MANAGEMENT PLAN

APLIKASI E-BENGKEL

OLEH :

YUDHA TRITAMA GAMADITA (1301154309)

MUHAMMAD FARHAN MUZAKKI (1301154417)
SALMA ASSYIFA (1301154505)
DEBORA N SILABAN (1301154575)

KELOMPOK 6
IF-39-01

TELKOM UNIVERSITY
JL. TELEKOMUNIKASI NO. 1, TERUSAN BUAH BATU
BANDUNG, 40257

6 DESEMBER 2018
 Daftar Isi
Project Charter ................................................................................................................................ 1
Scope Management Plan ................................................................................................................. 2
Introduction ................................................................................................................................. 2
SCOPE MANAGEMENT APPROACH ................................................................................................ 2
ROLES AND RESPONSIBILITIES ...................................................................................................... 2
Scope Definition .......................................................................................................................... 3
PROJECT SCOPE STATEMENT ........................................................................................................ 4
WORK BREAKDOWN STRUCTURE ................................................................................................. 4
Scope Verification ....................................................................................................................... 8
SCOPE CONTROL........................................................................................................................... 8
Work Breakdown Structure .......................................................................................................... 10
Introduction ............................................................................................................................... 10
OUTLINE VIEW ........................................................................................................................... 10
HIERARCHICAL STRUCTURE ....................................................................................................... 11
TABULAR VIEW .......................................................................................................................... 12
TREE STRUCTURE VIEW ............................................................................................................. 13
WBS DICTIONARY ..................................................................................................................... 14
GLOSSARY OF TERMS ................................................................................................................. 16
Cost Management Plan ................................................................................................................. 17
Introduction ............................................................................................................................... 17
COST MANAGEMENT APPROACH ................................................................................................ 17
MEASURING PROJECT COSTS ...................................................................................................... 17
REPORTING FORMAT .................................................................................................................. 19
COST VARIANCE RESPONSE PROCESS ......................................................................................... 19
COST CHANGE CONTROL PROCESS ............................................................................................. 19
PROJECT BUDGET ....................................................................................................................... 19
Communications Management Plan ............................................................................................. 21
Introduction ............................................................................................................................... 21
COMMUNICATIONS MANAGEMENT APPROACH........................................................................... 21
COMMUNICATIONS MANAGEMENT CONSTRAINTS ...................................................................... 21
STAKEHOLDER COMMUNICATION REQUIREMENTS ..................................................................... 22
ROLES ......................................................................................................................................... 22
Technical Lead .......................................................................................................................... 24
PROJECT TEAM DIRECTORY........................................................................................................ 24

2
 COMMUNICATION METHODS AND TECHNOLOGIES ..................................................................... 24
COMMUNICATIONS MATRIX ....................................................................................................... 26
COMMUNICATION FLOWCHART .................................................................................................. 28
Guidelines for Meetings ............................................................................................................ 28
COMMUNICATION STANDARDS ................................................................................................... 29
COMMUNICATION ESCALATION PROCESS ................................................................................... 30
GLOSSARY OF COMMUNICATION TERMINOLOGY........................................................................ 31
Human Resource Plan ................................................................................................................... 32
INTRODUCTION ........................................................................................................................... 32
ROLES AND RESPONSIBILITIES .................................................................................................... 32
PROJECT ORGANIZATIONAL CHARTS .......................................................................................... 33
STAFFING MANAGEMENT ........................................................................................................... 33
Project Quality Management Plan ................................................................................................ 35
Introduction ............................................................................................................................... 35
QUALITY MANAGEMENT APPROACH .......................................................................................... 35
QUALITY REQUIREMENTS / STANDARDS..................................................................................... 35
QUALITY ASSURANCE ................................................................................................................ 36
QUALITY CONTROL .................................................................................................................... 36
Quality Control Measurements .................................................................................................. 37
Stakeholder Management Strategy ............................................................................................... 39
INTRODUCTION ........................................................................................................................... 39
IDENTIFY STAKEHOLDERS .......................................................................................................... 39
KEY STAKEHOLDERS .................................................................................................................. 40
STAKEHOLDER ANALYSIS ........................................................................................................... 40
Risk Management Plan ................................................................................................................. 43
Introduction ............................................................................................................................... 43
TOP THREE RISKS ....................................................................................................................... 44
RISK MANAGEMENT APPROACH ................................................................................................. 44
RISK IDENTIFICATION ................................................................................................................. 44
RISK QUALIFICATION AND PRIORITIZATION ............................................................................... 45
RISK MONITORING ..................................................................................................................... 45
RISK MITIGATION AND AVOIDANCE ........................................................................................... 45
Procurement Management Plan .................................................................................................... 47
PROCUREMENT DEFINITION ........................................................................................................ 47
Type of Contract to be Used ...................................................................................................... 48
PROCUREMENT RISKS ................................................................................................................. 48

3
PROCUREMENT RISK MANAGEMENT .......................................................................................... 48
COST DETERMINATION ............................................................................................................... 48
STANDARDIZED PROCUREMENT DOCUMENTATION .................................................................... 49
PROCUREMENT CONSTRAINTS .................................................................................................... 49
Contract Approval Process ........................................................................................................ 50
DECISION CRITERIA .................................................................................................................... 50
VENDOR MANAGEMENT ............................................................................................................. 51
PERFORMANCE METRICS FOR PROCUREMENT ACTIVITIES ......................................................... 51
PT LaQi Corp Aplikasi E-Bengkel ...................................................................................... 52

4
 Project Charter
APLIKASI E-BENGKEL

Charter ini secara resmi mengesahkan Proyek pembangunan Aplikasi sistem pengelolaan bengkel,
yaitu aplikasi E-Bengkel. Rencana proyek yang akan dibuat mencakup tentang beberapa hal
berikut yaitu: scope statement; Jadwal; Estimasi biaya; dan anggaran; dan ketentuan ruang
lingkup, sumber daya, jadwal, komunikasi, kualitas, resiko, pengadaan, dan manajemen
stakeholder.

Tujuan dari aplikasi E-Bengkel ini untuk mengelola sistem informasi yang ada pada bengkel
Telkom. aplikasi E-Bengkel ini merupakan aplikasi sistem yang dapat mengatur segala informasi
pada bengkel. Mulai dari informasi customer, informasi stok barang, informasi keuangaan dan
informasi para pegawai. Sistem ini dapat membantu pendataan segala informasi yang ada pada
bengkel Telkom agar tidak terjadi misinformation.

Yudha Gamadita ditunjuk sebagai manajer proyek yang memiliki wewenang untuk berinteraksi
dengan manajemen sesuai kebutuhan, bernegosiasi untuk sumber daya, mendelegasikan tanggung
jawab dalam kerangka proyek, dan untuk berkomunikasi dengan semua kontraktor dan
manajemen, sebagaimana diperlukan, untuk memastikan penyelesaian yang sukses dan tepat
waktu. proyek. Manajer Proyek bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana proyek,
memantau jadwal, biaya, dan ruang lingkup proyek selama implementasi, dan mempertahankan
kendali atas proyek dengan mengukur kinerja dan mengambil tindakan korektif.

Rencana proyek akan diserahkan dan disetujui sesuai dengan jadwal di bawah ini. Setelah adanya
persetujuan untuk rencana proyek, sumber daya akan disiapkan untuk proyek dan pekerjaan akan
dimulai dalam 5 hari kerja. Berikut adalah jadwal pengerjaan yang akan di lakukan :

1 November, 2018 – Penyelesaian dan pengesahan Project Plan

9 November, 2018 – Penyelesaian desain dari sistem pengelolaan bengkel
3 Desember, 2018 – Penyelesaian program yang dibagun
11 Desember, 2018 – Penyelesaian dan Testing Program Oleh bengkel
20 Desember, 2018 – Implementasi sistem yang telah dibagun
26 Desember, 2018 – Proyek selesai

Untuk anggaran pembangunan Sistem Pengelolaan Bengkel adalah Rp.150.000.000,- . Yang akan
didanai oleh PT LaQi Corp.

1
 Scope Management Plan
APLIKASI E-BENGKEL

Introduction
Scope Management plan menyediakan kerangka ruang lingkup untuk proyek ini. Pada dokumen
ini akan menjelaskan pendekatan tentang; peran dan tanggung jawab terkait dengan lingkup
proyek; definisi dari ruang lingkup yang akan digunakan untuk proyek ini; verifikasi dan tindakan
untuk pengendalian; lingkup untuk mengontrol perubahan; dan struktur rincian dari pekerjaan
proyek. Setiap proyek harus mematuhi rencana pengeolaan ruang lingkup atau Scope Manajement
Plan.

Proyek ini bertujuan untuk merancang, memprogram, dan menguji suatu perangkat lunak yang
nantinya akan digunakan untuk melacak keuangan dari perusahaan dan juga memperbaiki proses
keuangan yang perlu diperbaiki. Hal ini merupakan suatu perancangan perangkat lunak mulai dari
pemrograman dan pengujian/validasi. Dalam proyek ini sumber daya eksternal tidak dibutuhkan.

SCOPE MANAGEMENT APPROACH

Dalam proyek ini, scope management akan menjadi tanggung jawab Project Manager. Ruang
lingkup untuk proyek ini didefinisikan dalam Scope Statement, Work Breakdown Structure (WBS),
dan WBS Dictionary. Project Manager, Sponsor, dan Stakeholders akan membuat dan menyetujui
dokumentasi untuk mengukur cakupan proyek yang mencakup deliverable quality checklists dan
work performance measurements. Usulan perubahan lingkup dapat dilakukan oleh Project
Manager, Stakeholder, atau dilakukan oleh anggota tim proyek. Segala permintaan perubahan
akan diserahkan kepada Project Manager yang kemudian akan mengevaluasi permintaan
perubahan lingkup tersebut. Setelah menerima dan mengevaluasi permintaan perubahan lingkup
proyek, Project Manager akan mengajukan permintaan perubahan lingkup ke Change Control
Board dan Project Sponsor untuk meminta persetujuan. Setelah perubahan ruang lingkup disetujui
oleh Change Control Board dan Project Sponsor, selanjutnya Project Manager akan memperbarui
semua dokumen proyek dan mengkomunikasikan perubahan ruang lingkup kepada seluruh
stakeholder. Berdasarkan feedback dan masukan dari Project Manager dan stakeholder yang
terlibat, Project Sponsor memiliki tanggung jawab atas penerimaan dari final project deliverables
dan ruang lingkup proyek

ROLES AND RESPONSIBILITIES

Project Manager, Sponsor, dan anggota tim memiliki tanggung jawab dan tugas masing-masing
dalam mengelola scope project ini. Dengan demikian Project Manager, Sponsor, dan anggota tim
harus menyadari masing-masing tanggung jawabnya untuk memastikan bahwa pekerjaan yang
dilakukan dalam proyek ini sesuai dengan lingkup yang telah ditetapkan selama durasi proyek
yang berlangsung. Berikut ini merupakan tabel yang mendifinisikan tanggung jawab dan peran
dalam pengelolaab scope project ini.

2
 Name Role Responsibilities
PT LaQi Corp Sponsor - Menyetujui atau menolak permintaan
perubahan scope yang sesuai
- Mengevaluasi kebutuhan untuk permintaan
perubahan scope
- Merima kiriman proyek
Yudha Tritama Project Manager - Mengukur dan memverifikasi cakupan dari
Gamadita proyek
- Memfasilitasi jika ada perubahan scope dari
permintaan
- Memfasilitasi penilaian dampak permintaan
dari perubahan scope
- Mengatur dan memfasilitasi perubahan
jadwal meetings
- Mengkomunikasikan hasil permintaan
perubahan scope
- Memperbarui dokumen setelah menyetujui
perubahan dari scope
Salma Assyifa Team Lead - Mengukur dan memverifikasi cakupan
proyek yang dikerjakan
- Memvalidasi permintaan untuk perubahan
scope
- Berpartisipasi dalam penilaian dampak
permintaan dari perubahan scope
- Mengkomunikasikan hasil permintaan
perubahan scope
- Memfasilitasi proses evaluasi dari kerja tim
Muhammad Team Member - Berpartisipasi dalam menentukan resolusi
Farhan Muzakki perubahan
- Mengevaluasi kebutuhan akan perubahan
scope dan mendiskusikannya dengan Project
Manager jika diperlukan
Debora N Silaban Team Member - Berpartisipasi dalam menentukan resolusi
perubahan
- Mengevaluasi kebutuhan akan perubahan
scope dan mendiskusikannya dengan Project
Manager jika diperlukan
Table 1.1, Scope Management Roles and Responsibilities
Scope Definition
Ruang lingkup dalam proyek dapat didefinisi dengan proses pemgumpulan persyaratan yang
komprehensif. Yang dilakukan adalah analisa menyeluruh yang dilakukan terhadap aplikasi
perangkat lunak perusahaan berdasarkan dari masukan karyawan dan pengguna perangka lunak
tersebut. Dari analisa yang didapat, tim proyek mengembangkan dokumentasi persyaratan proyek,
rencana pengelolaan persyaratan, dan matriks ketertelusuran persyaratan untuk aplikasi perangkat
lunak baru yang harus diselesaikan.

3
Proyek ini akan dikembangkan berdasarkan dari proses pengumpulan kebutuhan dan masukan
dalam perancangan perangkat lunak, dukungan teknis, pemrograman dan aplikasi bisnis. Dari
proses penilaian akan memberikan feedback mengenai cara yang efektif untuk memenuhi
persyaratan yang menyediakan platform dari perangkat lunak yang baru tempat pearusahaan dapat
memperbaiki pelacakan keuangan dan proses keuangan internal.

PROJECT SCOPE STATEMENT

Proyek ini mencakup perancangan, pemrograman, dan pengujian aplikasi perangkat lunak untuk
E-Bengkel. Deliverables untuk proyek ini adalah aplikasi perangkat lunak yang telah selesai
dibangun untuk melakukan penyimpanan data informasi kegiatan bengkel secara terkomputerisasi
agar fleksible untuk menyimpan informasi. Proyek ini akan diterima saat perangkat lunak yang
dibangun berhasil melakukan pengujian perangkat lunak dan terbukti kompatibel dengan teknologi
yang ada pada saat ini. Proyek ini tidak mencakup operasi dna pemeliharaan perangkat lunak yang
berkelanjutan. Dalam proyek ini, hanya membutuhkan personil internal dan tidak memerlukan
personil lainnya. Proyek ini dilakukan tidak melebihi durasi pengerjaan selama 8 minggu dan
estimasi pengeluaran sebesar 50.000.000 rupiah. Asumsi untuk proyek ini adalah bahwa dukungan
akan diberikan oleh project sponsor dan seluruh manajer departemen yang merupakan personil
internal untuk keberhasilan penyelesaian proyek ini.

WORK BREAKDOWN STRUCTURE

Dalam mengerjakan proyek ini, pekerjaan akan dibagi menjadi beberapa subpekerjaan individual
yang tidak akan melebihi 40 jam kerja. Tujuan dari membagi pekerjaaan tersebut adalah untuk
memudahkan manajer proyek dalam mengelola lingkup proyek agar lebih efektif karena setiap tim
mengerjakan tugas yang perlu untuk diselesaikan saja. Proyek dipecah menjadi 4 tahap, yaitu:
tahap perancangan (Designing), tahap eksekusi (Programing), tahap pengujian (Testing) dan tahap
implementasi (Implementation). Ketiga tahapan tersebut kemudian akan dibagi lagi menjadi
beberapa subpekerjaan yang memerlukan waktu tidak lebih dari 40 jam.

Berikut struktur WBS dari proyek apliasi E-Bengkel:

4
 Figure 1.1, Work Breakdown Structure (WBS)

Berikut WBS Dictionary untuk menyatakan pekerjaan dari setiap elemen yang ada di dalam WBS:

5
Leve WBS Element Name Description of Work Deliverables Budge Resource
l Code t s
Sistem yang
digunakan untuk
1 1 E-Bengkel mengelola
informasi yang ada
pada bengkel
Perencanaan awal
2 1.1 Initiation untuk membuat
sistem
Evaluation &
3 1.1.1 Recommendation
s
Proyek manajer
Develop Project
3 1.1.2 membuat Project
Charter
Charter
Deliverable: Project Charter
3 1.1.3 Submit Project diberikan ke Project
Charter Sponsor
Project Sponsor Project sponsor
3 1.1.4 Reviews Project mengulas Project
Charter Charter.
Project Sponsor
menandatangani
Project Charter
Project Charter yang meng
3 1.1.5
Signed/Approved otorisasikan proyek
manajer untuk
lanjut ke proses
planning
List yang
Pekerjaan untuk dibutuhkan
2 1.2 Project Planning proses perencanaan dalam
proyek perencanaan
proyek
List
Menentukan kebutuhan
3 1.2.1 Determine Needs kebutuhan yang yang
dibutuhkan diperlukan
dalam proyek
List User
Menentukan Requirment
1.2.1. Determine User
4 kebutuhan dari yang
1 Requirement
pengguna diperlukan
dalam proyek

6
 List system
Menentukan
Determine requirement
1.2.1. kebutuhan dari
4 System yang
2 sistem yang akan
Requirement dibutuhkan
dibuat
dalam proyek
List fungsi-
Menentukan fungsi utama
Determine
3 1.2.2 fungsi-fungsi utama yang
Functionality
dari sistem dibutuhkan
sistem
Membuat fungsi Fungsi untuk
1.2.2. Determine
4 untuk penyimpanan membuat data
1 Create New Data
data baru baru
Fungsi untuk
1.2.2. Determine Delete Membuat fungsi
4 menghapus
2 Data menghapus data
data yang ada
Membuat fungsi Fungsi untuk
1.2.2. Determine Edit untuk mengubah mengubah
4
3 Data data yang telah data yang ada
tersimpan
Membuat fungsi Fungsi untuk
1.2.2. Determine View
4 untuk melihat data melihat data
4 Data
yang ada yang ada
Eksekusi proyek Aplikasi final
Project
2 1.3 yang telah dari E-
Execution
direncanakan Bengkel
Design dari
Fase untuk sistem yang
3 1.3.1 Design Phase
perancangan sistem akan
dibangun
Fase untuk Implementasi
Programming membuat dari design
3 1.3.2
Phase pemrograman yang telah
sistem dibuat
Hasil
pengujian dari
Fase untuk
3 1.3.3 Testing Phase sistem yang
pengujian sistem
telah
dibangun
Implementasi
Fase untuk
Implementation yang telah
3 1.3.4 pengimplementasia
Phase dibangun di
n sistem
lapangan

7
 Detail biaya,
Project Mengendalikan dan
waktu, resiko,
2 1.4 Controlling and mengontorol
dan quality
Monitoring jalannya proyek
assurance.
Rincian biaya
Pengendalian biaya
yang
3 1.4.1 Cost Control yang dikeluarkan
dibutuhkan
untuk sistem
dalam proyek
Estimasi
Pengendalian waktu yang
waktu yang dibutuhkan
3 1.4.2 Time Control
digunakan untuk untuk
sistem menyelesaika
n proyek
List
Menganalisa resiko kemungkinan
yang mungkin akan resiko yang
3 1.4.3 Risk Analysis
terjadi selama akan muncul
proyek selama durasi
proyek
Menentukan Jaminan
Quality jaminan kualitas kualitas yang
2 1.4.4
Assurance dari sistem yang dibutuhkan
dibuat sistem
Keseluruhan
Project
2 1.5 manajemen proyek
Management
sebuah proyek
Project Status Pertemuan status
3 1.5.1
Meetings meeting mingguan
Table 1.2, WBS Dictionary
Scope Verification
Seiring kemajuan proyek ini, Project Manager akan melakukan verifikasi project deliverables
sementara terhadap lingkup asli sebagaimana didefinisikan dalam scope statement, WBS, dan
WBS Dictionary. Setelah Project Manager melakukan verifikasi bahwa ruang lingkup tersebut
memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam rencana proyek, Project Manager dan Sponsor akan
bertemu untuk melakukan persetujuan deliverable secara formal. Selama pertemuan tersebut,
Project Manager akan menyampaikan kepada Project Sponsor untuk melakukan persetujuan
secara formal. Project Sponsor akan melakukan persetujuan dengan menandatangani dokumen
persetujuan proyek yang akan diterima. Dengan begitu, proyek akan tetap berada dalam ruang
lingkup proyek secara konsisten selama masa pengerjaan proyek.

SCOPE CONTROL
Project Manajer dan timnya akan bekerja sama untuk mengendalikan scope dari proyek yang
dijalankan. Dengan memanfaatkan WBS Dictionary tim proyek akan memastikan yang dikerjakan
hanya yang ada di dalam WBS tersebut dan menghasilkan hasil atau deliverables untuk setiap

8
elemen yang terdapat dalam WBS. Tugas dari Project Manajer adalah untuk mengawasi timnya
dan mengamati perkembangan daro proyek untuk memastikan proses yang dijalankan.

Jika perubahan terhadap lingkup proyek diperlukan proses untuk merekomendasikan perubahan
pada lingkup proyek, harus dilakukan. Setiap anggota tim proyek atau sponsor dapat meminta
perubahan terhadap lingkup proyek. Semua permintaan perubahan harus diserahkan kepada
Project Manager dalam bentuk dokumen permintaan perubahan proyek. Selanjutnya, Project
Manager akan melakukan peninjauan perubahan lingkup proyek yang diminta. Project Manager
dapat menolak permintaan perubahan jika tidak sesuai dengan maksud tujuan proyek atau dapat
juga mengadakan pertemuan control perubahan antara tim proyek dan sponsor untuk melakukan
peninjauan kembali permintaan perubahan lebih lanjut dan memberikan penilaian terhadap
dampak dari perubahan tersebut. Apabila permintaan perubahan menerima persetujuan dari
Project Manager dan Sponsor, selanjutnya Project Manager akan mengajukan permintaan
perubahan kepada Change Control Board secara formal. Apabila Change Control Board
menyetujui perubahan ruang lingkup proyek, maka Project Sponsor akan secara formal menerima
perubahan tersebut dengan menandatangani dokumen control perubahan proyek. Setelah
menerima perubahan ruang lingkup proyek yang disetujui oleh Change Control Board dan Project
Sponsor, maka Project Manager akan melakukan pembaharuan terhadap semua dokumen proyek
dan mengkomunikasikan perubahan ruang lingkup kepada semua stakeholder dan juga anggota
tim.

9
 Work Breakdown Structure
(WBS)
APLIKASI E-BENGKEL
Introduction
WBS adalah pandangan ke dalam proyek yang menunjukkan pekerjaan apa yang mencakup
proyek ini. Ini adalah alat yang membantu mengkomunikasikan pekerjaan dan proses yang terlibat
dengan mudah dalam melaksanakan proyek. Manajer Proyek dan tim proyek menggunakan WBS
untuk mengembangkan jadwal proyek, persyaratan dan biaya sumber daya.

Struktur Work Breakdown yang disajikan di sini mewakili semua pekerjaan yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan proyek ini.

OUTLINE VIEW
1. E-Bengkel
1.1 Initiation
1.1.1 Evaluation & Recommendations
1.1.2 Develop Project Charter
1.1.3 Deliverable: Submit Project Charter
1.1.4 Project Sponsor Reviews Project Charter
1.1.5 Project Charter Signed/Approved
1.2 Project Planning
1.2.1 Determine Needs
1.2.1.1 Determine User Requirement
1.2.1.2 Determine System Requirement
1.2.2 Determine Functionality
1.2.2.1 Determine Create New Data Function
1.2.2.2 Determine Delete Data Function
1.2.2.3 Determine Edit data Function
1.2.2.4 Determine View Data Function
1.3 Project Execution
1.3.1 Design Phase
1.3.2 Programming Phase
1.3.3 Testing Phase
1.3.4 Implementation Phase
1.4 Project Controlling and Monitoring
1.4.1 Cost Control
1.4.2 Time Control
1.4.3 Risk Analysis
1.4.4 Quality Assurance
1.5 Project Closure
1.5.1 Project Reporting

10
HIERARCHICAL STRUCTURE

Level WBS Code Element Name

1 1 E-Bengkel
2 1.1 Initiation
3 1.1.1 Evaluation & Recommendations
3 1.1.2 Develop Project Charter
3 1.1.3 Deliverable: Submit Project Charter
3 1.1.4 Project Sponsor Reviews Project Charter
3 1.1.5 Project Charter Signed/Approved
2 1.2 Project Planning
3 1.2.1 Determine Needs
4 1.2.1.1 Determine User Requirement
4 1.2..1.2 Determine System Requirement
3 1.2.2 Determine Functionality
4 1.2.2.1 Determine Create New Data Function
4 1.2.2.2 Determine Delete Data Function
4 1.2.2.3 Determine Edit data Function
4 1.2.2.4 Determine View Data Function
2 1.3 Project Execution
3 1.3.1 Design Phase
3 1.3.2 Programming Phase
3 1.3.3 Testing Phase
3 1.3.4 Implementation Phase
2 1.4 Project Controlling and Monitoring
3 1.4.1 Cost Control
3 1.4.2 Time Control
3 1.4.3 Risk Analysis
3 1.4.4 Quality Assurance
2 1.5 Project Closure
3 1.5.1 Project Reporting

11
TABULAR VIEW
Level 1 Level 2 Level 3 Level 4
1 E-Bengkel 1.1 Initiation 1.1.1 Evaluation &
Recommendations
1.1.2 Develop Project Charter
1.1.3 Deliverable: Submit Project
Charter
1.1.4 Project Sponsor Reviews
Project Charter
1.1.5 Project Charter
Signed/Approved
1.2 Project 1.2.1 Determine Needs 1.2.1.1 Determine User
Planning Requirement
1.2.1.2 Determine System
Requirement
1.2.2 Determine Functionality 1.2.2.1 Determine Create
New Data Function
1.2.2.2 Delete Data Function
1.2.2.3 Determine Edit data
Function
1.2.2.4 Determine View
Data Function
1.3 Project 1.3.1 Design Phase
Execution 1.3.2 Programming Phase
1.3.3 Testing Phase
1.3.4 Implementation Phase
1.4 Project 1.4.1 Cost Control
Controlling 1.4.2 Time Control
and 1.4.3 Risk Analysis
Monitoring
1.4.4 Quality Assurance
1.5 Project 1.5.1 Project Reporting
Closure

12
TREE STRUCTURE VIEW
.

13
WBS DICTIONARY

14
Level WBS Element Name Definition
Code
1 1 E-Bengkel All work to implement a new widget
management system.
2 1.1 Initiation The work to initiate the project.
3 1.1.1 Evaluation & Working group to evaluate solution
Recommendations sets and make recommendations.
3 1.1.2 Develop Project Charter Project Manager to develop the Project
Charter.
3 1.1.3 Deliverable: Submit Project Project Charter is delivered to the
Charter Project Sponsor.
3 1.1.4 Project Sponsor Reviews Project sponsor reviews the Project
Project Charter Charter.
3 1.1.5 Project Charter The Project Sponsor signs the Project
Signed/Approved Charter which authorizes the Project
Manager to move to the Planning
Process.
2 1.2 Pekerjaan untuk proses perencanaan
Project Planning proyek
3 1.2.1 Menentukan kebutuhan yang
Determine Needs dibutuhkan
4 1.2.1.1 Determine User Requirement Menentukan kebutuhan dari pengguna
4 1.2.1.2 Determine System Menentukan kebutuhan dari sistem
Requirement yang akan dibuat
3 1.2.2 Determine Functionality Menentukan fungsi-fungsi untuk sistem
4 1.2.2.1 Determine Create New Data Fungsi untuk membuat data baru
Function
4 1.2.2.2 Determine Delete Data Fungsi untuk menghapus data yang ada
Function
4 1.2.2.3 Determine Edit data Function Fungsi untuk mengubah data yang ada
4 1.2.2.4 Determine View Data Function Fungsi untuk melihat data yang ada
2 1.3 Pekerjaan yang terlibat dalam
Project Execution melaksanakan proyek
3 1.3.1 Design Phase Fase untuk mendesign sistem
3 1.3.2 Programming Phase Fase untuk pemrograman sistem
3 1.3.3 Testing Phase Fase untuk pengetesan sistem
3 1.3.4 Implementation Phase Fase untuk implementasi sistem
2 1.4 Project Controlling and Pekerjaan yang terlibat untuk
Monitoring pengendalian dan pemantauan proyek
3 1.4.1 Pengendalian biaya yang dikeluarkan
Cost Control untuk sistem
3 1.4.2 Pengendalian waktu yang digunakan
Time Control untuk sistem
3 1.4.3 Menganalisa resiko yang mungkin akan
Risk Analysis terjadi selama proyek

15
 2 1.4.4 Quality Assurance Jaminan kualitas dari sistem yang dibuat
2 1.5 Keseluruhan manajemen proyek sebuah
Project Management proyek
3 1.5.1 Project Status Meetings Pertemuan status meeting mingguan

GLOSSARY OF TERMS
Level of Effort:
berapa banyak pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas.
WBS Code: Pengenal unik yang ditugaskan ke setiap elemen dalam Struktur Kerusakan
Kerja untuk tujuan menunjuk elemen-elemen lokasi hirarkis dalam WBS.
Work Package: komponen pengiriman atau pekerjaan pada tingkat terendah cabang WBS-nya
WBS Component: Komponen WBS yang terletak pada tingkat manapun. Ini bisa menjadi Paket
Kerja atau Unsur WBS karena tidak ada batasan tentang komponen WBS apa
adanya.
WBS Element: komponen WBS tunggal dan atributnya yang terkait yang berada di manapun
dalam WBS. Unsur WBS dapat berisi pekerjaan, atau dapat berisi WBS
Elements atau Work Packages lainnya.

16
 Cost Management Plan
APLIKASI E- BENGKEL
Introduction
Dokumen rencana pengelolaan biaya (Cost Management Plan) menggambarkan
bagaimana tim akan mengelola variasi biaya pada proyek. Disini yang bertanggung jawab atas
pengelolaan biaya sekaligus memiliki wewenang menyetujui perubahan pada anggaran proyek
adalah Project Manager. Project Manager memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan
melaporkan biaya yang dikeluarkan selama proyek berlangsung. Selama rapat status proyek
bulanan, Project Manager akan melakukan pertemuan dengan manajemen untuk
mempresentasikan dan meninjau kembali biaya proyek yang dikeluarkan untuk bulan sebelumnya.
Kinerja akan diukur berdasarkan dengan value yang diterima. Project Manager bertanggung jawab
untuk menghitung cost deviation dan menyajikan Project Sponsor dengan opsi agar proyek
kembali sesuai dengan anggaran. Project Sponsor memiliki wewenang untuk membuat perubahan
dalam proyek untuk membawa proyek kembali sesuai dengan anggaran.

COST MANAGEMENT APPROACH

Biaya yang dibutuhkan dalam proyek ini akan dikelola pada tingkat keempat dari Work
Breakdown Structure (WBS). Control Accounts (CA) akan dibuat pada tingkat ini untuk
mengontrol biaya yang digunakan dalam proyek. Perhitungan nilai pendapatan untuk CA akan
mengukur dan mengelola kinerja keuangan proyek. Meskipun biaya aktivitas dirinci dalam paket
kerja, tingkat akurasi pengelolaan biaya berada pada tingkat keempat WBS. Kredit untuk
pekerjaan akan diberikan pada tingkat paket pekerjaan. Pekerjaan yang dimulai pada paket kerja
akan memberikan paket kerja sebesar 50% kredit, sedangkan 50% sisanya dikreditkan setelah
menyelesaikan semua pekerjaan yang didefinisikan dalam paket kerja tersebut. Biaya dibulatkan
dalam rupiah dan jam kerja dibulatkan ke jam terdekat.

Variasi biaya kurang lebih 0,1 dalam Cost Performance Index dan Schedule Performance
Index akan mengubah status biaya menjadi peringatan. Dengan demikian, nilai tersebut akan
berubah menjadi kuning dalam laporan status proyek. Variasi biaya kurang lebih 0,2 dalam Cost
Performance Index dan Schedule Performance Index akan mengubah status biaya ke tahap siaga.
Dengan demikian, nilai tersebut akan berubah menjadi merah dalam laporan status proyek. Ini
akan memerlukan tindakan korektif dari Project Manager untuk membawa indeks kinerja biaya
dan / atau jadwal di bawah tingkat kewaspadaan. Tindakan korektif memerlukan permintaan
perubahan proyek dan harus disetujui oleh Project Sponsor sebelum dapat berada dalam Scope
Project.

MEASURING PROJECT COSTS

Kinerja proyek akan diukur menggunakan Earned Value Management. Earned value memliki
empat metrik yang digunakan untuk mengukur kinerja proyek dengan acuan biaya:
 Schedule Variance (SV)
 Cost Variance (CV)
 Schedule Performance Index (SPI)
 Cost Performance Index (CPI)

17
 Schedule Varienace (SV) adalah pengukuran kinerja jadwal suatu proyek. Ini dihitung
dengan mengambil Earned Value (EV) dan mengurangi Planned Value (PV). Karena EV adalah
nilai aktual yang diperoleh dalam proyek dan PV adalah nilai rencana proyek. Jika SV nol, maka
proyeknya sesuai jadwal. Jika SV lebih besar dari nol, proyek ini menghasilkan nilai lebih dari
yang direncanakan sehingga lebih cepat dari jadwal. Jika SV kurang dari nol, proyek ini
menghasilkan nilai lebih rendah dari yang direncanakan sehingga berada di belakang jadwal.
Cost Variance (CV) adalah pengukuran kinerja anggaran untuk suatu proyek. CV
dihitung dengan mengurangkan Actual Cost (AC) dari Earned Value (EV). Seperti yang sudah kita
ketahui, EV adalah nilai sebenarnya yang diperoleh dalam proyek ini. AC adalah biaya aktual yang
terjadi sampai saat ini, jadi ketika kita mengurangi biaya aktual dari EV, kita memiliki pengukuran
yang bagus yang memberi tahu kita jika kita berada di atas atau di bawah anggaran. Jika CV nol,
maka proyeknya sesuai anggaran. Jika CV lebih besar dari nol, proyek menghasilkan nilai lebih
dari yang direncanakan sehingga anggarannya di bawah anggaran. Jika CV kurang dari nol, proyek
ini menghasilkan nilai lebih rendah dari yang direncanakan sehingga anggarannya terlalu banyak.

Schedule Performance Index (SPI) mengukur kemajuan yang dicapai terhadap apa yang
direncanakan. SPI dihitung sebagai EV / PV. Jika EV sama dengan PV maka nilai SPI adalah 1.
Jika EV kurang dari PV maka nilainya kurang dari 1, yang berarti proyek berada di belakang
jadwal. Jika EV lebih besar dari PV maka nilai SPI lebih besar dari satu, yang berarti proyeknya
lebih cepat dari jadwal. Proyek yang berperforma baik seharusnya memiliki SPI sedekat mungkin
dengan 1, atau mungkin sedikit di bawah 1.
Cost Performance Index (CPI) mengukur nilai pekerjaan yang telah selesai dibandingkan
dengan biaya aktual pekerjaan yang telah diselesaikan. CPI dihitung sebagai EV / AC. Jika CPI
sama dengan 1, proyeknya sesuai anggaran. Jika CPI lebih besar dari 1 proyek berada di bawah
anggaran, jika nilainya kurang dari 1 proyek melebihi anggaran.
Jika Schedule Performance Index atau Cost Performance Index memiliki varian antara 0,1
dan 0,2 Project Manager harus melaporkan alasan pengecualian. Juka SPIatau CPI memiliki
varian lebih besar daro 0,2 Project Manager harus melaporkan alasan pengecualian dan
memberikan manajemen sebuah rencana perbaikan secara rinci untuk mengembalikan kinerja
proyek ke tinglat yang dapat diterima.

Performance Measure Kuning Merah

Schedule Performance Index (SPI) Antara 0.9 dan 0.8 atau < 0.8 atau
Antara 1.1 dan 1.2 > 1.2

18
 Cost Performance Index (CPI) Antara 0.9 dan 0.8 or < 0.8 atau
Antara 1.1 dan 1.2 > 1.2

REPORTING FORMAT
Dalam laporan proyek bulanan terdapat pelaporan pengelolaan biaya yang dikeluarkan
dalam proyek. Status laporan proyek bulanan adalah “Cost Management” atau manajemen biaya.
Bagian Cost Management akan berisi metrik nilai yang diperoleh dari identifikasi dibagian
sebelumnya. Semua biaya yang tak terduga atau diluar ambang batas yang sudah diidentifikasikan
dalam Cost Management Plan akan dilaporkan termasuk tindakan perbaikan yang direncanakan.
Perubahan permintaan yang dipicu berdasarkan overruns biaya proyek akan diidentifikasi dalam
laporan ini.

COST VARIANCE RESPONSE PROCESS

Batas acuan kontrol untuk proyek ini adalah CPI atau SPI yang nilainya kurang dari 0,8
atau lebih dari 1,2. Jika proyek melebihi atau setara dengan batas acuan yang ditentukan, maka
diperlukan rencana tindakan perbaikan biaya. Manajer Proyek akan mempresentasikan sponsor
proyek dengan opsi untuk tindakan perbaikan dalam lima hari kerja sejak varians dana dilaporkan
pertama kali. Dalam hitungan tiga hari kerja sejak proyek sponsor meilih opsi untuk tindakan
korektif, Manajer proyek akan mempresentasikan proyek sponsor dengan Cost Variance
Corrective Action Plan. Rencana ini akan mengatur tindakan yang diperlukan untuk membawa
proyek kembali sesuai dengan anggaran dan rencana efektifitas tindakan dalam rencana akan
diukur. Setelah menerima Cost Variance Corrective Action Plan, proyek akan diperbarui untuk
mencerminkan tindakan korektif tersebut.

COST CHANGE CONTROL PROCESS

Proses pengendalian dari perubahan biaya akan mengikuti permintaan dari perubahan
proyek. Perubahan anggaran atau biaya proyek harus disetujui oleh sponser dari proyek.

PROJECT BUDGET
Anggaran dana yang dibutuhkan oleh proyek secara detail akan dijelaskan berdasarkan
kategorinya, diantaranya:

No Spesifikasi Jumlah Harga Jumlah

Satuan

1. Software
- Windows 5 Rp. 1.700.000,- Rp. 8.500.000,-

19
2. Hardware
- Computer Ram 4GB, 5 Rp. 4.000.000,- Rp. 20.000.000,-
Hdd 500 GB, Monitor
Flat
- Server 1 Rp. 5.300.000,- Rp. 5.300.000,-
- Modem 1 Rp. 500.000,- Rp. 500.000,-
- Router 3 Rp. 700.000,- Rp. 2.100.000,-

3. Tenaga Ahli
- Project Manajer 1 Rp 15.000.000,- Rp 15.000.000,-
- Sistem Analis 1 Rp 15.000.000,- Rp 15.000.000,-
- Disainer 1 Rp 15.000.000,- Rp 15.000.000,-
- Programmer 1 Rp 15.000.000,- Rp 15.000.000,-
- Tester 1 Rp 5.000.000,- Rp 5.000.000,-

4. Biaya Lainnya
- Internet Rp. 2.000.000 Rp. 2.000.000
- Listrik Rp. 1.500.000 Rp. 1.500.000
- Pemeliharaan Rp. 500.000 Rp. 500.000

4. Biaya Tak Terduga Rp. 10.000.000,-

TOTAL Rp. 115.400.000,-

20
 Communications Management Plan
APLIKASI E-BENGKEL
Introduction
Dalam Communication Management Plan ini menetapkan kerangka kerja komunikasi
untuk proyek ini. Rencana tersebut akan berfungsi sebagai panduan komunikasi selama masa
proyek dan akan diperbarui karena kebutuhan komunikasi yang berubah. Rencana ini
mengidentifikasi dan mendefinisikan peran orang-orang yang terlibat dalam proyek ini. Rencana
ini juga mencakup matriks komunikasi yang memetakan persyaratan komunikasi dari proyek ini.
Panduan secara detail untuk melakukan pertemuan yang menjelaskan peraturan komunikasi dan
menjelaskan bagaimana pertemuan akan dilakukan, memastikan pertemuan tersebut berhasil.
Sebuah direktori tim proyek disertakan untuk memberikan informasi kontak bagi semua
stakeholder yang terlibat langsung dalam proyek ini.

COMMUNICATIONS MANAGEMENT APPROACH

Project Manager akan menjadi peran proaktif dalam memastikan komunikasi yang efektif
mengenai proyek ini. Persyaratan komunikasi didokumentasikan dalam Communication Matrix
yang disajikan dalam dokumen ini. dalam Communication Matrix akan digunakan sebagai
panduan untuk informasi apa yang harus dikomunikasikan, siapa yang harus melakukan
komunikasi, kapan mengkomunikasikannya dan kepada siapa berkomunikasi.

Seperti kebanyakan rencana proyek, pembaruan atau perubahan mungkin diperlukan saat
proyek berlangsung atau pada saat perubahannya disetujui. Perubahan atau pembaruan mungkin
diperlukan akibat perubahan personil, cakupan, anggaran, atau alasan lainnya. Selain itu,
pembaruan mungkin diperlukan untuk mematangkan proyek dan persyaratan tambahan
diperlukan. Project Manager bertanggung jawab untuk mengelola semua perubahan yang
diusulkan dan disetujui dalam rencana manajemen komunikasi. Setelah perubahan disetujui,
Project Manager akan memperbarui rencana dan dokumentasi pendukung dan akan membagikan
update ke tim proyek dan semua stakeholder. Metodologi ini konsisten dengan Rencana
Pengelolaan Perubahan proyek dan memastikan bahwa semua stakeholder proyek tetap sadar dan
mengetahui adanya perubahan pada manajemen komunikasi.

COMMUNICATIONS MANAGEMENT CONSTRAINTS

Semua aktivitas komunikasi proyek akan terjadi sesuai anggaran, jadwal, dan alokasi
sumber daya yang disetujui proyek. Project Manager bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa kegiatan komunikasi dilakukan oleh tim proyek dan tanpa sumber daya eksternal yang akan
melebihi anggaran yang disahkan. Kegiatan komunikasi akan terjadi sesuai dengan frekuensi yang
dirinci dalam Communication Matrix untuk memastikan agar proyek sesuai dengan batasan
jadwal. Penyimpangan jadwal ini dapat mengakibatkan biaya yang berlebihan atau penundaan
jadwal dan harus disetujui oleh sponsor proyek.

Kebijakan dari Aplikasi E-Bengkel menyatakan bahwa jika ada, format dan template
standar harus digunakan untuk semua komunikasi proyek formal. Rincian persyaratan kebijakan
ini diberikan di bagian "Standardisasi Komunikasi" dalam dokumen ini.

21
 Kebijakan dari Aplikasi E-Bengkel juga menyatakan bahwa hanya pejabat tinggi yang
dapat mengizinkan distribusi informasi rahasia. Project Manager bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa persetujuan diminta dan diperoleh sebelum mendistribusikan informasi rahasia
mengenai proyek ini.

STAKEHOLDER COMMUNICATION REQUIREMENTS

Sebagai bagian dari identifikasi semua stakeholder proyek, Project Manager akan
berkomunikasi dengan masing-masing stakeholder untuk menentukan frekuensi dan metode
komunikasi yang mereka inginkan. Umpan balik ini akan dipelihara oleh Project Manager dalam
daftar stakeholder proyek. Komunikasi proyek standar akan terjadi sesuai dengan Communication
Project; namun, tergantung pada persyaratan komunikasi stakeholder yang diidentifikasi,
komunikasi individual dapat diterima dan sesuai dengan batasan yang diuraikan dalam proyek ini.

Selain mengidentifikasi preferensi komunikasi, persyaratan komunikasi stakeholder harus

mengidentifikasi jalur komunikasi proyek dan memastikan stakeholder memiliki akses ke saluran
ini. Jika informasi proyek dikomunikasikan melalui sarana yang aman atau melalui sumber daya
internal perusahaan, semua stakeholder, internal dan eksternal, harus memiliki akses yang
diperlukan untuk menerima komunikasi proyek.

Setelah semua stakeholder diidentifikasi dan persyaratan komunikasi ditetapkan, tim

proyek akan menyimpan informasi ini dalam daftar Stakeholder proyek dan menggunakan ini,
bersamaan dengan communication matrix proyek sebagai dasar untuk semua komunikasi.

ROLES
Project Sponsor
Project Sponsor adalah juara proyek dan telah memberi wewenang proyek dengan
menandatangani project charter. Orang ini bertanggung jawab atas pendanaan proyek dan juga
bertanggung jawab atas keberhasilannya. Karena Project Sponsor berada pada komunikasi tingkat
eksekutif harus disajikan dalam format ringkasan kecuali Project Sponsor meminta komunikasi
yang lebih terperinci.

Program Manager
Program Manager mengawasi proyek pada tingkat portofolio dan memiliki sebagian besar
sumber daya yang ditugaskan untuk proyek tersebut. Program Manager bertanggung jawab atas
keseluruhan biaya program dan profitabilitas karena memerlukan komunikasi yang lebih rinci
daripada Project Sponsor.

Key Stakeholders
Biasanya Stakeholder mencakup semua individu dan organisasi yang terkena dampak
proyek. Untuk proyek ini, kami mendefinisikan subset dari para stakeholder sebagai key
stakeholder. Ini adalah stakeholder yang dengannya kita perlu berkomunikasi dan tidak disertakan
dalam peran lain yang didefinisikan dalam bagian ini. Key Stakeholder mencakup manajemen
eksekutif yang berkepentingan dengan proyek dan pengguna kunci yang diidentifikasi untuk
berpartisipasi dalam proyek tersebut.

22
Change Control Board
Change Control Board adalah grup yang ditunjuk untuk meninjau spesifikasi teknis dan
memberi otorisasi perubahan dalam infrastruktur organisasi. Dokumen desain teknis, analisis
dampak pengguna dan strategi implementasi adalah tipikal jenis komunikasi yang dibutuhkan
kelompok ini.

Customer
Pelanggan untuk proyek ini adalah Bengkel Telkoml. Sebagai pelanggan yang akan
menerima penyerahan proyek akhir ini, mereka akan diberi tahu tentang status proyek termasuk
dampak potensial terhadap jadwal pengiriman akhir atau produk itu sendiri.

Project Manager
Project Manager bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan proyek. Project Manager
mengelola sumber daya sehari-hari, memberikan panduan dan pemantau proyek dan laporan
mengenai metrik proyek sebagaimana didefinisikan dalam Rencana Pengelolaan Proyek. Sebagai
orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek, Project Manager adalah komunikator
utama untuk mendistribusikan informasi proyek sesuai dengan Communication Management Plan
ini.

Project Team
Tim Proyek terdiri dari semua orang yang memiliki peran dalam mengerjakan proyek. Tim
proyek perlu memiliki pemahaman yang jelas tentang pekerjaan yang harus diselesaikan dan
kerangka kerja di mana proyek akan dilaksanakan. Karena Tim Proyek bertanggung jawab untuk
menyelesaikan pekerjaan untuk proyek, mereka memainkan peran kunci dalam menciptakan
Rencana Proyek termasuk menentukan jadwal dan paket pekerjaannya. Tim Proyek memerlukan
tingkat komunikasi yang rinci yang dicapai melalui interaksi sehari-hari dengan Project Manager
dan anggota tim lainnya bersamaan dengan pertemuan tim mingguan.

Steering Committee
Steering Committee mencakup manajemen yang mewakili departemen yang membentuk
organisasi. Steering Committee memberikan pengawasan strategis atas perubahan yang berdampak
pada keseluruhan organisasi. Tujuan Steering Committee adalah untuk memastikan bahwa
perubahan dalam organisasi dilakukan sedemikian rupa sehingga menguntungkan organisasi
secara keseluruhan. Steering Committee memerlukan komunikasi mengenai hal-hal yang akan
mengubah ruang lingkup proyek dan hasilnya.

23
Technical Lead
Technical Lead adalah orang di Tim Proyek yang ditunjuk untuk bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua aspek teknis dari proyek ditangani dan bahwa proyek tersebut
dilaksanakan secara teknis. Technical Lead bertanggung jawab atas semua desain teknis,
mengawasi pelaksanaan desain dan pengembangan dokumentasi berdasarkan yang dibangun.
Technical Lead memerlukan komunikasi yang erat dengan Project Manager dan Tim Proyek.

PROJECT TEAM DIRECTORY

Tabel berikut menyajikan informasi kontak untuk semua orang yang diidentifikasi dalam
rencana pengelolaan komunikasi ini. Alamat email dan nomor telepon dalam tabel ini akan
digunakan untuk berkomunikasi dengan orang-orang ini.

Role Name Title Organizati Email Phone

on/
Departmen
t
Project A. Mr. VP of PT. LaQi a.white@abc.com (555)
Sponsor White Technolo 555-1212
gy
Program B. Indra PMO PMO indralukmana@gmail. (555)
Manager Lukman Manager com 555-1313
a
Project C. Yudha T Project PMO gamadita3@gmail.co (555)
Manager Gamadit Manager m 555-1414
a
Project D. See See See See Stakeholder See
Stakehold Stakehol Stakehold Stakeholder Register Stakehold
ers der er Register er
Register Register Register
Customer E. Bengkel Manager IT bengkeltelkom@abc.c (615)
Telkom om 555-8121
Project F. M. Team zakkifarhan@gmail..c
Team Farhan Member om
Muzakki
G. Debora Team deborasilaban@gmail.
N Member com
Silaban
Technical H. Salma Technical salmassyf@gmail.co
Lead Assyifa Lead m

COMMUNICATION METHODS AND TECHNOLOGIES

Tim proyek akan menentukan, sesuai dengan kebijakan organisasi pada Aplikasi E-
Bengkel, metode dan teknologi komunikasi berdasarkan beberapa faktor yang mencakup:

24
persyaratan komunikasi stakeholder, teknologi dan standar organisasi (internal dan eksternal) yang
ada, serta kebijakan dan standar organisasi.

Aplikasi E-Bengkel mengelola platform SharePoint di dalam PMO yang digunakan oleh
semua proyek untuk memberikan pembaruan, mengarsipkan berbagai laporan, dan melakukan
komunikasi proyek. Platform ini memungkinkan manajemen senior, serta stakeholder dengan
teknologi yang kompatibel, untuk mengakses data proyek dan komunikasi setiap saat. SharePoint
juga menyediakan kemampuan bagi stakeholder dan anggota tim proyek untuk berkolaborasi
dalam pekerjaan dan komunikasi proyek.

Bagi stakeholder yang tidak memiliki kemampuan untuk mengakses SharePoint, aplikasi
juga akan dibuat untuk proyek ini. Akses ke aplikasi akan dikontrol dengan username dan
password. Setiap stakeholder yang diidentifikasi yang tidak dapat mengakses SharePoint akan
mengeluarkan username dan password unik untuk mengakses aplikasi. Project Manager
bertanggung jawab untuk memastikan semua komunikasi dan dokumentasi proyek disalin ke
aplikasi dan isinya mencerminkan apa yang ada di platform SharePoint.

Aplikasi E-Bengkel menyimpan lisensi perangkat lunak untuk perangkat lunak MS Project.
Semua tim proyek bertanggung jawab untuk mengembangkan, memelihara, dan
mengkomunikasikan jadwal menggunakan perangkat lunak ini. Diagram PERT adalah format
pilihan untuk mengkomunikasikan jadwal kepada stakeholder. Jadwal proyek akan dipelihara di
platform SharePoint dan aplikasi proyek.

Semua komunikasi dan dokumentasi proyek, selain dipelihara di platform SharePoint dan
aplikasi proyek, akan diarsipkan di drive bersama Aplikasi E-Bengkel internal yang berada di
direktori program PMO. Konvensi penamaan organisasi untuk file dan folder akan diterapkan ke
semua arsip pekerjaan.
Organizational naming conventions for files and folder will be applied to all archived work.

25
 COMMUNICATIONS MATRIX
The following table identifies the communications requirements for this project.

Communicati Objective of Medium Frequen Audience Owner Deliverable Format

on Type Communication cy
Kickoff Perkenalkan tim proyek  Face to Face Sekali  Project Project Manager  Agenda  Soft copy
Meeting dan proyek. Tinjau Sponsor  Meeting proyek yang
kembali tujuan proyek  Project Team Minutes diarsipkan
dan pendekatan  Stakeholders pada situs
manajemen. SharePoint dan
project aplikasi
Project Team Review status proyek  Face to Face Minggua  Project Team Project Manager  Agenda  Soft copy
Meetings dengan tim proyek  Conference n  Meeting proyek yang
Call Minutes diarsipkan pada
 Project situs
schedule SharePoint dan
project aplikasi
Technical Diskusikan dan  Face to Face Jika  Project Technical Lead  Agenda  Soft copy
Design kembangkan solusi desain diperluka Technical Staff  Meeting proyek yang
Meetings teknis untuk proyek. n Minutes diarsipkan pada
situs
SharePoint dan
project aplikasi
Monthly Melaporkan satus proyek  Face to Face Bulanan  PMO Project Manager  Slide updates  Soft copy
Project Status untuk manajemen.  Conference  Project proyek yang
Meetings Call schedule diarsipkan pada
situs
SharePoint dan
project aplikasi
Project Status Melaporkan status proyek  Email Bulanan  Project Project Manager  Project Status  Soft copy
Reports termasuk aktivitas, Sponsor Report proyek yang
kemajuan, cost, dan issue.  Project Team diarsipkan pada
situs

26
  Stakeholders  Project SharePoint dan
 PMO schedule project aplikasi

27
COMMUNICATION FLOWCHART
Communication flowchart di bawah ini dibuat untuk membantu komunikasi proyek. Flowchart ini
menyediakan kerangka bagi tim proyek untuk mengikuti proyek ini. Namun, mungkin ada
kejadian atau situasi yang berada di luar diagram alur komunikasi dimana diperlukan klarifikasi
tambahan. Dalam situasi ini Project Managerbertanggung jawab untuk membahas komunikasi
dengan Project Sponsor dan membuat keputusan tentang bagaimana untuk melanjutkan.

Guidelines for Meetings

Meeting Agenda
Meeting Agenda akan didistribusikan 5 hari kerja sebelum rapat. Agenda harus
mengidentifikasi presenter untuk setiap topik beserta batas waktu untuk topik itu. Item pertama
dalam agenda harus merupakan peninjauan kembali item tindakan dari pertemuan sebelumnya.

Meeting Minutes
Meeting minutes akan dibagikan dalam waktu 2 hari kerja setelah rapat. Meeting minutes
akan mencakup status semua item dari agenda beserta item tindakan baru dan parking lot.

Action Items
Action items dicatat dalam agenda pertemuan maupun notulen. Action items akan
mencakup action items bersama dengan pemilik action items. Rapat akan dimulai dengan
peninjauan status semua item tindakan dari pertemuan sebelumnya dan diakhiri dengan ulasan
semua item tindakan baru yang dihasilkan dari rapat. Kajian item tindakan baru akan mencakup
identifikasi pemilik untuk setiap item aksi.

Meeting Chair Person

28
 Meeting Chair Person bertanggung jawab untuk mendistribusikan agenda pertemuan,
memfasilitasi pertemuan dan membagikan notulen rapat. Meeting chair Person akan memastikan
bahwa pertemuan dimulai dan berakhir tepat waktu dan bahwa semua presenter mematuhi
kerangka waktu yang dialokasikan.

Note Taker
Meeting Chair Person bertanggung jawab untuk mendistribusikan agenda pertemuan,
memfasilitasi pertemuan dan membagikan notulen rapat. Meeting chair Person akan memastikan
bahwa pertemuan dimulai dan berakhir tepat waktu dan bahwa semua presenter mematuhi
kerangka waktu yang dialokasikan.

Time Keeper
Time keeper bertanggung jawab untuk membantu fasilitator mematuhi batasan waktu yang
ditetapkan dalam agenda pertemuan. Time Keeper akan membiarkan presenter mengetahui kapan
mereka mendekati akhir waktu yang dialokasikan. Biasanya sinyal tangan cepat ke presenter
menunjukkan berapa menit tersisa untuk topik yang cukup.

Parking Lot
Parking Lot adalah alat yang digunakan oleh fasilitator untuk mencatat dan menunda item
yang tidak termasuk dalam agenda rapat; namun, dapat dilakukan diskusi lebih lanjut di lain waktu
atau melalui forum lain.

Catatan parking lot harus mengidentifikasi pemilik barang karena orang tersebut
bertanggung jawab untuk memastikan tindak lanjut. Daftar Parking Lot harus disertakan dalam
meeting minutes.

COMMUNICATION STANDARDS
Untuk proyek ini, Aplikasi E-Bengkel akan menggunakan format dan template organisasi
standar untuk semua komunikasi proyek formal. Komunikasi proyek formal dirinci dalam matriks
komunikasi proyek dan meliputi:

Kickoff Meeting - tim proyek akan menggunakan template standar Aplikasi E-Bengkel
untuk memenuhi agenda dan meeting minutes. Selain itu, setiap slide yang disajikan akan
menggunakan template slideshow templat Aplikasi E-Bengkel.

Project Team Meetings - tim proyek akan menggunakan template standar Aplikasi E-
Bengkel untuk memenuhi agenda dan meeting minutes. Selain itu, setiap slide yang disajikan akan
menggunakan template slideshow template Aplikasi E-Bengkel.

Technical Design Meetings - tim proyek akan menggunakan template Aplikasi E-Bengkel
untuk memenuhi agenda dan meeting minutes. Selain itu, setiap slide yang disajikan akan
menggunakan template slideshow templat E Aplikasi E-Bengkel.

Monthly Project Status Meetings - tim proyek akan menggunakan template Aplikasi E-
Bengkel untuk memenuhi agenda dan meeting minutes. Selain itu, setiap slide yang disajikan akan
menggunakan template Aplikasi E-Bengkel.

29
 Project Status Reports - tim proyek akan menggunakan template standar Aplikasi E-
Bengkel untuk memenuhi agenda dan meeting minutes. Selain itu dokumen laporan status proyek
standar, tersedia di share drive, akan digunakan untuk memberikan status proyek.

Komunikasi proyek informal harus bersifat profesional dan efektif namun tidak ada
template atau format standar yang harus digunakan.

COMMUNICATION ESCALATION PROCESS

Komunikasi yang efisien dan tepat waktu adalah kunci penyelesaian proyek yang berhasil.
Dengan demikian, sangat penting bahwa setiap perselisihan, konflik, atau ketidaksesuaian
mengenai komunikasi proyek diselesaikan dengan cara yang kondusif untuk mempertahankan
jadwal proyek, memastikan komunikasi yang benar didistribusikan, dan mencegah kesulitan yang
sedang berlangsung. Untuk memastikan agar proyek tetap sesuai jadwal dan masalah diselesaikan,
Aplikasi E-Bengkel akan menggunakan model eskalasi standar untuk menyediakan kerangka kerja
untuk meningkatkan masalah komunikasi. Tabel di bawah mendefinisikan tingkat prioritas,
otoritas keputusan, dan kerangka waktu untuk resolusi.

Priority Definition Decision Timeframe for Resolution

Authority
Priority 1 Dampak besar terhadap proyek Vice President Dalam 4 Jam
atau operasi bisnis. Jika tidak or higher
diselesaikan dengan cepat, akan
ada dampak negatif yang
signifikan terhadap pendapatan
dan / atau jadwal.

Priority 2 Dampak sedang terhadap proyek Project Dalam satu hari kerja
atau operasi bisnis yang dapat Sponsor
mengakibatkan dampak buruk
terhadap pendapatan dan / atau
jadwal
Priority 3 Sedikit dampak yang dapat Project Dalam dua hari kerja
menyebabkan beberapa kesulitan Manager
penjadwalan kecil dengan
proyek namun tidak berdampak
pada operasi bisnis atau
pendapatan.
Priority 4 Dampak yang tidak signifikan Project Pekerjaan berlanjut dan
terhadap proyek namun mungkin Manager rekomendasi diajukan melalui
ada solusi yang lebih baik. proses kontrol perubahan proyek
** CATATAN: Setiap komunikasi termasuk informasi sensitif dan / atau rahasia akan memerlukan
eskalasi ke tingkat VP atau lebih tinggi untuk persetujuan sebelum distribusi eksternal.

30
GLOSSARY OF COMMUNICATION TERMINOLOGY
Term Definition
Communication Pengantaran dan penerimaan informasi yang efektif. Idealnya,
informasi yang diterima harus sesuai dengan informasi yang
dikirim. Adalah tanggung jawab pengirim untuk memastikan hal
ini terjadi.
Stakeholder Individu atau kelompok yang terlibat dalam proyek atau yang
kepentingannya mungkin terpengaruh oleh pelaksanaan atau hasil
proyek.
Communications Bagian dari Rencana Pengelolaan Proyek secara keseluruhan yang
Management Plan merinci bagaimana komunikasi proyek akan dilakukan, siapa yang
akan berpartisipasi dalam komunikasi, frekuensi komunikasi, dan
metode komunikasi.
Escalation Proses yang merinci bagaimana konflik dan isu akan mewariskan
rantai manajemen untuk resolusi serta jangka waktu untuk
mencapai resolusi.

31
 Human Resource Plan
APLIKASI E- BENGKEL

INTRODUCTION
Manajemen sumber daya manusia adalah bagian penting dalam sebuah Proyek Perangkat Lunak.
Rencana manajemen sumber daya manusia adalah sebuah alat yang akan membantu dalam
mengelola aktivitas sumber daya manusia hingga proyek selesai. Rencana manajemen sumber
daya manusia terdiri dari:
 Peran dan tanggung jawab tiap anggota tim terhadap projek
 Project organization charts
 Bagan organisasi proyek
 Staffing management plan to include:
 Rencana manajemen staff, meliputi:
a. Bagaimana resources akan didapatkan
b. Timeline untuk resources/keterampilan
c. Bagaimana kinerja anggota akan direview
d. Sistem pemberian penghargaan

Tujuan dari rencana pengelolaan sumber daya manusia adalah untuk mencapai keberhasilan
proyek dengan memastikan sumber daya manusia yang sesuai diperoleh dengan keterampilan yang
diperlukan, strategi pembentukan tim, dan aktivitas tim dikelola secara efektif.

ROLES AND RESPONSIBILITIES

Peran dan tanggung jawab untuk proyek perangkat lunak sangat penting untuk keberhasilan
proyek. Semua anggota tim harus jelas memahami peran dan tanggung jawab mereka agar berhasil
menjalankan tugas mereka dalam proyek. Untuk proyek e-bengkel system, peran dan tanggung
jawab telah ditetapkan:

Project Manager (PM), (1 posisi): Bertanggung jawab atas keseluruhan keberhasilan proyek. PM
harus memberi wewenang dan menyetujui pengeluaran proyek. PM juga bertanggung jawab untuk
menyetujui bahwa kegiatan kerja memenuhi kriteria penerimaan yang ditetapkan dan termasuk
dalam kategori yang dapat diterima. PM akan bertanggung jawab untuk melaporkan status proyek
sesuai dengan rencana manajemen komunikasi. PM akan mengevaluasi kinerja semua anggota tim
proyek dan mengkomunikasikan kinerjanya kepada manajer fungsional. PM juga bertanggung
jawab untuk memperoleh sumber daya manusia untuk proyek tersebut melalui koordinasi dengan
manajer fungsional. PM harus memiliki keterampilan sebagai berikut: kepemimpinan /
manajemen, penganggaran, penjadwalan, dan komunikasi yang efektif.

Design Engineer (DE), (2 posisi): bertanggung jawab untuk mengumpulkan persyaratan

pengkodean untuk Proyek Peningkatan Perangkat Lunak. DE bertanggung jawab untuk semua
desain, pengkodean, dan pengujian dari perangkat lunak yang dibuat. DE akan membantu
pelaksanaan implementasi dan pemantauan pembuatan perangkat lunak. DE akan bertanggung
jawab untuk melaporkan status tepat waktu kepada PM sesuai dengan rencana manajemen
komunikasi. DE mungkin tidak diizinkan untuk pengeluaran proyek apapun dan/atau
mengalokasikan sumber daya apapun tanpa persetujuan PM. Kinerja DE akan dikelola oleh PM.

32
DE harus mahir dalam merancang arsitektur perangkat lunak dan bahasa pemrograman Java dan
SQL.

Implementation Engineer (IE), (1 posisi): IE bertanggung jawab atas implementasi, pengujian,

dan installasi perangkat lunak baru. IE bertanggung jawab untuk bekerja dengan DE untuk
memastikan semua pengkodean perangkat lunak baru sesuai dengan persyaratan klien. IE akan
melaporkan status ke PM sesuai dengan rencana manajemen komunikasi proyek. Kinerja IE akan
dievaluasi oleh PM. IE harus mahir dalam bahasa pemrograman Java dan SQL.

PROJECT ORGANIZATIONAL CHARTS

Diagram RACI berikut menunjukkan hubungan antara tugas dan anggota tim proyek. Setiap usulan
perubahan terhadap tanggung jawab proyek harus ditinjau dan disetujui oleh manajer proyek.
Perubahan akan diusulkan sesuai dengan tata cara perubahan proyek. Seiring perubahan, semua
dokumen proyek akan diperbaharui dan didistribusikan ulang sesuai kebutuhan.

Project Design Implementation

Manager Engineers Engineer
Requirements A R R
Gathering
Coding Design A R C
Coding Phase A C R
Software A C R
Testing
Network A I R
Preparation
Implementation A C R

Key:
R – Responsible for completing the work
A – Accountable for ensuring task completion/sign off
C – Consulted before any decisions are made
I – Informed of when an action/decision has been made

STAFFING MANAGEMENT
Staff Acquisition:
Untuk Proyek Aplikasi E-Bengkel, staf proyek akan sepenuhnya terdiri dari sumber daya internal.
Tidak aka nada outsourcing/kontrak yang dilakukan dalam lingkup proyek ini. Manajer Proyek
akan menetapkan sumber daya sesuai yang dibutuhkan. Semua sumber daya harus menyetujui
pengerjaan proyek dan bagian tanggung jawab mereka sebelum proyek dapat dimulai. Tim proyek
harus bekerja tatap muka dalam pengerjaan proyek.

Resource Calendars:
Proyek Aplikasi E-Bengkel akan berlangsung selama lima minggu. Semua sumber daya harus
tersedia sebelum proyek ini dimulai. Histogram sumber daya dibawah ini menunjukkan jumlah
waktu tugas yang dikerjaan perminggu.

33
 Software Project Upgrade Resource Histogram

90

80

70

60

50 Design Engineers (2 employees)

Work Hours per Week
Implementation Engineers (1 employee)
40

30

20

10

0
Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5
Timeline

Performance Reviews:
Manajer proyek akan meninjau setiap aktifitas kerja yang ditugaskan pada anggota tim pada
permulaan proyek dan mengkomunikasikan ekspektasi kerja yang diharapkan. Manajer proyek
kemudian akan mengevaluasi setiap anggota tim di seluruh proyek untuk mengevaluasi seberapa
efektif mereka menyelesaikan pekerjaannya. Pada saat penutupan proyek, manajer akan memberi
feedback pada anggota proyek agar dapat menjadi pembelajaran kedepannya.

Recognition and Rewards:

Pada penutupan proyek, manajer proyek akan memberikan beberapa item penghargaan untuk tim
proyek seperti:
 Setelah berhasil menyelesaikan proyek ini, anggota akan menerima plakat bukti pengerjaan
proyek.
Untuk anggota terbaik, akan diberikan bonus berupa uang oleh sponsor proyek.

34
 Project Quality Management Plan
APLIKASI E-BENGKEL
Introduction
Perencanaan pengolaan kualitas system E-Bengkel akan membuat penetapan pada suatu
kegiatan,prosedur dan proses untuk menghasilkan produk yang berkualitas,terjamin,dan dapat
dikendalikan pada akhir proyek.Tujuan dari rencana ini yaitu:
 Memastikan kualitas sesuai dengan yang direncanakan
 Menentukan bagaimana kualitas akan dikelola
 Menetapkan kegiatan penjaminan kualitas
 Menentukan aktivitas pengendalian mutu
 Menentukan standar kualitas yang dapat diterima

QUALITY MANAGEMENT APPROACH

Pendekatan manajemen kualitas E-Bengkel dalam proses dan produk akan membantu untuk
memastikan suatu kualitas yang baik dimana proyek ini dapat sukses dalam memenuhi sasaran
kualitas dengan memanfaatkan pendekatan kualitas yang terpadu untuk mengetahui standar atau
tidaknya kualitas dan mengukur kualitas.Quality Management ini membuat pendekatan
manajemen kualitas dengan menggambarkan proses dan membuat metrik untuk menentukan hasil
proses dan kualiatas proyek E-Bengkel.

Pendekatan kualitas E-Bengkel melibatkan Tim proyek dengan kelompok untuk menetapkan
dokumentasi dengan standar kualitas spesifik dan proyek untuk produk dan proses.Pada proyek E-
Bengkel ini akan menggunakan laporan untuk pengukuran kualitas proyek dimana laporan akan
dibuat mingguan dan bulan untuk mengetahuhui masalah yang ada dalam suatu proyek.

Untuk bagian selanjutnya,elemen pendekatan manajemen kualitas berikut dijelaskan dan

didefinisikan:
 Perencanaan kualitas,Penjaminan kualitas dan Quality Control.
 Kualitas dan Standar yang relevan dengan projek E-Bengkel
 Metrik yang sesuai dengan untuk standar proses proyek
 Peran dan tanggung jawab Quality Assurance dan Quality Control.
 Alat yang dibutuhkan untuk mendukung manajemen mutu
 Laporan penyelesaian masalah Quality Assurance dan Quality Control.

QUALITY REQUIREMENTS / STANDARDS

Product Quality:
Standar dan persyaratan kualitas produk ini akan ditentukan oleh tim proyek dan kelompok
kualitas.Dimana standar ini terutama akan didasarkan pada standar perusahaan yang
terdokumunikasi untuk E-Bengkel.Jika pada standar kualitas spesifik terdapat standar organisasi
yang tidak terdikumentasi,maka kelompok kualitas akan meninjau standar yang yang baru
diidentifikasi dan akan dimasukkan pada dokumentasi organisasi yang sudah disetujui
sebelumnya.

35
Process Quality:
Standar dan persyaratan kualitas produk ini akan ditentukan oleh tim proyek dan
kelompok.Banyak dari standar ini akan didasarkan pada standar proses perusahaan yang
ada.Namun,diantisipasi bahwa akan ada beberapa langkah unik dalam pembuatan produk E-
Bengkel yang akan membutuhkan suatu standar jualitas yang baru.Tim proyek E-Bengkel akan
bekerja sama dengan kelompok kualitas untuk menetapkan standar yang dapat diterima dan
mendokumentasikan standar ini untuk dimasukkan kedalam kedua dokumen proses organisasi
serta rencana proyek E-Bengkel.

QUALITY ASSURANCE
Jaminan kualitas proyek E-Bengkel berfokus pada pembuatan suatu proses proyek,untuk
memberikan keyakinan persyaratan kualitas dapat dipenuhi dan membantu memastikan bahwa
proses proyek dan layanan yang digunakan sepanjang siklus berjalan dengan benar,efektif dan
dapat diterapkan.Untuk memastikan kualitas,proses kualitas iteratif akan digunakan dalam
sepanjang siklus suatu proyek,Proses ini meliputi metrik pengukuran proses,menganalisa data
proses dan memperbaiki proses dengan bak.Untuk mengidentifikasi,menilai,merespon,memantau
proyek semua tim E-Bengkel akan dilibatkan.

Manajer proyek akan membuat jadwal rutin dalam meninjau kegiatan proyek.Pertemuan akan
mencakup tinjauan atas proses proyek,perbedaan pada pertemuan dari Manajer maupun tim proyek
yang sudah ditugaskan untukdiskusi tentang perencanaan peningkatan proses.Temuan yang
dilaksanakan harus menghasikan beberapa bentuk proses untuk meningkatkan produk.Perbaikan
proses akan didokumentasikan,dilaksanakan dan diinformasikan kepada tim dan anggota pada saat
perubahan.

Matriks dibawah ini menjelaskan standar jaminan kualitas proyek E-Bengkel tentang waktu
pengerjaan proyek,kelengkapan fitur aplikasi,antarmuka aplikasi,biaya pengerjaan proyek.

Process Action Acceptable Process Process Phase Assessment Interval

Standards
Isi fitur aplikasi Dimana untuk Proses dilakukakan Project Manager,Tom
membandingkan hasil ketika fitur sudah Quality,Client
proyek sistem pengolaan E- dimasukkan ke
Bengkel dengan Aplikasi
dokumentasi fitur yang
sudah ada.
Antar muka aplikasi Membandingkan hasil Proses dilakukan Project Manager,Tom
suatu proyek dengan secara berkala dari Quality,Client
dokumen antarmuka yang awal pembuatan
sudah ada sampai proyek selesai

QUALITY CONTROL
Kontrol kualitas difokuskan pada prodek dan hasil proyek E-Bengkel.Berikut adalah proses
pemantauan proyek untuk memverikasi bahwa proses proyek dapat dijalankan dengan benar.

36
Manajer akan menjadwalkan secara berkala mengenai proyek,manajemen serta tinjauan
dokumen.Pada agenda ini akan mencakup ulasan produk,perbedaan serta diskusi tentang inisiatif
peningkatan suatu pprduk.
Matriks ini akan menjelaskan tentang Quality Control untuk proyek E-Bengkel:

Komponen Standar kualitas Kriteria Keberhasilan

Biaya pengerjaan Biaya untuk Tidak terjadinya penunggakan pada
Proyek pengerjaan proyek biaya proyek
sesuai dengan biaya
yang telah
direncanakan awal
Waktu pengerjaan Proyek berjalan Proyek selesai dengan jadwal yang
dengan sesuai jadwal sudah ditentukan diawal.
dan tepat waktu
Kelengkapan Fitur Membuat pengolaan Pada dokumen terdpata data E-
Aplikasi tentang data E- Bengkel,pencarian data,pengolaan
Bengkel,pencarian jadwal,registrasi data dan verifikasi
data,pengolaan data.
jadwal,registrasi data
dan verifikasi data.
Quality Control Measurements
Semua produk dan proses E-Bengkel harus diukur dan termasuk dalam standar dan toleransi yang
ditetapkan.Log dibawah ini akan digunakan tim proyek dan kualitas dalam melakukan pengukuran
ini dan akan dipelihara untuk digunakan sebagai dokumentasi pendukung untuk penerimaan
proyek.

Quality Assurance Log

Tria Date Process Require Actual Acceptabl Recommendation Date
l# Measure d Value Measure e? (Y/N) Resolve
d d d
1 15 Konten- - - Y Membutuhkan Y
Novemb konten tampilan grafik
er 2018 aplikasi untuk
E- konten”Pengeluaran
Bengkel Keuangan”berdasar
kan
harian,bulanan,tahu
nan
2 18 Pembuat - - Y - Y
Novemb an data
er 2018 base
untuk
Aplikasi
E-
Bengkel

37
38
 Stakeholder Management Strategy
APLIKASI E-BENGKEL

INTRODUCTION
Pada proyek Aplikasi E-Bengkel, pengelolaan stakeholder digunakan dalam
mengidentifikasikan dan mengklasifikasi stakeholder dan menganalisa metodologi
pengelolaan dan motodologi komunikasi bagi stakeholder. Dengan cara menentukan
pengaruh, minat, dan kekuasaan dari stakeholder. Hal tersebut memungknkan dalam
mengidentifikasian stakeholder yang sangat berpengaruh untuk meminta masukan dalam
perencanaan proyek dan mendapat dukungan dalam pembangunan proyek Aplikasi E-Bengkel.
proyek akan mendapat keuntungan dengan meminimalkan persaingan dan memaksimalkan
sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Untuk memastikan keberhasilan proyek Aplikasi E-Bengkel, maka perlu identifikasi dan
komunikasi terlebih dahulu dengan stakeholder. Beberapa stakeholder memiliki kepentingan
yang akan berpengaruh positif dan negatif dalam proses pembangunan proyek. Melakukan
komunikasi yang sering dengan stakeholder akan membuat proyek berjalan dengan lancer dan
dapat menyelesaikan semua tugas dengan efektif.

IDENTIFY STAKEHOLDERS
Tim dari proyek Aplikasi E-Bengkel akan melakukan sesi brainstorming untuk
mengidentifikasikan stakeholder dari proyek ini. Brainstorming akan dilakukan oleh tim dari
proyek utama dan juga sponsor dari proyek Aplikasi E-Bengkel. Sesi brainstorming akan
dibagi menjadi dua bagian, bagian pertama fokus pada stakeholder internal yang termasuk
manajer fungsional, personil operasi, petugas keuangan, petugas Gudang dan material, dan
juga karyawan dari stakeholder yang berpengaruh pada proyek Aplikasi E-Bengkel. Bagian
kedua fokus pada stakeholder eksternal yang termasuk pelanggan percobaan, organisasi mitra,
atau individu lain yang berada di luar stakeholder.

Kriteria untuk menentukan seseorang agar dapat dimasukkan sebagai stakeholder :

1) Apakah orang atau organisasinya terpengaruh secara langsung atau tidak langsung dalam
proyek ini?
2) Apakah orang atau organisasinya memiliki posisi yang dapat berpengaruh dalam proyek?
3) Apakah orang tersebut memiliki dampak terhadap sumber daya yang dimiliki proyek
(materi, personil, dan dana)?
4) Apakah orang atau organisasinya memiliki keahlian atau kemampuan khusus yang proyek
butuhkan?
5) Apakah orang tersebut memiliki potensi untuk mendapat keuntungan dari proyek atau
mereka berada dalam posisi untuk menolak perubahan?

Setiap individu yang memenuhi satu atau lebih kriteria tersebut maka akan diidentifikasikan
sebagai stakeholder. Stakeholder yang sama akan dikelompokan agar mempermudah saat
melakukan komunikasi.

39
KEY STAKEHOLDERS
Tim proyek akan mengidentifikasi stakeholder yang memiliki pengaruh paling besar atau
yang paling terpengaruh dalam proyek. Stakeholder merupakan orang-orang yang
membutuhkan komunikasi dan manajemen paling banyak yang akan dianalisis. Setelah tahap
identifikasi, Manajer Proyek akan mengembankan sebuah rencana untuk mendapat feedback
mengenai tingkat partisipasi yang stakeholder inginkan, frekuensi dan jenis komunikasi, dan
masalah atau kepentingan yang bertentangan yang dimiliki.

Berdasarkan dari feedback yang dikumpulkan oleh Manajer Proyek, penentuan dilakukan
untuk melibatkan stakeholder dalam steering committees, focus group, gate review, dan
project meetings. Komunikasi secara menyeluruh yang dilakukan dengan stakeholder adalah
untuk memastikan semua masalah dapat diidentifikasi dan ditangani, dan memastikan bahwa
sumber daya yang dibutuhkan oleh proyek tetap tersedia.

STAKEHOLDER ANALYSIS
Saat semua stakeholder pada proyek Aplikasi E-Bengkel telah diidentifikasikan, maka
selanjutnya tim proyek akan mengkategorikan dan menganalisis setiap stakeholder. Tujuannya
adalah untuk menentukan tingkat kekuatan atau pengaruh dari stakeholder, merencanakan
pendekatan manajemen untuk setiap stakeholder, dan untuk menentukan tingkat komunikasi
dan partisipasi yang sesuai dengan masing-masing stakeholder terhadap proyek.

Tim proyek akan mengkategorikan stakeholder berdasarkan oraganisasi atau departemen

yang mereka miliki. Setelah semua stakeholder dikategorikan, tim proyek akan menggunakan
power/interest matrix untuk menggambarkan dampak potensial yang mereka miliki erhadap
proyek. Berdasarkan dari analisis, tim proyek akan melengkapi matriks analisis dari
stakeholder yang akan menggambarkan keprihatinan, tingkat keterlibatan, dan strategi untuk
masing-masing stakeholder.

Table di bawah ini digunakan untuk mengkategorikan stakeholder sesuai dengan organization,
power, dan interest :

Key Organization Name Power (1-5) Interest (1-5)

A Operations A. Joni 3 4
B Operations B. Budi 1 3
C Supplier C. Sarah 3 2
D Supplier D. Dodi 4 2
E Trial Customer E. Tio 3 5
F Engineering F. Egi 5 2
G Engineering G. Bondan 4 3

Berikut adalah bagan untuk power / interest untuk stakeholder dari proyek Aplikasi E-Bengkel.

40
 Berdasarkan dari analisis power dan interest dan bagan di atas, stakeholder B dan C berada
di kuadran kiri bawah matriks, artinya akan memerlukan pengelolaan yang minimal.
Stakeholder D dan G, terletak di kuadran kiri atas, artinya stakeholder tersebut harus diberikan
kepuasan dengan memastikan kekhawatiran dan memberi layanan yang baik. Stakeholder A
dan E, terletak di kuadran kanan bawah, artinya stakeholder tersebut haarus mendapat
informasi terkait perkembangan proyek dengan cara melakukan komunikasi. Stakeholder G,
terletak di kuadran kanan atas, artinya mereka merupakan key players dan harus dilibatkan
dalam semua tingkatan dari perencanaan proyek dan manajemen perubahan. Stakeholder G
juga harus menjadi anggota partisipatif dalam semua rangkaian proyek.

Analisis matriks dari stakeholder digunakan untuk menarik minat dan perhatian dari
stakeholder, tingkat keterlibatan, dan strategi manajemen berdasarkan pada analisis
stakeholder. Analisi matrkis stakeholder akan ditinjau dan diperbarui selama proyek
berlangsung, bertujuan untuk mencari masalah baru atau upaya ang dilakukan untuk mengelola
stakeholder.

Stakeholder Kepentingan Kuadran Strategi

Pertanyaan mengenai Menyinpan Staf teknis bekerja dengan
desain produk Aplikasi E- Informasi stakeholder untuk menjawab
A Bengkel pertanyaan dan mengatasi
masalah. Memberikan hasil tes
sebagai validasi
Memastikan ketepatan Usaha yang Melakukan komunikasi untuk
B waktu dalam proses minimal jadwal proyek dan persyaratan
pengiriman sumber daya

41
 sumber daya untuk memastikan
pengiriman
Memastikan ketepatan Usaha yang Melakukan komunikasi untuk
waktu dalam proses minimal jadwal proyek dan persyaratan
C
pengiriman sumber daya sumber daya untuk memastikan
pengiriman
Memastikan sumber daya Kepuasan Mendiskusikan persyaratan
untuk membantu tim untuk sumber daya dan
D proyek dalam membuat memastikan sumber daya dapat
desain produk dilepaskan kembali ke Teknik
saat tidak lagi dibutuhkan
Pertanyaan mengenai Menyinpan Staf teknis bekerja dengan
desain produk Aplikasi E- Informasi stakeholder untuk menjawab
E Bengkel pertanyaan dan mengatasi
masalah. Memberikan hasil tes
sebagai validasi
Memastikan sumber daya Kepuasan Mendiskusikan persyaratan
untuk membantu tim untuk sumber daya dan
F proyek dalam membuat memastikan sumber daya dapat
desain produk dilepaskan kembali ke Teknik
saat tidak lagi dibutuhkan
Sumber daya dan Keep Player Stakeholder sebagai anggota
scheduling untuk kendala pengarahan dan mendapat
produksi saat proyek feedback tentang perencanaan
dialihkan proyek. Melakukan komunikasi
G
dan berdiskusi harus sering
dilakukan untuk menangani
masalah yang penting dalam
suatu proyek.

42
 Risk Management Plan
APLIKASI E-BENGKEL
Introduction
Tujuan dari rencana pengelolaan proyek risiko adalah untuk menetapkan kerangka kerja dimana
proyek tim akan mengidentifikasi risiko dan mengembangkan strategi untuk mengurangi atau
menghindari risiko tersebut. Namun, sebelum risiko diidentifikasikan dan dikelola, terdapat
elemen proyek awal yang harus diselesaikan. Unsur-unsur tersebut akan diuraikan dalam
pendekatan manajeman risiko.

Proyek ini diaggap memiliki risiko menengah karena memiliki Risk Score secara keseluruhan
sebesar 25 dengan skala 0 sampai 100. Nilai risiko prroyek merupakan rata-rata nilai risiko dari
risiko yang paling signifikan terhadap proyek ini. Nilai risiko di bawah 16 adalah proyek yang
memiliki risiko rendah, nilai resiko antara 16 sampai 45 adalah proyek dengan risiko menegah,
dan proyek yang memiliki nilai risiko diatas 45 adalah proyek yang memiliki risiko tinggi.

Sebelum membuat risk management, hal yang penting adalah menyediakan informasi untuk
proyek secara terstruktur, sehngga elemen dari proyek telah selesai dan ditetapkan sebelum
mengembangkan Risk Management Plan:

 Menentukan work scope, penjadwalan, sumber daya, dan elemen dari biaya
o Mengembangkan proyek WBS atau kamus dari WBS
o Mengembangkan jadwal yang aka ada secara rinci
o Memperkirakan biaya proyek san menyelesaikan anggaran
o Mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan dan yang tersedia
o Menetapkan metrik pengukuran kinerja

 Menentukan batasan dasar dari yang minimum hingga maksimum

o Penjadwalan
o Sumber daya
o Biaya

 Persyatratan pelaporan awal

o Format
o Frekuensi distribusi
o Daftar distribusi

 Menentukan peran dan tanggung jawab dari manajemen risiko

o Manajer proyek memimpin saat rapat membahas penilaian risiko
o Tim proyek berpartisipasi dalam pertemuan penilaian risiko dan anggota berfungsi
sebagai perekam dan pencatat waktu petemuan
o Stakeholder berpartisipasi dalam penilaian risiko
o Project Sponsor berpartisipasi dalam penilaian risiko

43
TOP THREE RISKS
Tiga risiko yang memiliki tingkat probabilitas dan dampak yang besar terhadap proyek:

Penyelanggara Jasa Internet Mati

Dengan matinya internet, maka hal ini dapat menghambat pengembangan software. Hal ini
juga dapat menghambat komunikasi antar tim

Pembangunan Sistem Tidak Sesuai Requirement

Pembangunan sistem yang tidak sesuai dengan requirement dapat menghancurkan rencana
yang telah dibuat dari awal. Hal ini dapat menyebabkan ketidakpuasan client dan
ketidaksesuaian rencana yang telah dibuat.

Klien Bangkrut
Dengan bangkrutnya klien, maka proyek yang sedang dibangun akan sia-sia dan tidak
dapat di aplikasikan.

RISK MANAGEMENT APPROACH

Pendekatan yang kami gunakan unurk mengelola risiko untuk proyek ini mencakup proses
metodis. Tim akan mengidentifikasi, mencetak, dan menilai berbagai risiko. Risiko yang memiliki
nilai probability dan impact tertinggi ditambahkan pada jadwal proyek untuk memastikan bahwa
risk management akan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menerapkan respon
mitigasi pada waktu yang tepat selama jadwal berlangsung. Risk Management akan memberi status
update mengenai risiko yang ditugaskan dalam pertemuan proyek. Setelah menyelesaikan proyek,
selama proses penutupan manajer proyek akan menganalisis setiap risiko dan juga proses risk
management. Berdasarkan analisis ini manajer proyek akan mengidentifikasi perbaikan yang dapat
dilakukan terhadap proses manajemen risiko untuk proyek masa depan. Perbaikan tersebut akan
diambil sebagai bagian dari basis pengetahuan yang dipelajari.

RISK IDENTIFICATION
Untuk proyek ini, identifikasi resiko dilakukan dengan metode Brainstroming. Manajer proyek
memimpin rapat untuk penilaian risiko dan membagikan sebuah notes kepada masing-masing
anggota tim dan memberi waktu selama 10 menit untuk mencatat risiko yang akan muncul
sebanyak mungkin.

Expert Interview
Wawancara untuk mengungkapkan beberapa risiko yang kemudian akan dikurangi dengan
membuat perubahan pada rancangan proyek. Risiko yang tersisa termasuk dalam Risk
Register.

44
 Risk Assessment Meeting
Pertemuan penilaian risiko dilakukan dengan anggota tim utama dan stakeholder. Risiko
yang diidentifikasikasi selama pertemuan ini ditambahkan pada rencana proyek dan daftar
resiko.

Historical Review of Similar Projects

Tim proyek mengkaji ulang sejarah proyek serupa untuk menentukan risiko yang paling
umum dan strategi yang digunakan untuk mengurangi risiko tersebut.

RISK QUALIFICATION AND PRIORITIZATION

Untuk menentukan tingkat keparahan risiko yang diidentifikasi oleh tim, faktor probabilitas dan
dampak diberikan pada setiap risiko. Proses ini memungkinkan project manager untuk
memprioritaskan risiko berdasarkan efek yang mungkin timbul pada proyek tersebut. Project
manager menggunakan matriks probabilitas dan dampak untuk memfasilitasi tim dalam
memindahkan setiap risiko ke tempat yang sesuai pada tabel.

Setelah risiko diberi probabilitas dan dampak dan ditempatkan pada posisi yang sesuai pada grafik,
perekam menangkap produk jadi dan project manager memindahkan proses ke langkah
berikutnya: perencanaan mitigasi / penghindaran risiko.

RISK MONITORING
Impact risk yang paling mungkin dan terbesar telah ditambahkan ke rencana proyek untuk
memastikan bahwa proyek tersebut dipantau selama proyek terkena risiko. Pada saat yang tepat
dalam jadwal proyek, Risk Manager ditugaskan untuk setiap risiko. Selama tim proyek dua
mingguan yang bertemu dengan Risk Manager untuk setiap risiko akan membahas status risiko
tersebut; Namun, hanya risiko yang jatuh dalam periode waktu saat ini yang akan dibahas.
Pemantauan risiko akan menjadi proses yang berkesinambungan sepanjang masa proyek ini.
Sebagai pendekatan risiko pada jadwal proyek, project manager akan memastikan bahwa manajer
risiko yang tepat memberikan pembaruan status yang diperlukan termasuk status risiko,
identifikasi kondisi pemicu, dan dokumentasi hasil respons risiko.

RISK MITIGATION AND AVOIDANCE

Project Manager telah memimpin tim proyek dalam mengembangkan tanggapan terhadap setiap
risiko yang teridentifikasi. Karena lebih banyak risiko diidentifikasi, mereka akan memenuhi
syarat dan tim akan mengembangkan strategi penghindaran dan mitigasi. Resiko ini juga akan
ditambahkan ke Register Resiko dan rencana proyek untuk memastikan mereka dipantau pada
waktu yang tepat dan akan meresponsnya.

45
Resiko untuk proyek ini akan dikelola dan dikendalikan dalam batasan waktu, ruang lingkup, dan
biaya. Semua risiko yang teridentifikasi akan dievaluasi untuk menentukan bagaimana dampaknya
terhadap kendala triple ini. Project Manager, dengan bantuan tim proyek, akan menentukan cara
terbaik untuk menanggapi setiap risiko untuk memastikan kepatuhan terhadap kendala ini.

Dalam kasus ekstrim, mungkin perlu untuk memungkinkan fleksibilitas terhadap salah satu
kendala proyek. Hanya salah satu kendala untuk proyek ini yang memungkinkan fleksibilitas
sebagai upaya terakhir. Jika perlu, dana dapat ditambahkan ke proyek untuk memungkinkan lebih
banyak sumber daya guna memenuhi batasan waktu dan jadwal. Waktu dan ruang lingkup adalah
batasan perusahaan dan tidak memungkinkan fleksibilitas. Sekali lagi, batasan biaya fleksibel
hanya dalam kasus ekstrim dimana tidak ada strategi penghindaran atau mitigasi risiko lainnya
yang akan berhasil.

RISK REGISTER

Risk Register untuk proyek ini adalah log dari semua risiko, probabilitas dan dampak yang
teridentifikasi terhadap proyek, kategori yang menjadi milik mereka, strategi mitigasi, dan kapan
risiko akan terjadi. Register dibuat melalui rapat manajemen risiko awal yang dipimpin oleh
Project Manager. Dalam pertemuan ini, tim proyek mengidentifikasi dan mengkategorikan
masing-masing risiko. Selain itu, tim memberi setiap risiko skor berdasarkan probabilitas
kejadiannya dan dampaknya yang berpotensi. Risk Register juga berisi strategi mitigasi untuk
masing-masing risiko dan juga bila risiko tersebut kemungkinan terjadi.

Berdasarkan risiko dan kerangka waktu yang teridentifikasi dalam daftar risiko, masing-masing
risiko telah ditambahkan ke dalam rencana proyek. Sebelum kemungkinan risiko besar terjadi,
Project Manager akan menetapkan manajer risiko untuk memastikan kepatuhan terhadap strategi
mitigasi yang disepakati. Masing-masing manajer risiko akan memberikan status risiko yang
ditugaskan pada pertemuan tim proyek dua mingguan untuk jangka waktu yang direncanakan oleh
risiko mereka.

Daftar Risiko akan dipertahankan sebagai lampiran dalam Risk Management Plan ini.

46
 Procurement Management Plan
APLIKASI E-BENGKEL

INTRODUCTION
Rencana Pengelolaan Pengadaan ini menetapkan kerangka kerja pengadaan untuk proyek ini.
Dokumen ini akan menjadi panduan untuk mengelola pengadaan sepanjang masa proyek dan akan
diperbarui karena kebutuhan berubah. Rencana ini mengidentifikasi dan mendefinisikan barang-
barang yang akan dibeli, jenis kontrak yang digunakan untuk mendukung proyek, proses
persetujuan kontrak, dan kriteria keputusan. Disertakan juga pentingnya mengkoordinasikan
kegiatan pengadaan, menetapkan kiriman kontrak perusahaan, dan metrik dalam mengukur
kegiatan. Item lain yang termasuk dalam rencana pengelolaan pengadaan meliputi: risiko
pengadaan dan pertimbangan manajemen risiko pengadaan; berapa biaya yang akan ditentukan;
bagaimana dokumentasi pengadaan standar akan digunakan; dan kendala pengadaan.

PROCUREMENT MANAGEMENT APPROACH

Manajer Proyek akan memberikan pengawasan dan pengelolaan untuk semua kegiatan pengadaan
berdasarkan dokumen ini. Manajer Proyek akan bekerja dengan tim proyek untuk mengidentifikasi
semua barang yang akan dibeli agar berhasil menyelesaikan proyek. Manajer Proyek dan Sponsor
Proyek kemudian akan meninjau kembali daftar pengadaan sebelum melakukan kontrak dan
pembelian. Manajer Proyek dan Sponsor Proyek akan meninjau barang-barang pengadaan,
menentukan apakah menguntungkan untuk membuat atau membeli barang, dan memulai
pemilihan vendor, pembelian dan proses kontrak.

PROCUREMENT DEFINITION
Item dan / atau layanan pengadaan berikut telah ditentukan untuk penyelesaian dan keberhasilan
proyek. Berikut daftar barang/layanan, justifikasi, dan waktu barang/layanan dibutuhkan :

Item/Service Justification Needed By

Item A; 3” x ¾” tool Needed for manufacturing widget type 1; we do 31 July 20xx
not make this item
Item B; 4” x ½” tool Needed for building tool type 2; we make this item 15 August 20xx
but do not know the cost comparison vs.
purchasing it
Item C Needed for transferring data to new operating 1 September 20xx
system; we do not make this item

Selain daftar item pengadaan di atas, individu berikut diberi wewenang untuk menyetujui pembelian
untuk tim proyek:

Name Role
Yudha Gamadita Project Manager
MUHAMMAD FARHAN Lead Engineer
SALMA ASSYIFA Design Technician
DEBORA N SILABAN Design Technician

47
Type of Contract to be Used
Semua barang dan jasa yang akan dibeli untuk proyek ini berdasarkan kontrak harga terhadap vendor.
Tim proyek akan bekerja sama dengan sponsor proyek untuk menentukan jenis barang, jumlah,
layanan dan tanggal pengiriman yang diperlukan. Manajer proyek kemudian akan meminta penawaran
dari berbagai vendor untuk mendapatkan barang-barang tersebut dalam jangka waktu yang
dipersyaratkan dan dengan biaya yang wajar berdasarkan kontrak harga setelah vendor tersebut dipilih.

PROCUREMENT RISKS
Semua kegiatan pengadaan membawa beberapa potensi risiko yang harus dikelola untuk memastikan
keberhasilan proyek. Meskipun semua risiko akan dikelola sesuai dengan rencana pengelolaan risiko
proyek, ada beberapa risiko khusus yang terkait secara khusus dengan pengadaan yang harus
dipertimbangkan:
• Jadwal dan harapan biaya yang tidak realistis pada vendor
• Kemampuan bara/jasa yang disediakan vendor
• Masalah kontrak dengan vendor
• Potensi penundaan pengiriman dan dampak pada biaya dan jadwal
• Potensi produk akhir tidak memenuhi spesifikasi yang dipersyaratkan

Resiko diatas belum semuanya tercantum dan standar dari proses manajemen resiko akan digunakan
untuk mengatasi masalah yang datang.

PROCUREMENT RISK MANAGEMENT

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, risiko proyek akan dikelola sesuai dengan rencana
pengelolaan risiko proyek. Namun, untuk risiko yang terkait secara khusus dengan pengadaan,
harus ada pertimbangan dan keterlibatan tambahan. Upaya pengadaan proyek melibatkan
organisasi eksternal dapat berpotensi mempengaruhi hubungan bisnis saat ini dan masa depan.
Karena sensitifitas hubungan dan operasi ini, tim proyek akan menyertakan sponsor proyek dan
perwakilan yang ditunjuk dalam semua rapat proyek dan ulasan status.
Selain itu, setiap keputusan mengenai tindakan pengadaan harus disetujui oleh sponsor proyek
sebelum pelaksanaannya. Setiap masalah mengenai tindakan pengadaan atau risiko yang baru
diidentifikasi akan segera dikomunikasikan ke sponsor proyek.

COST DETERMINATION
Untuk proyek ini kami akan mengeluarkan Request for Proposal (RFP) untuk meminta proposal
dari berbagai vendor yang menjelaskan bagaimana mereka akan memenuhi persyaratan dan biaya
untuk melakukannya. Semua proposal akan mencakup dukungan vendor untuk item A, B, 5 dan C
(dari paragraf definisi pengadaan) serta biaya dasar. Vendor akan menjelaskan bagaimana
pekerjaan akan selesai, siapa yang akan melakukan pekerjaan, pengalaman vendor dalam
memberikan barang, testimonial pelanggan, latar belakang dan resume karyawan yang melakukan
pekerjaan tersebut, dan rincian item-item dari semua biaya yang terlibat. Selain itu, vendor akan
diminta untuk menyerahkan struktur rincian pekerjaan (work breakdown structure / WBSs) dan

48
jadwal kerja untuk menunjukkan pemahaman mereka tentang pekerjaan yang akan dilakukan dan
kemampuan mereka untuk memenuhi jadwal proyek.
Semua informasi harus disertakan dalam setiap proposal karena proposal akan digunakan sebagai
dasar kriteria seleksi kami. Proposal yang menghilangkan informasi yang diminta atau berisi
informasi yang tidak lengkap akan dibuang dari pertimbangan..

STANDARDIZED PROCUREMENT DOCUMENTATION

Proses manajemen pengadaan terdiri dari pengelolaan semua kegiatan pengadaan dan kontrak yang
sedang berlangsung. Di lingkungan yang dinamis dan sensitif ini, tujuan kami adalah untuk
menyederhanakan manajemen pengadaan dengan segala cara yang diperlukan agar memudahkan
penyelesaian kontrak dan proyek kami. Untuk membantu menyederhanakan tugas ini, kami akan
menggunakan dokumentasi yang sangat jelas untuk semua langkah proses manajemen pengadaan.
Dan vendor harus dengan jelas menjelaskan segala barang/jasa yang dipesan.
Manajer proyek menyimpan repositori pada drive bersama tim proyek yang berisi dokumen standar
manajemen proyek dan pengadaan yang akan digunakan untuk proyek ini. Dokumen standar berikut
akan digunakan untuk kegiatan pengadaan proyek:
 Penyertaan Request for Proposal dengan format:
 Latar Belakang
 Proses proposal dan jadwal
 Pedoman proposal
 Format proposal dan media
 Kriteria seleksi sumber
 Harga
 Laporan kerja
 Syarat dan ketentuan
 Formulir evaluasi pemilihan sumber untuk internal
 Perjanjian terbuka
 Letter of intent
 Kontrak harga
 Formulir audit pengadaan
 Formulir evaluasi kinerja pengadaan
 Hikmah yang dapat diambil dalam pengadaan

PROCUREMENT CONSTRAINTS
Ada beberapa kendala yang harus dipertimbangkan sebagai bagian dari rencana pengelolaan
pengadaan proyek. Kendala ini akan dimasukkan ke dalam RFP dan dikomunikasikan ke semua vendor
untuk mengetahui kemampuan mereka dalam mengoperasikan batasan-batasan ini. Kendala ini berlaku
untuk beberapa bidang yang meliputi jadwal, biaya, ruang lingkup, sumber daya, dan teknologi:

Schedule:
 Jadwal proyek tidak fleksibel dan kegiatan pengadaan, administrasi kontrak, dan pemenuhan
kontrak harus selesai dalam waktu yang telah ditetapkan

Cost:

49
  Anggaran proyek memiliki cadangan. Namun, cadangan ini mungkin tidak diterapkan pada
kegiatan pengadaan. Cadangan hanya digunakan jika terjadi perubahan yang disetujui dalam
lingkup proyek atau atas kebijaksanaan sponsor proyek.

Scope:
 Semua kegiatan pengadaan dan penghargaan kontrak harus mendukung pernyataan lingkup
proyek yang disetujui. Setiap kegiatan pengadaan atau kontrak yang tidak sesuai dengan
pernyataan lingkup proyek akan dianggap tidak sesuai dan tidak disetujui.

Resources:
 Semua kegiatan pengadaan harus dilakukan dan dikelola dengan tim proyek. Tidak ada
anggota tambahan yang akan dipekerjakan atau dialokasikan kembali untuk mendukung
kegiatan pengadaan pada proyek ini.

Technology:
 Spesifikasi komponen sudah ditentukan dan akan disertakan dalam kontrak sebagai bagian
dari RFP. Meskipun proposal dapat mencakup usulan bahan alternatif atau proses pembuatan,
spesifikasi komponen harus sesuai dengan yang diberikan dalam pernyataan kerja secara
tepat.
Contract Approval Process
Langkah pertama dalam proses persetujuan kontrak adalah menentukan barang atau jasa apa yang akan
dibutuhkan pengadaan dari vendor luar. Hal ini akan ditentukan dengan melakukan analisis biaya
terhadap produk atau layanan yang dapat disediakan secara internal dan dibandingkan dengan harga
beli dari vendor. Setelah analisis biaya selesai dan daftar barang dan jasa yang akan dibeli secara
eksternal selesai, manajer proyek dan sponsor proyek akan mengirimkan permohonan kepada vendor
luar. Setelah permohonan selesai dan proposal telah diterima oleh semua vendor, proses persetujuan
dimulai. Langkah pertama dari proses ini adalah melakukan peninjauan kembali semua proposal
vendor untuk menentukan kriteria yang ditetapkan oleh tim proyek. Pembelian kurang dari Rp
100.000,- hanya memerlukan persetujuan dari Manajer Proyek; sedangkan pembelian lebih besar dari
Rp 100.001,- harus disetujui oleh sponsor proyek. Untuk pembelian yang lebih besar ini, dewan
peninjau kontrak akan bertemu untuk menentukan kontrak mana yang akan diterima. Dewan Peninjau
Kontrak terdiri dari perwakilan tim proyek, manajer proyek, dan sponsor proyek.

DECISION CRITERIA
Kriteria untuk pemilihan dan pemberian kontrak pengadaan berdasarkan proyek ini akan didasarkan
pada kriteria keputusan sebagai berikut:
 Kemampuan vendor untuk menyediakan semua barang pada tanggal pengiriman yang
dipersyaratkan
 Kualitas
 Biaya
 Tanggal pengiriman yang diharapkan
 Perbandingan biaya outsourcing versus in-sourcing
 Kinerja masa lalu

Kriteria ini akan diukur oleh dewan peninjau kontrak dan / atau Manajer Proyek. Keputusan akhir akan
dibuat berdasarkan kriteria dan sumber daya yang ada.

50
VENDOR MANAGEMENT
Manajer Proyek pada akhirnya bertanggung jawab untuk mengelola vendor. Untuk memastikan
pengiriman tepat waktu dan kualitas produk yang tinggi dari vendor, Manajer Proyek, atau orang yang
ditunjuknya akan bertemu setiap minggu dengan perwakilan anggota tim dan masing-masing vendor
mendiskusikan kemajuan masing-masing barang yang dibeli. Pertemuan bisa dilakukan secara
langsung atau melalui telekonferensi. Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk meninjau semua
spesifikasi terdokumentasi untuk setiap produk dan juga untuk meninjau temuan uji mutu. Forum ini
akan memberi kesempatan untuk meninjau perkembangan setiap item atau layanan yang disediakan
untuk memastikan hal itu sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam spesifikasi proyek. Ini juga
berfungsi sebagai peluang untuk mengajukan pertanyaan atau memodifikasi kontrak atau persyaratan
sebelumnya untuk mencegah keterlambatan dalam pengiriman dan jadwal. Manajer Proyek akan
bertanggung jawab untuk menjadwalkan pertemuan ini setiap minggu sampai semua barang dikirim
dan ditentukan agar dapat diterima.

PERFORMANCE METRICS FOR PROCUREMENT ACTIVITIES

Sementara manajer proyek dan sponsor proyek memiliki metrik masing-masing untuk pengadaan,
metrik berikut ditetapkan untuk kinerja vendor untuk kegiatan pengadaan proyek ini. Setiap metrik
dinilai dalam skala 1-3 seperti ditunjukkan di bawah ini:

Vendo Produc On Documentatio Developme Developme Cos Transaction

r t Time n Quality nt Costs nt Time t al
Qualit Deliver per Efficiency
y y Uni
t
Vendo
r #1
Vendo
r #2

1 – Unsatisfactory
2 – Acceptable
3 - Exceptional

Selain menilai setiap vendor, nilai aktual akan dicatat untuk membangun basis data kinerja masa lalu
untuk memilih vendor untuk kegiatan pengadaan di masa depan.

51
SPONSOR ACCEPTANCE
Approved by the Project Sponsor:

__________________________________________ Date: ___________________

PT LaQi Corp
Aplikasi E-Bengkel

52