UNIVERSIDAD DE HUÁNUCO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

PROGRAMA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

TEMA
METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL INFORME DE
LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA N° 1761-2019
.CG/JUSPE-AC.

AUTORES

ESPINOZA ROJAS, YORH

SOTO PALOMINO, DIANA

DOCENTE

JEDUTUM BLAS MORA

HUÁNUCO – PERÚ
2019
 DEDICATORIA

Dedicamos este trabajo a nuestros padres y familia

que siempre nos dan su apoyo desinteresado y
hacen posible que podamos cumplir con nuestras
metas trazadas.

2
 AGRADECIMIENTO

Agradezcamos a Dios todopoderoso, por darnos

salud y a nuestro docente quien nos dio la
oportunidad de hacer este informe y ayudarnos en
nuestra formación.

3
 INDICE

CAPITULO I ................................................................................................................................ 8
PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ..................................................... 8
1.1 Trabajos Preliminares ............................................................................................. 9
1.2 Programa de Trabajo ............................................................................................. 10
1.2.1 Objetivos del Programa ................................................................................ 11
1.2.2 Contenido Del Programa .............................................................................. 13
CAPITULO II ............................................................................................................................. 15
INFORMACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ................................................ 15
2.1. Procedimientos de la recopilación de información ...................................... 15
2.2. Registro de información. ...................................................................................... 20
2.3. Análisis de la información. .................................................................................. 21
2.4. Evaluación de la Auditoría Administrativa. ..................................................... 22
CAPITULO III ............................................................................................................................ 23
EXAMEN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............................................................ 23
CAPITULO IV ........................................................................................................................... 25
NFORME DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. ........................................................... 25
4.1 Preparación del Informe. ...................................................................................... 25
4.2 Tipos de Informes. ................................................................................................. 27
4.3 Importancia del Informe. ...................................................................................... 28
4.4 Contenido Del Informe. ......................................................................................... 29
4.4.1 Propósito de la auditoría. ............................................................................. 29
4.4.2 Hechos relevantes generales...................................................................... 30
4.4.3 Hechos relevantes departamentales o secciónales. ............................ 30
4.4.4 Recomendaciones. ........................................................................................ 30
4.4.5 Conclusiones. ................................................................................................. 31
4.4.6 Anexos. ............................................................................................................. 31
CAPITULO IV ........................................................................................................................... 36

4
SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ................................................. 36
CONCLUSIONES .................................................................................................................... 38
REFERENCIAS BIBLIOGRAFIA .......................................................................................... 39
ANEXOS .................................................................................................................................... 40

5
 RESUMEN

La auditoría es una de las aplicaciones de la administración, basada en el

análisis, evaluación y revisión de los procesos y procedimientos de cualquier
ente económico.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose

conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización
sumeria.

La Auditoría Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administración

y forma parte primordial como medio de control y cambio

Es un equipo de profesionales quienes llevan a cabo este trabajo, mediante un

plan de trabajo, el cual van desarrollando conforme se dan los hallazgos; son
ellos quienes rinden un informe claro y conciso de la situación de la institución,
en el cual dan sus recomendaciones para solucionar las fallas que se hayan
encontrado durante el proceso de la auditoría.

Para este análisis tomamos como referencia al informe de auditoria de

cumplimiento emitida por la Contraloría General De La República N° 1761-
2019 .CG/JUSPE-AC.

La entidad auditada es el Congreso de la Republica por contrataciones de

bienes y servicios e incorporaciones de personal a plazo indeterminado en el
periodo de 01 de agosto de 2016 al 31 de julio del 2018.

6
 INTRODUCCIÓN
La Auditoría Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administración
y forma parte primordial como medio de control y cambio. La auditoría
administrativa es el servicio que se presta cuando se quiere examinar la
gestión administrativa con la intención de hacer recomendaciones para
incrementar la eficiencia operativa de la entidad, este trabajo requiere de un
equipo multidisciplinario por lo que se deberá hacer uso de los conocimientos
propios y los de los demás profesionales que garanticen un trabajo de calidad.

El trabajo presente toma al informe de auditoría de cumplimiento emitida por la

Contraloría General De La República N° 1761-2019 .CG/JUSPE-AC que
tiene como propósito investigar sobre contrataciones de bienes y servicios e
incorporaciones de personal a plazo indeterminado en el periodo de 01 de
agosto de 2016 al 31 de julio del 2018 en el Congreso De La República.

Identificaremos los lineamentos de la auditoria empleada en dicho informe

verificando la metodología empleada en el informe para a si contrastar que el
proceso fue correcto a los parámetros establecidos.

La auditoría administrativa detecta problemas, y proporciona bases, para

solucionarlos, prevé obstáculos para la eficiencia, presta recomendaciones
para simplificar el trabajo e informa sobre el incumplimiento de planes y
objetivos.

En el presente trabajo se da a conocer la metodología para llevar a cabo una

auditoría administrativa, en la cual se establecen puntos de partida, terminación
del trabajo, mediante el cual se llegará a la identificación de las prácticas y
políticas administrativas que requieren reformas; así se logrará dar solución a
los problemas y su radicación, esta metodología está diseñada para satisfacer
necesidades en una organización tanto grande como pequeña con la finalidad
de ayudar a la dirección a conseguir una administración totalmente eficiente de
sus funciones

7
 CAPITULO I
1. PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Al planear se están definiendo los objetivos y determinando los medios

para alcanzarlos. Si el futuro pudiera conocerse con certeza, no habría
porque llevar a cabo la revisión posterior. El papel de la auditoría
administrativa es llevar a cabo una revisión de los planes mediante un
análisis de sus principales componentes y evaluarlos en términos de la
eficacia con que contribuyen al logro de los objetivos de la institución.

Para Víctor Rubio Ragazzoni (1997) “La planeación de la auditoría es la

función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades
dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido
para el desarrollo de cada una de sus etapas”.

En la planeación, el auditor debe de considerar lo siguiente:

 Características Particulares de la institución: A fin de que la

planeación de los trabajos se ajuste a ella y puedan, así, obtener
resultados satisfactorios.
• Finalidad de los Trabajos: En virtud de que ésta constituye el punto
básico para desarrollar adecuadamente un plan y determine, de
acuerdo a las circunstancias existentes, los elementos necesarios
para su desarrollo.
• Secuencia de su Desarrollo: En virtud de que los trabajos por
ejecutar deberán seguir un ordenamiento que permita su desarrollo
normal, dentro de los límites de tiempos fijados.
• Estimación de Tiempos, periodo que se dieron los hechos.
• Determinación de las Técnicas que se Utilizarán: Las cuales se
ajustarán a las características particulares del objetivo, a la
capacidad y experiencia del personal que le auxiliará en el desarrollo

8
 de los trabajos y al límite de tiempo disponible para conocer
resultados.
• Determinación de Medios Materiales: Que se requerirán en el
desarrollo de las actividades que se van a llevar a cabo.
• Determinación del Apoyo que el Organismo Social Proporcionará:
Punto a precisarse de común acuerdo con la institución, en función al
desarrollo que se obtendrá de parte de ella y al personal que
colaborará en la coordinación de actividades.

Para contar con elementos suficientes para la elaboración de los

programas específicos de auditoría, es necesario, antes de iniciar la
auditoría, recopilar documentación y recabar información, a fin de tener
un conocimiento amplio de la institución a auditar.

1.1 Trabajos Preliminares

Antes de la realización de la auditoría administrativa, es necesario

que el auditor tenga una o varias entrevistas previas con los
involucrados, a fin de dejar asentadas las condiciones básicas de
trabajo.

La finalidad de estas entrevistas es obtener información suficiente

para formular el programa de auditoría administrativa adecuado al
área por revisar.

Con el objeto de evitar dificultades y problemas, es conveniente

que el auditor y el cliente, una vez que lleguen a un acuerdo sobre
las bases y condiciones del trabajo a realizar y los honorarios que
se cobrarán, lo confirmen por medio de una carta convenio. En
caso de conformidad, se le pide al cliente que responda
manifestando estar de acuerdo o devuelva un tanto del convenio

9
 debidamente firmado autorizando el inicio de los trabajos a
realizarse por la auditoría administrativa.

En el caso de nosotros en el informe no encontramos dichos

trabajos preliminares.

1.2 Programa de Trabajo

El programa de trabajo es la relación escrita que contiene

ordenados lógicamente los trabajos a realizar durante un período
determinado, así como las fechas de iniciación y terminación de
los trabajos y también:

 Permite seguir un orden en la ejecución de los trabajos.

 Permite conocer el trabajo realizado y el pendiente de ejecutar.
 Permite conocer discrepancias entre tiempo programado y el
que realmente fue utilizado en cada trabajo.
 Permite imponer las medidas necesarias con oportunidad,
cuando existen discrepancias de consideración en los plazos
fijados.
 Permite apreciar que las labores encomendadas a cada
persona se hayan efectuado con oportunidad y determinar en
el caso contrario responsabilidades.
 Permiten considerar situaciones imprevistas y tomar
decisiones al respecto.

Con el fin de que lo estipulado en el programa de trabajo se desarrolle

con mayores probabilidades de éxito, es aconsejable que éste se
formule con la participación del personal que tendrá que intervenir en su
ejecución, pues de su aprobación conjunta resultará la coordinación de
trabajos y la aceptación de responsabilidades.

10
El auditor deberá tener presente que todo trabajo a desarrollar puede
presentar obstáculos que impiden su exacto desarrollo, a pesar de su
programación. Por tanto deberá considerar esta circunstancia y
procurará que permita rectificaciones o ajustes necesarios, determinados
durante la ejecución de los trabajos.

1.2.1 Objetivos del Programa

Un programa de auditoría no debe ser rígido e inflexible, sino lo

suficientemente flexible para hacer frente a circunstancias no
previstas o a elementos no conocidos que exijan hacer
variaciones a los programas de trabajo ya establecidos.

El primer paso para la elaboración del programa de auditoría

administrativa es conocer y definir su trabajo en razón de la
institución en la cual se va a desarrollar. El auditor administrativo
debe tener un claro entendimiento del problema a resolver.

Desarrollar el programa adecuado que sea la guía que marque

el trabajo Solo hasta conocer el objetivo de la auditoría
administrativa se podrá a realizar. El auditor en la elaboración de
su programa de auditoría debe contestar claramente a las
preguntas siguientes:

• ¿Qué es lo que se va a hacer?

• ¿Por qué se va a hacer?
• ¿Con qué tiempo contamos para hacerlo?
• ¿Cómo se va a hacer?
• ¿Cuánto va a costar?

Es muy importante que el auditor como jefe y sus colaboradores

revisen detenidamente el programa de trabajo que se piensa

11
realizar con el objetivo de mejorarlo y unificar criterios entre los
miembros del grupo que realiza la revisión administrativa.

Objetivos
del
Programa

12
1.2.2 Contenido Del Programa

Los siguientes puntos señalan lo más importante que debe

contener un programa, cabe señalar que no se puede diseñar un
programa rígido aplicable a todas las institucións y en todas las
circunstancias.

1. Datos generales de la institución.

2. Objetivo de la auditoría administrativa.
3. Área objeto de la revisión
4. Tiempo de realización del trabajo.
5. Información que desea obtenerse de fuentes de donde se
obtendrá la información.
6. Personal necesario y características técnicas de cada uno.
7. Trabajos específicos a realizar y tiempo que consumirá.
8. Facilidades materiales y técnicas de que se podrá
disponer.
9. Con quién discutir los problemas que requieren inmediata
atención.
10. A quién se le va a entregar informes de los resultados de la
auditoría administrativa.
11. Secuencia lógica, cronológica y funcional que deberá
seguir la revisión.
12. Contexto general que guiará la revisión en su espacio
técnico.

13
Contenido
del
programa

14
 CAPITULO II
2. INFORMACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

En esta etapa es donde se aplican las técnicas de investigación

(encuestas de opinión, cuestionarios y observación directa), para la
captación y análisis de la información, documentación, formas y
aspectos operativos, a saber del área o áreas a investigar.

El auditor debe de obtener la información metódica y ordenadamente,

buscando siempre que sea digna de confianza y esté debidamente
actualizada.

2.1. Procedimientos de la recopilación de información

Los procedimientos para obtener la información y los datos que se
necesitan para la elaboración del trabajo de auditoría son los
siguientes:

• Recopilación de Información.
• Medios de Recopilación
2.1.1 Recopilación de Información.

En ésta etapa es donde comienza la auditoría, puesto que

se inicia con la ejecución de los programas para obtener la
información necesaria de las áreas en las cuales se
realizará la auditoría administrativa.

Una vez realizado el programa de trabajo, el siguiente paso

es la obtención de información, recopilando la mayor
cantidad de datos acerca del área que se va a estudiar.
Para esto, el auditor necesita recurrir a todas las fuentes de
información que están dentro de las instituciones: registros,
manuales, métodos y procedimientos de operación, etc. La

15
información es la materia prima de la auditoría
administrativa, y de su calidad dependen los resultados.

Información sobre la
naturaleza de la entidad

Información sobre las

funciones de la entidad

16
 Información
organizacional de
la entidad

2.1.2 Medios De Recopilación.

Esta debe hacerse por los medios más adecuados, de

manera que el auditor obtenga datos claros, completos y lo
suficientemente detallados para integrar la red de
información en que habrá de fundamentar su estudio. Los
principales medios son las entrevistas y los cuestionarios.

 Entrevistas.- Esta técnica tiene por objeto obtener

información por medio de conversaciones con aquellas
personas que de alguna manera están relacionadas con
el caso que se investiga. Al aplicar esta técnica, el
auditor debe de lograr que:
 Su presentación inspire confianza.

17
  u actuación debe ser sencilla.
 Su conversación intencionada, encaminada a lograr
la información deseada, debe ser precisa, evitando
interpretaciones equívocas.
 El desarrollo de su conversación estará a la altura
con la importancia y cultura de la persona con quien
trata.
 Procurará satisfacer dudas haciendo aclaraciones
respectivas.

Al realizar las entrevistas el auditor deberá observar lo

siguiente:

 Describir la importancia de la información que

proporcione el entrevistado.
 Darle oportunidad de que haga sugerencias.
 No criticar cuando encuentre fallas o deficiencias.
 No prometer correcciones inmediatas, aumentos de
sueldos o cualquier otra cosa que ilusione al
entrevistado.
 Expresarle al entrevistado su reconocimiento
por la ayuda proporcionada.

Las conversaciones deberán desarrollarse en medio de un

ambiente cordial y sencillo, que permita precisar con
amplitud el objeto deseado.La entrevista se puede aplicar
en tres formas:

 Libre.- La conversación con el entrevistado se

realiza sin entrar en un tema fijo. El entrevistador
deja que el entrevistado lleve la voz concretándose a
escuchar. Dirigida.- El entrevistador selecciona

18
 algunos puntos o datos que son de interés y en ellos
centra la conversación. Este tipo de entrevista se
emplea mucho es investigaciones de mercados,
encuestas de opiniones y sobre todo en selección de
personal.
 Estandarizada.- El entrevistador prepara con
anticipación una lista de preguntas que lee a
cada uno de los entrevistados y se concreta a anotar
las respuestas.

El uso de esta técnica es la forma más productiva de

obtener información. Es por esto que los resultados que
se obtendrán dependen, en gran medida, de los
conocimientos con que cuente la persona que haga uso
de ella.

Cuestionarios.

Esta técnica obtiene información mediante una serie de

preguntas escritas, previamente formuladas.El empleo
de cuestionarios tiene como ventaja:

 Obtener la información deseada para cada caso en

particular.
 Incluir en él todas las preguntas, cuyas respuestas lo
ayuden a formular sus conclusiones.
 Evita la posibilidad de omitir preguntas importantes.
 Le permite ver la forma de encauzar las preguntas,
ordenarlas lógicamente y exponerlas con claridad y
precisión.

19
 Los cuestionarios, por la clase de respuestas que se desea
obtener, pueden clasificarse en tres tipos:

1. Cuestionarios con respuesta abierta.

2. Cuestionario con respuestas cerradas.
3. Cuestionario con respuestas selectivas.

2.2. Registro de información.

Los datos que el auditor obtiene deben de registrarse
ordenadamente para hacer más clara y objetiva la información y
facilitar el análisis de las actividades que se están estudiando.

Para registrar en forma gráfica, la información correspondiente a

las responsabilidades que tienen las personas relacionadas con la
ejecución de funciones y los departamentos que intervienen se
utilizan los diagramas, estos proporcionan información fácil de
estudiar.

2.2.1 Instrumentos Para El Registro De La Información

Los procedimientos y trámites pueden analizarse

gráficamente, pues le permite al auditor tener información
objetiva de fácil estudio y sobre todo, poder hacer
comparaciones entre los procedimientos que existen y las
mejoras que van a proponerse. Los instrumentos más
comunes son los siguientes:

 Diagramas de organización. Son valiosos

instrumentos que permiten tener un panorama
general de una estructura orgánica, ya sea de toda
la institución o de un departamento o sección en
particular. Por medio de este tipo de diagramas, el
auditor tiene la posibilidad de apreciar las reglas que

20
 suponen existe en una organización pero que, en la
realidad, tal vez no responden a las formalidades
establecidas.
 Carta de actividades. Por medio de este instrumento
se describen las acciones y las obligaciones de cada
una de las personas que intervienen en un conjunto
de actividades tendientes a un objetivo específico.
 Diagrama linear de responsabilidades. Permite
registrar gráficamente la información
correspondiente al grado de responsabilidad que
tienen quienes están directamente relacionados con
la ejecución de varias funciones y actividades, así
como los departamentos o unidades orgánicas que
intervienen.
 Carta de distribución de actividades. Este
instrumento permite conocer y estudiar una serie de
actividades que se desarrollan en un departamento o
sección, junto con el personal que las ejecuta e
incluyendo también el factor tiempo.

2.3. Análisis de la información.

Se refiere al tratamiento que se le da a la información obtenida
esta requiere de una serie de pasos que permitan conocer con
detalle todos los aspectos, esto le permite al auditor
administrativo, conocer las causas que originaron el problema y
que están impidiendo el buen funcionamiento de la institución.

Una vez que se obtuvo la información y se llevó a cabo la

recopilación y registro de datos, esta deberá, someterse a un
proceso de análisis para conocer con cuanta eficiencia la

21
 institución ha estado logrando sus objetivos y se determinen los
errores o deficiencias en el sistema.

El auditor administrativo analiza y evalúa las operaciones y los

controles de la institución buscando en última instancia una mayor
productividad. Verificando personalmente de modo abierto o
discreto como trabaja el personal de la institución, no le bastará
comprobar la existencia de buenos programas, políticas y planes,
sino que deberá cerciorarse que efectivamente se cumplan.

2.4. Evaluación de la Auditoría Administrativa.

Aquí es donde el auditor va a asignar un valor a cada una de las
actividades para así poder calificarlas, según el resultado de estas
asignaciones, él valorizará el desempeño del personal en cuanto
a sus funciones, y podrá tomar decisiones para las sugerencias
que ofrecerá como resultados.

La evaluación en la auditoría administrativa es una de las etapas

más difíciles y más importantes, dado que en su mayor parte
funciona sobre aspectos cualitativos y no cuantitativos como la
auditoría financiera que maneja resultados cuantitativos.

La evaluación debe ser lo más objetiva y concreta, de tal forma

que las inconformidades que surjan se respalden en evidencias
que contengan la suficiente capacidad de apoyo y de
convencimiento. Las situaciones detectadas se discutirán con el
personal, que este relacionado con las conclusiones emitidas por
el auditor, a fin de conocer sus puntos de vista y posibles efectos.

22
 CAPITULO III
3. EXAMEN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Consiste en dividir o separar los elementos componentes de los

factores bajo revisión para conocer la naturaleza, características y
origen de su comportamiento.
Enfoques del análisis administrativo

Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para

complementar sus observaciones.
Posibilita:
• Comprobar
• Dar soporte a la evaluación
• Tener un perfil más claro de los niveles de eficacia
• Asociar el uso de los recursos con las técnicas de trabajo

Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditoria, la

información permite establecer las bases de actuación con la certeza
de que enmarca las variables y estrategias fundamentales.

En el informe encontramos un examen o estudio exhaustivo de las

partes involucradas como los hechos acontecido estos son puestos
como aspectos relevantes ya que es la parte de evaluación
fundaméntala de estudio

23
Examen de la auditoria

24
 CAPITULO IV
4. NFORME DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

El informe es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se

obtienen de realizar una auditoría administrativa. Los informes rendidos
por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta forma queda
constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es
prácticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o
resultados de su trabajo.

Dada la importancia que reviste un informe, puesto que en él se incluye

el resultado de trabajos efectuados, requiere que su presentación cause
el impacto de profesionalismo, calidad y confianza.

4.1 Preparación del Informe.

El auditor administrativo debe de redactar su informe en borrador.

Se inicia la auditoría con los instrumentos propios de la misma y
varias carpetas de archivo. Cada una de esas carpetas se
rotularán con un tema específico describiendo el propósito y
amplitud de la auditoría, los aspectos de mayor importancia, los
aspectos por área, las recomendaciones, los asuntos tratados con
los responsables, los comentarios de los auditores y los anexos
(pruebas documentales y recomendaciones).A medida que
avance la auditoría irá colocando documentos y memorándums en
sus carpetas respectivas, corrigiendo todos aquellos aspectos que
considere que requieren de una mayor claridad para su
entendimiento. Revisando y comentando cada una de las
observaciones asentadas con el coordinador. Verificando y
comentando con el jefe del departamento los aspectos de mayor
relevancia detectados durante la auditoría.

25
Al completar un sector específico de evaluación, pondrá por
escrito inmediatamente los detalles, con los que evitará la molesta
posibilidad de tener que recopilar de nuevo los mismos datos. Y
analizando los resultados del informe por cada uno de sus
aspectos.

En la preparación del informe hay que tener presente dos

aspectos:

¿A quién se enviará el informe?.- Este punto estará bien definido

por la política de la institución, pero es algo que el auditor tiene
que atender antes de la recopilación de la información para la
elaboración de documentos.

¿Cómo rendir el informe? .- El auditor administrativo deberá

determinar la forma en que se entregará su informe ya que el
método de comunicación es importante, parte de la información la
puede proporcionar en forma oral, pero como ya se mencionó
anteriormente lo mejor es entregar la mayor parte de está es en
forma escrita.

Con la elaboración del informe de la auditoría administrativa se

llegará a la culminación del trabajo de investigación que se realizó
del proceso administrativo. Este informe va a constituir un
elemento fundamental para el mejoramiento de la administración,
pues contiene todas y cada una de las deficiencias localizadas y
los métodos correctivos que se consideraron convenientes en sus
casos.

Dicho informe va a constituir el inicio de la etapa de

reorganización de la institución y nos servirá de guía para mejorar

26
 una función determinada y lograr la máxima eficiencia del
conjunto.

Podemos definir el informe administrativo como el fruto de la

investigación o el conocimiento que se proporciona sobre ciertos
hechos de palabra o por escrito a la dirección para orientarle
hacia una acción determinada.

Considerando la anterior definición, podemos decir que el informe

administrativo es la comunicación verbal o escrita del resultado de
la revisión de las operaciones desarrolladas en una institución con
el fin de señalar a los administradores o directores las acciones
inmediatas a realizar para poder corregir las deficiencias o faltas
encontradas en su funcionamiento.

4.2 Tipos de Informes.

Existen varias formas de presentar un informe de auditoría

administrativa. Se ha visto que puede ser en forma oral o escrita,
se recomienda que sean en forma oral cuando se trate de
aspectos confidenciales. Con respecto al informe escrito existen
tres formas en que se puede presentar y son las siguientes:

 Informe tipo relato

 Informe tipo cuestionario
 Informe tipo ordinario

En los casos de auditorías que su duración es larga se emiten tres

diferentes clases de informes y son las que se explican a
continuación:

Informe preliminar.- Esta clase de informe puede ser oral o

escrito, aquí se delinean la finalidad y alcance de la auditoría lo

27
 cual contribuye a esclarecer la intención y amplitud del estudio, a
fin de evitar antes de que se haya avanzado demasiado, cualquier
malentendido por parte de los afectados.

Informe de progreso.- Este informe tiene por objeto mostrar los

que se ha venido haciendo, las situaciones excepcionales
descubiertas, las medidas correctivas aplicadas y las
recomendaciones propuestas hasta la fecha.

Informe final.- Este informe comprende un resumen de los

aspectos incluidos en los informes detallados y, en general se
les emplea como guía en la discusión de aspectos importantes
con la dirección.

4.3 Importancia del Informe.

Su importancia radica en que la información que nos presenta

este informe es como se dijo anteriormente la actual situación
administrativa de la institución en forma integral; y dicha
información está basada en el proceso administrativo, informando
con respecto a cada una de las etapas:

Planeación.- Informa de la posición que la institución guarda con

respecto al futuro, lo cual implica información sobre sus objetivos,
políticas y programas de acción, señalando como se han logrado
y qué es lo que se espera alcanzar en los ejercicios venideros.

Organización.- Informa sobre la eficacia de la estructura orgánica

y de todos sus componentes. Indica si los sistemas,
procedimientos y métodos de operación son adecuados o se
pueden mejorar. Así mismo, informa de la fijación de
responsabilidades y de las áreas de autoridad del elemento

28
 directivo, para determinar si son adecuadas para conformarse al
desarrollo de los planes.

Dirección.- Informa sobre la actuación de todo el cuerpo

administrativo indicando si los dirigentes de todos los niveles han
alcanzado real y positivamente los resultados deseados por medio
de la dirección acertada de sus subordinados.

Control.- Informa de cómo están controlando todas las funciones,

actividades y operaciones de la institución. Asimismo,
proporcionan información sobre las normas y estándares para
precisar la eficacia de ejecución. También informa de todas
aquellas desviaciones a los planes originales que requieran
inmediata atención.

4.4 Contenido Del Informe.

El contenido del informe varía de acuerdo al tipo de institución, ya

que contendrá elementos que estandaricen su presentación en
cuanto a su forma y diseño, y no en su contenido. Al realizar un
informe administrativo se debe tomar en cuenta lo siguiente:

 Propósito de la auditoría.
 Hechos relevantes generales.
 Hechos relevantes departamentales o secciónales.
 Recomendaciones.
 Conclusiones.
 Anexos.
4.4.1 Propósito de la auditoría.
Se debe tomar el objetivo y magnitud del desarrollo del
trabajo, citar los estudios específicos que se realizaron
en forma adicional, y las áreas que éstos hayan

29
 comprendido, de acuerdo al convenio original y al
programa de trabajo de la auditoría.
4.4.2 Hechos relevantes generales.

En esta sección se destacarán las observaciones más

trascendentales a nivel de resultados detectados
durante el transcurso de la auditoría. Al hacer la
exposición de la problemática, se estipularán
jerárquicamente, de acuerdo a su importancia.

4.4.3 Hechos relevantes departamentales o secciónales.

En este punto del informe, se expondrán los problemas

encontrados en cada una de las áreas específicas que
integran el organismo. Para esto es necesario que cada
una de las secciones se haga un informe separado
indicando las fallas, e incluir esta información que es de
interés tanto para la dirección como para el
departamento en cuestión.

4.4.4 Recomendaciones.

Aquí se formarán las recomendaciones planteadas a

nivel de sugerencia, como posibles soluciones a las
anomalías detectadas, pero sin llegar a su
instrumentación, a reserva de una situación que lo
amerite por la premura de solución. Se deberá
considerar, para hacer cualquier sugerencia o
recomendación, la facilidad de su desarrollo. En esta
etapa del informe, se pueden incluir comentarios del
plan de reorganización que se piense llevar a cabo una
vez que se acepten y discutan las recomendaciones.

30
4.4.5 Conclusiones.

Se resumirán los planteamientos expuestos,

mencionando las medidas de solución que se hayan
tomado para corrección de las irregularidades. Es
importante incluir los comentarios, observaciones
particulares y puntos de vista.

4.4.6 Anexos.

Todo documento que sirva como evidencia para

argumentar lo manifestado en el cuerpo del informe,
o confirmar alguna aseveración, deberá ser incluido
en esta parte. Para facilitar la lectura e interpretación
de los anexos, estos deben de ser presentados en el
mismo orden en que se desarrollaron las secciones,
extendiéndolos en forma progresiva ya sea por letras o
números.

Informe de deficiencia
en el control interno

31
Informe sobre las
contrataciones a
investigar

Informe sobre la
adquisición de un
bien (vehículo).

Informe sobre la
licitación para la
compra de una
máquina.

32
 Informe sobre la
contratación del
servicio de
reformulación del
expediente técnico.

PRESENTACIÓN DEL INFORME.

En la presentación del informe de la auditoría administrativa se tomará

en cuenta lo siguiente:

 Se debe utilizar un lenguaje adecuado a los lectores acatando los

lineamientos gramaticales y semánticos.
 El informe debe desarrollarse en una secuencia lógica, debe estar
escrito en forma convincente, que refleje la seguridad de lo que está
exponiendo.
 Se debe incluir anexo, gráficas, cuadros, diagramas, etc. Que
realmente tengan un propósito en el informe.
 Los anexos deberán presentarse con alguna explicación y referencia
al texto.
 La presentación del material de trabajo debe ser atractiva.

El auditor no debe descuidar una verificación final de la información

contenida en el informe, comentándola con su equipo de trabajo y en
algunas ocasiones con alguien de la institución.

33
Para el Dr. Fabián Martínez Villegas “El informe debe convencer a quien
o quienes va dirigido de que el trabajo de auditoría administrativa es un
instrumento necesario que debe utilizarse consistentemente para que la
administración de una institución siempre sea dinámica y eficaz”

El informe brinda
conclusiones sobre el
estudio

34
 El informe brinda
recomendaciones
sobre el estudio a los
que tienen poder de
decisión

35
 CAPITULO IV
5. SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La finalidad del plan de reorganización es llevar a cabo dentro de la

institución todas las mejoras contenidas en el informe final una vez que
hayan sido discutidas y aceptadas por la administración y el personal
relacionado con esas mejoras. Es importante mencionar que las
sugerencias de mejoras propuestas por el auditor administrativo no
serán fácilmente aceptadas por el personal hasta que se les demuestre
que si existe una franca mejoría y que está libre de fallas, debiéndose de
hacer una gran labor de convencimiento, para lograr esta labor de
convencimiento el auditor administrativo deberá cubrir los siguientes
puntos:

Es necesario mencionar un plazo para llevar a cabo el plan de

reorganización tomando en cuenta las siguientes formas de aplicar los
cabios en la organización:

 Presentar las opciones, que proporciones, completa y claramente.

 Hablar con el personal que interviene y con los nuevos que
tendrán que intervenir en los cambios propuestos.
 Prepara todo lo necesario para hacer un ensayo, ya sea práctico
o gráfico.

El auditor administrativo, al realizar el plan de reorganización deberá de

tomar en cuenta lo siguiente:

 El propósito del cambio debe darse a conocer en forma clara y

accesible.
 Los jefes del área afectada por los cambios debe de tener
participación.
 Los cambios no deben fundamentarse exclusivamente en razones
personales,

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 Debe existir eficiente comunicación sobre los cambios.
 Los beneficios del cambio deben ser para quienes salen
afectados.
 Los cambios deben comunicarse anticipadamente.

Es necesario mencionar un plazo para llevar a cabo el plan de

reorganización tomando en cuenta las siguientes formas de aplicar
los cabios en la organización:

 Efectuar absolutamente todos los cambios de inmediato.

 Efectuar los cambios durante un periodo más o menos corto.
 Efectuar los cambios paulatinamente durante un periodo mayor.
 La elección del periodo más adecuado para realizar los cambios
en una institución debe considerar las características personales
de los directivos y jefes de personal, así como las necesidades de
la institución.

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 CONCLUSIONES

 La auditoría es una de las aplicaciones de la administración, basada en

el análisis, evaluación y revisión de los procesos y procedimientos de
cualquier ente económico.
 Para contar con elementos suficientes para la elaboración de los
programas específicos de auditoría, es necesario, antes de iniciar la
auditoría, recopilar documentación y recabar información, a fin de tener
un conocimiento amplio de la institución a auditar.
 El primer paso para la elaboración del programa de auditoría
administrativa es conocer y definir su trabajo en razón de la institución
en la cual se va a desarrollar.
 El auditor debe de obtener la información metódica y ordenadamente,
buscando siempre que sea digna de confianza y esté debidamente
actualizada.
 Una vez que se obtuvo la información y se llevó a cabo la recopilación y
registro de datos, esta deberá, someterse a un proceso de análisis para
conocer con cuanta eficiencia la institución ha estado logrando sus
objetivos y se determinen los errores o deficiencias en el sistema.
 El contenido del informe varía de acuerdo al tipo de institución, ya que
contendrá elementos que estandaricen su presentación en cuanto a su
forma y diseño, y no en su contenido.

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 REFERENCIAS BIBLIOGRAFIA

 Anaya Sánchez Carlos Enrique. Auditoría Administrativa, Evaluación de

la Institución. Segunda Edición. México. Editoriales Contables y
Administrativos. 1993. 220 p.
 Fernández Arena José Antonio. La Auditoría Administrativa. Segunda
Edición. México. Editorial Diana. 1990. 227 p.
 Rivera A. Issac. La Auditoría Administrativa. Quinta Edición. México.
Editorial Trillas. 1992. 392 p.
 Rubio Ragazzoni Víctor M. y L.A. Hernández Fuentes Jorge. Guía
Práctica de Auditoría Administrativa. México. Editorial PAC. 1997. 195 p.

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ANEXOS

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