TALLER DE FINALIZACION MICROSOFT ACCESS

4 PERIODO

PRESENTADO POR
Valentina Nocua Martinez

INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO REAL DE MARES

AREA DE TEGNOLOGIA E INFORMATICA
ASIGNATURA DE INFORMATICA
BARRANCABERMEJA
2019
ESTE TRABAJO FUE DESARROLLADO CON EL FIN DE APTAR UN BUEN DESEMPEÑO
Y A SU VEZ PROFUNDIZAR EL APRENDIZAJE DE MICROSOFT ACESS.

ESP. JAVIER MOLINA MONTEALEGRE

INSTITUCION EDUCATIVA REAL DE MARES

AREA DE TEGNOLOGIA E INFORMATICA
ASIGNATURA INFORMATICA
BARRANCABERMEJA
2019

INTRODUCION
ESTE TRABAJO MUESTRA SOBRE COMO SE PUEDEN CREAR TABLAS,
FORMULARIOS, CONSULTAS E INFORMES QUE TE PERMITEN ALMACENAR Y
PRESENTAR LA INFORMACION CONTENIDA DENTRO DE LA BASE DE DATOS DE MS
ACESS.

ES IMPORTANTE QUE LA PERSONA QUE SE DEDICA AL ANALISIS DE DATOS

TENGA CONOCIMIENTOS DE ESTA HERRRAMIENTA, YA QUE SU AMPLIO USO,
SEGURAMENTE SE ENCONTRARAN EN LA NECESIDAD DE CONSULTAR O
EXTRAER INFORMACION ALMACENADA EN UNA BASE DE DATOS DE MS
ACCESS.
 OBJETIVOS

 COMPRENDER LA INFORMACION QUE SE PUEDE ALMACENAR EN MS

ACCESS.

 MANEJAR LAS DISTINTAS Y MULTIPLES FUNCIONES DE

ALMACENAMIENTO DE DATOS QUE ESTE NOS OFRECE.

 CREAR DISTINTAS BASES DE DATOS COMO FORMULARIOS,

CONSULTAS E INFORMES.
 TABLA DE CONTENIDO

PAGINA(S)
PORTADA
1

CONTRAPORTADA 2
INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVOS 4
TABLA DE CONTENIDO 5
DESARROLLO 6-22
CONCLUSIONES 7
BIBLIOGRAFIA 8
 DESARROLLO

1) ¿QUE ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. ...
Salvo que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro
origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto
con otros objetos como formularios, informes, macros y módulos.
2) ¿COMO CREAS UNA BASE DE DATOS?

Al abrir Access, la vista Backstage muestra la pestaña Nuevo. La pestaña

Nuevo ofrece varias formas de crear una base de datos:

Una base de datos en blanco: Puede empezar desde cero si quiere. Se trata de
una buena opción si se tienen requisitos de diseño muy concretos o datos existentes
que hay que adaptar o incorporar.

3) ¿COMO ABRES UNA BASE DE DATOS?

Si ya se está ejecutando Access, use el siguiente procedimiento para abrir una base
de datos. Nota los pasos varían ligeramente según la versión de Access.

1. En la página introducción de Access, haga clic en abrir otros archivos.

2. En el área abierta de la vista backstage, haga clic en examinar.
3. Haga clic en un acceso directo en el cuadro de diálogo abrir o en el cuadro Buscar
en, haga clic en la unidad o carpeta que contiene la base de datos que desea.
4. En la lista de carpetas, vaya a la carpeta que contiene la base de datos.
5. Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:
o Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado que se
especifique en el cuadro de diálogo Opciones de Access o el modo que haya
establecido una directiva administrativa.
o Haga clic en Abrir para abrir la base de datos con acceso compartido en un entorno
multiusuario para que usted y otros usuarios puedan leer y escribir en la base de
datos.
o Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo solo
lectura para abrir la base de datos con acceso de solo lectura de modo que pueda
verla, pero no editarla. Otros usuarios aún pueden leer y escribir en la base de datos.
o Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo solo
lectura para abrir la base de datos con acceso exclusivo. Cuando tiene una base
 de datos abierta con acceso exclusivo, cualquier persona que intente abrir la base
de datos recibirá un mensaje que indica que "el archivo ya está en uso".
o Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo
exclusivo de solo lectura para abrir la base de datos con acceso de solo lectura.
Otros usuarios aún pueden abrir la base de datos, pero están limitados al modo de
solo lectura.

4) ¿COMO CIERRAS UNA BASE DE DATOS?

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

- En la pestaña Archivo, elegir la opción Cerrar base de

datos .

- O bien cerrar Access. Obviamente la base también se cerrará.

5) ¿QUE ES UNA TABLA?

Una simple base de datos, por ejemplo, una lista de contactos puede usar una sola
tabla. Pero muchas bases de datos usan varias tablas. Al crear una base de datos,
crea un archivo en su equipo que actúa como un contenedor de todos los objetos
de la base de datos, incluidas las tablas.

Para crear una tabla, puede crear una base de datos, insertar una tabla en una base
de datos existente, o bien importar o vincular a una tabla desde otro origen de datos
(como un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de
texto u otra base de datos). Al crear una base de datos en blanco, se inserta
automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en
la tabla para empezar a definir los campos.

Crear una tabla en una nueva base de datos

1. Haga clic en Archivo > Nuevo y, después, en Base de datos de escritorio en

blanco.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base
de datos.
3. Para ir a una ubicación diferente y guardar la base de datos, haga clic en el icono
de carpeta.
4. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre
en la vista Hoja de datos.

6) ¿COMO CREAS UNA TABLA DENTRO DE LA BASE DE DATOS?

 Crear una nueva tabla en una base de datos existente

1. Haga clic en Archivo > Abrir, y haga clic en la base de datos si aparece bajo
Reciente. En caso contrario, seleccione una de las opciones de exploración para
localizar la base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego
haga clic en Abrir.
3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de
datos.

Importar o vincular para crear una tabla

Para crear una tabla, puede importar datos o vincular a datos almacenados en otra
ubicación. Puede importar datos o vincular a datos de una hoja de cálculo de Excel,
una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta
de Microsoft Outlook, y más.

Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de
datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no
afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos
importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de
datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al
origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada.

Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base
de datos actual que representa un vínculo activo a la información existente
almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada,
también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos
cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla
vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el
diseño de una tabla vinculada.

Nota: No se pueden modificar los datos de una hoja de cálculo de Excel mediante
una tabla vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una
base de datos de Access y, después, vincularlos a una base de datos desde Excel.

7) ¿QUE TIPOS DE DATOS SE USAN EN BASE DE DATOS?

Texto corto.
Debe su denominación por aceptar un máximo de 255 caracteres por celda. Por lo
general en este se incluye solamente la trascripción de nombres o títulos en
específico.

Texto largo.
En este caso, se admiten más de 255 caracteres por celda, hasta un máximo de
64mil caracteres, siendo este el más empleado en el caso, de las descripciones
completas.

Suele emplearse para la redacción de frases, oraciones e incluso párrafos cortos.,

muchos expertos en programación alegan que permiten el almacenamiento de
hasta un (1) gigabyte, pero haciendo mención siempre de la limitación que se
establece entorno a los 64mil primeros caracteres.

Es de señalar, para aquellos que están incursionando en Access, que este campo
se corresponde con expresiones que pueden incluir letras, como números, o bien
incluir ambos, es decir, que en el mismo campo se puede introducir tanto letras
como números.

Contradictoriamente muchos piensan que, al ser insertados datos numéricos, el

concepto cambia, siendo ello inexacto, ya que el elemento numérico en realidad
pertenece al valor texto, siempre y cuando no amerite o implique una relación
aritmética o cálculo alguno.

Número.
Señalado a su vez con el nombre de Número grande, para hacer distinción de la
cantidad de caracteres que se puede colocar en un campo u otro.

En este caso, los elementos introducidos deben ser netamente numéricos, o bien
pueden contener ciertas letras, con la debida excepción de que las mismas hacen
alusión a frases que comprenden valor numérico.

Es decir que los números o bien expresiones empleadas, se utilizan con la finalidad
de que las mismas puedan ser aprovechadas para cálculos numéricos, por lo que
cada uno de estos datos representa un valor determinado.

Fecha y hora.
De necesaria introducción en especial para determinar el momento en que se crea
la base de datos, cuando esta se modifica o bien cuando se edita, o, por el contrario,
cuando la misma ha dejado de ser útil.
Hay quienes recurren a la misma, con la finalidad de poder establecer una fecha
completa, pero lo más aconsejable es utilizar el formato de fecha corta que nos hace
asignarle un valor de los que el mismo programa proporciona.

Moneda.
Tal cual se deduce, el mismo se emplea para hacer referencia a los valores
numéricos que señalan el valor de una determinada moneda, en este caso,
conviene utilizar el formato que proporciona el programa, ya que el mismo, brinda
la posibilidad de escribir conforme a la moneda que se empleara.

Es aceptable una cantidad de 15 números para la parte entera de la moneda, y un

total de 4 números, para la parte decimal, por lo que se aprecia que permite manejar
cantidades superiores.

Auto numeración.
Funciona bajo la modalidad de autocompletar, y suele ir configurado a medida que
se van introduciendo datos, es decir, que cada vez que se ingresa un carácter el
mismo detecta la alteración y procede a su modificación automática.

Si/no.
Este suele ser muy útil en el caso de que se trate de base de datos que manejen
ítems, o bien de valores, es decir, que se traten de bases de datos donde las
personas introduzcan valores que deban ser comprobados de forma continua.

Objeto OLE.
Sirve como una especie de enlace entre los datos suministrados en un archivo
distinto bien en un programa diferente.

Hipervínculo.
Tal cual se deduce, en estos se almacenan enlaces que transmiten la información
a determinada página web, resulte muy útil en el caso de programación web, que
amerita la recopilación de hipervínculos.

Datos adjuntos.
Este difiere de los objetos OLE, ya que no se tratan de texto en sí, sino que por el
contrario estos hacen referencia a otros elementos, como, por ejemplo, gráficos,
imágenes o bien tablas.
Calculado.
Es como una especie de función en la que se maneja otra forma numérica, o bien
donde se maneja otra operación aritmética, es decir, donde la persona puede
realizar otra operación con determinada señalización.

8) ¿QUE SIGNIFICA CREAR UNA CLAVE O LLAVE PRINCIPAL EN UNA

TABLA?

Una clave principal es un campo o un conjunto de campos con valores únicos en

una tabla. Los valores de la clave pueden usarse para hacer referencia a registros
completos, porque cada registro tiene un valor diferente para la clave. Cada tabla
solo puede tener una clave principal. Access puede crear automáticamente un
campo de clave principal al crear una tabla, o puede especificar usted los campos
que desea usar como clave principal. Este artículo explica cómo y por qué usar
claves principales.

Para definir la clave principal de una tabla, abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo (o campos) que quiera usar y, en la cinta, haga clic en Clave
principal.

Nota: Los procedimientos de este artículo se refieren únicamente a las bases de

datos de escritorio de Access. Access administra automáticamente las claves
principales de las tablas nuevas en bases de datos web y aplicaciones web de
Access. Aunque no recomendados hacerlo, estas claves principales automatizadas
se pueden invalidar.

Información general sobre las claves principales en Access

Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias
tablas y combinarlos de forma que tenga sentido. Puede incluir los campos de clave
principal en otras tablas para hacer referencia a la tabla que sea origen de la clave
principal. En esas tablas, los campos se denominan claves externas. Por ejemplo,
un campo Id. de cliente de la tabla Clientes también podría aparecer en la tabla
Pedidos. En la tabla Clientes, esta es la clave principal. En la tabla Pedidos se
denomina clave externa. Una clave externa es, sencillamente, la clave principal de
otra tabla.
 1. Clave principal

2. Clave externa

Si va a mover los datos existentes a una base de datos, debe tener un campo que
pueda usar como clave principal. A menudo, se suele usar un número de
identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un
código, como clave principal para una tabla. Por ejemplo, es posible que tenga una
tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de
cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal.

Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar
las consultas y otras operaciones. También comprueba que cada registro tiene un
valor en el campo de clave principal y que este es siempre distinto.

Cuando crea una tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una
clave principal y le asigna el nombre de campo de "id." y el tipo de datos Auto
numeración.

¿En qué consiste una clave principal correcta?

Una clave principal correcta debe tener varias características:

 Identifica inequívocamente cada fila.

 Nunca debe estar vacía ni ser nula (siempre debe contener un valor).
 Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien).

Si no haya una clave correcta, cree un campo Auto numeración para usarlo como
tal. Un campo Auto numeración genera un valor para sí mismo automáticamente
cuando cada registro se guarda por primera vez. Por lo tanto, un campo Auto
numeración reúne las tres características de una clave principal correcta.
Un campo Auto numeración constituye una clave principal correcta.

Ejemplos de claves incorrectas

Cualquier campo al que le falten una o más de las características necesarias para
que se le considere una clave correcta, representa una elección poco adecuada de
clave principal. A continuación, verá algunos ejemplos de campos que son claves
principales incorrectas para una tabla Contactos, así como los motivos por los que
son incorrectas.

Clave principal Motivo

incorrecta
Nombre Puede no ser único y estar sujeto a cambios.
Número de Tiene probabilidades de cambiar.
teléfono
Dirección de Tiene probabilidades de cambiar.
correo electrónico
Código postal Puede que más de una persona tenga el mismo código
postal.
Combinaciones de La parte de palabras está sujeta a cambios y, como tal, puede
palabras y suponer una carga en las tareas de mantenimiento. Podría
números prestar a confusión si la parte de palabras se repite como un
campo independiente. Por ejemplo, combinar la ciudad y un
número incrementado (por ejemplo, NEWYORK0579) sería
una opción incorrecta si la ciudad también se almacena como
un campo.
Número de la Es información privada y puede no estar permitida en
seguridad social departamentos gubernamentales y algunas organizaciones.
Algunas personas carecen de número de la Seguridad social.
Una persona puede tener más de uno a lo largo de su vida.
 Claves compuestas: uso de varios campos combinados a modo de clave
principal

En algunos casos, querrá usar dos o más campos de una tabla como clave principal.
Por ejemplo, la tabla Detalles de pedido que almacena datos de pedidos puede usar
dos campos de clave principal: Identificador de pedido e Identificador de producto.
Una clave que tiene más de un campo se denomina clave compuesta.

Definir la clave principal con los campos existentes en Access

Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar
inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o,
preferiblemente, nunca) debe cambiar.

1. Abra la base de datos que desea modificar.

2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que
desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista
Diseño.

Sugerencia: Si no ve el panel de navegación, presione F11.

3. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar más de un campo para crear una clave compuesta, mantenga
presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el selector de filas de cada
campo.

4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha

especificado como clave principal.

Quitar la clave principal en Access

 Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave
principal ya no servirán como identificadores principales de un registro.

Al quitar la clave principal, no se eliminan los campos de la tabla, pero sí el índice

que se creó para dicha clave.

1. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en

ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave principal que forma parte de
una o más relaciones, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación.

Para eliminar una relación de tabla, siga los pasos siguientes:

a. Si las tablas que participan en la relación entre tablas están abiertas, ciérrelas. No
puede eliminar una relación entre tablas abiertas.
b. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic
en Relaciones.

c. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en el grupo

Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar tabla.
d. Seleccione las tablas que vaya a agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla,
haga clic en Agregar y, después, en Cerrar.

e. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea

eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione
la tecla SUPR.
f. En el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Cerrar.
2. Tras eliminar las relaciones, en el panel de navegación, haga clic con el botón
secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, después, haga clic en
Vista Diseño.

Sugerencia: Si no ve el panel de navegación, presione F11.

3. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese
campo.
 Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de
todos los campos de la clave principal.

4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como
clave principal.

Nota: Si guarda una tabla nueva sin definir una clave principal, Access le pide que
cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Auto numeración
para proporcionar un valor único para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo
Auto numeración, Access lo usa como clave principal.

Cambiar la clave principal en Access

Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:

 Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección.

Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección.

9) ¿QUE SON RELACIONES?

La ventana relaciones le permite definir Relación entre los elementos almacenados

en varias tablas de Access. Está disponible haciendo clic en herramientas de base
de datos > relaciones.

Las relaciones son como las reglas que gobiernan cómo se conectan los datos
en la base de datos. En una base de datos de procesamiento de pedidos
normalizada correctamente, por ejemplo, lo más probable es que tenga la
información del cliente en una tabla y la información del pedido en otra tabla.
Quiere asegurarse de que los clientes no se queden separados de sus pedidos,
¿bien? Y no desea que se cree un pedido que no tenga un cliente válido
conectado a él. En la ventana relaciones, vaya a establecer estas reglas para
que se apliquen en toda la base de datos.
 Si ha creado una consulta de Access antes, observará que la ventana
relaciones se parece mucho a la parte superior del generador de consultas:

En la ventana relaciones, use los comandos de la pestaña diseño para agregar

tablas a la vista y, a continuación, arrastre los campos entre tablas para configurar
las relaciones. En este ejemplo, la relación permite que varios pedidos se conecten
a cada cliente, pero le impide crear un pedido para un cliente que no existe. Una
vez configuradas estas reglas en la ventana relaciones, se aplicarán a toda la base
de datos (por ejemplo, si crea una nueva consulta, las combinaciones se
configurarán automáticamente según las reglas de relaciones).

Nota: Si elimina una tabla de la ventana relaciones, no se eliminará de la base de

datos, ni se eliminarán las relaciones que ya haya establecido.

Acciones que puede realizar

Tarea Cómo hacerlo

Agregar una tabla Haga clic en diseño _GT_ Mostrar tabla, seleccione la
o una consulta a la tabla o consulta que desee y, a continuación, haga clic en
ventana Agregar.
Tarea Cómo hacerlo

Eliminar una tabla Seleccione la tabla o consulta y, a continuación, presione

o una consulta de Suprimir.
la ventana

Ocultar una tabla o Haga clic con el botón secundario en la tabla o consulta y, a
una consulta continuación, haga clic en ocultar tabla.

Crear una relación Arrastre un campo de una tabla o consulta al campo

correspondiente de la otra tabla o consulta.

Establecer las Haga clic con el botón secundario en la línea de relación

propiedades de entre dos tablas (esto puede llevar unos pocos intentos para
una relación presionarla exactamente a la derecha) y, a continuación,
haga clic en modificar relación.

Eliminar una Haga clic con el botón secundario en la línea de relación

relación entre dos tablas (esto puede llevar unos pocos intentos para
presionarla exactamente a la derecha) y, a continuación,
haga clic en eliminar.

Mostrar todas las Haga clic en diseño _GT_ todas las relaciones.
relaciones
 Tarea Cómo hacerlo

Ver las relaciones Seleccione la tabla y, a continuación, haga clic

de una tabla en diseño _GT_ relaciones directas.
determinada

Ver las relaciones Haga clic en diseñar > herramientas > Borrar diseño.
de una tabla sin ver Agregue la tabla para la que desea ver las relaciones
las relaciones de (diseño > relaciones > Mostrar tabla) y, a continuación,
otras tablas haga clic en diseño > relaciones > relaciones directas.

10) ¿CUANTOS TIPOS DE RELACIONES HAY Y CUALES SON?

existen tres tipos de relaciones de tablas en Access.

 Una relación uno a varios

Usemos como ejemplo una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya
una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número
de pedidos. Por cada cliente representado en la tabla Clientes puede haber
representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por lo tanto, la relación entre
la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.

Para representar una relación uno a varios en el diseño de la base de datos, tome
la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como campo o campos
adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo,
agregaría un nuevo campo (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y
lo denominaría Id. de cliente. Así, Access puede usar el número de identificador
del cliente de la tabla Pedidos para dar con al cliente correcto de cada producto.

 Una relación varios a varios

Centrémonos ahora en la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otra parte, un único producto
puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, por cada registro de la tabla
Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, por cada
registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos.
 Esta relación se denomina relación de varios a varios. Tenga en cuenta que, para
detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante
que considere ambas partes de la relación.

Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a
menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en
dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las
dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia,
o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos
tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos
relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir
muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

 Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla solo puede tener un
registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Esta relación no es común
porque la mayor parte de las veces la información relacionada de este modo se
almacena en la misma tabla. Puede usar la relación uno a uno para dividir una
tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad
o para almacenar información que solo se aplica a un subconjunto de la tabla
principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un
campo común.

11)¿COMO AGREGAMOS UNA RELACION ENTRE LAS TABLAS DE LA

BASE DE DATOS ACCESS?

Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la

pestaña Herramientas de base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se
mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido relaciones de tabla
y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una
tabla o consulta a la ventana.

Abra la ventana Relaciones.

1. Haga clic en Archivo y, después, en Abrir.

2. Seleccione y abra la base de datos.
3. En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic
en Relaciones.

Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones. Si la

base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera
 vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para
cerrar el cuadro de diálogo.
4. En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las
relaciones.

Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que no

se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto-
activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a
menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de
diálogo Opciones de exploración.

Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre
las tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad
referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que
admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se
hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad
referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el
número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el
símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.

Cuando la ventana Relaciones está activa, puede seleccionar los siguientes

comandos de la cinta:

En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas:

 Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si

selecciona una línea de relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para
cambiar la relación de tabla. También puede hacer doble clic en la línea de
relación.
 Borrar diseño Oculta a la vista todas las relaciones y tablas en la ventana
Relaciones. Observe que este comando solo oculta las relaciones y tablas, no las
elimina.
 Informe de relación Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la
base de datos. El informe solo muestra todas las relaciones y tablas que no están
ocultas en la ventana Relaciones.

En la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones:

 Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda
seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones.
 Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.
 Relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la
tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.
 Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas
relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las
tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del
cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no
 ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos
en el cuadro de diálogo Opciones de navegación.
 Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el
diseño de la ventana Relaciones, le pedirá que guarde los cambios.