CARTAGENA D.

TYC 14/11/19

ADMINISTRACION DE FARMACIAS

PRESENTADO POR:

AUXILIARES DE FARMACIA

EDWIN MENDEZ PEÑA

ELIANNER SIERRA GUILLEN

LUCY CASTRO VEGA

 ELYON YIREH
INSTITUCIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO
OCTUBRE DE 2019

INTRODUCCION

Con la realización de este trabajo, se busca que nosotros como estudiantes de Farmacia, nos
familiaricemos con los conceptos básicos de Administración, sus elementos. Lo cual es
indispensable para desempeñar nuestro rol en el campo laboral, profesional y personal.

Por otra parte tendremos en cuenta el concepto de administración pero en la farmacia que es
realmente nuestro campo de acción.

Identificar la farmacia como una organización empresarial, mediante el análisis de los conceptos de
empresa y organización, para desarrollar la fase de organización en una farmacia debemos tener
muy presente todas las actividades que se realizan en el establecimiento y ahí si respondernos los
interrogantes pertinentes a la organización.

Se refiere a todas las actividades, procedimientos y procesos tendientes a garantizar que se

efectúen las diferentes funciones de trabajo, identificar quien hará tareas específicas, la dirección
se alcanza cuando los subalternos acatan a conciencia las órdenes y ejecutan igualmente a
conciencia las actividades, respetando los principios de autoridad de quien los dirige.

También podemos decir que Organización Se refiere a todas las actividades, procedimientos y
proceso tendientes a reunir los recursos económicos, tecnológicos, físicos y humanos de la
empresa, para distribuirlos y organizar el trabajo que cada miembro de la farmacia debe ejecutar
para lograr las metas y objetivos que se determinaron.

Dirección que Se refiere a todas las actividades, procedimientos y procesos tendientes a garantizar
que se efectúen las diferentes funciones de trabajo.
Control que es la cuantificación de los resultados con relación a los esperados, para asegurarse
que los objetivos planeados se están logrando.

Para así poder administrar o dirigir los establecimientos farmacéuticos que son los dedicados a la
Producción, Almacenamiento, Distribución, Comercialización, Dispensación, Control o
aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las materias primas
necesarias para su elaboración. Los cuales se pueden clasificar según sus actividades mayorista y
minoristas.
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA.

Todo establecimiento farmacéutico debe de tener un administrador que es el encargado de cumplir

con el manual de procedimiento que les permite ejercer una buena administración de las finanzas,
estado mayor, manejo del personal, márketing, servicio de atención al cliente. Para la cual el
MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL en la resolución N° 1403 de 2007 determino el
modelo de GESTION DE SERVICIO FARMACEUTICO para lograr tal fin.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

En la administración el gerente de una farmacia es responsable del funcionamiento de los diversos

aspectos de la farmacia, tales como finanzas, estado mayor, márketing, ventas, y servicio de
atención al cliente.

Ya que esto implica mucho en el crecimiento de una farmacia, por eso se especifica lo que se debe
de hacer un administrador para poder lograr los objetivos alcanzados y as metas trazadas en su
administración.
 Estado mayor
Uno de los papeles de base de una administración de la farmacia es supervisar el estado
mayor de la farmacia y manejar a la gente para mantener relaciones y resultados positivos de
trabajo.

Hay varios diversos tipos de estado mayor de la farmacia, incluyendo farmacéuticos,

ayudantes de la farmacia y técnicos de la farmacia. Cada uno de estos papeles es vital en el
funcionamiento de la farmacia, que se debe comunicar por el gerente.

El conflicto o las discusiones del estado mayor sobre la farmacia deben también implicar la
administración de la farmacia. El conflicto es un aspecto normal de cualquier organización y
puede ser beneficioso para que la gente despliegue su horizonte del pensamiento,
posiblemente llevando a las nuevos oportunidades o cambios.

Esto también ayuda a perfeccionar el entorno de trabajo de y la alegría total del estado mayor.
 Finanzas
Es generalmente el gerente de una farmacia que mantenga todas las finanzas orden,
incluyendo:

 Cuentas
 Pagos a los surtidores
 Pagos de seguro
 Sueldos y jornales
 Ingresos diarios
Mientras que el flujo de liquidez se registra diariamente, las declaraciones de ganancias y
pérdidas de todo el pago se deben también registrar en a regularmente, generalmente en un
semanal o mensualmente, base. Esto dependerá de la talla y de la estructura directiva de la
farmacia.

 Existencias
La administración debe supervisar las existencias de mercancías farmacéuticas y de otros
ítems para la venta en la farmacia. Esto es determinado importante para los medicamentos de
venta con receta y otros ítems controlados (e.g sostenidos), que se deben verificar más
regularmente. La mayoría de los surtidores farmacéuticos hacen dos lanzamientos diarios, así
que los repuestos pueden ser pedidos y ser recibidos rápidamente cuando el abastecimiento es
inferior.

 Ventas y márketing
La administración de la farmacia debe considerar ventas y estrategia de marketing para
mantener clientes regulares y los ingresos positivos.

En las farmacias que operan bajo cadenas importantes, las sociedades centrales deciden
generalmente sobre los períodos y las pautas promocionales que se realizarán en cada
farmacia.
Para las farmacias independientes, el gerente de la farmacia es a menudo responsable de
crear ventas y las campañas de marketing sin la dirección externa. Tienen generalmente el
mejor conocimiento de las existencias de la farmacia y que los ítems necesitan activar para
vender y para mantener el ciclaje de las existencias.

 Perfeccionar la administración de la farmacia

Los diversos papeles y responsabilidades se incluyen en el papel de la administración de la
farmacia. Puede ser difícil que una persona supervise todas estas áreas, determinado en
farmacias más grandes, y en estos casos, un equipo directivo de la farmacia se puede requerir
realizar todos los servicios adecuadamente.
 Hay varias calidades que son determinado beneficiosas para la administración de la farmacia
en mantener y ejecutar una farmacia rentable. Deben tener buenas habilidades de la gente a
comunicar con el estado mayor, para proporcionar el servicio de atención al cliente y a ayudar
con la resolución de conflicto.

Deben también tener una buena comprensión de los analíticos y de las métricas que indican el
funcionamiento de la farmacia, y que afectan los factores a esto. Además, los gerentes de la
farmacia deben entender que los conceptos de ventas y de márketing a asegurarse allí son
rentabilidad de la farmacia.

OBJETIVOS

 Definir y aclarar los términos de organización empresarial, elementos de la administración y

establecimientos farmacéuticos y su clasificación.

Objetivos específicos

 Determinar cómo influye el concepto de organización empresarial. En el funcionamiento de

una empresa.
 Identificar los Elementos de la administración.
 seleccionar el método administrativo adecuado para su organización.
 Seleccionar de forma correcta el personal necesario para la empresa.
 Implantar un modelo de organización apropiada a las características de una organización.
 Tomar decisiones administrativas con relación a la selección, adquisición almacenamiento y
distribución de los productos a dispensar.
 Identificar la farmacia como una organización empresarial, mediante el análisis de los
conceptos de empresa y organización, para que el futuro regente de farmacia aplique los
saberes propios con criterios empresariales.

 Diferenciar los elementos básicos de la administración, para ser aplicados a los diferentes procesos
del servicio de farmacia y a un servicio farmacéutico.

1. LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE FARMACIA.

1.2. ADMINISTRACIÓN
La administración es el proceso de planear organizar dirigir y controlar los esfuerzos de los
miembros de la organización, y aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas
establecidas.
También se puede decir que la administración es una filosofía, una actitud hacia la operación total
de la empresa. A la administración se le encarga del uso de los recursos, del tiempo y de las
utilidades.

Para definir la administración, debemos acudir inicialmente a respondernos algunos interrogantes

como

 Que se necesita hacer?

  Quien lo hará?
 Cuando la hará?
 Con que lo hará?

Las definiciones toman diferentes connotaciones según el ángulo desde la cual se mire;
administrar puede ser diferente para un abogado, para un filósofo, para un economista etc.

Según la real academia de la lengua española administrar es:

 Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo
habitan.
 Dirigir una institución.
 Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes.
 Desempeñar o ejercer un cargo, oficio o dignidad.
 Suministrar, proporcionar o distribuir algo.
 Conferir o dar un sacramento.
 Aplicar, dar o hacer tomar un medicamento.
 Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor rendimiento de ello o para que
produzca mejor efecto.
Un regente de farmacia debe administrar y que significa entonces administrar?

La capacidad de accionar Para mantener productivo los procedimientos de una empresa y

satisfacer las necesidades de sus clientes utilizando los recursos puestos a disposición.

El buen regente de farmacia para administrar bien y presentar resultados con eficiencia, eficacia y
efectividad debe conocer muy bien todos los procedimientos y recursos de la empresa que
regenta.

La capacidad de accionar tiene que ver con la puesta en funcionamiento de todos los mecanismos
que le den movimiento y resultados a la empresa que regenta.

1.3. QUE HACEN LOS GERENTES

Los gerentes trabajan con y por medio de otras personas. El termino personas comprende no solo
a los subordinados (subalternos) y supervisores, sino también a individuos que no pertenecen a la
organización (clientes, proveedores, representantes sindicales y otros). Estas personas y otras
proporcionan bienes y servicios o bien utilizan el producto o servicio de la organización. Así pues,
dentro o fuera de su organización los gerentes trabajan en cualquier nivel con todo aquel que les
ayude a obtener las metas de la organización o de la unidad

Los gerentes son responsables y además deben asumir la responsabilidad de los resultados. A
ellos les competen verificar que las tares específicas sean efectuadas debidamente: se les evalúa
atendiendo a la eficacia con que coordinan la realización de dichas tareas. También son
responsables por las acciones de sus subordinados. El éxito o fracaso de estos dos últimos es un
reflejo directo del éxito o fracaso de los gerentes.

1.4. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

La Administración tiene a su cargo vigilar el buen funcionamiento de varios aspectos. No sólo

relacionados con el lucro.
Uno de estos aspectos que juega un papel importante en la empresa es el sentido social que debe
tener la misma atención que el aspecto de grupo. El crear un ambiente adecuado en la empresa y
el lograr que la gente logre sus objetivos personales es igual de importante. También se deben
cubrir necesidades de los proveedores, de los clientes y atender el aspecto competencia.

La Administración está estrechamente vinculada con el desarrollo económico. Esto se debe a que
uno de los objetivos principales de la administración es hacer un uso racional de los recursos,
logrando una alta productividad de los mismos.

Prueba de esto es que se considera que un país bien administrado, es un país desarrollado y un
país mal administrado es un país subdesarrollado Que tan trascendental se convierte la adecuada
administración para el servicio farmacéutico o para la farmacia o cualquier otro establecimiento de
comercialización y distribución de productos farmacéuticos y similares?

Las farmacias pequeñas o grandes al igual que cualquier otra empresa grande o pequeña se verán
siempre enfrentadas a solucionar los mismos problemas, falta de recurso o falta de eficiencia,
eficacia y efectividad en la utilización de los mismos.

La falta de talento humano competente o con aptitudes y actitudes idóneos, adecuados o

suficientes, alteran el normal accionar de la farmacia, afectando principalmente la atención al
cliente.

La limitación en el recurso económico podría llegar a afectar la disponibilidad de inventario en

cantidad y diversidad.

La tecnología puede llegar a hacer lento el procedimiento de atención al cliente, procedimientos

contables etc.

El espacio físico insuficiente o mal distribuido puede llevar al traste una excelente circulación o
movilidad de los usuarios, la presentación estética del negocio, la rentabilidad por metro cuadrado
del espacio físico etc, La importancia de la administración radica en la dimensión de la actividad
social que representa; el accionar de la administración pone en funcionamiento la empresa y a
través de esta se puede lograr la satisfacción de las necesidades de sus empleados y
empleadores.

El administrador eficaz también puede hacer frente al medio externo. Cada vez que los
administradores hacen planes tienen que tomar en cuenta las necesidades y los deseos de los
miembros de la sociedad externa de la organización, así como las necesidades de recursos
materiales y humanos, tecnología y otros requerimientos que provienen del ambiente que les
rodea. Hasta un cierto punto lo hacen igual con casi cualquier clase de actividad administrativa.

Todos los administradores, tanto si operan en una empresa comercial, una agencia
gubernamental, una iglesia, una fundación caritativa, o una Universidad, tienen que considerar, en
diversos grados. Los elementos y las fuerzas de su ambiente externo.

Deben identificar, evaluar y reaccionar ante las fuerzas ajenas a la empresa que quizá afecten sus
operaciones.
La administración, de carácter eminentemente social, se rige por una serie de valores que le
proporcionan no sólo una validez moral ante la población, sino también información ética que debe
orientar la conducta del administrador en la sociedad.

La importancia de la administración se fundamenta en los valores institucionales que proporciona;

los cuales se resumen así:
1.4.1. Social

Es importante, ya que contribuye al bienestar de la sociedad a través de:

 El mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente
las necesidades reales del ser humano.

 El mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.

 El cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos locales y

federales.
 Evitar la competencia desleal

 La promoción del desarrollo social y humano a través de la creación de fuentes de trabajo.

 Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.

1.4.2. Organizacional

Las que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta el grupo social, y que se
dedican a:
 Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.
 Optimizar la coordinación de recursos.
 Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.
 Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

1.4.3. Económica

Las que se orientan a la obtención de beneficios económicos y que puede ser:

 Generando riqueza
 Maximizando la obtención de utilidades.
 Manejando adecuadamente los recursos financieros.
 Propiciando el desarrollo económico del grupo social.
 Promoviendo la inversión.
Una eficiente administración debe identificar los recursos necesarios y los disponibles para el logro
de objetivos y emprender acciones para el logro de los objetivos críticos que son:

Supervivencia en el mercado, significa que la farmacia permanezca en el mercado que no

desaparezca.

Crecimiento como empresa, que sus activos y patrimonio propios aumenten.

Obtención de utilidades, que sean superiores a los gastos, para poder cumplir con todas las
obligaciones económicas con los empleados y proveedores.

2. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Fig. 2. RECONOCIMIENTO DE LOS ELEMENTOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACION DE

FARMACIA
2.1. PLANEACION

Determina donde estamos y a dónde queremos llegar a través de los planes la organización fija
sus metas y objetivos y define el mejor procedimiento para obtenerlos.

 Permite que la organización asigne los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos.

 Que se fijen los indicadores y estándares para que la obtención de los objetivos sea vigilada y
medida.

PLANEACION:
decidir con antelación
 Que se debe hacer?
 Con que se debe hacer?
 Como se debe hacer?
 Donde se debe hacer?
y
 Quien lo debe hacer?
para satisfacer los clientes con los productos y servicios que se ofertan.

Para desarrollar la fase de planeación en una farmacia debemos tener muy presente todas
las actividades que se realizan en el establecimiento y ahí si respondernos los interrogantes
pertinentes a planeación.

Tomemos como ejemplo el servicio de inyectología.

 Que debe hacerse ? aplicar 20 inyectables diarias a $ 2000 cada una
 Con que debe hacerse? Los recursos necesarios: jeringas, algodón, liquido desinfectante,
 Como debe hacerse? Siguiendo el procedimiento normalizado para este caso.
 Donde debe hacerse? En el sitio destinado, el lugar de inyectología.
 Quien debe hacerlo? El auxiliar de turno o la persona designada y con autorización o
curso de competencia.

2.2. ORGANIZACIÓN

Se refiere a todas las actividades, procedimientos y proceso pendientes a reunir los recursos
económicos, tecnológicos, físicos y humanos de la empresa, para distribuirlos y organizar el
trabajo que cada miembro de la farmacia debe ejecutar para lograr las metas y objetivos que se
determinaron.

Toda organización necesita una estructura que permita establecer los principios de jerarquía,
orden, responsabilidad y autoridad, debe ser un mecanismo de apoyo para el logro de los objetivos
buscados con la planeación, para lo cual se apoya en la capacitación en las estrategias y en la
ejecución de las tareas y procedimientos.

ORGANIZACIÓN:
COMO SE VA A HACER?

Para desarrollar la fase de organización en una farmacia debemos tener muy presente todas las
actividades que se realizan en el establecimiento y ahí si respondernos los interrogantes
pertinentes a la organización.

Continuando con el ejemplo de inyectología

Como se va a hacer?
 Definiéndolo y socializando el manual de procedimiento de inyectología
 Cumpliendo lo referente a la programación.
 Definiendo y publicando el cronograma de turno
 Definiendo y publicando las Normas técnicas de asepsia.
 Normas técnicas de disposición final de desechos.

La dirección conlleva a evaluar las actividades para observar desviaciones o incumplimiento de lo

planeado.

2.3. DIRECCIÓN.

Se refiere a todas las actividades, procedimientos y procesos tendientes a garantizar que se

efectúen las diferentes funciones de trabajo, identificar quien hará tareas específicas, la dirección
se alcanza cuando los subalternos acatan a conciencia las órdenes y ejecutan igualmente a
conciencia las actividades, respetando los principios de autoridad de quien los dirige.

En la dirección efectiva se habla de dirigir para hacer que la gente haga las cosas y motivar para
dejar que la gente haga las cosas

DIRECCIÓN
Como lo estarán haciendo?
CAPACIDAD DE INFLUIR SOBRE LAS PERSONAS PARA REALIZAR EL TRABAJO Y LOGRAR
LAS METAS EMPRESARIALES

Para desarrollar la fase de control en una farmacia debemos tener muy presente todas las
actividades que se realizan en el establecimiento y ahí si respondernos los interrogantes
pertinentes al control.

Continuando con el ejemplo de inyectología.

CONTROL
Verificando que se cumpla lo pertinente a la actividad planeada.
Motivar o exigir con argumentos evidentes para que se cumpla lo normalizado con actividades
estimulantes o represivas.
2.4. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
La dirección excelente exige unas bases habilidades administrativas, las cuales se fundamentan
teóricamente en el legado de Habilidades administrativas de Robert Katz identificó tres tipos de
habilidades para un buen administrador que son:

1. Habilidad técnica,
2. habilidad humana,
3. habilidad de conceptualización; a esta se le puede agregar una cuarta:
4. capacidad de diseñar soluciones.

 La habilidad técnica, es la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen

la aplicación de métodos, procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de
instrumentos y técnicas específicas.
 La habilidad humana es la capacidad de trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo
en equipo, la creación de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de
expresar sus opiniones.

 La habilidad de conceptualización es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir

los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos.

 La habilidad de diseñar soluciones es la capacidad de resolver problemas en beneficio de la

empresa. Para ser eficaces, los administradores deben ser capaces de hacer mucho más que
advertir un problema. Deben poseer además la habilidad para deducir la solución práctica de
un problema, en respuesta a las realidades que enfrenta.

2.5. CONTROL.

Es la cuantificación de los resultados con relación a los esperados, para asegurarse que los
objetivos planeados se están logrando:
Su cuantificación se hace con base en los indicadores que se deben haber previsto en la fase de
plantación.

CONTROL
COMO SE HA REALIZADO LA ACTIVIDAD?
CUANTO SE HA LOGRADO

Para desarrollar la fase de control en una farmacia debemos tener muy presente todas las
actividades que se realizan en el establecimiento y ahí si respondernos los interrogantes
pertinentes a la control.

Continuando con el ejemplo de inyectología.

Cuantificando lo que se hizo y se dejo de hacer.
Realizando plan de mejoramiento o fortalecimiento.

Después de realizar las actividades de control se debe replantear y retroalimentar al personal

sobre los hallazgos; haciéndolo participe del plan de mejoramiento o fortalecimiento.

2.6. RECURSOS EMPRESARIALES.

Los recursos empresariales son el conjunto de bienes o medios de subsistencia, disponibles para
resolver una necesidad.
Para el correcto funcionamiento de los establecimientos de distribución farmacéutica y servicios
farmacéuticos, los gobiernos regulan y reglamentan los diferentes recursos de las empresas
farmacéuticas.
A estos recursos se les aplica los elementos básicos de la administración, así mismo son los que
por definición se deben utilizar adecuadamente; los mismos son:
2.6.1. Recurso Talento humano:

Constituido por todas las personas que trabajan en la empresa.

En un establecimiento distribución farmacéutica trabajan de personas con diferentes competencias
o capacidades, las cuales están determinadas por el tipo de establecimiento.
Todo establecimiento de distribución farmacéutica legalmente funcionando debe tener como
mínimo un director responsable.
Las personas competentes para una farmacia son los Químicos farmacéuticos, Tecnólogos
regentes de Farmacia y Farmacéuticos licenciados; para una droguería pueden además de los
anteriores, los Directores de Droguería y los Expendedores de drogas.
También se dispone de otro tipo de talento humano como son los auxiliares que deben ser para el
servicio farmacéutico: técnico auxiliares de servicios farmacéuticos o auxiliares de farmacia y
droguería.

2.6.2. Recursos Económicos:

Son todos los bienes que constituyen su patrimonio empresarial como el dinero en efectivo,
maquinas y todo aquello que puede convertir en efectivo o dinero.
Los recursos económicos de un establecimiento de distribución farmacéutica están representados
mínimos por la cantidad de inventario, su tecnología, sus enseres, su planta física, la cantidad y
calidad del recurso humano.
Para dimensionar el monto de los recursos económicos a través del inventario de medicamentos
basta con pensar en una farmacia que tenga en su inventario como mínimo de a dos tratamientos
ambulatorio por sustancia medicamentosa referida en el plan obligatorio de salud por grupo
terapéutico.
Más sencillo aun: cuanto pueden costar dos unidades comerciales de cada uno de los
medicamentos del plan obligatorio de salud ambulatorio para poner en funcionamiento una
pequeña droguería.

2.6.3. Recursos físicos:

Hace alusión a las características de la planta física donde funciona un establecimiento de

distribución farmacéutica.
Las características de la planta física de un establecimiento de distribución farmacéutica esta
determinada por la clase de establecimiento, la cantidad de actividades y procedimientos que
ejecuta; igualmente debe cumplir unas características propias y pertinentes con la clase de
productos que almacena y oferta.
Un local mínimo para el funcionamiento de una farmacia-droguería esta reglamentando en 20
metros cuadrados; para las otras clases de establecimientos de distribución farmacéutica, si bien
es cierto que no esta determinado por norma jurídica, si se debe tener presente el volumen de
inventario, el número de empleados y sobre todo los riesgos inherentes a la cantidad de actividad
que se desarrolla y a los productos que se almacenan; el área es entonces proporcional a la
cantidad de recursos con los que se trabaje para realizar un trabajo saludable.

2.6.4. Recursos tecnológicos.

Comprende el conjunto de teorías, técnicas, instrumentos, procedimientos y el producto del

aprovechamiento del conocimiento científico que facilitan el que hacer del sector farmacéutico o
cualquier otro sector productivo.
Los recursos tecnológicos de un establecimiento de distribución farmacéutico, están constituidos
por todos los elementos que hacen tangible el servicio al usuario por ejemplo el medicamento, la
droga, el cosmético, las maquinas, los preparados magistrales etc.

3. Establecimientos Farmacéuticos
3.1. Conceptualización y caracterización de establecimientos farmacéutica.

El concepto de establecimiento farmacéutico toma el significado según desde donde se aborde;

con un enfoque del código de comercio colombiano se puede inferir que es un establecimiento de
comercio, porque realiza actos y operaciones propias de empresas mercantiles como son las de
adquisición y compra para la venta de bienes que son los medicamentos y demás productos
farmacéuticos o afines, además, quienes la ejercen a titulo personal como propietarios se les
califica de comerciante porque la ejercen personas que profesionalmente se ocupan de actividades
catalogadas como tal, lo anterior característica obliga el cumplimiento de una serie de normas
pertinentes para los establecimientos de comercio como son:

 matricularse en el registro mercantil,

 inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la
ley exija esa conformidad y pertinentes al tipo de sociedad.
 llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales,
 conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus
negocios o actividades,
 abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

Se debe tener presente que la obligación de matricula mercantil es prerrequisito para registro e
inscripción en los organismos de salud respectivo.
Industrialmente el sector farmacéutico ejecuta actividades de producción, comercialización,
importación, exportación, envasado y/o expendio de medicamentos, cosméticos, productos de
aseo, higiene y limpieza.

Nuestro interés en este momento son los establecimientos que distribuyen y/o dispensan
medicamentos y dispositivos médicos quirúrgicos, los cuales se clasifican en minoristas o
mayoristas según los volúmenes de comercialización de mercancías y si estas son para distribuir.

El modelo de gestión farmacéutica de Colombia promulgado por resolución numero 1403 de Mayo
de 2007 del ministerio de protección social, define el Establecimientos farmacéuticos todo
establecimiento dedicado a la
 producción,
 almacenamiento,
 distribución,
 comercialización,
 dispensación,
 control o aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las
materias primas necesarias para su elaboración.

Se consideran, según las normas farmacéuticas colombianas; establecimientos farmacéuticos

mayoristas: los Laboratorios Farmacéuticos, las Agencias de Especialidades Farmacéuticas y
Depósitos de Drogas.
Se consideran establecimientos farmacéuticos minoristas: las Farmacias- Droguerías y las
Droguerías.
El decreto 1950 de 1964 define los siguientes establecimientos de distribución farmacéutica
(E.D.F.)

3.1.1. DEPÓSITOS DE DROGAS.

Los establecimientos comerciales dedicados exclusivamente a la venta al por mayor, de drogas,

alimentos con indicaciones terapéuticas o que reemplacen Regímenes alimenticios especiales,
productos de tocador, sustancias químicas aplicadas en la industria, materiales de curación,
jeringuillas y agujas. También podrán expender aparatos de física o química que se relacionen con
la ciencia y el arte de curar, y en general productos o artículos similares a los anteriores, a juicio de
las autoridades de Salud Pública correspondientes.

3.1.2. AGENCIA DE ESPECIALIDADES FARMACÉUTICAS

El establecimiento dedicado al almacenamiento, promoción y venta de los productos fabricados por

los laboratorios cuya representación o distribución hayan adquirido. Estos establecimientos
cumplirán, en lo pertinente, los requisitos exigidos a los depósitos por el presente Decreto, y su
dirección y su dirección técnica estarán a cargo de un farmacéutico en ejercicio legal de la
profesión.

3.1.3. FARMACIAS – DROGUERÍAS

Aquellos establecimientos que se dedican a la preparación de fórmulas magistrales y a la venta al

detal de sustancias químicas, drogas oficinales, especialidades farmacéuticas, alimenticias,
cosméticos y productos de tocador, insecticidas, relentecidas y similares, y de utensilios auxiliares
de la medicina.
También podrán expender artículos de utilidad general compatibles con esta clase de
establecimientos. Al frente de estos establecimientos debe estar un farmacéutico en ejercicio legal
de la profesión.

Entre los establecimientos farmacéuticos mayoristas o minoristas existen diferencias que se

establecen por los procesos que realizan, lo que obliga a tener un parque tecnológico diferente al
igual que diferentes talento humano y recurso físico y en esa misma dimensión puede ser el
recurso económico.
Los procesos que se realizan en un establecimiento de distribución farmacéutica mayorista son:
 Agencias de Especialidades Farmacéuticas: realiza procesos de Recepción y Almacenamiento.
 Depósitos de Drogas: realiza procesos de Reenvase, Recepción y Almacenamiento.

Los procesos que se realizan en un establecimiento de distribución farmacéutica minorista son:

 Recepción y almacenamiento;
 Dispensación;
 Preparaciones magistrales.
 Medición de glicemia por método de punción
 Aplicación de inyectables.

Los clasificados como droguerías no realizan preparados magistrales.

3.1.4. ATENCION FARMACÉUTICA.

Es la asistencia a un paciente o grupos de pacientes, en el seguimiento del tratamiento fármaco

terapéutico, dirigida a contribuir con el médico tratante y otros profesionales del área de la salud en
la consecución de los resultados previstos para mejorar su calidad de vida.

Se fundamenta en la Dispensación de medicamentos y en la información y educación de los

usuarios

3.2. GESTIÓN DEL SERVICIO FARMACÉUTICO.

Es el conjunto de principios, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas asistenciales y

administrativas esenciales para reducir los principales riesgos causados con el uso innecesario o
inadecuado y eventos adversos presentados dentro del uso adecuado de medicamentos, que
deben aplicar las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas,
establecimientos farmacéuticos y personas autorizadas, respecto al o los procesos autorizados en
la prestación del servicio farmacéutico. Es característica fundamental del Modelo de Gestión del
servicio farmacéutico la efectividad, el principio de colaboración y el compromiso de mejoramiento
continuo, y su contenido será básicamente el determinado en el Modelo de Gestión del servicio
farmacéutico, donde se desarrollarán los criterios y requisitos establecidos en este Decreto

3.3. SERVICIO FARMACÉUTICO

Es el servicio de atención en salud responsable de las actividades, procedimientos e

intervenciones de carácter técnico, científico y administrativo, relacionados con los medicamentos y
los dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico,
tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e integral
al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.

El servicio farmacéutico será de baja, mediana y alta complejidad dependiendo de las actividades
y/o procesos que se desarrollen.

Los procesos para los de baja complejidad son:

1. selección,
2. adquisición,
3. recepción
4. almacenamiento,
5. distribución y
6. dispensación de medicamentos y dispositivos médicos;
7. participación en grupos interdisciplinarios;
8. información y educación al paciente y la comunidad sobre uso adecuado de medicamentos y
dispositivos médicos; y, destrucción o desnaturalización de medicamentos y dispositivos
médicos.

Estos procesos están normatizados por los decretos 2200 de 2005 y el 2330 de 2006 y el modelo
de gestión farmacéutica del ministerio de la Protección Social y del trabajo, al igual que criterios
administrativos y técnicos generales del Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico y adoptar el
Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos del Servicio Farmacéutico.

Estos servicios deben ser habilitados en calidad, teniendo presente las normas pertinentes Lo que
se busca con la habilitación es controlar el riesgo asociado a la prestación de servicios de salud y
controlar las condiciones en que se ofrecen los servicios, y hacer seguimiento a los riesgos a los
que se ven enfrentados los usuarios.

3.4. Funciones de un servicio farmacéutico.

 Administrativa. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar los servicios relacionados

con los medicamentos y dispositivos médicos ofrecidos a los pacientes y a la comunidad en
general, con excepción de la prescripción y administración de los medicamentos.

 Promoción. Impulsar estilos de vida saludables y el uso adecuado de los medicamentos y

dispositivos médicos.

 Prevención. Prever factores de riesgo derivados del uso inadecuado de medicamentos y

dispositivos médicos, así como los problemas relacionados con su uso.

 Suministro. Seleccionar, adquirir, recibir y almacenar, distribuir y dispensar medicamentos y

dispositivos médicos. En las funciones de selección y adquisición, la participación del servicio
farmacéutico será de carácter técnico, sin perjuicio de la decisión de la organización en sentido
contrario.

 Elaboración y adecuación. Realizar preparaciones magistrales y/o adecua-ción y ajuste de

concentraciones de dosis de medicamentos oncológicos y demás medicamentos para cumplir
 con las dosis prescritas, cumpliendo con las Buenas Prácticas de Elaboración, establecidas en
la normatividad para cada actividad y/o proceso en particular.

 Atención farmacéutica. Ofrecerla a los pacientes que la requieran.

 Participación en programas. Tomar parte en la creación y/o desarrollo de programas

relacionados con los medicamentos, especialmente los de farmacovigilan-cia, uso de
antibióticos y uso adecuado de medicamentos y dispositivos médicos.

 Investigación. Realizar o participar en estudios relacionados con medicamentos y dispositivos

médicos, que conlleven el desarrollo de sus objetivos, especialmente aquellos relacionados
con la farmacia clínica.
 Información. Obtener y difundir conocimientos sobre medicamentos y dis-positivos médicos,
especialmente, informar y educar a los miembros del grupo de salud, el paciente y la
comunidad sobre el uso adecuado de los mismos.

 Vigilancia de recursos y verificación de cumplimiento de actividades. Desarrollar y aplicar

mecanismos para asegurar la conservación de los bienes de la organización y del Estado, así
como el Sistema de Gestión de la Calidad de los Procesos, Procedimientos y Servicios
Ofrecidos.

 Participación en comités. Formar parte de los Comités de Farmacia y Terapéutica,

Infecciones y Bioética de la institución, entre otros.

4. PLANEACIÓN GENERAL.
A continuación se explicará detalladamente cómo se desarrollarán cada uno de los pasos a seguir
en la administración de farmacias

4.1. A continuación la siguiente tabla contiene la información solicitada:

Se escoge encofarma ya que se encamina el proyecto con este modelo, y la especialidad
es servicio farmacéutico.

Nombre del
Establecimiento Droguerías encofarma
seleccionado

Justificación de la Me parece una empresa ejemplar y con un desarrollo para destacar, teniendo en
selección del cuenta que prestan un buen servicio y son muy pocas la quejas recibidas, es de
establecimiento anotar que tiene todo reglamentado según las exigencias del ministerio de salud.

Características del Garantizan la seguridad de los pacientes que vienen a requerir el servicio, efectividad,
establecimiento seguridad, calidad de la información y educación necesaria para su utilización
seleccionado de correcta.
acuerdo con la
normatividad vigente Previene factores de riesgo derivados del uso inadecuado de medicamentos y
(Decreto 2200 de 2005 dispositivos médicos, de igual forma cumple con lo establecido en el decreto,
y Resolución 1403 de resolución sobre el reglamento de servicio farmacéutico.
2007.
Definir el organigrama
que tendrá la
organización y sus El administrador es el encargado de administración de las finanzas, manejo del
diferentes niveles de personal, realizar apertura y cierre de la farmacia, análisis de presupuestos y aplica
autoridad. técnicas de evaluación, garantizar la existencia de medicamentos en la cantidad
necesaria para la buena operación de la farmacia, control de inventarios, generación
de pedidos, establecer una base de datos para decidir qué se compra a cada
compañía y en qué cantidad de productos, servicio al cliente, de igual forma los
técnicos o auxiliares de farmacia son los encargados de atención al cliente,
demostrando su profesionalismo, finalmente llegando a entender lo principal o
fundamental colocar en práctica sus valores. La dirección estará a cargo del Químico
Farmacéutico, Tecnólogo en Regencia de Farmacia, Director de Droguería,
Farmacéutico Licenciado, o el Expendedor.

La Misión: Entidad que busca proteger la salud, por medio de la venta o

comercialización de productos farmacéuticos que contribuyan con el mejoramiento o
Redactar Los
bienestar de los usuarios, garantizando su calidad, demostrando su eficacia en
objetivos, misión y
atención y demás necesidades.
visión del
establecimiento
Visión: al año 2020 esta empresa será reconocida por su atención personalizada, y
en continua búsqueda de los productos que se adecuen a sus necesidades en donde
su visión primordial sea garantizar una buena orientación y servicio.

Compromiso: Buscamos la realización de las metas personales y profesionales,

servimos con plenitud y disfrutamos lo que hacemos en cada momento, luchamos por
brindar a nuestros clientes la mejor atención brindando una excelente orientación.

Integridad: poseemos una muralla para permanecer fieles a nuestros principios,

Mencionar cuáles ayudando a construir e implementar ideas con rectitud, enfocados a un mejor servicio
serán los valores a los clientes y a la sociedad en general.
institucionales del
establecimiento Agilidad: demostrar la capacidad de atención al cliente en su necesidad frente a las
farmacéutico. demás empresas de servicios farmacéuticos, demostrando ser los mejores.

Calidad: Estamos enfocados en anticipar y satisfacer las necesidades de nuestros

clientes generando valor y confiabilidad en los procesos e implementando estrategias
acordes con sus políticas comerciales.

Relacionar los Los recursos con los que cuenta son: Establecimiento, sitio adecuado con buena
recursos ventilación tanto de entrada y de salida, estantes en buenas condiciones, puertas y
empresariales con los ventanas reforzadas para proteger de la luz solar directa, elementos para inyectología
cuales contará el (camillas) refrigeración es casos de medicamentos que lo necesiten, maquinaria de
establecimiento computo, personal idóneo, libros y documentos según lo establezca la ley.
farmacéutico
 4.2. Recursos Humanos, financieros, tecnológicos y físicos necesito para la selección,
Adquisición, Recepción, Almacenamiento, distribución, dispensación, medicamentos y
dispositivos médicos del establecimiento seleccionado.

RECURSOS RECURSOS RECURSOS RECURSOS

RECURSOS
HUMANOS FINACIEROS TECNOLOGICOS FISICOS

Lista de
Químico Ofertantes
Faltantes o
farmacéutico Contratantes
Base de Datos Agotados
Regente Presupuestos
ADQUISICION De consumidor Listado
Comité de Cotizaciones
mensual Básico de
Farmacia y presupuestos
Medicamentos
terapéutica
Inventarios
Inventarios
Auxiliar Clasificación Área de
Clasificados por
RECEPCION de farmacia Por costos Recepción
Categorías
Regente remisiones

Control de
Estanterías
Existencia
Señalización Nevera para
Auxiliar de O movimiento
Demarcación Medicamentos d
ALMACENAMIENTO Farmacia To, inventario
De áreas, De cadena de
Regente General.
Frio Área de
Control de
cuarentena
Averías.
Químico
Orden de Pedí do por Solicitud
Farmacéutico Distribución
DISTRIBUCION formulación medica De reposición
Regencia Externa o interna,
De stock
Regente Trazabilidad por Seguimiento
Auxiliar de Periodos Farmacología Distribuir con
DISPENSACION
Farmacia Ventas diarias Datos de pacientes Formula médica,
O distribución
Proveedores Historial
Frecuencia de Ofertas
Químico De pacientes,
Uso, actualizando Del mes
SELECCIÓN Farmacéutico Listado básico
Periódicamente Lista de agotados.
Regente De medicamentos
Consumos históricos

4.3. Matriz DOFA (Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) que le permita analizar el
ambiente externo de la organización también las fortalezas y debilidades al interior de la
misma, con el fin de obtener información que sustente la toma de decisiones frente al
proyecto.
4.3.1 TOMA DE DECISIONES CON RESPECTO AL DOFA

PASOS EN LA TOMA DE DECISIONES

Los a seguir en el proceso de toma de decisiones varían Veamos una secuencia lógica:

 IDENTIFICAR EL PROBLEMA

Una vez detectado definirlo y formularlo correctamente

 ANALIZAR EL PROBLEMA

Este paso lo podemos cumplir si separamos cada uno de los factores que dieron origen al
problema y que pueden estar a la vista o ser intangibles. Debemos tener mucho cuidado, para no
confundir los síntomas con las causas.

 PROPONER ALTERNATIVAS DE SOLUCION

Se hace una lista de todas las solucione posibles y un examen comparativo con base en criterios
objetivos, comparables y si es posible cuantificables. Luego se elimina las alternativas que no sean
viables o factibles. Una buena decisión depende de una buena información antecedentes y
personas que puedan aportar experiencias o aportes originales.

4.4. Tomando como referencia la resolución 1403 de 2007, las condiciones de

infraestructura física y las áreas con las cuales debe contar el establecimiento o servicio
farmacéutico.

Condiciones infraestructura física

Contará básicamente con una infraestructura física con las condiciones establecidas en el numeral
1.1.capitulo II título I del manual de infraestructura física de farmacia y droguería

4.4.1. AREAS

La farmacia –droguería dispondrá básicamente de las siguientes áreas.

 a. Área Administrativa, debidamente delimitada.

b. Área especial para la elaboración de preparaciones magistrales, que garantice las buenas
practicas del proceso.

c. Área de recepción y almacenamiento provisional de medicamentos, dispositivos médicos,

productos autorizados y materia prima.

d. Área de almacenamiento de materia prima

e. Área de almacenamiento de dispositivos médicos y medicamentos.

f. Área para el almacenamiento de producto autorizado independiente y separado del área

de almacenamiento y dispositivos médicos.

g. Área de dispensación de medicamentos y entrega de dispositivos médicos y productos

autorizados.

h. Área de cuarentena de medicamentos en ella también se pondrá almacenar de manera

transitoria los productos retirados del mercado.

i. Área para el manejo y disposición de residuos, de acuerdo con la normatividad vigente.

4.4.2. INFRAESTRUCTURA FÍSICA

El servicio farmacéutico hospitalario estará ubicado en un área de la Institución Prestadora de

Servicios de Salud de fácil acceso y dimensiones determinadas por el volumen de las actividades,
el número y tipo de procesos propios del servicio farmacéutico que se adelanten en la institución y
el número de servidores públicos o trabajadores que laboren en el servicio farmacéutico. Deben
estar alejados de fuentes de contaminación o ruido excesivo.

Condiciones locativas

Los locales deben contar con área física exclusiva, independiente, de circulación

Restringida, segura y permanecer limpios y ordenados.

A. Pisos. Los pisos deben ser de material impermeable, resistente y contar con sistema de drenaje
que permita su fácil limpieza y sanitación.

B. Paredes. Las paredes y muros deben ser impermeables, sólidos, de fácil limpieza y resistentes
a factores ambientales como humedad y temperatura.

c) .Techos. Los techos y cielo rasos deben ser resistentes, uniformes y de fácil limpieza y
sanitación.
 D. Áreas de almacenamiento. Las áreas para el almacenamiento de medicamentos y dispositivos
médicos deben ser independientes, diferenciadas y señalizadas, con condiciones ambientales,
temperatura y humedad relativa controladas. Iluminación. Debe poseer un sistema de iluminación
natural y/o artificial que permita la conservación adecuada e identificación de los medicamentos
dispositivos médicos y un buen manejo de la documentación.

F. Instalaciones eléctricas. Plafones en buen estado, tomas, interruptores y cableado protegido.

G. Ventilación. Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que garantice la
conservación adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos. No debe entenderse por
ventilación natural las ventanas y/o puertas abiertas que podrían permitir la contaminación de los
medicamentos y dispositivos médicos con polvo y suciedad del exterior.

H) Condiciones de temperatura y humedad. Los sitios donde se almacenen medicamentos

deben contar con mecanismos que garanticen las condiciones de temperatura y humedad relativa
recomendadas por el fabricante y los registros permanentes de estas variables, utilizando para ello
termómetros, higrómetros u otros instrumentos que cumplan con dichas funciones.

I) Criterios de almacenamiento. Los dispositivos médicos y los medicamentos se almacenarán de

acuerdo con la clasificación farmacológica (medicamentos) en orden alfabético o cualquier otro
método de clasificación, siempre y cuando se garantice el orden, se minimicen los eventos de
confusión, pérdida y vencimiento durante su almacenamiento. El sistema de segregación de los
dispositivos médicos y medicamentos debe garantizar que el lote más próximo a vencerse sea lo
primero en dispensarse.

4.5. medios, estrategias o métodos que utilizara la organización para comunicarse y brindar
toda la información para atender las necesidades de los usuarios externos y usuarios internos.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN DE LA DROGUERIA ENCOFARMA

LINEAS CORREO UNA LINEA DE

TELEFONICAS FAX ATENCIÓN AL
ELECTRONICO
USUARIO

PROPAGANDAS EN CORREOS
LA RADIO Y ELECTRONICOS FOLLETOS PAGINAS WED
TELEVISIÓN INSTITUCIONALES
 CONCLUSIONES

Se deduce también que como regentes de farmacias debemos tener un conocimiento claro de
qué y para qué son los elementos de la organización empresarial y como debemos de aplicarlos en
su respectivo momento.

Se logró aclarar las diferencias entre los diferentes establecimientos que hacen parte de los
servicios farmacéuticos, identificando cual es el rol y las limitaciones de cada uno de los
establecimientos.

Hemos concluido que si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos
realistas. La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de la organización y
en las formas generales para alcanzarlos. La opción frente a la planificación es la actividad
aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes efectivos son flexibles y se adaptan condiciones
cambiantes.

Debe hacerse notar que la planificación; debe ser vigilada periódicamente, revisada y
modificada de acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos que se vayan
presentando en la empresa.

Fue satisfactorio para mí como estudiante de auxiliar de farmacia el desarrollo de este trabajo, ya
que fortalece y enriquece esta importante profesión, toda vez que formará parte de nuestros
conocimientos para poder ser aplicados en un futuro.
 BIBLIOGRAFIAS

ESPINAL, Bedoya. Francisco Javier. Modulo Administración de Farmacias. Universidad

Nacional Abierta y a Distancia. UNAD. Unidad Uno. Capítulos 1, 2 y 3. Medellín. 2007

RIASCOS. José Antonio. Teoría Clásica de la Administración. 2000

SANCHEZ, Galán. José Ramón. La Empresa Humana. En: Las Organizaciones

Empresariales y el Hombre. Editorial Visión Libros. Tomo I. 2011.

COLOMBIA. MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL. Decreto 2200 (Junio 28 del

2005). Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.
Bogotá. D.C. 2005.

COLOMBIA. MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL. Resolución 1403 (Mayo 14 del

2007). Por la cual se determina el servicio de gestión del servicio farmacéutico, se adopta
el manual de condiciones esenciales y procedimientos y se dictan otras disposiciones.
Bogotá. D.C. 2007.

CEDES. Modulo del Centro de Educación en Salud.

http://luismiguelmanene.wordpress.com/2011/05/06/la-organizacion-empresarial-
definiciones-evolucion-y-escuelas-organizativas/