👉HISTORIA DEL MÉTODO DE LAS 5S

La historia de este método comienza en Japón, su nombre viene designado por

la primera letra del nombre de sus cinco etapas, y se inicia con Toyota en los
años 60 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más
ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor
productividad y un mejor entorno laboral.

Hiroyuki Hirano se le puede considerar el padre de esta técnica. Desarrollando

sobre las 80 metodologías para mantener el puesto de trabajo limpio y
ordenado.

Surgió tras la segunda guerra mundial por la Unión Japonesa de Científicos e

Ingenieros con el objetivo de mejorar la calidad y eliminar obstáculos a la
producción eficiente. En un principio se aplicó al montaje de automóviles, pero
en la actualidad tiene aplicación a muchos más sectores, empresas y puestos
de trabajo.

Varios estudios estadísticos demuestran que aplicar las primeras 3S da lugar a

resultados tan interesantes como el crecimiento del 15% del tiempo medio entre
fallos, el crecimiento del 10% en fiabilidad del equipo, la reducción del 70% del
número de accidentes y una reducción del 40% en costos de mantenimiento.

👉 ¿QUÉ SON LAS 5S?

Es una práctica de calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral”

de la empresa, no sólo de máquina, equipo e infraestructura sino del
mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos los miembros de la
organización. En inglés se denomina “housekeeping” que traducido es “ser amos
de casa también en el trabajo”.
👉 ¿CÓMO SE PODRÍAN DEFINIR LAS 5S?

Como un estado ideal en el que:

Los materiales y útiles innecesarios se han eliminado.
Todo se encuentra ordenado e identificado.
Se han eliminado las fuentes de suciedad.
Existe un control visual mediante el cual saltan a la vista las desviaciones
o fallos, y todo lo anterior se mantiene y mejora continuamente.

👉 ¿CUÁLES SON LAS 5S?

Las 5S vienen referidas al mantenimiento integral de la empresa en todos los
aspectos y no sólo las herramientas de trabajo, lo que en inglés
es housekeeping. Las 5S son:
1. Seiri (clasificación, eliminar y reducir): Se debe mantener únicamente
lo necesario en el puesto de trabajo, el resto debe ser removido.
2. Seiton (ordenar, identificar): Una vez se han definido los elementos o
herramientas necesarias para el trabajo, éstas deben ser ordenadas e
identificadas de manera que sean de fácil acceso y uso.
3. Seiso (limpieza y saneamiento): El área y lugar de trabajo debe
mantenerse limpio para mantener un alto desempeño.
4. Seiketsu (normalización y estandarización): Eliminar las causas de la
suciedad y el desorden y hacer un estándar de las 3 primeras S.
5. Shitsuke (mantener la disciplina, auditar y hábito): Fomentar
esfuerzos para mejorar. Se refiere al mantenimiento de los estándares, de
esta forma se asegura que el sistema se mantenga y no se regrese a las
prácticas anteriores.
Las cinco etapas son muy sencillas de implementar se requiere una metodología
disciplinada y rigurosa para poder llevarlas a cabo. Los proyectos de
implantación de 5S deben ser abordables y medibles, cortos en el tiempo. Sus
mejoras visuales son muy evidentes, lo que da la sensación de que se mejoran
cosas.

👉 DESCRIPCIÓN DE LAS FASES

1. Fase 1S: Separar innecesarios

La primera fase es la de clasificación y descarte, separando las cosas
innecesarias de las necesarias y manteniendo sólo las necesarias.
Las necesarias deben estar en el número adecuado y el lugar conveniente. Sólo
debe quedar lo que tiene una utilidad, lo inútil debe ser descartado. Esta fase
permite una reducción de stock, capacidad de almacenamiento, las necesidades
de espacio, transporte y seguros. Evita la compra de materiales que no son
necesarios, aumenta la productividad y permite una mayor economía y
clasificación, entre otras ventajas.

2. Fase 2S: Organización

La organización consiste en dónde colocar las cosas. Se hace un estudio antes
de decidir dónde debe ir cada cosa para de esta manera saber dónde conseguir
cada utensilio o documento en el momento en que se necesita.
Hay que tener en cuenta lo que se utiliza constantemente, lo que se utiliza
de vez en cuando y quién utiliza cada cosa. Cada una de las cosas ha de
tener su espacio en un lugar único, donde se debe encontrar y a donde debe
volver, todo debe estar disponible en su sitio y cuando se necesite. Para ello se
debe tener lo necesario (ya se han descartado innecesarios) en su justa cantidad
con la calidad que se espera y en el lugar y momento adecuados.

Esta fase permite un ahorro de tiempo de trabajo (menor tiempo para buscar lo
que hace falta), una mayor facilidad de producción, ejecución de trabajo y
transporte interno, una menor necesidad de controles de producción y gestión
de stock, mayor productividad y racionalización del trabajo, además de
mejor clima laboral.

3. Fase 3S: Limpieza

La tercera fase trata de la limpieza en la empresa, fase de la que debe ocuparse
todos los miembros de la empresa. Cada persona debe ser responsable de
mantener la limpieza de una zona determinada de su centro de trabajo.

La limpieza ofrece seguridad y calidad en la empresa. Las ventajas de esta fase

se centran en una mejor imagen interna y externa de la empresa, mayor facilidad
en las ventas, mayor productividad, menores daños de productos y materiales y
menos pérdidas.
Además, se favorece un buen clima laboral, ya que la limpieza da una mejor
sensación dentro de la empresa.

4. Fase 4S: Normalización

La fase de normalización consta de la higiene y la visualización, del

mantenimiento de la limpieza y el orden para ofrecer una mayor seguridad y
calidad en la empresa.
Se requiere una buena disciplina para poder lograr los objetivos. La visualización
consiste en la gestión continua de la higiene. La gestión visual adquiere una gran
importancia en esta fase. Los responsables de la empresa pueden hacer visitas
por la empresa para detectar puntos de mejora.
5. Fase 5S: Disciplina y compromiso
La última fase de las 5S, tras haber completado las otras, consiste en la disciplina
y el compromiso. La disciplina es la voluntad de hacer las cosas como se deben
hacer y tener buenos hábitos. El compromiso se basa en la mejora continua y
busca sobre todo crear hábitos en base a los puntos anteriores.

👉EJEMPLO DE APLICACIÓN DEL MÉTODO DE LAS 5S

Una de las interrogantes que surge con respecto a la implementación de esta

técnica de las 5S es “¿cómo se lleva a la práctica?” - cada empresa puede utilizar
el sistema que quiera para organizarse, a continuación, un ejemplo con respecto
a una planta de producción.

1. Primera S
La identificación de lo que no es necesario puede realizarse de muchos modos.
Entre los más eficaces están las listas y las tarjetas rojas. Un producto que
lleva una tarjeta roja significa que debe desecharse. Normalmente las tarjetas
rojas deben estar debidamente cumplimentadas. Esto hay que evaluarlo, ya que
quizá no sea necesario eliminar todos los productos con tarjeta roja.
También hay que tener planificado qué se va a hacer con los elementos
sobrantes. El beneficio de haber eliminado los productos innecesarios es que se
recupera espacio y se gana en seguridad al despejarse las zonas de paso.

2. Segunda S
Para ordenar hay que seguir un criterio y uno de esos posibles criterios de
ordenación es la frecuencia de uso.
Lo primero es identificar los lugares de almacenamiento, qué objetos irán en
cada lugar y cuántos de ellos irán a ese lugar.
La identificación del objeto y del lugar donde se guardará tiene que ser la
misma. De esta forma se gana el tiempo que se perdía buscando objetos que
no estaban identificados. Además, si algo no está en su sitio se ve fácilmente.
Lo normal es que aquello de uso frecuente esté en un lugar más visible y
accesible.
3. Tercera S
Es fundamental detectar las zonas donde se genera suciedad para tenerlas
limpias, con la limpieza se mejora la calidad de los productos, el ambiente de
trabajo es más confortable y agradable e incluso pueden disminuir
los accidentes.

4. Cuarta S
Estandarizar significa definir lo siguiente:

 Qué debe estar ubicado en el puesto de trabajo y dónde debe estar

ubicado.
 Qué hay que limpiar, cuándo hay que limpiar y quién es el responsable de
esta tarea.
En la auditoría 5S no se suelen definir plazos para la corrección de las
anomalías, como sucede con las auditorías internas o externas de normas. Lo
que ocurre es que si llega la siguiente auditoría y el problema no se ha
solucionado volverá a registrarse y se exigirán cambios al responsable del área.

Todo el personal de la empresa debe conocer los estándares que hay que
cumplir para que puedan utilizarlos y si es mediante controles visuales mucho
mejor.

La estandarización mediante controles visuales se realiza con imágenes y textos

de tal forma que las normas de comportamiento queden claras. Esto se hace
mediante carteles, paneles informativos, identificación por colores y señales de
control. Las señales de control suelen ser dispositivos de medición, como los
termómetros y los medidores de presión.
Un ejemplo de identificación por colores lo tenemos en las tuberías. Según la
función que tenga y el fluido que conduzca el color de la tubería es diferente.

Cuando se establecen estándares claros es más fácil detectar cualquier

desviación y mantener el trabajo realizado, así como reducir los tiempos de
formación del personal.
5. Quinta S
La disciplina es la cereza del pastel, ya que se trata de seguir todas las normas
y estándares establecidos por la empresa. Para ello hay que conseguir que el
personal siga una serie de hábitos para mantener el trabajo realizado en las
etapas anteriores.

Conseguir esto supone observar los estándares establecidos, ejecutar el plan de

acciones acordado después de las autorías y formar al personal para que cumpla
con los estándares.

La disciplina no es algo que aparece por arte de magia, sino que hay que
fomentarla. Para conseguirlo lo primero que hay que hacer es fijar unos
estándares e instruir a los trabajadores para que los conozcan y los pongan en
práctica. También se pueden integrar las 5S dentro de las pautas de trabajo,
estableciendo un plan de auditorías programadas.

👉LAS VENTAJAS DE LAS 5S

El método de las 5S busca la calidad en las empresas, por lo que va a tener

muchas ventajas, entre las que destacan:
La reducción de gastos de tiempo.
La reducción de gastos de energía.
La reducción de costos en stocks y material innecesario.
Mayor espacio para el trabajo y la empresa.
Mayor trabajo en equipo y cooperación.
Mayor conocimiento del puesto de trabajo.
La reducción de riesgos de accidentes o de salud.
La mejora de la seguridad en el trabajo.
La mejora de la calidad de la producción.
La mejora de las condiciones de trabajo y mayor clima laboral.
Mejora de la eficacia de la empresa.
Mayor productividad.
Mayor calidad.
Eliminación de tiempos muertos.
Mejor conservación del espacio de trabajo.
 Aumento de la vida útil de equipos y herramientas de trabajo.
Reducción de pérdidas por tiempo de respuesta, costes o calidad.
Mejor ambiente de trabajo, mayor limpieza, aseo y condiciones en
general.

👉EJEMPLOS DE LO QUE SE PRETENDE EVITAR

Movimientos innecesarios en el flujo de trabajo.

Aspecto sucio del entorno laboral.
Falta de seguridad laboral en el puesto, uso de gafas y protecciones.
Falta de instrucciones en planta.

👉PROYECTO 5S EN UN ALMACÉN: ¿PROYECTO O ACTIVIDAD

COTIDIANA?

La respuesta a esta pregunta es Si a las dos, pero en dos fases consecutivas:

En primer lugar, habrá que tomarse la implantación 5S en nuestro

almacén como un proyecto con: su director de proyecto, sus actividades
de formación y promoción, sus planes de acción, su cronograma, etc.,
Dedicar horas a planificar el proyecto no será en ningún caso una pérdida
de tiempo.
Una vez puesto en marcha el proyecto (al menos realizadas las primeras
3S, las “S” operativas) el proyecto 5S mutará a una actividad cotidiana
que deberá formar parte del grupo de operaciones que se realicen en
nuestro almacén como, por ejemplo: mantenimiento de equipos y utillajes,
inventarios periódicos, etc., si no se contempla la actividad 5S como un
conjunto de operaciones más a realizar en el almacén (esto supone una
obligación para los empleados del almacén) seguramente el proyecto
fracasará en un plazo breve.
 Pasos a seguir para implantar un proyecto 5S
Antes de llevar a cabo cada una de las “S” de la herramienta tendrá que existir
un periodo de mentalización hacia el nuevo cambio que supone la adopción de
la misma en nuestro almacén. Estos serán los pasos a seguir y por este orden:
1. Lograr la aprobación de la alta dirección (moral y económicamente).
2. Comunicación a los empleados del almacén.
3. Proceso de mentalización: reuniones, charlas, talleres explicativos.
4. Nombrar a un responsable de proyecto 5S.
5. Planificar un plan de acción.
6. Ejecutar cada una de las 5S en relación con los plazos y condiciones del plan de
acción.

👉 ¿POR DÓNDE COMENZAR A IMPLANTAR LAS 5S?

La implantación de las 5S en la empresa debe comenzar de manera controlada
y acotada, no tiene sentido empezar con un proyecto que abarque a toda la
empresa, sino que es mucho más factible empezar con una zona pequeña e ir
experimentado y adquiriendo el conocimiento sobre esta, para posteriormente
adaptar al resto de la empresa. Al principio nos dará una primera idea de los
problemas que nos encontraremos posteriormente, a través de la auditoria se
evaluarán los aspectos que engloban las 5S, no se dejarán temas por tratar y los
resultados se pueden comparar en el tiempo o entre distintas zonas.

👉OTRAS “S”
A lo largo del tiempo, algunas empresas han ampliado las 5 S originales, y se
han adoptado más características o nuevas “S” que las empresas han
considerado importantes. De esta manera, las 5S se puede ampliar al concepto
de mejora continua, y se convierte en una herramienta viva que cambia con las
necesidades de la empresa.
De manera que otras S pueden ser:

Shikari (Constancia)
Shitsukoku (Compromiso)
Seishoo (Coordinación)
Seido (Sincronización)
👉CONCLUSIONES 5S
La técnica de las 5S no se limita solo a una planta productiva, se pueden
aplicar a cualquier tipo de actividad (oficina, mercado), es decir, las
organizaciones en general, ya sea por aéreas o sectores de una
determinada organización sea esta comercial, industrial, etc.

La herramienta 5S es un proceso de mejora continua, que no exige un

nivel de conocimientos elevados, si no que trata temas bastante
elementales. Las fases son eliminar lo sobrante, ordenar, limpiar e
inspeccionar, estandarizar y la autodisciplina de mantener los pasos
anteriores. A pesar de la no complejidad técnica de ninguno de los pasos
anteriores, la necesidad de disciplina, hace que muchos de estos
proyectos fracasen.

👉RECOMENDACIONES

Como profesional debes realizar el curso Lean Manufacturing online

(especialización en la implementación de las 5S), donde vas a aprender:
cómo identificar el potencial de mejora de cualquier proceso de
producción, cómo reducir costes, plazos de entrega, implementar mejoras
mediante herramientas lean manufacturing lo que va ayudar a las
empresas a ser más competitivas.

Al obtener una especialización o conocimientos sobre el tema abordado

en esta investigación serás un profesional muy demandado en el mercado
laboral, con todo lo que ello implica: trabajar en un puesto con mucha
responsabilidad y muy bien remunerado.