“PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE

DIFUSIÓN”.
CASA GLAMOUR

PRESENTADO POR:
RONALD ANDRES GARCIA
GLORIA LORENA PEREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN GESTION DE MERCADOS
FORMACION VIRTUAL
OCTUBRE 2019
 Evidencia

“Programación Evento Comercial y

Diseño de la Campaña de Difusión

Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión.

1. Determinar el tipo de evento a realizar: Feria de emprendimiento de arte y
gastronomía evento comercial y promocional de la gobernación de Sucre

2. Establecer los requerimientos del evento

REQUERIMIENTOS
 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño del stand, la
ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners, tema u
objetivos)
 Los productos a exhibir
 elementos decorativos y mobiliarios.
 hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales, correo
directo, anuncios en revistas, periódicos y radios.
 promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras gratis,
etc.
 venta directa con ofertas
 música y/o videos
3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

Este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la compañía,
formaremos un equipo de trabajo de 3 miembros, a los cuales le serán asignadas
tareas específicas:
rubros estimados total
Alquiler de stand $250.000 $250.000
Equipos $200.000 $200.000
Adecuaciones $200.000 $200.000
Publicidad $300.000 $400.000
Cuñas radiales $500.000 $500.000
Degustaciones de menús $600.000 $500.000
Decoraciones $200.000 $200.000
Iluminación $60.000 $60.000
Total $2.310.000

4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

cantidad Materiales, insumos o equipos

50 Mini menús de degustación plan Premium
50 Mini menús de degustación plan Medio
50 Mini menús de degustación plan Básico
2 pendones
30 pasabocas
2 Portafolios de servicio
100 Volantes y folletos

5. Elaborar del protocolo del evento

PROTOCOLO DEL EVENTO

Protocolos antes del evento

 Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento
 Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación o
notificación con un mes de antelación.
 Diseñar u programa de presentación del evento para así llevar un orden.
 Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el
personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.
PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO

 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.

 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
 Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas
invitadas.
 Tener listo los productos a ofrecer y las degustaciones.

PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.

 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se van
hacer llegar a todos participantes.
 Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

6. Formular el plan de relaciones públicas del evento

La empresa eventos CASA GLAMOUR, ha decidido hacerse participe de una feria
empresarial en donde va hacer el lanzamiento oficial de la nueva línea de
servicios; lugar en donde se podrá disfrutar de actividades comerciales,
gastronómicas y artísticas.
Eventos CASA CLAMOUR es una empresa que recién se está introduciendo en el
mercado y que cuenta con poco presupuesto para promocionar y dar a conocer
nuestros productos, es por eso que hemos decidido participar de esta feria y
evento, con muchas satisfacciones a nivel comercial, es una feria que tiene gran
acogida en el público por ser una feria de emprendimiento e innovadora, la cual
asiste un gran número de personas de diferentes perfiles, a los cuales podemos
realizar sondeos de opinión de nuestro servicio, intercambiar opiniones y darnos a
conocer en el mundo empresarial; Para que sea una actividad donde podamos
cumplir con los objetivos propuestos hemos dispuesto la siguiente planeación y
programación para llevar a cabo dicho evento.
OBJETIVO GENERAL
Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector
empresarial.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.
 Lograr la compra y venta de los productos y servicios.
 Lograr un gran número de contactos.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
 Captar nuevos clientes y consumidores.
 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.

cronograma del evento

tiempo
actividades mes observaciones
DIA DIA DIA DIA
1 2 3 4
Elaboración de un plan de actuación, tiempos de
ejecución, designación de responsables y 8 HORAS
montaje.
Elaboración de campañas de promoción y
8 HORAS
comunicación
Selección de productos a comercializar en laferia 8 HORAS
Definir el número de invitados, delegados,
ponentes y acompañantes. 8 HORAS

Selección de tipos de montajes y tamaños 4 HORAS

Impresión de papelería, invitaciones, folletos,
3 HORAS
pendones
Diseño gráfico de publicidad y difusión 10 HORAS
presupuesto 8 HORAS
7. Diseñar la campaña de difusión
 Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter,
Instagram y Google+
 invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.
 Voz a voz.
 Plegables

8. Difundir el evento comercial

El evento se va difundir, mediante pendones, avisos radiales, avisos de televisión
para de esta forma poder llegar a la mayoría de nuestros invitados;
garantizaremos que a cada uno de ellos pueda estar informado y nos pueda
acompañar en esta gran inauguración.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES Y FAMILIARES

LANZAMIENTO DE LA EMPRESA CASA GLAMOUR

CORDIALMENTE INVITADOS EN SINCELEJO (SUCRE)

MAYOR INFORMACIÓN

3142725561-3134666635

Casaglamour0325@gmail.com
Aviso radial

Casa de eventos CASA CLAMOUR ubicada en la ciudad de Sincelejo, invita a todas las empresas
y familias de la ciudad a la gran inauguración, más información al 3142725561-3134666635

Aviso de televisión

GREN LANZAMIENTO DE INAGURACION DE CASA GLAMOUR

Casa de eventos CASA GLAMOURT ubicada en la ciudad de Sincelejo invita a

todas las empresas y familias de la ciudad a la gran inauguración, más
información 3142725561-3134666635

Llámenos para tener el gusto de poderles servir.

 9. Evaluación

Ficha monitoreo

Acta de reunión para evaluar eventos

Fecha 26/07/2021
Objetivo(s) evaluar el evento de lanzamiento de la empresa
Asistentes Ronald, Lorena, Adriana
nombre cargo
Ronald Garcia Gerente general
Lorena Perez Gerente Comercial
Adriana Perez Asesora comercial
Temas tratados
opiniones de los clientes
desarrollo general del evento
aspectos negativos
aspectos positivos
cosas por mejorar

Resultados
se pudo evidenciar un buen trabajo en equipo durante el evento
se apreciaron las opiniones negativas y positivas
y se trabajó en la mejora de las falencias

Referencias utilizadas

Firma Ronald Garcia

Realizada por firma Lorena Perez
 PLAN DE PRESENTACIÓN DEL SERVICIOS DE SU PROYECTO.

PLAN DE EXHIBICIÓN

Objetivo: promocionar nuestra empresa por medio de publicidad utilizando los

diferentes medios de publicidad como pendones, fichas, audios, realizando
descuentos para los clientes interesados, realizar sorteos como material P.O.P.

ESTRATEGIA DE EXHIBICIÓN

La estrategia de exhibición que se utilizara será por medias conferencias, atención

en stand, en la cual los clientes puedan obtener cercanía e interactuar con los
encargados para así puedan obtener suficiente en formación y puedan llevarse la
mejor impresión de la empresa CASA GLAMOUR

PÚBLICO

El público seleccionado para esta exposición son , empresas y familias del sector
del departamento de Sucre.

ESTRATEGIA DE VENTA Y PROMOCIÓN

Les enseñamos a nuestros clientes nuestro servicio de una forma que se obtenga
el interés del consumidor por el servicio y la eficacia esperada, seremos claros he
innovadores para de esta forma hacer que el cliente tenga la necesidad, de
adquirir nuestro servicio; se realizara una excelente o presentación de esta forma
se verá reflejada la presentación de nuestro servicio.
PIEZAS PUBLICITARIAS NECESARIAS PARA DIFUNDIR EL EVENTO

Aviso de televisión

GREN LANZAMIENTO DE INAGURACION DE CASA GLAMOUR

Casa de eventos CASA GLAMOURT ubicada en la ciudad de Sincelejo invita a

todas las empresas y familias de la ciudad a la gran inauguración, más
información 3142725561-3134666635

Llámenos para tener el gusto de poderles servir.

Aviso radial

Casa de eventos CASA CLAMOUR ubicada en la ciudad de Sincelejo, invita a todas las empresas
y familias de la ciudad a la gran inauguración, más información al 3142725561-3134666635
 CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO COMERCIAL

• Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética.

• Realizar el proceso de negociación con otro aprendiz, con un encuentro
sincrónico mediante la utilización de la herramienta tecnológica Skype o vía
Collaborate, esta actividad estar supervisada por el instructor y cada aprendiz o
grupo realizará un informe ejecutivo sobre los temas abordados en el encuentro
sincrónico.
• Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un contrato
de compra-venta de productos o servicios.