CAPITULO 3

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE ANÁLISIS Y

DISEÑOS

Fundamentalmente un analista de sistemas debe dominar e incluir la iniciación de proyectos, la

determinación de la viabilidad de un proyecto, la programación de proyectos, y la planeación y
administración de las actividades y los miembros de un equipo para optimizar la productividad.
Estas capacidades se consideran aspectos fundamentales de un proyecto.

Un proyecto de sistemas comienza con problemas o con oportunidades de realizar mejoras en

un negocio, que surgen con frecuencia conforme la organización se adapta al cambio. La
creciente popularidad del comercio electrónico pone de manifiesto que algunos cambios
importantes se están generando a medida que los negocios inician sus empresas en Internet o
cuando trasladan sus operaciones internas y sus relaciones externas a este medio de
comunicación. Los cambios que requieren una solución de sistemas pueden surgir del entorno
legal asi como del medio ambiente donde opera la empresa. Una vez que se propone un
proyecto, el analista de sistemas trabaja rápidamente en colaboración con los encargados de la
toma de decisiones para determinar la viabilidad del mismo. Si se aprueba un proyecto para un
estudio de sistemas completo, las actividades del proyecto se programan con ayuda de
herramientas como gráficas de Gantt y diagramas de Técnicas de Evaluación y Revisión de
Programas (PERT, ProgramEvaluation and ReviewTechniques) a fin de terminar a tiempo el
proyecto. Para asegurar la productividad de los miembros del equipo de análisis de sistemas es
fundamental la administración eficaz de sus actividades programada

Los cinco aspectos fundamentales de un proyecto que el analista de sistemas debe dominar son:

 La iniciación de proyectos.

Los ejecutivos de negocios sugieren proyectos de sistemas por dos razones principales: (1)
porque tienen problemas que requieren una solución de sistemas, y (2) porque identifican
oportunidades de mejorar mediante la actualización, modificación o instalación de nuevos
sistemas cuando ocurren problemas.

 la determinación de la viabilidad de un proyecto.

El estudio de viabilidad no consiste en un estudio completo de los sistemas. Más bien, se trata
de recopilar suficientes datos para que los directivos, a su vez, tengan los elementos necesarios
para decidir si debe procederse a realizar un estudio de sistemas.

Los datos para el estudio de viabilidad se pueden recopilar mediante entrevistas, tema que
trataremos en detalle en el capítulo 4. El tipo de entrevista apropiado se relaciona directamente
con el problema o la oportunidad bajo análisis. Por lo general, la analista de sistema entrevista
a quienes requieren ayuda y a los involucrados en el proceso de toma de decisiones, que
comúnmente son los directivos. Aunque es importante abordar el problema correcto, el analista
de sistemas no debe invertir demasiado tiempo en los estudios de viabilidad, porque le
solicitarán muchos proyectos y sólo unos cuantos podrán o deberán ser realizados. El tiempo
dedicado al estudio de viabilidad deberá ser bastante reducido y abarcar diversas actividades.

 La planeación y el control de actividades.

El análisis y diseño de sistemas involucra muchos tipos diferentes de actividades que en conjunto
conforman un proyecto. El analista de sistemas debe manejar el proyecto con cuidado si desea
que éste tenga éxito. La administración de proyectos abarca las tareas generales de planeación
y control.

La planeación incluye todas las actividades requeridas para seleccionar un equipo de análisis de
sistemas, asignar miembros del equipo a proyectos adecuados, calcular el tiempo necesario para
realizar cada tarea y programar el proyecto de tal manera que las tareas se terminen a tiempo.
El control implica el uso de retroalimentación para monitorear el proyecto, incluyendo la
comparación del plan original del proyecto con su evolución real. Además, el control significa
emprender las acciones apropiadas para agilizar o reprogramar actividades para terminar en
tiempo, a la vez que estimulen a los miembros del equipo a realizar el trabajo de manera
profesional.
 La programación de proyectos.

Una gráfica de Gantt es una forma fácil de programar tareas. En este tipo de gráfica las barras
representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la duración relativa de
dicha tarea.

PERT es un acrónimo de ProgramEvaluation and ReviewTechniques (Técnicas de Evaluación y

Revisión de Programas). Un programa (sinónimo de proyecto) se representa mediante una red
de nodos y flechas que se evalúa para determinar las actividades críticas, mejorar la
programación de fechas si es necesario y revisar el progreso una vez que se aborda el proyecto.

PERT fue desarrollado a fines de la década de 1950 para utilizarse en el proyecto del submarino
nuclear Polaris de la Marina de Estados Unidos.

 La administración de los miembros del equipo de análisis de sistemas.

Los proyectos pueden ser solicitados por diversas personas de la organización. La selección de
proyecto es una decisión difícil, ya que se solicitarán más proyectos de los que se pueden
realizar. Cinco criterios importantes para la selección de proyectos son:

 Que el proyecto solicitado tenga el respaldo de los directivos de la organización.

 Que cuente con un periodo adecuado de compromiso para la terminación del proyecto.
 Que impulse a la organización hacia la consecución de sus metas,
 Que sea factible.
 Que tenga la importancia suficiente para darle mayor prioridad que a otros proyectos.
 CAPITULO 4

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN: MÉTODOS INTERACTIVOS

En este capítulo se describen lo que son loa métodos interactivos, que quiere decir con
interactivo, es tener contacto directo con alguien o con algo. Bueno en libro nos marca como
interactivo 3 métodos que son parte clave de la recopilación de información que el analista de
sistemas pueda utilizar.

 El primero es la entrevista.

El libro nos dice que para que podamos entrevistar hay que hacerlo primero con nosotros
mismo, para poder ver nuestros errores al momento de entrevistar a alguien. La entrevista es
uno de los métodos interactivo más conocido por los analistas de sistemas, ya que durante su
proceso al entrevistar a un encargado de tomar las decisiones en la organización, se puede
recopilar información de gran importancia, como son las metas, sentimientos, opiniones y los
procedimientos informales. La entrevista se realiza mediante un dialogo de preguntas y
respuestas entre dos personas, las preguntas se tienen que preparar desde antes no al instante.
Un analista se vale de este método para tener una mejor relación con el cliente, ya que así puede
observar con atención el lugar de trabajo y así poder recopilar una mejor información con base
a los requerimientos de información.

Hay cinco pasos que deben realizarse para preparar la entrevista:

1. Leer los antecedentes.

2. Establecer los objetivos de la entrevista.
3. Decidir a quién entrevistar.
4. Preparar al entrevistado.
5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura.

Las preguntas se clasifican en dos tipos en abiertas y cerradas, en las abierta se permiten utilizar
todas las opciones de respuestas posibles, mientras que las cerradas limitan las respuestas. La
entrevista se estructura de tres maneras:

1. En forma de pirámide esta empieza con preguntas cerrada y termina con preguntas
generales.
2. En embudo inicia con preguntas abiertas y generales y termina con preguntas cerradas.
3. En diamante combina los dos tipos de entrevista.

 El segundo es el JAD (diseño de conjunto de aplicaciones)

Con la ayuda de este método los analistas pueden examinar con eficacia los requerimientos y
así diseñar una interfaz de usuario. Al hacer una cuidadosa evaluación nos puede ayudar a
determinar si el JAD es adecuando utilizarlo en la organización.
  Por último, el cuestionario

Los cuestionarios son otra cosa, este ayuda a un analista a recopilar datos sobre otras cosas
como son las actitudes, creencias, comportamiento y características de las personas
importantes de la organización. Es muy bueno utilizar este método siempre y cuando los
integrantes de la organización se encuentren en diferentes áreas, o lugares geográficos. Puede
ser que no solo una persona sino varias estén involucradas en dicho proyecto, entonces es
necesario saber si todo el grupo involucrado aprueba o desaprueba una característica especifica
del sistema que se propuso. Ya que los objetivos del cuestionario están bien establecidos, ya se
puede empezar a realizar las preguntas cerradas o abiertas, el vocabulario que se utilice tiene
que ser entendible para las personas a las que se les piensa aplicar.

CAPITULO 5

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN: MÉTODOS NO INTRUSIVOS

En el tema anterior se vio lo que fueron los métodos interactivos, esta vez veremos lo contrario,
ya que esta manera de recopilar información es menos molesta que las otras. Lo métodos que
se verán en este capítulo son el muestreo, la investigación, y la observación del comportamiento
y el entorno físico donde se desempeña la labor del tomador de decisiones.

• Muestreo

El muestreo en si se trata de tomar elementos que represente parte de una población en

Particular. Se dice que el analista de sistema tiene que tomar encuestas 2 puntos muy
importantes a realizar este método, el primero se tiene que tomar encuesta todos los
documentos y sitios web que los miembros de la organización han realizado, tiene que checar
cuál de ellos le sirve y cual hay que rechazar. El segundo tiene que ver quiénes serán más
afectados con la implementación del sistema que se desarrollara

Existen muchas razones por la cual es necesario el muestreo, ya que el analista tiene que
seleccionar una parte representativa de dato o personas que tiene que analizar, ya sea por
medio de entrevistas para el caso de las personas. Hay cuatro razones importantes.

1) Reducir costos.

Ya que es muy costoso para el analista, andar examinando documento por documento, más los
sitios web. Con el muestro el analista puede ahorrase mucho trabajo, ya solo puede recopilar
información de un lugar con todos los datos de la población.

2) Acelerar la recopilación de datos

Ayuda a mejorar la efectividad si se puede obtener información más precisa.

3) Mejorar efectividad

Hablar con menos empleados, hace que analista tenga tiempo de verificar que no haya perdido
o incompletado los datos.
 4) Reducir la parcialidad
En este punto el analista entrevista al ejecutivo que está más involucrado con el sistema.

 DISEÑO DE MUESTREO

Para tener un buen muestreo el analista tiene que seguir los siguientes 4 pasos:

1) Determinar qué datos van a ser recopilados o descritos

2) Determinar qué población se van a tomar muestra
3) Escoger el tipo de muestra
4) Decidir el tamaño de la muestra

• Investigación

La investigación es la acción de descubrir y analizar los datos. El analista de sistemas necesita

examinar cada punto importante dentro de la organización, mediante la exanimación de datos
reales. Los datos y formulación dan a entender a donde ha estado la organización y hasta donde
se cree que se dirige. Para ello ay que analizar todos los documentos que sean de carácter
cuantitativo y cualitativo.

En el documento cuantitativo, se incluyen informes usados en la toma de decisiones, informes

de desempeño, registros y una variedad de formularios. En el documento cualitativo se incluyen
mensajes de correos, memorandos, carteles en los tableros de anuncios y en las áreas de trabajo
entre otros documentos. Estos documentos son muy detallados.

• Observación

La observación es una de los métodos más sencillos en él se observan muchas cosas importantes,
ya que este nos da una mejor idea de lo que realmente se hace en la organización, o sea que ve
como se realizan todos y cada uno de los procesos que se realizan. En ello se identifican los
actores principales en la toma de decisiones, utilizando un guion del analista. Otro punto
importante dentro del método de la observación es la estructura del entorno del tomador de
decisiones, llamado STROBE.
Se pueden observar e interpretar algunos elementos concretos en el entorno del tomador de
decisiones. Estos elementos incluyen:

(1) la ubicación de la oficina.

(2) la colocación del escritorio del tomador de decisiones;
(3) el equipo fijo de oficina
(4) los accesorios como las computadoras de bolsillo y las PCs
(5) las fuentes externas de información como las revistas especializadas y el uso de la
Web
(6) la iluminación y el color de la oficina
(7) La vestimenta de los tomadores de decisiones.
 CAPITULO 6:
ELABORACIÓN DE PROTOTIPOS, RAD Y PROGRAMACIÓN EXTREMA

Elaborar un prototipo es un método o técnica que ayuda a recopilar información para así poder
completar el ciclo de vida del desarrollo tradicional de un sistema.
Un analista al presentar el prototipo debe de estar muy interesado en las reacciones que este
producirá en los usuarios y lo directivos de la organización. Estas reacciones se pueden recopilar
a través de la observación, la entrevista y las hojas de retroalimentación, ya que así se pueden
obtener de manera más eficiente las opiniones de todas y cada una de las personas sobre el
prototipo, esto después de que interactúe con él.
Se dice que la palabra prototipo tiene diversos significados, de los cuales solo son usados 4.

1) Prototipo corregido: Esto quiere decir que en la primera clase de elaboración de prototipos
tiene que estar relacionada con la construcción de un sistema que funciona pero a las este de
corrige simultáneamente.
2) Prototipo no funcional: Este es a escala configurado para probar ciertos aspectos de diseño.
3) Primer prototipo de una serie: este es totalmente funciona. Involucra la creación completa
del sistema, el cual se le puede llamar piloto.
4) Prototipo de características seleccionadas: es la creación de un modelo funcional que incluya
alguna, pero no todas las características que tendrá el sistema final.

Para desarrollar un prototipo hay que seguir 4 lineamientos principales des pues de que se haya
decidido elaborar dicho prototipo, estos lineamientos integran su elaboración con fase de
determinación de requerimientos del SDLC:

 El trabajo en módulos manejables: cuando el prototipo en alguna de sus características

se integra para formar un módulo funcional, el analista tiene que trabajar en módulos
manejables.
 Construcción rápida del prototipo: esto es esencial para tener una elaboración exitosa
del prototipo de un sistema de información.
 Modificación del prototipo: su construcción debe soportar modificaciones. ya que hacer
un prototipo modificable es crearlo en módulos que no sean estos demasiados
interdependientes.
 Énfasis en la interfaz de usuario: este es muy importante para la elaboración del
prototipo.

Existen desventajas en la elaboración de un prototipo, ya que este es difícil debido a la rapidez

de los procesos, un prototipo incompleto puede ser forzado a colocarse en servicio como si ya
fuera un sistema completo, y esto sería un error ya que no trabajaría eficientemente. Pero
también existen ventajas ya que el prototipo nos ayuda a realizar modificación en las primeras
etapas de su desarrollo, también nos permite poder suspender el sistema si este no es funcional,
y por último también ayuda a desarrollar un sistema que cumpla con todas las necesidades de
la organización. También se pueden desarrollar prototipos usando un software llamado COTS.

El desarrollo rápido de aplicación o RAD, es un enfoque que es orientado a objetos con tres fases
principales:

 Planeación de requerimientos
  Taller de diseño del RAD
 Implementación

La programación extrema (XP) este tema fue tratado en el capítulo 3, se dice que XP es un
enfoque de desarrollo delo software, el cual adopta prácticas de software aceptables y las lleva
al extremo. Dentro de la programación extrema podemos encontrar valores y principios, ya que
crean el contexto para la colaboración entre programadores y clientes. Existen 4 valores que
crean el entorno, en el cual se pueden servir de manera adecuada el diseñador y el negocio.
También encontramos 4 actividades básicas, las cuales son codificar, probar, escuchar y diseñar.
Hay 4 variables de control de recursos, como son el tiempo, costo calidad y alcance. Las 4
prácticas esenciales, son las necesarias en la programación extrema