio se mide por
las características
autenticidad, entre ellas la firma.
Es una constatación que permite
comprobar el desarrollo de una
actuación administrativa.
Nos permite comunicarnos, a
USO otros órganos o unidades de la
administración o a terceros
interesados ya sea personas
jurídicas o naturales, públicas o
privadas.
Su autenticidad depende del
hardware y software en el
cual fue creado y esta solo se
de
podrá mantener si se
conserva en su estructura
original.
Permite fácil acceso a la
información
Controla el acceso a la
información por niveles de
seguridad y conservación a
largo plazo.