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GUÍA DE COMUNICACIONES OFICIALES Versión:

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INTRODUCCION

La Norma GTC 185 atiende un grado de importancia en términos de calidad,


apropiación y coherencia que las empresas incorporan en sus políticas de
gestión de la información, las cuales son divulgadas a sus diferentes áreas
por medio de los manuales de funciones y guía de comunicaciones oficiales
(planeación técnica), de esta manera se transmite las diversas herramientas
que facilitan la gestión documental.

Este trabajo tiene como propósito aplicar las recomendaciones que imparte
la norma GTC 185 para elaborar todo tipo de documentos con los
lineamientos que se basan a su vez en las normas ICONTEC; buscando en
su desarrollo una mejor promoción de la imagen corporativa y formalidad
idónea de los productos y servicios. Esto con el fin de encaminar los
procesos a una facilidad de comprensión transparente de las
comunicaciones escritas en la Empresa ENRUTA, optimizando recursos y
tiempo.
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OBJETIVO GENERAL

Identificar la Guía Técnica Colombiana GTC 185, siendo la norma vigente


que determina e instruye la manera correcta para la elaboración de los
documentos.

Aplicar apropiadamente la Guía Técnica Colombiana GTC 185 en las


funciones administrativas de la Empresa Enruta, con el propósito de
proyectar una adecuada imagen corporativa.

Efectuar un excelente control de la información producida tanto interna como


externa, incorporando mecanismos para facilitar el trabajo de cada una de
las áreas, liderando su instrucción, desarrollo y evaluación por la dirección de
Archivo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Aplicar las reglas gramaticales en la transcripción de los documentos,


coordinando con idoneidad la naturaleza, forma y alcance de toda
información producida, en el ejercicio que establecen las normas técnicas
colombianas vigentes para la emisión y exposición de las comunicaciones
oficiales y de correspondencia, preservado en su gestión la calidad.

Producir textos empleando los métodos de la digitación, incorporando en


cada proceso, exigencia de buenas prácticas para el logro de la celeridad y
la exactitud, es decir incorporar adecuadamente los signos de puntuación y
de las normas ortográficas.

Perfeccionar en las cualidades del factor humano la escritura, la expresión, el


registro de la información, la digitación y la redacción para garantizar que los
resultados de las dependencias cuenten con el correcto desempeño de la
producción de los documentos empresariales.
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DEFINIIONES Y TERMINOS

Acta: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en


una reunión o situación específica.

Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de


apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades
descritas. Incluye los formatos, diagramas, guías y otros documentos
relacionados.

Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción


administrativa.

Cargo: Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir


el documento.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las


unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y
que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la
entidad.

Carta u Oficio: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre


organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las
organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que


asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

Circular: Comunicación interna de carácter general o normativo con el


mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. Su objetivo es dar a
conocer al interior de la entidad actividades, normas, cambios, políticas,
disposiciones, órdenes y asuntos de carácter administrativo.

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en


desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de
fondos acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia", hasta
el momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales"
señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la
Nación.
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Comunicación externa: Consiste en divulgar información oportuna y


relevante de la Administración a los diferentes públicos externos con los que
se relaciona. A través de la comunicación externa, una organización gestiona
la imagen que quiere proyectar al mercado o a la sociedad.

Contenido: En esta página se enuncian los títulos de primero, segundo,


tercer y cuarto nivel y la relación de los materiales complementarios del
trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los números de las páginas
donde se encuentran.

Copia: Reproducción exacta de un documento.

Despedida: Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una


comunicación.

Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio


utilizado.

Encabezado: Título de la comunicación que se realiza. Línea de


identificación para indicar la continuidad del documento.

Espacio: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o


ambas.

Esquema: Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben


tener los textos de los documentos.

Estilo: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.

Informe: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el


estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto
para conocer resultados de procesos administrativos.

Líneas Especiales: Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.

NOTA No están presentes en todos los documentos organizacionales.


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Logotipo: Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen


corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce
la comunicación.

Márgenes: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados
de una página impresa

Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una


persona natural o jurídica.

Memorando: Comunicación escrita de carácter interno que se utiliza para


transmitir información, orientaciones y pautas, a las dependencias o
funcionarios.
Oficio: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones oficiales entre la
entidad y otras entidades y personas naturales o jurídicas.

Razón Social: Nombre que identifica a una organización.

Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.

Saludo: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

Texto: En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del


mensaje.

Título: Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un


documento o cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito
o una publicación y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue
de otro documento.

Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la


comunicación.

Zona: Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos


impresos o escritos.
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7. NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES

Los documentos Organizacionales en esta guía se encuentran todas aquellas


realizadas por la empresa ENRUTA en los respectivos ciclos, así como los
soportes de comunicaciones correspondientes a las transacciones realizadas
por lo que nos exige una mayor corrección en el lenguaje y una fluida
redacción.
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Estas comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información,


orientaciones y pautas entre las dependencias y las líneas de coordinación
jerárquica de la empresa. Y estos tienen un manejo especial. Dentro de ellos
encontramos las cartas, memorandos, circulares, actas, informes, entre otros.

8. GENARIDADES

Las características descritas a continuación serán de uso normalizado y


general para todas las comunicaciones oficiales de la Empresa ENRUTA y
serán de estricto cumplimiento por parte de todas las dependencias.

Las siguientes normas referenciados son indispensables para la aplicación del


documento normativo.

8.1 ZONAS

8.1.1 Zona 1

Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o


acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria
(NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde
el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde
superior.

8.1.2 zona 2

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico,


sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las
siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y
centrado.

8.1.3 zona3

Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es


complementaria de la zona 1.

9. Márgenes
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Para los documentos de la Empresa ENRUTA, se aplicarán los siguientes


márgenes:

 Superior: 4 cm (incluido encabezado)


 Izquierdo: 3 cm
 Derecho: 2 cm
 Inferior: 3 cm (incluido pie de página)

Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda


que los márgenes laterales sean simétricos a 3 cm.

Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior


de entre 3 cm y 4 cm, que corresponde al encabezado (del procesador de texto
o computador). Este espacio es para la razón social de la organización a la
cual pertenece el documento que se va a generar.
Así mismo, para el margen inferior se dejan entre 2 cm y 3 cm, desde el borde
inferior de la hoja. Este espacio es el pie de página (dado también por el
procesador de texto o computador) y se utiliza para los datos de la zona 2. En
el mismo sentido, en cuanto a los márgenes laterales se recomienda que a la
izquierda se dejen entre 3 cm y 4 cm a la derecha entre2 cm y 3 cm,
dependiendo del tamaño de encabezado y pie de página.

10.Estilos

Para efectos de la distribución del contenido de la comunicación, se tienen tres


estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y semibloque. Para los
documentos, de la Empresa ENRUTA se aplicará el siguiente estilo:

10.1 Bloque extremo

Todas las líneas de la comunicación parten del lado izquierdo hacia el derecho,
esto facilitara la elaboración y alineación del documento.

11.Fuente

Par los documentos de la empresa ENRUTA, Se recomienda que toda


comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la vista del lector.
La fuente debería ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes
para su lectura, impresión, digitalización y microfilmación.
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Nota: Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en
los procesadores de texto; Se sugiere no utilizar negrilla.
La empresa aplicará el uso de la siguiente fuente:

 Fuente autorizada: Arial


 Tamaño: 12

12. Papelería

Para todo documento institucional se utilizará el membrete autorizado por el


Departamento de Gestión Documental y de Calidad, teniendo en cuenta los
márgenes descritos anteriormente. Cabe resaltar que el membrete institucional
sólo debe ser utilizado para tratar asuntos de la empresa ENRUTA y en ningún
momento puede ser usado para tramitar asuntos personales.

13. Número de copias

Las comunicaciones oficiales que se elaboren en la Institución deberán


expedirse así:

 Original: Uno (1), será entregada al destinatario.


 Copias: Dos (2), una para la serie documental de la dependencia y otra
para el consecutivo de correspondencia en Gestión Documental.

14. SOPORTES

Son comunicaciones escritas que utilizan la empre ENRUTA, para transmitir


información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales,
regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica
de la organización. tiene como propósito aplicar la NORMA GTC 185 para
la gestión de documentos formales en nuestra compañía, en esta se
establecen los lineamientos para la gestión de documentos organizacionales,
basados en normas ICONTEC; la cual contiene diferentes herramientas, que
nos sirven de soporte para dar una mejor presentación y formalidad. Esto con
el fin de facilitar
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las comunicaciones escritas en la empresa, optimizando así los recursos y el
tiempo, teniendo en cuenta la calidad en cada uno de los procesos internos en
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las áreas de trabajo. Estas orientaciones permiten el desarrollo


y comprensión de la información que se transmite, de una manera organizada
y completa.

15.PREPARACIÓN Y REDACCIÓN

La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados


autorizados por la empresa ENRUTA, mediante acto administrativo o en el
cumplimiento de sus funciones.

Nota: Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta u


oficio o A4, logo membrete y pie de página.
Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas. Para las
cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el
logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. (Acuerdo 060 del AGN,
de octubre de 2001). Cuando existen anexos en una carta u oficio, se
recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto.

Para la elaboración de comunicaciones oficiales se deben tener en cuenta las


recomendaciones descritas en la guía GTC 185.

15.1Características

 La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y


persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:
 Tratar un solo tema por comunicación.
 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
 Usar tratamiento respetuoso y cortés.
 Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted
en singular o plural.
 Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
 Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada
organización.
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
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15.2 Utilización

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:

 Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.


 Regular o aclarar una situación.
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
 Dar respuesta a una comunicación recibida.
 Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
 Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
 Impugnar o corregir una situación.
 Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
 Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
 Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
 Felicitar, invitar o convocar.
 Hacer llamados de atención, entre otros.

15.3 Clases

Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases,


entre las cuales se destacan:

Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la


organización.

Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado.

Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar


un lenguaje informal.

16. Firmas autorizadas

Para las comunicaciones oficiales externas están autorizados para firmar los
cargos mencionados a continuación:
 Gerente
 Director de Transporte
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Fecha
vigencia:

 Director de Recursos Humanos


 Director Administrativo y Financiero
 Director técnico
 Jefe de Operaciones
 Secretaria General

Cuando alguno de estos funcionarios no se encuentre en su cargo por razones


previamente autorizadas, en las comunicaciones elaboradas deberá colocar al
pie de su cargo, la función que se le ha encargado.

Para las comunicaciones oficiales internas, todo líder del proceso podrá firmar
las comunicaciones oficiales internas que se requieran para el desarrollo de
las actividades de la empresa.

Podrá firmar la Dirección de Recursos Humano las comunicaciones que traten


asuntos relacionados con la situación laboral del trabajador, como son
afiliaciones, comunicaciones entre entidades de salud, fondo de pensiones,
cesantías, certificaciones laborales, entre otros.

17 DISEÑOS DE FORMATOS O FORMULARIOS

En la Empresa ENRUTA, se utilizarán los formatos o formularios de


comunicaciones organizacionales, descritas a continuación:

17.1Carta u oficio

Son aquellas producidas con el objetivo principal de informar y persuadir a su


destinatario. Las siguientes partes componen este documento:

17.1.1 Código:

Es el número único de identificación que se le da a la carta u oficio con la


finalidad de ubicarla en la organización. Se ubica a una entrelínea del
membrete. El código para la empresa ENRUTA conformado por el código de
la dependencia (Según TRD) y el código automático que arrojará el sistema
de radicación de documentos. Es decir, el código o consecutivo quedará
establecido de la siguiente forma:

1330 – 123425
} Código:

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Fecha
vigencia:

Código Dependencia Número Consecutivo


(sistema)
Se recomienda escribirlo a 3 cm o 4 cm del borde superior, dejando de cero a
una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el
estilo.

17.1.2 Lugar de origen y fecha de elaboración:

Esta línea se escribe a dos interlíneas del código. Se escribirá la ciudad donde
se origina la comunicación, seguida de la fecha de la siguiente forma:

Medellín, 8 de agosto de 2019

Cuando dentro de un texto o documento se escribe la fecha completa, se


representa en orden de día, mes y año. Los nueve primeros días de cada mes
se escriben sin escribir cero antes.
Ejemplos:
1 de enero de 2009
3 de marzo de 2009
5 de abril de 2009
9 de agosto de 2009
La reunión se realizará el 2 de julio de 2009
La visita se programó para el 21 de agosto de 2009

17.1.3Datos del destinatario:

Se escribirá a dos o tres interlíneas de la línea anterior, según la extensión de


la comunicación. Se escribirán los datos completos del destinatario, de la
siguiente forma:

17.3.1 Denominación o título académico:

Se escribe en la primera interlínea libre en mayúscula inicial. Ejemplo:


Señor
Señora
Doctor
Doctora
Ingeniero
Ingeniera
} Código:

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Fecha
vigencia:

Economista, entre otros.

Debe tenerse en cuenta que hay denominaciones y profesionales femeninas,


tales como:

Cargos Títulos Profesionales

Alcaldesa Abogada
Asistente Administrativa Administradora de Negocios
Consulesa Administradora de Empresas
Decana Arquitecta
Gerenta Bacterióloga
Gobernadora Bióloga Marina
Jueza Comunicadora Social
Jefa Contadora Pública
Ministra Geóloga

Cuando estos títulos y cargos forman parte de un texto, se escriben con


minúscula, porque se convierten en sustantivos comunes.

Ejemplo: Vendrá la ingeniera Alicia Vargas.


El diseño de la presentación se encargará a la jefa de ventas.

17.3.2 Nombre del destinatario:

Se ubica en la segunda interlínea, en mayúscula sostenida. El nombre en lo


posible debe ser completo y exacto.

17.3.3 Cargo:

Se ubica en la tercera interlínea. Debe ser el cargo exacto, si no lo sabe, por


favor no lo coloque. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir
en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.

17.3.4 Organización:
} Código:

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Fecha
vigencia:

Se ubica en la cuarta interlínea. Debe ser la razón social exacta de la empresa.


Si tiene siglas estas deben ser escritas en mayúscula sostenida, respetando
sus siglas Ltda., S.A o S.A.S.

17.3.5 Dirección:

Se ubica en la quinta interlínea. La dirección es un punto muy importante para


el envío de la comunicación y de su correcta descripción depende la llegada
exitosa al destinatario. Se debe colocar la dirección exacta. Si tiene dentro de
su nomenclatura indicación de Apartamento, casa, o interior, este debe ser
especificado. Si es dirección electrónica, debe indicarse el correo electrónico
al cual se enviará la comunicación.

17.3.6 Lugar de origen:

Se ubica en la sexta interlínea. Se debe colocar la ciudad para la cual va


dirigida la comunicación, si coincide con la ciudad de origen, se debe colocar
el nombre de la ciudad. No se aceptarán las palabras “presente” o “la ciudad”
para este campo. Si la carta será dirigida a otro país, debe ser indicado su
ciudad y el país seguido de coma. Ejemplos:

EJEMPLO 1 Doctor

GORGE BOTERO GARCES


Director de Medicina
Universidad de Antioquia
Calle 57 43-19
Medellín

EJEMPLO 2 Ingeniera

DANELA OCAMPO VERA


Gerenta de Producción
Química Nacional Ltda.
Carrera 26 63-32
Medellín
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Fecha
vigencia:

EJEMPLO 3 Administradora

ANA CAROLINA MENDOZA


Jefe de Talento Humano
Carbones de Colombia Ltda.
carolina.colombia@ccltda.gov.co
Medellín

17.3.7 Asunto:

Se escribe a dos o tres interlíneas libres de los datos del destinatario. El asunto
debe ser escrito en máximo cuatro (4) palabras.

17.3.8 Saludo:

Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlíneas libres después


del asunto. Se utiliza precedido del título; para las damas, el nombre sencillo
o compuesto, según aparece en el destinatario; para los caballeros, los
apellidos. Si el saludo es breve y finaliza en dos puntos, se recomienda la
despedida seguida de coma; si el saludo es extenso, se recomienda que la
despedida termine en punto.

Ejemplo: Apreciado señor Botero García:


Respetada ingeniera Gloria María:
Señora ministra:
Cordial saludo, señor Martínez Orjuela:

NOTA: El uso de Estimado o Apreciado señor se hace solamente para


personas de confianza.

17.3.9 Cuerpo o texto:

Se escriben a dos interlíneas del campo anterior. Debe ser redactado en forma
clara, breve, directa, sencilla y cortés. Será justificado siempre.

17.3.10 Despedida:
} Código:

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Fecha
vigencia:

Expresión de cortesía que se presenta en dos alternativas. Existen despedidas


breves seguidas de coma (,). Ejemplos

Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Respetuosamente,

También se presentan despedidas con frase de cortesía terminada en punto


(.).
Ejemplos:

Agradecemos su gentil colaboración.


Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro días.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.
Hasta una nueva comunicación.

17.3.11 Remitente y firmas responsables:

Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre
se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula
sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin
centrar.

La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos
elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.

17.3.12 Anexos:

Se escriben a dos interlíneas libres del remitente. Se escribirán con el tamaño


de letra 10 y con la misma fuente, de la siguiente forma:

Anexo: tres (10 folios, un cheque y un folleto).

17.3.13Copias:

La copia se escribirá a dos interlíneas del Anexo y se escribirá de la siguiente


forma, si no existen copias, no se colocará esta línea:
} Código:

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Fecha
vigencia:

Copia: Sr. Carlos Vizcaíno, Gerente General.

Dra. María Caicedo, Gerente Recursos Humanos.

17.3.14 Identificación del trascriptor:

A una o dos interlíneas del anexo o copia, se colocará la identificación de las


personas que transcriben las comunicaciones, utilizando la palabra “Proyectó”,
de la siguiente forma:

Proyectó: Ana Urquijo.

17.3.15 Página subsiguientes:

El encabezado y el número de página correspondiente son datos que permiten


identificar el documento a partir de la segunda página. Se recomienda
ubicarlos en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona
1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan una o dos
interlíneas libres.

18.MODELO DE CARTA

Tomado de GTC 185, Guía Técnica Colombiana.


} Código:

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Fecha
vigencia:

ABC-123

Medellín, 24 agosto de 2019

Señor
Carlos Mario Mejía Escobar
Gerente Comercial
MULTIARCHIVOS
Av. 37#55-26
Medellín

Asunto: Convenio Comercial

Un cordial saludo, Señor Mejía:

Nos es grato dirigirnos a ustedes para felicitarles a nombre de


“ENRUTA” por su excelente trabajo que desarrollan en el
mundo del transporte y a la vez ofrecerles nuestros servicios.
4 cm 3 cm
Así mismo para manifestarles nuestro interés de concretar con
ustedes, lazos de cooperación institucional y empresarial,
mediante un convenio que beneficie a ambas partes y que
coadyuve al crecimiento mutuo.

Esperamos contar con ustedes y desarrollar esta propuesta.

Atentamente,

Flor Vera Piedrahita


Representante legal ENRUTA

Anexo: uno (2 folios)


Copia: Departamento de Compras

Redactor: Jerson Parra


Transcriptor: Diana Gómez

Calle 51 N 16 a 31
PBX: 2146516
servicioalciudadano@enruta.com
www.enruta.com
Medellín

Figura No. 1 Ejemplo de distribución de carta bloque extrem


} Código:

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Fecha
vigencia:

CIRCULARES:

Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto,


dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
Su objetivo es dar a conocer actividades, normas, cambios, políticas,
disposiciones, órdenes y asuntos de carácter administrativo de ENRUTA.

La circular está compuesta por las siguientes partes:

características de redacción y presentación

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de


carácter general de ENRUTA.

La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas,


lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de
negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

La empresa ENRUTA tiene en cuenta los siguientes aspectos:

 tratar un solo tema;


 iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;
 redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
 usar un tratamiento respetuoso y cortés;
 emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
 utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de
cada organización, y
 distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

clases de circulares

 La circular general: Se dirige a un grupo específico de personas.


 La carta circular: Está dirigida en forma personalizada.

Partes

Encabezado: A una interlínea del membrete, se escribe en mayúscula


sostenida la palabra CIRCULAR, de forma centrada, acompañada por el
consecutivo que la identifica, si se requiere.
} Código:

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Fecha
vigencia:

Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del código. Véase el


numeral

Código: Es el número único de identificación que se le da a la circular con la


finalidad de ubicarla en la organización. Se escribe a dos interlíneas del
encabezado. El código para la empresa ENRUTA estará conformado por el
código de la dependencia (Según TRD) y el código automático que arrojará el
sistema de radicación de documentos. Es decir, el código o consecutivo
quedará establecido de la siguiente forma:

1330 - 123425

Código Dependencia Número Consecutivo


(sistema)

Lugar de origen y fecha de elaboración: Esta línea se escribe a dos


interlíneas del código. Se escribirá la ciudad donde se origina la
comunicación, seguida de la fecha de la siguiente forma:

Medellín, 8 de agosto de 2017

Encabezamiento y destinatarios: De dos a tres interlíneas se escribe la


palabra PARA, en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario al
cual va dirigida la comunicación. La palabra PARA no va seguida de
puntos.

Asunto: Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario en


mayúsculo sostenida, seguida de dos puntos. El asunto no debe ser mayor
de cuatro palabras.

Saludo: El saludo se incluye en el texto.

Texto: Se ubica a dos o tres interlíneas del saludo.


} Código:

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Fecha
vigencia:

Despedida: Se ubica a dos o tres interlíneas del texto.

Remitente y firmas responsables: Se escriben a 3 o 4 interlíneas del cuerpo


o texto. El nombre debe ser escrito en mayúscula sostenida, de preferencia
los dos apellidos. No se utilizará negrilla ni ningún tipo de resaltado. El cargo
debe ser colocado debajo del nombre en mayúscula inicial.

Líneas especiales: Se escriben a dos interlíneas libres del remitente. Se


escribirán con el tamaño de letra 10 y con la misma fuente. Las líneas
especiales son dos: Anexos y Copia, de la siguiente forma:

Anexo: tres (10 folios, un cheque y un folleto)

La línea de copia se escribirá a dos interlíneas del Anexo y se escribirá de la


siguiente forma, si no existen copias, no se colocará esta línea:

Copia: Sr. Carlos Vizcaíno, Gerente General


Dra. María Caicedo, Gerente Recursos Humanos.

Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la


elaboración de comunicaciones: A una o dos interlíneas del anexo o copia,
se colocará la identificación de las personas que transcriben las
comunicaciones, utilizando la palabra “Proyectó”, de la siguiente forma:

Proyectó: Camilo Ramírez.


} Código:

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Fecha
vigencia:

CIRCULAR 002

GD GD-2-024

Medellín, 14 de mayo de 2019

PARA EMPLEADOS DE LA EMPRESA ENRUTA

Asunto: Simulacro

Cordial saludo, la brigada de emergencia del Área Metropolitana del Valle de


Aburra, informa que el día 15 de julio de 2020, a las 9:00a.m., realizara un
simulacro de evacuación de prevención en la empresa.

El objetivo de esta jornada es capacitar a los empleados para que sepan


reaccionar en caso de emergencia o situaciones de peligro, ya sea naturales
o creados por el hombre. De la misma manera, se busca que la gente sepa
ubicar zonas seguras y se desplacen adecuadamente en el momento de
presentarse este tipo de incidentes.

Esta simulación se hace periódicamente con el fin de detectar y corregir


problemas técnicos como la señalización de los pulsadores de alarmas, los
extintores y la vía de evacuación, así mismo, se analiza y se determina la
confianza de las personas, para observar si son capaces de enfrentarse a una
situación de emergencia sin perder el control.

Hasta una nueva comunicación.

FLOR VERA PIEDRAHITA


GERENTE GENERAL
} Código:

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Fecha
vigencia:

MEMORANDO:

Las comunicaciones oficiales internas en la empresa ENRUTA, se manejarán


a través de los memorandos, los cuales son la forma adecuada para el
intercambio de información dentro de una misma entidad. Se utilizan para
transmitir información, orientaciones, y pautas entre las dependencias de la
entidad, independientemente de su ubicación y líneas de condición jerárquica.

Los memorandos deben ser redactados en forma impersonal o en primera


persona del plural.

El memorando está compuesto por las siguientes partes:

Denominación del documento: A una interlínea del membrete, se escribe la


palabra MEMORANDO en mayúscula sostenida y centrada.

Código: Es el número único de identificación que se le da al memorando con


la finalidad de ubicarlo en la organización. Se escribe a dos interlíneas del
encabezado. El código para la empresa ENRUTA, estará conformado por el
código de la dependencia (Según TRD) y el código automático que arrojará el
sistema de radicación de documentos. Es decir, el código o consecutivo
quedará establecido de la siguiente forma:

1330 - 123425

Código Dependencia Número Consecutivo


(sistema)

Lugar de origen y fecha de elaboración: Esta línea se escribe a dos


interlíneas del código. Se escribirá la ciudad donde se origina la
comunicación, seguida de la fecha.
Encabezamiento: En el encabezamiento de un memorando se tienen en
cuenta tres aspectos fundamentales que lo identifican estos son:

• Línea PARA: Se escribe a dos o tres interlíneas de la fecha en


mayúscula sostenida y al lado derecho seguido de dos puntos.
} Código:

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Fecha
vigencia:

• Línea DE: Se escribe a dos de la fecha en mayúscula sostenida y al


lado derecho seguido de dos puntos.
• Línea ASUNTO: Se escribe a dos de la fecha en mayúscula sostenida
y al lado derecho seguido de dos puntos.

Para que la información que se escriba a lado de cada palabra quede


alineada, se tomará como referencia dos espacios después de los dos
puntos de la palabra ASUNTO, así toda la información quedará alineada.

Destinatario y remitente: A lado de la palabra PARA se escribe el


destinatario y al lado de la palabra DE se escribe el remitente. Para
diligenciar esta información, se puede hacer de tres formas:

Opción 1:

PARA: Denominación o título, Nombre y Cargo


DE: Nombre y cargo, separados por coma

Ejemplo:

PARA: Doctora Daniela Meneses, Jefe Oficina Control Interno.


DE: Astrid Roa, Secretaria General.

Opción 2:

PARA: Denominación o título, Nombre y Cargo


DE: Cargo y dependencia o cargo solamente

Ejemplo:

PARA: Doctora Flor Vera, Jefe Oficina Control Interno.


DE: Secretaría General o Secretaria General

Opción 3:

PARA: Cargo y dependencia o cargo solamente


DE: Cargo y dependencia o cargo solamente

Ejemplo:
} Código:

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Fecha
vigencia:

PARA: Jefe de Control Interno o Oficina de Control Interno


DE: Secretaria General o Secretaría General

Texto: Se escribe a dos o tres interlíneas del asunto. El saludo está implícito
en el texto.

Despedida: Se escribe a dos o tres interlíneas del texto.

Remitente y firmas responsables: Cuando se utilizan las opciones 2 o 3 se


debe escribir el nombre del remitente y debe firmar el documento. Cuando se
utiliza la opción 1, solo debe firmar, puesto que el nombre se encuentra
detallado en la línea DE.

Líneas especiales: Se escriben a dos interlíneas libres del remitente. Se


escribirán con el tamaño de letra 10 y con la misma fuente. Las líneas
especiales son dos: Anexos y Copia, de la siguiente forma:

Anexo: tres (10 folios, un cheque y un folleto)

La línea de copia se escribirá a dos interlíneas del Anexo y se escribirá de la


siguiente forma, si no existen copias, no se colocará esta línea:

Copia: Sr. Carlos Vizcaíno, Gerente General


Dra. María Caicedo, Gerente Recursos Humanos

Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la


elaboración de comunicaciones: A una o dos interlíneas del anexo o copia,
se colocará la identificación de las personas que transcriben las
comunicaciones, utilizando la palabra “Proyectó”, en la misma fuente y tamaño
utilizado en las líneas especiales, de la siguiente forma:

Proyectó: Ramírez.
} Código:

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Fecha
vigencia:
} Código:

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Fecha
vigencia:

MEMORANDO

GE-6-0124

Medellín, 17 de septiembre de 2019

PARA: Empleados Transporte Escolar Enruta

DE: Flor Vera, Gerente

ASUNTO: Felicitaciones por labor cumplida

Estimados trabajadores, con agrado lo saludo e informo que gracias al


esfuerzo y un gran trabajo en equipo logramos la meta 2019 de 582estudiantes
transportados.
Por la convicción y el enorme compromiso demostrado, felicitaciones. Los
invito a seguir en esta línea de productividad, confianza y reencantamiento que
hoy vivimos; reforzando cada día nuestro compromiso con el crecimiento de
nuestra empresa.

Atentamente,

Flor Vera Piedrahita


Gerente General
} Código:

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Fecha
vigencia:

ACTAS
Instructivo para el diligenciamiento de acta

Acta: constituye la memoria de reuniones o actos administrativos de la


empresa ENRUTA cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se
acuerda en una reunión.

Márgenes: superior e izquierdo 4 cm., derecho e inferior 3 cm.


Paginación: se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo
(#) ni la abreviatura (no.). De dos a tres interlíneas debajo del número de
página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).

Partes del acta

Título: escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo ó


comité y el carácter de la reunión.

ACTA No: escribir centrado, en mayúsculas sostenidas acta y seguido el


número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01
cada año, para el caso de las actas de los Comités y actas de reuniones de
grupos de trabajo.

FECHA: escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma (, )


donde se realizó la reunión.

HORA: escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera


de las siguientes formas: 12:00 am a 2:30 pm ó 9:30 a 14:30 horas.

LUGAR: escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión.

ASISTENTES: nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los


integrantes del organismo ó comité que asistieron a la reunión. (separado con
coma (,) escribir el cargo

INVITADOS: nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados


que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o
título profesional (separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula.
} Código:

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Fecha
vigencia:

AUSENTES: nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes


del organismo ó comité que no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre
se escribe el cargo que ocupa. Se debe indicar si la ausencia es justificada o
no.

ORDEN DEL DÍA: con números arábigos relacionar los puntos ó temas a tratar
en dicha reunión.

Desarrollo: con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del
texto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos
(escribir en tiempo pasado).

CONVOCATORIA: si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora


y el lugar de la próxima reunión.

NOMBRES Y CARGOS: escribir el nombre completo de los firmantes


responsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el
organismo o comité.

Anexos: (si los tiene) consignar la cantidad anexos y entre paréntesis el


número de folios.

Datos de quien proyectó y quien transcribió: Consignar nombre y apellido de


quien proyectó el documento y quién lo transcribió. Cuando quien proyecta y
transcribe es el mismo solo pondrá su nombre una vez. Se utilizará letra Arial
tamaño 8.

Sobre el nombre se hará una firma en tamaño similar a la anotación hecha, en


señal de responsabilidad de quien redactó y transcribió con el fin de garantizar
que no se utilicen nombres por uso de plantillas.

Nota: La firma debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.


} Código:

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Fecha
vigencia: