Ejemplo 1: Implementación de equipo y software para el control de procesos

administrativos.
Tema: Cronograma de actividades, cálculo de tiempos, diagrama de Gantt.

Objetivos:

 Elaborar planes de actividades.

 Estimar tiempos y calcular los tiempos por medio de la formula.
 Elaborar cronograma de actividades.
 Elaborar diagrama de Gantt.

Antecedentes:
Ferretería “EL OASIS”, fue fundada en la década de los 90. Sus fundadores propietarios sin
conocimiento alguno del negocio, decidieron formar la empresa por iniciativa de un acaudalado
amigo extranjero quien además de ofrecer el capital para la empresa, contaba con influencias
extranjeras para obtener materias primas a precios sumamente bajos lo cual representaba un
gran beneficio para una empresa que recién iniciaba operaciones.

Muy pronto atrajeron la atención del mercado consumidor. En pocos años sus tiendas se fueron
ampliando y se convirtieron en distribuidores directos contando con una variada y moderna
gama de materiales. En menos de 9 años sus ventas alcanzaron un alto volumen que les
proporcionaba altos índices de ganancias, no obstante, los altos costos que manejaban, sin que
ellos atrajeran su preocupación. Para entonces ya contaban con alrededor de 890 empleados.

Actualmente carecen de un control en el

inventario del almacén y no se sabe de los artículos
solicitados en cada pedido, no procesan las
ordenes de pedidos de sus clientes sin importar
donde se origina estos, ya sea que se den en el
mostrador, por vía telefónica, correo o a través de
los representantes de ventas de la compañía.
Desde sus inicios no existió una efectiva planificación, la administración funcionaba con base a
experiencias, y sus directores quienes a la vez eran los dueños no tenían la preparación ni los
conocimientos administrativos para dirigir una empresa de esa naturaleza. Su crecimiento fue
bastante acelerado tanto en lo administrativo como en sus ventas. A medida que crecía fueron
surgiendo competidores en el área con organizaciones administrativamente bien cimentadas y fue
hasta entonces cuando los directores empezaron a preocuparse al ver que su volumen de ventas
descendía y por ende los márgenes de utilidad, era tal la preocupación que se llegó al extremo de
dudar de la capacidad de la empresa, para producir, vender y sobre todo competir con las nuevas
organizaciones aparecidas en el mercado.

Fue así como en reunión de directores se decidió solicitar ayuda profesional y luego de elaborar el
diagnóstico (Situación actual), se estableció que carecen de un control en el inventario del almacén,
no procesan las ordenes de pedidos de sus clientes, su personal no era calificado (aun cuando las
experiencias de algunos de ellos en el ramo de la producción habían permitido a la empresa
expandirse a pasos acelerados) su tecnología necesita renovación y/o modernización.

¿Qué se necesita?
Los directivos de la alta gerencia de la ferretería “El Oasis” han decidido llevar adelante el proyecto
para informatizar el proceso de ventas y han asignado al gerente de sistemas la planificación del
proyecto para que posterior a la implementación se capacite al personal acerca del uso del nuevo
sistema. Para ello el gerente de sistemas debe realizar un estudio del proyecto y presentar un
informe a la alta gerencia con las actividades definidas siendo las siguientes:
Plan de trabajo del proceso de Implementación de equipo y
software para el control de procesos administrativos.

A continuación, se presenta un plan de trabajo en el cual se definen las

actividades para la ejecución del proceso.

Para ello se definieron las actividades más importantes, el orden en que

se ejecutaran (predecesores) , y se estimaron los tiempos óptimos ( menor
) tiempos medio ( tiempo normal) y tiempos pesimistas( si en el peor de
los casos no se cumple con los tiempos normales y óptimos) , para este
efecto se estimaron los tiempos de cada actividad basado en la
experiencia de las personas responsables quienes determinaron el tiempo
en unidades ( días de trabajo) y así mismo se asignó las responsabilidades
de cada actividad, por lo que a continuación se presenta el cuadro con las
estimaciones efectuadas:
El plan de trabajo dará comienzo el 01 de octubre del 2019 y terminará el 24 de octubre, solo se
puede laborar de lunes a viernes queda estructurado por medio del cronograma de actividades,
siendo este el siguiente:

De conformidad con el cronograma de actividades a continuación se presenta el diagrama de Gantt

del proceso:
A continuación, un análisis de cada una de las actividades representadas en el
diagrama de Gantt: En el caso de las actividades “A y B” ambas preceden de “ninguna”, por lo que iniciaron
el 01 de octubre, pero como tienen un tiempo de duración diferente terminan en fechas distintas, estas son actividades
simultaneas.

En el caso de las actividades “C y D”, son actividades en serie, en el caso de C inicia en el fin de la actividad A,
y D inicia en el fin de la actividad B. La actividad C comienza el 3 de octubre y termina el 15 de octubre, en el
caso de la actividad D inicia el 09 de octubre y termina el 17 de octubre.

En el caso de las actividades “E y F”, son actividades en serie, en el caso de E inicia en el fin de la actividad B, y
F inicia en el fin de la actividad E. Entre las actividades D, E se toma quien tiene más tiempo transcurrido, para
este efecto es la actividad D que lleva 17 días transcurridos dando inicio a F en el día 18 de octubre.