5.

Administración de Almacenes

5.1 Funciones y manejo físico de los inventarios, recepción,

organización, despacho, mantenimiento de los registros.

Definición De Almacén: el almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica

y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de
resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio para

lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este
concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal
es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica
al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, producción y
distribución.

Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a

todo tipo de almacenes:

1. Recepción de materiales en el almacén.

2. Registro de entradas y salidas del almacén.

3. Almacenamiento de materiales.

4. Mantenimiento de materiales y del almacén.

5. Despacho de materiales.

6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de

contabilidad.

Función de los Almacenes:

1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las

existencias reales de materia prima.

4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)

5. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Manejo Físico De Inventario

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales,
repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para
la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí

la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al
final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal
de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace
en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el depósito, entre otras. El
inventario físico es importante por las siguientes razones:

a) Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las
existencias físicas (cantidad real en existencia).
b) Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores
monetarios.
c) Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para
efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio
fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

 1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito
en el libro de inventario, conforme la legislación.
2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la
existencia del material y la aproximación del consumo real.

Recepción De Inventarios

Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener tres
áreas en el almacén, como base de su planeación.

 Recepción
 Almacenamiento
 Entrega

El tamaño y distribución de estas áreas depende del volumen de operaciones y de la

organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente
separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de un solo local cerrado.
Cuando se presenta este último caso, basta con señalar las áreas en el piso o levantar
divisiones.

Área De Recepción:

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora,
requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.

Condiciones que impiden el flujo rápido:

1. Espacio de maniobras
2. Medios de manejo de materiales deficientes
3. Demoras en la inspección y documentación de entrada

El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la
permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.
El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de
mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las
maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de recepción.
Estas maniobras pueden realizarse en un andén elevado a la altura aproximada de las
plataformas de los vehículos o bien al ras del piso de almacén, en este caso se puede
usar una plataforma telescópica para levantar la mercancía.

Organización de inventarios

Área De Almacenamiento

La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de

materiales o mercancías con características similares, requiere un conocimiento pleno
del producto y de las condiciones que exige su resguardo, protección y manejo. En
seguida se dan algunas recomendaciones:

1. Para aminorar el riesgo de incendio:

 Aislar los productos inflamables como cartón, papel, estopa, trapo, telas, tintas,
tíner, pintura, etc.
 Prevenir la combustión de espontánea de estopa, trapo o papel impregnados de
aceite o grasa oxidante. Se requiere un lugar aparte, con recipientes a prueba de
fuego, y donde haya una libre ventilación.
 Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacén.
 Revisar periódicamente los extinguidores.
 Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores; separar los materiales de fácil
combustión con un espacio mínimo de 45 cm.

2. Para evitar la corrosión y el enmohecimiento.

  Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubería de agua o
vapor.
 Corregir las goteras de techos y tuberías
 Evitar la humedad en pisos y paredes.
 Alejar los productos y materiales de los recipientes con ácidos que despidan gases
corrosivos.
 Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial.
 Colocar productos químicos absorbentes de humedad en las áreas de
almacenamiento de aceros.
 Evitar derrames de aguas o líquidos en el piso.

3. Para que no se estropeen

 Evitar que los productos sean golpeados unos contra otros, especialmente cuando
se almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de
materiales
 No permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los artículos.
 Los materiales de cristal o frágiles deben quedar lejos de máquinas o tráfico dentro
del área de almacenamiento
 Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de
los estantes con alguna tela.

4. Para evitar el deterioro

 Proteger de la luz de las ventanas o guardad en lugares con poca iluminación los
materiales o productos que se decoloren con la luz.
 Evitar que se ensucien o manchen las mercancías ya materiales al manejarlos o
almacenarlos.
 Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras.

Despacho De Inventarios
Área De Entrega:

1. La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área

de entrega debe:
2. Ser trasladada con el medio mecánico adecuado.
3. Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura o
una factura remisión.
4. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el
documento de salida.
5. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén de
material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad.
6. Las mesas, la báscula y las herramientas de fleje, de engomado, y útiles
necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo
de los productos y de empaque.

Mantenimiento Y Registro De Inventarios

Registró De Inventario

Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que
cuando compramos los artículos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden
ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes:

1. Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico: la mercancía que entra

se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo
asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada.
2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo: la mercancía que entra se
registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de
inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento
cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es
decir, los cargos o créditos, o más bien, las compras y las ventas de
inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o
movimientos. (Lucina, 2012)
5.2 Localización Y Distribución De Almacenes.

La localización de las instalaciones es el proceso de

elegir un lugar geográfico para realizar las
operaciones de una empresa. Seis grupos de factores
dominan las decisiones de localización en el caso de
nuevas plantas manufactureras:

 Clima laboral favorable.

 Proximidad a los mercados, calidad de vida.
 Proximidad a proveedores y recursos.
Figura 1.1 Distribución en un
 Proximidad a las instalaciones de la empresa Almacén

matriz.
 Costos aceptables de servicios públicos, impuestos y bienes raíces.

Consideraciones De Almacenes

Las consideraciones siguientes, de aplicación general, son más importantes en un

almacén que en cualquier otro lugar:

1. La carga del piso debe ser adecuada para las condiciones más adversas.
2. Los almacenes requieren ser seguros, no permitir la entrada de otro personal que
no sea el del almacén.
3. La impermeabilización debe ser particularmente buena en un almacén, la gotera
puede estar en una zona oculta que puede causar daño considerable antes de
que sea descubierta.
4. Equipo especial, ganchos, elevadores, sierras y guillotinas motorizadas pueden
estar compartidos con otros departamentos.
5. La estantería en los almacenes evitará el movimiento normal de aire con lo que la
distribución de la temperatura se puede afectar seriamente.
6. Los pasillos tienen que ser lo suficientemente anchos como para permitir la
circulación.
 7. Los artículos de uso frecuente tienen que estar lo más cerca de las ventanillas de
distribución.
8. Los artículos pesados o voluminosos hay que almacenarlos tan bajo como sea
posible.
9. Los anaqueles y compartimientos no deberán ser tan profundos teniendo así un
acceso fácil a la parte posterior.
10. Hay que proporcionar un área de recepción donde los artículos se puedan separar
y desempacar antes que distribuir.
11. Las cintas de medir, que se empleen siempre que sea posible, se protegerán de
las corrientes de aire.
12. Es esencial un sistema de localización que haga posible conocer la posición de
cualquier artículo que cambie frecuentemente de lugar. Un sistema sencillo es dar
una letra de referencia a cada línea de compartimientos y numerar éstos en forma
consecutiva a partir de uno de los extremos.
13. El almacenamiento es esencialmente un problema volumétrico, esto es, depende
tanto de la altura como del área del piso. La altura útil puede incrementarse
empleando algunos de los modernos montacargas con el elevador vertical junto
con cestas especiales.

Principios De La Distribución De Almacenes

 Artículos con mayor movimiento deben estar en un lugar de fácil acceso.

 Los artículos pesados deben estar ubicados de tal manera que minimicen el
trabajo de manipulación en el almacén.
 Los espacios en alto deben usarse para artículos ligeros y protegidos.
 Materiales peligrosos deben ubicarse en un anexo o externos al almacén general.

Etapas De La Distribución Física Del Almacén

1. Determinar la ubicación de las existencias y establecer el sistema de

almacenamiento.
2. Establecer el sistema de manejo de materiales
3. Mantener un sistema de control de inventarios
 4. Establecer procedimientos para tramitar pedidos.
5. Seleccionar el medio de transporte. (Localización y Distribución de Almacenes,
2010)

5.3 Selección De Mobiliario Y Equipo De Almacén.

Estrategias y cajas o casilleros: Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad
de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo
adecuado.

Función de Recepción: La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o

de un transportador común, es la misma.

Proceso De Selección

Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para

comprobar si está en orden y en buenas condiciones,
si el recipiente está dañado o no se recibió el número
de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad
correspondiente inmediatamente y no se podrá dar
recibo de conformidad por él envió, esto es esencial
sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo,
Figura 1.2 Los bienes muebles se
marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar
clasifican de acuerdo a su
naturaleza, aprovechamiento, fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos
origen, condiciones físicas y
situación legal. ocultos.

De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe
ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de
almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de
calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.

Por su Naturaleza:

a) Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o

medios para el desarrollo de las actividades que se realizan, tienen una vida útil
prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse individualmente.
 b) Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilización en el desarrollo
de las actividades que se realizan, tienen un desgaste parcial, total o que tienen
un periodo de vida corto y que además no pueden ser inventariados en forma
individual.

Por su aprovechamiento:

 Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las

actividades y que no requieren de algún dispositivo para su operación.
 Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el desarrollo de las
actividades y que requieren de dispositivos para su operación.

Por su Origen:

1. Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio
y que fueron incorporados a través de su adquisición con recursos federales o con
recursos de proyectos externos.
2. Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero y que a través de un
contrato o convenio. Transitoriamente están a disposición.
3. Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores públicos
de la empresa para su uso personal y que la empresa no adquiere ninguna
responsabilidad sobre ellos.

Por sus Condiciones Físicas:

1. Bien útil: Mobiliario y equipo que todavía permite su uso y operación con
seguridad.
2. Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas
mínimas de seguridad para su operación.
3. Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su
rehabilitación es mayor o casi igual que su valor de reposición o su mantenimiento
es muy alto.
4. Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones físicas
prácticamente deplorables y que no es posible su rehabilitación.
Por su situación legal:

1. Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su ubicación

por extravío, y cuya causa puede ser imputable a él.
2. Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin
violencia.
3. Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufrió un deterioro a causa de un
accidente y que puede ser reclamada su indemnización a la compañía de seguros.
(Cristina, 2016)

5.4 Sistemas Informáticos de administración de almacenes

La función de un sistema de administración de almacenes es apoyar los procesos de
almacenamiento en la cadena de abastecimiento. Su meta es encontrar la solución
óptima a la configuración del almacén y agilizar el proceso de la gestión de inventarios.

Sus ventajas son minimizar las pérdidas de inventario, le reducir los costos operativos,
incrementar la capacidad del almacén y la exactitud del inventario, un control de
operación en tiempo real, e incrementar el nivel del servicio al cliente. Debe señalarse
que los sistemas pueden ser independientes o hacer parte de un sistema de planificación
de recursos empresariales y puede incluir una tecnología compleja como la identificación
por radiofrecuencia y reconocimiento de voz. Sin embargo, el principio básico del sistema
de almacenamiento sigue siendo la misma, que es proporcionar información para permitir
un control eficaz de los elementos ubicados en el almacén.

Tipos De Sistemas De Administración De Inventarios

 Gestión Integrada de Inventarios: El objetivo es tener la mercadería adecuada en

el sitio apropiado en el momento necesario. Mediante unidades de
almacenamiento de inventario (SKU) se registran los artículos a su llegada a la
tienda y en el momento de su venta. Con una simple lectura del código de barras
en el punto de compra, el número de SKU, el nombre del producto, el precio de
venta y el costo se registran en las bases de datos de la empresa.
 Optimización Dinámica de Inventarios (ODI): Es una técnica altamente eficaz en
el manejo de las existencias. Que permite administrar y controlar stocks de
productos terminados que se adquieren para ser usados o vendidos, y que tienen
la característica de tener una demanda futura incierta.
 Warehouse Management System (WMS): Este sistema permite conducir en forma
organizada todos los movimientos de mercaderías de uno o varios almacenes,
incluyendo almacenes de terceros, lo que garantiza la optimización de las técnicas
de almacenaje y de los recursos tecnológicos y humanos involucrados en el
proceso. Para ello, el software debe estar integrado a herramientas tales como
lectoras láser de código de barra, terminales de transmisión de datos por radio
frecuencia y contar con integración de accesos vía Internet.
 Sistemas de Planeamiento y Programación avanzados (APS): Son herramientas
informáticas que consisten en la utilización de técnicas de optimización para
obtener una “solución inteligente” en la administración de cadena de
abastecimiento. Para esto, los programas utilizan técnicas tales como la
programación lineal, la clasificación ABC de inventarios, modelos heurísticos y el
enfoque de la teoría de las restricciones, entre otros. (Nynke, 2002)
 Referencias

Cristina, M. (2016). Selección de Mobiliario y Equipo de Almacen. Obtenido de

https://sites.google.com/site/ittijuanaao2016/unidad-iv--administracion-de-
inventarios/4-3-seleccion-de-mobiliario-y-equipo-de-almacen

Localización y Distribución de Almacenes. (2010). Obtenido de Administración de Operaciones:

https://sites.google.com/site/ittijuanaao2016/unidad-iv--administracion-de-
inventarios/4-2-localizacion-y-distribucion-de-almacenes

Lucina. (2012). Administración de Operaciones . Obtenido de Funciones y manejo físico de los

inventarios, recepción, organización,despacho, mantenimiento de los registros. :
https://sites.google.com/site/aolucina/unidad-5

Nynke, F. (2002). Sistemas Informáticos de Administración de Inventarios. Obtenido de

https://sites.google.com/site/ittijuanaao2016/unidad-iv--administracion-de-
inventarios/4-4-sistemas-informaticos-de-administracion-de-inventarios
 5.Administración de
Almacenes

5.1 Funciones y 5.2 Localización y 5.3 Selección de 5.4 Sistemas

manejo físico de distribución de mobiliario y Informáticos de
los inventarios almacenes. equipo de administración de
almacén. almacenes

Proceso de
Almacén seleccionar un Estrategia de
Selección Su función es
lugar geográfico

Unidad de Apoyar los

servicio Para realizar las procesos de
operaciones de Por su almacenamiento
una empresa Aprovechamient
o

Función de los
almacenes Sus ventajas son:

Mobiliario
Minimizar la
perdida de
Mantien Vigilan inventarios y
en las que no Llevan costos de
materias se agote un almacenaje
primas el control Equipo
seguras material