ETAPA1: Identificacion de Procesos del Departamento de Recursos Humanos Batallon Sucre

- Administracion de Personal
- Gestion Documental
- Base de Datos
- Consulta de Documentos
- Gestion Tecnologica

ETAPA 2: Inventario de Procesos del Departamento de Recursos Humanos Batallon Sucre

1 Administracion de Personal
2 Gestion Documental
3 Base de Datos
4 Consulta de Documentos
5 Gestion Tecnologica

ETAPA3: Clasificacion de Procesos del Departamento de Recursos Humanos Batallon Sucre

PROCESOS 1. Administracion de Personal.

ESTRATEGICOS

2. Gestion Documental.
PROCESOS
3. Base de Datos.
MISIONALES
4. Consulta de Documentos.

PROCESOS DE 5. Gestion Tecnologica.

APOYO

ETAPA4: Mapa de Procesos del Departamento de Recursos Humanos Batallon Sucre

DEPARTAMENTO DE PERSONAL BATALLON DE

INFANTERIA No. 2 SUCRE
PROCESOS ESTRATEGICOS
N
E P
C E
E R
S S
I O PROCESOS MISIONALES
D N
A A
D L
E
S
D
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PROCESOS DE APOYO
s Batallon Sucre

atallon Sucre

Batallon Sucre

LLON DE

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N S E
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S
C C I
I I O
O A N
N S E
E S
S
 CARACTERIZACION PROCESO 1
No Campo
1 Macroproceso
1.1 Nombre del proceso
2.1 Responsable

Objetivo

2.2

2.3 Alcance

3 Procedimientos.

4 Proveedores
5 Entradas
6 Salidas
7 Cliente
8 Recursos
9 Controles
CARACTERIZACION PROCESO 1
Descripcion
ESTRATEGICO
ADMINISTRACION DE PERSONAL
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Alinear las politicas de recursos Humanos con la estrategia
organizacional de tal forma que le permita implatar la estrategia a
travez de la personas y asi contribuir al cumplimiento de los objetivos
organizacionales, fomentando del crecimiento personal y desarrollo de
competencias que le permitan desempeñarse con exito dentro de la
institución.
Emisión de las directrices para la administración del personal militar y
civil, hasta su seguimiento, difusión y control
Identificar las actividades que contribuyen a la transformacion:
Incorporaciones de Personal de soldados.
Planificacion: Coutas de soldados que requiera la Fuerza para cubrir
zonas estrategicas.
Ejecucion: Fechas establecidas cada tres meses por contigentes.
Verificacion: Personal Aptos Físicamente.
Correcion: Depuracion de personal con excepciones de ley.
Acciones Correctivas: LLamamiento a ciudadanos que esten en el
ultimo grado de estudio.
Acciones Preventivas: Llamamiento personal que quiera prestar su
servicio militar.
Acciones de mejora: Buena remuneracion, privilegios de estudio y
trabajo del estado para los que quieran prestar servicio militar.

DISTRITO MILITAR DE RECLUTAMIENTO O INCORPORACIONES

LISTADOS DE PERSONAL APTO PARA EL SERVICIO
ALTAS DE INCORPORACION DE PERSONAL COMO SOLDADOS
EJERCITO NACIONAL
PERSONAL DE SOLDADOS
LISTADOS CON FOTOCOPIA DE CEDULA DE CIUDADANIA.
DISTRICTO MILITAR ADMINISTRACION DE PERSONAL

incorporacion
personal

Cotas o
contigentes

Levantamiento
Personal de listados
Entrega Fisicamente Apto
para servicio

Depuracion
de ley

Listados de
personal sin
problemas

Envia

Soldados
Depuracion
de ley
DIRECCION DE PERSONAL

Altas
incorporacion
personal

Registro
Depuracion
de ley
 CARACTERIZACION PROCESO 2
No Campo
1 Macroproceso
1.1 Nombre del proceso
2.1 Responsable

Objetivo

2.2

2.3 Alcance

3 Procedimientos

4 Proveedores
5 Entradas
6 Salidas
7 Cliente
8 Recursos
9 Controles
CARACTERIZACION PROCESO 2
Descripcion
MISIONAL
GESTION DOCUMENTAL
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Garantizar que toda la documentacion de personal recibida tenga un
adecuado proceso de producción,recepción, distribución, trámite,
organización, administración y conservación acorde a la legislacion
vigente y toda aquella emitida por parte de la unidad de archivo central.
Esto con fin de apoyar la misión del batallón, para que de forma
inmediata o a futuro se constituya en prueba de corrrectas actuaciones
tanto de la Fuerza como la de sus integrantes.
Organización de la Gestion Documental Departamento de Recursos
Humanos
Identificar las actividades que contribuyen a la transformacion:
Documentos producidos y recibidos de datos biograficos.
Planificacion: Aplicacion Ley 594/2000 Archivo General e
instrucciones de acuerdo a la norma.
Ejecucion: Organizacion de expedientes de datos
biograficos del personal de soldados
Verificacion: Lista de Chequeo con los los documentos personales
que debe tener el soldado en el expediente.
Correcion: Documentos sin tachones ni enmedaduras, y bien
diligenciados de acuerdo al orden de lista de chequeo.
Acciones Correctivas: Integrante de personal debe diligenciar y
levantar los datos biograficos del personal de soldados.
Acciones Preventivas: Tener todos los datos
biograficos posibles y diligenciados del soldado.
Acciones de mejora: Cambiar los formatos
o formularios de datos biograficos con mas solicitudes de informacion
del personal.

COMPAÑÍA DE INTRUCCION Y ENTRENAMIENTO

CARPETAS O EXPEDIENTES DE DATOS BIOGRAFICOS
EXPEDIENTES ORGANIZADOS POR ORDEN ALFABETICO
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
FORMULARIOS-CARPETAS- TRASCRIBIENTE
VERIFICACIONES SUBOFICIAL DE ESTADISTICA
 COMPAÑÍA
GESTION DOCUMENTAL
INSTRUCCIÓN

Produccion

Carpeta de Devolucion
datos de
soldados

Recepcion de Analisis de
Documentos Documentos
Entrega

organizacion de
documentos de
acuerdo a ley de
archivo general

Expedientes
Alfabeticamente

Entrega

Archivo Activo
de Gestion y de
consulta
Depuracion
de ley
 DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS

Suboficial de
Estadistica

Verifica
Depuracion
de ley
 CARACTERIZACION PROCESO 3
No Campo
1 Macro proceso
1.1 Nombre del proceso
2.1 Responsable

Objetivo

2.2
2.3 Alcance

Procedimientos.(Identificar
3
Actividades)

4 Proveedores
5 Entradas
6 Salidas
7 Cliente
8 Recursos

9 Controles
CARACTERIZACION PROCESO 3
Descripción
MISIONAL
BASE DE DATOS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Garantizar que toda la documentación e información del personal que

se produce y se recepción este organizada en medio electromagnético

para su facilidad de búsqueda y de administración de datos.

Gestión Documental de expedientes de datos biográficos de personal.
Identificar las actividades que contribuyen a la transformacion:
Parametrizada. Planificacion:
hoja de texto o calculo (excel) con campos o atributos a la entidad
datos biograficos y experiencia laboral.
Ejecucion: Cargue de datos de acuerdo a los expedientes
de datos biograficos o formulario A2 (datos biograficos).
Verificacion: El archivo excel esta formulado
para no dejar campos sin datos de acuerdo a parametros especiales.
Correcion: Ajustes en los campos en la
hoja de calculo. Acciones Correctivas: Eliminacion o adicion
de columnas o atributos de datos.
Acciones Preventivas: Copias de seguridad y proteccion de
modificaciones con clave el archivo de excel .
Acciones de mejora: Ampliar mas datos para
que la informacion sea completa y con filtros.

EXPEDIENTES DE DATOS BIOGRAFICOS DE SOLDADOS

DATOS PERSONALES DE CADA SOLDADO
BASE DE DATOS PARAMETRIZADAS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
EQUIPO DE COMPUTO- HOJA DE CALCULO -OFIMATICA
CARGUE DE ARCHIVO CON FECHA PARA DAR DEE ALTA A LOS
SOLDADOS EN LA DIRECCION DE PERSONAL-EJECUCION
PRESUPUESTAL
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS BASE DE DATOS PARAMETRIZADA
HUMANOS

Carpeta de
datos de
soldados

Cargue datos
Informacion

Atributos
o
parametros

Hoja de Calculo

Datos
Completos

Base de datos
por contigentes

Entrega
Depuracion
de ley
DIRECCION DE PERSONAL

Parametrizada

Ejecucion
presupuestal
Depuracion
de ley
 CARACTERIZACION PROCESO 4
No Campo
1 Macroproceso
1.1 Nombre del proceso
2.1 Responsable

Objetivo
2.2
2.3 Alcance

Procedimientos.(Identificar
3
Actividades)

4 Proveedores
5 Entradas
6 Salidas
7 Cliente
8 Recursos

9 Controles
CARACTERIZACION PROCESO 4
Descripcion
MISIONAL
CONSULTA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Entregar una informacion detallada de los registro o datos de personal
de un forma completa y oportuna para cualquier requerimiento.
Base de datos parametrizadas para consulta
Identificar las actividades que contribuyen a la transformacion:
Informacion de personal.
Planificacion: Base de datos parametrizada.
Ejecucion: Solicitud por escrito (Oficio) informacion
de personal. Verificacion:
Verificacion por numero de cedula y nombres completos
Correcion: fecha de expedicion de cedula.
Acciones Correctivas: Revision Nomina.
Acciones Preventivas: Actualizacion de datos y
ubicacion. Acciones
de mejora: Sistema de Gestion Base de datos.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

OFICIO SOLICITUD INFORMACION DE PERSONAL
INFORME O OFICIO DATOS DE PERSONAL REQUERIDO
DEPENDENCIAS-INSTITUCIONES
EQUIPO DE COMPUTO- BASE DE DATOS- DOCUMENTOS
OFICIO DE ENTREGA DE INFORMACION FIRMADO POR EL JEFE
DE PERSONAL
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS CONSULTA
HUMANOS

Oficio
solicitud
informacion

Autorizacion

Base de datos
Jefe de Personal CONSULTA por contigentes

Verifficacion

Informacion
Solicitada

Entrega

firma
Depuracion
de ley
DEPENDENCIAS O
INSTITUCIONES

Oficio con la
informacion
solicitada
Depuracion
de ley
 CARACTERIZACION PROCESO 4
No Campo
1 Macroproceso
1.1 Nombre del proceso
2.1 Responsable

Objetivo
2.2

2.3 Alcance

Procedimientos.(Identificar
3
Actividades)

4 Proveedores
5 Entradas
6 Salidas
7 Cliente
8 Recursos

9 Controles
CARACTERIZACION PROCESO 4
Descripcion
APOYO
GESTION TECNOLOGICA
DEPARTAMENTO TIC -(Tecnologias de Informacion y comunicación)
Utilizar todos los recursos tecnologicos como herramientas para
optimizar todo los procesos de la Empresa
Sistemas de Informacion y de Comunicación para la Empresa de
acuerdo a las normas internacionales.
Identificar las actividades que contribuyen a la transformacion:
Gestion de un sistema de Informacion.
Planificacion: Base de datos parametrizadas y archivo historico.
Ejecucion: Diseño y
contruccion de una Base de datos relacionales.
Verificacion: Sistema de Gestion Base de Datos
(SGBD). Correcion: Entidades y
relaciones (E-R) Acciones
Correctivas: Revision de las base de datos y desfragmentacion.
Acciones Preventivas: Copia de
Seguridad y archivo original .
Acciones de mejora: Ajustes de optimizacion de procesos.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
ARCHIVOS HISTORICO Y ACTIVO BASE DE DATOS
SISTEMA DE GESTION BASE DE DATOS
DEPENDENCIAS-INSTITUCIONES
SERVIDORES-REDES-SOFTWARE-GESTION DOCUMENTAL
LISTAS DE CHEQUEO DE DISEÑO BASE DE DATOS- PAGINA WED-
ENSAYO Y ERROR
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS GESTION TECNOLOGICA
HUMANOS

Archivos
Historico
digitales

Copilacion

Base de datos
parametrizados

ENTREGA Analisis de la
Informacion

Diseño y
estructuracion

Base de datos
relacionales

Implementacion

SGBD
 Creacion y
diseño

NO
Consulta Informacion
Pagina Web
o

Depuracion
de ley
DEPENDENCIAS O
INSTITUCIONES
 Consulta Informacion
restringida

Cuenta de Usuario

Depuracion
de ley