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GESTIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS

Interventoría
Agosto 2019
AGENDA

1. Propósito de la sesión.

2. Contexto.

3. Objetivo y alcance del instructivo de interventoría.

4. Instructivo de interventoría.

5. Aspectos de los contratos.

6. Programa de Mitigación de Riesgos en la Contratación.


2. CONTEXTO
GESTIÓN DE CONTRATOS Y DE CONVENIOS
CADENA DE VALOR

PROCESOS
OBJETIVO MACRO PROCESO Gestión de Gestión de la
Gestión Aprovisionamiento
contrataciones y Representación
Involucra los procesos de carácter jurídico, Legal y Jurídica
Gobierno de TIC de Bienes y Servicios
convenios
tecnológico y administrativo necesarios para Gestión del
garantizar la continuidad operacional de la Gestión Gestión de Auditoría
Mejoramiento
Documental y Control
Universidad, dentro de un marco de eficiencia. Organizacional

Líder del Proceso: Bienes Muebles e Gestión de


Inmuebles / Servicios los Espacios Físicos
Dirección Jurídica
Objetivo y Alcance del Proceso

• OBJETIVO DEL PROCESO

Llevar a cabo el proceso contractual de la Universidad, minimizando los riesgos


y salvaguardando la seguridad Jurídica de la Universidad.

• ALCANCE DEL PROCESO

Aplica para todos los contratos y convenios que suscriba la Universidad, así
como para las modificaciones y/o liquidaciones de éstos. Se exceptúan los
contratos laborales y las órdenes de prestación de servicios que se encuentran
en el proceso de contratación de personal.
3. OBJETIVO Y ALCANCE
DE INSTRUCTIVO DE
INTERVENTORÍA
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INSTRUCTIVO DE INTERVENTORÍA

ALCANCE

Aplica para todos los interventores nombrados por la Fundación Universidad de Bogotá
Jorge Tadeo Lozano, ya sean personas naturales externas , jurídicas o empleados, en
relación con las actividades, funciones y responsabilidades establecidas en el presente
instructivo, para la ejecución de todos los contratos y/o convenios suscritos por la
Universidad.

OBJETIVO INTERVENTORIA

La interventoría o supervisión busca ejercer un adecuado seguimiento, control, verificación y


cumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos y convenios, llámese de
servicio, consultoría, obra, compra o suministro.
4. INSTRUCTIVO DE
INTERVENTORIA
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INSTRUCTIVO DE INTERVENTORÍA

PERFIL DEL INTERVENTOR

Experiencia mínima de 6 meses


en el tipo de contrato o convenio
a supervisar.

Profesionalismo y ética
Contar con criterio técnico para
requeridos para asumir la
evaluar y ejecutar las labores de
designación y cumplir con las
supervisión.
tareas designadas.

Capacidad de organización y Honestidad y respeto para


método que le permita planificar, actuar de acuerdo con los
estructurar y realizar los valores inculcados por la
seguimientos y controles. Universidad.
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DESIGNACIÓN DEL INTERVENTOR

La selección del interventor o supervisor estará a cargo del área que apruebe la celebración del
contrato o convenio.

Debe ser ejercida por: Tener en cuenta:

Disponibilidad de tiempo para


ejercer de manera adecuada las
funciones de interventoría.

Directores Jefes de Área


Cantidad de interventorías o
supervisiones asignadas que se
encuentra ejecutando

Desempeño previo en otras


Profesionales interventorías.
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FACULTADES DEL INTERVENTOR

Exigir: el cumplimiento de las Verificar: el cumplimiento del objeto y


1 actividades y entregables que se han
pactado dentro de los términos y
2 de las obligaciones contractuales; la
calidad del bien o servicio recibido
plazos establecidos.

Informar: las posibles desviaciones al


Controlar: corresponde al desarrollo
contrato o convenio, mantener
de actividades de seguimiento y
3 vigilancia que se ejercen de manera 4 informado al contratista sobre cualquier
situación que pueda afectar la
constante y planeada.
ejecución del contrato o convenio.

Colaborar: facilitar la consecución de Certificar entregables: avalar la


los objetivos del contrato o convenio entrega de los bienes y servicios
5 dentro del marco legal y la ética 6 entregados por el contratista durante la
requerida para ejercer las funciones. ejecución del contrato o convenio.

Prevenir: enfocarse en identificar de


manera temprana los riegos y generar
7 las acciones preventivas mitigando la
materialización de estos.
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PROHIBICIONES AL INTERVENTOR

Permitir el inicio de la ejecución del Exonerar al contratista de sus


1 contrato antes de la fecha pactada 2 obligaciones.

Autorizar cambios en las Aprobar pagos sin que se hayan


especificaciones del contrato o entregado los bienes y servicios
3 convenio, sin realizar el debido proceso
establecido por la Universidad para tal
4 correspondientes al corte
correspondiente.
fin.

Disponer para uso personal los bienes


5 entregados a la Universidad con
ocasión de la ejecución del contrato.
6 Hacer requerimientos al contratista que
no hacen parte del contrato o convenio.

Solicitar y/o recibir directa o


7 indirectamente favores o cualquier 8 Extra limitarse en el ejercicio de sus
funciones.
clase de beneficios del contratista.
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ETAPAS COMPONENTES

1. Etapa
precontractual
Administrativo

2. Etapa de Ejecución
Cumplimiento
entregables

Técnico Financiero
3. Etapa de
adiciones o
prorrogas

4. Etapa de Legal
Cierre
Terminación y
liquidación
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ACTIVIDADES DE LOS COMPONENTES

• Conocer los procesos y procedimientos internos de la Universidad


correspondientes al manejo de contratos y convenios.
ETAPAS
• Revisar la minuta del contrato.
• Estudiar y tener pleno conocimiento del objeto del contrato, plazos,
1. Etapa valores y los bienes y servicios a recibir por parte del contratista.
precontractual
• Verificar que el contrato o convenio esté debidamente soportado con
los recursos presupuestales requeridos.

2. • Realizar la planeación de la interventoría y/o la supervisión del


contrato o convenio asignado.
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ACTIVIDADES DE LOS COMPONENTES

• Suscribir las actas a que haya lugar durante la ejecución del contrato o
convenio.
ETAPAS
• Colaborar para que se emitan las pólizas dentro de lo establecido
en el plan de mitigación de riesgos de contratos.
2. Etapa de • Entregar al contratista la información necesaria para el desarrollo del
Ejecución
Cumplimiento objeto contractual.
entregables
• Atender todas las solicitudes que realice el contratista respecto a la
ejecución del contrato o convenio.
• Solicitar al contratista informes periódicos de ejecución de acuerdo
con el plan de actividades planteado.
• Certificar el cumplimiento de entregas y calidad de los bienes y
servicios recibidos por la Universidad por parte del contratista.
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ACTIVIDADES DE LOS COMPONENTES

• Elaborar informes periódicos de evaluación y/o actas de interventoría.


• Realizar la instalación de los comités operativos y/o directivos que se
requieran para la ejecución del contrato o convenio.
ETAPAS
• Asegurar la correcta ejecución del presupuesto del contrato o
convenio.
2. Etapa de Ejecución • Revisar las facturas o documentos equivalentes, y dar su aprobación
Cumplimiento
entregables para el pago respectivo.
• Realizar un seguimiento a la ejecución financiera del contrato y
presentar los informes requeridos por las directivas de la Universidad.
• Llevar un control y registro cronológico estricto de los pagos y
anticipos realizados.
• Asegurar el uso adecuado de los recursos financieros y tener control
de los costos del contrato o convenio.
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ACTIVIDADES DE LOS COMPONENTES

• Tramitar de forma adecuada las facturas según los procesos


establecidos por la universidad.
• Controlar el avance del contrato o del convenio de acuerdo con el
ETAPAS
cronograma establecido y tomar acciones cuando se presenten
desviaciones. Previa aprobación del Director de la dependencia
2. Etapa de Ejecución
• Verificar la calidad de los bienes y servicios entregados por el
Cumplimiento
entregables contratista.
• Elaborar los informes pertinentes de avance y ejecución según lo
planeado o en el momento que lo requieran las directivas de la
Universidad
• Verificar que se cumplan todas las especificaciones técnicas y de
calidad del objeto del contrato o convenio.
• Comprobar que todas las solicitudes hechas por el contratista estén
debidamente soportadas.
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ACTIVIDADES DE LOS COMPONENTES

• Informar oportunamente a las instancias correspondientes,(Jurídica)


los riesgos identificados en desarrollo de los contratos o convenios.
• Realizar la identificación de riesgos y establecer el plan de mitigación
ETAPAS
de los mismos.
• Presentar por escrito al contratista las observaciones y
2. Etapa de Ejecución
Cumplimiento recomendaciones que estime oportunas y procedentes para prevenir
entregables
fallas o corregir errores en la ejecución del contrato o convenio.
• Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que
constituyan incumplimiento del contrato o convenio, cuya información
servirá de sustento para la posible aplicación de multas. Previo
concepto de Jurídica.
• Asegurar que se respeten los derechos de las partes.
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ACTIVIDADES DE LOS COMPONENTES


ETAPAS
• Estudiar las reclamaciones que haga el contratista y realizar las
recomendaciones para brindar una solución.
2. Etapa de Ejecución
• Solicitar asesoría a la Dirección Jurídica en todo lo relacionado en
Cumplimiento
entregables temas legales (pólizas, incumplimientos, etc.).
• Informar por escrito las novedades que afecten el contrato o convenio
a las direcciones Jurídica y Administrativa de la Universidad.
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INSTRUCTIVO DE INTERVENTORÍA

ACTIVIDADES DE LOS COMPONENTES

• Verificar que las adiciones presupuestales cuenten con un debido


ETAPAS
proceso y hayan sido aprobadas.
• Estudiar la viabilidad de cambios que no afecten el objeto del contrato
3. Etapa de o convenio en conceptos técnicos.
adiciones o
prorrogas • Hacer recomendaciones y hacer acta de suspensión y reinicio del
contrato o convenio.
• Proporcionar recomendaciones para la suspensión, modificación o
prórroga del contrato o convenio.
• Realizar los trámites respectivos para la adición en tiempo o dinero de
acuerdo a lo establecido por los procesos de la UTADEO.
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INSTRUCTIVO DE INTERVENTORÍA

ACTIVIDADES DE LOS COMPONENTES

• Efectuar la liquidación financiero para suscribir el acta de terminación


ETAPAS
del contrato o convenio.
• Determinar si existe algún saldo pendiente entre las partes
4. Etapa de
Cierre contratantes y preparar la documentación para la respectiva
Terminación y liquidación del contrato o convenio.
liquidación
• Verificar la estabilidad del servicio o suministro, solicitar al contratista
las correcciones necesarias.
• Realizar el acta de finalización del contrato o convenio.
• Remitir a la Dirección Jurídica el acta de liquidación/finalización del
contrato o convenio con los soportes correspondientes.
SUB PROCESO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS Y DE CONVENIOS
INSTRUCTIVO DE INTERVENTORÍA

FORMATOS PARA CONTROL Y SEGUIMIENTO

FOR-GOP-GMO-001 Acta de Reunión: es obligatorio en todo contrato o convenio realizar


periódicamente y dependiendo del tiempo de ejecución de este una reunión con el contratista, el
interventor y los involucrados en cada proyecto.

FOR-GOP-GCC-003 Acta de Inicio: documento que suscriben el interventor o supervisor y el contratista,


en el cual se estipula la fecha de inicio del contrato o convenio.

FOR-GOP-GCC-005 Acta de Finalización o Liquidación: documento que se tramita una vez se haya
culminado el contrato o convenio, y este no será susceptible de adiciones o prorrogas; en esta deben
quedar consignados todos los temas de adiciones en tiempo y dinero ejecución financiera, entregables y
pendientes al momento de liquidar el contrato o convenio.
ASPECTOS DE LOS CONTRATOS
1. Noción de contrato

- Contrato o Convenio.

- Orden de Compra.

2. Objeto

- Propuesta de servicios.

- Términos de las invitaciones.

- Objeto solicitado del contrato.

3. Valor

- Moneda colombiana.

- Moneda extranjera.
ASPECTOS DE LOS CONTRATOS

4. Forma de pago

- Al momento de la suscripción

- Anticipada

- Vencida

5. Acuerdo de Niveles de Servicio

- Descuentos mensuales

- Acumulación de horas de servicio

6. Cláusula penal.
ASPECTOS DE LOS CONTRATOS
6. Representación legal del contratista

- Verificación de limitaciones por la cuantía para contratar.

7. Vigencia

- Verificación de la terminación y liquidación del contrato/otrosí previo

- Determinación de la procedencia del contrato y otrosí

8. Comité de Compras

- Aprobar/ (cuantía) recomendar los términos del contrato, conforme a la

solicitud (contratista, objeto, vigencia, monto y forma de pago)