PRIMER TRABAJO

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
Alumno: Pozo Cuaspa Miguel Ángel
Curso: 5º LAE- DISTANCIA

Para el desarrollo del primer trabajo de Organización y Sistemas I, seleccione una

mediana empresa o institución de mínimo 20 personas, deberá indicar los siguientes
datos informativos de la empresa o institución:

• Denominación (razón social). TRAILER REPUESTOS

• Actividad económica. Venta e importación de repuestos para trailer
• Tipo de empresa. Servicios
• Dirección. AV. MALDONADO S50-178 Y LA PERLA
• Teléfono. 022690779
• Nombre del gerente. Ing. Javier Mena

1. Realice una Propuesta Técnica de Estudio Organizacional y el Plan de trabajo del

Estudio para la organización que usted labora o en la que le permitan realizar la
investigación. (Debe ser una organización formal. (no se aceptará de organizaciones
unipersonales o menores a 20 empleados).

TRAILER REPUESTOS
Objetivos: Ser líderes en venta y distribución de repuestos, accesorios y aros de tráileres.
Incrementar sucursales de venta en el resto del país

Visión del estudio

Determinar en qué medida la Empresa Tráiler Repuestos se integra como una organización
eficiente, competitiva, con calidad, financieramente sana, con autonomía, flexible, con
cobertura nacional y que atienda plenamente las necesidades y las expectativas de sus clientes
tanto en precios razonables como en calidad de sus productos (partes, piezas y repuestos).
Que promueva el desarrollo sin afectar el medio ambiente. Que permita que su personal
aumente su cultura de compromiso con el trabajo y responsabilidad de cada miembro
perteneciente a la Empresa Tráiler Repuestos.
 ➢ PROPUESTA TÉCNICA

1. Naturaleza del estudio. Estudio organizacional.

2. Alcance. Todas las áreas de la empresa.
3. Antecedentes. Recuento de toda la información junto con todos los estudios de
mejoramiento , administrativo.
4. Justificación. Fortalecer el desempeño interno de los componentes de la empresa para
incrementar su proceso productivo y de ventas.
5. Objetivos. Recopilar y analizar toda la información necesaria de la Empresa Tráiler
Repuestos para poder emitir criterios sólidos sobre la toma de decisiones de alto nivel, para el
mejoramiento de la misma.
6. Estrategia. Establecer una dinámica ágil y congruente para detectar ventajas competitivas
para que la empresa consolide su posicionamiento.
7. Acciones. Establecer los mecanismos de coordinación para realizar el estudio de la
organización, consolidar los avances en cada etapa de aplicación de la metodología, derivar
observaciones y recomendaciones específicas para cada etapa y componente.
8. Recursos. Se requiere una persona que reúna la información necesaria, además materiales
como: esferos, encuesta y tecnológicos: computadora e impresora necesarios para lograr los
resultados previstos.
9. Costo. La estimación es de 150 dólares.
10. Resultados esperados. Mejorar el posicionamiento como distribuidor de partes y piezas
de la Empresa Tráiler Repuestos, mejorando sus productos y servicios mediante la
incrementación de una cultura organizacional.
11. Información complementaría. Recopilación y revisión de todo el material normativo,
administrativo y funcional.
 ➢ PROGRAMA DE TRABAJO
M A
A B
R R
Z I
O L
SEMANAS

VISIÓN DEL ESTUDIO

PLANEACIÓN DEL ESTUDIO

RECOPILACIÓN DE LOS DATOS

ANÁLISIS DE LOS DATOS

FORMULACIÓN DE
RECOMENDACIONES

PROPUESTAS DE IMPLEMENTACIÓN

EVALUACIÓN

2.- Luego de realizada la propuesta técnica, se deberá continuar con:

• Recopilación de la Información
• Organización de datos
• Análisis de la información
• Elaboración del Informe de diagnóstico, que incorpore las conclusiones
• y recomendaciones asociadas a su estudio.

➢ RECOPILACIÓN DE DATOS
Se llevó a cabo por medio de los recursos siguientes:
Observación directa
Se concentro la atención principalmente en las instalaciones, el equipo de trabajo y su
relación, el clima organizacional y medios de distribución.
Investigación documental
Revisión de la documentación
Normativa
• Acta constitutiva.
• Nombramiento del Gerente General
Administrativa
• Organigrama.
• Perfiles de los puestos.
• Información de los principales clientes de Tráiler Repuestos
• Currículum de la empresa
Financiera
• Balance general.
• Estado de resultados.
Entrevistas
Las entrevistas se aplicaron de acuerdo con el programa de trabajo y los cuestionarios fueron
elaborados con el fin de recopilar la suficiente información para saber el estado organizativo
de la Empresa Tráiler Repuestos con preguntas accesibles y claras.
Supervisión del trabajo
Para asegurar la calidad, objetividad y puntualidad de los resultados se establecieron juntas
empresariales tanto del Gerente General, como del personal encargado de recopilación de la
información para:
• Aclarar dudas en forma veraz y oportuna.
• Revisar con tiempo los datos.
• Fundamentar los avances y logros

➢ ANÁLISIS DE DATOS
Una vez recopilados y registrados los datos, se sometieron a un proceso de análisis para
fundamentar y ponderar las alternativas de acción para su efectiva atención.

Procedimiento de análisis
El análisis se efectuó desde dos perspectivas: de forma y de contenido.
De forma. Revisión de las formas, los catálogos de codificación de respuestas, tabuladores,
gráficos seleccionados y alternativas para su resguardo y presentación.
De contenido. Examen de las prioridades fijadas durante la preparación del proyecto,
tomando en cuenta áreas, unidades, niveles jerárquicos y estrategias de negocio
fundamentales.
Técnicas e instrumentos de análisis

La selección se centró en las técnicas siguientes:

• Auditoria Administrativa
• Comportamiento Organizacional
• Empowerment
• Reingeniería organizacional
• Análisis FODA

FORTALEZAS
Organización con más de 30 años de experiencia.
Alto nivel de prestigio y solvencia.
Diversificación y variedad de productos ofertados
Infraestructura moderna y propia.
Presencia en lugares con auge de ventas
Descuentos a nivel internacional
OPORTUNIDADES
Disminución de la competencia
Aumento de calidad
Aumento de clientes potenciales
Espacios amplios para ingreso de mercaderias
Incremento en ventas por visitas a clientes
Preferencia por parte de clientes

DEBILIDADES AMENAZAS
Deficiente calidad de servicio al cliente Disminucion en ingresos por bajas ventas
Poca gestion comercial de vendedores Despido trabajadores por ingresos bajos
Excesivo tiempo de espera en la aprobacion de Clientes prefieren realizar compras a
creditos a empresas distribuidores cercanos
Escaza publicidad a través de medios de comunicacion Poca difusion de promociones
Pagos atrasados clientes cuentas por cobrar
Poca comunicacion entre departamentos Deficiencia en cartera

Diagnóstico
En base a las reuniones planteadas con el Gerente General, así como el análisis realizado del
personal, productos y calidad de servicio, el diagnóstico quedó integrado por los siguientes
elementos:
Génesis de la organización
1. Historia.
Hace 35 años brindan al Ecuador la mayor variedad de repuestos para todo tipo de transporte
pesado del país.
2. A lo largo de estos años han afianzado nuestras importaciones con los mejores fabricantes
y productores de mayor renombre en el mercado mundial quienes mantienen los estándares y
controles de calidad más altos con los cuales garantizamos durabilidad, calidad y rendimiento
en cada uno de los productos que ofrecemos.
3. La confianza y gran demanda que tienen sus clientes han llevado a expandirse hacia
diferentes localidades del Ecuador para entregar un servicio directo a los clientes.
4. La delegación de facultades es correcta, aunque requiere de mayor claridad al hacerla
operativa.
Infraestructura
1. Ha modernizado sus instalaciones abriendo sucursales en Guayaquil, Latacunga, Quito -
Sangolquí y Quito - Guamaní (Matriz).
2. Existen programas de trabajo definidos.
3. De igual forma cuenta con un importante número de distribuidores a lo largo del país (que
ofrecen sus productos)
4. La organización opera con Administración por procesos centrado en el proceso
Forma de operación
1.El desempeño técnico de la organización es aceptable
2. Los logros alcanzados se fijan en proporcionar a más personas un buen servicio y ampliar
su cobertura a varias partes del país.
3. A pesar de que se han logrado la mayoría de resultados deseados, la Empresa Tráiler
Repuestos presenta problemas de desinterés laboral e incumplimiento
4. La toma de decisiones está descentralizada.
Posición competitiva
La empresa se concentra en la Venta y distribución repuestos partes y piezas para el
mantenimiento de sus vehículos de carga pesada, tiene poca competencia ya que es la más
grande distribuidora a nivel nacional, además
Criterios de acción
1. Las instalaciones se encuentran bien ubicadas en gran parte.
2. Es necesario replantear las estrategias funcionales para que sean comprensibles para los
trabajadores e incrementar charlas motivacionales y de desenvolvimiento interno con el fin de
aumentar la confianza, responsabilidad, autoridad y compromiso
3. Desde un punto de vista técnico, las variables previamente definidas permiten concretar el
estudio.
4. Es necesario formular las recomendaciones para que el Gerente General tome las
decisiones e incorpore las mismas en la Empresa Tráiler Repuestos
Formulación de recomendaciones
Como resultado del análisis de los datos y de la formulación de un diagnóstico, se diseñó un
perfil de los principales factores que la organización deberá considerar:
Contexto

1. La jerarquización debe ser replanteada

2. La empresa opera con tendencia a generar capital con base en sus productos
3. Su caja se basa principalmente en ventas al por mayor a distribuidores a nivel nacional
4. Como empresa dedicada a la distribución de partes, piezas y repuestos, ocupa la posición
más importante en su sector.
5. La organización se comporta de manera congruente, por lo que se estima que gozará de un
ciclo de vida largo.
Información operativa
1. La base de gestión de la empresa es la venta y distribución de repuestos, partes y piezas
con excelente calidad y precio para transportes de carga pesada tráiler.
2. Las sucursales del país tienen una coordinación de distribución del producto deficiente con
respecto al nivel que se desea.
3. La ventaja de emplear la tecnología de la información hace que el control de sus ingresos y
egresos sea su recurso estratégico más importante.
4. No están definidas las fronteras entre aspectos de planeación, organización, dirección y
control.
Desempeño
1. Se trabaja con indicadores de productividad y financieros.
2. El comportamiento organizacional es deficiente.
3. La empresa ha logrado buenos resultados económicos.
4. El margen de eficacia con el que se desempeña la empresa no es acorde a la preparación de
su personal.
Posee un tipo de estructura organizativa jerárquica, las coordinaciones de las tareas se hacen
vía supervisión directa. Integran la alta dirección y la intermedia
Liderazgo
1. La cultura organizacional es de supervisión directa con bajo contexto por cierto grado de
adaptabilidad de sus empleados.
2. No tiene valores sociales e institucionales bien definidos debido a que el nepotismo está
muy arraigado en sus estructuras.
3. El trabajo en equipo no es sólido, y pocas veces el personal interactúa.
4. La calidad de vida de la organización es susceptible de mejoras.
Perspectivas
1. La empresa debe replantear su estructura.
2. Es necesario implementar un proceso de cambio que fundamente su gestión.
3. En la medida en que controle sus procesos estratégicos, la empresa será más competitiva.
Informe
Una vez finalizado el estudio se preparó el informe cuidando de no simplificar información
relevante y útil, el cual se presentó al Gerente General de Tráiler Repuestos y al nivel
directivo de cada departamento.
➢ IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN
La puesta en marcha del perfil propuesto y su seguimiento y evaluación es una tarea que, por
las características de la compañía, tendrá que realizarse conforme a las normas que rigen su
funcionamiento.
Los más importantes son:
Ejes económicos:
• Conducir responsablemente la marcha económica de la empresa.
• Elevar y extender la competitividad en el país.
• Promover el desarrollo económico regional equilibrado de cada sucursal.
• Crear condiciones para un desarrollo sustentable.
Ampliación y modernización de las instalaciones
• Contar con una infraestructura y servicios públicos de calidad.
• Establecer en zonas estratégicas sucursales de venta
• Establecer en cada sucursal Departamento Gerencial, Departamento contable, Departamento
de venta, Departamento de despacho, Bodegas Liderazgo de calidad
• Puesta en marcha una serie de acciones para mejorar la calidad de su servicio mediante
programas enfocados en los aspectos críticos de la atención al cliente.
• Reducción del tiempo de interrupción del servicio por usuario.
• Reestructuración del personal del área comercial para mejorar el tiempo de atención.
• Trabajo encaminado a realizar de manera pronta y satisfactoria el despacho de los
productos.
• Instrumentación de un proyecto de capacitación para la modernización contable, que
permitirá que los trabajadores cuenten con herramientas informáticas modernas e integrales
para el procesamiento de los requerimientos comerciales de los clientes y la mejora
administrativa interna en materia de atención, finanzas y control delos recursos humanos.
Finanzas
• Cumplimiento de los objetivos y programas de trabajos establecidos en el área contable, el
uso de recursos asignados, el otorgamiento de sus servicios y los resultados alcanzados.
• Garantizar la eficacia del registro, manejo y documentación de los ingresos y gastos de la
Empresa Tráiler Repuestos.
➢ EVALUACIÓN
Una vez implementados los debidos procedimientos de
Ampliación y modernización de las instalaciones
Se a logrado re-infraestructura la empresa de manera organizada por Departamentos con el
fin de mejorar la interrelación y jerarquización de la empresa.
Liderazgo de calidad
La calidad del servicio logro grandes cambios gracias a la implementación de programas
enfocados a la atención al cliente y la reestructuración del personal del área comercial.
Los despachos y entregas al cliente son satisfactorios por lo que el nivel de calidad subió
notablemente, los clientes prefieren sus servicios.
La modernización tecnológica mejoro el proceso de atención, finanzas y control de recursos
humanos.
Finanzas
Los objetivos de dicha área son completos, los recursos asignados sirvieron de material
practico para los procesos contables.
El registro, manejo y documentación de los ingresos y gastos de la Empresa Tráiler
Repuestos es de excelente calidad.