GUIA ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN

SEBASTIAN CARMONA CORRALES

SENA

CENTRO AGROECOLOGICO Y EMPRESARIAL

FUSAGASUGA-CUNDINAMARCA

2019
 1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Documental

 Código del Programa de Formación: 521213 versión 2
 Nombre del Proyecto: Diseño y elaboración de un programa de gestión documental en las
entidades públicas y privadas
 Fase del Proyecto: Planeación y Ejecución
 Actividades de Proyecto:
 Aplicar procesos y procedimientos establecidos para la conservación y custodia de los
documentos, de acuerdo con las normas y políticas organizacionales vigentes
 Clasificar y ordenar eficientemente cada uno de los documentos de archivo según su uso,
su organización y su sistema de ordenación aplicando la normatividad y las tecnologías
vigentes
 Desarrollar las actividades prácticas, reconociendo las tablas de retención documental y su
organización en la gestión documental de la organización
 Identificar y conocer cada uno de los documentos, de acuerdo con las normas establecidas,
la tecnología y políticas institucionales
 Ordenar y clasificar correctamente los documentos, siguiendo las políticas archivísticas
 Conocer el valor primario y secundario de los documentos, diferenciando sus etapas en el
ciclo de vida de estos y definir plazos precauciónales, de acuerdo con las tablas de retención
documental
 Evaluar y seleccionar los documentos de archivo de acuerdo con las tablas de retención y
valoración documental, teniendo en cuenta la legislación vigente
 Competencia: Organizar archivos de gestión de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas
institucionales
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
 Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas de retención y de valoración
documental, los principios archivísticos, las normas técnicas y la legislación vigente
 Aplicar las tablas de retención documental teniendo en cuenta los principios archivísticos,
normas institucionales y la legislación vigente
 Reparar y recibir las transferencias documentales primarias de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retención documental y cronograma institucional establecido
 Describir documentos de archivo, teniendo en cuenta las normas técnicas, la tecnología
disponible y la política institucional, para posterior recuperación de la información
 Preservar y conservar los documentos de archivo, de acuerdo con la normatividad técnica
legal vigente
 Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivísticos, normas de
seguridad y salud ocupacional, normas técnicas de preservación y conservación documental
y la legislación vigente
 Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la
organización, la normatividad vigente y el sistema de gestión de calidad
 Duración de la Guía: 400 horas
 Materiales:
1. Devolutivos: Portátiles Video Beam
2. Consumibles: Papel, marcadores.

2. PRESENTACION
El proceso de organización física de los documentos en el ciclo vital de los archivos es de obligatoria
aplicación en las empresas de nuestro país, para dar cumplimiento a los requerimientos administrativos,
técnicos y legales emanados del Archivo General de la Nación.

El proceso de organización documental es el conjunto de procedimientos técnicos y administrativos

orientados a facilitar la consulta y recuperación de la información. Incluye diferentes etapas como son la
identificación, la clasificación, la ordenación y la descripción.

1. Identificación: Compilación de la información institucional

2. Clasificación: Permite identificar las agrupaciones documentales; aplicar el principio de procedencia

y de orden original
3. Ordenación: Consiste en dar una disposición física a los tipos de documentos – unidades
documentales establecidas en las TRD. También facilita el acceso a la información si se ha utilizado
el sistema de ordenación adecuado para cada una de las carpetas y/o expedientes que conforman
el fondo documental

4. Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,

materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su
información para la gestión o la investigación.
3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de reflexión inicial

(15-05-2018) Análisis de caso

Margarita Villanueva Salazar es la secretaria del Juzgado primero penal del circuito de Ibagué. El 15 de mayo
de 2018, su jefe el Dr. Ramírez le solicita el expediente del proceso 67852 – 12 con el fin de preparar la
defensa del señor Pedro Jiménez que se encuentra preso por el delito de extorsión y que tiene audiencia
para el 24 de mayo de 2018. Margarita va en busca del expediente, pero no lo encuentra, le avisa a su jefe
que un momento se lo llevará. Transcurrido el día laboral, confirma a su jefe que el expediente no apareció,
pero que se compromete a buscarlo el día siguiente. Han pasado tres días y su jefe le reitera nuevamente
que solicita con urgencia el expediente. Margarita deja a un lado sus tareas habituales, y da prioridad a la
búsqueda del expediente; decide entonces ir a revisar expediente por expediente en el estante rodante
ubicado en la oficina. Margarita piensa que éste se encuentra mal ubicado. Pasadas dos horas encuentra el
expediente; estaba efectivamente mal ubicado y contenta se lo lleva a su jefe y molesta le dice: sí, los demás
compañeros colaboraran en dejar los expedientes en su lugar, seguro que lo hubiese encontrado en menos
tiempo.

Al día siguiente El Dr. Ramírez revisa el expediente y encuentra que le faltan documentos, le hace la
observación a Margarita y le devuelve el expediente, él le reitera la importancia de tener ese expediente
completo y organizado, debido a la audiencia que se tiene prevista para la semana siguiente. Margarita
preocupada, deja lo que está haciendo y busca en los documentos pendientes que tiene por archivar y los
encuentra; organiza el expediente y se lo pasa a su jefe, quien decide revisarlo en su presencia, verifica que
algunos documentos no quedaron bien organizados. Decide dejarlo así, mientras analiza el caso, pero le
hace la observación a Margarita de corregir la organización de los documentos.

¡cuéntanos tu opinión!
1. ¿Cómo hubieras actuado en el rol del Dr. Ramírez?
Creo que el señor fue muy compresible pero a la vez le falto ser un poco mas estricto
ya que son documentos muy importantes y mas cuando tiene valores fiscales.

2. En el lugar d Margarita ¿Cómo hubieras actuado?

Aceptar que cometio un error y pedir disculpas para que no le afecte a futuro y ser
mucho mas conciente de que todo documento es sumamente importante.
3. En el contexto real de las organizaciones ¿Por qué crees que pasa esta
situación?
Por falta de organización y tener un orden adecuado de todos los documentos,
también por falta de personas altamente calificadas y con un buen compromiso
laboral

4. ¿Qué recomendaciones le das a Margarita para que esta situación no se le

vuelva a presentar?

Le recomendaría:
 Más cuidado con el orden documental entrante y saliente.
 Mas capacitación archivística
 Más control sobre los documentos del área de archivo y la información
de sus oficinas.
 Estar clasificando la documentación, desde un acta hasta un
expediente, dependiendo el registro documental.

Analiza el caso y responde las preguntas planteadas en un documento en Word.

1. ¿Cómo calificas de 1 a 5 el desempeño laboral de Margarita en el área
archivística?

Obtendría una calificación de 3, ya que hubo falencias e inconsistencias desde el

instante del requerimiento sobre el expediente por:
 No tuvo en cuenta la base de datos.
 No estaban ubicados según lo indica el AGN.
 No le prestó atención en el momento de ordenar los documentos en la
respectiva carpeta.

2. En el lugar de Margarita ¿Cómo hubieras actuado?

 Lo primero e indispensable es estar revisando que dentro del área de archivo

todo se encuentre según lo ordenado por el AGN, respecto a su orden
alfabético y cronológico.
 Revisaría las TRD Y TVD las que me indicaran exactamente dónde podría
encontrar el documento solicitado.
 Revisaría por ultimo las listas de chequeo y hojas de control en las bases de
datos.

3. En el contexto real de las organizaciones ¿por qué crees que pasa esta
situación?

 Porque en muchas de las organizaciones o entidades públicas y privadas se

desconoce la normatividad que rige y evalúa la documentación en el área de
archivo.
  Porque no existe el personal idóneo para ejercer dicha competencia dentro
de las entidades.
 Por falta de capacitaciones a los colaboradores que están encargados de
esta área.
 Por el compromiso de cada líder de diseñar estrategias de contratación en
personas calificadas que lideren estos procesos archivísticos.
 Por la negligencia de los colaboradores de no innovar sus competencias.

4. ¿Qué recomendaciones le das a Margarita para que esta situación no se le

vuelva a presentar?
Que investigue la normatividad dada por el AGN, como es el orden de los
expedientes y asesore a sus compañeros en cuanto la situación, para que no se
vuelva a presentar este caso con un próximo expediente que el jefe requiera u otra
persona a cargo.

Le recomendaría:
 Más cuidado con el orden documental entrante y saliente.
 Mas capacitación archivística
 Más control sobre los documentos del área de archivo y la información de
sus oficinas.
 Estar manejando en constante las TRD y las TVD, para una organización
más efectiva y eficaz.
¡Un empleado promedio utiliza seis semanas al año buscando documentos!
El 75% de la información que busca un empleado, se encuentra dentro de la empresa! El 60% de los
empleados gastan al menos una hora al día duplicando el trabajo de sus compañeros

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje
 VAMOS A CONOCER LA LEY GENERAL DE ARCHIVO “LEY 594/2000”

Esta actividad le permitirá apropiar la importancia de conocer y aplicar la ley 594 del 14 de julio del 2000
“Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”

 En pequeños grupos de tres aprendices, los cuales se van a conformar según el número asignado
del 1 al 8, han de leer la Ley 594/00 y extraer las palabras que consideren más relevantes de cada
capítulo, adicional deben traer imágenes alusivas a los artículos que se plantean, estas actividades
previas se requieren para construir en gran grupo el mapa mental de la Ley 594/00. Para recordar,
consulte el siguiente link.
 ¿Cómo hacer un mapa mental?
https://www.voutube.com/watch?v=349dd2artlA

Protocolo construcción mapa mental:

Traer marcadores permanentes de diferentes colores Traer tijeras
Traer colbón, silicona o pegante

 Obligatoriamente ser creativos en el diseño del capítulo asignado v/ Imágenes alusivas al tema a
exponer v/ Subir la evidencia de la actividad a LMS y a su vez al portafolio de evidencias de LMS,
anexar la lista de chequeo con la cual se evaluó la actividad

Fundamentos e Historia del Archivo

 Esta actividad le permitirá sensibilizarlo de lo interesante y maravilloso que es "el mundo de los
archivos", conocerá la evolución histórica del archivo a nivel mundial para contextualizar su
desarrollo en Colombia. Se hará una introducción a las ciencias auxiliares de la archivística
(Paleografía, Diplomática, Sigilografía, Heráldica, Historia, Genealogía, Cronología, Onomástica,
Metrología, Informática, Biblioteconomía, y Documentación).

También apropiará fundamentos o conceptos básicos del archivo, como su significado e importancia,
caracteres, elementos, características y clasificación de los documentos de archivo, y de los
archivos.

De la misma manera identificará el concepto, clases y servicios que ofrecen otras unidades de
información diferentes al archivo, como los Centros de documentación, bibliotecas y museos.
 Todo este conocimiento teórico lo ayudará a situarse en el "hacer" de su perfil profesional como
Tecnólogo en Gestión Documental, y a comprender de manera más practica la normatividad
archivística aplicada a los documentos de archivo de acuerdo con su ciclo vital en el archivo de
gestión, central e histórico en nuestro país.

Para ello desarrolle de manera individual o en equipo colaborativo investigue y realice un

cuestionario sobre los Fundamentos e historia del archivo.

Protocolo presentación actividad de aprendizaje:

 Elaborar en Word, se entregará en soporte electrónico

 Realizar portada, desarrollo del trabajo, glosario y bibliografía
 Utilizar normas APA para elaborar citas textuales y bibliografía

Feria Archivística

 Esta actividad le permitirá conocer los elementos, materiales, muebles y equipos necesarios para
organizar y custodiar un fondo documental aplicando los procesos de la organización documental,
con el fin de velar por la preservación y conservación de los documentos de archivo según su ciclo
vital (archivo de gestión, central e histórico).

También le ayudará a recordar las condiciones que debe cumplir un depósito de archivo con base al
acuerdo 049 del 5 de mayo de 2000 "Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 72 de
conservación documentos el reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y
locales destinados a archivos".

 Cada equipo colaborativo debe escoger mínimo dos elementos, materiales, muebles y equipos que
sean necesarios para organizar un fondo documental, para construir entre todos un catálogo virtual,
que se socializará por medio de una Feria Archivística en la que el instructor escogerá las personas
o el equipo colaborativo que se encargará de la logística y socialización del evento.
Tener en cuenta muebles rodantes, estantería abierta, estantería rack, planoteca, muebles rodantes
para conservar rollos de microfilmación y/o CDS, también las características que estipula la NTC
5397 Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento

Taller aplicación de primeros auxilios a los documentos

 Esta actividad le permitirá conocer los principales factores de deterioro en los bienes
documentales: ambientales, bióticos, desastres y antropogénicos. Como también las
directrices para la preparación de los documentos de archivo: Limpieza, eliminación de
material metálico, identificación de material afectado por deterioro, con el objetivo de
establecer estrategias para la preservación y conservación de los documentos de archivo.

De la misma manera es necesario apropiar y aplicar las normas de seguridad y salud en el trabajo, con el
propósito de prevenir riesgos laborales; es importante concientizarnos que un fondo documental
contaminado se debe manipular con los elementos de protección personal adecuados a nuestro trabajo, de
esta manera se evitan los accidentes laborales y enfermedades profesionales que pueden afectar la calidad
de vida del colaborador.

De manera individual elabore un informe en Word (cartilla virtual) sobre los factores de deterioro en los bienes
documentales y la limpieza de los documentos, puede incluir los personajes que considere necesarios, revise
el material bibliográfico recomendado.
 FACTORES DE DETERIORO DOCUMENTAL

Corriente anglosajona

Preservación: Determina las medidas de permanencia y durabilidad de los documentos Conservación:

Determina las medidas a tomar para estabilizarlos físicamente, manteniendo la supervivencia de los
documentos el mayor tiempo posible

Corriente latina

Preservación preventiva: Su objetivo principal es prevenir el deterioro de las colecciones como un todo
(Conservación preventiva). Preservación reparadora: Su objetivo principal es corregir el deterioro o daños
de las colecciones (restauración).

PREVENCION

Conservación: Tratamientos que se aplican a los materiales de archivos y bibliotecas para estabilizarlos,
físicamente, manteniendo su supervivencia durante el mayor tiempo posible en su forma original.

Preservación: Conjunto de tratamientos a los materiales de archivos y bibliotecas para su uso en su forma
original o en otro formato. La subdividen en:

preventiva y preservación reparadora (restauración) XXXV Reunión Nacional de Archivos de México

Conceptos mayoritariamente aceptados 

Conservación: Conjunto de medidas y técnicas aplicadas de forma directa sobre los objetos o sobre su
entorno, imprescindibles para afrontar los daños reales o potenciales que puedan sufrir, a fin de garantizar
una mayor esperanza de vida. Es una actividad obligatoria  Restauración: Conjunto de intervenciones,
aplicadas sobre un objeto singular, destinadas a revalorizar el aspecto formal y estético para facilitar su
lectura, comprensión y contemplación. Es una actividad facultativa.

¿Qué es la conservación preventiva?

La conservación preventiva puede ser definida como cualquier medida encaminada a evitar o reducir las
causas reales o potenciales de daños (Rose, 1992) Se fundamenta: 

Cuidado preventivo de las colecciones, Investigación, No tratamiento (o menor tratamiento posible)
Campo de acción preferente:

El entorno, los lugares o espacios donde están las colecciones, el comportamiento de las personas, así como
tanto las manipulaciones de las colecciones y de los espacios podamos efectuar. El manejo, almacenamiento
y administración de las colecciones, incluyendo los planes de emergencias constituyen elementos básicos
de una estrategia de esta naturaleza.

Aspectos que abarca la conservación preventiva

Factores del medio ambiente institucional: HR, T, iluminación y contaminantes atmosféricos.

Todos los factores que influyen en la supervivencia de los objetos: Además de los factores ambientales -
Fuego, agua, plagas, - Fuerzas físicas directas, - Robo, vandalismo, negligencias Aspectos que abarca la
conservación preventiva Factores del medio ambiente institucional: HR, T, iluminación y contaminantes
atmosféricos XXXV Reunión Nacional de Archivo.

FACTORES DE DETERIORO DE LOS MATERIALES DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS

El 60% de las colecciones de libros y documentos que se conservan en los archivos y bibliotecas requieren
de una atención especial.  El deterioro que día a día ocurre a los objetos en nuestras instituciones está
relacionado con factores muy diversos. 

Vale destacar que muchos de los materiales que nos ocupan, son de origen orgánico, los que son muy
susceptibles a los procesos del deterioro.

PRINCIPALES FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA DEGRADACIÓN DEL PAPEL

 Naturaleza del material,

 Condiciones del edificio,
 Ambiente de almacenamiento de las colecciones,
 Manipulación inadecuada,
 Desastres, catástrofes y actos vandálicos,
 Factor humano.

1. La naturaleza del material

Estabilidad física química y características de la materia prima utilizada en la manufactura,
Higroscopicidad del soporte,
Condiciones del edificio que alberga estas colecciones.

2. Condiciones del edificio

 Las condiciones del edificio y su clima interior juegan un papel muy importante en la
preservación de los materiales de archivos y bibliotecas.
 Han sido propuestos rangos ideales de HR y T (50-60% y 18-20 º C.) para las colecciones
elaboradas en soportes orgánicos.
 Los resultados experimentales reportados por Michalski y otros autores han demostrado
que lo más importante es evitar las fluctuaciones bruscas de dichos parámetros.
3. Ambiente de almacenamiento
 Los depósitos deben reunir las mejores condiciones medioambientales y de seguridad
porque es en ellos donde mayor tiempo permanecen los acervos. Por ello, es necesario
contar con un programa de limpieza y mantenimiento permanente.
 Los niveles inadecuados de los factores medioambientales causan los daños específicos en
las colecciones documentales.
4. Manipulación inadecuada
Deberán ser especialmente considerados los aspectos relacionados con el uso: -
Manejo y lectura –
Traslados y embarques, -
Procesos reprográficos, -
Los tratamientos de conservación: Restauración, blanqueo, laminación, encuadernación,
encapsulado, fumigación.

5. Desastres, catástrofes y actos vandálicos

 Eventos circunstanciales, que ocurren de forma súbita, que cuando no son previstos en los
planes de seguridad y protección ocasionan daños de grandes magnitudes, muchas veces
irreparables. 
 Abarcan una amplia tipología de sucesos. En ellos intervienen, básicamente, como agentes
de destrucción el fuego, el agua y los estragos físicos. Pueden ser catalogados como leves,
graves, muy graves y catastróficos.
 Los mayores riesgos de ocurrencia de estos eventos son debido a la falta de preparación
para enfrentarlos.

6. Factor humano 
 Su acción de deterioro involucra todas aquellas malas prácticas que ocurren durante los
procesos de organización, manipulación y ordenamiento de los fondos documentales, entre
ellos: Uso indiscriminado de clips y materiales de mala calidad, marcadores y cintas
adhesivas.
  Mención especial merecen el hurto y vandalismo.
 Manipular y utilizar los documentos inadecuadamente.

Clasificación de los factores de deterioro

según los agentes productores de los daños 

Internos

(Vicio inherente) Se establecen durante el proceso de fabricación

No controlables

Externos

Relacionados con el ambiente en el cual permanecen durante toda su vida útil.

Controlables.

Factores externos
 Humedad relativa del aire,
 Contaminantes atmosféricos,
 Temperatura,
 Iluminación,
 Factores climatológicos,
 Factores físico mecánicos,
 Factores biológicos
 Desastres naturales y provocados por el hombre.

FACTORES CLIMATOLÓGICOS

 Existen muchas clasificaciones climáticas. 

 Todas toman como base la relación existente entre la humedad relativa y la temperatura, así
como sus variaciones en el tiempo
 En los climas tropicales las normas ambientales recomendadas en Europa y Estados Unidos (20º
C. y 50% de Humedad relativa) resultan difíciles de alcanzar y mantener.

FACTORES FÍSICO-MECÁNICOS

 el uso continuado, la mala manipulación y los tratamientos inapropiados constituyen importantes

causas de deterioro de los bienes culturales que afectan sus propiedades mecánicas.
 provocan la aparición de roturas, manchas, dobleces, daños estructurales y otros, los cuales afectan
la resistencia y condiciones estéticas de las obras, libros y documentos.
¿Cuáles son y porqué es importante usar los elementos de protección personal en tu rol profesional como
Tecnólogo en Gestión Documental al momento de trabajar en un fondo documental que presente
biodeterioro, como lo muestra la anterior imagen? Justifica tu respuesta.

Es importante por los siguientes aspectos:

 Evita enfermedades, alergias, salpullidos, etc

 Nos brinda seguridad en nuestro entorno
 Mayor rendimiento en el trabajo
 Menos accidentes
 Mayor eficacia
 prevención de cualquier incidente

Clasificación Documental

 Esta actividad le permitirá identificar y establecer las agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico - funcional de la entidad productora (fondo, sección, subsección, series,
subseries), con el fin de clasificar los tipos documentales a archivar.

De manera individual resolver en Word el taller suministrado por el instructor con respecto al tema
de clasificación documental (Anexo 1).

 Desarrolle el cuestionario en Word, se entregará en soporte electrónico

 CUESTIONARIO

1- ¿Cuáles fueron los primeros documentos que surgieron?

-Documentación legal (leyes)

-Documentación de control de las personas (padrones)
-Documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad)
-Documentación militar (registros de soldados, quintas)

2- ¿Los archivos y documentos estaban a cargo de cuáles personas?

Los escribas: Los que estudiaron y obtuvieron una buena formación consiguieron el respeto del
pueblo, clase de hombres a quienes se había instruido en la Ley.

3- ¿En que periodo inicia el desarrollo archivístico?

En el siglo XIX

4-¿En qué material se escribía en la antigua Mesopotamia?

Se usaba arcilla, con tablas rectangulares con esquinas redondeadas se escribía sobre ella
cuando estaba blandas.

5- ¿En 1901, en la revolución francesa como se dividieron los archivos?

Se dividieron en tres partes, los cuales fueron:

Generales, regionales y especiales.

6-¿En el siglo 18 como se dividieron los archivos?

En archivo de Indias y archivo de Sevilla.

7-¿En cual siglo se crearon grandes depósitos documentales para concentrar fondos?

En el siglo XIX
8-¿Qué medio de escritura sustituye al papiro en el siglo VI?

El pergamino, El pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos.

9- ¿Necesidad de la archivística durante la segunda Guerra Mundial?

investigar y difundir el conocimiento y la expansión de la democracia como modelo

de organización social.

10- ¿En cual tiempo se acaba o termina el aislamiento de los archivos?

Con la llegada del siglo XX.

https://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=289

 Realizar portada, desarrollo del trabajo, glosario y bibliografía

 SUBSUMIÓ: Concepto más completo de algo.

 DIRECTRIZ: conjunto de normas e instrucciones que se establecen o se tienen en
cuenta al proyectar una acción o un plan.
 REPOSITORIO: Almacén o lugar donde se guardan ciertas cosas.
 PINAR: Plan Institucional de Archivo.
 CONSENSUAR: adoptar una decisión de común acuerdo entre dos o más partes

https://www.preceden.com/timelines/178842-historia-del-archivo-general-de-la-naci-n-de-colombia

Ordenación Documental

 Esta actividad le permitirá identificar los sistemas de ordenación alfabéticos (onomástico,

toponímico, temático), numéricos (ordinal, cronológico) y mixtos (alfanumérico, ordinal cronológico),
los cuales según los caracteres y características de los documentos se aplican a los tipos
documentales que conforman las series y subseries según la TRD y TVD. La ordenación también
permite establecer un sistema para dar un orden físico a las carpetas y/o expedientes con el objetivo
de facilitar su consulta.

Es importante mencionar que la ordenación documental se fundamenta en la:

 Aplicación del principio de orden original y
 Los manuales de procedimiento

De manera individual elabore para cada sistema de ordenación una 2.0 que le permita identificar las
características y reglas para su aplicación.
SISTEMA DE GESTIÓN ALFABETICO

POR APELLIDOS:

ARAGON GARCES INES ELVIRA

GALINDO RIOS MARIA JUAQUINA
GARCIA RUIZ JUAN MANUEL
GUEVARA CARDENAS RUTH ISABEL
LEON QUINTANA TIMOTEO
LEON QUINTERO MARIA JHOANA
ROJAS DIAZ ROSA ISABEL

POR NOMBRES:

DAVID RICARDO ROJAS PUERTO

INES ELVIRA ARAGON GARCES
JOSEFINA RUIZ LOPEZ
JUAN MANUEL GARCIA RUIZ
MARIA JUAQUINA GALINDO RIOS
MARIA JULIANA LEON QUINTERO
MARIA ISABEL ROA ARGON

NUMERICO CRONOLOGICO

00002 1982
00012 1984
00017 1993
00148 1999
00321 2001
00439 2011
00543 2014

TOPOGRAFICO-TOPONIMICO

COLOMBIA:

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA: DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA:

Bello Cabrera
Guatapé Fosca
Itagüí Fusagasugá
Rio negro Pandi
Santuario Silvania

PAISES:

ECUADOR: PERU:

Ambato Arequipa
Cuenca Chiclayo
Guayaquil Cusco
Manta Iquitas
Santo domingo Lima
Quito Trujillo
 Elabore un folleto que le permita relacionar los conceptos e instrucciones planteadas en la cartilla
para foliación de documentos del Archivo General de la Nación.
 En una hoja cuadriculada tamaño carta, elabore una plana de números ordinales del O al 9,
distribuidos en 3 columnas, dejando renglón de por medio, utilizando lápiz de foliación HB o B. El
tamaño de los números debe ser uniforme y sin salirse del cuadro, sin no cumple con las condiciones
anteriores, debe realizar nuevamente la actividad las veces que sea necesario hasta lograr hacerlo
sin errores.
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento

 Que se debe tener en cuenta para la elaboración, aprobación, aplicación y actualización de las
Tablas de Retención Documental
nos habla
Se debe tener en cuenta: EL ACUERDO 004 DEL 2013, que reglamenta los decretos 2578 y
2609 del 2012, se modifica el procedimiento para la elaboración e implementación de las TRD Y
TVD, para ello debemos tener en cuenta los 8 instrumentos archivísticos que son:

 Tabla de Retención Documental

 Inventario Documental
 Cuadro de Clasificación Documental
 Plan Institucional archivos de la entidad
 Programa de Gestión Documental
 Modelo de Requisitos GDE
 Tablas de control de acceso
 Bancos terminológicos
 Tener en cuenta su ámbito de aplicación.

 ¿Por qué es tan importante la aplicación de las TRD en el archivo de gestión?

Son importantes porque ayudan a organizar y disponer de los documentos

físicos y electrónicos, y refleja la valoración documental de las agrupaciones,
que ha producido y producirá la entidad con base a su sistema actual de
organización administrativa.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Cada una de las actividades anteriores son objeto de valoración con un valor de 100 puntos cada una, se
tomarán dos evidencias para subir a la plataforma.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Identifica y relaciona las Técnica: Formulación de

ciencias auxiliares de la preguntas Instrumento:
Archivística, teniendo en cuenta Cuestionario
el aporte que éstas le hacen a
los archivos.

Identifica las diferentes clases

de archivos de acuerdo con la
misión institucional de archivo,
para la conservación y
seguridad de la

información de acuerdo con la

normatividad vigente.

Selecciona el mobiliario, los

equipos, elementos y

útiles
 Aplica los conceptos de archivo
de gestión, archivo central,
archivo histórico, de acuerdo
con el ciclo vital de los
documentos.
Evidencias de Desempeño: Técnica: Observación
Aplica las normas de gestión de
la calidad, de seguridad salud
ocupacional utilizando los
equipos y elementos
archivísticos, de protección
personal.

Aplica las agrupaciones

documentales de la
Organización, según la
estructura orgánica funcional de
la empresa Aplica los principios
y sistemas de ordenación
documental de acuerdo con las
políticas

institucionales la legislación
vigente. Instrumento: Lista de chequeo

Aplica las Tablas de Retención

Documental y el instructivo, de
acuerdo con las normas
Evidencias de Producto: establecidas la legislación
vigente.

Interpreta las directrices para la

disposición final de los
documentos de archivo, según
la TRD. Aplica el proceso de
conservación documental,
teniendo en cuenta los riesgos y
niveles de biodeterioro.

Aplica las etapas del proceso

administrativo en cada tarea
que realiza, según el ciclo
PHVA.

Elabora el cuadro de
clasificación documental, de
acuerdo con los principios
Técnica: Valoración de producto
archivísticos. Realiza la
Instrumento: Lista de chequeo
conformación y ordenación
 interna del expediente, según
normas vigentes.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Para apropiar los términos vistos durante el desarrollo de la guía de aprendizaje se realizará el juego de la
escalera "Conoce tu archivo de gestión”

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla de clasificación documental, Bogotá D.C., 2001

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla ordenación documental, Bogotá D.c., 2003 LOPEZ
HERNANDEZ, Mary Luz. Fundamentos de Organización Documental. Medellín SENA, 2008
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 5397 (22-12-2005) Materiales para documentos de archivo con
soportes en papel. Características de calidad.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Conservación Preventiva en Archivos D.C. Bogotá D.C. :
AGN, 2009

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Lyda Maritzol Carpeta Instructora Gestión 15/10/2019

Cruz Documental

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio