14 DE OCTUBRE DE 2019

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO

GESTIÓN DE PROYECTOS

GROUP OF PROJECT MANAGERS

GROUP OF PROJECT MANAGERS
Universidad Nacional del Altiplano
 Group of Project Managers
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO

Jefe de la Oficina de Tecnología e Informática (OTI).

Análisis y propuesta de mejora en el Proceso de Matriculas
en la UNAP.
Group of Project Managers (GPM).
Av. Floral 1153.
Puno – Perú. 21001.

Estimado jefe de la Oficina de Tecnología e

Informática:

Por medio de la presente carta presentamos una

alternativa o mejora al proceso de matrículas en la
Universidad Nacional del Altiplano mediante diferentes
tipos de mejoras en dicho proceso como la
simplificación de algunos pasos y la mejora del sistema
mismo. Estaremos gustosos de brindar apoyo y
colaborar en todo lo que concierne al proceso de
matrículas.

Contamos con un grupo con mucha experiencia en la

solución de problemas, distintos gestores de
proyectos, analistas, etc.

Para dicha solución, contamos con.


GROUP OF 
Abel Jairo Callohuanca Quispe.

Jean Carlos Carrasco Cutisaca

PROJECT  Carlos Enrique Chipana Ramos

Si más que explicar dicho equipo de trabajo estará

MANAGERS gustoso de poder dar una solución al proceso de
matrículas que tiene fallos.

Creemos que estamos a la altura para dar una solución

al problema, usando distintos tipos de métodos para
lograr ello.
CONTACTO Sin más que decir me despido.
TELÉFONO: Atentamente
990 080 860

SITIO WEB: Abel Jairo Callohuanca Quispe

www.GroupofProjectManagers.com
Representante (GPM)

CORREO ELECTRÓNICO:
GroupofProject@gmail.com

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1. Información general

Empresa / Organización: Group of Project Managers (GPM).

Proyecto: Implementar mejoras en el sistema del
Proceso de Matriculas en la UNAP.

Patrocinador: Universidad Nacional del Altiplano-DR.

Porfirio Enriquez Sales
Preparado por: Group of Project Managers (GPM).
Fecha de preparación: 01 de octubre de 2019
Fecha de modificación: 13 de octubre de 2019
Autorizado por: Vicerrectorado Académico: DR.
Rogelio Florez Franco

2. Propósito del proyecto

El motivo de la realización de este proyecto es la necesidad de implementar ciertas

mejoras en el Sistema de Matrículas de la Universidad Nacional del Altiplano de Puno
que actualmente se encuentra con deficiencias a la hora de su realización, siendo en
principal problema la pérdida de tiempo por parte de los estudiantes y coordinadores
académicos.

De esta forma, el presente proyecto busca promover el uso de las matrículas virtuales
como primera opción, de este modo prescindir de manera total las matrículas
presenciales para alumnos regulares, desaprobados, rezagados y segunda carrera.

Operación continua y uniforme: con el sistema mejorado se evitará la pérdida de tiempo

de la comunidad estudiantil y población académica al realizar el proceso de matrículas

El sistema contara con el apoyo de una entidad bancaria para realizar los distintos pagos
requeridos para el proceso de matrículas virtuales en la Universidad Nacional del
Altiplano.

3. Objetivos del proyecto

Metas
Disminuir considerablemente el tiempo de
matrícula por estudiante, regular, no
regular, segunda carrera, convalidaciones
Eliminar las matrículas presenciales para
todas las carreras de la Universidad
Nacional del Altiplano.
Asignar cursos y docentes para evitar
cursos sin docentes al inicio de las labores
académicas.
Objetivos
Mejorar el Sistema de Matriculas Virtuales
de manera que se generen menos
inconvenientes antes, durante y después
del mismo.
Implementar en el Sistema de Matrículas
Virtuales las opciones de Rectificación y
Matriculas con componentes
desaprobados con su confirmación previa
(mostrar cursos seleccionados antes de la
confirmación).
Controlar docentes completamente de
acuerdo a la demanda del curso en
cuestión (haciendo un análisis de demanda
constante), de manera que no se generes

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inconvenientes al inicio de clases (bloques

son docentes asignados).
Control de pagos por diferentes motivos Trabajar de la mano don una entidad
(carnet universitario, créditos bancaria (Banco de la Nación) para el pago
desaprobados, segunda carrera). del Carnet Universitario, créditos
desaprobados y segunda carrera e
Implementar un filtrado del código del
voucher en el software de las Matrículas
Virtuales para que validen la transacción.
Imprimir un comprobante de matrícula Agregar al software de las Matrículas
válida. Virtuales la opción de Imprimir la Ficha de
Matricula mediante el uso de la plantilla de
esta con las firmas necesarias.

4. Alcance del proyecto

4.1. Resultados del proyecto

a. Estudio y análisis al proceso de matricula

b. Plan de trabajo
c. Construcción del sistema
d. Informe del sistema
e. Documentación del desarrollo e implementación.
f. Manuales de uso
g. Manuales de operación y administración

4.2. Contenido del proyecto

a. Análisis de las encuestas

b. Análisis de riesgo
c. Gestión de riesgo
d. Gestión de recursos
e. Gestión del presupuesto
f. Diseño del cronograma de actividades
g. Diseño del sistema

4.3. Exclusiones

A continuación, se proporcionará un listado de los elementos que se consideran

fuera del alcance del proyecto:
1. No se brindará el código fuente.
2. El acoplamiento de características o modificaciones incluirán costos
adicionales.
3. No incluye los equipos de cómputo, en donde se instalará el sistema.
4. Una vez implementado el sistema se tendrá un periodo de 60 días de
soporte técnico; después de este tiempo, el soporte técnico solicitado será
cubierto por parte del Cliente.

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4.4. Stakeholders claves

a. Rector De La Universidad Nacional Del Altiplano: DR. Porfirio Enriquez Salas

b. Vicerrector Académico de la Universidad Nacional del Altiplano: DR. Rogelio
Flores Franco
c. Gerente: Abel Jairo Callohuanca Quispe
d. Supervisor: Henry Ivan Condori Alejo
e. Coordinadores académicos
f. Docentes

4.5. Hipótesis y suposiciones

a. Los usuarios (trabajadores involucrados) dispondrán de tiempo suficiente

para participar activamente en las pruebas y capacitaciones.
b. La universidad nacional del altiplano debe de contar con:
1. Computadoras que puedan ejecutar el sistema de manera eficaz
2. Navegador (Internet Explorer, Netscape Navigator u otro)
3. Internet
4. Servidores de base de datos

4.6. Restricciones

1. Está prohibido el uso y distribución del software

2. Esta realizado para solo un idioma (español)
3. Sistema implementado en un plazo máximo de 1 año
4. La empresa no asumirá el cargo del mal uso de los usuarios
5. Agregar modificaciones tendrán costos adicionales
6. El licenciamiento será eterno (no se le dará el código fuente)
7. Factores críticos del éxito del proyecto

5. Planeamiento inicial del proyecto al alto nivel

5.1. Estimación de recursos requeridos.

Costo estimado del proyecto

Recursos Técnicos y Tecnológicos
Recursos Cantidad
Humanos
Miembros del Cantidad Hora X5 Semana Mes Total por
equipo de (soles) horas (soles) x 5 (soles) x meses
personal días 4
semanas
Gerente de 1 22.40 112 560 2,800 33,600
proyectos (12
meses)
Analista de 1 17.88 89.44 447.20 2,236 6,708
Requerimiento (3 meses)

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Analista de 1 18.40 92 460 2,300 23,000

Software (10
meses)
Documentador 1 19.36 96.80 484 2,420 29,040
(12
meses)
Desarrolladores 2 23.76 118.80 594 2,970 47,520
(8 meses)
Total 6 93,068

Recursos Cantidad Horas Costo por Costo total Costo por licencia
Técnicos hora 1 año
Hardware 3 100 0.50 150
Computadoras
Impresora HP 1 20 0.70 14
Software
Visio 2 100
Proyect 4 200
profesional
Office 365 290
hogar
(suscripción)
Total 4 120 1.2 164 6,590

5.2. Materiales

Recursos materiales Cantidad Costo unitario Costo total

Papel bond 200 0.10 20
Bolígrafos 7 0.50 3.50
Cartuchos de tinta 2 8 12
Internet 20 1 20
Total 229 9.60 55.50

Recursos materiales Horas Costo por hora Costo total

Luz 60 0.50 30
Celulares 50 0.25 12.50
Trasportes 10 1.20 12
Total 130 1.95 54.50
Resumen Costo total
Presupuesto recursos humanos 93,068
Recursos técnicos tecnológicos 164
Recursos técnicos por licencia 6,590
Recursos materiales 55.50
Recursos generales 54.50
SUBTOTAL 99,924
IMPREVISTOS 10% 2,000
TOTAL 101,924

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5.3. Beneficios estimados.

a. Rapidez en el proceso de matrícula.

b. Seguridad de información de los datos personales del alumno.
c. Información sobre los horarios en la matricula virtual.
d. Aumentar el uso de la matricula virtual.
e. Pagos de identidad bancaria vinculada con la matricula virtual.
f. Reducir el tiempo en el proceso de matrícula.

5.4. Estimación de fechas a programar

Actividad Duración Inicio Fin

PROYECTO: 12 meses 01-10-2019 01-10-2020
Mejoramiento del
sistema en el
proceso de matrícula
en UNAP

6. Autoridad del proyecto

a. Autorización

Vicerrectorado académico: Dr. Rogelio Olegarto Flores Franco

b. Gerente del Proyecto

Abel Jairo Callohuanca Quispe

c. Comité de seguimiento
 Oficina General de Planificación y Desarrollo: M. Sc. Manuel Timoteo Enriquez
Tavera
 Jefe de OTTI
 Director de Dirección Académica de la UNAP

7. Firmas

Nombre Firma Fecha

Abel Jairo Callohuanca Quispe 14 de octubre de 2019

Jean Carlos Carrasco Cutisaca 14 de octubre de 2019

Carlos Enrique Chipana Ramos 14 de octubre de 2019

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