INFORME

SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Presentador por: Yolima Sinisterra – Aprendiz

Presentado a: Claudia Victoria Suarez – Instructora Sena

INTRODUCCIÓN

La ordenación documental es un proceso que todas las empresas sin importar que sean grandes o
pequeñas, privadas o públicas, posterior a la clasificación, la cual permite: acceso a la información,
rápida localización del documento, facilita la comprensión documental.

Las entidades a diario tienen que administrar una gran cantidad de información de todo tipo,
incluyendo datos legales, así como información relacionada con el funcionamiento interno, para ello
las normas de calidad ISO 9001 y 14001 comprenden la gestión documental como parte del proceso
de calidad, pero no especifican que software debe usarse para implantarse.

Este informe se basa en el proceso de administración documental establecido por el Archivo General
de la Nación, con el fin de identificar el manejo de Archivos, Correspondencias y Documentos.

Para el presente informe se estudiará la POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA; esta entidad es un

cuerpo armado de seguridad pública que en conjunto con las Fuerzas Militares (Ejército, Armada y
Fuerza Aérea) componen lo que se denomina como la Fuerza Pública de Colombia.

La Policía Nacional tiene como misión permanente dar cumplimiento a lo señalado en el artículo
218 de la Constitución Política de Colombia, que estipula: La Policía Nacional es un cuerpo armado
permanente de naturaleza civil, a cargo de la nación, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las
condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades públicas, y para asegurar que
los habitantes de Colombia convivan en paz

Su visión es consolidarse en el 2022 como institución fundamental para la construcción de un país

equitativo y en paz, garante y respetuoso de los derechos humanos, afianzando la convivencia y
seguridad a través del control del delito, la educación ciudadana, prevención, mediación y
articulación institucional e interinstitucional como ejes centrales del servicio.

Tiene como principios y valores éticos la adopción de los principios establecidos en el artículo 9º.
De la Resolución 02782 del 150909. Por la cual se derogan las Resolución 05293 del 04 de diciembre
de 2008, mediante la cual se fortalece el Sistema Ético Policial, se incorporan los referentes éticos:
Código de Buen Gobierno; Principios y Valores Institucionales; Acuerdos y Compromisos; Código de
Ética; Imperativos y Directrices Éticas, o demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.
SISTEMA PARA LA ORGANIZACION DOCUMENTAL POLICIA NACIONAL

POLICIA NACIONAL RESOLUCIÓN No 02764 Del 26 de junio 2008

“Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Policía Nacional y sus
políticas de operación”.

El Director General de la Policía Nacional de Colombia, en uso de sus facultades legales, conferidas
en el artículo 8º numeral 2º del Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006

CONSIDERA:

Que se hace necesario expedir las políticas con el fin de establecer y consolidar el Programa
Institucional de Gestión Documental, que soporte el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema
de Gestión Integral de la Policía Nacional; se diseñen y gestionen los procesos, procedimientos,
actividades y tareas requeridas para efectuar un manejo efectivo y adecuado de la documentación
y registros en la Policía Nacional, que permitan asegurar el desempeño de la entidad.

Que La Policía Nacional, tiene contemplados como archivos institucionales los archivos de gestión,
los archivos centrales y el Archivo Histórico, lo cual busca articular la gestión archivística de cada
ente administrativo, con las políticas globales de la administración, en lo referente a la organización,
conservación y administración del patrimonio documental de la entidad.

Que es necesario que la Policía Nacional adopte el Programa de Gestión Documental, que establezca
las políticas y lineamientos para la racionalización y normalización en la gestión de documentos y el
soporte tecnológico requerido.

Funciones del Área de Archivo General

Es la Dependencia de la Secretaría General encargada de generar los lineamientos en materia de

Gestión Documental, administrar y conservar la documentación de carácter histórico de la Policía
Nacional, la cual cumple las siguientes funciones:

Funciones de los Grupos que conforman el Área de Archivo General

Grupo de Administración y Conservación Documental. Es la Dependencia encargada de proyectar

las directrices y lineamientos en materia archivística acorde con lo establecido por el Archivo
General de la Nación, como ente rector de la función archivística en Colombia y brindar asesorías
en el Proceso de Gestión Documental a las unidades de nivel país o

Grupo de Correspondencia y radicación complejo DIPON. Se define como la Dependencia

encargada de registrar y distribuir la documentación recibida o salida de las dependencias del
complejo de la Dirección General o

Grupo de Información y Consulta. Esta es la Dependencia encargada de atender los requerimientos

presentados por parte de los usuarios internos y externos, relacionados con el Acervo Documental
que reposan en el Área de Archivo General o

Grupo Archivo Histórico. Esta es la Dependencia encargada de aplicar mecanismos que permiten la
Conservación de los Acervos Documentales en el Área de Archivo General, los cuales corresponden
a la Memoria Histórica de la Policía Nacional.
Conservación de Documentos

El proceso de conservación documental consiste en guardar sistemáticamente documentos de

archivo en espacios y unidades de conservación apropiada, establecida en el Sistema Integrado de
Conservación. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deben cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservación de los documentos.

Distribución

- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los elementos de
control y aislamiento que garanticen la seguridad de los documentos.

- Las áreas técnicas tendrán relación con el depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento
que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las 100 relaciones de éstas con las
zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.

- El almacenamiento de documentación debe respetar el concepto de series, y estar dispuestos en

forma consecutiva ascendente, de izquierda a derecha, iniciando arriba hacia abajo.

Aplicativo GECOP.

El aplicativo GECOP es una herramienta tecnológica denominada “Gestor de Contenidos Policiales”,

fue implementada con el fin de garantizar la trazabilidad, consulta, trámite y administración de los
documentos producidos y recibidos al interior por la Institución.

CONCLUSIONES

La institución está consolidada y tiene implementado el Sistema de Gestión Integral a través del
Sistema de Gestión de Calidad y certificado bajo las normas NTCGP1000, ISO9001, ISO14001,
ISO27001 y OHSAS18001, la Institución realizó una valoración estratégica de sus procesos
misionales, evidenciando oportunidades de mejora con el fin de lograr una mayor competitividad,
automatización de los procesos y eficiencia en cada uno de los procedimientos asociados que los
desarrollan, entre ellos la gestión documental, para lo cual la Institución hizo un enorme esfuerzo
en la búsqueda de la mejora e innovación de sus condiciones en materia archivística para prestar un
mejor y eficiente servicio a sus clientes internos y externos.

Con todo esto se evidencia la necesidad de realizar una reingeniería de la Gestión Documental
teniendo en cuenta el sistema de ordenación documental, las unidades de conservación documental
y la foliación documental.