PROCEDIMIENTO

Auditorias internas SGI

Elaboró
Tatiana Díaz López
Coordinador Calidad

Revisó
Mauricio Valderrama
Gerente Administrativo

Aprobó
Luis Aurelio Díaz
Gerente General

Fecha de actualización
20/05/2019

F-GCQ-013 VR01 23/01/2019

 Procedimiento auditorias internas SGI
P-GCQ-002 VR02 20/05/2019

Unidad Estratégica de Negocio o Soporte Proceso Responsable

Gestión HSEQ Gestión de calidad - GCQ Tatiana Díaz López

1. Objetivo:

Definir los parámetros y metodología para la coordinación y ejecución de auditorias internas relacionadas con el Sistema de Gestión
Integrado del Grupo Empresarial Oikos S.A.S., y/o sociedades de la compañía.

2. Alcance:

Este procedimiento aplica desde la selección del equipo auditor hasta el seguimiento y cierre de los planes de acción generados de las
auditorias internas.

3. Proveedores para el proceso 4. Clientes del proceso

¿Quién entrega? ¿Qué Entrega? ¿Cómo Entrega? ¿Cuándo Entrega? ¿Quién Recibe? ¿Qué Recibe? ¿Cómo Recibe? ¿Cuándo Recibe?

Al finalizar cada ciclo

Unidades estratégicas Resultado de Informe de auditoria
N/A N/A Líder de proceso Digital de auditoria interna
de negocio y soporte auditorias y/o gestión interna SGI
SGI

Al finalizar cada ciclo

Informe de cierre ciclo
- - - - Gerencia general Digital de auditoria interna
auditoria interna SGI
SGI

5. Glosario del Proceso

1. AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente y documentado para determinar si las actividades relacionadas con la calidad, la salud ocupacional, seguridad
industrial y ambiente cumplen con las disposiciones preestablecidas la aplicación en forma efectiva para alcanzar los objetivos estratégicos.
2. ACCION CORRECTIVA: Una acción emprendida para eliminar la causa raíz de una no conformidad, defecto u otra situación no deseable existente con el propósito
de evitar que vuelva a ocurrir.

3. HALLAZGO: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Puede ser
cualitativa o cuantitativa.

4. SINCO: Sistema ERP de la compañía, para registrar el resultado de las auditorias

5. SGI: Sigla para referirse al Sistema de Gestión Integrado.
6. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito del cliente, legal, de la organización o implícito
7. PLAN DE ACCION: Asignación de actividades, responsable y fechas de cumplimiento a las acciones que se deban implementar.
8. OBSERVACIÓN: Una declaración de un hecho, o posible riesgo, que se realiza durante una auditoria y se respalda mediante evidencia objetiva,
que puede dar origen a una acción de mejora o preventiva según se requiera.

6. Normas y reglas del proceso

1. El auditor interno debe cumplir con los siguientes requisitos:

Educación: Mínimo tecnólogo y/o profesional
Formación: Auditor interno certificado en ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 versión vigente.
Experiencia: Tener como mínimo seis (6) meses en la empresa y participar como auditor observador en el ciclo de auditoria, o tener
experiencia como auditor interno en otras empresas.
2. Durante el año se programarán dos ciclos de auditoria interna; con el objetivo de dar alcance a todos los procesos y centros de trabajo
de la compañía para que sean auditados por lo menos una vez al año. Debido al nivel de riesgo de los proyectos de construcción, estos
serán auditados en los dos ciclos de auditoria.
3. Se define que para la realización de la auditoria interna del SG-SST bajo Decreto 1072:2015 será con un proveedor externo; por lo tanto, el
coordinador HSE será el responsable de programar, conservar el programa de auditoria, informe y gestionar los hallazgos derivados de
dicha auditoria.

7. Indicadores del Proceso

Nombre del Indicador Frecuencia Formula del Indicador Responsable ¿A Quién se Reporta?

- - - - -
 Procedimiento auditorias internas SGI
P-GCQ-002 VR02 20/05/2019

8. Matriz de Escalación y/o Autorizaciones

Actividad a Escalar Nivel I Variable Nivel II Variable Nivel III Variable

Informe de cierre ciclo de auditoria

1 interna
- - -

Enviar a gerencia general para la toma de

Acción a Tomar: decisiones o acciones adicionales.
- -

9. Riesgos y Controles del Proceso

R1 No dar cumplimiento al cronograma de auditorias internas del SGI.

Riesgos Identificados dentro

R2 No cumplir con los requisitos mínimos de las auditorias externas realizadas al SGI.
del proceso

No realizar el seguimiento y cierre de las acciones generadas a los procesos de la

R3 emrpesa.

Cronograma de auditorias internas a todos los procesos de la empresa en ciclos

C1 planificados y registro en el sistema ERP

Controles Identificados dentro Planificación de auditorias externas con los entes que regulan el SGI y seguimiento
C2 mendiante auditorías internas a las unidades de soporte y negocio.
del Proceso

Registro de planes de acción en el sistema ERP, seguimiento mediante cronograma

C3 de control a los planes de acción y aplicación del programa "Hora de Calidad"

10. Reingeniería del proceso

Tipificación de Actividades
Reprocesos Planear Hacer Verificar Actuar Totales
Cantidad 1 2 4 3 1 11 PROCEDIMIENTO
OPERATIVO
Tiempo (días) - - - - - 0

11. Control de Cambios

Fecha Cambio realizado Realizado por Versión Aprobado por

P-GCQ-002 Creación del documento Xiomara Torres 1 Olga Ligia Sanabria

P-GCQ-002 Actualización del documento Tatiana Díaz 2 Mauricio Valderrama

 Procedimiento auditorias internas SGI
P-GCQ-002 VR02 20/05/2019

Flujo de Trabajo
COORDINADOR DE CALIDAD AUDITORES INTERNOS

INICIO

Certicado
1. Seleccionar staff de
auditores internos

Resultados auditorias Plan de auditoria

2. Elaborar y enviar plan
de auditoria interna

3. Validar recursos y SI ¿Tiene

ajustar plan de auditoria modificaciones?

Nota 1 actividad 4: Siempre se debe

NO ingresar en el equipo auditor al
coordinador de calidad, para que
4. Actualizar plan de Plan de auditoria SINCO habilite todos los permisos
necesarios para la consulta de cada
auditoria en SINCO
una de las listas de verificación.

Listas de
5. Programar y ejecutar Correo electrónico 6. Preparar y validar listas
reunión de apertura de verificación
Máx 1 día antes
auditoria

7. Ejecutar auditoria Informe de

interna y actualizar
informe en SINCO

Informe resultado 8. Revisar y consolidar

ciclo auditoria interna
informes de auditoria

Formulario de
9. Realizar evaluación de Resultados evaluación
auditores internos

10. Programar y ejecutar

Correo electrónico
reunión de cierre

Procedimiento 11. Hacer seguimiento al Indicador estado de

cierre de los planes de
acción

INICIO

Cuadro de Convenciones

Documento Control en la Correo Instructivo de Rombo de Conector

Reproceso de Páginas
de Entrada Actividad electrónico la Actividad Decisión
Documento Consideración Riesgo en la Glosario del Medición de Procedimiento Cuadro de
de Salida de Tiempo Actividad Proceso Indicador Referencia Actividad
 Procedimiento auditorias internas SGI
P-GCQ-002 VR02 20/05/2019

¿Qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Qué Necesita? ¿Quién Entrega? ¿Cuándo lo hace? ¿Cómo lo hace? ¿Dónde lo Hace? ¿Qué Sale? ¿A Quién le Entrega? ¿Qué pasa si no se hace?

1. Se valida certificación del auditor interno en normas

ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.
2. Se programa participación a una auditoria como No dar cumplimiento al
Seleccionar el staff de Coordinador Certicados de Equipo auditor y/o Previo al inicio del ciclo de
1 auditores calidad competencia aspirante auditoria
observador. N/A N/A N/A cronograma de auditorias
3. Se programa auditoria interna y se realiza internas del SGI
acompañamiento como apoyo y retroalimentación
del ejercicio.

1. Revisar el listado de procesos y centros de trabajo vs

resultado de auditorias; con el fin de definir prioridades
en el plan de auditoria.
2. Definir objetivo, alcance y recursos del plan de Documento Excel
Resultado auditorias auditoria. Correo electrónico No cumplir con los requisitos
Elaborar y enviar el Coordinador anteriores Previo al inicio del ciclo de 3. Definir los procesos y centros de trabajo a auditar, red pública P:\2. CALIDAD Plan de auditoria Líderes de proceso
2 N/A mínimos de las auditorias externas
plan de auditoria calidad Listado de procesos y auditoria lideres de proceso, auditor, fecha y hora. Correo electrónico Auditores internos
ULTIMA\2. AUDITORIAS realizadas al SGI.
centros de trabajo 4. Enviar plan de auditoria a los líderes de proceso y INTERNAS
auditores por correo electrónico, con el fin de
confirmar agenda.

Fecha máxima definida para 1. Recibir solicitud de cambio vía correo electrónico.
Validar recursos y Solicitud de cambio del No dar cumplimiento al
Coordinador Líder de proceso y/o aceptación de cambios y/o 2. Validar disponibilidad de auditores internos y/o Plan de auditoria Líder de proceso
3 ajustar plan de
calidad
líder de proceso y/o
auditor interno en casos excepcionales un posibles fechas de cambio y realizar cambios en el
Plan de auditoria interna
interna modificado Auditor interno
cronograma de auditorias
auditoria auditor interno internas del SGI
día antes de la auditoria plan de auditoria.

1. Ingresar al sistema ERP SINCO

2. Crear nueva versión del cronograma, crear
Ruta SINCO: No dar cumplimiento al
Actualizar el plan de Coordinador Previo al inicio del ciclo de auditoria ingresando: objetivo, alcance, fecha, hora, Plan de auditoria en
4 Plan de auditoria en Excel N/A SGC/Auditorías/Cronogram N/A cronograma de auditorias
auditoria en SINCO calidad auditoria responsable, auditor, equipo auditor (siempre incluir al SINCO
a de auditorías internas del SGI
coordinador de calidad para habilitar los permisos de
consulta a las listas de verificación)

1. Crear carpeta en red pública de acuerdo al ciclo

de auditoria a ejecutar.
2. Realizar presentación en formato pptx donde se Documento power point
Programar y ejectuar Coordinador Previo al inicio del ciclo de incluye: procesos y centros de trabajo a auditar, red pública P:\2. CALIDAD Presentación reunión
5 reunión de apertura calidad
N/A N/A
auditoria equipo auditor, cambios relevantes en la ULTIMA\2. AUDITORIAS de apertura
Equipo auditor N/A
organización, recomendaciones generales, INTERNAS
entregables, criterios de evaluación para los auditores
y fechas de compromisos.

1. Generar los items a verificar, teniendo en cuenta los

requisitos y normatividad aplicable al proceso. No se garantiza la correcta
Preparar y validar listas Resultado auditorias Previo al inicio del ciclo de 2. Organizar la lista de verificación, de acuerdo, al aplicación de requisitos
6 de verificación
Equipo auditor
anteriores
Coordinador de calidad
auditoria ciclo PHVA.
Documento Excel Lista de verificación Coodinador de calidad
normativos de las normas ISO
3. Enviar al coordinador de calidad para revisión y/o 9001, ISO 14001, ISO 45001
aprobación.

1. Lugar asignado para la

1. Realizar reunión de apertura, comunicar objetivo, auditoria interna.
alcance y metodología de la auditoria.
2. Ejecutar la auditoria, por medio de entrevistas al Informe de auditoria
Incumplimiento a los requisitos de
Ejecutar auditoria Lista de verificación pesonal, check list, toma de muestras, observación de interna
Fecha asignada de auditoria las normas ISO 9001, ISO 14001,
7 interna y actualizar Equipo auditor generada por el auditor N/A instalaciones y equipos para la toma de evidencias. Coodinador de calidad
interna ISO 45001 y Decreto 1072 de 2015
informe en SINCO interno 3. Realizar reunión de cierre, con el fin, de comunicar No conformidades en
(SG-SST)
los hallazgos encontrados en la auditoria. SINCO
4. Ingresar a SINCO y registrar los hallazgos de la 4. Ruta SINCO:
auditoria interna. SGC/Auditorías/Cronogram
a de auditorías
 Procedimiento auditorias internas SGI
P-GCQ-002 VR02 20/05/2019

¿Qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Qué Necesita? ¿Quién Entrega? ¿Cuándo lo hace? ¿Cómo lo hace? ¿Dónde lo Hace? ¿Qué Sale? ¿A Quién le Entrega? ¿Qué pasa si no se hace?

1. Revisar uno a uno los informes (redacción, No realizar el seguimiento y cierre

Revisar y consolidar Coordinador Informes de auditoria Cierre del ciclo de auditoria
8 informes de auditoria calidad interna
Equipo auditor
interna
ortografía, toma de evidencias) N/A N/A N/A de las acciones generadas a los
2. Consolidar el total de no conformidades. procesos de la empresa

Realizar evaluación de
9 auditores internos
Formulario Google
1. Enviar formulario de evaluación a los auditados Resultado Deterioro del SGI, estancamiento
Coordinador Formulario de evaluación Cierre del ciclo de auditoria Documento de Excel red
calidad auditores internos
N/A
interna
2. Ponderar respuestas consolidado auditor Equipo auditor y/o falta de credibilidad en los
pública P:\2. CALIDAD
3. Calificar los demás criterios definidos interno procesos de mejora continua
ULTIMA\2. AUDITORIAS INTERNAS

1. Organizar presentación en formato pptx con los

procesos auditados, resultado de hallazgos (no
conformidades) Documento power point
Deterioro del SGI, estancamiento
Programar y ejecutar Coordinador Cierre de Informes de Cierre del ciclo de auditoria 2. Realizar gráfica paretto con el análisis del red pública P:\2. CALIDAD Presentación reunión
10 reunión de cierre calidad auditoria interna
Equipo auditor
interna incumplimiento de requisitos y calificar según el grado ULTIMA\2. AUDITORIAS de cierre
Gerencia general y/o falta de credibilidad en los
procesos de mejora continua
de criticidad de los hallazgos la gestión por proceso. INTERNAS
3. Entregar incentivo a un auditor interno según criterio
de calificación

Ruta SINCO:
Hacer seguimiento al 1. Programar y agendar hora de calidad con el líder
SGC/Planes de No realizar el seguimiento y cierre
cierre de los planes de Coordinador y/o Registro de acciones en Posterior al cierre del ciclo de de proceso, para realizar el análisis de causas y definir
11 acción auxiliar calidad SINCO
Equipo auditor
auditoria interna el plan de acción frente a las no conformidades
acción/Informe de Plan de acción N/A de las acciones generadas a los
seguimiento por plan de procesos de la empresa
identificadas.
acción