PONTIFICA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ

ESCUELA DE POSGRADO

CENTRUM

CURSO ESPECIALIZADO EN DIRECCIÓN GENERAL DE PROYECTOS

CASO:

PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE SEMINARIO

INTERNACIONAL DE CALIDAD 2019

INTEGRANTES:

VIDARTE ROJAS, JORDANI JEAN PIERRE

PALACIOS, KARINA
MÁRQUEZ QUISPE, CARLOS
HUANCA, SONIA

PROFESOR:

ING. FÉLIX VÁLDEZ TORERO

2018

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 PLAN DE GESTION DE ALCANCE

1. PROCESO DE DEFINICION DE ALCANCE

• En reunión de equipo de proyecto, tanto el equipo de proyecto como el sponsor revisarán el
Acta de Constitución, el cual servirá como base.
2. PROCESO DE ELABORACION DE EDT
• El EDT del proyecto será estructurado de acuerdo a la herramienta de descomposición,
identificándose primeramente los principales entregables, que en el proyecto actúan como
fases. En el proyecto se identificó 2 fases y 7 sub fases.
• Identificado los principales entregables, se procede con la descomposición del entregable en
paquetes de trabajo, los cuales nos permiten conocer al mínimo detalle el costo, trabajo, tiempo
y calidad incurrido en la elaboración del entregable.
• La empresa puede utilizar para la elaboración del EDT la herramienta Free Mind o Word 2010,
pues permite una fácil diagramación.
3. PROCESO DE ELABORACION DEL DICCIONARIO EDT
Previo a este proceso, el EDT del proyecto debe haber sido elaborado, revisado y aprobado. Es
en base a la información del EDT que se elaborará el Diccionario EDT, para lo cual se
realizarán los siguientes pasos:
• Describir la actividad y los objetivos principales.
• Indicar los principales hitos con las respectivas fechas de entrega.
• Codificar las sub actividades e indicar el costo invertido.
• Establecer los requerimientos de calidad y criterios de aceptación.
4. PROCESO PARA VERIFICACION DE ALCANCE
• Esta actividad será realizada por el Planner.
• Al término de elaboración de cada entregable, y el analista de proyecto para luego ser revisada
por el Gerente de Proyecto.
5. PROCESO PARA CONTROL DE ALCANCE
• El Gerente de Proyecto se encarga de verificar que el entregable cumpla con lo acordado en la
Línea Base del Alcance.
• Si el entregable es aprobado es enviado al Sponsor, pero si el entregable no es aprobado, el
entregable es devuelto a su responsable junto con una Hoja de Correcciones, donde se señala
cuáles son las correcciones o mejoras.

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ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO - EDT

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 PLAN DE GESTIÓN DE CRONOGRAMA

1. PROCESO DEFINICION DE ACTIVIDADES

A partir de la aprobación del Acta de Constitución, el EDT y el Diccionario EDT se procede a

realizar lo siguiente:
• Por cada entregable definido del proyecto se identifica cuáles son las actividades que permitirán
el término del mismo.
• Para tal caso se da un código, nombre y alcance de trabajo, responsable y tipo de actividad,
para cada actividad del entregable.
• Inicialmente definimos la secuencia de las actividades por cada entregable.

2. PROCESO DE SECUENCIA DE ACTIVIDADES (RED)

• Definimos la Red del Proyecto en base a los entregables.

• Luego por separado graficamos la red del proyecto de las actividades de cada fase.
• Para este proceso utilizamos un formato de Red del Proyecto.

3. PROCESO DE ESTIMACION DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

• En base a los entregables y actividades que se han identificado para el proyecto se procede a
realizar las estimaciones de duración y el tipo de recursos (trabajo, materiales, costo)
• Para el Recurso de tipo Trabajo se define los siguientes: nombre de recurso, trabajo, duración y
forma de cálculo.
• Para el recurso de tipo Materiales se define los siguientes: nombre de recurso, cantidad, el
costo unitario, la forma de pago es prorrateo.
• Para el Recurso tipo Costo se define solo el nombre del recurso y se asigna el monto en cada
actividad de manera individual.

4. PROCESO ESTIMACION DE DURACION DE LAS ACTIVIDADES

• El proceso de estimación de duración se define de acuerdo a los principales hitos del proyecto y
al juicio de expertos.

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5. PROCESO DE DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

En base a los siguientes documentos:

• Identificación y Secuencia de Actividades.
• Red del Proyecto.
• Estimación de Recursos y Duraciones.
Se obtiene toda la información necesaria para elaborar el Cronograma del proyecto, mediante
la herramienta de MS Project, realizando los siguientes pasos:
1. Exportamos los entregables del proyecto.
2. Ingresamos las actividades de los entregables del proyecto e hitos.
3. Definimos el calendario del proyecto.
4. Damos propiedades a las actividades.
5. Asignamos los recursos de las actividades del proyecto.
6. Secuenciamos las actividades y los entregables del proyecto.
El cronograma es enviado al Gerente de Proyecto o Sponsor, el cual debe aprobar el
documento para proseguir con el proyecto.

6. PROCESO DE CONTROL DEL CRONOGRAMA

• Dentro de la Gestión del Proyecto, se han identificado el entregable Informe de Seguimiento del
Proyecto, dentro de este informe se presentará el avance y desempeño del cronograma
mediante los indicadores SPI (Indicador de Desempeño de Cronograma) y SV (Variación del
Cronograma)
• Ante cualquier cambio de cronograma, se presentará una Solicitud de Cambio que deberá ser
aprobada en cada reunión y si fuera el caso se hace la replanificación del proyecto.

7. ANEXO

Anexo 1: Cronograma de Actividades

Archivo : MS Project

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 PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

1. REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIONES DE STAKEHOLDERS

STAKEHOLDER REQUERIMIENTOS
La información debe ser exacta, objetiva, válida, completa, oportuna y
actualizada, para que el análisis y las medidas que se tomen
Instituto de la Calidad correspondan a una situación real previamente identificada.
Recepción de los informes de seguimiento e informe final
Cumplir con la presentación de los informes de seguimientos y del
ABC Consulting, informe final.
Director del Proyecto Presentar las actas de aceptación para aprobar un entregable.
Generar informes del avance de las actividades del proyecto.
Información de los avances de las actividades del proyecto.
Proveedores
Condiciones de cada contrato de servicio
Empresas Anuncios vía medios de comunicación
auspiciadoras Notas Informativas o anuncios vía página web o redes sociales

Ponentes Reconocimiento

Conferencistas Reconocimiento

Público en general Conocimiento, experiencia y certificados.

2. COMUNICACIONES DEL PROYECTO

• Ver Matriz de Comunicaciones del Programa

3. PROCEDIMIENTO PARA ESCALAMIENTO DE PROBLEMAS

I. En caso que una polémica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado hasta
convertirse en un problema:
a. Se asigna un responsable, un plazo y programación para su solución.
b. Revisar si la solución programada se está aplicando, caso contrario tomar las acciones
correctivas necesarias.
c. Revisar si la solución aplicada ha sido efectiva, y si el problema ha sido resuelto, caso
contrario plantear otra solución.
II. En caso continúe el problema, deberá ser abordado con el siguiente método de escalamiento:
a. En primera instancia será tratada de resolver por el Jefe del Proyecto y el Gerente
Comercial del Instituto para la Calidad PUCP.
b. En segunda instancia será tratada de resolver por el Gerente de Proyecto y el Director del
Instituto para la Calidad PUCP.

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4. GUIAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN

Guías para Reuniones

Todas las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:

1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.
2. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes mediante el
Google Calendar.
3. Se debe empezar puntual.
4. Se deben fijar los objetivos de la reunión, los roles, los procesos grupales de trabajo, y los
métodos de solución de controversias.
5. Se deberá presentar los Informes de Seguimiento de acuerdo al cronograma.
6. Se debe emitir un Acta de Reunión, la cual debe ser repartida a los participantes de la
reunión.

Guía para enviar la comunicación por correo electrónico

1. Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto, los proveedores y contratistas

deberán ser enviados por el Jefe de Proyecto, con copia al Instituto de la Calidad
estableciéndose una sola vía de comunicación formal.
2. Los correos electrónicos enviados por los proveedores y contratistas recibidos por
cualquier persona del Equipo del Proyecto, tendrán que ser enviados al Jefe de Proyecto,
para que todas las comunicaciones sostenidas con los contratistas y proveedores sean de
su conocimiento.
3. Los correos electrónicos enviados entre el personal del Equipo de Proyecto, deben ser
copiados al Jefe de Proyecto y los demás miembros del equipo, para que todos estén
informados de lo que sucede en el Proyecto.

5. Estructura de archivo de documentos

Toda la información no contractual del proyecto y del producto se subirá en la nube de

información virtual (Google Drive) a la cual tendrán acceso los interesados, bajo la siguiente
estructura:
• Gestión del Proyecto
• Pre Evento
• Evento
• Post Evento

6. ANEXO

Anexo 2: Matriz de Comunicaciones

Archivo : Word

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 PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

1. PROCESO ESTIMACION DE COSTOS

A partir de la aprobación del Alcance del Proyecto, Cronograma del Proyecto y Matriz de
Riesgos se procede a realizar lo siguiente:
• Estimar el uso de cada recurso, por lo tanto, el costo de cada actividad mediante la estimación
análoga a cargo de juicio de expertos y equipo de trabajo.
• Las reservas de contingencias se agregan a cada actividad mediante el análisis de reserva.

2. PROCESO DE DETERMINACIÓN DE PRESUPUESTO

• Se suman los costos estimados de las actividades individuales para así establecer una Línea
Base de Costo autorizada.
• Para definir el presupuesto se le agrega la reserva de gestión según Juicio de Expertos.

3. PROCESO DE CONTROL DE COSTOS

• Dentro de la Gestión del Proyecto, se han identificado el entregable Informe de Seguimiento del
Proyecto, dentro de este informe se presentará el avance y desempeño del presupuesto
mediante los indicadores CPI (Indicador de Desempeño de Costos), CV (Variación de Costos),
EAC (Estimación al Término), ETC (Estimación para concluir el trabajo restante)
• Ante cualquier cambio mayor al 10% en el presupuesto, se presentará una Solicitud de Cambio
que deberá ser aprobada en cada reunión y si fuera el caso se hace la ampliación del
presupuesto del proyecto.
• Todo deberá ser evaluado mediante la técnica de Valor Ganado EVM.

4. ANEXOS

Anexo 3: Presupuesto del Proyecto

Anexo 4: Curva S

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 PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

1. METODOLOGIA DE GESTION DE RIESGOS

FUENTES DE
PROCESO DESCRIPCION HERRAMIENTAS
INFORMACION
i. Planificar la Decidir cómo enfocar, planificar, y
Gestión de ejecutar las actividades de la gestión de Word
Riesgos los riesgos para un proyecto.

Determinar qué riesgos pueden afectar el

ii. Identificar los
proyecto y documentar sus Word
Riesgos
características. ü Base de Datos
de Riesgos
Priorizar los riesgos para un mayor
anteriores.
iii. Analizar los análisis o acción mediante la evaluación y
Excel
Riesgos tabulación de sus probabilidades de
ocurrencia e impacto.

iv. Planificar la Desarrollar acciones para aumentar las

Respuesta a oportunidades y reducir las amenazas a Excel
Riesgos los objetivos del proyecto. ü Proyectos
anteriores.
Hacer seguimiento de los riesgos
identificados, monitorear los riesgos
v. Monitorear y
residuales, identificar nuevos riesgos,
Controlar los Excel
ejecutar los planes de respuesta a los
Riesgos
riesgos y evaluar su efectividad a lo largo
del ciclo de vida del proyecto.

2. ROLES Y RESPONSABILIDAD DE GESTION DE RIESGOS

PROCESO ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES
Karina
Palacios
Gerente de Proyectos Sonia
i. Planificar la Planificar y ejecutar las
Jefe de Proyectos Huanca
Gestión de actividades de gestión de
Equipo de Gestión y Desarrollo de Carlos
Riesgos los riesgos del Proyecto.
Proyecto Marquez
Jordani
Vidarte
Karina
Gerente de Proyecto Palacios

Sonia Identificar todos los riesgos

Huanca potenciales del Proyecto.
ii. Identificar los Equipo de Gestión y Desarrollo del Carlos
Riesgos Proyecto Marquez
Jordani
Vidarte
Apoyar en la identificación
Principales Proveedores
Empresas de los riesgos del
Instituto para la Calidad PUCP
proyecto.

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 Karina
Palacios
Sonia
iii. Analizar Equipo de Gestión y Desarrollo de Huanca Analizar y priorizar los
Riesgos Proyecto Carlos riesgos del Proyecto.
Marquez
Jordani
Vidarte
Karina
Palacios
Sonia Aumentar las
Equipo de Gestión y Desarrollo de Huanca oportunidades y reducir las
iv. Planificar la Proyecto Carlos amenazas a los objetivos
Respuesta a Marquez del Proyecto
Riesgos Jordani
Vidarte
Apoyar en la planificación
Principales Proveedores
Empresas de la respuesta a los
Instituto para la Calidad PUCP
riesgos.
Karina
Palacios
Sonia
v. Monitorear y Realizar un adecuado
Equipo de Gestión y Desarrollo de Huanca
Controlar los monitoreo y control de los
Proyecto Carlos
Riesgos riesgos del Proyecto.
Marquez
Jordani
Vidarte

3. PERIODICIDAD DE LA GESTION DE RIESGOS

PERIODICI PDT – ACTIVIDAD DEL

PROCESO MOMENTO DE EJECUCION
DAD CRONOGRAMA
i. Planificar la Una vez, al
1.2 Plan de Gestión de
Gestión de Planificación del Proyecto inicio del
Proyecto
Riesgos Programa.

ii. Identificar los Una vez, al

1.2 Plan de Gestión de
Riesgos Planificación del Proyecto inicio del
Proyecto
Programa
iii. Analizar Una vez, al
1.2 Plan de Gestión de
Riesgos Planificación del Proyecto inicio del
Proyecto
Programa
iv. Planificar la Una vez, al
1.2 Plan de Gestión de
Respuesta a Planificación del Proyecto inicio del
Proyecto
Riesgos Programa

v. Monitorear y
Controlar los Durante
Riesgos toda la
Seguimiento y control del Proyecto ejecución 1.3 Informes de Proyecto
del
Proyecto.

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4. CATEGORIAS DE RIESGO

Requisitos, tecnología, calidad:

Corriente eléctrica insuficiente
Técnicos
Presentaciones de ponentes con errores
Fallas con el sonido y equipos

Proveedores, regulatorios, cliente, condiciones climáticas y mercado:

Asistentes con dificultades para movilizarse o llegar al evento
Bajo nivel de convocatoria
Externos Expositores que incumplen las normas y/o reglas
Pérdidas y/o robos
Incumplimiento de proveedores - Instalación tardía
Infraestructura que impida correcta decoración

Recursos, financiamiento y prioridades:

Presupuesto insuficiente y sobrecostos
Contenido de Conferencias que no se ajusten a la temática
Organización
Ausencia del presentador de conferencias
Mala atención al público asistente
Personal no capacitado

Estimación, planificación, control y comunicación:

Cruce de eventos similares en fecha y temática.
Gestión de Proyectos
No contar con ponentes nacionales o internacionales.
No tener un local que cumpla con los requisitos mínimos.

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5. MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO

Valor Valor
Probabilidad Impacto
Numérico Numérico
Muy Improbable 0.1 Muy Bajo 1

Relativamente Probable 0.3 Bajo 2

Probable 0.5 Moderado 4

Muy Probable 0.7 Alto 8

Casi certeza 0.9 Muy Alto 16

6. TIPOS DE RIESGOS

AMENAZAS PROBABLILIDAD X IMPACTO

Grandes Menor o igual a -3.6
Medianas De -1.2 a -2.8
Pequeñas Mayor o igual -1
OPORTUNIDADES PROBABLILIDAD X IMPACTO
Grandes Mayor o igual a 3.6
Medianas De 1.2 a 2.8
Pequeñas Menor o igual -1

7. FORMATOS DE LA GESTION DE RIESGOS

Matriz de Riesgos del Programa – Lista y Ranking de Riesgos Identificados, Riesgos analizados, y
Plan de acción/respuesta a riesgos

8. ANEXOS

Anexo 5: Matriz de Riesgos

Archivo: Excel

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 PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

1. PLANIFICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

A partir del Plan de Dirección del Proyecto, de los requisitos de recursos de las actividades y de las
APO se ha elaborado el Organigrama del Proyecto y la descripción de puestos.

Integrante Descripción
Objetivo
Gerente de
Responsable ejecutivo en la dirección del proyecto
Proyecto
Funciones
Revisar, aprobar y tomar acciones para el éxito del proyecto.
Evaluar impactos de las Solicitudes de Cambio y hacer recomendaciones.
Aprobar Solicitudes de Cambio.
Requisito de conocimiento y habilidades
Certificación PMP.
Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación y solución de conflictos.
Experiencia 10 años en dirección de proyectos.
Objetivo
Jefe de
Responsable la ejecución de los planes de gestión del proyecto.
Proyecto
Funciones
Revisar los informes de Seguimiento y la ejecución del proyecto de acuerdo a
los criterios de éxito.
Evaluar impactos de las Solicitudes de Cambio y hacer recomendaciones para
aprobación del Program Manager.
Requisito de conocimiento y habilidades
Diplomado en Dirección de Proyectos y en Sistemas Integrados de Gestión.
Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación y solución de conflictos.
Experiencia 5 años en el cargo.
Objetivo
Planner
Responsable del Seguimiento y Control del Proyecto.
Funciones
Elabora los Informes de Seguimiento y Control del Proyecto.
Supervisa el cumplimiento del cronograma.
Coordina las comunicaciones con los interesados.
Captar las iniciativas de cambio de los stakeholders y formalizarlas en
Solicitudes de Cambio.
Requisito de conocimiento y habilidades
Cursos en Gestión de proyectos
Experiencia 3 años en el cargo.
Objetivo
Analista de
Responsable de las coordinaciones para la ejecución del proyecto
Proyecto
Funciones
Recolectar datos para los Informes de Seguimiento.
Elaborar formatos para el desarrollo del Evento.
Comunicarse constantemente con los interesados.
Requisito de conocimiento y habilidades
Conocimiento de las tendencias y técnicas de desarrollo en Organización de
eventos.
Experiencia 2 años en el cargo.

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2. ORGANIGRAMA

Gerente del Proyecto

Karina Palacios

Jefe del Proyecto

Sonia Huanca

Planner Analista
Carlos Márquez Jordani Vidarte

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 PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD

1. PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD

A partir de la aprobación de la Línea Base del Alcance, Costo y Cronograma, Registro de Riesgos e
Interesados se procede a realizar lo siguiente:
Especificar los roles del equipo de proyecto para desarrollar los entregables y actividades de gestión
de la calidad donde se deberá especificar los objetivo, funciones, requisitos de conocimiento,
habilidades y experiencias.
Funciones de cada integrante:

Integrante Descripción
Objetivo
Gerente de
Responsable ejecutivo y final de la calidad del proyecto
Proyecto
Funciones
Revisar, aprobar y tomar acciones correctivas para mejorar la calidad.
Objetivo
Jefe de
Responsable de la calidad del producto.
Proyecto
Funciones
Aprueba el plan de calidad, revisa estándares, entregables, acepta o rechaza
entregables.
Genera acciones correctivas y/o preventivas.
Objetivo
Planner
Genera, supervisa y actualiza el Plan de Calidad
Coordina acciones de control y aseguramiento de la calidad del evento.
Funciones
Monitorear y controlar la calidad de los entregables del proyecto.
Elaboración y revisión de los requisitos de cada entregable mediante checklist.
Elaboración de propuestas de mejoras en los procesos.
Objetivo
Analista de
Ejecuta las acciones de control y aseguramiento de la calidad.
Proyecto
Funciones
Responsable de las actividades principales de identificar, implementar y dirigir
las acciones necesarias para el aseguramiento de la calidad, así como verificar
y analizar sus resultados.

2. PROCESOS DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

• Se realizará monitoreando continuamente el desempeño del trabajo, los resultados del control de
calidad y las métricas. De esta manera se descubrirá tempranamente cualquier necesidad de
auditoria de procesos o de mejora de procesos.

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3. PROCESO DE CONTROL DE CALIDAD

• Los resultados de las mediciones se consolidarán y se enviarán al proceso de aseguramiento de

calidad.
• Asimismo en este proceso se harán la medición de las métricas y se informarán al proceso de
aseguramiento de la calidad.
• Los entregables que han sido reprocesados se volverán a revisar para verificar si ya están
conformes.
• Para los defectos detectados se tratará de reconocer las causas de los mismos para eliminar las
fuentes del error, resultados y conclusiones que se formalizarán como solicitudes de cambio y/o
acciones correctivas/preventivas.

4. ANEXOS

Anexo 6: Checklist de Calidad

Archivo: Word

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 PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS

1. ROL DE LA GESTION DE CAMBIOS

NOMBRE PERSONA NIVELES DE

RESPONSABILIDADES
DEL ROL ASIGNADA AUTORIDAD
Instituto de
Dirimir en decisiones empatadas en el
la Calidad Total sobre el proyecto.
Comité de Control de Cambios.
PUCP

Comité de Autorizar, rechazar, o

Decidir qué cambios se aprueban,
control de PUCP/GP diferir solicitudes de
rechazan, o difieren.
Cambios cambio.
Evaluar impactos de las Solicitudes de
Gerente de Hacer recomendaciones
Cambio y hacer recomendaciones.
Proyecto sobre los cambios.
Aprobar Solicitudes de Cambio.
Hacer recomendaciones
Evaluar impactos de las Solicitudes de
Jefe de sobre los cambios.
Cambio y hacer recomendaciones para
Proyectos Emitir solicitudes de
aprobación del Program Manager.
cambio
Captar las iniciativas de cambio
Planner /
de los stakeholders y Emitir solicitudes de
Analista de
formalizarlas en Solicitudes de cambio
Proyecto
Cambio.
Solicitar cambios cuando lo crea
Stakeholders Solicitar cambios
conveniente y oportuno.
2. TIPOS DE CAMBIO

A. ACCION CORRECTIVA
Este tipo de cambio no pasa por el Proceso General de Gestión de Cambios, en su lugar sólo el
Jefe de Proyecto tiene la autoridad para aprobarlo y coordinar su ejecución.

B. ACCION PREVENTIVA
Este tipo de cambio no pasa por el Proceso General de Gestión de Cambios, en su lugar el Jefe de
Proyecto tiene la autoridad para aprobarlo y coordinar su ejecución.

C. REPARACIÓN DE DEFECTO
Este tipo de cambio no pasa por el Proceso General de Gestión de Cambios, en su lugar el Jefe de
Proyecto tiene la autoridad para aprobarlo y coordinar su ejecución.

D. CAMBIO AL PLAN DE PROYECTO

Este tipo de cambio pasa obligatoriamente por el Proceso General de Gestión de Cambios, el cual
se describe en la sección siguiente.

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3. PROCESO GENERAL DE CAMBIOS

ETAPA DEL PROCESO DESCRIPCION

ü El Asistente de Gestión de Proyectos se contacta con el

Stakeholder cada vez que capta una iniciativa de cambio.
SOLICITUD DE CAMBIOS:
ü Entrevista al Stakeholder y levanta información detallada sobre lo
Captar las solicitudes y
que desea.
preparar el documento en
ü Formaliza la iniciativa de cambio elaborando la Solicitud de
forma adecuada y precisa.
Cambio respectiva usando el formato. Presenta la Solicitud de
Cambio al Project Manager.

ü El Jefe de Proyecto lo que se solicita y las razones por las cuales

se originó la iniciativa de cambio.
VERIFICAR SOLICITUD DE
ü Verifica que en la Solicitud de Cambios aparezca toda la
CAMBIOS:
información que se necesita para hacer una evaluación de
Asegurar que se ha provisto
impacto integral y exhaustivo.
toda la información necesaria
ü Completa la Solicitud de Cambio si es necesario.
para hacer la evaluación.
ü Registra la solicitud en la carpeta de Control de Solicitudes de
Cambio.

ü El Jefe de Proyecto y Gerente de Proyecto evalúan los impactos

integrales del cambio en todas las líneas base del proyecto, en las
áreas de conocimiento subsidiarias, en otros proyectos y áreas de
la empresa, y en entidades externas a la empresa.
EVALUAR IMPACTOS:
ü Describe en la Solicitud de Cambio los resultados de los impactos
Evalúa los impactos integrales
que ha calculado.
de los cambios.
ü Efectúa su recomendación con respecto a la Solicitud de Cambio
que ha analizado.
ü Registra la solicitud en la carpeta de Control de Solicitudes de
Cambio.

ü El Comité de Control de Cambios evalúa los impactos calculados

TOMAR DECISIÓN Y por el Jefe y Gerente de Proyecto, y toma una decisión sobre la
REPLANIFICAR: Solicitud de Cambio: aprobarla, rechazarla, o diferirla, total o
Se toma la decisión a la luz de parcialmente.
los impactos, (dependiendo de ü En caso de no poder llegar a un acuerdo el Sponsor tiene el voto
los niveles de autoridad), se dirimente.
replanifica según sea ü Comunica su decisión al Gerente de Proyecto, quién actualiza el
necesario. estado de la solicitud en la Carpeta de Control de Solicitudes de
Cambio.

ü El Gerente de Proyecto replanifica el proyecto para implantar el

cambio aprobado.
ü Comunica los resultados de la replanificación a los stakeholders
involucrados.
IMPLANTAR EL CAMBIO:
ü Coordina con el Equipo de Proyecto la ejecución de la nueva
Se realiza el cambio, se
versión de Plan de Proyecto.
monitorea el progreso, y se
ü Actualiza el estado de la solicitud en el registro de Control de
reporta el estado del cambio.
Solicitudes de Cambio.
ü Monitorea el progreso de las acciones de cambio.
ü Reporta al Comité de Control de Cambios el estado de las
acciones y resultados de cambio

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 ü El Jefe de Proyecto verifica que todo el proceso de cambio se
CONCLUIR EL PROCESO haya seguido correctamente.
DE ü Actualiza todos los documentos, registros, y archivos históricos
CAMBIO: correspondientes.
Asegura que todo el proceso ü Genera las Lecciones Aprendidas que sean adecuadas.
haya sido seguido ü Genera los Activos de Procesos de la Organización que sean
correctamente, se actualizan convenientes.
los registros. ü Actualiza el estado de la solicitud en el registro de Control de
Solicitudes de Cambio.

4. PLAN DE CONTINGENCIA ANTE SOLICITUDES DE CAMBIO URGENTES

El único autorizado para utilizar y ejecutar personalmente este Plan de Contingencia es el Jefe de
Proyecto:
a. Registrar la Solicitud de Cambio: Jefe de Proyecto registra personalmente la solicitud.
b. Verificar la Solicitud de Cambio: Jefe de Proyecto verifica la solicitud.
c. Evaluar Impactos: Jefe de Proyecto evalúa impactos.
d. Tomar Decisión: Gerente de Proyecto toma la decisión consultando telefónicamente al Sponsor, o
en su defecto consultando a por lo menos dos miembros del Comité de Control de Cambios.
e. Implantar el Cambio: Jefe de Proyectos implanta el cambio.
f. Formalizar el Cambio: Jefe de Proyectos convoca al Comité de Control de Cambios y sustenta la
necesidad de haber utilizado este procedimiento de urgencia. Comité de Control de Cambios
formaliza la aprobación o reconsidera la decisión del Project Manager.
g. Ejecutar Decisión del Comité: Jefe de Proyectos ejecuta decisión del Comité.
h. Concluir el Cambio: Jefe de Proyectos concluye el proceso de cambio.

5. HERRAMIENTAS DE GESTION DE CAMBIOS

SOFTWARES Microsoft Office

PROCEDIMIENTOS Control de Solicitudes de Cambio
Formato de Solicitud de Cambios
FORMATOS
Registro de Control de Solicitudes de Cambios

6. ANEXOS

Anexo 7: Formato de Solicitud de Cambios

Archivo: Word

PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES

Componente
Tipos de Contrato a Utilizar
Incidentes y riesgos en la
Gestión de Adquisiciones
Descripción
Precio Fijo
Atrasos en los entregables del proyecto:
Se entregará un cronograma al inicio del proyecto con todas las
actividades y realizará un seguimiento constante para el
cumplimiento del mismo.
Aplicación de Penalidades por demora y no cumplimiento
contractual.
Acción: Mitigar

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 Absolución de Consultas y cierre de acuerdos con proveedores
en reuniones.
Trabajar con la cartera de proveedores
Acciones para gestionar las Seguir el procedimiento para la Gestión de adquisiciones
adquisiciones Verificar costos y gastos según el presupuesto y métricas.
Comunicar cambios y/o desviaciones del cronograma así como
del presupuesto al Director de Proyectos para la aprobación y
seguimiento del Plan de Gestión de Cambios.
Solicitud de Información (RFI), Solicitud de Cotización (RFQ),
Documentos de Adquisiciones
Solicitud de propuesta (RFP ), Contrato de Servicios, Orden de
estandarizados
Servicio, Acta de Conformidad, Acta de Cierre
Inflación no mayor a 2.8%; Tipo de cambio no deberá exceder
3.27 nuevos soles / dólar; En caso de cambio de Dirección
Corporativa, el proyecto continuará.
Restricciones y supuestos
No exceder el presupuesto asignado de $53,819.60 dólares
El pago a proveedores (adelantos y saldos) los realizará
directamente por ABC Consulting a la cuenta del proveedor.
Según el Cronograma de Adquisiciones: Planificar contratación:
28 de Enero del 2019. Solicitar Respuesta: 30 de Enero del
Hitos 2019. Seleccionar Proveedor: 22 Febrero del 2019. Administrar
Contrato: 26 Febrero del 2019. Cerrar Contrato: 28 Febrero del
2019.
Matriz de Plan de Adquisiciones del Proyecto (Ver documento).
EDT del Plan de Gestión de
Copia de: Contrato de Servicios firmados, Orden de Servicio,
Adquisiciones
Acta de Conformidad, Acta de Cierre.
Monto Pagado para la adquisición de materiales y/o servicios
de Proyectos Similares, aprobados con acta de cierre de
proyectos pasados.
Cotizaciones de cartera de proveedores de los últimos 4 años.
Monto de costos según el presupuestos aprobados por el
Métricas Director de Proyecto.
Certificaciones y estándares de calidad relacionadas al éxito
del proyectos y requisitos para las adquisiciones. Criterios de
selección y evaluación de proveedores: Evaluar los precios,
calidad, garantías, plazo de entrega, forma de pago, prestigio de
la empresa y servicio al cliente.

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Requerimientos del evento
Plan de Trabajo de proveedores
Equipo de Trabajo
Participación del Sponsor
Control de Cambios al Plan de
Adquisiciones y Contrato
Formas de Pago para las
Adquisiciones
Criterios de Aceptación de
Entregables
Publicidad
Publicidad en Revistas/Radios/Televisión
Material gráfico y merchandising
Flyers Pub/Carp Present
Invitaciones
Credenciales
Certificado
Carta de recomendaciones
Regalo para los Expositores
Implementación de locación y otros
Hotel - Alquiler de Locación
Modulación (stands 3x2)
Mobiliario y Decoración
Modulación y Decoración Conferencias
Equipos y sonido auditorio
Fotografía
Catering evento
Contratación de personal
Personal de Seguridad
Personal de Registro
Presentador de Conferencias
Supervisores de área
Transporte
Transporte y Movilidad
Otras contingencias
Costos de Gestión
Se solicita plan de trabajo al Proveedor a la firma del contrato
01 Director de Proyectos de la PUCP , 01 Jefe de Proyectos de
ABC Consulting, 01 Planner ABC Consulting y 01 Analista
ABC Consulting
El Director de Proyectos de la PUCP, hace seguimiento
continuo al cumplimiento de requerimientos mediante la
presentación de los informes.
Para Cambios en el Plan de Adquisiciones: Solicitud de
Cambio, Aprobación de Solicitud, Adenda, Actualización de
Documentos.
Según el Plan de Gestión de Cambios del Proyecto.
Para el Contrato: Ver detalle y cláusulas en los contratos
(incumplimientos y penalidades).
Para la Publicidad, Material gráfico y merchandising
Contratación de personal, Transporte y Otras
contingencias: Todo los pagos se realizarán al finalizar el
evento: 0% Adelanto a la Firma de Contrato y 100% a la
entrega de la Factura más el de Acta de Conformidad y
Cierre.
Para el Alquiler de la Locación: Se realizará un Adelanto del
25% a la firma del precontrato para la separación y 75% del
Saldo a la entrega la Factura más el de Acta de Conformidad y
Cierre.
Entrega de copia de cierre de contratos e informes según
cronograma.
Nivel de satisfacción de los materiales y servicios según los
requerimientos y estándares de calidad aprobados por la PUCP.
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 Utilizar la hoja de Seguimiento a proveedores:
Apoyados en el cronograma de Adquisiciones.
Utilizar la Hoja de evaluación de propuestas, considerando
mínimo 03 proveedores:
Asignar el Peso (%) y Evaluación (nro) para determinar el
Puntaje.
Enfoque técnico 30%
Enfoque a la gestión 20%
Criterios de Evaluación de
Rendimiento pasado 10%
Proveedores
Precio 40%
Utilizar los criterios de Evaluación del desempeño de
Proveedores:
Calidad del producto y/o servicio
Cumplimiento en los plazos de entrega
Cumplimiento en la cantidad
Cumplimiento en el estándar de especificaciones técnicas
Calidad del Servicio durante la ejecución y postventa
Anexos

Anexo 8: Gestión de Adquisiciones

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