Manual

CÓDIGO:
MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:
FECHA DE VIGENCIA:
Paris Escritorio
Manual de Usuario
Versión 3.0
CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Historial de Revisiones
Versión Autor(es) Comentarios Revisó Fecha
Jairo Ramírez
1.0
Pinzón
Erika Johanna
2.0 26/03/2018
Higuera Mesa
Erika Johanna
3.0 06/07/2018
Higuera Mesa
3.1 Edwin Chauta 16/07/2018
Confidencial Grupo ASD SAS, 2018 Página 2 de 45

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN 5
1.1 OBJETIVO 5
1.2 ALCANCE 5
1.3 DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIACIONES 5
1.4 REFERENCIAS 5
2. DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN 5
2.1 ROLES 5
3. DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 5

3.1 Acceso al Sistema 5
3.1.1 Prerrequisitos 7
3.1.2 Descripción de campos 7
3.1.3 Descripción de opciones 8
3.2 Gestionar Examinadores 8
3.2.1 Toma de Asistencia 8
3.2.1.1 Prerrequisitos 11
3.2.1.2 Descripción de campos 12
3.2.1.3 Descripción de opciones 13
3.2.2 Listado de Personal 13
3.2.3 Suplentes a titular 24
3.2.4 Planilla de Asistencia y Pagos 25
3.2.5 Cargar Fotos de Sitio 29
3.2.6 Solicitar Suplencias 32
3.2.6.2 Descripción de Campos 34
3.2.6.3 Descripción de Opciones 34
3.2.7 Cerrar Asistencia 35
3.2.7.1 Prerrequisito 36
3.2.8 Reabrir Sesión 36
3.2.8.3 Descripción opciones 37
3.3 Gestionar Examinados 37
3.3.1 Gestionar Huellas 38
CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
3.3.1.2 Descripción de Campos 39
3.3.2 Registrar Huellas 40
3.3.2.1 Prerrequisito 42
3.3.3 Generar Información 43

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
MANUAL DE USUARIO
1. INTRODUCCIÓN
En este documento se informará los pasos necesarios para llevar acabo cada uno de los pasos del
sistema, para el uso exitosos Paris Escritorio, acompañado de los objetivos y la descripción de cada uno
de los campos a emplear.
1.1 OBJETIVO
Proporcionar al usuario las instrucciones necesarias para el dominio de la aplicación París Escritorio.
1.2 ALCANCE
Este instructivo aplica para los módulos Gestionar examinadores y Gestionar examinandos, el cual
contiene opciones que se ven reflejadas en Paris Web.
1.3 DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIACIONES
Examinador: persona que se encarga de realizar una labor para la ejecución satisfactoria de la
prueba que se va a realizar.
Examinados: son las personas las cuales van a presentar la prueba.
Suplente: persona que se encuentra disponible para ocupar un cargo y realizar la labor que se
encontraba asignada a una persona que ya tenía esa tarea y no puede ejecutarla.
Suplencias: modulo por el cual se solicita el personal disponible para ocupar un cargo que
tenía una persona que no asistió a la prueba.
Titular: persona que en primera instancia se asigna a un cargo.
1.4 REFERENCIAS
Manual Técnico Paris Escritorio.
2. DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN
Paris Escritorio permite la toma de asistencia de los examinadores que participan en las pruebas
realizadas y de los examinandos que no presentan un documento válido para la presentación de la
misma.
Permite realizar también la suplencia de los examinadores faltantes a la prueba, proporcionando de
esta manera la ejecución exitosa del proceso.
2.1 ROLES
Encargado de Aseguramiento y Control
3. DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA
El sistema cuenta con los siguientes módulos una vez se haya ingresado a la aplicación:
a. Gestionar Examinadores
b. Gestionar Examinandos
3.1 Acceso al Sistema
Al seleccionar el acceso directo o icono para ingresar a la aplicación, el sistema muestra la

siguiente ventana, la cual permite la autenticación del usuario y sincronización de Paris Escritorio con
la base de datos de ICFES, para una prueba.
La sincronización se realiza cada 10 minutos (parametrizable), cargando la información que se ha

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realizado durante el desconectado.
Los estados por los que pasa Paris Escritorio y los cuales se pueden visualizar son:
 Iniciando: cuando no hay internet para sincronizar

 Sincronizando: cuando se encuentra subiendo la información a la base de datos
 Conectado: se encuentra conectado al servidor por medio de internet
Nota: si es la primera vez que el usuario ingresa al sistema, muestra la ventana Sincronizar Nodo (ver
figura 1), de lo contrario muestra la ventana Ingreso Plataforma (ver figura 2).
1. Seleccione la prueba (ver tabla descripción de campos)

2. Ingrese el código del sitio (ver tabla descripción de campos)
3. Seleccione Consultar (ver tabla descripción de opciones)
4. Ingrese el usuario (ver prerrequisitos)
5. Ingrese la contraseña asignada
6. Seleccione Ingresar
Figura 1: Acceso al Sistema
1. Seleccione la prueba (ver tabla descripción de campos)

2. Ingrese el usuario (ver prerrequisitos)
3. Ingrese la contraseña asignada
4. Seleccione Ingresar
5. Seleccione Cambiar Sitio o Prueba (ver tabla descripción de opciones)

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 2: Ingreso Plataforma

3.1.1 Prerrequisitos
 Estar registrado en la base de datos de ICFES como Encargado de Aseguramiento y Control
 Tener conocimiento del código del sitio a cargo
 Saber usuario y contraseña
3.1.2 Descripción de campos
NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN

Campo que permite seleccionar una prueba, se muestran las
Prueba
pruebas que se encuentran activas.
Campo que permite ingresar el número con el que se
identifica el sitio en la base de datos, si el código ingresado
Código de sitio es correcto el sistema muestra campo Nombre de sitio, de lo
contrario muestra mensaje de error informando que sitio no
se encuentra en la prueba seleccionada.
Campo que permite visualizar el nombre del código del sitio
Nombre de sitio
ingresado.
Campo que permite ingresar el nombre del usuario con el
Usuario cual es identificada la persona en la base de datos (número de
cédula).
Campo que permite ingresar la contraseña que se le asignó al
Contraseña
usuario ingresado (por defecto es 1234567*).

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
3.1.3 Descripción de opciones
NOMBRE DE LA OPCIÓN DESCRIPCIÓN

Opción que permite verificar en la base de datos o sistema si
el código del sitio es válido para la prueba en la que se
Consulta encuentra (valida que el código del sitio ingresado exista para la prueba
seleccionada).
Opción que valida los datos de usuario y contraseña,

Ingresar
permitiendo el ingreso a la aplicación o sistema.
Opción que permite al usuario cambiar de sitio o prueba (esta

Cambiar Sitio o Prueba opción se muestra cuando se ha sincronizado la base de datos, es decir se
muestra la ventana Ingreso Plataforma).
3.2 Gestionar Examinadores

Por medio de este módulo el sistema, muestra las siguientes opciones.
a. Toma Asistencia
b. Listado de Personal
c. Suplentes a Titular
d. Planilla de Asistencia y Pagos
e. Cargar Fotos de Sitio
f. Solicitar Suplencias
g. Cerrar Asistencia
h. Reabrir Sesión
Nota: al ingresar al sistema, éste muestra por defecto la pantalla Toma de Asistencia.
3.2.1 Toma de Asistencia

Por medio de esta funcionalidad, el sistema permite tomar la asistencia al sitio de un examinador.
Se puede tomar la asistencia de forma manual o con lector bidimensional (pistola), permite también
tomar la asistencia con huellas o sin huellas dactilares.
1. Ingrese número de documento de la persona (ver descripción de campos)

2. Seleccione Consultar

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 3: Toma Asistencia ventana inicial
3. Seleccione la opción Toma de Asistencia sin huella (ver tabla descripción de campos)
4. Seleccione el motivo por el cual va a tomar asistencia sin huella (ver tabla descripción de campos)
Figura 4: Toma Asistencia sin Huella

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
5. Seleccione Iniciar (ver tabla descripción de opciones ), cuando se ha deseleccionado punto 3
Figura 5: Toma Asistencia con Huellas Dactilares
6. Coloque la huella de la mano que le solicita el Encargado de Aseguramiento y Control, al

visualizar la imagen, coloque nuevamente la huella.
7. Seleccione Cancelar, si es la opción que desea
Figura 6: Toma de Asistencia captura de Huellas dactilares

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
8. Seleccione Confirmar (ver tabla descripción de opciones)
Figura 7: Confirmación Toma de Asistencia

9. Seleccione Aceptar
Figura 8: Toma de Asistencia Exitosa
3.2.1.1 Prerrequisitos
 Tener biométrico
 Tener lector bidimensional (pistola)

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
3.2.1.2 Descripción de campos
Campo que permite ingresar el número de documento del

examinador al que se le va a tomar la asistencia, se puede
realizar de manera manual (digitando el número de documento) o
de manera bidimensional (capturando el código de barras de la cédula
Número de Documento
con la pistola).
Si el número de documento no es correcto el sistema
muestra un mensaje informando que el empleado no existe
en la base de datos.
Campo que permite visualizar el primer apellido del

Primer Apellido
examinador que consulto.
Campo que permite visualizar el segundo apellido del

Segundo Apellido
Campo que permite visualizar el primer nombre del

Primer Nombre
Campo que permite visualizar el segundo nombre del

Segundo Nombre
Campo que permite visualizar el cargo del examinador que

Cargo
consulto.
Campo que permite visualizar el salón del examinador que

Salón
consulto.
Campo que permite visualizar, ingresar o editar, el correo

electrónico del examinador que consulto. Si el correo no
Email
cumple con la estructura de correo, el sistema muestra un
mensaje informando que el formato es invalido.
Campo que permite seleccionar si la toma de asistencia del
Toma de Asistencia sin examinador se realiza con huellas o sin huellas.
Huella Este campo se muestra inactivo para algunas pruebas (Saber
11A).
Campo que permite seleccionar el motivo por el cual se va a

tomar la asistencia del examinador sin huellas, este campo
Motivo Toma Asistencia
se muestra cuando Toma de Asistencia sin Huellas se
sin Huella
encuentra seleccionado, de lo contrario no se muestra el
campo.
Campo que permite visualizar la captura de la huella dactilar

Campo para Captura de del examinador. Este campo se visualiza cuando el campo
Huellas Toma de Asistencia sin Huella se encuentra inactivo o
deseleccionado.

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
3.2.1.3 Descripción de opciones

Opción que permite verificar en la base de datos o sistema si
el número de cédula del examinador ingresado se encuentra
dentro del listado del personal asistente para la prueba en
Consulta
ese sitio. Si el número de identificación ingresado no se
encuentra en el listado, el sistema muestra un mensaje
informando que el empleado no existe.
Opción que permite habilitar los campos, para visualizar la
imagen de la captura de huellas. Esta opción se muestra
Iniciar
activa cuando campo Toma de Asistencia sin Huella se
encuentra deshabilitado o deseleccionado.
Opción que permite inhabilitar los campos de visualización
Cancelar de las imágenes de las huellas. Esta opción se muestra activa
cuando se ha seleccionado la opción Iniciar.
Opción que permite confirmar la toma de asistencia del
examinador consultado. Se muestra activa esta opción
Confirmar
cuando campo toma de asistencia se encuentra seleccionada
o cuando se han capturado las huellas.
3.2.2 Listado de Personal

Por medio de esta funcionalidad, el sistema permite visualizar el listado del personal asignado al sitio,
donde también se pueden ver los documentos faltantes, editar, asignar, des asignar, quitar la
asistencia y cambiar cargo a un registro.
Adicionalmente permite agregar un nuevo campo para un examinador, obteniendo un código de
autorización, el cual se solicita llamado al Call Center.
El sistema permite identificar por medio de color verde los examinadores o registros a los cuales ya se
les tomo la asistencia.
1. Ubique el cursor sobre el icono o imagen que se visualiza en la casilla de documentos faltantes

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 9: Listado personal – Documentos Faltantes
2. Seleccione el icono o imagen de la casilla Acción (ver tabla descripción de opciones)

3. Seleccione Asignar (ver tabla descripción de opciones)
Figura 10: Listado personal – Acción - Asignar

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
4. Ingrese Número de identificación

5. Ingrese Primer apellido
6. Ingrese Segundo apellido
7. Ingrese Primer nombre
8. Ingrese Segundo nombre
9. Ingrese Genero
10.Ingrese Fecha de nacimiento
11.Ingrese Número de celular
12.Ingrese Dirección de residencia
13.Ingrese correo electrónico
14.Seleccione Guardar (ver tabla descripción de opciones)
15.Seleccione Cancelar, si es la opción que desea (ver tabla descripción de opciones)
Figura 11: Listado personal – Asignar Persona

3. Seleccione Des-Asignar (ver tabla descripción de opciones)

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 12: Listado personal – Acción - Des-Asignar
5. Seleccione Cancelar, si es la opción que desea (ver tabla descripción de opciones)
Figura 13: Listado personal – Des-Asignar Persona

3. Seleccione Editar (ver tabla descripción de opciones)

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 14: Listado personal – Acción - Editar
4. Ingrese Primer apellido

5. Ingrese Segundo apellido
6. Ingrese Primer nombre
7. Ingrese Segundo nombre
8. Ingrese Genero
9. Ingrese Fecha de nacimiento
10.Ingrese Número de celular
11.Ingrese Dirección de residencia
12.Ingrese correo electrónico
13.Seleccione Guardar (ver tabla descripción de opciones)
14.Seleccione Cancelar, si es la opción que desea (ver tabla descripción de opciones)

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 15: Listado personal – Editar Persona

3. Seleccione Cambiar Cargo (ver tabla descripción de opciones)
Figura 16: Listado personal – Acción – Cambiar Cargo
4. Seleccione el Nuevo cargo (ver tabla descripción de campos)

5. Seleccione la posición en la que va a ubicar al examinador
CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
6. Seleccione Aceptar (ver tabla descripción de opciones)

Figura 17: Listado personal - Cambiar Cargo

3. Seleccione Quitar Asistencia (ver tabla descripción de opciones)
Figura 18: Listado personal – Acción - Quitar Asistencia

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 19: Listado personal – Quitar Asistencia
3. Seleccione Agregar Examinadores
Figura 20: Listado personal – Agregar Examinadores
4. Ingrese el código de autorización (este código se solicita por medio del Call Center, ver tabla descripción de
campos)
5. Seleccione Crear campos (ver tabla descripción de opciones)
6. Seleccione Cancelas, si es la opción que desea (ver tabla descripción de opciones)

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 21: Listado personal – Agregar Examinadores - Código de Autorización
7. Seleccione Aceptar y visualizase el campo en el listado de personal
 Tener los números telefónicos del Call Center
Cargo Campo que permite visualizar los cargos que se encuentran

parametrizados para la prueba en ese sitio.
Campo que permite visualizar el número de identificación
Identificación
del examinador asignado para ese cargo.
Apellido 1
examinador.
Apellido 2
examinador.
Nombre 1
examinador.
Nombre 2
examinador.
Campo que permite visualizar el número de celular para
Celular
contactar al examinador.
Campo que permite visualizar el salón asignado al
Salón examinador. Este campo únicamente se visualiza para los
cargo que tienen un número de salón asociado (jefes de salón).
Campo que permite visualizar los documentos que se
Documentos Faltantes encuentran faltantes para el registro o fila en el cual se
encuentra ubicado el cursor.
Campo que permite realizar opciones como asignar, des-
Acción
asignar, editar, cambiar cargo y quitar asistencia.
Asignar - Editar
Campo que permite visualizar el tipo de documento con el
Tipo de identificación
que se encuentra registrado el examinador.

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:

Campo que permite visualizar e ingresar el número de
identificación del examinador a ingresar.
Si la opción seleccionada es Editar, el sistema muestra
inactivo este campo, es decir, no permite modificar el
Número de identificación número de documento.
Si el número de documento ya se encuentra signado, el
sistema muestra un mensaje informando que ya se encuentra
asignado en otro cargo.
Este campo es obligatorio para la asignación del examinador.
Campo que permite visualizar, ingresar o modificar el primer
apellido del examinador.
Primer apellido
Este campo es obligatorio para la asignación o edición del
examinador.
Campo que permite visualizar, ingresar o modificar el
Segundo apellido
segundo apellido del examinador.
Campo que permite visualizar, ingresar o modificar el primer
nombre del examinador.
Primer nombre
examinador.
Segundo nombre
segundo nombre del examinador.
Campo que permite visualizar, ingresar o modificar el sexo
Genero M o F
que identifica al examinador.
Campo que permite visualizar, ingresar o modificar la fecha
Fecha de nacimiento de nacimiento del examinador. Este campo tiene el formato
AAAA-MM-DD
número telefónico del examinador.
Celular
examinador.
Campo que permite visualizar, ingresar o modificar la
Dirección de residencia
dirección de residencia del examinador.
Campo que permite visualizar, ingresar o modificar correo
electrónico del examinador.
Email
examinador.
Cambiar Cargo
Campo que permite visualizar el nombre completo del
Persona a cambiar
examinador que se seleccionó para cambiar de cargo.
Campo que permite visualizar el cargo en el que se
Cargo actual
encuentra el examinador actualmente asignado.
Campo que permite visualizar y seleccionar el cargo por el
Nuevo cargo
cual se puede hacer el cambio de cargo.

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:

Campo que permite seleccionar la posición y cargo a ocupar
Seleccionar
con el cambio.
Campo que permite visualizar el cargo por el cual se puede
Cargo
hacer el cambio.
Campo que permite visualizar número de identificación del
Identificación
examinador que se encuentra signada en ese registro.
Apellido 1 examinador que se encuentra asignado en ese registro.

Apellido 2
examinador que se encuentra asignado en ese registro.
Nombre 1 examinador que se encuentra asignado en ese registro.
Nombre 2
examinador que se encuentra asignado en ese registro.
Agregar examinadores
Campo que permite ingresar el código de autorización para

adicionar un cargo más a la lista de personal.
Código de autorización
Este código lo facilita el Call Center, el encargado de
aseguramiento y control debe llamar para solicitarlo.

Opción que permite asignar una persona como examinador a
un cargo.
Asignar Esta opción no se muestra cuando el registro se encuentra
con asistencia.
Opción que permite des-asignar un examinador a un cargo.
Des-Asignar Esta opción no se muestra cuando el registro se encuentra
con asistencia, tampoco cuando no se encuentra registrado
una persona como examinador a un cargo.
Opción que permite editar la información del examinador
registrado.
Editar
Esta opción no se visualiza cuando no se encuentra registrado
una persona como examinador a un cargo.
Opción que permite cambiar a un examinador ya registrado y
asignado a un cargo por otro cargo.
Cambiar Cargo Esta opción se muestra únicamente para los cargos que se
encuentran parametrizados (Auxiliares, Coordinador de sitio, jefes de
salón, coordinador de salón...)

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:

Opción que permite eliminar la asistencia tomada a un
examinador.
Quitar Asistencia
Esta opción se muestra únicamente cuando la asistencia ya se
ha tomado.
Aceptar Opción que permite confirmar una acción
Cancelar Opción que permite cancelar una acción

Opción que permite adicionar un campo a la lista de
Agregar Examinadores personal.
Opción que permite confirmar, la adición un campo
Crear campos
solicitado.
3.2.3 Suplentes a titular

Por medio de esta funcionalidad, el sistema permite asignar examinadores suplentes como
examinadores titulares.
1. Seleccione el examinador titular que no asistió (ver tabla descripción de campos)

2. Seleccione el examinador suplente (ver tabla descripción de campos)
3. Seleccione Emparejar
Figura 22: Suplentes a Titular

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
4. Seleccione Aceptar (Ver tabla descripción de opciones)
Figura 23: Suplentes a Titular - Confirmación

 El titular y suplente deben tener el mismo Cargo.
 El titular aparece si no le han tomado asistencia.
 El suplente se visualiza si ya le tomaron asistencia.
Titulares que no asistieron - Suplentes que Asistieron
Campo que permite seleccionar el examinador que se va a

Seleccionar
remplazar y que va a remplazar.
Campo que permite visualizar el nombre completo del
Nombres y Apellidos
examinador que se ha seleccionado o se va a seleccionar.
Campo que permite visualizar el cargo que tiene asignado los
Cargo
examinadores.
Campo que permite visualizar el número de salón asignado al
Salón examinador, se visualiza cuando cargo tiene parametrizado
campo (jefe de salón, coordinador de salón…).

Opción que permite realizar el cambio de suplente a titular.
Al realizar la sustitución de examinador, el examinador que
era titular pasa a ser suplente y se puede visualizar en la
Emparejar
lista de personal.
Si los cargos no coinciden, el sistema muestra un mensaje de
error.
Aceptar Opción que permite confirmar el cambio de suplente a titular
3.2.4 Planilla de Asistencia y Pagos

Por medio de esta funcionalidad, el sistema permite visualizar y descargar la planilla de Asistencia y
Pagos.

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
El sistema muestra por defecto la imagen de la planilla de pagos, al seleccionar esta opción “Planilla
de Pagos y Asistencia”.
La planilla que se muestra o visualiza es la planilla, con la lista de personal de la Reunión Previa
1. Seleccione Previsualizar
Figura 24: Planilla de Pagos y Asistencia
 El sistema muestra la siguiente ventana
Figura 25: Planilla de Pagos y Asistencia – Previsualización - Reporte

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
2. Seleccione Descargar
Figura 26: Planilla de Pagos y Asistencia – Descargar
3. Ingrese el nombre con el que desea Guardar la planilla

4. Seleccione Guardar
5. Seleccione Cancelar, si es lo que desea
Figura 27: Planilla de Pagos y Asistencia – Descargar - Guardar

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:

Campo que permite visualizar el nodo al que corresponde la
Nodo
planilla de pagos.
Campo que permite visualizar el código de sitio al que
Código Sitio
corresponde la planilla de pagos.
Campo que permite visualizar el municipio al que
Municipio Aplicación
corresponde la planilla de pagos.
Campo que permite visualizar el sitio al que corresponde la
Nombre del Sitio
planilla de pagos
Campo que permite visualizar el número de registros que hay
ID
en la planilla.
Campo que permite visualizar el cargo al que pertenece el
Cargo examinador asignado a un cargo y con asistencia en la
planilla de pagos.
Campo que permite visualizar el número de identificación al
Identificación que pertenece el examinador asignado a un cargo y con
asistencia en la planilla de pagos.
Campo que permite visualizar el nombre completo y correo
Nombres y Apellidos/
electrónico al que pertenece el examinador asignado a un
Email
cargo y con asistencia en la planilla de pagos.
Campo que permite visualizar el número telefónico al que
Celular pertenece el examinador asignado a un cargo y con
Campo que permite visualizar el número de salón (es)
Salón (es) asignado (s) a un examinador asignado a un cargo y con
Campo que permite visualizar si el examinador asignado a un
Firma Reunión Previa
cargo asistió a la Reunión Previa.
Firma Aplicación Jornada Campo que permite visualizar si el examinador asignado a un
Mañana cargo asistió a la sesión Aplicación Jornada Mañana.
Firma Aplicación Jornada Campo que permite visualizar si el examinador asignado a un
Tarde cargo asistió a la sesión Aplicación Jornada Tarde.
Campo que permite visualizar si el examinador asignado a un
Firma Recibí Pago cargo, recibió el pago por asistencia a las sesiones en la
prueba realizada.
Campo que permite visualizar el valor que recibió el
Valor examinador por la asistencia a las sesiones en la prueba
realizada.
Campo que permite visualizar la huella de la persona que
Huella
recibió el pago en sitio.

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:

Opción que permite visualizar el PDF de la planilla de pagos
Previsualización y asistencia.
Este reporte
Opción se visualiza
que permite en una ventana
al Encargado nueva.
de Aseguramiento y Control
Descargar
guardar el reporte de la planilla de pago y asistencia.
Opción que permite al Encargado de Aseguramiento y Control
Guardar confirmar que desea descargar el reporte de planillas de
pagos
Opcióny que
asistencia.
permite al Encargado de Aseguramiento y Control
Cancelar
cancelar la opción Guardar.
Estas opciones las trae el visualizador de PDF, guardar,
imprimir, actualizar, primera página, página anterior, página
Opciones PDF
siguiente, última página, ir a la página, tamaño actual,
ancho de página, ancho del texto, acercar, alejar, zoom.
3.2.5 Cargar Fotos de Sitio

Por medio de esta funcionalidad, el sistema permite adjuntar las fotos que se han tomado en o del sitio
de aplicación de la prueba.
1. De clic en la sección que muestra la frase Arrastre sus archivos (o de clic)
Figura 28: Cargar Fotos - Clic Fotos
2. Seleccione la imagen o imágenes que desea cargar, en el buscador de imágenes de Windows

3. Seleccione Abrir
CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 29: Cargar Fotos – Seleccionar Imagen
5. Seleccione Eliminar, si desea Eliminar una de las fotos seleccionadas

6. Seleccione Cargar
Figura 30: Cargar Fotos
7. Seleccione una imagen de las ya cargadas

8. Seleccione Eliminar.

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 31: Cargar Fotos – Eliminar Imagen
 El Encargado de Aseguramiento y Control debe estar en sesión Reunión Previa, de lo contrario
el sistema no permite cargar fotos.
 Las imágenes a cargar deben ser en formato png o jpg, (solamente permite cargar cuatro fotos).

Campo que permite visualizar las imágenes que se han
Vista previa de Imágenes
seleccionado para ser cargadas.
Campo que permite visualizar el nombre de las imágenes que
Fotos Cargadas han sido cargadas en el sistema. Al seleccionar el nombre de
una imagen, el sistema permite visualizarla.
Abrir Opción que permite seleccionar una imagen para ser cada.
Opción que permite cerrar la ventana del explorador de

Cancelar
Windows.

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:

Opción que permite Cargar las fotos que se han
Cargar Foto seleccionado. Si no se han seleccionado fotos el sistema
muestra un mensaje de error al seleccionar esta opción.
Opción que permite borrar una foto que se han seleccionado
Eliminar temporalmente, es decir, antes de seleccionar la opción
“Cargar Fotos” o una ya Cargada.
3.2.6 Solicitar Suplencias

Por medio de esta funcionalidad, el sistema permite solicitar y cancelar personal para suplir los
examinadores que no asistieron al sitio de aplicación.
Permite también visualizar el estado en el que se encuentra la solicitud.
1. Seleccionar el cargo y cantidad de examinadores a solicitar para la suplencia (ver descripción de

campos)
2. Seleccione Solicitar
Figura 32: Solicitar Suplencias
3. Seleccionar Aceptar

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 33: Solicitar Suplencias - Confirmar
4. Seleccione la Acción que desea realizar (ver descripción de opciones)

5. Seleccione Actualizar (ver tabla descripción de opciones)
Figura 34: Solicitar Suplencias - Acción
 El Encargado de Aseguramiento y Control debe estar en sesión diferente a Reunión Previa
“Jornada Mañana o Jornada Tarde”, de lo contrario la ventana se mostrara Inactiva.
 Debe tener internet el equipo, de lo contrario la ventana se mostrara inactiva.

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
3.2.6.2 Descripción de Campos

Campo que permite visualizar los cargos parametrizados que
Cargo se encuentran con suplencia en el listado de personal
(nombramiento).
Campo que permite visualizar y seleccionar la cantidad de
examinadores que se desea solicitar.
Cantidad El sistema únicamente muestra para seleccionar, el número
de personas que se encuentran parametrizados en la lista de
personal (nombramiento).
Listado Solicitudes
Campo que permite visualizar el número de la orden con la
Orden
que quedo registrada la solicitud de suplencia.
Campo que permite visualizar la fecha y hora en la que fue
Fecha y Hora
solicitada la suplencia.
Campo que permite visualizar el cargo que se solicitó en la
Cargo Solicitado
orden de suplencia.
Campo que permite visualizar el número de examinadores
Cantidad Solicitada
solicitados en la orden de suplencia.
Campo que permite visualizar el estado en el que se
encuentra la orden de suplencia. Los estados por los que
puede pasar una orden de suplencia son:
 Completa: el PDS cuenta con los examinadores para
cumplir la solicitud
Estado
 Despachada: los examinadores fueron despachados
del PDS
 Cancelado: el sitio cancelo la suplencia solicitada
 Vacío: no se encuentran con examinadores necesarios
para el cargo que solicito.
Acciones Campo que permite visualizar las opciones Recibir y Cancelar
3.2.6.3 Descripción de Opciones

Opción que permite solicitar la suplencia del personal que
Solicitar
necesita para la ejecución de la prueba.
Aceptar Opción que permite confirmar la solicitud d suplencia
Opción que permite Aceptar el personal de suplencia enviado
Recibir del PDS. Esta opción se habilita cuando el estado de la orden
de suplencia se encuentra en estado Despachado.
Cancelar Opción que permite cancelar la suplencia solicitada.

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:

Opción que permite actualizar la tabla Listado de solicitudes
Actualizar para visualizar el estado actual de las órdenes de suplencia
realizadas.
3.2.7 Cerrar Asistencia

Por medio de esta funcionalidad, el sistema permite Cerrar la Sesión en la que se encuentra el
Encargado de Aseguramiento y Control, realizando o ejecutando las acciones de la aplicación.
1. Seleccione Cerrar Sesión
Figura 35: Cerrar Sesión
2. Ingrese el Código de Seguridad

Figura 36: Cerrar Sesión – Código de Autorización

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
3.2.7.1 Prerrequisito
 Se debe haber cumplido el tiempo parametrizado para la toma de asistencia, de lo contrario el
sistema muestra un mensaje informando.
 Se deben haber asignado los suplentes con asistencia a titulares cuando el caso corresponda.
 Se deben haber cargado las respectivas fotos, asignado salones

Campo permite ingresar el código de seguridad, el cual
Código de Seguridad
genera el sistema de forma Aleatoria.

Cerrar Sesión solicitar al sistema, el cierre de la sesión en la que se
encuentra.
Opción que permite confirmar el cierre de la sesión. El
sistema muestra un mensaje de error si el tiempo
Aceptar parametrizado para el cierre no se ha cumplido, de igual
manera muestra un mensaje informando el cierre exitoso de
la sesión, abriendo la siguiente “Aplicación Mañana”.
Cancelar Opción que permite cancelar el cierre de la sesión.
3.2.8 Reabrir Sesión

Por medio de esta funcionalidad, el sistema permite Abrir nuevamente la Sesión anterior a la que se
encuentra.
1. Seleccione Abrir Sesión
Figura 37: Reabrir Sesión

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
2. Ingrese el Código de Seguridad

Figura 38: Reabrir Sesión – Código Seguridad
 Tener una sesión anterior cerrada (reunión previa o jornada mañana”)

Campo permite ingresar el código de seguridad, el cual
Código de seguridad
genera el sistema de forma Aleatoria.
3.2.8.3 Descripción opciones

Reabrir Sesión solicitar al sistema, la apertura nuevamente de la sesión
anterior de la sesión en la que se encuentra.
Opción que permite confirmar la apertura de la sesión. El
sistema muestra un mensaje de error si el código ingresado
es incorrecto, de igual manera muestra un mensaje
Aceptar
informando la apertura de la sesión exitosa, mostrándole al
EAC en la ventana de la opción si tiene o no más sesiones
para reabrir.
Cancelar Opción que permite cancelar el cierre de la sesión.
3.3 Gestionar Examinados

Por medio de este módulo el sistema, muestra las siguientes opciones.
a. Gestionar Huellas
b. Registrar Huellas
CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
c. Generar Información
3.3.1 Gestionar Huellas
Por medio de esta funcionalidad el Encargado de Aseguramiento y Control puede registrar las huellas
de los examinadores.
Permite exportar una carpeta comprimida la cual se encuentra encriptado.
1. Seleccione Editar (ver tabla descripción de opciones)
Figura 39: Gestionar Huellas
 Realice el paso de la opción Registrar Huellas del Módulo Gestionar Examinados
Figura 40: Editar Registro de Huellas
2. Seleccione Transmitir (ver tabla descripción de opciones)

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 41: Transmitir Huellas
 Se debe haber registrado las huellas de los examinandos
 Tener internet para Trasmitir las huellas registradas de los examinados
3.3.1.2 Descripción de Campos

Campo que permite visualizar el primer nombre con el que
Primer Nombre
se identifica el examinando.
Campo que permite visualizar el segundo nombre con el que
Segundo Nombre
Campo que permite visualizar el primer apellido con el que
Primer Apellido
Campo que permite visualizar el segundo apellido con el que
Segundo Apellido
Documento
con el que se identifica el examinando.
Campo que permite visualizar la torre o bloque en la que le
Bloque
toca presentar la prueba.
Campo que permite visualizar el número de salón en el que
Salón
se encuentra el examinando asignado.
Campo que permite visualizar si la huella del registro que se
Estado visualiza ya se encuentra trasmitida o sin trasmitir
.Campo que permite visualizar la sesión en la que se le tomo
Sesión
la huella dactilar.
CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:

Campo que permite visualizar las opción Editar (ver tabla
Opciones
descripción de opciones).

Opción que permite modificar las huellas que se capturaron
al examinado.
Editar El sistema envía al Encargado de Aseguramiento y Control a
la ventana, opción Gestionar Huella una vez se haya
Guardado el registro
Opción que permite realizar el envió de las huellas de los
examinados capturadas a la base de datos, en cualquier
momento de la prueba.
Trasmitir El sistema muestra un mensaje informando la trasmisión
exitosa, cambiando el estado del registro.
El sistema muestra la última hora en la que se transmitió las
huellas capturadas.
3.3.2 Registrar Huellas

Por medio de esta funcionalidad el Encargado de Aseguramiento y Control registra las huellas de los
examinados.
1. Ingrese número de documento del examinado

2. Seleccione Consultar

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 42: Registrar Huellas

3. Seleccione Huella Dactilar a capturar (ver tabla descripción de campos)
4. Seleccione Motivo (ver tabla descripción de campos)
5. Seleccione Iniciar (Ver tabla descripción opciones)
Figura 43: Registrar Huellas – Captura Huellas
6. Seleccione Guardar (ver tabla descripción de opciones)

7. Seleccione Reiniciar (ver tabla descripción de opciones)

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 44: Registrar Huellas – Guardar Huellas Capturadas

3.3.2.1 Prerrequisito
 Tener un dispositivo biométrico
Campo que permite visualizar el tipo de identificación con el

Tipo de documento
que se identifica el examinando.

Numero de documento
con el que se identifica el examinando.
Campo que permite visualizar el código de citación que

N° Registro
envía el ICFES al examinando para presentar la prueba.
Campo que permite visualizar los nombres con los que se

Nombres
identifica el examinando.
Campo que permite visualizar el primer apellido con el que

Primer Apellido
Campo que permite visualizar el segundo apellido con el que

Segundo Apellido
Campo que permite visualizar el código del sitio en el que se

Código de Sitio
encuentra presentando la prueba el examinando.
Campo que permite visualizar la torre o bloque en la que le

Bloque
toca presentar la prueba.
Campo que permite visualizar el número de salón en el que

Salón
se encuentra el examinando asignado.
Campo que permite seleccionar el la huella dactilar que

desea capturar del examinando.
El sistema solicita colocar la huella dactilar dos veces.
Dedo El sistema muestra por defecto para capturar Huella índice
derecho.
Al seleccionar una huella dactilar diferente a índice derecho,
el sistema solicita seleccionar el motivo.
Campo que permite seleccionar el motivo por el cual no se
captura la huella del dedo índice.
Motivo Este campo se muestra visible cuando se ha seleccionado
Huella dactilar diferente a índice derecho.
Campo que permite visualizar la imagen de la huella

Imagen Huellas
capturada.

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:

Opción que permite consultar o verificar, si el número de
identificación ingresado se encuentra registrado en la base
de datos para ese sitio, si es correcto trae la información de
Consultar
los datos que se visualizan en la ventana.
Si número de documento no existe, el sistema muestra
mensaje informando el error.
Opción que permite iniciar el proceso de captura de la huella
dactilar.
Iniciar
Este botón se inactiva cuando se está capturando la huella
dactilar.
Opción que permite volver a capturar las huellas.
Reiniciar Esta opción se activa cuando se ha seleccionado opción
Iniciar.
Opción que permite almacenar en la base de datos las
huellas capturadas.
El sistema muestra un mensaje de registro de huellas
correctamente, luego de Aceptar el mensaje envía al
Guardar
Encargado de Aseguramiento y Control a la ventana, opción
Gestionar Huella.
Esta opción se muestra activa cuando se ha realizado la
captura de las dos huellas.
3.3.3 Generar Información

Por medio de esta funcionalidad el usuario exporta la información de las huellas registradas en una
carpeta comprimida, la cual se encuentra protegida con clave.
1. Seleccione Examinar

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 45: Generar Informe

2. Seleccione la ruta en el explorador de Windows, donde va a Guardar el archivo que se va a
exportar.
3. Seleccione Abrir
Figura 46: Generar Informe – Seleccionar Carpeta
5. Seleccione Exportar

CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
Figura 47: Generar Informe – Exportar

Campo que permite visualizar la ruta que se ha seleccionado
Ruta
para guardar el archivo que se va a exportar.
Opción que permite visualizar el explorador de Windows para

Examinar seleccionar la ruta donde se va a guardar el archivo a
exportar.
Opción que permite seleccionar la ruta de almacenamiento
Abrir
del archivo.
Cancelar Opción que permite cancelar la opción Examinar.
Opción que permite crear y guardar el archivo comprimido.
Exportar
El nombre de este archivo se guarda con el Código del Sitio.

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MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:

MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:

Versión Autor(es) Comentarios Revisó Fecha

3.1 Edwin Chauta 16/07/2018

Confidencial Grupo ASD SAS, 2018 Página 2 de 45

MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:

3. DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 5

MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:

Confidencial Grupo ASD SAS, 2018 Página 4 de 45

MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:

3.1 Acceso al Sistema

Al seleccionar el acceso directo o icono para ingresar a la aplicación, el sistema muestra la

La sincronización se realiza cada 10 minutos (parametrizable), cargando la información que se ha

Confidencial Grupo ASD SAS, 2018 Página 5 de 45

MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:

realizado durante el desconectado.

 Iniciando: cuando no hay internet para sincronizar

1. Seleccione la prueba (ver tabla descripción de campos)

Figura 1: Acceso al Sistema

1. Seleccione la prueba (ver tabla descripción de campos)

Confidencial Grupo ASD SAS, 2018 Página 6 de 45

MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:

Figura 2: Ingreso Plataforma

NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN

Confidencial Grupo ASD SAS, 2018 Página 7 de 45

MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:

3.1.3 Descripción de opciones

NOMBRE DE LA OPCIÓN DESCRIPCIÓN

Opción que valida los datos de usuario y contraseña,

Opción que permite al usuario cambiar de sitio o prueba (esta

3.2 Gestionar Examinadores

3.2.1 Toma de Asistencia

1. Ingrese número de documento de la persona (ver descripción de campos)

Confidencial Grupo ASD SAS, 2018 Página 8 de 45

MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:

Figura 3: Toma Asistencia ventana inicial

Figura 4: Toma Asistencia sin Huella

MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:

5. Seleccione Iniciar (ver tabla descripción de opciones ), cuando se ha deseleccionado punto 3

Figura 5: Toma Asistencia con Huellas Dactilares

6. Coloque la huella de la mano que le solicita el Encargado de Aseguramiento y Control, al

Figura 6: Toma de Asistencia captura de Huellas dactilares

MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:

8. Seleccione Confirmar (ver tabla descripción de opciones)

Figura 7: Confirmación Toma de Asistencia

Figura 8: Toma de Asistencia Exitosa

Confidencial Grupo ASD SAS, 2018 Página 11 de 45

MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:

3.2.1.2 Descripción de campos

NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN

Campo que permite ingresar el número de documento del

Campo que permite visualizar el primer apellido del

Campo que permite visualizar el segundo apellido del

Campo que permite visualizar el primer nombre del

Campo que permite visualizar el segundo nombre del

Campo que permite visualizar el cargo del examinador que

Campo que permite visualizar el salón del examinador que

Campo que permite visualizar, ingresar o editar, el correo

Campo que permite seleccionar el motivo por el cual se va a

Campo que permite visualizar la captura de la huella dactilar

Confidencial Grupo ASD SAS, 2018 Página 12 de 45

MANUAL DE USUARIO REVISIÓN:

3.2.1.3 Descripción de opciones