Unidad 2.

Metodología de la auditoria administrativa

Presentado por:
José Guadalupe Quintero Pérez
Matricula: ES162008823
Universidad Abierta y a Distancia de México
Licenciatura en Gestión y Administración de PyME
5o Semestre
Materia: Auditoria Administrativa
Profesor: C.P. Juan Manuel Villagómez Gómez
Evidencia de aprendizaje (Diseño de la metodología)
3 marzo 2019
Introducción
En esta actividad haremos un informe preliminar en base a los resultados
obtenidos en los cuestionarios y en las fichas de evaluación; vamos a ver que los
resultados que se obtuvieron, es el común denominador de la mayoría de las PyME
en nuestro país, de ahí su alto índice de mortandad que presentan, pues le dan un
mayor énfasis a sus tareas principales descuidando las demás áreas, es decir
enfocan sus esfuerzos en el área de producción en detrimento del resto de las
áreas.

Desarrollo

Antes de dar a conocer el informe preliminar vamos a ver algunas tablas con los
resultados obtenidos a partir de la información recolectada en los cuestionarios.

Metodología de recolección de datos, ponderación, obtención de resultados y

evaluación.

 Los cuestionarios fueron aplicados a los responsables de las 4 áreas

existentes en la PyME, Dirección, Contabilidad y finanzas, Ventas y
Mercadotecnia, y Producción,
 La ponderación a cada una de las preguntas se hizo de acuerdo con sus
respuestas: “SI” 10 puntos, “NO” 0 puntos, “NO SE” 5 puntos, Preguntas
abiertas contestadas 10 puntos.
 Cada cuestionario de la Auditoria Administrativa se le asigno una calificación
máxima, quedando de la siguiente manera: Planeación 630 puntos,
Organización 320 puntos, Integración 380 puntos, Dirección 290 puntos,
Control 250 puntos.
 El puntaje que obtuvo la PyME en cada etapa del Proceso Administrativo es
el promedio del puntaje obtenido en todas sus áreas.
 Los resultados obtenidos finalmente se presentan dándoles un valor
porcentual,
  Se realiza la tabla de evaluación, en base a los resultados porcentuales
quedando de la siguiente manera: Excelente de 90 a 100, Muy bien de 80 a
89.99, Bien de 70 a 79.99, Regular de 60 a 69.99, Deficiente de 50 a 59.99,
Mal de 0 a 49.99

Ahora vamos a presentar las tablas obtenidas a partir de los cuestionarios y su

ponderación

Ahora en base a la puntuación obtenida vamos a ver su valor porcentual para

que con esta información hagamos la evaluación.

Etapa del
proceso Porcentaje
administrativo Puntuación obtenido Evaluación
Maxima Obtenida
Planeación 630 57.5 9.13% Mal
Organización 320 0 0.00% Mal
Integración 380 147.5 38.82% Mal
Dirección 290 192.5 66.38% Regular
Control 250 82.5 33.00% Mal
Total 1870 480 25.67% Mal
La evaluación se determinó a partir de la siguiente tabla:
 De acuerdo con los datos obtenidos podemos ver que el área “menos raspada”
fue producción, y la etapa del proceso administrativo “menos peor” es Dirección.

Reporte de las fichas de evaluación

Fase del Proceso Situación real Percepción del Percepción del
Administrativo Gerente Empleado
Planeación -Existe muy poca Comenta que, si hace Considero que no está
información acerca de falta algo de orden y muy mal pues funciona
objetivos, metas y estructura, pero las con las planeaciones
estrategias. cosas se van que se hacen cada 8
-Se cuenta con muy implementando días para saber que se
poca o nula información conforme se van va a hacer en la
contable, la cual es necesitando. semana.
necesaria para elaborar
un presupuesto, no
existen políticas ni
reglamento, en general
muy poca información
escrita acerca de los
temas mencionados
anteriormente.
La planeación se hace
a corto plazo.
Organización La empresa no cuenta -El organigrama lo -No tengo conocimiento
con una estructura elabore en conjunto con de algún organigrama,
organizacional los responsables de en algún momento se
área, pero no lo he dado comentaba que se iba
a conocer al personal; a elaborar;
-El personal más o -de acuerdo con
menos ya sabe sus nuestras habilidades
responsabilidades, pero nos ubican en el
no están por escrito, y no puesto, pero no
 tenemos un instructivo tenemos bien definidas
para describirlas nuestras
responsabilidades, y
las instrucciones para
realizar las actividades
son transmitidas de
manera oral.
Integración Se realiza de manera El proceso que se realiza La manera en que
empírica, los procesos para el proceso de contratan es poniendo
de reclutamiento, reclutamiento, selección un anuncio afuera de la
selección y contratación y contratación de empresa, para
de personal son personal, todavía nos contratar solo hacen
llevadas a cabo por el falta algo de camino pues preguntas acerca de
dueño y los encargados no se pide ninguna que tanto domina uno
de cada área, la documentación, se les el oficio, lo ponen a
inducción la realiza contrata de acuerdo con prueba y si les gusta tu
cada encargado de sus habilidades y que chamba te contratan.
área. tengan disposición.
Dirección -La comunicación es -A los empleados para -Considero que existe
deficiente pues solo motivarlos se les un buen ambiente de
existe de manera oral, reconoce cada que trabajo, nos tratan bien,
se organizan juntas de tienen un acierto, difícilmente no regañan
manera esporádica y el además es importante o tratan mal, en
dueño no hace para la empresa algunas ocasiones solo
participes a los fomentar un buen nos llaman la atención;
empleados en los ambiente de trabajo, lo -Creo que falta más
planes de la empresa; que permite que el comunicación pues nos
-en cuanto a motivación empleado, se sienta a dicen que vamos a
no existe un plan de gusto trabajando. hacer, pero como no
incentivos, y el -En cuanto a tenemos algún soporte
ambiente de trabajo comunicación, cada por escrito se llegan a
podemos decir que es inicio de semana se les cometer errores.
bueno; comunica las actividades
que se realizaran en la
 -El liderazgo es semana, esto se hace de
realizado por el dueño manera oral
de la empresa y solo se
enfoca a comentar la
importancia de los
empleados en la
empresa, es un
liderazgo básico.
Control -Pocos estándares de Los estándares de -Trabajamos en base a
calidad y no son calidad son del el estándar de calidad
formalmente definidos y conocimiento de cada que nos marca el
existen poca encargado de área, no se cliente, algunos son
supervisión para su encuentran por escrito, más exigentes, la
cumplimiento; pero en base a ellos tiene supervisión la realiza el
-Es por eso por lo que que supervisar al encargado de área, la
la parte de supervisión personal a su cargo; manera en que no
esta descuidada, pues -No tenemos un sistema evalúan nuestro
no existe un proceso formal de medición del desempeño es ver
formal; desempeño del personal, cuantas operaciones
-El desempeño solo es pero si sabemos del dominamos y
medido debido a como potencial de cada uno realizamos de manera
ejecuta la tarea satisfactoria.
encomendada se revisa
y ya, por lo que no hay
planes definidos para
poder llevar registros.

Informe Preliminar

 No se cuenta con una estructura organizacional;

 La misión, visión, valores y el organigrama no están por escrito, y la mayoría
de los empleados los desconocen;
  A todos los empleados no les queda claro cuáles son sus funciones y
obligaciones, además de que se carecen de herramientas para poder evaluar
su desempeño;
 No se cuentan con manuales que contengan las instrucciones de lo que tiene
que hacer el personal, además la capacitación es esporádica;
 Se piensa que lo más importante es producir y vender, dando poca
importancia a las áreas de dirección y contabilidad y finanzas,
 La mayoría de la información solo se transmite de manera oral por lo que
existe poca información escrita,
 Se carece de una planeación estratégica es por eso por lo que se carece de
objetivos, políticas, procedimientos, programas y presupuestos.
 El reclutamiento, selección y contratación del personal se realiza de manera
empírica
 En la relación laboral falta darle certeza jurídica, pues no se celebran
contratos laborales, ni con reglamento interno;

 El tipo de administración que se realiza es llevado solo por el dueño y los

encargados y el resto del personal solo se sujeta a las órdenes y
disposiciones de estos, por lo que el liderazgo es un poco deficiente;

 No se cuentan cos estándares de calidad definidos, debido a eso tienen un

cuello de botella al momento de dar un ok final pues solo una persona lo
hace, teniendo que depender de ella en todo momento.

Recomendaciones

 Realizar un análisis general de la empresa (interno y externo), para poder

conocer su situación actual y poder implementar con éxito el proceso
administrativo;
 A partir del análisis general se desarrollará una planeación estratégica
integral para IL STUDIO, con el fin de mejorar sus procesos y procedimientos,
 entre lo que se encuentra misión, objetivos, estrategias, políticas,
Procedimientos, programas, presupuestos, y reglas;
 Desarrollar su estructura organizacional, esto contempla desarrollar el
organigrama, manual de operaciones, el cual permitirá saber a todos los
empleados sus funciones y obligaciones dentro de la empresa, y en el área
de producción desarrollar manuales y diagramas de flujo para saber con
exactitud la secuencia y tiempos de fabricación de cualquier artículo;
 Desarrollar de manera formal el proceso de integración, esto permitirá hacer
un correcto reclutamiento, selección y contratación del personal, logrando
con ello tener al personal adecuado y a su vez disminuir los índices de
rotación.
 Implementar contabilidad administrativa y de costos, lo que permitirá un
mejor control y optimización de los recursos, y permitirá la minimización de
costos y maximización de utilidades.
 Capacitación continua del personal de todas las áreas y niveles.

 Para garantizar un liderazgo efectivo por parte del dueño y los encargados
de cada área se recomienda que reciban capacitación de coaching
empresarial, con la finalidad de que cuenten con habilidades necesarias para
poder ejercer un liderazgo efectivo, el cual permitirá potenciar las habilidades
de todo el personal.
 Implementación de estándares de calidad, informarse de alguna norma de
calidad de acuerdo con el producto fabricado.
 Para poder garantizar buenos resultados en la implementación de las
recomendaciones es necesario contar con un proceso eficiente de
supervisión y control, esto permitirá detectar desviaciones y realizar las
correcciones pertinentes.

Conclusión
 El tema de la poca competitividad de las PyME en México es preocupante, pues
como podemos ver, la mayoría de estas se centra en desarrollar sus actividades
principales, dándole poca o nula importancia al resto de las actividades, pues van
realizando la gestión y administración de manera empírica e intuitiva, realizando sus
actividades a través de “prueba y error”, obteniendo con ello resultados pobres, es
por eso que resulta necesario concientizar a estos pequeños empresarios de la
necesidad de administrar de manera correcta una empresa, pues de lo contrario
siempre tendrán un futuro incierto, incapaces de desarrollarse plenamente de
acuerdo a las exigencias del mercado actual.

Bibliografía
Franklin, F. E. (2007). Auditoría Administrativa. México: Pearson Educación.