SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

AP11-EV03- “PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA

CAMPAÑA DE DIFUSIÓN

INTEGRANTES

DURANGO GARCIA DIANA CRISTINA

ESTRADA FORERO MONICA
POLO JIMENEZ WENDY

INSTRUCTOR
IZASA JARAMILLO JORGE HUMBERTO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE COMERCIO REGIONAL ANTIOQUIA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DE NEGOCIOS
FICHA 1749831
2019

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 CONTENIDO

1. Determinar el tipo de evento a realizar……………………………………… Pag 4

2. Establecer los requerimientos del evento…………………………………… Pag 4
3. Construir el presupuesto y la financiación del evento……………………... Pag 5
4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará……………... Pag 6
5. Elaborar el protocolo del evento……………………………………………… Pag 6
6. Formular el plan de relaciones públicas del evento……………………….... Pag 7
7. Diseñar la campaña de difusión………………………………………………. Pag 9
8. Difundir el evento comercial…………………………………………………… Pag 11
9. Evaluación………………………………………………………………………. Pag 12

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1. Determinar el tipo de evento a realizar.

XIX feria de la belleza y salud Corferias 2020.

En un solo lugar, expertos y marcas nacionales e internacionales se reúnen
para mostrar a los visitantes los últimos productos, las nuevas tendencias y los
avances relacionados a la belleza integral para la mujer y el hombre moderno.

Fecha: 3 a 7 de octubre 2020.

Duración: 5 días
Visitantes: 68.300 personas (promedio)
Expositores: 450 expositores (promedio)

2. Establecer los requerimientos del evento.

Los requerimientos del evento ante Corferias son simples y vienen como
añadidura a nuestra participación; es decir que con nuestra participación
tendremos:

 Acompañamiento integral en el proceso de participación en la feria.

 Stand ubicado en pabellón de su categoría de producto (Panelería
divisoria blanca en MDF)
 Cenefa blanca con el nombre de la empresa (Opcional)
 Tapete gris de alto tráfico.
 Credenciales Expositor y Servicio de acuerdo con área de exposición.
 Invitaciones VIP de acuerdo con área de exposición
 Difusión de la participación en el Catálogo Oficial de Expositores.
 Stand virtual
 Acceso al alquiler de mobiliario y equipos audiovisuales de última
tecnología.
 Acceso a los servicios logísticos de Corferias.
 Un tomacorriente doble de 110 kw de energía.
 Opción de Pre-decorado de stand si requiere, con cobro adicional por
m2.
 Derecho a participar en rueda de negocios – Previa verificación de
requisitos.

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 Los requerimientos nuestros hacia el evento serían los siguientes:

 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño del

stand, la ubicación que necesitamos, medidas y capacidades.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos,
banners, tema)
 Productos para exhibir
 Elementos decorativos y mobiliarios.
 Promociones en preventa como. (invitaciones personales, correo
directo, anuncios en revistas, periódicos y radios) todo esto
adicional a lo que nos proporciona Corferias.
 Promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios,
muestras gratis, etc.
 Venta directa con ofertas.
 Música y/o videos.
 Personal capacitado.

3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

Para este evento usaremos uno de los recursos con los que cuenta la
compañía, formaremos un equipo de trabajo calificado, a los cuales le serán
asignadas tareas específicas:

RUBROS ESTIMADOS PROYECCION

Participación evento x 5 días $ 6.000.000 $ 6.000.000
Alquiler stands extras $ 500.000 $ 500.000
Adecuaciones $ 1.150.000 $ 950.000
Publicidad radio $ 1.000.000 $ 1.000.000
Publicidad exterior $ 500.000 $ 500.000
Muestras gratis (1900 sachet) $ 1.050.000 $ 1.050.000
Renta equipos $ 850.000 $ 850.000
Transportes $ 200.000 $ 200.000
Comida $ 290.000 $ 290.000
TOTAL $ 11.340.000 $ 11.340.000

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 4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará:

Cuando decimos que un organizador de eventos debe contratar a un

proveedor para que éste preste un servicio en un evento lo que estamos
refiriendo es un “vínculo de tipo jurídico en el que dos partes acuerdan
voluntariamente asumir un conjunto de obligaciones que deben cumplir
recíprocamente”.

En nuestro caso estaríamos realizando un acuerdo con el organizador del

evento que es Corferias, al igual con la participación en el evento recibimos
unos beneficios adicionales, por lo que nuestros costos en algunos aspectos
disminuyen. Y no necesitaríamos contratar a alguien adicional. Ya que
Corferias nos proporciona por un costo adicional lo que necesitemos.

CANTIDAD INSUMOS
8 Pendones
4 Equipos de audio
5.000 Folletos de servicios
2.000 Volantes del evento
1.900 Sachets para muestras gratis

5. Elaborar del protocolo del evento

o Protocolo antes del evento:


 Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el
evento
 Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su
invitación o notificación con un mes de antelación.
 Diseñar u programa de presentación del evento para así llevar un
orden.
 Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que
servicios hay, el personal de seguridad que hay, sitios de
información general etc.
 Cronograma y programa
 Adecuación del lugar.

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 o Protocolo durante el evento:

 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.

 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las
personas invitadas.
 Tener listo los productos a ofrecer y las degustaciones

o Después del evento:

 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que

estos se van a hacer llegar a todos participantes.
 Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos
propuestos.
 Dar por finalizado el evento.

6. Formular el plan de relaciones públicas del evento

La marca TREND PROFESSIONAL, ha decidido participar en la feria de salud y

belleza que tendrá lugar en Corferias, donde se espera una asistencia de más de
600 mil personas; vamos a aprovechar para lanzar oficialmente la nueva línea de
productos capilares de keratina y argán; aquí se podrá disfrutar de actividades
comerciales, congresos, talleres, shows y zonas de experiencias.
Trend Professional es una marca que ya está posicionada en el mercado
antioqueño, y se está introduciendo en el mercado nacional, cuenta con un poco
más de presupuesto que una empresa pequeña para promocionar y dar a conocer
los productos, es por eso que hemos decidido participar de esta feria, que es una
especie de flea-market, con muchas satisfacciones a nivel comercial, es una feria
que tiene gran acogida en el público, adicional asisten marcas nacionales e
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 internacionales, quienes tienen la oportunidad de interactuar en la más
completa plataforma de negocios para ingresar al mercado latinoamericano.
No obstante, tiene asistencia de un gran número de personas de diferentes
perfiles, a los cuales podemos realizar sondeos de opinión de nuestro producto,
intercambiar opiniones y darnos a conocer en el mundo empresarial; Para que
sea una actividad donde podamos cumplir con los objetivos propuestos hemos
dispuesto la siguiente planeación y programación para llevar a cabo dicho evento.

OBJETIVO GENERAL

Promover la participación de nuestra empresa a nivel nacional dentro del sector

empresarial.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.

 Lograr la compra y venta de los productos.
 Lograr un gran número de contactos.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores.
 Captar nuevos clientes y consumidores.
 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.

CRONOGRAMA PARA EL EVENTO

TIEMPO
ACTIVIDADES MES OBSERVACIONES
SEM SEM SEM SEM
1 2 3 4
Pasar el diseño y medidas del
stand al cuerpo logistico de
corferias para que ellos hagan
Elaboración de un plan de actuación, tiempos de
la respectiva organización. Al
ejecución, designación de responsables y montaje.
terminar traer los equipos y
demas montaje para la zona
de experiencia y sonido.
Repartir folletos y organizar
en nuestros puntos de venta
se comunique el evento
Elaboración de campañas de promoción y comunicación
proximo a suceder esto se
debe programar con mas de 1
mes de anticipación.
Selección de productos a comercializar.

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 Todas las marcas capilares
para hombres y mujeres,
productos revolucionarios y
nuestro producto estrella
shampo con keratina y argán.
Por Corferias sabemos que el
evento esta programado para
mas de 600 mil personas,
Definir el numero de personas que asisitiran
pero en realidad tenemos que
programar el numero de
asistentes a nuestro stand
Verificar la entrega de
logistica d ecorferias. Que sea
Revision del tipo de montajes
la adecuada al diseño enviado
previamente.

Impresión de papelería, invitaciones, folletos, pendones propuesta publicitaria

Colocación de toda la
publicidad acerca del evento
Difusion de la propuesta publicitaria
en los puntos de venta,
proveedores etc.

Presupuesto

7. Diseñar la campaña de difusión


 Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter,
Instagram y Google+
 Invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.
 Pendones
 Publicidad en los puntos de venta
 Voz a voz
 Plegables

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Propuesta Publicitaria:

a) Boletas, afiches, pendones y volantes:

Estos estarán en los puntos de venta propios, en peluquerías y

puntos de proveedores, se rifaran boletas por compras de
productos de la marca, se rifaran también boletas para el centro
de experiencia en el stand, se tendrá la mayor publicidad posible
en el departamento y fuera de este.
Esta también será la propuesta para las redes sociales.

b) Cuña radial:

Propuesta Cuña Radial.

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 cuña radial.m4a

Guion técnico:

Control Sonido de fondo (ambiente alegre)

Locutor 1 De manera alegre (que no te lo cuenten, ven y comparte
con nosotros la XIX feria de belleza y salud en
Corferias)
Control Desvanece el sonido de ambiente
Locutor 2 (de manera anímica) Trend Professional te invita a
participar en la rifa de boletas para nuestro centro de
experiencia ven y conoce nuestra gama de productos.
Participa en una de las mayores ferias con más
expositores en el país.
Locutor 1 No te lo pierdas, te esperamos.
Fin

8. Difundir el evento comercial

El evento se va a difundir mediante cuña radial, por redes sociales para atraer
el target que necesitamos. Adicional contaremos con la publicidad que hace
Corferias referente al evento comercial, aparecerá nuestra marca y slogan en
la revista empresarial que se entrega a la mayoría de los asistentes, también
la feria contará con la prensa que será muy importante.

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 Medio Nombre de fecha Hora Duración Cumplio
la pieza (segundos)
Radio
Oxigeno Comercial 1/09/20 al 1:00 pm 30 Si.
6/10/20
Candela Comercial 1/09/20 al 1:00 pm 30 Si.
6/10/20
Redes
Sociales
Facebook Pauta Ads 1/08/20 al Publicidad 360 Si.
6/10/20 cada día.
Tweeter Pauta Ads 1/08/20 al Publicidad 360 Si.
6/10/20 cada día.
Instagram Pauta Ads 1/08/20 al Publicidad 360 Si.
6/10/20 cada día.

9. Evaluación

Con el siguiente cuadro analizaremos los resultados de la totalidad del

evento. Asi sabremos si fue beneficioso para nuestra marca

Criterios Esperada Real

La participación del  Por Corferias el 90% 
evento es como mínimo seria 540.mil personas.
del 90% de las personas  Para el Stand mil
esperadas. personas.
Los gastos no superan  $ 11.340.000 a 
los presupuestados. $ 12.000.000

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Los ingresos son por lo  Se espera recaudar un 
menos del 95% de los promedio de $
esperados. 22.950.000 a
$ 30.000.000.
El 90% de las personas  De las mil personas que 
que asistieron al evento esperamos en nuestro
califican el servicio como estand, esperamos que
excelente. a 900 nos califiquen con
5 estrellas.
El evento se desarrolló  Seguir el cronograma 
según el orden del evento. Sin
establecido. desestimar posibles
problemas.
El 90% de las personas  De las mil personas que 
que asistieron al evento esperamos en nuestro
se sintieron satisfechas. estand, esperamos que
a 900 nos califiquen con
5 estrellas.

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