Código: CA-AD-01

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Versión: 05

ADQUISICIONES
Fecha actualización:
17/03/2017

LÍDER DEL PROCESO TIPO DE PROCESO

JEFE DE LA OFICINA DE ADQUISICIONES APOYO
OBJETIVO ALCANCE
Inicia con identificación de las necesidades de bienes, servicios y obra pública y termina
Adquirir los bienes, servicios y obra pública que demande la Administración Municipal, en con la ejecución de las actividades contractuales descritas mediante acta de terminación
total acatamiento de la normatividad legal y bajo parámetros de eficiencia, calidad, y/o acta de liquidación.
transparencia y oportunidad. Secretarias en las que se ejecuta: Secretarías de Despacho y áreas adscritas a la
administración Municipal

1. REQUISITOS APLICABLES:

Norma Requisitos Norma Requisitos

4.2.3 Control de documentos 4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS
4.2.4 Control de los registros 4.4.1 ibídem
NTCGP- 7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 4.4.2 ibídem
1000 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES
ISO 9001 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME 7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

8.4 ANÁLISIS DE DATOS 7.5.2 Creación y actualización

ISO
7.5.3 Control de la información documentada
8.5 MEJORA 9001:2015
8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS
1.2.2. Modelo de Operación por Procesos SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE
1.2.3. Estructura Organizacional 8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES
MECI 1000 1.2.4. Indicadores de Gestión 9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
1.2.5. Políticas de Operación 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
1.3.2 Identificación de Riesgos 9.1.1 Generalidades

Cargo: Jefe Oficina Adquisiciones Cargo: Secretario Jurídico

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1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo 9.1.3 Análisis y evaluación

2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión 10 MEJORA
2.3.1 Plan de Mejoramiento
Eje Transversal de Información y Comunicación
Gestión de la Calidad
SISTEDA Democratización de la Administración Pública
Moralización y transparencia en la Administración Pública

2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE:

(Consultar Listado maestro de documentos externos del proceso)

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: (CICLO PHVA)

Usuarios/Partes
Proveedores Entradas Actividades Salidas
Interesadas

Proceso Contexto Estratégico de la Identificar las necesidades y expectativas de los usuarios y Identificación de necesidades y
Direccionamiento Entidad partes interesadas en el proceso expectativas de los usuarios y Proceso de
partes interesadas en el proceso Adquisiciones
estratégico. Necesidades y expectativas
Analizar el contexto estratégico de la entidad, identificando
de los usuarios y partes P Identificación de oportunidades y Procesos de la Entidad
Secretarías de oportunidades y riesgos para el proceso
interesadas en el proceso riesgos para el proceso
Despacho y áreas Unidades
adscritas a la Política y Objetivos de Identificar las necesidades de Bienes, Servicios y Obra Plan Anual de Adquisiciones. Administrativas.
Administración Calidad. Pública del Municipio.
Manual de Supervisión e

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Usuarios/Partes
Proveedores Entradas Actividades Salidas
Interesadas
municipal y Plan de Desarrollo Elaborar el Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y Interventoría.
obra pública de acuerdo con el plan de desarrollo y las
Congreso de la Planes de Acción Normatividad consultada y
normas contractuales sobre la materia.
República, actualizada.
Documentación aplicable al
Gobierno Nacional.
proceso. Consultar las leyes y decretos referentes a los bienes, Procedimientos documentados de
Altas Cortes. servicios y obra pública requeridos. acuerdo a la modalidad de
Necesidades de
selección y de contratación
Asamblea Concejo Contratación.
Consultar la Jurisprudencia aplicable al proceso contractual. aplicable.
Municipal.
Normatividad Aplicable.
Procesos del SIGI. Consultar todos los Actos Administrativos aplicables al
Requerimientos de bienes,
Proceso de Adquisiciones.
Proceso de servicios y obra pública.
Planificación Definir la información documentada que debe ser aplicada
Normatividad e información
Financiera. en la ejecución del proceso.
sobre Plan de Adquisiciones
Proceso de de bienes, servicios y obra
Adquisiciones. pública. Identificar los recursos necesarios para la gestión del
proceso.
Leyes, Decretos Nacionales
y Departamentales.
Información de los Procesos
del Sistema Integrado de
Gestión.
Presupuesto.

Procesos de la Plan anual de Adquisiciones. Invitación Pública. Procesos de la Entidad.

Desarrollar etapa precontractual de acuerdo a las
Entidad. H
Registro de Banco de modalidades de selección aplicable para Adquirir los bienes, Resolución de Apertura. Secretarías de
Proceso de Despacho y

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Usuarios/Partes
Proveedores Entradas Actividades Salidas
Interesadas
Adquisiciones. Proyectos. servicios y obra pública requeridos. Pliegos de Condiciones. Dependencias de la
Administración
Departamento Certificados de Contratos.
Registrar proveedores. Municipal.
Administrativo de disponibilidad presupuestal y
Bienes.
Planeación. registro presupuestal. Desarrollar la etapa contractual y pos contractual, de Ciudadanos del
Servicios. Municipio de Itagüí.
Secretaría de Documentación asociada al acuerdo a la modalidad de selección o de contratación
Hacienda. proceso. aplicable para Adquirir los bienes, servicios y obra pública Informes de Interventoría. Población beneficiaria
requeridos. de la ejecución del
Comité Asesor de Manual de Contratación. Evaluación de Contratistas.
contrato.
contratación. Recibir los bienes y servicios y Ejecutar las labores de Contratos.
Manual de Supervisión e
supervisión e interventoría. Agencia Colombia
Ordenador del Interventoría. Acta de recibo a satisfacción de compra eficiente –
Gasto. los bienes, servicios y obra SECOP.
Pólizas de Garantía. Preparar, entregar, enviar o publicar la información
Contratistas. relacionada con el proceso, requerida legalmente o pública.
Veedurías Ciudadanas.
solicitada por órganos de control y partes interesadas Acta de Liquidación.
Unidades de la
internas y externas, a través de los medios solicitados y Órganos de Control
Administración dispuestos para tal fin.
municipal. Concejo Municipal.

Proceso de Informe de resultados del Realizar seguimiento y control a la ejecución del proceso. Informes de análisis y evaluación Proceso Adquisiciones.
Adquisiciones. proceso. del proceso.
Analizar los riesgos del proceso. Proceso Evaluación y
Proceso Evaluación Mapa de Riesgos Mapa de Riesgos analizado y Mejoramiento Continuo.
Analizar los indicadores del proceso actualizado
y Mejoramiento Ficha de Indicadores
Control Interno de
Continuo V Verificar el cumplimiento de las políticas en materia de Indicadores analizados y
Manual y procedimientos de Gestión.
contratación y supervisión e interventoría. estadísticas actualizadas
Órganos de Control. Contratación Interventoría y
Supervisión Recopilar y analizar los datos de las salidas no conformes Informe de análisis de Productos y Órganos de Control.
Control Interno de servicios no conformes
Productos o Servicios No Realizar seguimiento a la efectividad de los controles
Gestión. Conformes Información de Seguimiento al

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Proveedores Entradas
Informes de Auditorías
Internas y Externas
Plan de Adquisiciones
Plan de Mejoramiento
Oportunidades de
Mejoramiento del análisis
de:
Plan de Adquisiciones
Resultados de la gestión del
Proceso de
proceso
Evaluación y
Mejoramiento PQRS Tramitadas
Continuo.
Hallazgos de Auditorías
Internas y Externas
Proceso Soporte Registro de Salidas No
Jurídico Conformes
Mapa de riesgos
Interventoría y supervisión a
los Servicios contratados
Indicadores de gestión
4. APORTE ESTRATÉGICO DEL PROCESO:
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Usuarios/Partes
Actividades Salidas
Interesadas
aplicados al proceso. Plan de Adquisiciones
Realizar Seguimiento al Plan de Adquisiciones de bienes, Plan de mejoramiento actualizado
servicios y obra pública. Hallazgos de Auditoria analizados
Analizar los informes de Auditorías Internas y externas Identificación de Oportunidades de
realizadas al proceso. mejoramiento
Proceso de Evaluación
Información Documentada del y Mejoramiento
Actualizar la Información Documentada aplicable al proceso proceso actualizada Continuo.
Correcciones
Aplicar acciones de mejoramiento (Correctivas, Preventivas
y de mejora). Acciones Correctivas Proceso Soporte
Jurídico
A Acciones Preventivas
Actualizar el Mapa de Riesgos
Acciones de Mejora
Realizar seguimiento a la eficacia de las acciones Alta Dirección
Mapa de Riesgos actualizado
(Correctivas, preventivas) Implementadas (Acciones Preventivas). Control Interno de
Gestión.
Plan de Mejoramiento Actualizado
Órganos de Control
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OBJETIVO DEL SIGI QUE IMPACTA COMO LO IMPACTA (CARACTERÍSTICAS)

Con la expedición de lineamientos y directrices tendientes a la transparencia en los
Actuar bajo los principios de la ética pública y de transparencia de cara a la comunidad procesos de selección en la contratación.
y partes Interesadas
Con la Publicación de la contratación
Atender de manera oportuna y efectiva las necesidades y solicitudes de la comunidad y Tramitando de manera oportuna la adquisición de bienes, servicios y obras públicas
partes Interesadas requeridos por los procesos de la administración.
A través de la publicación de los documentos asociados a los procesos Contractuales en
Promover espacios de participación comunitaria, permitiendo el acceso a la información
los portales SECOP y GESTIÓN TRANSPARENTE, para que la comunidad pueda
y la retroalimentación oportuna y confiable
participar en los procesos de contratación.
Mediante la suscripción de los contratos de prestación de servicios profesionales y de
Mejorar continuamente los procesos de la administración municipal, fortaleciendo la apoyo a la gestión requeridos por la entidad.
gestión integral del Talento Humano, la protección del Medio ambiente y la prestación Capacitando y sensibilizando a los ejecutores del proceso para mejorar la capacidad y los
de los servicios a la comunidad. servicios asociados al proceso
Optimizando el uso y consumo de bienes y servicios en la ejecución del proceso

5. PUNTOS CRÍTICOS DE CONTROL:

QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE INFORMACIÓN DOCUMENTADA/REGISTRO

Documentos que soportan la selección en el
Procesos de Selección de contratistas. Aplicación del Procedimiento correspondiente. Profesional Universitario.
expediente contractual.
Ejecución del objeto contractual. Seguimiento a la ejecución de los contratos. Supervisores/Interventores. Actas e informes de interventoría.
El cumplimiento de requisitos para Listas de chequeo de requisitos dependiendo si es Profesional Universitario. Documentos contenidos en el expediente

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QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE INFORMACIÓN DOCUMENTADA/REGISTRO

contratar. selección objetiva o contratación directa. contractual.
Oportunidad en la entrega de los bienes y
Recibido a satisfacción de bienes o servicios. Profesional Universitario. Actas de recibo a satisfacción.
servicios.
Realizando seguimiento periódico a la ejecución del
Ejecución del Plan de Adquisiciones. Profesional Universitario. Plan de adquisiciones – seguimiento.
Plan.
Profesional Universitario de
Actualizando periódicamente la Información
La Información documentada del proceso la Oficina de Información documentada Actualizada en el SIGI.
documentada del proceso la normatividad vigente.
Adquisiciones.
Profesionales
Adjudicando los procesos contractuales acorde a la
Aplicación de los principios éticos en los Universitarios y técnicos Expedientes contractuales, publicación en el
normatividad vigente aplicable a cada tipo de
procesos de contratación. operativos de la Oficina de SECOP.
contratación.
Adquisiciones.
Profesionales
El trámite precontractual se realiza cumpliendo los
Oportunidad en el cumplimiento de los Universitarios y técnicos
términos contractuales, permitiendo la publicación Expedientes contractuales.
términos contractuales. operativos de la Oficina de
oportuna de los documentos del contrato.
Adquisiciones.

6. INDICADORES: (Ver Ficha Técnica de Indicadores)

Frecuencia de Unidad Administrativa

Indicador Formula Meta
Revisión Responsable
Tiempo de elaboración de minutas (# de minutas realizadas en un tiempo < 7 días hábiles / # de minutas 85% Mensual. Líder del Proceso.
dadas en reparto en el periodo) x 100.

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Frecuencia de Unidad Administrativa

Indicador Formula Meta
Revisión Responsable
Adiciones en valor a los contratos (No de contratos suscritos y adicionados en el periodo/ Total de 25% Semestral. Líder del Proceso.
contratos suscritos en el periodo) * 100.
Liquidación de contratos en los términos y (Nº de contratos liquidados en los términos y plazos establecidos por la 70% Trimestral. Líder del Proceso.
plazos establecidos por la ley ley/total de contratos liquidados en el periodo de medición) x 100.
Documentación que hace parte de los Número de contratos con documentación no conforme. 0% Mensual. Líder del Proceso.
expedientes contractuales

7. GESTIÓN DEL RIESGO: (consultar Mapa de Riesgos)

Frecuencia de Unidad Administrativa

Riesgo
No adquirir los bienes y servicios
requeridos por la entidad
Retraso en la adquisición de bienes
precontractual tal y como está establecido en el manual de contratación, con veinte (20) días de
y servicios requeridos por la entidad
No alcanzar a perfeccionar y/o
reunir los requisitos de ejecución de
los contratos
Publicaciones extemporáneas en
los portales de ley
Acciones
Revisión Responsable
Solicitar y tramitar la inclusión de la necesidad en el plan anual de Adquisiciones o en la Profesional Universitarios
Trimestral
actualización del mismo. Informar a las dependencias sobre el estado de sus necesidades Oficina de Adquisiciones
Requerir a las dependencias para que radiquen las necesidades y la documentación
Profesional Universitarios
Trimestral
Oficina de Adquisiciones
anticipación
Profesional Universitarios
Radicar ante la Secretaría de Hacienda la solicitud de registro presupuestal. Semestral
Oficina de Adquisiciones
Realizar filtros cada tres días en la base de datos para verificar que ningún contrato o adición Técnico operativo Oficina
Semestral
esté sin publicar y requiere al abogado responsable el expediente para publicar de Adquisiciones

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Frecuencia de Unidad Administrativa

Riesgo
Omisión de procedimientos
establecidos en el proceso de
Adquisiciones
Contratación sin el lleno de
requisitos
Direccionamiento de los procesos
Liquidación de contratos sin la
totalidad de los soportes requeridos
Acciones
Revisión Responsable
Revisión de documentos expedidos por la oficina de Adquisiciones en los procesos
Profesional Universitarios
Contractuales por parte de los profesionales de la Oficina Jurídica y aprobación del Jefe de la Semestral
Oficina de Adquisiciones
Oficina de Adquisiciones
Técnico Administrativo
Revisión final del expediente antes de enviarlo al archivo de la jurídica Trimestral
Oficina de Adquisiciones
Verificación de quejas y denuncias por presuntos actos de corrupción por Direccionamiento de Profesional Universitarios
Trimestral
procesos Oficina de Adquisiciones
Profesional Universitarios
Instructivo de liquidaciones, Manual de contratación de la entidad, Trimestral
Oficina de Adquisiciones

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS:

Código Nombre Código Nombre

PR-AD-01 Procedimiento previo a la contratación estatal. PR-AD-05 Procedimiento para la Selección Abreviada.
PR-AD-02 Procedimiento para la Licitación Pública. PR-AD-06 Procedimiento para la Contratación Directa.
PR-AD-03 Procedimiento para la Mínima Cuantía. PR-AD-07 Procedimiento para la Supervisión e Interventoría.
PR-AD-04 Procedimiento para Concurso de Méritos. PR-AD-08 Procedimientos para convenios de asociación.

9. RECURSOS:

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Tipo de Recurso Descripción Quien lo Suministra

Secretario(a) Jurídico; Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Directores, Jefe de Gestión del Talento Humano.
Humanos Adquisiciones; Líderes de Programa, Profesionales Universitarios, Técnicos y Auxiliares
Administrativos.
Proceso Gestión de Recursos Físicos y
Instalaciones locativas adecuadas para la prestación de los servicios, oficinas dotadas de equipos
Logísticos.
Físicos de cómputo, softwar’s, red interna, aplicaciones, Internet, sistemas de información y comunicación
Proceso Sistemas de Información e
y papelería en general.
Infraestructura tecnológica.

Condiciones favorables y/o adecuadas en cuanto a temperatura, ambiente, ruido, iluminación, Proceso Gestión de Recursos Físicos y
Ambiente de Trabajo ventilación, ergonomía, relaciones interpersonales, trabajo en equipo. No requiere condiciones Logísticos.
ambientales especiales. Gestión del Talento Humano.

10. CONTROL DE CAMBIOS:

Versión Fecha Descripción del Cambio

01 30/07/2013 Creación del documento.
02 30/07/2014 Se modifica la redacción del alcance del proceso, se elimina el comité evaluador, ya que no es un proveedor para las entradas de dicha
etapa, Se actualizan los Indicadores.
03 15/12/2014 Se Actualizaron los requisitos del MECI, los Indicadores y los Riegos.
04 04/02/2016 Se Actualizan los Indicadores y Riesgos.
Se incluyeron actividades nuevas y se actualizaron los proveedores y Cliente/partes interesadas, con base en la Identificación de
necesidades y expectativas de las partes interesadas y el análisis del contexto Estratégico de la Entidad, Se actualiza el aporte estratégico
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del proceso de acuerdo al cambio en la política y en los objetivos de calidad. Se actualizaron los indicadores y los riesgos y se actualizó la
terminología acorde a la NTC ISO 9001:2015.

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Acta N° 2 del 17 de Marzo de 2017

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