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MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE INSTITUCIONES DE SALUD

NOMBRE DEL ALUMNO: Leonor Cruz Benavidez

Matricula: 109782

Grupo: SA51

MATERIA: MC (14) PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EN LA GESTIÓN


DIRECTIVA

ASESOR DE LA MATERIA: MTRO. JOSE LUIS LOPEZ GARCIA

Número y Tema de la Actividad: ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3.


OTRAS TÉCNICAS INNOVADORAS

Zacapoaxtla, Puebla a 13 de Noviembre de 2019


TÉCNICA INNOVADORA PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Técnica de los Manuales y Diagrama de proceso

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación. Manuales de
Objetivos y Políticas.

Este manual, es una guía autorizada dentro de la estructura de un organismo social,


contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo,
clasificándolos por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes
a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar
adecuadamente las políticas.

Ventajas de la disposición y Uso de Manuales.

Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla


en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.

1. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a


improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada
momento. Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el
trámite a través del tiempo.

2. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas


situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar
o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.
3. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión
administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de
las normas vigentes.

4. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las


condiciones que configuran un sistema.

5. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso


del tiempo.

6. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al


existir.

Diagrama de proceso

Los símbolos empleados para


formular el diagrama de proceso
son los ya señalados; pero existe
otra forma, con la sola variante de
usar otra manera de simbolizar:
las iniciales O – T – I – D – A, que
equivalen a Operación,
Transporte, Inspección, Demora
y Almacenamiento. Se usan
estos simb0los para ejemplificar
otro modo distinto de
representar, y, desde luego,
fácilmente recordable por la
palabra «Otida».

Para formular el diagrama de proceso se deben seguir los siguientes pasos:

1. Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contendrá datos de


identificación del proceso, tales como el nombre del mismo, departamento,
sección donde se inicia y donde se acaba, fecha de elaboración, etc.
2. El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una para los símbolos, otra
para descripción breve del trámite, otras dos para anotar las distancias de
transporte y los minutos de demora por almacenamiento y otra para
observaciones.
3. Se anota, ante todo, la descripción de los diversos pasos que el proceso
comprende, y se marcan puntos en las columnas de los símbolos
Correspondientes, uniéndolos con una línea perceptible.
4. Cuando se ha terminado de describir el proceso se obtienen los totales de
operaciones, transportes, inspecciones y demoras, así como de los metros
recorridos y el tiempo perdido en almacenamiento y demora.
5. Estos torales indican ya en cierto modo el tipo de acción que conviene tomar.
Así, v.gr.. si se nota que los transportes y almacenamientos son exagerados
sobre las operaciones 0 inspecciones, tendrá que deducirse que ese proceso
puede ser mejorado.
6. Existe aún necesidad de hacer un análisis más profundo, para lo cual cabe
preguntarse.

Las organizaciones constituyen sistemas de procesos. Por ello, es indispensable


identificar tanto los procesos como las relaciones que existen entre ellos.
Finalmente, han de ser documentados y mejorados continuamente.

Para el análisis de los procesos, y su documentación, es necesario diagramar el


flujo de actividades. Así, los diagramas de flujo son imprescindibles para
comprender cómo actúa un proceso y determinar sus puntos de mejora.

En este sentido, son numerosos los beneficios que aporta el uso del diagrama de
flujo:

Ofrece una visión transparente del proceso.

En primer lugar, mejora la comprensión del proceso. El conjunto de actividades,


relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori.

La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose


en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte
del proceso, así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.

Todas estas razones apuntan hacia el diagrama de flujo de procesos como un


instrumento primordial para la correcta gestión de los procesos.

La realización de un diagrama de flujo es una actividad íntimamente ligada al hecho


de modelar un proceso, que es por sí mismo un componente esencial en la gestión
de procesos. Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos
integrados en una organización) son difíciles de comprender. Son amplios,
complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen
número de áreas funcionales, departamentos y personas implicadas.

Pero ¿qué es un modelo? Un modelo es una representación de una realidad


compleja. Modelar es desarrollar una descripción lo más exacta posible de un
sistema y de las actividades llevadas a cabo en él. De este modo se tiene
la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema. El
diagrama de flujo de proceso constituye la primera actividad para modelar un
proceso.

Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica


(diagrama de flujo de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones
existentes entre distintas actividades. Así, es posible analizar cada actividad, definir
los puntos de contacto con otros procesos, así como identificar los subprocesos
comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas pueden ponerse de manifiesto
claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora.

Aplicar Diagramas de Flujo en la Gestión de los proyectos que manejamos nos


ofrece los siguientes beneficios:

 Mayor eficiencia para la comprensión de las tareas a realizar para los


empleados o las personas involucradas en el proyecto

 Obtener la documentación adecuada y necesaria para la correcta ejecución


de las actividades

 Identificar responsables de fallas en el flujo de trabajo o “set people


accountable”
 Crear sentido de compromiso en el equipo, identificando rápidamente las
tareas que se pueden ver afectadas con retrasos (al ver las actividades
sucesoras).

 El equipo trabaja mejor cuando puede ver claramente en qué consiste el


proyecto

 Expresar rápidamente y de manera eficaz el tiempo necesario en cada tarea


y del proyecto completo.

Es importante destacar el Flujograma debe definirse de una manera reallista,


asegurando contemplar todos los recursos y tareas necesarias y asumiendo
tiempos reales que permitan minimizar los riesgos de retrasos y aumnetos en
costos. De igual modo, es vital que todo encargado de proyectos esté consciente
de que el Flujograma en sí no asegura el éxito del proyecto, para ellos se deben
identificar y ejecutar las medidas de control adecuadas, definir correctamente los
objetivos del proyecto y medir efectivamente los riesgos y alcance del proyecto y
sus tareas.

Utilizar Flujogramas en nuestros proyectos puede ser una herramienta muy útil,
sobre todo para el proceso de Iniciación, contribuynedo a llevar a cabo una
planificación clara, para su posterior ejecución.

FUENTES DE CONSULTA PRINCIPAL

 GOMEZ CEJAS, Guillermo. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS, Análisis y


Diseños. Editorial Mc Graw Gil. Año 1.997. Pág. 96 a la 103, 107 a la 117.

 CHIAVENATO, Idalberto. INICIACIÓN A LA ORGANIZACIÓN Y CONTROL.


Editorial Mc Graw Gil. Año 1.993. Pág. 66 hasta 72.

 GÓMEZ RONDÓN, Francisco. SISTEMAS Y ADMINISTRATIVOS. Editorial


Mc Graw Gil. Año 1.995.Pág. 104 hasta 114

BIBLIOGRAFÍAS

1. Álvarez, Héctor Felipe. FUNDAMENTOS DE DIRECCIÓN


ESTRATÉGICA. Córdoba, Argentina : EUDECOR,
1999. 240p. (HD30.28.A39).

2. Barrow, Paul. CÓMO PREPARAR Y PONER EN MARCHA PLANES DE


NEGOCIO. Barcelona : Gestión 2000, 2002. 275p. (HD30.28.B3E).

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