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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ESPACIO DESTINADO

POLICÍA NACIONAL PARA LOGOSÍMBOLOS

NOMBRE DE LA UNIDAD

Fecha: Ciudad, día mes y año


Hora de inicio: Formato 24 horas Hora de finalización: Formato 24 horas
Lugar: Ubicación física donde se realiza la reunión
ACTA - XXX - SIGLA1 - SIGLA2 - TRD
QUE TRATA DE…... (OBJETO DE LA REUNIÓN)………… XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XX

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación de asistentes
2. Lectura del acta anterior
3. Verificación de los compromisos
4. Temas a tratar…

DESARROLLO

Relación de los hechos, debates o acuerdos en la reunión, atendiendo los puntos de la agenda.
1.
2.
n.

COMPROMISOS:

Relación de los compromisos adquiridos por los participantes

Actividad Responsable Fecha de entrega


1.
2.
n.

CONVOCATORIA

Se indica la fecha en la que se desarrollará la próxima reunión.

__________________________________ __________________________________
GRADO. NOMBRES Y APELLIDOS GRADO. NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo firmante uno Cargo firmante dos
Anexo: uno (listado en _____ folio(s))

Elaborado por: Grado, Nombres y Apellidos


Revisado por: Grado, Nombres y Apellidos
Fecha de elaboración: DD-MM-AAAA
Ubicación: Sitio en que se encuentra alojado el documento electrónico

Dirección de la unidad
Teléfono(s) de la oficina productora ESPACIO DESTINADO PARA LOS LOGO
Correo electrónico institucional SÍMBOLOS
www.policia.gov.co

1DS-AC-0001 Página 1 de 8 Aprobación: 21/09/2018


Versión: 4
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ESPACIO DESTINADO
POLICÍA NACIONAL PARA LOS LOGO
SÍMBOLOS
NOMBRE DE LA UNIDAD

Fecha: Ciudad, día mes y año


Hora de inicio: Formato 24 horas Hora de finalización: Formato 24 horas
Lugar: Ubicación física donde se realiza la reunión
ACTA - XXX - SIGLA1 - SIGLA2 - TRD
QUE TRATA DE…... (OBJETO DE LA
REUNIÓN)………………………………………………………………………………………………………………………
ASISTENTES
UNIDAD O
GR. NOMBRES Y APELLIDOS CORREO ELECTRÓNICO CEDULA DE CIUDADANÍA TELÉFONO FIRMA
DEPENDENCIA

Dirección de la Unidad
Teléfono(s) de la oficina productora ESPACIO DESTINADO PARA LOS LOGO
Correo electrónico institucional
www.policia.gov.co SÍMBOLOS

1DS–AC–0001 Página 2 de 8 Aprobación: 21/09/2018


Versión: 4
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO

ACTA: documento interno que constituye o expresa lo tratado en una reunión o situación específica
(instrucción, socializaciones, tertulias, conversatorios, actividades de doctrina institucional entre
otras.), cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate, o se acuerda en este. Estos adquieren
valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la
importancia o características específicas del acta. Por lo tanto, se deberá cumplir con lo ordenado
en la legislación vigente.

Para la elaboración de las actas se debe utilizar papel en formato carta (dimensiones 21.59 cm x
27.94 cm), con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté
en el rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para
documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”

LOS COMPONENTES MÍNIMOS DEL ACTA SON:

• Membrete
• Lugar y Fecha
• Número de acta
• Motivo de la reunión
• Orden del día
• Desarrollo de la orden del día
• Compromisos
• Convocatoria
• Asistentes

PARTES DEL ACTA:

1. Márgenes: se deben observar las siguientes márgenes:

Superior: 2 cm Inferior: 2 cm
Lateral izquierdo: 3 cm Lateral derecho: 3 cm

Nota: las actas por ser un documento interno y por su carácter administrativo se deberán imprimir
por ambas caras.

2. Membrete: es la inscripción impresa que se emplea en la parte superior de los documentos, con
el logotipo y los datos que generan identidad institucional. Consta de tres renglones escritos en letra
arial 10 a dos centímetros por debajo del borde superior y alineado a la margen izquierda, así:

Escudo de la Policía Nacional alineado a la izquierda (dimensiones 2 cm x 2 cm)


Primera línea: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (con negrita)
Segunda línea: POLICÍA NACIONAL (sin negrita)
Tercera línea: NOMBRE DE LA UNIDAD (sin negrita)

Nota: aquellas unidades cuyo nombre es muy extenso, y las unidades desconcentradas podrán
emplear una cuarta línea; como por ejemplo las escuelas de policía y las seccionales.

3. Estilo: para efectos de la distribución del contenido del acta se deberá utilizar el estilo bloque
extremo (todas las líneas parten del margen izquierdo).

4. Fuente: arial 10.


5. Encabezamiento: está conformado por las palabras: fecha, hora de inicio, hora de finalización y
lugar, cada una de ellas en mayúscula inicial.

5.1. Fecha: contra el margen izquierdo y debajo del membrete (celda 1, primera fila), se escribe la
palabra “Fecha”, con mayúscula inicial en negrita y seguida de dos puntos (:). Al frente (celda 2,
primera fila) se anota la ciudad o municipio donde se realiza la reunión y la fecha en forma completa
en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto).
Ejemplo:

Fecha: Bogotá D.C., 15 de abril de 2014

5.2. Hora: contra el margen izquierdo de la segunda fila (celda 1) y debajo de la fecha se escribe
“Hora de inicio” en negrita, con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:). Al frente (celda 2) se
escribe la hora en que se da inicio a la reunión. En la celda 3 de la misma fila se escribe en negrita
“Hora de finalización”, con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:). Al frente (celda 4) se escribe
la hora en que se da por terminada la reunión.

Nota: tanto la hora de inicio como la de finalización se debe escribir en formato 24 horas.

5.3. Lugar: contra el margen izquierdo, de la tercera fila (celda 1) y debajo de la hora se escribe en
negrita la palabra “Lugar”, en mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:). Al frente (celda 2, tercera
fila) se escribe el sitio de la reunión. Ejemplos:

Lugar: Oficina de Planeación, Sala de juntas


Lugar: Departamento de Policía Cundinamarca, Auditorio General Santander

6. Número de acta: en la cuarta fila, se debe escribir la palabra acta, en mayúscula sostenida y
centrada; a continuación el número consecutivo que le corresponda, así como las siglas 1 y 2
conforme a la estructura orgánica de la unidad (aprueba y elabora) y el número de serie y/o subserie
documental (TRD); todo con negrita.

Nota: se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.); “SIGLA1” corresponde a la unidad,
área, comando, regional de quien depende estructuralmente la oficina que produce el documento,
“SIGLA2” corresponde a la oficina que origina, produce o elabora el documento.

Ejemplo:
ACTA – 012 – ARAFI - GUCON - 2.25

7. Motivo de la reunión: a una interlinea del número del acta, se debe escribir en mayúscula
sostenida, negrita y justificado de que trata la reunión. Ejemplo:

QUE TRATA DE LA INSTRUCCIÓN IMPARTIDA A LOS SECRETARIOS DE LOS GRUPOS


DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN Y RESPONSABLES DE ARCHIVO, SOBRE
ACTIVIDADES DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA EN ARCHIVOS DE GESTIÓN.

8. Orden del día: contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del “Motivo de la reunión”,
con mayúscula sostenida y negrita se escribe “ORDEN DEL DÍA”. A una interlínea libre y contra el
margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial,
identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.
Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen
izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se deja una interlínea libre.

9. Desarrollo orden del día: contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último tema,
con mayúscula sostenida y negrita se escribe la palabra “DESARROLLO”. A dos interlíneas libres y
contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo. A una
interlínea libre del título del tema se escribe el desarrollo del texto correspondiente, a interlineación
sencilla entre renglones y doble entre párrafos. Para escribir el numeral y tema siguiente se dejan
dos interlíneas libres.

La primera actividad debe ser la verificación de asistentes y firma de la respectiva planilla (lista de
asistentes anexa al acta). Si se trata de una reunión de comité u otra donde amerite un número
determinado de asistentes para su validez, se escribirá “Verificación de cuórum”, teniendo en cuenta
las disposiciones internas de la Institución.

Si hay ausentes, se enlistaran en este numeral con el grado, nombres y apellidos completos, unidad
o dependencia y el motivo de la inasistencia aclarando si es justificada o no.

La segunda actividad debe ser la lectura, discusión y aprobación del acta anterior (si la hay), donde
se indicará si fue aprobada y se anotarán las modificaciones que se presenten. En tercer lugar se
verificará el cumplimiento de los compromisos resultantes de esa reunión. Lo anterior es de
obligatorio cumplimiento en las reuniones de comité. No obstante, si se trata de otro tipo de reunión
(diferente a comité) y que no exista acta anterior, se omitirá las actividades dos y tres y se pasará a
la enumeración de los temas a tratar.

10. Compromisos: contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último tema tratado, con
mayúscula sostenida y negrita se escribe la palabra “COMPROMISOS”. Se enuncia en el cuadro
establecido el primer compromiso identificándolo con número arábigo, responsable del cumplimiento
y la fecha de entrega, se podrá omitir su diligenciamiento para aquellos casos donde los temas
tratados sean de socialización, instrucción, difusión de la doctrina institucional o similar, si así se
requiere.

Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, tareas o


compromisos asumidos en la reunión, especificando número de acta, actividades, compromisos o
tareas, responsable (s), fecha límite de la realización y observaciones.

11. Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra “CONVOCATORIA” en


mayúscula sostenida y negrita, después de los compromisos adquiridos en la reunión; contra el
margen izquierdo y seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la
fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.

Nota: de no programarse una próxima reunión se omitirá este ítem.

Firmas: a cuatro o cinco interlineas libres a partir de la última línea del acta, se debe escribir las
iniciales del grado, seguido por los nombres y apellidos (todo el texto en mayúscula sostenida y en
negrita) de los funcionarios que encabezan la reunión con sus correspondientes cargos, para todos
los casos firmarán quien preside la reunión y el funcionario con más antigüedad jerárquica.

Cuando se trate de una acta de entrega de cargo firmarán: quien entrega, quien recibe y el jefe
inmediato. En este caso en particular no es necesario anexar listado de asistentes.
12. Pie de página: sobre la margen inferior (2 cm desde el borde inferior de la hoja), se colocará la
información del código del documento, número de página y su fecha de aprobación. A partir de esta
margen se ubica alineado a la margen izquierda el pie de página, que corresponde a los datos de la
dirección, teléfono, correo electrónico de la unidad y pagina web institucional.

Nota: el tamaño de la fuente debe corresponder al establecido en el Reglamento de Identidad,


Imagen y Comunicación (Arial 8.5 pts, normal, altas y bajas; última línea Arial 9 pts, Negrita, bajas).
Cuando se trate de un acta de más de una hoja, deberá quedar el membrete en la primera página y
el pie de página con los logo símbolos en la última.

Líneas especiales: (Anexos) a dos interlineas libres de quienes firman el acta, se escribe con
mayúscula inicial la palabra anexo o anexos según el caso, seguida de dos puntos (:), y a un espacio
se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de folios que conforman la lista de
asistentes. De existir otro tipo de anexos, se mencionan en forma continua horizontalmente y
separados por coma, tal como se hace en la comunicación oficial. (Para mayor ilustración puede
consultar la guía 1GD-GU-0003 Producción de Comunicaciones Oficiales)

13. Páginas subsiguientes: el número de acta y el motivo de la reunión son datos que permiten
identificar el documento a partir de la segunda página. Por lo tanto, se debe ubicar esta información
en la parte superior (dentro del espacio denominado como encabezado), en arial 8, con mayúscula
sostenida y negrita, debidamente justificados.

14. Lista de asistentes: esta se manejará como un listado anexo al acta y deberá contener
membrete, número de acta, las siglas de quien aprueba y elabora, el motivo de la reunión y pie de
página; será diligenciada por los funcionarios que estuvieron presentes en la reunión, consignando
información como: grado, nombres y apellidos completos, unidad o dependencia, cédula de
ciudadanía, correo electrónico, teléfono y la firma.

Cuando se prevea una asistencia superior a 10 funcionarios se pueden insertar las filas que sean
necesarias de tal manera que se cubra la capacidad de los asistentes. Quedando el membrete en la
primera hoja y el pie de página en la última. A partir de la segunda hoja se escribirá la información
correspondiente a las páginas subsiguientes (ver numeral 15).

En lo que respecta a la numeración de la lista de asistentes, ésta deberá empezar en 1.

CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Los parámetros descritos a continuación son de obligatorio cumplimiento para los funcionarios de
Policía Nacional, los cuales deben garantizar y velar por el cumplimiento de los mismos. La Policía
Nacional tiene dos grupos:1

1. INFORMACIÓN PÚBLICA CLASIFICADA. Es aquella información que estando en poder o


custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y
privado o semi-privado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado
o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas, necesarias y los derechos
particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 del 06/03/2014. En este
sentido se consideran las siguientes definiciones: Verificación de asistentes

a. Pública. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y

1
Resolución No. 04691 del 29 de septiembre de 2017 “Por medio de la cual se adopta el Índice de Información Clasificada
y Reservada para la Policía Nacional y se dictan otras disposiciones”
a su calidad de comerciante o de servidor público. (Ley 1581/2012). Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén
sometidas a reserva. (Decreto 1377/2013).

b. Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni


pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector
o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad
comercial o de servicios. (Ley 1266/2008).

c. Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
titular. (Ley 1266/2008).

d. Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular
o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Ley
1581/2012- Decreto Reglamentario 1377/2013.

2. INFORMACIÓN PÚBLICA RESERVADA. Es aquella información que estando en poder o


custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada, de acceso a la ciudadanía
por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados
en la Ley 1712 /2014.

Reserva. Por la naturaleza de las funciones que cumplen los organismos de inteligencia y
contrainteligencia sus documentos, información y elementos técnicos estarán amparados por la
reserva legal por un término máximo de treinta (30) años contados a partir de la recolección de
la información y tendrán carácter de información reservada. (Artículo 33 Ley Estatutaria
1621/2013).

NIVELES DE CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE INTELIGENCIA Y


CONTRAINTELIGENCIA. Los documentos, información y elementos técnicos de los
organismos de inteligencia y contrainteligencia estarán amparados por la reserva legal y se les
asignará un nivel de clasificación (Decreto 1070/2015), así:

a. Ultrasecreto. Es el nivel de clasificación que se debe dar a todos los documentos de


inteligencia y contrainteligencia que contengan información sobre posibles amenazas, riesgos,
oportunidades o capacidades, que puedan afectar al exterior del país los intereses del Estado
o las relaciones internacionales.

b. Secreto. Es el nivel de clasificación que se debe dar a todos los documentos de inteligencia
y contrainteligencia que contengan información sobre posibles amenazas, riesgos,
oportunidades o capacidades, que puedan afectar al interior del país los intereses del Estado.

c. Confidencial. Es el nivel de clasificación que se debe dar a todos los documentos de


inteligencia y contrainteligencia que contengan información sobre posibles amenazas, riesgos,
oportunidades o capacidades, que puedan afectar directamente las instituciones democráticas.

d. Restringido. Es el nivel de clasificación que se debe dar a todos los documentos de


inteligencia y contrainteligencia que contengan información de las instituciones militares, de la
Policía Nacional o de los organismos y dependencias de inteligencia y contrainteligencia, sobre
posibles amenazas, riesgos, oportunidades o capacidades, que puedan afectar en las citadas
instituciones y organismos, su seguridad, operaciones, medios, métodos, procedimientos,
integrantes y fuentes.
Parágrafo. Los documentos de inteligencia y contrainteligencia que contengan información
relacionada con diferentes niveles de clasificación de seguridad, asumirán la del nivel más alto
que tenga la información contenida en ellos.

De acuerdo con lo anterior, se escribirá debajo de los datos correspondientes a la dirección,


teléfono, correo electrónico de la unidad y pagina web institucional, la palabra correspondiente de
acuerdo a su clasificación, a un espacio libre, centrado, en Arial 10, negrita y en mayúscula,
tanto en el cuerpo del acta como en el listado de asistentes.

Nota: si se trata de un acta sin ningún tipo de restricción o confidencialidad (pública) se omitirá
este apartado.