Contabilidad Hotelera

Como toda empresa, la contabilidad constituye un elemento fundamental para conocer su

historia económica y financiera así como la información de los Estados Financieros
fundamentalmente el Balance General, el estado de pérdidas y ganancias y el Estado de flujo
de efectivo. En el caso de hoteles, además de llevar contabilidad consistente, confiable y
oportuna, es fundamental la sistematización de los costos de los diferentes servicios que ofrece.

El jefe de contabilidad se encarga de organizar, ejecutar, supervisar, controlar, y coordinar las

distintas actividades que tienen relación con el proceso contable, los libros, estados financieros
y su vinculación con los Departamentos de Pagaduría o Tesorería o caja si existieren estas
unidades.
Importancia de la Contabilidad Hotelera:

La Contabilidad Hotelera en el contexto empresarial tiene como objetivo fundamental el

proporcionar toda la información requerida por cada una de las dependencias de la Compañía,
ejemplo: restaurante, lavandería, hospedaje, zonas húmedas, servicios generales y
administración entre otros.
Reconociendo que la actividad turística implica la prestación de servicios, la venta de productos
terminados, realización de eventos de diversa índole, encuentros culturales, además de la
comercialización de otros bienes accesorios; se hace necesario el disponer de información
efectiva, inmediata y oportuna para determinar con toda seguridad los precios de venta de los
bienes y servicios que se ofrecen a los clientes.
De ahí la importancia de poseer un Departamento de Contabilidad bien organizado que cumpla
con todas las exigencias de tipo legal, así como con los requerimientos (informes, costos y
presupuestos) de la Administración. Y en tal propósito no se puede desconocer la importante
labor que realiza el Departamento de Costos y Presupuestos, en todo lo pertinente a la
determinación de costos unitarios y totales, para que la Dirección de Mercadeo y Ventas,
ajustada a las políticas de la Empresa, determine los precios de venta al público.

Descripción de las actividades de un hotel:

 Los servicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como:
A) Principales.
B) Secundarios.
Dentro de los principales están: el hospedaje, restaurant, bar.
Los secundarios son: tintorería, lavandería, teléfonos, estacionamiento, peluquería, etc, todo lo
que haga más cómoda la estancia del visitante.

Características de la Contabilidad Hotelera:

 La característica especial en la
contabilidad hotelera constituye la oportunidad con la cual deben manejarse las cuentas
contables, tomando en consideración que los servicios que presta el hotel tienen un estilo de
“rapidez”, y en este lapso habrá que registrar contablemente con la oportunidad debida.

 El uso de los llamados diarios especializados, como los de compra, ventas, caja, bodegas, es
una característica particular en los hoteles, aplicando inclusive la modalidad de columnario,
porque permite correlacionar las cuentas con los departamentos respectivamente que generen
costos; ventas, ingresos y salidas de caja, requisición de alimentos, bebidas, materiales, etc.
 Siendo la Actividad Hotelera una rama del sector “Servicios”, en la contabilidad hotelera se
distinguen dos grandes aspectos. Costos d cada servicio; e ingresos de los servicios.

 Los Sistemas de contabilidad en las actividades de hotelería se ajustan a sus propias

características y naturaleza, dependiendo de la organización y servicios que tengan el hotel.

 Una vez identificado el tipo de organización, sus áreas, departamentos y servicios, la

contabilidad debe diseñarse en base a la distribución, al departamento de servicios que lo
genere, ya que cada departamento genera costos, sin embargo, no todos los departamentos
generen ingresos tal es el caso del área administrativa.

 El soporte molecular de la contabilidad hotelera esta dado por la presicion de los costos e
ingresos imputables a cada departamento, habitaciones, comedor, bar-restaurante, bebidas,
lavado y planchado de ropa, casino, pisicina, canchas deportivas, etc según la disponibilidad
de cada hotel.

 El diario general absorbe el resumen de los diarios especializados y de las demás transacciones
no constante en ellos, lográndose la consolidación tanto desde el diario general como desde los
diarios especializados.

 Otras cuentas que se utilizan en los hoteles no se diferencian con otro tipo de negocios, tal es el
caso de remuneraciones del personal, cuentas por pagar, prestamos, depreciaciones,
amortizaciones, gastos, diferidos, etc y tienen un tratamiento de tipo general como en otras
actividades.
 Organigrama de un Hotel:

Fuentes de Ingreso y su Contabilización:

 Para contabilidad los ingresos que percibe el hotel por la prestación de servicios es necesario
en primer lugar diferenciarlos por área principales, de tal manera que facilite el reconocimiento
de cada servicio. El hecho de distribuir los ingresos por cada servicio principal no solo que
permite la cuantificación por cada rubro sino que permite identificar la importancia de cada
servicio respecto del ingreso total. Además constituye un elemento fundamental para la
programación presupuestaria para cada ejercicio financiero.
 En un hotel existen varias fuentes de ingresos, las principales son habitaciones, comedor, bar-
restaurante, otra fuente complementaria lavada y planchado de ropa, casino, salas de
conferencias, peluquería, etc. Según la categoría a la que pertenezca el hotel.

 La primera información que se capta en hotel a la llegada de los huéspedes es el registro de

huéspedes. Se usan tarjetas que incluyen el nombre, cedula de identidad, procedencia, destino,
número de personas y firma del que asume la habitación.

 El alquiler de habitaciones constituye un rubro principal de los ingresos de un hotel, es necesario

mantener actualizadas las tarjetas de llegadas de clientes y anotar los días de permanencia. De
tal suerte que cuando el huésped decide abandonar el hotel, esta información debe estar lista
para emitir la cuenta y factura correspondiente.

 En las tarjetas de habitaciones también llamadas libro de habitaciones o cargo de

habitaciones ocurre que se va anotando el número de personas que han registrado su ingreso
por habitación. Se abre una ficha intercambiable de tal manera que siempre se conozca las
habitaciones ocupadas y las vacantes existentes cuando los huéspedes abandonan el hotel.

Categorías de Hoteles:
2.3 OPERACIONES PRINCIPALES, CONTROL ADMINISTRATIVO Y
REGISTRO CONTABLE
OPERACIONES PRINCIPALES, CONTROL ADMINISTRATIVO Y REGISTRO CONTABLE

HOSPEDAJE:

La operación de hospedaje se inicia cuando se recibe en el hotel una reservación. Los datos del
futuro huésped se anotan en la Hoja de Reservaciones, una vez que previamente se ha verificado
si hay habitaciones disponibles en la fecha requerida. Al finalizar el día las hojas de reservación se
registran en la Concentración de Reservaciones del Día. Es importante que una vez que el hotel ha
aceptado la reservación se exige un depósito correspondiente al importe de una noche.

REGISTRO:
Cuando el huésped se presenta en el hotel debe anotar sus datos en una tarjeta de registro
proporcionada en la recepción del hotel. Se deberán formular 4 copias, para enviarlas a: al tablero
de ocupación, conmutador telefónico, departamento de ropería y al tablero de información.

El objeto de este registro es:

 Conocer visualmente los cuartos que están ocupados y los vacantes.

 Poseer los datos de los huéspedes y en caso necesario dar información a terceros.
 Atender llamadas recibidas o solicitadas por los huéspedes.
 Para verificar la limpieza y orden de la habitación ocupada por medio de la ama de llaves en
sus revisiones diarias.

APERTURA DE ESTADO DE CUENTA.

Inmediatamente después del registro deberá abrirse el Estado de cuenta correspondiente en la que
se anotarán todos los servicios consumidos por el huésped, día, costo, cuarto y el saldo que lleva;
deberá estar foliado, siendo deseable que coincida con el de la tarjeta de registro y que contenga
los requisitos fiscales.

LIMPIEZA Y SUPERVISIÓN DE CUARTOS.

INFORME DEL AMA DE LLAVES

Diario, el departamento de ropería deberá hacer una verificación física de los cuartos ocupados
para atender los servicios de aseo del cuarto, hacer camas, poner toallas limpias, accesorios,
checar el consumo del servi-bar, reportar alguna falla en las instalaciones y será responsabilidad
de camaristas y ama de llaves elaborar un reporte.

Se deberá enviar el original a la oficina de recepción y la copia al departamento de contabilidad.

INFORME DEL DE OCUPACIÓN DE CUARTOS.

La recepción elaborará un informe anotando el número de cuartos ocupados, vacíos, fuera de
servicio, de cortesía, el número de personas y costo de habitación. Enviará el original a la gerencia
y la copia junto con el informe del auditor nocturno, el departamento de contabilidad para su
verificación y registro.
ALIMENTOS Y BEBIDAS:

El servicio de restaurant que proporcionan los hoteles está constituido por dos secciones: la cocina
y el comedor.

LA COCINA.

Se controlan y se determinan los costos y gastos de la elaboración de alimentos.

EL COMEDOR.

Se controlan y cuantifican los ingresos por la venta de los alimentos.

GASTOS Y COSTOS DE ALIMENTOS.

Los gastos y costos de cocina más importantes están constituidos por los alimentos, existen los de
fácil descomposición o perecederos y los duraderos. Los perecederos se cargan directamente al
costo de ventas y los otros se llevan a un almacén y después con vales de salida se llevan a la
misma cuenta de costos.

INGRESOS.

LA COMANDA.

El control se efectúa por medio de una comanda, lista donde se escribe lo que se consume por el
huésped sin precios, foliada, que deberá ser emitida en 3 tantos, la original se enviará al jefe de
cocina para que se preparen los alimentos, la siguiente al cajero para que formule la cuenta cheque
y la otra para el checador, quien supervisa que se preparen los alimentos formulados.

CUENTA CHEQUE.

Con la copia de la comanda el cajero formulará la cuenta cheque que es una nota donde se escribe
el consumo con importes y se anotará en el informe diario de ventas.

El informe una vez totalizado se envía al departamento de contabilidad junto con el sobre que
contiene el corte de caja o reporte de cajeros.

OTROS SERVICIOS.

Los servicios secundarios como lavandería, tintorería, teléfonos, etc. deben registrarse en notas
especiales que se detallaran según su naturaleza. Estas notas se concentran en un informe diario
de cada servicio.
REGISTRO CONTABLE:
Existen diversos casos para el registro contable de las operaciones de hotelería, el primer caso se
deriva de la conformación de la tarifa de hospedaje; donde ésta se conforma por: Renta de la
habitación, el Impuesto al Valor Agregado correspondiente y el Impuesto local al Hospedaje, de
acuerdo a las tasas marcadas en las Leyes de Ingresos de cada Entidad Federativa.

TARIFA AL PÚBLICO DE UN HOTEL

EN NAYARIT

TARIFA DIARIA 833.00

Renta de Habitación 700.00

I. V. A. (16%) 112.00

Impuesto al Hospedaje (3%) 21.00

Donde la renta de Habitación es cuenta de Resultados Acreedora, y las otras dos, son de Pasivo
Circulante.

Cuando se solicita un depósito en efectivo para garantizar la reservación, interviene otra cuenta de
Pasivo Circulante denominada “Saldo de Huéspedes”, quedando el registro como sigue:

Registro del Depósito

Caja 500.00

Huéspedes 500.00

En todos los casos, es conveniente manejar como subcuentas los números de habitación
correspondiente.

Otra situación es que se realice una reservación vía telefónica, fax o Internet, depositándonos en
cuenta la tarifa correspondiente, quedando así:

Reservación con Pago Anticipado

 Cuenta Debe Haber

Bancos 2,499.00

Renta de Habitación 2,100.00

I. V. A. (15%) 336.00

Impuesto al Hospedaje (3%) 63.00

Por último, es posible reservar a través de Agencias de Viajes, empresas a las que se les paga una
comisión por el servicio:

Reservación por Agencia de Viajes

Cuenta Debe Haber

Clientes 2,450.28

Renta de Habitación 2,100.00

I. V. A. 336.00

Impuesto al Hospedaje (3%) 63.00

Comisión Agencia 42.00

I.V.A. Acreditable (Por la comisión) 6.72

Sumas Iguales: 2,499.00 2,499.00

Cuando la Agencia de Viajes Paga

Cuenta Debe Haber

Bancos 2,450.28

Clientes 2,450.28

Sumas Iguales: 2,450.28 2,450.28

El Departamento de Ama de Llaves también genera movimientos contables derivados de la función

de Limpieza y Supervisión; éstos son generalmente por los consumos del Servibar y eventualmente
por faltantes de blancos atribuibles al huésped.
 Cargos por Ama de Llaves

Cuenta Debe Haber

Huéspedes 870.00

Consumo de Servibar 250.00

Blancos Faltantes 500.00

I. V. A Trasladado 120.00

Sumas Iguales: 870.00 870.00

También se realizan consumos en Restaurantes, bares y servicios adicionales como lavandería,

tintorería y servicios telefónicos; a los que es posible adicionar propinas, que se deben distribuir
según su naturaleza.

Cargos por Consumos Diversos

Cuenta Debe Haber

Huéspedes 1,378.80

Restaurant La Palapa 280.00

Bar El Trago 360.00

Tintorería 150.00

Servicio Telefónico 60.00

Café El Descanso 80.00

I. V. A Trasladado 148.80

Propinas 300.00

Sumas Iguales: 1,378.80 1,378.80

DOCUMENTOS DE SOPORTE Y CONTABILIZADORES

Los documentos de soporte son aquellos que sirven como base de comprobación en la elaboración
de un documento contabilizado, tales como: pedidos, notas de remisión, facturas, recibos, vales,
nomina, reporte diario de ocupación, resumen diario de ventas de alimentos y bebidas, reporte diario
de tintorería, reporte diario de mercancías recibidas, fichas de depósitos bancarios, relación de
cobradores, relación de remesas de efectivo, avisos bancarios de cargos y abonos, informes de
cajeros departamentales, informes de cajeros de recepción, notas de salida o requisiciones de
almacén etc.

POLIZAS DE INGRESOS POR VENTAS

Este documento se formulara con base en lo siguientes reportes diarios:

 De ocupación de cuartos
 De ventas de alimentos y bebidas
 Diario de tintorería
 Teléfonos
 Lavandería
 De lectura para uso del auditor nocturno
POLIZAS DE COMPRAS

Se preparara en base con el reporte diario de entradas de almacén, el cual se hará de acuerdo a las
remisiones y facturas. Compras de alimentos y bebidas, suministros generales y de otros artículos
detallando los nombres de proveedores por compras hechas a crédito y al contado, con objeto de
hacer las anotaciones correspondientes en los auxiliares

POLIZA DE INGRESOS POR DEPÓSITO DEL BANCO

Su base de preparación será el informe diario del cajero general, en el cual se detallan todas las
operaciones de entradas a caja ocurridas en un día.

POLIZA DE EGRESOS Y POLIZA DE CHEQUE

Se expedirá por pagos regularmente mayores, de acuerdo con la cantidad que establezca cada
empresa.

Se usara como documento contabilizador una copia de la llamada póliza-cheque, la que se registra
diariamente en estricto orden numerado en el diario de egresos de cheques expedidos.

POLIZA DE OPERACIONES DIVERSAS

 Se expedirá por provisión para pago de nominas, honorarios, sueldos, etc.

 Provisión para pago de impuestos, derechos y servicios públicos etc.
 Por ajustes, traspasos etcétera.
POLIZA DE CUENTA POR COBRAR
Se formulará para registrar las ventas a crédito. Su fuente de origen es la relación de cuentas por
cobrar que elabora el auditor nocturno, de acuerdo con la documentación comprobatoria firmada por
los clientes o huéspedes y demás reportes que proporciona los diferentes departamentos
productivos tales como restaurantes, bares, teléfonos, lavandería tintorería y otros.

POLIZA DE AJUSTES Y DESCUENTOS

Se formulará cuando se hagan ajustes en cuartos por modificaciones de tarifas o por descuentos en
alimentos, bebidas, tintorería, lavandería, teléfonos, telégrafos, estacionamiento etc.

POLIZA DE COSTO

Se prepara cada fin de mes con base en la determinación de los siguientes datos de alimentos y
bebidas.
 Ventas totales
 Ajustes y descuentos
 Relación de cortesías a precio de venta
 Relación de cheques de consumo de funcionario y empleados firmados a precio de venta
 Importe de inventarios iniciales
 Importe de compras netas
 Costo de ventas bruto
 Costo de ventas aparentes
 Relación de los inventarios finales debidamente valuados
 Importe de las deducciones al costo de ventas bruto a empleados, ventas a empleados,
traspasos entre los restaurantes y bares, cortesías de huéspedes, roturas y pérdidas al costo.
 Costo de ventas neto
 Factores de costo de venta neto, en relación con las ventas netas.

LIBROS Y REGISTROS
LOS PRINCIPALES SON:
Mayor
Diario general
Libro de actas
Diario de ingresos por ventas
Diario de cuentas por cobrar
Diario de compras
Diario de egresos o de cheques expedidos
Diario de ingresos o de depósitos al banco
Diario de operaciones diversas
Diario de salidas de almacén

OPERACIONES CARACTERÍSTICAS EN LA HOTELERIA

El sistema de contabilidad de los hoteles tiene características definidas en su operación que las
distingue de otros negocios, ya que en este tipo de industria el control de los ingresos se ejerce
principalmente por medio de:

 Cajas registradoras de recepción

 Cajas registradoras por departamento
 Elaboración inmediata de notas a cargo por otros servicios que produzcan ingresos
Claves de la Contabilidad Hotelera
por Juan Antonio González

Debido a los servicios que proporcionan las empresas turísticas, la contabilidad

hotelera tiene muchos elementos que se diferencian de otro tipo de empresas y que
condicionan la manera de elaborar sus registros contables.

Índice
Características de la contabilidad hotelera
Los Ingresos en el sector hotelero
En primer lugar, la mayoría de hoteles y agencias de viajes no almacenan la
producción sino que se dedican a la prestación de servicios a sus clientes en lugar
de vender productos.

Por tanto, sus ingresos principales provienen de lo que facturan a sus clientes en
conceptos de alojamiento, restaurante, bar, etc.
Los ingresos secundarios complementan la actividad principal del hotel y
representan por consiguiente un volumen inferior en su cifra de negocios. Podemos
destacar los ingresos por el uso del teléfono, lavandería, parking, instalaciones
deportivas o gimnasio.
Otro tipo de ingresos que perciben las empresas hoteleras son los procedentes de
arrendamientos, ya sean por tiendas ubicadas dentro del establecimiento hotelero o
a los clientes que alquilan salas para celebrar congresos, seminarios y similares.
En el caso de una cadena hotelera que gestiona o franquicie a otra obtendría
también ingresos procedentes por estos contratos de gestión o por contrato de
franquicia.
En muchas ocasiones las agencias de viajes intermedian entre el hotel y el cliente.
Pueden darse dos circunstancias:
1. Que el hotel cobre directamente al viajero que ha reservado previamente a la
agencia de viajes. En este caso, la agencia tendrá derecho a su comisión por
intermediación.
2. Que el viajero haya pagado directamente en la agencia de viajes su estancia,
con lo que el hotel le gactura a dicha agencia y le descuenta la
correspondiente comisión.
Los Gastos en la contabilidad hotelera
Los gastos por compras de aprovisionamientos se pueden clasificar en cuentas
diferentes para tener la contabilidad más ordenada:
  Compras de alimentos.
 Compras de bebidas.
 Compras de combustibles.
Las comisiones a agencias de viajes por intermediar las registrarán en la cuenta de
gasto correspondiente. Por ejemplo, «comisiones a agencias de viajes».
Los hoteles cuyo modelo de negocio sea la franquicia tendrán que registrar el gasto
por canon de franquicia.
En ocasiones este canon tiene un componente fijo y otro variable que depende por
ejemplo de la ocupación, por lo que se crearían dos cuentas para cada concepto.

Debido a que la producción de un hotel es intensa en factor trabajo, una parte

importarte de sus gastos la componen los sueldos y salarios.
Las reservas que los clientes realizan a las agencias de viajes no se contabilizan
como anticipo de clientes sino como depósitos recibidos a corto plazo (pasivo).
De hecho, uno de los errores en que incurren muchas agencias de viajes es
denominar a estos depósitos, que el Reglamento de las agencias de
viajes denomina específicamente depósitos, como cantidades a cuenta.
Esta diferencia es importante debido a que una entrega a cuenta (anticipo de
clientes) sí devenga IVA y genera la obligación de ingresar el impuesto en el
momento en que se cobre dicho concepto.

Aspectos diferenciadores del Balance en el sector

hotelero

Con respecto a la empresa en general,

el balance de situación de un hotel presenta ciertas diferencias como las detalladas
a continuación:
Las existencias
En las agencias de viajes las existencias no son abundantes y como mucho poseen
material de oficina y de propaganda. En los hoteles encontramos una mayor
variedad como las bebidas, comida, productos de limpieza, artículos de las
habitaciones o combustibles.

Los clientes
La problemática del saldo de los clientes es muy variada en la contabilidad hotelera.
Las expectativas de cobro por operaciones que constituyen la actividad principal
de la empresa se registran en cuentas de Clientes.
Por otra parte, las expectativas de cobro por operaciones que no forman la actividad
principal del hotel se incluyen en cuentas de Deudores.
El Activo Fijo
En la contabilidad de los hoteles un activo muy característico son la vajilla, lencería,
cristalería, etc. Hay distintas opciones respecto a su contabilización y amortización.
Incluso hay quien no lo trata como si fueran inmovilizado y lo contabilizan como
gasto del ejercicio.

En cualquier caso, su permanencia en el hotel suele ser superior al año por lo que sí
se deberían tratar como inmovilizados y no como gastos.

En lo que respecta a las agencias de viaje, su inmovilizado representa un porcentaje

muy pequeño respecto a su activo total.

Un elemento que se puede destacar es el pago del canon inicial de franquicia que
debe registrarse como un activo intangible.
La Contabilidad Hotelera en el contexto empresarial tiene como objetivo
fundamental el proporcionar toda la información requerida por cada una de las
dependencias de las Compañías como por ejemplo: restaurante, lavandería,
hospedaje, zona húmedas, servicios generales y administración entre otros.
Trata sobre el control, manejo registro de los ingresos, costos, y gastos de un
hotel sobre la base de los principios y normas de contabilidad generalmente
aceptados. Trata de suministrar informaciones precisas con finalidad de que
sirva de herramienta y guía para la toma de decisiones y futuras proyecciones.

El objetivo general es analizar el costo, manejo y registro de los ingresos, costos

y gastos para suministrar informaciones precisas sobre la operación de un hotel.
Interpretar los estados financieros para la toma de decisiones en función de los
objetivos de la empresa.

La actividad turística implica la prestación de servicios, la venta de productos,

realización de eventos de diversa índole, encuentros culturales, además de la
comercialización de otros bienes accesorios; se hace necesario el disponer de
información efectiva, inmediata y oportuna para determinar con toda seguridad
los precios de la venta de los bienes y servicios que se ofrecen a los clientes.

De ahí la importancia de poseer un Departamento de Contabilidad bien

organizado que cumpla con todas las exigencias de tipo legal, así como con los
requerimientos (informes, costos y presupuestos) de Administración.

La contabilidad hotelera cubre en la actualidad diversos sectores de la

Economía de un país, debido precisamente al auge turístico de todas las
regiones nacionales e internaciones; hoy por hoy no solo se visitan los sitios
tradicionales sino que se han abierto nuevos espacios como fuente de ingreso y
sustento para diferentes comunidades.

El sistema de contabilidad de los hoteles tiene características definidas en su

operación que las distingue de otros negocios, ya que en este tipo de industria el
control de los ingresos se ejerce principalmente por medio de: cajas
registradoras de recepción, cajas registradoras por departamento, elaboración
inmediata de notas a cargo por otros servicios que produzcan ingresos.