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Importante
Escrito por: Juan Sebastián Celis Maya - Autor Experto en Temas de Desarrollo Personal
A todos nos ocurre que pasamos días, semanas, meses y hasta años, ocupados en cosas que
creemos son importantes pero que en realidad son urgentes.
La confusión viene por el hecho de que cuando uno se encuentra encerrado en el día a día,
sólo puede ver los árboles y no el bosque.
A veces, algo que hacemos puede parecer sumamente importante, sin embargo luego de
algún tiempo será simplemente una actividad más para el olvido. La cuestión es que en el
momento en que se hace, requiere nuestra atención inmediata, por lo que nunca dejamos de
hacer estas cosas realmente urgentes.
Normalmente las cosas urgentes son los distractores más efectivos que existen y nos pueden
desviar la concentración de las actividades verdaderamente importantes y hasta sacarnos del
rumbo de un proyecto o tarea vital.
¿Cómo detectar cuáles actividades son urgentes y cuáles son importantes? y ¿Cómo
aprovechar este hecho para optimizar nuestro aprovechamiento del tiempo?
Esta es una pregunta que quizás muy poco se realizan frecuentemente, casi siempre vamos
por la vida guiados por nuestro piloto automático, dejando que todo funcione como está
programado por defecto, permitiéndole a nuestro ser reactivo actuar sin proactividad, y
funcionando como máquinas de estados, que responden de forma determinista ante ciertos
estímulos.
Creo que es hora de despertar y retomar nuestras prioridades en la vida, muchas veces nos
encontramos haciendo cosas que ni siquiera nos servirán para el futuro.
Alguien que no le dedique al menos una hora a cierta actividad que tenga que ver con su
futuro, está encerrado entre lo urgente y no sabe qué es lo importante.
Si te ha pasado que llevas mucho tiempo haciendo muchas cosas y estando muy ocupado,
pero no obtienes los resultados que deseas o simplemente pareciera que no vas a ningún
lado, quizás es precisamente por no haber prestado atención antes a este par de consejos.
Para gestionar nuestras vidas eficientemente es necesario controlar nuestro tiempo, y para
ello debemos identificar en qué y cómo lo gastamos/invertimos.
Como siempre lo he dicho, no tiene que ser en papel, no tiene que ser digital… que sea como
más te guste y se adapte a ti. Personalmente la llevo en mi teléfono celular.
Asegúrate de anotar día a día las actividades a las que te dedicas, colocando apuntes con
duración por horas.
Una vez que anotes en tu agenda lo que haces a cada momento, agrupa por colores las
diferentes actividades, ya sean personales, del hogar, o de ocio, incluso las que te hacen
perder el tiempo; de la siguiente manera:
Tus proyectos personales pueden ser todas aquellas actividades que estén relacionadas con
tus emprendimientos y búsqueda de libertad financiera.
Tus tareas de planificación se refieren a ese tiempo que pasas planeando la manera como
vas a lograr tus objetivos y metas.
Las actividades de generación de ingresos son todas aquellas cosas que haces y te generan
dinero inmediatamente, por ejemplo un empleo, una consultoría… etc, en este caso no vale
las que generan ingresos a largo plazo, esas más bien irían en la parte de proyectos
personales.
No creo que tenga que explicar la parte familiar, pero asegúrate de tener en cuenta desde
tiempo que pasas con tu familia viendo televisión, yendo a cine, saliendo a un parque,
tomando un café, almorzando… etc.
El ocio, se refiere a todo aquello relacionado con la dispersión y la diversión. Aquellas salidas
que no tienen ningún fin diferente al de distraerte y hacerte cambiar de ambiente, e incluso
cuenta ese juego en el computador o en la consola que te gusta.
Por último las pérdidas de tiempo que aunque para mi concepto deberían estar
estrechamente relacionadas con el ocio, la verdad es que casi nunca lo están, y este es un
problema grande que ataca a nuestra productividad en su punto más débil. Detecta todas
aquellas cosas que simplemente haces por culpa de la procrastinación haciéndote parecer
ocupado, pero sin llevarte a ningún lado.
Posteriormente, y luego de analizar estos elementos al menos durante una o dos semanas, ya
cuentas con herramientas suficientes para detectar si efectivamente la manera como
distribuyes tu tiempo es la mejor.
Distribuye tu tiempo uniformemente día a día: esto sirve para que puedas desarrollar
rutinas de logro de metas y ejecutarlas en automático sin mucho esfuerzo.
Divide algunas actividades muy grandes en dos o más pequeñas, y adecúalas de una
manera que no te saturen demasiado, muchas horas de trabajo continuo nunca son
buenas.
Analiza tus picos de productividad y sitúa las actividades más importantes en dichos
picos.
Importante pero NO Urgente: debes aplazarlas, pero asegúrate de que no sea por
mucho tiempo, y fíjate también en su prioridad.
Ni Importante Ni Urgente: más claro no puede ser, el hecho de que estas actividades
deben ser descartadas.
Lo urgente requiere casi siempre nuestra atención inmediata, nos presiona todo el tiempo.
Dichas tareas suelen ser muy frecuentes y casi nunca tienen verdadera importancia, en
ocasiones incluso van enfocadas en complacer a otros. Las personas que viven en lo urgente
son personas que viven en los problemas, son administradoras de la crisis, lo que les
consume y agota la energía.
Lo importante por el contrario, aporta a nuestra misión de vida, produce resultados tangibles y
se encuentra acorde con nuestras metas y objetivos de vida.
Estas tareas importantes usualmente no las realizamos cuando deberíamos por el hecho de
no considerarlas urgentes. Las personas orientadas hacia lo importante son personas que
detectan las oportunidades y que piensan de forma preventiva.
Las personas que confunden lo importante con lo urgente, creen que todo lo urgente es
importante y normalmente se basan en las prioridades y expectativas de los demás, quizás
porque nunca han analizado las suyas. Las personas que no atienden ni a lo importante ni a lo
urgente pierden el tiempo con actividades sin sentido y de comodidad… se caracterizan por
falta de responsabilidad.
Para distinguir lo que es importante de lo urgente basta con que te traces tu propio mapa
personal, atendiendo a ciertas cuestiones tales como:
¿Y en 1 mes?
¿y la próxima semana?
¿y dentro de de 10?
Contestar a todas estas preguntas es de gran utilidad para fijarse metas y determinar los
objetivos que nos acercarán a ellas.
Tener en cuenta estos y otros cuantos detalles sobre nuestra vida es la manera más eficaz de
emplear nuestro tiempo en determinar cuáles son nuestras auténticas prioridades y con ello
establecer un plan de acción en consonancia con nuestros valores individuales y propósito de
vida.
Muchas veces carecemos de herramientas para mejorar nuestra productividad, para dejar de
perder el tiempo y para simplemente enfocarnos en nuestras tareas de manera eficiente,
eficaz y efectiva.
Esto tiene que ver mucho con el tipo de solución Heurística al problema. Normalmente los
problemas más complejos cuya solución directa no es muy clara, se solucionan mediante
Heurística.
Usualmente, el encontrar una buena y óptima solución dependerá de qué tanto conocemos el
problema. Conforme se adquiera más conocimiento sobre el problema, se podrán ir realizando
ajustes a la solución en el camino, y de esta manera mejorar la efectividad.
Así que usando un poco de heurística esta vez aplicada a la productividad personal, he aquí
30 consejos:
1. Elimina lo innecesario
Muchas veces contamos con actividades o quehaceres simplemente innecesarios. Es bueno
tenerlos en cuenta para poder eliminarlos y evitar que nos hagan perder tiempo.
Si fijas metas diarias y te propones llegar a ciertos logros al final del día, será mucho más fácil
permanecer enfocado. Ahora bien, esto requerirá de tu Fuerza de Voluntad para inicialmente
plantear dichas metas diarias.
3. Lo Peor Primero
Para vencer a la procrastinación, aprende a enfrentarte con las tareas menos placenteras
temprano en la mañana, en vez de dejarlas para el final del día.
Esta simple aproximación te permitirá tener un gran día productivo, y finalmente no te sentirás
mal cuando llegue la noche, por haber dejado de hacer lo necesario.
Esto puede cambiar para cualquiera en cualquier momento, pero identificar inicialmente tus
horas pico, te permitirá anotarte otro par de puntos al marcador de tu productividad.
5. Empaqueta Tu Tiempo
Date lapsos estrictos y concretos de tiempo para cada tarea que vas a realizar, sin importar
cuánto tiempo sea. Lo verdaderamente importante es que no dediques mucho tiempo más del
establecido, ni tampoco mucho menos.
Para aprender más puedes leer sobre Empaquetamiento del tiempo.
6. Define Minitareas
Si utilizas estrategias de productividad tales como el Empaquetamiento del Tiempo, una buena
idea es definir minitareas para cada paquete de tiempo.
Si vas a trabajar un par de horas, especifica la cantidad de trabajo que realizarás antes de
levantarte de la silla, y por supuesto, que dicho trabajo sea igual o menor al paquete de tiempo
establecido. Por ejemplo si estás escribiendo un libro, que tu minitarea sea no levantarte hasta
escribir 1000 palabras.
Con esto, garantizas que no habrán distracciones, y que al estar concentrado en un conjunto
de tareas específicas, te será más fácil realizarlas en ocasiones mecánicamente.
8. Madruga
Si aún no eres un madrugador, puedes aprender a serlo: ¿Cómo Ser Un Madrugador?.
Madrugar te brinda montones de ventajas, entre ellas, el hecho de que tienes toda la mañana
desde las 5:00 a.m. (o la hora que decidas) para trabajar, y cuando todos se levanten habrás
tenido al menos 3 o 4 horas de ventaja para adelantar tus tareas y actividades.
9. Elimina Distracciones
Si tu trabajo es en el computador, desconecta los programas de chat y redes sociales e
incluso el Internet.
Con esto simplemente quiero decir que aumentando un poco tu frecuencia de trabajo, lograrás
ahorrar una buena cantidad de tiempo al final del día o del paquete de tiempo.
Sin embargo, te puedo adelantar que la idea principal es trabajar en un lugar ordenado y
minimalista al estilo zen, de tal manera que sientas calma y paz con tu lugar de trabajo y esto
te brinde tranquilidad y motivación a la hora de desempeñarte.
Y hablando de esto, no tiene que ser una agenda en papel, puedes utilizar un celular tan
avanzado como un Blackberry para tal fin, e incluso uno con el comando básico de
recordatorio. En ocasiones hasta simples alarmas a horas específicas podrían servir. Si lo
prefieres en papel, que sea en papel.
Esta ley indica que el 80% del valor de una tarea proviene del 20% del esfuerzo. Enfoca tus
esfuerzos en ese 20% y no te obsesiones con el 80% restante. Los perfeccionistas lo hacen, y
obtienen grandes resultados, pero usualmente no lo hacen a tiempo.
14. Preparen, Fuego, !Apunten!
Elimina la procrastinación tomando acción inmediatamente luego de fijar una tarea, luego de
empezar realiza los ajustes necesarios. Es decir Prepara, Dispara y luego apunta y sigue
disparando.
No importa que la acción realmente no esté muy bien planeada, verás el nivel de productividad
que podrás alcanzar cuando utilizas esta aproximación. Y en todo caso, siempre podrás
mejorar en el camino.
Llevarás la carga de tener que responder por este compromiso y eso te obligará
(inconscientemente) a cumplir haciendo lo que sea necesario. (Cuidado con la información
que revelas y a quién se la revelas).
18. Sé Puntual
Sin importar cuál sea la ocasión, siempre, SIEMPRE sé puntual. Llega a tiempo a las
reuniones, así sean familiares. Si dices que vas a llamar a las 4:00 p.m., que no sea a las 4:01
p.m.
Para esto a mi me ha servido en ocasiones adelantar todos mis relojes 10 minutos o más.
19. Rellena Espacios De Tiempo Con Lectura
Lleva siempre un libro, un celular o un computador donde puedas leer, para aquellos
momentos en los que tengas que esperar. Por ejemplo en el aeropuerto, o en la sala de
espera de una oficina. Incluso en la fila de un banco (en este caso tendría que ser un libro en
papel).
21. Recompénsate
No importa cuáles sean las recompensas (no deberían ser exageradas), es bueno que te
recompenses por haber logrado culminar una etapa de tus actividades o por simplemente
haber hecho todo lo que tenías planeado para el día.
23. Prepárate
Establece un ciclo continuo de productividad, preparándote en las noches para el día
siguiente.
Alista el material y lo que sea necesario para arrancar con tus tareas lo más pronto posible en
la mañana del otro día.
24. Divide Y Conquista
Rompe tus grandes proyectos en pequeñas partes y trabaja en cada una de ellas por
separado, de esta manera no sentirás la presión de un gran proyecto, sino que por el contrario
tendrás tareas realizables todo el tiempo.
Con esto puedes fijarte El Reto De Los 30 Días para que te quede mucho más fácil.
27. Delega
Siempre que puedas, convence a otro para que lo haga por ti. Recuerda que se delega el
trabajo, no la responsabilidad.
29. Optimiza
Identifica los procesos a los que mejor te adaptan y que te generan resultados y anótalos,
identifica qué es eso que haces de forma más productiva y haz más de lo mismo.
Asimismo, ten en cuenta lo que no te sirve y deshazte de ello. Luego de anotar lo que si sirve,
mira la manera como puede mejorar y busca posibles mejoras a los cuellos de botella o
puntos de quiebre. En ocasiones no vemos claramente las cosas que tenemos ante nuestros
ojos, hasta que utilizamos un microscopio
30. Sigue investigando
Estoy seguro que hay muchos más consejos sobre productividad que puedes aprender, lo
importante es que sigas investigando y mejorando.
Empaquetando Tu Tiempo
Escrito por: Juan Sebastián Celis Maya - Autor Experto en Temas de Desarrollo Personal
A veces, es complicado dedicarle tiempo a ciertas tareas específicas, en las cuales, puede
que no nos sintamos muy a gusto, y por tanto procrastinemos, o por el contrario, puede que no
sean muy complejas, sin embargo requieren algo de dedicación, y en tales casos prima
nuestra desconcentración.
Hoy me gustaría compartir un método de Gestión del Tiempo, que usualmente aplico para
casos como los mencionados.
Debemos tener lista la nueva versión para cierta fecha determinada. Entonces, posiblemente
usemos el empaquetamiento del tiempo para el ciclo de desarrollo que utilicemos, y esto
conllevará a que se aproveche el tiempo al máximo, se hace el mejor trabajo posible con el
tiempo que se tiene. Las características que se podrían incluir dependería del tiempo del que
se dispone y de como se use ese tiempo. Alargar el plazo no es una opción, por lo que si no
alcanzase el tiempo, tendrían que disminuir las actualizaciones o características a incluir.
En mi caso personal, al escribir artículos para este blog, por cada artículo me doy un tiempo
máximo de 2 horas y en el imprimo mis ideas principales y empiezo a ampliar un poco cada
idea con ejemplos y vivencias. Me es útil en el sentido en que ya se que para escribir
satisfactoriamente 5 artículos semanales, necesitaré un total de 10 horas, y de esta manera,
puedo repartir esas 10 horas en mis fines de semana, y programar los artículos para
publicación diaria automatizada.
Lo que hago finalmente es empaquetar el tiempo que le quiero dedicar a mi blog, haciendo mi
mayor esfuerzo posible dentro de esas 2 horas. Que incluyen desde empezar de cero, hasta
terminar el artículo listo para su posterior lectura.
No siempre fue así, y antes me demoraba varios días en un artículo, al faltarme las ideas
procrastinaba mucho para poder llegar a publicar diariamente, y no fue sino hasta que logré
reacomodar mi agenda por pequeñas instancias o paquetes de tiempo, que logré adquirir la
habilidad de contar con 5 nuevos artículos semanales para ustedes. Esto también con base en
mi horario flexible, que me permite escribir en la mañana, en la tarde o en la noche cualquier
día de la semana.
Este segundo método es útil en el sentido en que consiste en definir un paquete de tiempo, o
período de tiempo que se le va a dedicar única y exclusivamente a la tarea dada. Esto con el
objetivo de realizar el mayor avance posible.
Normalmente el período de tiempo por defecto, que minimiza la procrastinación está entre 30
y 120 minutos. Mayores lapsos de tiempo, empiezan a generar automáticamente
desconcentración.
En ocasiones hay tareas que es posible llevarlas a cabo en un solo paquete de tiempo, sin
embargo, también se da el caso de que tome mucho más de 2 horas, por lo que dividir el
tiempo a dedicar a dicha tarea, y ajustarlo en nuestro cronograma diario o semanal, es
perfecto para minimizar nuestro incumplimiento o fallas con respecto a los plazos.
Normalmente me propongo trabajar 2 horas en cierta tarea, y sin importar que tan lejos llegue,
al otro día trabajo otras dos horas. Esto lo repito hasta que haya terminado, y sin duda alguna
facilita mucho las cosas y las hace ver más simples y sencillas de realizar.
La habilidad que nos brinda el empaquetamiento del tiempo con respecto a sobrellevar el
Perfeccionismo y superar la Procrastinación, hace que esta sea una excelente herramienta de
gestión personal del tiempo. Incluso la he aplicado para este y algunos artículos previos.
Así que, finalizando mi tiempo estipulado, no me queda más que pedir tu opinión en los
comentarios y si tienes alguna otra técnica efectiva de gestión del tiempo, sería excelente si
la compartes con todos nosotros.
Todos nosotros, como seres humanos, nos encontramos enmarcados dentro de un modelo
actitudinal y comportamental principalmente basado en hábitos, costumbres y tradiciones.
Cuando hacemos lo que hacemos, por lo regular, tomamos como fundamento nuestro pasado,
el cual se encuentra grabado en nuestras mentes de diferentes maneras.
Los hábitos, normalmente se refieren a actos cotidianos que forman parte de nuestros
quehaceres diarios, posiblemente como alertarse al escuchar el timbre del celular, revisar el
correo electrónico todos los días, o ver cierto programa en televisión.
Las costumbres sin embargo, tienen una mayor trascendencia en nuestras vidas, y es debido
a que normalmente, nuestras costumbres son actos que hemos venido realizando desde hace
mucho tiempo, y posiblemente desde siempre.
Una costumbre muy clara por ejemplo, es la de comer 3 veces al día. Lo cierto es que
podríamos comer 2 veces al día, o incluso 6 veces al día, sin que esto realmente nos afectase
en lo más mínimo nuestra salud. Sin embargo, nos hemos acostumbrado, a comer 3 veces al
día. Es algo que ya forma parte de nuestra cotidianidad.
Y finalmente las tradiciones, tienen que ver con lo que genéticamente heredamos por parte
de nuestros padres, abuelos… etc con respecto a lo que acostumbraban estos a hacer. Para
verlo más claramente, podemos tomar el ejemplo de la vida tradicional de una persona:
Estudiar los primeros años de su vida, lograr graduarse de la educación básica primaria y
secundaria, estudiar una carrera profesional, conseguir un trabajo y finalmente luego de
muchos años jubilarse.
Así es
¿Porqué 30 días?
Tengo el ejemplo perfecto con el cual pretendo demostrar exactamente porqué los científicos
dicen que tomamos en promedio 30 días para modificar nuestros hábitos.
Es decir, dichos astronautas veían todo de revés. Ellos no podían retirarse estas gafas
especiales, debido a que estaban adaptadas de manera tal que les fuese imposible. Por lo que
debían pasar una cantidad de tiempo indefinido usándolas, sin importar lo que ocurriera en
dicho transcurso.
Es obvio pensar que estos astronautas en principio tuvieron muchos problemas. Se
encontraban a bordo de una estación espacial sin gravedad, y sin duda alguna, no servía de
mucho estar viendo todo invertido para adoptar equilibrio y estabilidad, tanto física como
mental.
Los resultados fueron sorprendentes en cuanto a los análisis que paralelamente los médicos
les hacían a los astronautas mientras pasaba el tiempo.
Finalmente en un promedio de 28 a 32 días todos los atronautas que llevaban las gafas
especiales se encontraban perfectamente adaptados a su visión invertida, y podían hacer lo
que normalmente hacían antes de empezar el experimento, incluyendo actividades de
reparación y mantenimiento de la estación, tareas de precisión y visualización de videos y
televisión.
Hoy quisiera proponerles a todos ustedes, mis queridos lectores, aprovechar el conocimiento
que acabamos de adquirir sobre nuestras capacidades como seres humanos, para lograr algo
que efectivamente nos parezca imposible, en 30 días.
A continuación quiero mencionar algunas de las condiciones bajo las cuales los astronautas
debían cumplir su Reto de los 30 Días.
El Reto Es Obligatorio
Para los astronautas era literalmente imposible retirar las gafas de sus cabezas, por cuanto
por más que lo intentaran fallarían al querer lograrlo. La única manera posible era
lastimándose a sí mismos, cosa que ninguno hizo, y que tiene mucho sentido, con base en
que como seres humanos, buscamos la protección, la seguridad y la preservación por encima
de todo.
Era para ellos obligatorio pasar el tiempo que fuera necesario con las gafas, sin embargo, hay
que notar algo importante y es que esto lo hicieron de manera Completamente Voluntaria.
Es decir, a pesar de que era obligatorio, nadie los obligó, ellos mismos se obligaron a lograrlo.
¿Ves cómo puedes relacionar esto con algún reto que te propongas?
Es importante que así como hicieron los astronautas, que propongas condiciones para tu
objetivo a lograr en 30 días, de manera tal que te sea obligatorio hacer lo que sea necesario
para lograrlo sin desistir. Y obviamente, sin llegar a lastimarte, física o mentalmente.
El Reto No Es Fácil
Posiblemente los astronautas pensaron luego de unas horas de empezar, que todo había sido
una mala decisión y que no deberían estar haciéndolo. Muchos sufrieron los primeros días de
mareos y hasta vómito, a causa de tener todo de cabeza.
No es fácil ver el mundo al revés, así como quizás no te sea fácil llevar a cabo tu reto. Sin
embargo, vimos, sabemos y confiamos plenamente en que es Muy Posible.
El reto que te vas a plantear, no tiene porque ser sencillo de lograr, de lo contrario, no sería un
reto.
Además contaban con médicos en la estación que les servirían de apoyo en caso de que
ocurriese cualquier inconveniente.
Como analogía podemos decir, que es posible que necesites colaboración de alguien en el
camino, y que durante estos 30 días a partir de hoy, deberás visualizar tu progreso y saber si
vas por buen camino o no.
Esto, con el objetivo de que puedas recuperarte de “Mareos” y que te sea más ameno el
proceso de llevar a cabo tu reto propuesto.
El Reto es el siguiente:
A partir de hoy inicia el Reto de los 30 Días, y sería muy importante para mí que dejaran sus
comentarios más abajo para saber que lo han emprendido. De esta manera, podremos dentro
de un mes, medir nuestros resultados, analizar nuestro progreso y ver pros y contra del
camino que elegimos.
¿Estás Listo?
Sabiendo lo que ahora sabes, sólo te queda proponerte un buen reto, escribirlo más abajo en
los comentarios -si lo deseas- y obligarte a lograrlo.
Yo Estoy Listo.
Desde ahora empezaré a buscar la manera de llegar a una mayor cantidad de personas y no
sólo en herramientas de difusión social como Facebook, sino en todas las que tenga alcance.
Esto no sólo por mera satisfacción personal, sino por crear un beneficio mayor haciendo llegar
los contenidos de este sitio a una mayor cantidad de personas interesadas en mejorar y crecer
como personas.
Ya sabes como puedes lograr Objetivos Imposibles, y ahora sabes que puedes esforzarte y
lograr un excelente reto en tan sólo 30 días.