TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL
¿Qué es una Tabla de Retención Documental

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus correspondientes tip
por las unidades administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus
tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión d
documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, c

¿Quienes tienen que hacerlas?

Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las enti

las respectivas tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencía, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

* Establecimientos Públicos
* Empresas Social del Estado
* Industriales y comerciales del Estado
* Empresas de Economía Mixta.
* Entidades descentralizadas indirectas
* Unidades administrativas especiales

E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como:

* Comunas
* Corregimientos

Los cuerpos o instituciones Legislativos:

* Senado de la República
* Cámara de Representantes
 * Asambleas Departamentales
* Concejos municipales.
Los Organismos de Control:
* Personería
* Contraloría
* Procuraduría
* Veedurías
Los Órganos de administración de Justicia:
* Cortes
* Consejo de la Adjuticatura
* Fiscalía
* Juzgados

Las T.R.D. se basan en:

 La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar las series y subse

 Los períodos de retención en cada fase de archivo.
 La presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización.

VENTAJAS
Facilitan el manejo de la información.
Racionalizan la producción documental
Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos.
Garantizan conservación de documentos históricos.
Regulan transferencias primarias y secundarias
Racionalizan procesos administrativos
Archivísticamente facilitan todos los procesos

IMPORTANCIA:
Permiten manejo integral de documentos.
Facilitan la organización documental.
Ayudan a controlar la producción y trámite.
Identifican y reflejan las funciones de cada institución o entidad.
 Integran procesos archivísticos con lógica.
Identifican documentos eliminables.

Además, tienen importancia en:

Administración:



Facilita el manejo de la información



Contribuye a la racionalización en la producción documental.



Permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.



Faci

litan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados



Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.



Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

Archivística:
Permite el manejo integral de los documentos.
Facilita la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los docts.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su
gestión.

¿Cómo se hacen?
 El Archivo General de la Nación a definido 5 etapas así:

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aproba
4. Aplicación
5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental se estipulan en

4 TABLAS DE RETENCIÓN y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Directrices básicas e instructivo