APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: protocolos,

negociaciones, facturas, contratos, actas, procedimientos, entre otros, los cuales
quedan consignados en formatos electrónicos o físicos que posteriormente
ensancharán la lista de almacenamiento, o serán destruidos, pero ¿cuánto tiempo
debemos conservar cada tipo de documento?, la práctica documental aconseja
separar los documentos en los archivos de gestión, central e histórico, según su
categoría y la necesidad que existe de conservarlos. ¿Qué hacer con ellos luego de
que su ciclo de vida acabe? Una forma de resolver estas inquietudes es el uso de
instrumentos como La Tabla de Retención Documental que es tan solo uno de los
instrumentos más ejecutados por su función central, relacionada a la administración de
la información y su mantenimiento a través del tiempo.

El estado Colombiano introdujo en su marco legal el procedimiento para la

elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental para todas las organizaciones públicas y aquellas privadas que
cumplen funciones públicas, a través del Acuerdo 004 de 2013, expedido por el
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, y que regula la Ley 594 del 14 de
Julio de 2000, conocida como la Ley General de Archivos, la cual establece los
parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión documental, los
conceptos básicos que surgen de ella y los principios por los cuales se debe regir el
correcto ejercicio archivístico.

La TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL se constituye en una de las principales

herramientas para la debida clasificación de los archivos de gestión que se están
conformando en las diferentes dependencias y son la herramienta que contiene el
listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.

Más allá de la necesidad legal de implementar una tabla de retención documental

puede traer muchos beneficios:

 Facilitan el manejo de la información.

 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de
archivo.
 Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
 Permiten el manejo integral de los documentos.
 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo
Total.
 Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
 Identifican y reflejan las funciones institucionales.
 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión
  Atención ágil, pronta y oportuna a los diferentes requerimientos de la
ciudadanía en general.
 la seguridad de los documentos es mucho mayor, su acceso y ubicación es
más fácil y su archivo será más optimizado.
 El manejo de la información se hace más fluido y estandarizado, lo que hace
que el reconocimiento de la estructura organizacional sea más enfático y útil.

Godoy, J., López, I., Casilimas, C., & y otros. (s.f.). MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE
RETENCION Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Bogotá: Archivo General de
la Nación. Recuperado de
https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/upload/docnewsno2342documentno60
47.pdf